在職証明書テンプレート｜用途別の書き方と給与・就労時間の注意点

在職証明書には法律で定められた書式も発行義務もなく、提出先が様式を指定していなければ、基本項目だけの汎用タイプと、給与・就労時間まで書く詳細タイプの2種類のテンプレートで多くの依頼に対応できます。ただし、保育所の申し込みに使う就労証明書や、出入国在留管理庁(いわゆる入管)に在留資格を申請するときの書類のように、提出先が様式や項目を示している場合は、それが優先です。本記事では、2種類のテンプレートと文例、用途別の使い分け、法務省・出入国在留管理庁が示す入管提出用の記載項目、給与や就労時間を書くときの注意点、依頼を受けてから交付するまでの社内フロー、よくある失敗を、公的機関の公開情報をもとに整理します。まずは下の診断で、いま困っている点に近いものを選んでみてください。

目次

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1. 在職証明書の発行を楽にする従業員情報の一元管理｜人事管理システム3種の役割の違い
2. 在職証明書とは｜発行義務と拒否した場合のリスク
3. 在職証明書の書き方【用途別テンプレート】
4. 給与・就労時間を記載する場合の注意点
5. 発行依頼を受けたときの社内フロー
6. よくある失敗パターン
7. よくある質問(FAQ)
8. まとめ：在職証明書は「必要な項目だけ、記録のとおりに」が基本
9. 参考文献

在職証明書の発行を楽にする従業員情報の一元管理｜人事管理システム3種の役割の違い

在職証明書づくりで時間がかかるのは、文書を書く作業よりも、入社日・雇用形態・賃金などの元データを探して転記する作業です。従業員情報が1か所にそろっていれば、テンプレートに写す内容がすぐ集まり、転記ミスも減らせます。

その受け皿になるのが、従業員の人事情報をデータベースで一元管理する人事管理システムです。入退社の手続きや年末調整と同じ元データを使うため、在職証明書だけのために入れるものではありませんが、依頼が重なる会社では元データの置き場所を見直す価値があります。お名前.comビジネスコンシェルジュに掲載されている人事管理システムのうち、従業員情報の一元管理に関わる3つを、優劣ではなく役割の違いがわかるように並べました(各商品ページで2026年10月14日に確認した内容です)。

従業員から情報を集める作業が多く、依頼のたびに入社日や雇用形態を探している場合の一例が、ジンジャー人事労務です。商品ページによると、これまでバラバラに管理していた人事情報を1つのデータベースに統合するクラウド型のシステムで、入社時などに必要書類の提出依頼から従業員の記入・提出、進捗の確認、リマインドまでを一元的に行え、提出された情報は自動でデータベースに反映されます。履歴情報などの従業員情報をCSVで一括入力・出力できる機能もあります。注意点は、統合型データベースの利点を十分に得るにはジンジャーシリーズとの連携が推奨されることと、契約期間の途中で解約したり利用者が減ったりしても払い戻しには対応していないことです。契約後から運用開始までは一般的に約3-5か月かかるとされているため、時期を逆算して検討します。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「人事マスタの統合で複数システムに情報を手入力する手間を削減。情報の更新性・正確性が保持できるようになった。」

出典：株式会社インフォファームの導入事例(jinjer株式会社)の「導入後の効果」より。勤怠・給与・ワークフローなどのシステムが分かれ、人事異動のたびに各マスタを手作業で更新していた会社の事例

在職証明書とは｜発行義務と拒否した場合のリスク

在職証明書とは、従業員がその会社に在職していること、または過去に在職していたことを会社が証明する書類です。法律上の発行義務は定められていませんが、発行を断ると従業員が入園やローンの手続きを進められなくなるため、実務では依頼があれば速やかに応じるのが一般的です。

在籍証明書・就労証明書・退職証明書との違い

在職証明書は「在籍証明書」「就業証明書」「雇用証明書」とも呼ばれ、証明する内容は実質的に同じです。提出先が指定する名称に合わせて題名を変えれば足ります。一方で、似た名前でも性質が異なる書類があるため、依頼を受けたときにどれを求められているのかを最初に確認します。在籍証明書という名称で依頼された場合の書き方や記載項目は、在籍証明書テンプレートの書き方・記載項目・発行時の注意点で詳しく解説しています。

