在職証明書テンプレート｜用途別の書き方と給与・就労時間の注意点

従業員から「住宅ローンの審査で在職証明書が必要になった」「保育園の申し込みに使う証明書を書いてほしい」と頼まれ、どの様式で何を書けばよいのか迷う総務・人事担当者は少なくありません。在職証明書には法律で決まった書式がなく、提出先によって求められる項目も違うため、同じテンプレートを使い回すと書き直しになることがあります。

本記事では、基本項目だけの汎用タイプと、給与や就労時間まで書く詳細タイプの2つのテンプレートを文例つきで示し、用途別の使い分け、給与・就労時間を記載するときの注意点、依頼を受けてから交付するまでの社内フロー、よくある失敗までを、厚生労働省・こども家庭庁・個人情報保護委員会の公開情報をもとに整理します。まずは下の診断で、いま困っている点に近いものを選んでみてください。

目次

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1. 在職証明書の発行を手作業から仕組みに変える労務管理システムの比較
2. 在職証明書とは｜発行義務と拒否した場合のリスク
3. 在職証明書の書き方【用途別テンプレート】
4. 給与・就労時間を記載する場合の注意点
5. 発行依頼を受けたときの社内フロー
6. よくある失敗パターン
7. よくある質問(FAQ)
8. まとめ：在職証明書は「必要な項目だけ、記録のとおりに」が基本
9. 参考文献

在職証明書の発行を手作業から仕組みに変える労務管理システムの比較

在職証明書の作成そのものは数分で終わりますが、時間がかかるのは入社日・雇用形態・所属・賃金といった元データを探して転記する作業です。従業員情報を1か所にまとめておけば、テンプレートに書き写す内容がすぐそろい、転記ミスも減らせます。

その受け皿になるのが労務管理システムです。入退社の手続きや従業員名簿の管理をまとめて扱う仕組みで、証明書に書く情報の置き場所を一本化できます。お名前.comビジネスコンシェルジュの比較記事で紹介されているサービスのうち、従業員情報の一元管理に関わる特徴を持つ3つを整理しました。

サービス	提供元	強み	留意点
ジンジャー人事労務	jinjer株式会社	各種帳票を自動で作成でき、情報収集から電子申請までを一気通貫で行える	労務管理が中心のため、それ以外の機能を使いたい場合は他サービスの申し込みが必要
クラウドハウス労務	株式会社Techouse	従業員のデータベースを構築して一元管理でき、入社手続きなどの雇用契約を電子化できる	詳しい料金を確認するには問い合わせが必要
マネーフォワード クラウド人事管理	株式会社マネーフォワード	散らばりがちな社員情報を1つのデータベースに集約でき、勤怠や給与との連携で転記が不要になる	入退社や人事異動が中心で、その他の機能は別途サービスへの加入が必要

どのサービスにも得意な範囲と苦手な範囲があり、従業員数が少ない会社では手作業の方が合う場合もあります。発行依頼が年に数件であればテンプレートの整備で十分ですが、入園申し込みの時期に依頼が重なる、担当者が1人しかいないといった状況なら、元データの置き場所から見直す価値があります。

在職証明書とは｜発行義務と拒否した場合のリスク

在職証明書とは、従業員がその会社に在職していること、または過去に在職していたことを会社が証明する書類です。法律上の発行義務は定められていませんが、発行を断ると従業員が入園やローンの手続きを進められなくなるため、実務では依頼があれば速やかに応じるのが一般的です。

在籍証明書・就労証明書・退職証明書との違い

在職証明書は「在籍証明書」「就業証明書」「雇用証明書」とも呼ばれ、証明する内容は実質的に同じです。提出先が指定する名称に合わせて題名を変えれば足ります。一方で、似た名前でも性質が異なる書類があるため、依頼を受けたときにどれを求められているのかを最初に確認します。

書類	証明する内容	発行する人	法令上の位置づけ
在職証明書(在籍証明書)	在職している、または在職していた事実	会社	発行義務を定めた規定はなく、書式も自由
就労証明書	保育所などの利用申し込みに必要な就労の状況	会社	こども家庭庁が標準的な様式を示しており、市区町村の案内に従う
退職証明書	使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由	会社	労働基準法第22条により、退職者から請求があれば遅滞なく交付する
離職票	離職した事実と離職前の賃金など	ハローワーク(会社の手続きを経て交付)	雇用保険の手続きで用いる公的な書類

退職証明書については、厚生労働省が労働契約の終了に関するルールの中で労働基準法第22条の証明書に触れています。在職証明書にはこうした明文の規定がないため、会社ごとに対応がばらつきやすい書類といえます。

