在籍証明書テンプレート【無料文例付き】書き方・記載項目と在職証明書との違い
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- 在籍証明書と在職証明書・就労証明書・退職証明書の違いがわかる
- そのまま使える文例と記載項目、場面別の書き方を確認できる
- 発行時によくある失敗と個人情報の注意点を押さえられる
転職先から「在籍証明書を出してください」と言われた、住宅ローンの審査で勤務先の証明が必要になった、外国籍の従業員から在留資格の手続き用に証明書を頼まれた。在籍証明書が必要になる場面はさまざまですが、法律で決まった様式がないため、「何を書けばいいのか」「どのテンプレートを使えばいいのか」で手が止まりがちです。この記事では、そのまま使える在籍証明書の文例と記載項目、在職証明書・就労証明書・退職証明書との違い、提出先別の書き方、発行する会社側が押さえたい注意点までを、人事・総務の実務担当者の目線で整理します。
在籍証明書が必要な場面を診断
Q1. 在籍証明書を使う（求められた）場面は？
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在籍証明書の発行を仕組み化するなら｜労務管理システム7つの比較
在籍証明書の発行で手間がかかるのは、書類の体裁よりも「入社日・雇用形態・所属・給与などの従業員情報を、正確に集めて転記する作業」です。従業員情報を1か所に集約できる労務管理システムを使うと、入退社手続きや帳票作成と同じデータから証明書に必要な情報を取り出せるため、転記ミスや担当者ごとの書き方のばらつきを減らしやすくなります。テンプレートの使い方は次の章から詳しく解説しますが、「毎回ゼロから作っている」「依頼が来るたびに担当者が給与台帳を探している」という会社は、先に仕組み側を見直す方が効果的です。
下の表は、お名前.comビジネスコンシェルジュの比較記事で紹介している7つの労務管理システムについて、各サービスの特徴と導入前に確認したい点を並べたものです。どのシステムにも得意・不得意があり、在籍証明書のような個別の証明書をどこまで自動で作れるかは製品やプランによって異なります。導入前に、対応帳票の範囲を各社の資料で確認してください。
| サービス名（提供会社） | 主な特徴 | 導入前に確認したい点 |
|---|---|---|
| freee人事労務（freee株式会社） | 共通する情報の入力が1度で済み、給与計算や年末調整まで効率よく進めやすい | スマホからの出退勤操作や、機能の多さを使いこなせるか |
| ジンジャー人事労務（jinjer株式会社） | 各種帳票を自動作成でき、情報収集から電子申請まで一気通貫で行える | 労務以外の機能を望む場合は別サービスの申し込みが必要 |
| クラウドハウス労務（株式会社Techouse） | 雇用契約を含む入社手続きを電子化し、従業員データベースを一元管理できる | 詳しい料金は問い合わせが必要 |
| ジョブカン労務HR（株式会社DONUTS） | 同シリーズの経費精算・勤怠管理と連携でき、社会保険の帳票作成から提出までサポート | 1つのサービスだけでバックオフィスを一元化したい場合は不向き |
| ARROW（株式会社Ｓ＆Ａ） | 労務管理から勤怠管理・給与計算まで1つのサービスで管理でき、操作がシンプル | 既存の勤怠・給与システムがある場合は移行の手間が発生する |
| マネーフォワード クラウド人事管理（株式会社マネーフォワード） | 散らばりがちな社員情報を1つのデータベースに集約でき、勤怠や給与とも連携しやすい | 入退社・異動以外の機能は別サービスへの加入が必要 |
| マネーフォワード クラウド年末調整（株式会社マネーフォワード） | 年末調整の対象者判定や控除額の計算を自動化し、進捗を一元管理できる | 年末調整が中心のため、証明書発行を含む幅広い用途には他サービスとの組み合わせが前提 |
表の特徴・留意点は、各サービスの公式情報をもとにした比較記事の内容を要約したものです。従業員数が少なく証明書の依頼も年に数回という会社であれば、次章以降で紹介するテンプレートと発行台帳だけで十分なケースもあります。自社の依頼件数と、証明書以外の労務手続きの負担を合わせて判断するのがおすすめです。
在籍証明書とは｜在職証明書・就労証明書・退職証明書との違い
