在籍証明書テンプレート【無料文例付き】書き方・記載項目と在職証明書との違い

在籍証明書のテンプレートは、書類名・氏名・入社年月日・雇用形態・使用目的・発行日・発行者(会社名と代表者または人事責任者)をそろえれば作れます。法律で決まった様式はなく、提出先に指定様式があればそれに従い、なければ本記事の文例をコピーして、括弧内を自社の情報に置き換えて使えます。在籍証明書は会社が在籍を証明する書類なので、従業員本人が自分で作っても証明として認められないのが一般的で、発行するのは人事・総務などの会社側です。この記事では、そのまま使える文例と記載項目、在職証明書・就労証明書・退職証明書との違い、転職・住宅ローン・在留資格・保育所など提出先別の書き方、代わりになる書類、発行を頼まれた会社側の手順と発行台帳の作り方までを、人事・総務の実務担当者の目線で整理します。

目次

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1. 在籍証明書テンプレートの結論と、発行の手間を減らす選択肢
2. 在籍証明書とは｜在職証明書・就労証明書・退職証明書との違い
3. 在籍証明書に必要な記載項目
4. シーン別の在籍証明書の書き方
5. 発行する会社側の手順と発行台帳の作り方
6. 発行時によくある失敗と注意点
7. テンプレート利用時の著作権・利用規約の確認ポイント
8. よくある質問(FAQ)
9. まとめ｜在籍証明書をスムーズに発行するための4つのこと
10. 参考文献

在籍証明書テンプレートの結論と、発行の手間を減らす選択肢

在籍証明書は、会社が従業員の在籍を証明する書類で、書き方の基本は決まっていても、様式そのものは法律で決まっていません。先に結論を3点にまとめると、次のとおりです。

• 書き方: 書類名・氏名・入社年月日・雇用形態・使用目的・発行日・発行者をそろえる。そのまま使える文例は「そのまま使える在籍証明書の文例」にある
• 発行義務: 在籍証明書に法律上の発行義務の定めはなく、会社の任意の対応。退職した方が請求する退職証明書は、労働基準法第22条で会社に交付義務がある
• 発行する人: 会社。従業員本人が作った書類は証明として認められにくいため、依頼を受けるのは人事・総務の担当者になる

在籍証明書の発行で手間がかかるのは、書式よりも「入社日・雇用形態・所属・給与などの従業員情報を、正確に集めて書き写す作業」です。入社日は人事ファイル、雇用形態は雇用契約書、給与は給与ソフトというように情報が分散していると、1枚の証明書のために複数の資料を開くことになり、転記ミスや担当者ごとの書き方のばらつきも起きやすくなります。そこで選択肢になるのが、従業員情報を1つのデータベースで管理できる人事管理システムです。

下の表は、商品ページで特徴を確認した3つの人事管理システムを、優劣ではなく役割の違いで並べたものです。在籍証明書そのものを自動で作れるかどうかは、商品ページでは確認できなかったため、検討するときは資料で確認してください。依頼が年に数件の会社であれば、本記事の文例と発行台帳だけでも十分に対応できます。

入社日や雇用形態の確認先を1か所にまとめたい場合の一例が、ジンジャー人事労務(jinjer株式会社)です。商品ページで確認できる範囲では、統合型のデータベースで人事情報を一元管理でき、従業員に関する情報が自動で時系列にまとめられて、いつでも確認できます。従業員の人事労務に関する手続きをマイページに集約する機能や、権限設定も紹介されており、個人情報を扱う担当者を絞りたい会社にも向きます。一方で、申し込みから運用開始まで最低2-3か月程度かかるため、依頼が来てから慌てて探すのではなく、余裕のある時期に検討する必要があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

入退社・異動の更新は人事データベースで統合管理されるため、ワークフローや経費精算システムでは、経理部とシステム部からリストメンテナンス業務が無くなりましたし、導入後も活用の幅は広がっています。

ジンジャー導入事例(株式会社ベルーナ) 出典：導入事例ページ

従業員の情報がExcelや紙に分かれていて、証明書の依頼のたびに探し回っている場合の一例が、カオナビ(株式会社カオナビ)です。商品ページでは、人材情報の一元化のほか、労務管理や勤怠管理、人事評価などの機能が紹介され、組織ツリー図や配置バランス図といった、社員の情報を見える化する機能が豊富な点がおすすめとして挙げられています。1社に1人の専任サポートがつくため、使いこなしを相談しながら進めたい会社には心強い面があります。一方で、目的や規模により価格に幅があり、詳細な料金は問い合わせが必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

