らくするとは？仕事・業務の負担を減らす5つのアプローチとDX視点の進め方

「もっと仕事をらくにしたい」と思っても、何から手をつければよいのか分からないまま、毎日の業務に追われてしまうことは少なくありません。「らくする」は手を抜くことではなく、成果を落とさずに、ムダな手間や負担を減らすことです。やり方しだいで、残業の削減やミスの防止、担当者に仕事が集中する属人化の解消にもつながります。

この記事では、業務をらくにするための考え方を「やめる・減らす・任せる」の3つの方向性に整理し、自動化・標準化・外部委託・情報共有・ペーパーレス化の5つのアプローチ、DX視点での進め方、よくある失敗パターン、業種別の始め方までを、厚生労働省や中小企業庁などの公的資料をもとに解説します。まずは下の質問で、今いちばん負担に感じている業務を選んでみてください。

目次

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1. 「らくする」の最初の一歩は、経費精算の自動化
2. 「らくする」とは｜業務負担を減らす3つの方向性
3. 仕事をらくにする5つのアプローチ
4. DX視点で見る「らくする」の実践ステップ
5. 個人の仕事の進め方で「らくする」3つの工夫
6. 「らくする」でよくある失敗パターン
7. 業種別に見る「らくする」の始め方
8. よくある質問（FAQ）
9. まとめ
10. 参考文献

「らくする」の最初の一歩は、経費精算の自動化

仕事をらくにしたいとき、最初に取り組みやすいのは「毎月必ず発生し、手順が決まっていて、多くの社員が関わる事務作業」です。その代表例が経費精算です。申請する社員は領収書を集めて金額や日付を入力し、上司は内容を確認して承認し、経理担当者は規程との照合や会計ソフトへの転記を行います。1件あたりの手間は小さくても、関わる人数と件数が多いため、会社全体では大きな負担になりやすい業務です。

経費精算は手順がはっきりしているため、システム化による効果が見えやすく、「らくする」取り組みの最初の成功体験を作りやすい分野でもあります。手作業のまま対応する場合と、経費精算システムで自動化する場合の違いを整理すると、次のようになります。

工程	手作業のまま対応する場合	システムで自動化する場合
領収書の入力	金額・日付・支払先を手で転記する。入力ミスが起きやすい	スマートフォンで撮影すると読み取り機能で項目が入力される製品が多い
交通費の計算	経路と運賃を都度調べて記入する	乗換案内や交通系ICカードの履歴と連携して自動計算できるものがある
承認	紙の回覧や押印で、上司の不在時に止まりやすい	オンラインで承認でき、進み具合も画面で確認できる
規程チェック	経理担当者が目視で上限額や科目を確認する	規程違反の可能性がある申請に警告を出す機能を持つ製品がある
会計処理・保存	会計ソフトへ再入力し、紙の領収書をファイリングする	会計ソフトへのデータ連携や、電子帳簿保存法に沿った電子保存に対応した製品がある
留意点	初期費用はかからないが、手間とミスが件数に比例して増える	利用料がかかり、社内規程や承認ルートの設定・周知が必要になる

機能や料金、対応する会計ソフトは製品によって異なります。自社の規模や承認の流れ、既存の会計ソフトとの相性を比べてから選ぶことが、導入後に「かえって手間が増えた」とならないためのポイントです。複数の経費精算システムの特徴や、使いにくいシステムを選ばないための見方は、次の記事で比較しています。

経費精算はあくまで「取り組みやすい一例」です。以下では、経費精算に限らず、あらゆる業務に当てはめられる「らくする」の考え方と進め方を順に解説します。

「らくする」とは｜業務負担を減らす3つの方向性

仕事を「らくする」とは、同じ成果を、より少ない時間・手間・心理的な負担で出せる状態にすることです。手を抜いて品質を下げることとは違い、ムダな作業やミスの原因を取り除くことで、本当に力を注ぐべき仕事に時間を使えるようにする考え方です。業務の負担を減らす方向性は、大きく次の3つに分けられます。