在籍証明書とは、従業員が現在その会社に在籍していること、または過去に在籍していたことを、会社が証明する書類です。正社員だけでなく、契約社員・パート・アルバイトなど雇用形態を問わず発行できます。法律で定められた様式はなく、会社が自由に作成するか、提出先が用意した様式に記入するのが一般的です。
在籍証明書と混同されやすい書類に、在職証明書・就労証明書・雇用証明書・退職証明書があります。このうち法律上の根拠が明確なのは退職証明書で、労働基準法第22条により、退職した労働者から使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由について請求があった場合、使用者は遅滞なく証明書を交付しなければならないとされています（出典：厚生労働省「確かめよう労働条件：自己都合の退職の際、退職勤務証明書を請求できますか？」）。一方、在籍証明書には同様の発行義務を定めた規定はなく、会社の任意の対応とされています。
| 書類名 | 証明する内容 | 発行義務 | 主な提出先 |
|---|---|---|---|
| 在籍証明書 | 現在または過去に在籍している（していた）事実 | 法律上の規定なし（任意） | 金融機関、不動産会社、転職先、各種申請先 |
| 在職証明書 | 現在働いている事実（実務上は在籍証明書とほぼ同義で使われる） | 法律上の規定なし（任意） | 在籍証明書とほぼ同じ |
| 就労証明書 | 勤務日数・勤務時間など就労の状況 | 法律上の規定なし（自治体の手続きで提出を求められる） | 市区町村（保育所の入所申請など） |
| 雇用証明書 | 雇用契約を結んでいる事実や雇用条件 | 法律上の規定なし（任意） | 海外の官公庁、ビザ関係の手続きなど |
| 退職証明書 | 使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由のうち本人が請求した事項 | あり（労働基準法第22条） | 転職先、国民健康保険の手続きなど |
書類名の使い分けは提出先によって異なり、同じ内容の書類を「在籍証明書」と呼ぶ会社もあれば「在職証明書」と呼ぶ会社もあります。迷ったときは、提出先が指定している名称と様式にそのまま合わせるのが確実です。在職証明書のテンプレートを用途別に選ぶ方法は、在職証明書テンプレートの用途別の選び方でも整理しています。
なお、就労証明書は保育所の利用申請などで自治体から提出を求められる書類で、多くの場合は自治体が様式を用意しています。在籍証明書のテンプレートで代用できるとは限らないため、必ず申請先の自治体の案内を確認してください。
在籍証明書に必要な記載項目
在籍証明書の記載項目は法律で決まっていませんが、「誰が、いつから、どのような立場で在籍しているかを、誰が証明するか」がわかる項目は必ず入れます。そのうえで、提出先が求める項目だけを追加するのが基本です。
| 記載項目 | 書き方のポイント | 区分 |
|---|---|---|
| 書類名 | 「在籍証明書」など、提出先が指定する名称に合わせる | 基本 |
| 従業員の氏名・生年月日 | 本人確認書類と同じ表記にする。外国籍の従業員は在留カードやパスポートの表記に合わせる | 基本 |
| 住所 | 提出先が求める場合のみ記載する | 必要に応じて |
| 入社年月日（在籍期間） | 「○年○月○日から現在まで在籍」と書く。退職者は退職日まで記載 | 基本 |
| 雇用形態 | 正社員、契約社員、パートなど。有期雇用なら契約期間も添える | 基本 |
| 所属部署・役職・職種 | 証明日時点の情報を書く。転職先や資格登録で求められやすい | 必要に応じて |
| 勤務時間・勤務日数 | 就労状況の確認が目的の手続きで求められる。所定の時間か実績かを明記する | 必要に応じて |
| 給与・年収 | ローン・賃貸審査で求められる。対象期間と税込・手取りの区別を書く | 必要に応じて |
| 使用目的・提出先 | 「住宅ローン審査のため」などと書くと、目的外の利用を防ぎやすい | 推奨 |
| 証明日・発行者 | 発行日、会社名、所在地、代表者または人事責任者の役職・氏名、連絡先。押印の要否は提出先に確認 | 基本 |
そのまま使える在籍証明書の文例
以下は、提出先の指定様式がない場合に使える基本の文例です。Wordなどに貼り付けて、括弧内を自社の情報に置き換えて使ってください。不要な項目は削除して構いません。
