在職証明書テンプレート無料ダウンロード｜用途別5種の書き方と法務注意点

在職証明書のテンプレートを今日中に用意しなければならないのに、どのフォーマットが正しいのか分からず手が止まっている——そんな状況に直面する人事・総務担当者は少なくありません。本記事では、用途別に使えるテンプレートの選び方・書き方を徹底解説します。さらに、記入ミスや個人情報漏洩といったトラブルを防ぐ法務・実務のポイントも押さえます。個人事業主や中小企業の担当者から、数十名規模の人事スタッフまで、規模を問わずそのまま活用できる内容です。

目次

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1. 在職証明書とは——基本と法的位置づけを整理する
2. 在職証明書テンプレートの用途別選び方——5パターンを解説
3. 在職証明書テンプレートの記載項目と書き方——ステップ別ガイド
4. 中小企業・個人事業主が在職証明書の発行で直面する課題——デジタル化による解決策
5. 在職証明書に関する法務・労務の確認事項——担当者が知っておくべき3つの論点
6. 在職証明書テンプレート発行でよくある失敗パターン3つと回避策
7. よくある質問（FAQ）
8. まとめ——今日から始められる在職証明書の整備ステップ
9. 参考文献

在職証明書とは——基本と法的位置づけを整理する

在職証明書とは、従業員が現在（または過去に）特定の企業・組織に在籍・就労していたことを会社が公式に証明する書類です。「在籍証明書」「就労証明書」「雇用証明書」「勤務証明書」などとも呼ばれますが、内容は実質的に同じです。 提出先は保育園の入所申請、住宅ローン審査、賃貸契約、転職時の職歴確認、外国人労働者の在留資格申請など多岐にわたります。

在職証明書は法律で統一フォーマットが定められているわけではないため、提出先から様式指定がある場合はその書式を使い、指定がなければ企業が独自に作成します。発行するのは企業の人事・総務部門が一般的で、正社員・契約社員・パート・アルバイトを問わず、すべての雇用形態の従業員が対象となります。

一方、退職証明書は労働基準法第22条により従業員が請求した場合の発行義務が法定されていますが、在職証明書には法律上の発行義務規定がありません。ただし、正当な理由なく発行を拒否すると、保育園の入園不可など従業員に深刻な不利益が生じる場合があり、労使トラブルや損害賠償問題に発展するリスクがあります。実務上は、依頼があれば速やかに発行するのが適切な対応です（参照：e-Gov法令検索「労働基準法第22条」）。

在職証明書テンプレートの用途別選び方——5パターンを解説

在職証明書テンプレートは提出先・目的によって必要な記載項目が異なります。主な用途は「汎用型」「保育園入所用（就労証明書）」「住宅ローン・賃貸用」「外国人労働者のビザ申請用」「副業・兼業用」の5パターンです。 用途を確認せず同じフォーマットを使い回すと再発行が必要になり、担当者・従業員双方の負担が増えます。

用途	必須記載項目	特記事項
汎用型	氏名・雇用形態・在籍期間・所属部署・役職・会社情報・代表者印	指定フォームがない場合のデフォルト
保育園入所（就労証明書）	上記＋勤務日数・1日の勤務時間・育休期間・復帰予定日	自治体指定の様式がある場合はそちらを優先。マイナポータル経由で電子提出可の自治体も増加中
住宅ローン・賃貸	上記＋月収（または年収）・雇用期間の見通し	源泉徴収票で代替できる場合もあるが、金融機関から指定がある場合は証明書を用意
ビザ申請（外国人労働者）	上記＋業務内容・給与額・英語併記	法務省の参考様式に準拠する場合は日英併記が必須
副業・兼業	本業の在籍確認項目＋勤務時間帯（副業が労働時間規制に抵触しないことを確認するため）	副業先が求める場合。本業先の確認も忘れずに

在職証明書テンプレートの記載項目と書き方——ステップ別ガイド

在職証明書に記載すべき基本項目は、氏名・住所・生年月日・雇入年月日・雇用形態・所属部署・役職・業務内容・会社名・所在地・代表者名・代表者印・証明年月日の13項目です。 ここでは記入時の注意点をステップ順に整理します。

ステップ1：提出先の様式・必須項目を確認する
提出先から様式指定がある場合（特に保育園・自治体・金融機関）は、そのフォームを取り寄せます。指定がない場合は自社テンプレートを用意します。事前に「月収・年収の記載が必要か」「業務内容の詳細記載が必要か」を確認しておくと再発行を防げます。

ステップ2：個人情報を正確に入力する
氏名・住所・生年月日は、退職者の場合、在職中の情報を記載するのが原則です（現在と氏名・住所が異なっていても、在職時の情報で問題ありません）。ただし、提出先から最新の情報を求められる場合は依頼者本人に確認してください。

ステップ3：在籍情報・雇用形態を正確に記入する
雇入年月日は試用期間・アルバイト期間を含めるかどうか、提出先に確認してから記入します。雇用形態は「正社員」「契約社員」「パートタイム」「業務委託」など実態に合わせて記載します。業務委託（委託契約）の場合は「従業員の在職証明」の対象外となる点に注意が必要です。