1. やめる：その業務自体をなくす

最も効果が大きいのは、業務そのものをやめることです。誰も読んでいない定例報告、形だけの会議、二重に管理している台帳など、「以前から続いているから」という理由だけで残っている業務は、どの職場にも少なからずあります。やめても困らない業務を見つけられれば、ツールも費用も使わずに負担をゼロにできます。

2. 減らす：手間や回数を小さくする

やめられない業務は、手間や回数を減らします。複数の作業をまとめて行う、手順を単純にする、入力項目を絞る、ツールで自動化するといった方法です。業務改善の分野では、排除（Eliminate）・結合（Combine）・交換（Rearrange）・簡素化（Simplify）の頭文字をとった「ECRS（イクルス）」という考え方がよく使われます。「やめる」がEに、「減らす」がC・R・Sに当たると考えると整理しやすくなります。

3. 任せる：人やサービスに分担する

自分や自部署で抱えなくてもよい業務は、他のメンバーや外部の専門サービスに任せます。任せるためには、誰が担当しても同じ結果が出るよう手順を整えておく必要があるため、「減らす」の取り組みとセットで進めるのが効果的です。

この3つは、上から順に検討するのが基本です。やめられる業務を自動化しても効果は小さく、手順が整っていない業務を外部に任せると、かえって確認や修正の手間が増えてしまいます。「まずやめられないか、次に減らせないか、最後に任せられないか」という順番を意識するだけで、取り組みのムダを防げます。

仕事をらくにする5つのアプローチ

3つの方向性を具体的な手段に落とし込むと、次の5つのアプローチに整理できます。どれか1つが正解というわけではなく、業務の性質によって向き不向きがあります。

アプローチ	向いている業務の例	期待できる効果	注意点
自動化	経費精算、請求書の発行、データの転記、定型メールの送信	作業時間の短縮、入力ミスの防止	手順が固まっていない業務を自動化すると、例外対応が増える
標準化	問い合わせ対応、受発注、新人への業務説明	属人化の解消、引き継ぎの負担軽減	マニュアルを作って終わりにせず、更新の担当を決める
外部委託	給与計算、記帳、コールセンター、専門性の高い単発業務	社内の人手不足の補完、専門知識の活用	委託範囲と責任分担を契約で明確にする必要がある
情報共有	進捗確認、社内の問い合わせ、会議の日程調整	確認や探す時間の削減、会議の短縮	ツールが増えすぎると、どこに情報があるか分からなくなる
ペーパーレス化	契約書、請求書、稟議書、社内申請	印刷・郵送・保管の手間とコストの削減、テレワーク対応	税務関係の書類は電子帳簿保存法の要件を確認する

自動化：繰り返しの作業を機械に任せる

自動化は、毎回同じ手順で行う作業をシステムやツールに任せる方法です。経費精算システムや請求書発行システムのような業務別のクラウドサービスのほか、パソコン上の操作を記録して再現するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）、表計算ソフトのマクロ、生成AIによる文章の下書き作成なども含まれます。効果が数字で見えやすい反面、判断が必要な例外処理が多い業務では、かえって確認の手間が増えることがあります。

標準化：誰がやっても同じ結果になる状態にする

標準化は、業務の手順やルールを決めて、担当者によるやり方の違いをなくす方法です。手順書やチェックリスト、テンプレートを用意することで、「あの人しか分からない」という属人化を防ぎ、担当者の休暇や異動の際にも業務が止まりにくくなります。標準化は自動化や外部委託の前提にもなるため、地味に見えても「らくする」取り組みの土台になるアプローチです。

外部委託：専門のサービスに任せる

給与計算や記帳、電話対応などは、専門の事業者に委託できます。社内の人手が足りない場合や、法改正への対応など専門知識が必要な業務では特に効果的です。ただし、委託した業務の最終的な責任は自社に残るため、委託範囲、納期、個人情報の取り扱いなどを契約で明確にしておく必要があります。

情報共有：探す・聞く・待つ時間を減らす

仕事の負担は、作業そのものよりも「必要な情報を探す」「担当者に聞く」「返事を待つ」時間から生まれていることが少なくありません。ビジネスチャットやグループウェア、共有フォルダの整理によって、情報の置き場所と連絡の手段をそろえるだけでも、確認のやり取りは大きく減ります。