書類	証明する内容	発行する人	法令上の位置づけ
在職証明書(在籍証明書)	在職している、または在職していた事実	会社	発行義務を定めた規定はなく、書式も自由
就労証明書	保育所などの利用申し込みに必要な就労の状況	会社	こども家庭庁が標準的な様式を示しており、市区町村の案内に従う
退職証明書	使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由	会社	労働基準法第22条により、退職者から請求があれば遅滞なく交付する
離職票	離職した事実と離職前の賃金など	ハローワーク(会社の手続きを経て交付)	雇用保険の手続きで用いる公的な書類

退職証明書については、労働基準法第22条が、退職者が使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由について証明書を請求したときは遅滞なく交付すると定め、あわせて労働者が請求しない事項を記入してはならないとしています。在職証明書にはこうした明文の規定がないため、会社ごとに対応がばらつきやすい書類といえます。

発行を断ったり遅らせたりした場合に起きること

義務がないからといって依頼を放置すると、従業員は入園の申し込み期限やローンの本審査に間に合わなくなるおそれがあります。その結果、会社への不信感や労使間のトラブルにつながることがあるため、正当な理由のない拒否や引き延ばしは避けるのが無難です。対象は正社員に限らず、契約社員・パート・アルバイトも含まれます。派遣社員の場合は雇用主である派遣元が発行し、業務委託で働く人は雇用関係がないため在職証明書の対象にはなりません。

用途別5種の使い分け

在職証明書が必要になる場面は大きく5つあり、求められる項目の細かさが異なります。依頼を受けたら、まず下の表のどれに当たるかを確認します。

用途	主な提出先	使うタイプ	追加で求められやすい項目
保育所・学童保育の申し込み	市区町村	提出先の指定様式(就労証明書)	就労時間、就労日数、育児休業の取得状況、復職予定日
住宅ローン・賃貸契約	金融機関、不動産会社	汎用タイプ、指定があれば詳細タイプ	勤続年数、雇用形態、収入に関する項目
転職・資格試験の受験	転職先、試験の実施機関	汎用タイプ	在職期間、従事した業務の内容
在留資格の申請・更新	出入国在留管理庁(いわゆる入管)	入管提出用の項目(次章で解説)、必要に応じて英語併記	所属部署、職務上の地位、給与額、職務の内容
副業・兼業先への提出	副業先の会社	汎用タイプ	本業の勤務時間帯

在職証明書の書き方【用途別テンプレート】

在職証明書のテンプレートは、基本項目だけを載せる汎用タイプと、給与や就労時間まで載せる詳細タイプの2種類を用意しておくと、ほとんどの依頼に対応できます。提出先に指定様式がある場合は、自社のテンプレートではなくその様式を使います。

汎用タイプの記載項目と文例

汎用タイプは、本人を特定する情報と在職の事実、証明する会社の情報で構成します。Wordなどの文書作成ソフトで次の枠組みを作っておけば、そのまま自社のひな形として使えます。

入社年月日は試用期間の開始日を含めて書くのが一般的ですが、アルバイトから正社員に切り替わった場合などは、どの時点を起点にするかを本人と提出先に確認します。退職した人に発行する場合は、証明文を「在職していたことを証明します」に改め、在職期間(入社日と退職日)を記載します。氏名や住所は在職当時の記録にもとづいて書き、現在の情報が必要かどうかは提出先の指示に従います。退職の手続き全体の流れは、退職届テンプレートと退職願・辞表との違い、業種別の書き方の記事も参考になります。

詳細タイプで追加する項目

詳細タイプは、汎用タイプの項目に次の内容を加えたものです。すべてを埋める必要はなく、提出先が求める項目だけを残して使います。

• 雇用期間(期間の定めの有無、定めがある場合は契約の終了日)
• 勤務地
• 所定の就労日数と就労時間(始業・終業の時刻、休憩時間)
• 給与(月額または年額、支給の実績か見込みかの別)
• 育児休業や短時間勤務の取得状況

