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勤怠管理システムとは？機能と選び方をわかりやすく解説

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  • 勤怠管理システムの基本機能と労働時間の法令対応ポイントがわかる
  • 業種別の活用シーンと導入時に比較すべき基準を紹介
  • 導入でよくある失敗パターンと法務上の注意点を解説

「キングオブタイムという名前をよく見かけるが、そもそも勤怠管理システムとは何をしてくれるサービスなのか」「紙のタイムカードやExcelでの管理から切り替えたいが、何を基準に選べばよいか分からない」といった悩みを持つ人事・総務担当者は少なくありません。勤怠管理システムは、従業員の出退勤や休暇の記録を自動化し、労働時間を適正に把握するための仕組みとして、企業規模を問わず導入が進んでいます。本記事では、勤怠管理システムの基本的な仕組みと機能、業種別の活用シーン、導入前に確認しておきたい法務上の注意点や比較の基準までを整理します。

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目次

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  1. 勤怠管理システムとは(仕組みと基本機能)
  2. なぜ企業に勤怠管理システムが必要とされているのか
  3. 勤怠管理システムの主な機能
  4. 業種別に見る勤怠管理システムの活用シーン
  5. 勤怠管理システムを選ぶときに比較すべきポイント
  6. 勤怠管理システム導入前に確認したい法務上の注意点
  7. 勤怠管理システム導入でよくある失敗パターン3つ
  8. よくある質問(FAQ)
  9. まとめ｜今日からできる5つのこと
  10. 参考文献

勤怠管理システムとは(仕組みと基本機能)

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や休憩・休暇の状況を記録し、労働時間を自動で集計・管理するクラウドサービスやソフトウェアの総称です。従業員がPC・スマートフォン・ICカードなどで打刻すると、そのデータがシステム上に自動で反映され、残業時間や有給休暇の消化状況などをリアルタイムに把握できる仕組みになっています。総務省の調査でも、企業のクラウドサービス全般の利用率は年々拡大しており、全社または一部事業所・部門での利用を合計すると2024年時点で80.6%に達しているとされ、勤怠管理を含む業務システムのクラウド化は企業活動に不可欠な存在として浸透しています(総務省「令和7年版情報通信白書」2025年7月、https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r07/html/nd111210.html 2026年8月8日取得)。

国内で広く利用されているクラウド型勤怠管理システムの一つに、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME(キングオブタイム)」があります。キングオブタイムという読み方・表記で検索されることも多いこのサービスは、勤怠管理システムの基本的な仕組みを理解するうえでの代表例としてよく取り上げられますが、本記事は特定の製品の利用を推奨するものではなく、勤怠管理システムというサービス形態全般の仕組み・選び方を中立的に整理することを目的としています。

なぜ企業に勤怠管理システムが必要とされているのか

企業が勤怠管理システムを導入する最大の理由は、労働時間の客観的な把握が法令上の対応事項として位置づけられているためです。厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」において、使用者が労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し記録する方法として、自ら現認するほか、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とすることを原則とする考え方を示しています(厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」平成29年1月20日、https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html 2026年8月8日取得)。

紙のタイムカードや自己申告制のみで労働時間を管理していると、実際の労働実態との食い違いが生じやすく、長時間労働の見落としや残業代の払い漏れといったトラブルにつながりかねません。勤怠管理システムを使えば、打刻データをそのまま客観的な記録として保存できるため、労働時間の適正把握という観点で、記録の正確性と業務効率化を同時に実現しやすくなります。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムは、打刻・シフト管理・休暇管理・集計・給与連携という一連の業務を1つのシステムで一元管理できる点が特徴です。製品によって搭載機能や操作性は異なりますが、代表的な機能は次のとおりです。

機能 概要
打刻機能 PC・スマートフォン・ICカード・生体認証など、複数の方法で出退勤時刻を記録する機能
シフト管理 従業員ごとの勤務シフトを作成・調整し、希望休や欠員をシステム上で管理する機能
休暇管理 有給休暇の残日数や取得状況を自動で管理し、取得漏れを防ぐ機能
集計・レポート 残業時間・深夜労働・休日出勤などを自動集計し、法定基準への抵触を早期に把握する機能
給与ソフト連携 集計した勤怠データを給与計算ソフトに連携し、手入力によるミスや工数を削減する機能
承認ワークフロー 残業申請や休暇申請をシステム上で承認・差し戻しできる機能