在籍証明書
発行日：（西暦）年 月 日
氏名：（従業員の氏名）
生年月日：（西暦）年 月 日
入社年月日：（西暦）年 月 日
雇用形態：（正社員／契約社員／パートタイマー等）
所属・役職：（部署名・役職名）
使用目的：（住宅ローン審査のため等）
上記の者は、（入社年月日）から現在まで当社に在籍していることを証明します。
（会社名）
（所在地）
（代表者または人事責任者の役職・氏名）
（担当部署・電話番号）
ファイル形式はWordで作っておくと、項目の追加や削除がしやすく、使い回しにも向いています。提出先からPDFで求められた場合は、完成したWordをPDFに変換して渡します。退職者向けに発行する場合は、「現在まで在籍」の部分を「（退職年月日）まで在籍していたことを証明します」に書き換えてください。
派遣社員から依頼された場合は派遣元が発行する
自社で働いている派遣社員から在籍証明書を頼まれた場合、発行するのは派遣先である自社ではなく、派遣元（派遣会社）です。労働者派遣は、派遣元事業主が自己の雇用する労働者を、派遣先の指揮命令を受けて派遣先のために労働に従事させる仕組みで、雇用契約を結んでいるのは派遣元だからです（出典：厚生労働省「労働者派遣事業について」）。派遣先が自社名で在籍を証明すると、雇用関係のない人について雇用主であるかのような書類を出すことになるため、依頼を受けたら派遣元に依頼するよう案内します。反対に自社が派遣元の立場であれば、発行者欄には自社の情報を書き、提出先が就業場所の記載を求める場合に限って派遣先の名称を添えます。
シーン別の在籍証明書の書き方
在籍証明書は、提出先ごとに「確認したいこと」が違います。同じテンプレートを使う場合でも、目的に合わせて追加する項目を変えると、差し戻しを減らせます。代表的な4つの場面について、書き方のポイントをまとめます。
転職先・資格登録に提出する場合
転職先が在籍証明書を求めるのは、主に職歴の確認のためです。入社年月日・雇用形態・所属部署・職種を中心に記載し、給与は求められない限り書きません。資格の登録や受験資格の確認では、実務経験の期間と業務内容が問われることが多いため、「業務内容」の欄を設けて具体的に書くと確認がスムーズです。資格団体が独自の様式を用意している場合は、そちらを使います。
すでに退職している元従業員から依頼された場合は、在籍証明書ではなく退職証明書として発行する方法もあります。退職証明書は労働基準法第22条にもとづき、本人が請求した事項について発行が義務づけられている書類なので、会社側も対応の基準を持ちやすくなります。
住宅ローン・賃貸の審査に提出する場合
金融機関や不動産会社は、勤続年数と収入の安定性を確認するために在籍証明書を求めます。入社年月日と雇用形態に加えて、年収や月給の記載を求められることが多いため、「税込年収○円（○年1月から12月の実績）」のように、金額の対象期間を明記します。入社して間もなく1年分の実績がない場合は、見込み額を書くのではなく、実績の期間と月額給与を書いたうえで、提出先に扱いを確認するのが安全です。
金融機関によっては、勤務先に電話で在籍を確認することがあります。証明書に担当部署と電話番号を載せ、社内の電話受付担当にも「在籍確認の問い合わせが来る可能性がある」と共有しておくと、確認がスムーズです。
在留資格の手続きに使う場合
外国籍の従業員が在留資格の更新や変更の手続きをする際、勤務先の在籍や雇用条件を証明する書類を求められることがあります。必要な書類は在留資格の種類や手続きによって異なるため、出入国在留管理庁の案内で最新の提出書類を確認し、指定がある場合はそれに従います。自社で作成する場合は、氏名を在留カードやパスポートと同じ表記にそろえ、雇用形態・雇用期間・職務内容・報酬を正確に書くことが大切です。
保育所の申請など自治体の手続きに使う場合
保育所の利用申請では、在籍証明書ではなく自治体の「就労証明書」の様式で提出を求められるのが一般的です。就労証明書では勤務日数・勤務時間・休憩時間など、在籍証明書よりも細かい就労状況を記入します。就労証明書については、こども家庭庁が標準的な様式をPDFとExcelで公開しており、自治体がこの様式を原則として使用するための法令上の措置も取られています（出典：こども家庭庁「「就労証明書」に関する情報」）。ただし、自治体独自の項目が加わっている場合や記入方法の案内が異なる場合もあるため、従業員から依頼を受けたら、まず申請先の自治体と様式を確認してもらいましょう。
