仕事をらくにする5つのアプローチ
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- 仕事をらくにする5つのアプローチがわかる
- 最初に検討すべきアプローチがわかる
- DX視点での実践法がわかる
「仕事をらくにしたい」と思っても、具体的に何をすればよいのか分からず、日々の業務に忙殺されてしまうことがあります。仕事や業務の負担を減らすには、いくつかの代表的なアプローチがあります。本記事では、「らくする」ための5つのアプローチと、DX視点での実践法を解説します。
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仕事をらくにする5つのアプローチ
業務をやめる、標準化する、自動化する、外部に委託する、ツールを活用するという5つが、仕事や業務の負担を減らす代表的なアプローチです。
| アプローチ | 内容 |
|---|---|
| 1.やめる | 目的が薄れた業務そのものをなくす |
| 2.標準化する | 担当者ごとに異なる進め方を統一する |
| 3.自動化する | 定型的な作業をツールに任せる |
| 4.外部に委託する | 専門性の高い業務を外部の専門家に任せる |
| 5.ツールを活用する | 検索・共有等の手間を減らす仕組みを導入する |
最初に検討すべきは「1.やめる」です。負担を減らす方法を考える前に、その業務自体が今も必要かどうかを見直すことで、そもそも負担そのものをなくせる場合があります。
DX視点での実践法
5つのアプローチのうち、標準化・自動化・ツール活用は、DXの取り組みと直接結びつきます。紙の文書を探す時間が業務の負担になっている場合、文書を電子化し検索しやすくすることは、標準化とツール活用を同時に進める実践的な方法です。
業務の性質に応じたアプローチの選び方
頻度が高く判断の余地が少ない業務は自動化・標準化に向き、頻度が低く専門知識が必要な業務は外部委託に向くというように、業務の性質によって適したアプローチは変わります。5つのアプローチをやみくもに当てはめるのではなく、対象業務の特徴を見極めることが重要です。
毎日・毎週発生し、判断基準が明確に決まっている業務(定型的なデータ入力、決まったフォーマットの書類作成等)は、自動化や標準化の効果が出やすい領域です。一方、頻度は低いものの専門的な知識や資格が必要な業務(税務申告、法務チェック等)は、社内で無理に自動化しようとするより、外部の専門家に委託する方が、品質とコストのバランスが取れることが多くあります。また、頻度が高くても、その都度状況に応じた判断が必要な業務(顧客からの個別問い合わせ対応等)は、単純な自動化にはなじみにくく、判断を支援するための情報(過去の対応履歴等)を検索しやすく整理しておく、というツール活用の形が適しています。自社の業務を洗い出す際は、頻度と判断の必要性という2つの軸で整理すると、どのアプローチが向いているかを判断しやすくなります。
個人でできる「らくする」の工夫
組織的な仕組みの見直しを待たなくても、個人の工夫で負担を減らせる場面もあります。特に、繰り返し発生する自分専用の作業は、周囲の合意を得なくても改善に着手しやすい領域です。
例えば、メールやチャットで頻繁に送る定型文をテンプレートとして保存しておくだけでも、同じ文章を毎回考えて入力する手間を減らせます。また、よく使うファイルや資料を、探しやすいフォルダ構成・命名規則で保管しておくことも、個人レベルでできる標準化の一種です。毎日の作業の中で「これは何度も同じ手順を繰り返している」と感じる瞬間があれば、その場でメモしておき、後でまとめて見直す習慣をつけると、自動化やツール活用を検討する材料が自然と蓄積されていきます。個人の工夫で改善できる範囲には限界がありますが、小さな改善を積み重ねる中で見えてきた課題を、組織全体の業務改善の提案につなげていくという流れも、「らくする」を継続的に進めるうえで有効な進め方です。
「らくする」でよくある失敗パターン3つ
やめる検討を省略してすぐ自動化に進む、複数のアプローチを同時に試して混乱する、負担が減ったかどうかを確認しないという3つが、「らくする」でよく見られる失敗の典型です。
失敗パターン1:やめる検討を省略してすぐ自動化に進む。不要な業務まで自動化してしまい、余計な仕組みが増えるケースです。まず業務自体の必要性を見直すことが回避策になります。
失敗パターン2:複数のアプローチを同時に試して混乱する。標準化・自動化・外部委託を同時に進め、現場が対応しきれなくなるケースです。1つずつ順番に進めることが回避策になります。