これらの項目は、入社時の書類だけでなく、異動や契約更新、休業のたびに記録が変わる情報です。賃金台帳、雇用契約書、勤怠の記録、休業の申出書と、確認元が4か所以上に分かれる会社では、職歴や評価、研修受講歴といった履歴を時系列で1か所にまとめる仕組みが役に立ちます。履歴の管理に強みがある一例が、タレントパレットです。商品ページによると、社員データベースに入社から配属までのデータを時系列で蓄積でき、履歴属性では職歴・学歴・評価履歴・研修受講歴などを一元的に登録・管理できます。既存システムの社員名簿や職務履歴はCSV形式で取り込めます。注意点は、評価や経験などのデータの取り込みと権限設定を含む初期構築が必要で、その期間が数日から2か月程度と企業によって差があることです。料金は利用人数などによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「人事制度刷新を機に分散していたシステムを1つに統合し、人事データの共有や活用をより促進することで戦略的な人事施策の実現を企図しました。」

出典：株式会社大西の導入事例(タレントパレット)より。人事データとシステムが複数に分散していたことを課題としていた会社の事例

在留資格の申請・更新に出す在職証明書(法務省・出入国在留管理庁)

外国人の従業員から、いわゆる入国管理局(現在の出入国在留管理庁)に出す在職証明書を頼まれたときは、出入国在留管理庁が公表している情報にそろえて作ります。同庁の「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について(Q&A)」(令和8年7月)は、自社に所属する申請人から在職証明書の発行を依頼された場合、決まった様式はないとしたうえで、次の事項を記載するよう示しています。

• 申請人の氏名、国籍、生年月日、性別
• 所属部署
• 入社年月日
• 職務上の地位、給与額
• 職務の内容

あわせて、証明者の所属企業名、所在地、職名・氏名を末尾に記載するよう求めています。この項目をそのまま並べた枠組みが次のとおりです。Wordなどで作っておけば、入管提出用のひな形として使えます。

出入国在留管理庁は、参考様式1として「在職証明書(Certificate of Employment)」もPDFで公開しています。日本語と英語を併記した様式で、氏名、生年月日、旅券番号、役職(常勤か非常勤かのチェック欄つき)、雇用開始日を記入し、会社名、所在地、担当者の氏名・所属、署名・会社印を末尾に書く構成です。給与額や職務の内容の欄はないため、先のQ&Aが挙げる項目とは一致しません。どちらの形で足りるかは申請の種類や審査の状況によって変わり得るので、従業員本人に、入管から求められている書類の案内を確認してもらってから作成します。給与額を書く場合は、賃金台帳のとおりに、総支給額か手取りかを明記します。

以上は公開情報の整理であり、個別の申請に関する法的助言ではありません。申請の可否や必要書類の判断は、出入国在留管理庁の案内を確認するか、行政書士などの専門家に相談してください。

提出先に指定様式がある場合

保育所などの利用申し込みに使う就労証明書は、こども家庭庁が標準的な様式を公開しています。「就労証明書」に関する情報のページから様式を入手できますが、市区町村によって運用が異なる場合があるため、従業員が住む自治体の案内を毎年確認するのが確実です。金融機関に提出する場合も、指定の書式や必要項目がないかを本人に確認してもらいます。外国人の従業員から英語併記の証明書を求められたときは、項目名を日本語と英語で並べ、社名や役職の英語表記を登記や名刺の表記とそろえておきます。

押印と電子データでの交付

押印については法律上の決まりがなく、提出先が求めるかどうかで判断します。金融機関や行政機関に出す書類では会社の印を求められることが多い一方、就労証明書では押印を求めない自治体もあります。PDFで交付する場合は、提出先が電子データを受け付けるかを確認したうえで、本人以外に渡らないよう送付先とファイルの保護方法を決めておきます。

3サービスの役割を比較表で見る

給与・就労時間を記載する場合の注意点

給与や就労時間は、本人が記載を希望し、かつ提出先が求めている場合に限って、賃金台帳や勤怠記録のとおりに記載します。求められていない項目まで書くことと、事実と異なる数字を書くことの2つを避けるのが基本です。以下は一般的な留意点の整理であり、法的助言ではありません。個別の判断が必要な場合は、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談してください。