ステップ4：証明書を完成させ社印を押す
「証明する」旨の一文を明記し、証明年月日・会社名・代表者名・代表者印を入れて完成です。電子メールで送付する場合はパスワード付きPDFで暗号化し、パスワードは別ルートで伝達します。誤送信防止のため、宛先を複数回確認してから送付してください。

ステップ5：発行記録を台帳に残す
発行日・依頼者氏名・証明書種別・提出先・担当者名を台帳に記録します。個人情報が含まれる書類のため、過去の発行実績を追跡できる体制を整えておくことが重要です。

中小企業・個人事業主が在職証明書の発行で直面する課題——デジタル化による解決策

中小企業・個人事業主では、人事労務を担当する人員が限られており、在職証明書の発行依頼が重なると本業に支障が出やすい状況があります。特に保育園の入所申請時期（2月〜3月）は複数の依頼が集中する傾向があります。 中小企業庁「2025年版中小企業白書」によると、デジタル化の取組段階「段階1（紙や口頭による業務が中心）」と回答する事業者の割合は2023年比で大きく減少しており、人事労務のデジタル化が急速に進んでいることがわかります（出典：中小企業庁「2025年版中小企業白書」第1-1-41図、https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2025/ 2026年6月23日取得）。

人事労務システム（SmartHR・freee人事労務・カオナビ等）を導入すると、従業員台帳をデータベース化でき、在職証明書を数クリックで自動生成できるようになります。また、2025年1月から労働安全衛生法関連の報告手続きで電子申請が原則義務化されるなど（参照：e-Gov電子申請、https://shinsei.e-gov.go.jp/ 2026年6月23日取得）、行政手続きのデジタル化も進んでいます。保育園の入所申請に使う就労証明書についても、マイナポータルを経由して企業から自治体へ直接電子提出できる仕組みの整備が進んでいます。

社員数が少ない段階でも、Wordテンプレートを標準化してフォルダで管理するだけで発行の属人化を防げます。担当者が変わっても同じクオリティの証明書を発行できる体制を整えることが、人事労務DXの第一歩になります。

在職証明書に関する法務・労務の確認事項——担当者が知っておくべき3つの論点

在職証明書には法律で定められた統一書式はありませんが、記載内容・取り扱い方を誤ると、個人情報保護法違反・虚偽文書作成・著作権侵害などのリスクが生じます。 以下の3点を発行前に必ず確認してください。

論点①：個人情報保護法（個情法）への対応
在職証明書には氏名・住所・生年月日・収入など、個人情報保護法で保護される個人情報が多く含まれます。発行時は本人確認を徹底し、代理人が受け取る場合は委任状の提出を求めてください。電子メール送付の際はパスワード付きPDFで暗号化し、誤送信防止のため送信前に宛先を複数回確認することが必要です。個人情報保護委員会のガイドラインでは、利用目的の範囲内での適切な管理が義務付けられています（参照：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」、https://www.ppc.go.jp/ 2026年6月23日取得）。

論点②：虚偽記載の禁止と法的リスク
従業員から「保育園の審査に通るよう勤務時間を長く書いてほしい」「ローン審査のために給与を多く書いてほしい」などの要求を受けることがあります。こうした要望に応じることは絶対に禁止です。虚偽記載が提出先に発覚した場合、従業員が保育園の退園・ローン契約解除などの不利益を被るだけでなく、企業が私文書偽造罪・詐欺罪の共犯として刑事責任を問われる可能性があります。記載内容は必ず労働者名簿・賃金台帳のデータに基づいて正確に記入してください。

論点③：無料テンプレートの著作権・利用規約の確認
インターネット上で配布されている無料テンプレートを使用する際は、利用規約を必ず確認してください。「個人利用は無料だが商用利用は有料」「改変禁止」といった条件が付いている場合があります。著作権法第32条に規定される「引用」の要件（出典明示・主従関係など）に沿った利用でない場合は、改変・複製が著作権侵害とみなされるリスクがあります。企業の人事業務での発行は商用利用に該当する場合があるため、「商用利用可」と明示されたテンプレートを選んでください。

在職証明書テンプレート発行でよくある失敗パターン3つと回避策

在職証明書の発行でよくある失敗は「記載項目の不足」「個人情報の誤管理」「法改正への対応漏れ」の3パターンです。いずれも事前のチェック体制を整えることで防げます。

失敗パターン①：提出先が求める項目が不足して再発行が必要になる
特に保育園の入所申請では、自治体ごとに「勤務時間帯」「育児休業の有無と復帰予定日」「時短勤務の有無」など、追加項目が異なります。作成前に「提出先が指定するフォームがあるか」「追加で必要な記載項目はないか」を従業員に確認してもらい、担当者側でも提出先の要領を事前に調べる習慣をつけましょう。再発行のコストは担当者・従業員双方に生じます。