人材情報はExcelベースで管理していたので手間がかかっていました。

カオナビ導入事例(サツドラホールディングス株式会社) 出典：導入事例ページ

証明書の発行だけでなく、評価や配置、健康管理まで人事情報全体を同じデータで扱いたい場合の一例が、タレントパレット(株式会社プラスアルファ・コンサルティング)です。商品ページでは、多様な人材データに基づく人材管理に加え、人事評価や労務管理をはじめとする幅広い領域の人事DX、健康管理・ストレスチェック、組織診断や適性検査、人事異動シミュレーションの機能が紹介されています。高機能・多機能な反面、無料トライアルは設けられていないため、使う機能を絞って資料で確認するのが現実的です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

タレントパレットは社員のあらゆるデータを一元的に蓄積、分析可能な状態に整え、経営施策に対する予測として活用することを想定して導入しました。

タレントパレット導入事例(リコージャパン株式会社) 出典：導入事例ページ

在籍証明書とは｜在職証明書・就労証明書・退職証明書との違い

在籍証明書とは、従業員が現在その会社に在籍していること、または過去に在籍していたことを、会社が証明する書類です。正社員だけでなく、契約社員・パート・アルバイトなど雇用形態を問わず発行できます。個人事業主やフリーランスのように会社に雇用されていない人は、発行の対象になりません。法律で定められた様式はなく、会社が自由に作成するか、提出先が用意した様式に記入するのが一般的です。

在籍証明書と混同されやすい書類に、在職証明書・就労証明書・雇用証明書・退職証明書があります。このうち法律上の根拠が明確なのは退職証明書で、労働基準法第22条により、退職した労働者から使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由について請求があった場合、使用者は遅滞なく証明書を交付しなければならないとされています（出典：厚生労働省「確かめよう労働条件：自己都合の退職の際、退職勤務証明書を請求できますか？」）。一方、在籍証明書には同様の発行義務を定めた規定はなく、会社の任意の対応とされています。

書類名の使い分けは提出先によって異なり、同じ内容の書類を「在籍証明書」と呼ぶ会社もあれば「在職証明書」と呼ぶ会社もあります。迷ったときは、提出先が指定している名称と様式にそのまま合わせるのが確実です。在籍証明書そのものの意味や費用の考え方は在籍証明書とは？書き方・費用相場・法務注意点を解説に任せ、本記事ではテンプレートと発行の実務に絞って解説します。在職証明書のテンプレートを用途別に選ぶ方法は、在職証明書テンプレートの用途別の選び方でも整理しています。

なお、就労証明書は保育所の利用申請などで自治体から提出を求められる書類で、多くの場合は自治体が様式を用意しています。在籍証明書のテンプレートで代用できるとは限らないため、必ず申請先の自治体の案内を確認してください。

在籍証明書は従業員本人が自分で作成できるか

在籍証明書は、会社が「この人は当社に在籍している」と証明する書類です。従業員本人が自分でWordなどに書いて作っても、会社の証明がない書類なので、提出先で証明として認められないのが一般的です。本人ができるのは、提出先が求める項目を確認し、人事・総務に発行を依頼するところまでで、会社が発行する書類に氏名や日付を書き込むのは、会社の担当者の仕事になります。依頼を受ける会社側は、本人が自作した書類を預かって押印するのではなく、人事記録と照合したうえで会社の書式で発行するのが安全です。

在籍証明書の代わりになる書類はあるか

すでに退職している元従業員の場合、会社に交付義務がある退職証明書が代わりになることがあります。退職証明書は、使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由のうち、本人が請求した事項だけを書く書類です。在籍中の従業員については、給与明細や社員証など別の書類で足りるかどうかは、提出先が決めることです。会社側が「代わりになります」と答えるのではなく、本人に提出先の指定を確認してもらい、指定があれば在籍証明書を発行するのが確実です。退職者から依頼を受けたときの会社側の手続きは、退職届テンプレートの結論と退職後の手続きも参考にしてください。

在籍証明書に必要な記載項目

在籍証明書の記載項目は法律で決まっていませんが、「誰が、いつから、どのような立場で在籍しているかを、誰が証明するか」がわかる項目は必ず入れます。そのうえで、提出先が求める項目だけを追加するのが基本です。

氏名・生年月日・住所は、現在の情報ではなく在籍していた時点の情報を書くのが基本です。退職者の証明書を作るときや、結婚などで氏名が変わった従業員の場合は、証明したい期間の表記と提出先の求める表記のどちらを使うかを、本人に確認してから書きます。外国籍の従業員は在留カードやパスポートの表記に合わせ、提出先が英文を求める場合は、日本語版と英語併記版のどちらが必要かを先に確認します。