失敗パターン3:負担が減ったかどうかを確認しない。取り組みを実施した後、実際に効果があったかを検証しないケースです。負担の変化を確認することが回避策になります。
組織の規模によって変わる「らくする」の進め方
5つのアプローチのうち、どれを優先すべきかは、組織の規模によっても変わってきます。従業員数十名程度の小規模な組織と、数百名を超える中堅・大企業では、業務の分業の度合いや意思決定にかかる時間が大きく異なるため、同じ「らくする」という目的でも、実際に取り組みやすい手段には違いが出ます。
小規模な組織では、1人が複数の業務を兼務していることが多く、業務の担当範囲がそもそも柔軟です。このため、「やめる」「標準化する」といった、大きな投資を伴わないアプローチから着手しやすい傾向があります。担当者自身が業務の要否を判断できる立場にあることも多く、現場の合意さえ取れれば、比較的短期間で見直しに着手できます。一方で、専任の情報システム担当者がいないケースも多いため、自動化やツール導入を進める際は、操作が複雑すぎない仕組みを選び、日々の運用を無理なく回せる体制を優先することが実務上のポイントになります。
これに対し、部署数が多い中堅・大企業では、業務が細分化され、担当者ごとに手順が固定化しやすいという特徴があります。そのため、個人の工夫だけで負担を減らすには限界があり、部署をまたいだ標準化や、全社共通のツール活用が効果を発揮しやすくなります。ただし、部署間の調整に時間がかかることも多いため、いきなり全社展開を目指すのではなく、まず1つの部署で試験的に運用し、効果を確認したうえで他部署へ広げていくという段階的な進め方が、混乱を避けるうえで有効です。外部委託についても、規模が大きい組織ほど委託先の選定や契約に関わる部署が増えるため、委託の範囲や責任分担をあらかじめ明確にしておくことが、後々のトラブルを防ぐことにつながります。
「らくする」を組織に定着させるための進め方
負担を減らす取り組みは、一度実施して終わりではなく、継続的に見直していく仕組みを整えることで、組織に定着しやすくなります。単発の改善で終わってしまうと、担当者が異動・退職した際に元の負担の多いやり方に戻ってしまうことも少なくありません。
定着させるための第一歩は、見直した業務の手順を、誰が担当しても同じように再現できる形で残しておくことです。口頭での引き継ぎや個人のメモだけに頼らず、簡単なマニュアルや手順書として整理しておくと、担当者が変わっても負担を減らした状態を維持しやすくなります。あわせて、定期的に業務の棚卸しを行う機会を設けることも重要です。四半期に一度など、決まったタイミングで「今の業務のやり方に無駄がないか」を振り返る場を設けておくと、新たに発生した負担の多い業務にも早めに気づきやすくなります。
また、負担を減らす取り組みを個人や特定の部署だけの活動にせず、組織としての方針として位置づけることも、定着を後押しします。経営層や管理職が「業務の負担を減らすことは重要な取り組みである」という姿勢を示し、現場の改善提案を拾い上げる仕組みを用意しておくことで、現場の担当者も安心して業務の見直しを提案しやすくなります。小さな改善であっても、それが評価される文化があれば、5つのアプローチを使った「らくする」の取り組みは、一時的なプロジェクトではなく、日常の業務運営の一部として根づいていきます。
アプローチを選ぶ前に確認しておきたいこと
5つのアプローチのどれを選ぶかを検討する前に、対象業務の現状を具体的に把握しておくことが、遠回りを避けるうえで役立ちます。「なんとなく負担が大きい」という感覚だけで手段を決めてしまうと、実際には効果の薄いアプローチに時間を使ってしまうことがあるためです。
具体的には、対象業務に週あたり・月あたりどの程度の時間を使っているか、その業務は誰が担当していて、担当者が不在のときに代わりが務まるか、業務の手順が文書化されているか口頭伝承になっているか、といった点を洗い出しておくとよいでしょう。時間を多く使っていても、代わりの担当者が務まらず属人化している業務は、自動化やツールの導入よりも先に、手順の標準化から着手する必要があります。逆に、手順自体はすでに明確でも時間がかかっている業務は、自動化やツール活用による効率化の効果が出やすい領域です。
また、業務を洗い出す作業は、担当者本人だけで行うと見落としが生じやすいため、上長や他部署のメンバーも交えて確認すると、思わぬ重複作業や、すでに不要になっている手順が見つかることもあります。こうした事前の棚卸しに一定の時間をかけることは、遠回りに感じられるかもしれませんが、結果的にはアプローチの選択を誤って手戻りが発生するリスクを減らし、限られたリソースを効果の高い取り組みに集中させることにつながります。