発行を断ったり遅らせたりした場合に起きること

義務がないからといって依頼を放置すると、従業員は入園の申し込み期限やローンの本審査に間に合わなくなるおそれがあります。その結果、会社への不信感や労使間のトラブルにつながることがあるため、正当な理由のない拒否や引き延ばしは避けるのが無難です。対象は正社員に限らず、契約社員・パート・アルバイトも含まれます。派遣社員の場合は雇用主である派遣元が発行し、業務委託で働く人は雇用関係がないため在職証明書の対象にはなりません。

用途別5種の使い分け

在職証明書が必要になる場面は大きく5つあり、求められる項目の細かさが異なります。依頼を受けたら、まず下の表のどれに当たるかを確認します。

用途	主な提出先	使うタイプ	追加で求められやすい項目
保育所・学童保育の申し込み	市区町村	提出先の指定様式(就労証明書)	就労時間、就労日数、育児休業の取得状況、復職予定日
住宅ローン・賃貸契約	金融機関、不動産会社	汎用タイプ、指定があれば詳細タイプ	勤続年数、雇用形態、収入に関する項目
転職・資格試験の受験	転職先、試験の実施機関	汎用タイプ	在職期間、従事した業務の内容
在留資格の申請・更新	出入国在留管理庁	詳細タイプ(必要に応じて英語併記)	職務内容、雇用期間、報酬
副業・兼業先への提出	副業先の会社	汎用タイプ	本業の勤務時間帯

在職証明書の書き方【用途別テンプレート】

在職証明書のテンプレートは、基本項目だけを載せる汎用タイプと、給与や就労時間まで載せる詳細タイプの2種類を用意しておくと、ほとんどの依頼に対応できます。提出先に指定様式がある場合は、自社のテンプレートではなくその様式を使います。

汎用タイプの記載項目と文例

汎用タイプは、本人を特定する情報と在職の事実、証明する会社の情報で構成します。Wordなどの文書作成ソフトで次の枠組みを作っておけば、そのまま自社のひな形として使えます。

入社年月日は試用期間の開始日を含めて書くのが一般的ですが、アルバイトから正社員に切り替わった場合などは、どの時点を起点にするかを本人と提出先に確認します。退職した人に発行する場合は、証明文を「在職していたことを証明します」に改め、在職期間(入社日と退職日)を記載します。氏名や住所は在職当時の記録にもとづいて書き、現在の情報が必要かどうかは提出先の指示に従います。

詳細タイプで追加する項目

詳細タイプは、汎用タイプの項目に次の内容を加えたものです。すべてを埋める必要はなく、提出先が求める項目だけを残して使います。

• 雇用期間(期間の定めの有無、定めがある場合は契約の終了日)
• 勤務地
• 所定の就労日数と就労時間(始業・終業の時刻、休憩時間)
• 給与(月額または年額、支給の実績か見込みかの別)
• 育児休業や短時間勤務の取得状況

提出先に指定様式がある場合

保育所などの利用申し込みに使う就労証明書は、こども家庭庁が標準的な様式を公開しています。「就労証明書」に関する情報のページから様式を入手できますが、市区町村によって運用が異なる場合があるため、従業員が住む自治体の案内を毎年確認するのが確実です。金融機関や出入国在留管理庁に提出する場合も、指定の書式や必要項目がないかを本人に確認してもらいます。外国人の従業員から英語併記の証明書を求められたときは、項目名を日本語と英語で並べ、社名や役職の英語表記を登記や名刺の表記とそろえておきます。

押印と電子データでの交付

押印については法律上の決まりがなく、提出先が求めるかどうかで判断します。金融機関や行政機関に出す書類では会社の印を求められることが多い一方、就労証明書では押印を求めない自治体もあります。PDFで交付する場合は、提出先が電子データを受け付けるかを確認したうえで、本人以外に渡らないよう送付先とファイルの保護方法を決めておきます。

給与・就労時間を記載する場合の注意点

給与や就労時間は、本人が記載を希望し、かつ提出先が求めている場合に限って、賃金台帳や勤怠記録のとおりに記載します。求められていない項目まで書くことと、事実と異なる数字を書くことの2つを避けるのが基本です。以下は一般的な留意点の整理であり、法的助言ではありません。個別の判断が必要な場合は、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談してください。

求められていない項目は載せない

収入や勤務時間は本人にとって知られたくない情報になり得ます。在職の事実だけを確認したい提出先に対して給与額まで載せた証明書を渡すと、不要な個人情報を広げることになります。退職証明書については、労働基準法第22条で「労働者の請求しない事項を記入してはならない」と定められており、在職証明書でも同じ考え方で、本人が希望した項目に絞るのが安全です。競合する解説記事ではあまり触れられていませんが、テンプレートを項目の多い1種類だけにしておくと、この「載せすぎ」が起きやすくなります。