求められていない項目は載せない

収入や勤務時間は本人にとって知られたくない情報になり得ます。在職の事実だけを確認したい提出先に対して給与額まで載せた証明書を渡すと、不要な個人情報を広げることになります。退職証明書については、労働基準法第22条で「労働者の請求しない事項を記入してはならない」と定められており、在職証明書でも同じ考え方で、本人が希望した項目に絞るのが安全です。テンプレートを項目の多い1種類だけにしておくと、この「載せすぎ」が起きやすくなります。一方で、入管提出用のように給与額や職務の内容を示すよう案内されている書類もあるため、「何でも載せない」ではなく「提出先が求める項目に合わせる」と考えます。

項目	記載してよい場面	根拠にする記録	注意点
給与	提出先が収入の記載を求め、本人が希望しているとき	賃金台帳、給与明細	総支給額か手取りか、通勤手当や賞与を含むかを明記する
就労時間・就労日数	就労証明書など、勤務の実態を確認する書類のとき	雇用契約書、就業規則、勤怠記録	契約上の所定時間と実績のどちらを書く欄かを確認する
育児休業・短時間勤務	提出先の様式に該当欄があるとき	休業の申出書、社内の承認記録	復職予定日は確定か予定かを区別して書く
雇用期間の見通し	契約期間の記載を求められたとき	雇用契約書	更新の有無は契約書の記載どおりにし、見込みを断定しない

事実と異なる記載には応じない

「審査に通りやすいように勤務時間を長めに書いてほしい」「収入を多めにしてほしい」といった依頼には応じられません。事実と異なる証明書を出すと、提出先で発覚したときに従業員が入園の取り消しや契約の解除といった不利益を受けるおそれがあり、証明した会社も責任を問われる可能性があります。数字は必ず賃金台帳や勤怠記録から転記し、担当者の記憶や本人の申告だけで埋めないようにします。

個人情報としての取り扱い

在職証明書には氏名・生年月日・住所・収入といった個人情報が並びます。個人情報保護委員会の個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)では、個人データを第三者に提供する際の本人の同意や安全管理措置について整理されています。実務では、証明書は本人に交付するのを原則とし、金融機関などから会社に直接照会があった場合は、本人の同意を確認してから回答する運用にしておくと安心です。

もう1つ見落としやすいのが、元になる従業員情報を誰が見られるかです。フォルダに保存した名簿や賃金のファイルは、アクセスできる人を細かく分けにくく、証明書の発行担当者以外にも賃金の情報が見える状態になりがちです。人事管理システムには、従業員単位や所属組織単位で「編集」「閲覧」「非表示」を分けて設定できるものがあり、ジンジャー人事労務もその一つです。

発行依頼を受けたときの社内フロー

在職証明書の発行は、依頼の受付、様式の確認、元データの照合、作成と承認、交付と記録の5段階で進めます。口頭で頼まれてその場で作る運用をやめ、受付の時点で必要な情報をそろえることが、書き直しを防ぐ最大のポイントです。

1. 依頼を受け付ける：提出先、用途、指定様式の有無、必要な項目、希望する受け取り日と受け取り方法を、申請書やフォームで受け取る
2. 様式を確認する：指定様式があればそれを使い、なければ汎用タイプか詳細タイプかを決める
3. 元データと照合する：労働者名簿、雇用契約書、賃金台帳、勤怠記録から該当の項目を転記する
4. 作成して承認を受ける：作成者とは別の人が内容を確認し、必要に応じて押印する
5. 交付して記録を残す：本人に渡し、発行日・提出先・記載した項目・担当者を台帳に記録する

従業員の側から見ると、流れは「提出先に必要な項目と様式を確認する」「人事・総務に依頼する」「会社が作成して交付する」「提出先へ出す」の4段階です。会社が受付の段階で聞き取る項目と、従業員が依頼時に伝える項目をそろえておくと、行き違いが起きにくくなります。