そのまま使える在籍証明書の文例

以下は、提出先の指定様式がない場合に使える基本の文例です。Wordなどに貼り付けて、括弧内を自社の情報に置き換えて使ってください。不要な項目は削除して構いません。

ファイル形式はWordで作っておくと、項目の追加や削除がしやすく、使い回しにも向いています。提出先からPDFで求められた場合は、完成したWordをPDFに変換して渡します。退職者向けに発行する場合は、「現在まで在籍」の部分を「（退職年月日）まで在籍していたことを証明します」に書き換えてください。

派遣社員から依頼された場合は派遣元が発行する

自社で働いている派遣社員から在籍証明書を頼まれた場合、発行するのは派遣先である自社ではなく、派遣元（派遣会社）です。労働者派遣は、派遣元事業主が自己の雇用する労働者を、派遣先の指揮命令を受けて派遣先のために労働に従事させる仕組みで、雇用契約を結んでいるのは派遣元だからです（出典：厚生労働省「労働者派遣事業について」）。派遣先が自社名で在籍を証明すると、雇用関係のない人について雇用主であるかのような書類を出すことになるため、依頼を受けたら派遣元に依頼するよう案内します。反対に自社が派遣元の立場であれば、発行者欄には自社の情報を書き、提出先が就業場所の記載を求める場合に限って派遣先の名称を添えます。

シーン別の在籍証明書の書き方

在籍証明書は、提出先ごとに「確認したいこと」が違います。同じテンプレートを使う場合でも、目的に合わせて追加する項目を変えると、差し戻しを減らせます。代表的な4つの場面について、書き方のポイントをまとめます。

転職先・資格登録に提出する場合

転職先が在籍証明書を求めるのは、主に職歴の確認のためです。入社年月日・雇用形態・所属部署・職種を中心に記載し、給与は求められない限り書きません。資格の登録や受験資格の確認では、実務経験の期間と業務内容が問われることが多いため、「業務内容」の欄を設けて具体的に書くと確認がスムーズです。資格団体が独自の様式を用意している場合は、そちらを使います。

すでに退職している元従業員から依頼された場合は、在籍証明書ではなく退職証明書として発行する方法もあります。退職証明書は労働基準法第22条にもとづき、本人が請求した事項について発行が義務づけられている書類なので、会社側も対応の基準を持ちやすくなります。

住宅ローン・賃貸の審査に提出する場合

金融機関や不動産会社は、勤続年数と収入の安定性を確認するために在籍証明書を求めます。入社年月日と雇用形態に加えて、年収や月給の記載を求められることが多いため、「税込年収○円（○年1月から12月の実績）」のように、金額の対象期間を明記します。入社して間もなく1年分の実績がない場合は、見込み額を書くのではなく、実績の期間と月額給与を書いたうえで、提出先に扱いを確認するのが安全です。

金融機関によっては、勤務先に電話で在籍を確認することがあります。証明書に担当部署と電話番号を載せ、社内の電話受付担当にも「在籍確認の問い合わせが来る可能性がある」と共有しておくと、確認がスムーズです。

在留資格の手続きに使う場合

外国籍の従業員が在留資格の更新や変更の手続きをする際、勤務先の在籍や雇用条件を証明する書類を求められることがあります。必要な書類は在留資格の種類や手続きによって異なるため、出入国在留管理庁の案内で最新の提出書類を確認し、指定がある場合はそれに従います。自社で作成する場合は、氏名を在留カードやパスポートと同じ表記にそろえ、雇用形態・雇用期間・職務内容・報酬を正確に書くことが大切です。

保育所の申請など自治体の手続きに使う場合

保育所の利用申請では、在籍証明書ではなく自治体の「就労証明書」の様式で提出を求められるのが一般的です。就労証明書では勤務日数・勤務時間・休憩時間など、在籍証明書よりも細かい就労状況を記入します。就労証明書については、こども家庭庁が標準的な様式をPDFとExcelで公開しており、自治体がこの様式を原則として使用するための法令上の措置も取られています（出典：こども家庭庁「「就労証明書」に関する情報」）。ただし、自治体独自の項目が加わっている場合や記入方法の案内が異なる場合もあるため、従業員から依頼を受けたら、まず申請先の自治体と様式を確認してもらいましょう。

発行する会社側の手順と発行台帳の作り方

在籍証明書は依頼の頻度が低い分、担当者が毎回やり方を調べ直すことになりがちです。受付から交付までの流れを決め、発行した記録を台帳に残しておくと、担当者が変わっても同じ品質で対応できます。