項目	記載してよい場面	根拠にする記録	注意点
給与	提出先が収入の記載を求め、本人が希望しているとき	賃金台帳、給与明細	総支給額か手取りか、通勤手当や賞与を含むかを明記する
就労時間・就労日数	就労証明書など、勤務の実態を確認する書類のとき	雇用契約書、就業規則、勤怠記録	契約上の所定時間と実績のどちらを書く欄かを確認する
育児休業・短時間勤務	提出先の様式に該当欄があるとき	休業の申出書、社内の承認記録	復職予定日は確定か予定かを区別して書く
雇用期間の見通し	契約期間の記載を求められたとき	雇用契約書	更新の有無は契約書の記載どおりにし、見込みを断定しない

事実と異なる記載には応じない

「審査に通りやすいように勤務時間を長めに書いてほしい」「収入を多めにしてほしい」といった依頼には応じられません。事実と異なる証明書を出すと、提出先で発覚したときに従業員が入園の取り消しや契約の解除といった不利益を受けるおそれがあり、証明した会社も責任を問われる可能性があります。数字は必ず賃金台帳や勤怠記録から転記し、担当者の記憶や本人の申告だけで埋めないようにします。

個人情報としての取り扱い

在職証明書には氏名・生年月日・住所・収入といった個人情報が並びます。個人情報保護委員会の個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)では、個人データを第三者に提供する際の本人の同意や安全管理措置について整理されています。実務では、証明書は本人に交付するのを原則とし、金融機関などから会社に直接照会があった場合は、本人の同意を確認してから回答する運用にしておくと安心です。

発行依頼を受けたときの社内フロー

在職証明書の発行は、依頼の受付、様式の確認、元データの照合、作成と承認、交付と記録の5段階で進めます。口頭で頼まれてその場で作る運用をやめ、受付の時点で必要な情報をそろえることが、書き直しを防ぐ最大のポイントです。

1. 依頼を受け付ける：提出先、用途、指定様式の有無、必要な項目、希望する受け取り日と受け取り方法を、申請書やフォームで受け取る
2. 様式を確認する：指定様式があればそれを使い、なければ汎用タイプか詳細タイプかを決める
3. 元データと照合する：労働者名簿、雇用契約書、賃金台帳、勤怠記録から該当の項目を転記する
4. 作成して承認を受ける：作成者とは別の人が内容を確認し、必要に応じて押印する
5. 交付して記録を残す：本人に渡し、発行日・提出先・記載した項目・担当者を台帳に記録する

発行までの日数を先に伝える

従業員は提出期限の直前に依頼してくることが多いため、「依頼から交付まで何営業日かかるか」を社内に周知しておきます。標準の日数が決まっていれば、従業員は余裕を持って依頼でき、担当者も急ぎの対応に追われにくくなります。あわせて、依頼の窓口と申請の方法を就業規則や社内ポータルに載せておくと、従業員が気兼ねなく頼める環境になります。

業種によって異なる依頼の傾向

依頼の中身は業種によって偏りがあります。小売・飲食のようにパートやアルバイトが多い職場では、シフトによって就労時間が月ごとに変わるため、就労証明書に書く時間数を契約と実績のどちらで示すかが論点になります。製造業やIT業のように外国人の従業員が多い職場では、在留資格の手続きに合わせた職務内容の書き方や英語併記の依頼が増えます。医療・介護のように夜勤や変則勤務がある職場では、始業・終業の時刻を1つに書ききれないため、勤務パターンを別紙で添える対応が必要になることがあります。自社で多い依頼の型を把握しておくと、テンプレートに最初から必要な欄を用意できます。

元データが分散していると手間が増える

このフローで最も時間を取られるのは3番目の照合です。入社日は労働者名簿、雇用形態は契約書のファイル、賃金は給与ソフト、就労時間は勤怠の記録と、情報が別々の場所にあると、1通の証明書のために4か所を開くことになります。担当者が休んだり異動したりすると、どこに何があるのか分からず発行が止まることもあります。労務管理システムで従業員情報を一元化しておけば、照合の作業は1つの画面で済み、発行の記録も同じ場所に残せます。在職証明書は件数こそ多くありませんが、入退社の手続きや年末調整と同じ元データを使うため、まとめて整えると効果が出やすい業務です。

なお、担当者が変わっても発行が止まらない体制づくりについては在籍証明書テンプレートの書き方・記載項目・発行時の注意点で、在籍確認の電話との違いや発行にかかる時間については在籍証明書とは？書き方・発行にかかる時間・法務注意点で詳しく解説しています。