| 場面 | 追加したい項目 | 様式の確認先 |
|---|---|---|
| 転職・資格登録 | 職種、業務内容、在籍期間 | 転職先、資格団体 |
| 住宅ローン・賃貸 | 年収（対象期間を明記）、勤続年数、連絡先 | 金融機関、不動産会社 |
| 在留資格の手続き | 職務内容、報酬、雇用期間 | 出入国在留管理庁の案内 |
| 保育所の申請 | 勤務日数、勤務時間、休憩時間 | 申請先の自治体（就労証明書） |
発行する会社側の手順と発行台帳の作り方
在籍証明書は依頼の頻度が低い分、担当者が毎回やり方を調べ直すことになりがちです。受付から交付までの流れを決め、発行した記録を台帳に残しておくと、担当者が変わっても同じ品質で対応できます。
- 依頼の受付：依頼者の氏名、社員番号、提出先、使用目的、提出期限、指定様式の有無を確認する。
- 記載内容の確定：本人が求める項目を確認し、それ以外の情報は載せない。
- 従業員情報との照合：入社日・雇用形態・所属・給与を、人事記録や給与台帳と突き合わせる。
- 発行者の確認と押印：責任者が内容を確認し、提出先が求める場合は押印する。
- 交付と記録：本人に交付し、発行日・提出先・記載項目・担当者を台帳に記録する。
発行台帳には、「発行日」「対象者」「書類名」「提出先・目的」「記載した項目」「発行担当者」「確認者」の列を用意しておけば十分です。再発行の依頼が来たときに前回の内容をすぐ確認でき、同じ従業員に食い違う内容の証明書を出してしまうことも防げます。台帳は個人情報を含むため、閲覧できる人を人事・総務の担当者に限定してください。
手順のうち最も時間がかかり、ミスも起きやすいのが「従業員情報との照合」です。入社日は人事ファイル、雇用形態は雇用契約書、給与は給与ソフトというように情報が分散していると、1枚の証明書を作るために複数の資料を開くことになります。従業員情報を1つのデータベースにまとめておけば、証明書に限らず入退社手続きや社会保険の届出でも同じ情報を使い回せるため、労務業務全体の手間を減らせます。
発行時によくある失敗と注意点
在籍証明書のトラブルの多くは、「提出先の確認不足」「記載内容の誤り」「必要以上の個人情報の記載」の3つから起こります。よくある失敗と、その改善例を表にまとめました。
| よくある失敗（Before） | 改善した対応（After） |
|---|---|
| 提出先の指定様式を確認せず、自社様式で発行して差し戻された | 受付時に「提出先」「指定様式の有無」を必ず聞き、様式があればそれに記入する |
| 入社日を正社員登用日で書き、ローン審査で勤続年数が短く扱われた | 入社日と雇用形態の変更日を分けて記載し、雇用契約書の日付と照合する |
| 年収の欄に見込み額を書き、源泉徴収票の金額と食い違った | 実績額と対象期間を記載し、税込か手取りかも明記する |
| 本人が求めていない住所や家族構成まで記載した | 記載項目を本人と事前に確認し、提出先が求める項目だけを載せる |
| 第三者から直接依頼を受け、本人に確認せず発行した | 原則として本人からの依頼にもとづいて発行し、本人に交付する |
| 発行記録を残さず、再発行時に前回と違う内容で出した | 発行台帳に記載項目と担当者を残し、再発行時に参照する |
個人情報の扱いについては、在籍証明書に記載する氏名・生年月日・給与などは個人情報保護法上の個人情報にあたります。個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人データを第三者に提供する際は原則として本人の同意が必要とされています（出典：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」）。本人の依頼を受けて本人に交付する運用にしておけば、提出先への情報提供も本人の意思にもとづくものになり、判断に迷いにくくなります。
また、退職証明書については、労働基準法第22条第3項で労働者が請求しない事項を記入してはならないと定められています。在籍証明書には同じ規定はありませんが、本人が求めていない情報を載せない考え方は共通して有効です。
テンプレート利用時の著作権・利用規約の確認ポイント
インターネットで配布されている在籍証明書テンプレートを使うときは、配布元の利用規約を確認してから使いましょう。社内で書類を作る目的なら使用を認めているサイトがほとんどですが、次のような条件が付いている場合があります。