1. 依頼の受付：依頼者の氏名、社員番号、提出先、使用目的、提出期限、指定様式の有無を確認する。
2. 記載内容の確定：本人が求める項目を確認し、それ以外の情報は載せない。
3. 従業員情報との照合：入社日・雇用形態・所属・給与を、人事記録や給与台帳と突き合わせる。
4. 発行者の確認と押印：責任者が内容を確認し、提出先が求める場合は押印する。
5. 交付と記録：本人に交付し、発行日・提出先・記載項目・担当者を台帳に記録する。

発行台帳には、「発行日」「対象者」「書類名」「提出先・目的」「記載した項目」「発行担当者」「確認者」の列を用意しておけば十分です。再発行の依頼が来たときに前回の内容をすぐ確認でき、同じ従業員に食い違う内容の証明書を出してしまうことも防げます。台帳は個人情報を含むため、閲覧できる人を人事・総務の担当者に限定してください。

依頼する側の流れと、会社が案内しておきたいこと

従業員から「在籍証明書が欲しい」と言われたとき、会社側から次の流れを案内できると、差し戻しが減ります。パートやアルバイトの従業員から依頼されたときも、同じ流れで発行できます。

1. 提出先に、必要な項目・指定様式の有無・提出期限・有効期限(発行から何か月以内か)を確認してもらう
2. 人事・総務に、使用目的・提出先・提出期限を添えて発行を依頼してもらう
3. 会社側が人事記録と照合して発行し、押印の要否は提出先の指定に合わせる
4. 本人が提出先に提出する。提出日に近いタイミングで発行したほうが、有効期限に引っかかりにくい

依頼は、メールや社内の申請フォームなど、記録が残る形で受け付けると、発行台帳との突き合わせが楽になります。電話やその場の口頭だけで受けると、使用目的や提出先が抜け落ち、あとから再発行の依頼が来たときに前回の内容がわからなくなります。

証明書の項目と、情報の出どころ

在籍証明書の項目は、会社の中の複数の資料から集めることになります。項目ごとの出どころと、食い違いやすい点を表にまとめました。自社の資料の置き場所に当てはめて、確認先を決めておくと、担当者が変わっても同じ品質で発行できます。

手順のうち最も時間がかかり、ミスも起きやすいのが「従業員情報との照合」です。入社日は人事ファイル、雇用形態は雇用契約書、給与は給与ソフトというように情報が分散していると、1枚の証明書を作るために複数の資料を開くことになります。従業員情報を1つのデータベースにまとめておけば、証明書に限らず入退社手続きや社会保険の届出でも同じ情報を使い回せるため、労務業務全体の手間を減らせます。

この表のように、1枚の証明書のために確認する資料が複数あり、そのぶん転記のミスも増えます。次のセルフチェックで、いまの運用で足りているかを確かめてみてください。

3サービスの役割を比較表で見る

発行時によくある失敗と注意点

在籍証明書のトラブルの多くは、「提出先の確認不足」「記載内容の誤り」「必要以上の個人情報の記載」の3つから起こります。よくある失敗と、その改善例を表にまとめました。

個人情報の扱いについては、在籍証明書に記載する氏名・生年月日・給与などは個人情報保護法上の個人情報にあたります。個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人データを第三者に提供する際は原則として本人の同意が必要とされています（出典：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」）。本人の依頼を受けて本人に交付する運用にしておけば、提出先への情報提供も本人の意思にもとづくものになり、判断に迷いにくくなります。

また、退職証明書については、労働基準法第22条第3項で労働者が請求しない事項を記入してはならないと定められています。在籍証明書には同じ規定はありませんが、本人が求めていない情報を載せない考え方は共通して有効です。

個人情報を扱う証明書だからこそ、誰がどの従業員の情報を見られるかを決めておく必要があります。従業員情報を管理する仕組みの中には、閲覧や編集の権限を設定できるものもあるため、依頼が増えてきた会社は、権限の持たせ方も確認項目に加えるとよいでしょう。

テンプレート利用時の著作権・利用規約の確認ポイント

インターネットで配布されている在籍証明書テンプレートを使うときは、配布元の利用規約を確認してから使いましょう。社内で書類を作る目的なら使用を認めているサイトがほとんどですが、次のような条件が付いている場合があります。

• テンプレートファイル自体の再配布や販売の禁止
• 改変の範囲の制限や、配布元表記を残す条件
• 会員登録や、特定サービスの利用者に限った提供
• テンプレートの内容の正確性について配布元が責任を負わない旨の免責