業種別に見る「らくする」の具体例
5つのアプローチをどう組み合わせるかは、業種によって重点の置き方が変わります。同じ「標準化」でも、扱う情報の種類や業務の繰り返し方が異なれば、実際に効果が出やすい範囲も違ってきます。ここでは代表的な業種を例に、どのアプローチから着手しやすいかを整理します。
製造業では、原材料の発注や在庫の確認といった定型的な業務が多く発生しやすいため、自動化やツール活用による効率化の余地が比較的大きい傾向があります。一方で、品質検査や工程管理のように専門的な判断が必要な業務は、無理に自動化を進めるより、判断の基準を文書として標準化し、担当者が変わっても同じ水準を保てるようにすることが優先されやすい領域です。小売業やサービス業では、店舗ごと・担当者ごとに接客や在庫管理の手順が異なっているケースが多く、まず標準化に着手し、そのうえで共通のツールを導入して情報共有の手間を減らすという順序が取り組みやすい流れになります。専門的な相談対応が中心となる業種(会計・法務関連の実務等)では、コア業務そのものは自動化になじみにくいため、契約書の管理や日程調整といった周辺業務から外部委託やツール活用を進め、専門性が求められる業務に時間を充てられるようにする進め方が有効です。
いずれの業種にも共通して言えるのは、コア業務(自社の付加価値に直結する業務)と周辺業務(誰が担当しても品質に大きな差が出にくい業務)を分けて考えることの重要性です。周辺業務から着手すれば、コア業務の品質を落とすリスクを抑えながら、負担を減らす効果を実感しやすくなります。自社の業務がどちらに近いかを整理したうえで、5つのアプローチのどれを優先するかを検討すると、業種特有の事情に合わせた進め方が見えてきます。
「らくする」の効果を測る指標の考え方
取り組みの効果を確認しないまま次の施策に進んでしまうと、本当に負担が減っているのかが分からなくなります。効果を測る際は、感覚的な印象だけに頼らず、できるだけ具体的な指標で前後を比較することが望ましいです。
代表的な指標としては、対象業務にかかる作業時間の変化が挙げられます。取り組みの前後で、同じ業務にどれくらいの時間がかかっているかを記録しておくと、効果の有無を客観的に確認しやすくなります。あわせて、業務のミスや手戻りの発生回数も参考になる指標です。標準化や自動化によって手順のばらつきが減れば、入力ミスや確認漏れといった手戻りの回数も減少しやすくなります。時間や回数のように数値化しやすい指標に加え、担当者自身が感じる負担感の変化も、簡単なアンケートやヒアリングで把握しておくと、数値だけでは見えにくい実感を補うことができます。
指標を設定する際の注意点として、あまりに多くの項目を一度に測ろうとすると、測定自体が新たな負担になってしまうことがあります。対象業務にとって特に重要な指標を1つか2つに絞り、取り組みの前に必ず現状値を記録しておくことが、後から効果を振り返るうえで欠かせません。効果測定の結果、期待したほどの改善が見られなかった場合は、選んだアプローチが業務の性質に合っていなかった可能性を疑い、前述の「業務の性質に応じたアプローチの選び方」に立ち返って見直すことも、継続的な改善につながる進め方です。
よくある質問(FAQ)
Q1. 仕事をらくにする5つのアプローチとは何ですか?
A. 業務をやめる、標準化する、自動化する、外部に委託する、ツールを活用するという5つです。
Q2. 最初に検討すべきアプローチはどれですか?
A. 「やめる」です。業務自体が今も必要かを見直すことで、負担そのものをなくせる場合があります。
Q3. DXと直接結びつくアプローチはどれですか?
A. 標準化・自動化・ツール活用の3つが、DXの取り組みと直接結びつきます。
Q4. 文書を探す時間が負担になっている場合はどうすればよいですか?
A. 文書を電子化し検索しやすくすることが、標準化とツール活用を同時に進める実践的な方法です。
Q5. 複数のアプローチを同時に進めてもよいですか?
A. 現場が対応しきれなくなるおそれがあるため、1つずつ順番に進めることが望ましいです。
Q6. 取り組みの効果はどのように確認すればよいですか?
A. 実施後に負担が実際に減ったかどうかを確認することが重要です。
まとめ｜今日からできる3つのこと
- まず業務の必要性を見直す:やめられる業務を確認します。
- 1つずつアプローチを試す:同時に複数進めません。
- 負担の変化を確認する:実施後に検証します。