発行までの日数を先に伝える

従業員は提出期限の直前に依頼してくることが多いため、「依頼から交付まで何営業日かかるか」を社内に周知しておきます。標準の日数が決まっていれば、従業員は余裕を持って依頼でき、担当者も急ぎの対応に追われにくくなります。あわせて、依頼の窓口と申請の方法を就業規則や社内ポータルに載せておくと、従業員が気兼ねなく頼める環境になります。

業種によって異なる依頼の傾向

依頼の中身は業種によって偏りがあります。小売・飲食のようにパートやアルバイトが多い職場では、シフトによって就労時間が月ごとに変わるため、就労証明書に書く時間数を契約と実績のどちらで示すかが論点になります。製造業やIT業のように外国人の従業員が多い職場では、在留資格の手続きに合わせた職務内容の書き方や英語併記の依頼が増えます。医療・介護のように夜勤や変則勤務がある職場では、始業・終業の時刻を1つに書ききれないため、勤務パターンを別紙で添える対応が必要になることがあります。自社で多い依頼の型を把握しておくと、テンプレートに最初から必要な欄を用意できます。

元データが分散していると手間が増える

このフローで最も時間を取られるのは3番目の照合です。入社日は労働者名簿、雇用形態は契約書のファイル、賃金は給与ソフト、就労時間は勤怠の記録と、情報が別々の場所にあると、1通の証明書のために4か所を開くことになります。担当者が休んだり異動したりすると、どこに何があるのか分からず発行が止まることもあります。従業員情報を一元化しておけば、照合の作業は1つの画面で済み、発行の記録も同じ場所に残せます。在職証明書は件数こそ多くありませんが、入退社の手続きや年末調整と同じ元データを使うため、まとめて整えると効果が出やすい業務です。自社の今の運用がどこまで手作業に頼っているかを、次のチェックで確かめてみてください。

3サービスの役割を比較表で見る

よくある失敗パターン

在職証明書の失敗は、書き方の誤りよりも、依頼を受けた時点の確認不足から起きるものが大半です。代表的な5つのパターンと回避策を整理しました。

失敗パターン	起きること	回避策
提出先の指定様式を確認せずに自社の書式で作った	受理されず、作り直しになって期限に間に合わない	受付時に指定様式の有無を必ず聞く
項目の多いテンプレートを全員に使った	求められていない給与額まで提出先に伝わる	汎用タイプと詳細タイプを分け、必要な項目だけ残す
記憶や本人の申告で数字を埋めた	賃金台帳や勤怠記録と食い違い、証明書の信用を失う	元になる記録から転記し、別の人が確認する
発行の記録を残さなかった	再発行や照会のときに、何を証明したか分からない	発行日・提出先・記載項目を台帳に残す
特定の担当者しか作り方を知らない	不在時に発行が止まり、従業員の手続きが遅れる	手順とテンプレートの保管場所を共有し、元データを一元化する

失敗の根っこは、記録の更新が追いついていないこと

5つの失敗は、書き方の問題というより、従業員の記録が最新の状態で1か所にそろっていないことから起きています。入社日や雇用形態、所属、賃金は異動や契約更新、住所変更のたびに変わり、更新の連絡が人事に届く前に証明書の依頼が来ることもあります。入退社の手続きや各種の変更届をオンラインで受け付け、人材情報に反映する仕組みがあれば、記録と証明書の食い違いを減らせます。その一例が、カオナビです。商品ページによると、人事・労務業務で別々に管理していた人材情報を人材データベースに一元化でき、アクセス管理機能で「使える・見える・編集できる」といった条件ごとに権限を設定できます。労務管理では、入社手続きにかかる煩雑な業務が1つの操作で完結し、マイナンバーの収集・利用・廃棄も一元管理できます。注意点は、タブレット端末では一部のタッチ操作に対応しておらず、スマートフォンアプリでの動作保証はサポート対象外であることと、機能が豊富な反面、導入前に運用ルールやセキュリティ面の整備が必要なことです。料金は利用人数やプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