失敗パターン②：古いテンプレートを使い、最新の就労証明書様式に対応できない
保育園の入所申請に使う「就労証明書（保育園用）」は、国が標準様式を策定しており、自治体によっては独自の項目を追加しています。マイナポータル経由での電子提出に対応する自治体も増加しており（こども家庭庁「こどもDX推進計画」による）、数年前のテンプレートでは対応できない場合があります。毎年入所申請シーズン前に自治体の最新様式を確認する体制を作りましょう。

失敗パターン③：発行記録を残さず、情報漏洩リスクを高める
在職証明書は個人情報を多く含む書類にもかかわらず、発行記録を残さないケースが散見されます。発行日・依頼者・提出先・担当者を台帳に記録することで、過去の発行実績を追跡でき、不正発行の防止や万一の情報漏洩時の対応根拠にもなります。個人情報の管理が甘いという印象を顧客・取引先に与えると、企業の信用低下や売上への悪影響も生じかねません。

よくある質問（FAQ）

Q1. 在職証明書に会社のハンコは必ず必要ですか？

A. 一般的には代表者社印の押印が必要です。ただし、保育園の入所申請については、コロナ禍以降、押印を不要または条件付き不要とする自治体も増えています。提出先に事前確認することで、押印省略が可能かどうかを把握できます。電子申請で提出する場合は電子署名で代替できる場合もあります。

Q2. 退職した元従業員から在職証明書を求められた場合、発行しなければなりませんか？

A. 在職証明書（在籍中であることの証明）は、退職者に対しては発行できません（事実でないため）。ただし「在籍期間証明書」として、過去の在籍期間を証明する書類は任意で発行することが可能です。退職証明書（労働基準法第22条に基づく）は退職後2年以内の請求に対して発行義務があります。内容や名称について依頼者と事前に確認・すり合わせを行うとトラブルを防げます。

Q3. 在職証明書は英語で発行する必要がありますか？

A. 外国人労働者のビザ（在留資格）申請・更新の場合は、日英併記フォーマットが求められることがあります。法務省の参考様式（出入国在留管理庁が公表）に準拠したテンプレートを使用し、正確な英語表記で記載することが重要です。申請先の入国管理局への提出様式や添付書類は、案件ごとに異なる場合があるため、担当の行政書士や入管専門家に確認することをおすすめします。

Q4. 在職証明書の発行に手数料を取ってもよいですか？

A. 実費の範囲内であれば、有料での発行は法的に問題ありません。就業規則や社内規程で発行手数料を定めておくと対応がスムーズになります。ただし、不当に高額な手数料を設定したり、過度に発行を遅らせることは避けてください。従業員の正当な権利行使を妨げる場合には、労使トラブルに発展する可能性があります。

Q5. 無料テンプレートはWordとExcel、どちらがよいですか？

A. 保育園用の就労証明書については、自治体が指定するExcel様式を使用するのが基本です。汎用的な在職証明書については、Word形式が編集・印刷・PDFへの変換がしやすく、多くの場面で使いやすいでしょう。どちらを使う場合も、社名・代表者名・印章のひな形を差し込んだマスターファイルを作成しておくと、毎回の入力を最小化できます。

Q6. 個人事業主が従業員に在職証明書を発行する場合、注意点はありますか？

A. 個人事業主でも従業員を雇用している場合は在職証明書の発行が可能です。会社名の欄は屋号または「個人事業主 氏名」と記載し、代表者印は屋号印または個人の実印を使用します。事業者登録や開業届の内容と整合性を持たせた記載を心がけてください。業務委託（フリーランス）の方については「従業員」ではないため、在職証明書の発行対象外となる点に注意が必要です。

まとめ——今日から始められる在職証明書の整備ステップ

1. 用途別テンプレートを5種（汎用・保育園用・ローン・ビザ申請・副業）用意し、フォルダで一元管理する
2. 発行フロー（依頼受付→本人確認→記入→押印→送付→台帳記録）をフロー化して属人化を防ぐ
3. 法務チェック（個情法対応・虚偽記載禁止・テンプレートの利用規約確認）を担当者間で共有しておく

在職証明書の発行体制を整備することは、従業員の安心感につながり、会社への信頼向上にもつながります。デジタルツールの導入も含め、人事労務DXの足がかりとして今日から取り組んでみてください。

参考文献

• e-Gov法令検索「労働基準法第22条（退職時等の証明）」、https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049 2026年6月23日取得
• 中小企業庁「2025年版中小企業白書 第1部第1章第5節 デジタル化・DX」、https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2025/chusho/b1_1_5.html 2026年6月23日取得
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」、https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/ 2026年6月23日取得
• e-Gov電子申請「労働基準監督署への手続き一覧」、https://shinsei.e-gov.go.jp/ 2026年6月23日取得
• 経済産業省「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025」（2025年3月）、https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/investment/dx-chukenchushotebiki/dx-chukenchushotebiki_2025.pdf 2026年6月23日取得