書類の書式そのものは創作性が低く、著作物にあたらない場合も多いと考えられていますが、デザイン性のあるレイアウトや解説文を含むファイルは扱いが異なることがあります。判断に迷うときは、配布元の規約に従うのが安全です。社内の標準テンプレートにする場合は、どこから入手したか、どの条件で使えるかを記録しておくと、後から確認する手間が省けます。

もう1つ注意したいのが、テンプレートが古い情報のまま配布されているケースです。会社名の表記ルールや押印の扱いは提出先の運用によって変わることがあるため、テンプレートは「形を整えるための道具」と考え、記載内容は毎回提出先の要件と照らし合わせてください。社内の標準テンプレートを決めたら、記載項目の元になる従業員情報の置き場所も合わせて決めておくと、書式と中身の両方がそろいます。なお、本記事の法令に関する記述は一般的な情報の紹介であり、個別の法的助言ではありません。具体的な判断が必要な場合は、社会保険労務士や弁護士などの専門家にご確認ください。

標準テンプレートを決めても、書き写す元の情報が散らばっていれば、ミスの原因は残ります。Excelや紙で分かれている人材情報を1つにまとめたい場合の選択肢として、カオナビの資料を取り寄せ、自社の資料の持ち方に合うかを確かめる方法もあります。

よくある質問(FAQ)

Q1. 在籍証明書は自分で作成できますか？

A. 本人が自分で作った書類は、会社の証明がないため、提出先で認められないのが一般的です。在籍証明書は会社が在籍を証明する書類なので、本人は提出先の求める項目を確認し、人事・総務に発行を依頼します。会社側は、人事記録と照合したうえで会社の書式で発行します。

Q2. 在籍証明書の代わりになる書類はありますか？

A. すでに退職している場合は、会社に交付義務がある退職証明書が代わりになることがあります。在籍中の場合に別の書類で足りるかどうかは提出先が決めるため、提出先に確認し、指定があれば在籍証明書を発行します。

Q3. 在籍証明書はどうやってもらえますか？

A. 提出先に必要な項目・指定様式・提出期限・有効期限を確認したうえで、人事・総務に使用目的と提出先を添えて依頼します。パートやアルバイトでも発行できます。押印の要否は提出先によって異なるため、依頼時に伝えておくとスムーズです。

Q4. 在籍証明書と在職証明書は同じ書類ですか？

A. 実務上はほぼ同じ意味で使われています。どちらも法律上の定義や様式はなく、会社によって呼び方が異なるだけのことが多いです。提出先が指定する名称に合わせて作成すれば問題ありません。

Q5. 会社は在籍証明書の発行を断ることができますか？

A. 在籍証明書には法律上の発行義務の規定がなく、会社の任意の対応とされています。ただし退職した方が請求する退職証明書は、労働基準法第22条により会社に交付義務があります。在籍証明書を断られた場合は、退職証明書で代わりになるか提出先に確認するとよいでしょう。

Q6. 在籍証明書の発行を効率化する方法はありますか？

A. 基本のテンプレートと発行台帳を用意し、受付から交付までの手順を決めておくのが第一歩です。依頼が多い場合や入退社手続きの負担も大きい場合は、従業員情報を一元管理できる人事管理システムを使うと、証明書に必要な情報を取り出しやすくなります。

まとめ｜在籍証明書をスムーズに発行するための4つのこと

在籍証明書は法定の様式がない分、提出先の要件と本人の希望に合わせて内容を決める必要があります。最後に、押さえておきたいポイントを整理します。

1. 依頼を受けたら、提出先・使用目的・指定様式の有無・提出期限と有効期限を最初に確認する。
2. 基本項目(氏名、入社年月日、雇用形態、発行者)に、提出先が求める項目だけを追加し、氏名・住所は在籍時の情報で書く。
3. 本人が自作した書類は預からず、本人からの依頼にもとづいて会社が発行し、本人に交付する。
4. 発行台帳と情報の出どころ表を整え、依頼が増えたら従業員情報を一元管理できる人事管理システムの資料を取り寄せ、自社の運用に合うかを検討する。

書類そのものの書き方よりも、提出先の確認と、元になる従業員情報の管理が、差し戻しや記載ミスを減らす近道です。本記事の文例と出どころ表を参考に、自社の発行の流れを整えてください。

参考文献

• 厚生労働省「確かめよう労働条件：自己都合の退職の際、退職勤務証明書を請求できますか？方法は？」https://www.check-roudou.mhlw.go.jp/qa/roudousya/kaiko/q9.html
• e-Gov法令検索「労働基準法」https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/
• 厚生労働省「労働者派遣事業について」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/roudoushahakennjigyou.html
• こども家庭庁「「就労証明書」に関する情報」https://www.cfa.go.jp/policies/hoiku/shugyoshomeisho