課題：「社員数が増えて情報管理と手続きの煩雑さに限界を感じていた」

効果：「入退社手続きなどをオンライン化してペーパーレス、業務削減に成功」

出典：株式会社Kamogawaの導入事例(カオナビ)より。労務システムと連携して運用している会社の事例

よくある質問(FAQ)

Q1. 在職証明書の発行は会社の義務ですか？

A. 在職証明書の発行義務を定めた法律の規定はありません。ただし、発行されないと従業員が入園やローンの手続きを進められなくなるため、依頼があれば速やかに応じるのが一般的です。退職証明書は労働基準法第22条により、請求があれば遅滞なく交付する必要があります。

Q2. 在職証明書は自分で作成できますか？

A. 証明するのは会社なので、従業員が自分で作った書面だけでは在職の証明になりません。提出先から「会社が記入すること」と指定されている場合は、会社が作成します。指定がなければ、本人が下書きを作り、会社が内容を確認して代表者印などを押す形にして、会社側の作成の手間を減らせることもあります。ただし受け付けるかどうかは提出先の判断なので、事前に確認してください。

Q3. 在職証明書の用紙はどこでもらえますか？

A. 法律で決まった用紙はなく、提出先が指定する様式を使うのが基本です。保育所の申し込みは、こども家庭庁が示す就労証明書の標準的な様式を市区町村の案内に従って入手します。在留資格の手続きは、出入国在留管理庁が参考様式1「在職証明書」を公開しています。指定がない場合は、会社の人事・総務が用意するテンプレートを使います。

Q4. 在職証明書はどうやって取得しますか？

A. 従業員は、まず提出先に必要な項目と様式、提出期限を確認し、人事・総務に用途と受け取り希望日を添えて依頼します。会社が元データと照合して作成・承認し、本人に交付します。交付までの日数は会社の運用によって異なるため、依頼の窓口と標準の日数を社内で決めて周知しておくと、従業員が余裕を持って依頼できます。

Q5. 在職証明書の代わりになるものはありますか？

A. 代わりになるかどうかは提出先が決めます。たとえば収入の確認が目的であれば、源泉徴収票や課税証明書で足りる場合があります。在留資格の手続きでは、在職証明書とは別に雇用契約書などの提出を求められることがあります。在職証明書の依頼を受けたときは、他の書類で足りるかを従業員から提出先に確認してもらうと、発行の手間を省けることがあります。

Q6. 在職証明書に給与や就労時間を書く必要はありますか？

A. 提出先が求めていなければ書く必要はありません。求められている場合は、本人の希望を確認したうえで、賃金台帳や勤怠記録のとおりに記載します。給与は総支給額か手取りか、就労時間は契約上の時間か実績かを明記すると、提出先との行き違いを防げます。

まとめ：在職証明書は「必要な項目だけ、記録のとおりに」が基本

在職証明書には決まった書式も発行義務もありませんが、従業員の生活に直結する書類です。今日から取り組めることを4つにまとめます。

1. テンプレートを2種類用意する：基本項目だけの汎用タイプと、給与・就労時間を加えた詳細タイプを分けて保管し、入管提出用の項目も必要に応じて加える
2. 受付の項目を決める：提出先、用途、指定様式の有無、必要な項目、受け取り日を申請時に確認する
3. 記録から転記して記録に残す：賃金台帳や勤怠記録をもとに作成し、発行日・提出先・記載項目を台帳に残す
4. 人事管理システムの資料で元データの置き場所を見直す：従業員情報が分散しているなら、一元化できる仕組みの資料を取り寄せて比べる

発行の手順が整っていれば、依頼が重なる時期でも落ち着いて対応できます。まずは自社のテンプレートが「載せすぎ」になっていないかの確認から始めてみてください。

参考文献

• 出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について(Q&A)」令和8年7月https://www.moj.go.jp/isa/content/001344550.pdf
• 出入国在留管理庁「参考様式1 在職証明書(Certificate of Employment)」https://www.moj.go.jp/isa/content/930002434.pdf
• e-Gov法令検索「労働基準法」https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049
• こども家庭庁「「就労証明書」に関する情報」https://www.cfa.go.jp/policies/hoiku/shugyoshomeisho
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/