- テンプレートファイル自体の再配布や販売の禁止
- 改変の範囲の制限や、配布元表記を残す条件
- 会員登録や、特定サービスの利用者に限った提供
- テンプレートの内容の正確性について配布元が責任を負わない旨の免責
書類の書式そのものは創作性が低く、著作物にあたらない場合も多いと考えられていますが、デザイン性のあるレイアウトや解説文を含むファイルは扱いが異なることがあります。判断に迷うときは、配布元の規約に従うのが安全です。社内の標準テンプレートにする場合は、どこから入手したか、どの条件で使えるかを記録しておくと、後から確認する手間が省けます。
もう1つ注意したいのが、テンプレートが古い情報のまま配布されているケースです。会社名の表記ルールや押印の扱いは提出先の運用によって変わることがあるため、テンプレートは「形を整えるための道具」と考え、記載内容は毎回提出先の要件と照らし合わせてください。なお、本記事の法令に関する記述は一般的な情報の紹介であり、個別の法的助言ではありません。具体的な判断が必要な場合は、社会保険労務士や弁護士などの専門家にご確認ください。
よくある質問（FAQ）
Q1. 在籍証明書と在職証明書は同じ書類ですか？
A. 実務上はほぼ同じ意味で使われています。どちらも法律上の定義や様式はなく、会社によって呼び方が異なるだけのことが多いです。提出先が指定する名称に合わせて作成すれば問題ありません。
Q2. 会社は在籍証明書の発行を断ることができますか？
A. 在籍証明書には法律上の発行義務の規定がなく、会社の任意の対応とされています。ただし退職した方が請求する退職証明書は、労働基準法第22条により会社に交付義務があります。在籍証明書を断られた場合は、退職証明書で代わりになるか提出先に確認するとよいでしょう。
Q3. パートやアルバイトでも在籍証明書は発行できますか？
A. 発行できます。雇用形態を問わず、在籍している事実を証明する書類なので、雇用形態の欄に「パートタイマー」「アルバイト」などと記載します。有期雇用の場合は契約期間も添えると、提出先が確認しやすくなります。
Q4. 在籍証明書に有効期限はありますか？
A. 書類自体に法律上の有効期限はありませんが、提出先が「発行から○か月以内」などの期限を設けていることがあります。依頼を受けたら提出期限と有効期限を確認し、提出日に近いタイミングで発行するのがおすすめです。
Q5. 在籍証明書に押印は必要ですか？
A. 法律上の決まりはなく、提出先の運用によって異なります。金融機関や官公庁の手続きでは会社印の押印を求められることもあるため、事前に確認してください。PDFなどの電子データで受け付ける提出先であれば、電子データで交付できる場合もあります。
Q6. 在籍証明書の発行を効率化する方法はありますか？
A. 基本のテンプレートと発行台帳を用意し、受付から交付までの手順を決めておくのが第一歩です。依頼が多い場合や入退社手続きの負担も大きい場合は、従業員情報を一元管理できる労務管理システムを使うと、証明書に必要な情報を正確に取り出しやすくなります。
まとめ｜在籍証明書をスムーズに発行するための4つのこと
在籍証明書は法定の様式がない分、提出先の要件と本人の希望に合わせて内容を決める必要があります。最後に、押さえておきたいポイントを整理します。
- 依頼を受けたら、提出先・使用目的・指定様式の有無・提出期限を最初に確認する。
- 基本項目（氏名、入社年月日、雇用形態、発行者）に、提出先が求める項目だけを追加する。
- 本人が求めていない情報は載せず、本人からの依頼にもとづいて本人に交付する。
- 発行台帳と従業員情報の一元管理で、担当者が変わっても同じ品質で発行できる状態をつくる。
証明書の依頼が増えてきた、入退社や社会保険の手続きと合わせて担当者の負担が大きいと感じている場合は、労務管理システムで従業員情報をまとめる方法を比較してみてください。
参考文献
- 厚生労働省「確かめよう労働条件：自己都合の退職の際、退職勤務証明書を請求できますか？方法は？」
- e-Gov法令検索「労働基準法」
- 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」
- 厚生労働省「労働者派遣事業について」
- こども家庭庁「「就労証明書」に関する情報」