よくある失敗パターン

在職証明書の失敗は、書き方の誤りよりも、依頼を受けた時点の確認不足から起きるものが大半です。代表的な5つのパターンと回避策を整理しました。

失敗パターン	起きること	回避策
提出先の指定様式を確認せずに自社の書式で作った	受理されず、作り直しになって期限に間に合わない	受付時に指定様式の有無を必ず聞く
項目の多いテンプレートを全員に使った	求められていない給与額まで提出先に伝わる	汎用タイプと詳細タイプを分け、必要な項目だけ残す
記憶や本人の申告で数字を埋めた	賃金台帳や勤怠記録と食い違い、証明書の信用を失う	元になる記録から転記し、別の人が確認する
発行の記録を残さなかった	再発行や照会のときに、何を証明したか分からない	発行日・提出先・記載項目を台帳に残す
特定の担当者しか作り方を知らない	不在時に発行が止まり、従業員の手続きが遅れる	手順とテンプレートの保管場所を共有し、元データを一元化する

よくある質問(FAQ)

Q. 在職証明書の発行は会社の義務ですか？

A. 在職証明書の発行義務を定めた法律の規定はありません。ただし、発行されないと従業員が入園やローンの手続きを進められなくなるため、依頼があれば速やかに応じるのが一般的です。退職証明書は労働基準法第22条により、請求があれば遅滞なく交付する必要があります。

Q. 在職証明書と在籍証明書に違いはありますか？

A. 証明する内容は実質的に同じで、呼び方が違うだけです。就業証明書や雇用証明書と呼ばれることもあります。提出先が指定する名称に合わせて題名を変えれば問題ありません。保育所の申し込みに使う就労証明書は様式が別に示されているため、区別して扱います。

Q. 在職証明書に給与や就労時間を書く必要はありますか？

A. 提出先が求めていなければ書く必要はありません。求められている場合は、本人の希望を確認したうえで、賃金台帳や勤怠記録のとおりに記載します。給与は総支給額か手取りか、就労時間は契約上の時間か実績かを明記すると、提出先との行き違いを防げます。

Q. パート・アルバイトや退職者にも発行できますか？

A. 雇用形態にかかわらず発行できます。派遣社員は派遣元が発行します。退職者には、在職していた期間を証明する形で発行でき、証明文を「在職していたことを証明します」に改めます。業務委託で働く人は雇用関係がないため対象になりません。

Q. 在職証明書に会社の押印は必要ですか？

A. 法律上の決まりはなく、提出先が求めるかどうかで判断します。金融機関や行政機関では会社の印を求められることが多い一方、就労証明書では押印を求めない自治体もあります。PDFで交付する場合は、提出先が電子データを受け付けるかを先に確認してください。

Q. 発行依頼が重なる時期の負担を減らすにはどうすればよいですか？

A. 受付の申請書で必要な情報を最初にそろえ、汎用タイプと詳細タイプのテンプレートを用意しておくことが第一歩です。それでも元データを探す時間がかかる場合は、労務管理システムで従業員情報を一元化すると、転記と確認の手間を減らせます。

在職証明書に限らず、入退社の手続きや年末調整でも同じ従業員情報を何度も転記している場合は、労務手続き全体を見直す時期かもしれません。対応できる業務の範囲や連携のしやすさを比べておくと、自社に合う仕組みを選びやすくなります。

まとめ：在職証明書は「必要な項目だけ、記録のとおりに」が基本

在職証明書には決まった書式も発行義務もありませんが、従業員の生活に直結する書類です。今日から取り組めることを4つにまとめます。

1. テンプレートを2種類用意する：基本項目だけの汎用タイプと、給与・就労時間を加えた詳細タイプを分けて保管する
2. 受付の項目を決める：提出先、用途、指定様式の有無、必要な項目、受け取り日を申請時に確認する
3. 記録から転記して記録に残す：賃金台帳や勤怠記録をもとに作成し、発行日・提出先・記載項目を台帳に残す
4. 元データの置き場所を見直す：従業員情報が分散しているなら、労務管理システムでの一元化を検討する

発行の手順が整っていれば、依頼が重なる時期でも落ち着いて対応できます。まずは自社のテンプレートが「載せすぎ」になっていないかの確認から始めてみてください。

参考文献

• 厚生労働省「労働契約の終了に関するルール」https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudouseisaku/chushoukigyou/keiyakushuryo_rule.html
• e-Gov法令検索「労働基準法」https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049
• こども家庭庁「「就労証明書」に関する情報」https://www.cfa.go.jp/policies/hoiku/shugyoshomeisho
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/