業種別に見る勤怠管理システムの活用シーン

勤怠管理システムは、製造業・小売・サービス業・IT・SaaS業など、働き方の異なる業種でそれぞれ異なる機能が重視される傾向があります。代表的な3業種の活用シーンを整理します。

  • 製造業 交代制シフトや複数拠点での勤務が多く、拠点ごとの打刻データを一元管理できる点や、深夜・休日勤務の自動集計機能が重視されます。工場のICカード入退場記録と連携させ、客観的な記録として労働時間を把握するケースも見られます。
  • 小売・サービス業 多店舗展開やパート・アルバイトの比率が高い業態では、店舗ごとのシフト作成のしやすさと、スマートフォンからの打刻対応が重視されます。急なシフト変更や欠員が発生しやすいため、シフト管理機能の柔軟性が選定の決め手になりやすい業種です。
  • IT・SaaS企業 フレックスタイム制やリモートワークを併用する企業が多く、勤務場所を問わない打刻方法や、フレックス・裁量労働制など多様な勤務形態への対応可否が重視されます。

勤怠管理システムを選ぶときに比較すべきポイント

勤怠管理システムの選定では、打刻方法の多様性・他システムとの連携・法改正への対応スピード・サポート体制・セキュリティ対応の5つの観点を確認することが重要です。KING OF TIMEのようにICカードや生体認証など複数の打刻方法に対応する製品もあれば、シンプルなPC打刻に特化した製品もあり、自社の働き方に合った打刻方法をカバーしているかが最初の確認ポイントになります。

次に確認したいのが、給与計算ソフトや人事システムとの連携です。勤怠データを手入力で給与ソフトに移す運用が残っていると、入力ミスや工数の増加につながるため、既存の給与・人事システムとスムーズに連携できるかどうかは比較の重要な軸になります。また、労働基準法や労働時間に関するルールは改正されることがあるため、法改正に応じて機能がアップデートされる体制が整っているか、トラブル時に相談できるサポート窓口があるかも確認しておくと安心です。データの保管場所やアクセス権限の設定など、セキュリティ面の対応状況も、従業員の勤怠データという個人情報を扱う以上、比較の際に見落とせない観点です。導入コストは製品や契約プランによって変動するため、正式な金額は各製品の公式サイトで確認する必要があります。

複数の勤怠管理システムを比較検討したい場合は、打刻方法や機能、対応規模といった観点から代表的なサービスの特徴を一覧で確認できると効率的です。以下の記事では、企業規模別に勤怠管理システムを比較して紹介しています。

勤怠管理システム導入前に確認したい法務上の注意点

勤怠管理システムは従業員の出退勤時刻という個人情報を取り扱うため、個人情報保護法の観点からの整理が必要です。個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人情報取扱事業者に対し、取得した個人データについて漏えい・滅失・毀損の防止など安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることを求めており、勤怠データについても、アクセス権限の設定や保管期間の管理など、社内での取り扱いルールを整備しておくことが望まれます(個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」平成28年11月(令和8年4月一部改正)、https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/ 2026年8月8日取得)。

また、前述の労働時間の適正な把握に関するガイドラインでは、記録した労働時間の記録を基礎として、賃金台帳を適正に作成することも求められています。勤怠管理システムを導入する際は、記録したデータをいつまで保管するか、退職者のデータをどう取り扱うかといった運用ルールも、システム選定時にあわせて検討しておくとよいでしょう。

本記事の内容は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の法的判断を行うものではありません。自社の運用が関連法令に適合しているかどうかは、社会保険労務士や弁護士など専門家に確認することをおすすめします。

勤怠管理システム導入でよくある失敗パターン3つ

勤怠管理システムの導入でよく見られる失敗は、打刻方法が現場の働き方と合っていないこと、既存の給与ソフトとの連携を確認せずに導入してしまうこと、比較検討をせずに1社だけの説明で決めてしまうことの3つです。それぞれの具体例と回避策を整理します。

  • 失敗1:打刻方法が現場の働き方に合っていない 店舗や工場など、従業員が個人のスマートフォンを常時持ち歩けない現場でスマートフォン打刻のみの製品を導入すると、打刻漏れが多発する原因になります。ICカードや生体認証、共有端末での打刻など、現場の実態に合った打刻方法に対応しているかを事前に確認する必要があります。
  • 失敗2:給与ソフトとの連携を確認せず導入してしまう 勤怠データの集計はできても、既存の給与計算ソフトへの連携形式が合わず、結局手入力での転記作業が残ってしまうケースです。導入前に、自社が使用している給与・人事システムとの連携実績や連携方法を確認しておくことが欠かせません。
  • 失敗3:比較検討をせず1社の説明だけで決めてしまう 検索して最初に見つけた製品や、知名度だけで導入を決めてしまい、自社の勤務形態(シフト制・フレックス制など)に必要な機能が不足していたと後から気づくケースです。複数の製品を機能・連携・サポート体制の観点で比較したうえで選定することが重要です。

よくある質問(FAQ)

Q1. 勤怠管理システムとは何ですか？

A. 勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や休憩・休暇の状況を記録し、労働時間を自動で集計・管理するクラウドサービスやソフトウェアの総称です。紙のタイムカードやExcelでの手作業管理に代わり、打刻データを客観的な記録として保存できる点が特徴です。

Q2. 「KING OF TIME(キングオブタイム)」とはどのようなサービスですか？

A. 「KING OF TIME(キングオブタイム)」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド型勤怠管理システムの名称です。本記事では、特定の製品の利用を推奨するものではなく、勤怠管理システムというサービス形態全般の仕組みや選び方を中立的に解説しています。

Q3. 勤怠管理システムにはどのような打刻方法がありますか？

A. PCのブラウザやスマートフォンアプリからの打刻に加え、ICカード打刻、生体認証(指紋・顔認証)による打刻、ビジネスチャットと連携した打刻など、製品によって多様な方法が用意されています。現場の働き方に合った打刻方法に対応しているかを確認することが重要です。

Q4. 勤怠管理システムを導入するときに比較すべきポイントは何ですか？

A. 打刻方法の多様性、給与・人事システムとの連携、法改正への対応スピード、サポート体制、セキュリティ対応の5点を軸に比較することをおすすめします。代表的な製品の特徴を比較ポイントとあわせて確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

Q5. 勤怠管理システムの導入に補助金は使えますか？

A. 中小企業・小規模事業者向けの「デジタル化・AI導入補助金」では、勤怠管理システムのようなITツールの導入費用やクラウドサービスの利用料金の一部が補助対象となる枠が用意されています。対象要件や補助率は毎年見直されるため、申請時は事務局の公式サイトで最新情報を確認してください。

Q6. 勤怠管理システムと給与計算システムの違いは何ですか？

A. 勤怠管理システムは、出退勤時刻や休暇の記録・集計を主な役割とするのに対し、給与計算システムは、その勤怠データをもとに給与や社会保険料を計算することを主な役割としています。両者を連携させることで、勤怠データを手入力せずに給与計算へ反映できるようになります。

まとめ｜今日からできる5つのこと

  1. 勤怠管理システムが労働時間の客観的な把握という法令上の対応事項に関わることを理解する
  2. 自社の勤務形態(シフト制・フレックス制・リモートワークなど)に合った打刻方法を確認する
  3. 打刻方法の多様性・給与システムとの連携・サポート体制・セキュリティ対応の観点で複数の勤怠管理システムを比較する
  4. 従業員の勤怠データという個人情報の取り扱いルール(保管期間・アクセス権限)を整備する
  5. 導入コストや補助金の対象要件は各製品・事務局の公式サイトで最新情報を確認する

勤怠管理システムは、労働時間の適正な把握という法令上の要請と、日々の勤怠管理業務の効率化を同時に実現できる仕組みです。一方で、打刻方法や連携機能を確認せずに導入すると、現場に定着しないまま形だけの導入で終わってしまうこともあります。自社の勤務形態や既存システムとの相性を踏まえ、複数の製品を比較したうえで選定を進めましょう。

参考文献

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