ペーパーレス化：紙の手間をまとめてなくす

紙の書類には、印刷、押印、回覧、郵送、ファイリング、保管場所の確保といった手間がつきまといます。電子契約や電子申請、書類の電子保存に切り替えることで、これらの手間をまとめて減らせます。請求書や領収書など税務に関係する書類を電子で保存する場合は、国税庁が公表している電子帳簿保存法の要件を確認したうえで運用ルールを決めることが大切です。

DX視点で見る「らくする」の実践ステップ

DX（デジタルトランスフォーメーション）は、デジタル技術を使って業務や組織のあり方を変えていく取り組みです。大がかりなシステム刷新をイメージしがちですが、身近な業務をらくにする取り組みの積み重ねも、DXの入り口として位置づけられます。個人や小さなチームでも実践できるよう、5つのステップに分けて進め方を紹介します。

ステップ1. 業務を書き出して負担を見える化する

まず、1週間から1か月程度の業務を書き出し、それぞれに「頻度」「1回あたりの時間」「関わる人数」「負担感（面倒さやストレス）」をメモします。頭の中で「忙しい」と感じているだけでは、どこから手をつけるべきか判断できません。書き出してみると、時間はかかっていないのに毎日発生して気が散る業務や、月に1回だけれど丸1日つぶれる業務など、負担の正体が見えてきます。

ステップ2. 「やめる・減らす・任せる」に仕分ける

書き出した業務を、3つの方向性に仕分けます。「この業務をやめたら誰が困るか」を関係者に確認し、困る人がいなければやめる候補に入れます。残った業務は、手順を単純にできるか、ツールで自動化できるか、他の人や外部に任せられるかを検討します。この段階では手段を決めきる必要はなく、候補を挙げることが目的です。

ステップ3. 効果が大きく、始めやすいものを1つ選ぶ

候補の中から、「減らせる時間が大きい」かつ「関係者が少なく始めやすい」ものを1つ選びます。最初の取り組みで成果が出ると、周囲の理解が得やすくなり、次の改善にも協力してもらいやすくなります。反対に、関係部署が多く調整に時間がかかる業務から始めると、成果が見える前に取り組み自体が止まってしまうことがあります。

ステップ4. 小さく試してから広げる

ツールを導入する場合は、無料トライアルや一部の部署での試行から始めます。実際に使ってみると、「この項目は入力しづらい」「この承認ルートは例外が多い」といった課題が見つかります。小さな範囲で調整してから全社に広げることで、導入後の混乱を抑えられます。

ステップ5. 効果を確かめて次の業務へ進む

取り組みの前後で、作業時間、ミスや差し戻しの件数、担当者の負担感がどう変わったかを確認します。ステップ1で記録した数字と比べれば、効果を客観的に説明できます。1つの業務で成果が確認できたら、ステップ1のリストに戻り、次の業務に取り組みます。この繰り返しが、組織全体の業務のあり方を変えていくDXの実践になります。

個人の仕事の進め方で「らくする」3つの工夫

業務の仕組みを変える取り組みと並行して、一人ひとりの仕事の進め方を見直すだけでも負担は軽くなります。ツールの導入や組織の合意を待たずに、今日から始められる工夫を3つ紹介します。

優先順位をつけて、重要な仕事から手をつける

抱えている仕事を「重要度」と「緊急度」の2つの軸で整理すると、本当に今やるべき仕事と、後回しにしても影響が小さい仕事が見分けやすくなります。目の前の依頼に順番に対応していると、急ぎではないが重要な仕事がいつまでも進まず、結果的に締め切り間際に負担が集中しがちです。1日の始めに作業を書き出し、優先度の高いものから時間を確保するだけでも、慌ただしさは減らせます。書き出した作業のうち毎週のように繰り返すものは、前述の自動化や標準化の候補にもなります。

完璧を目指しすぎず、大きな仕事は小さく分ける

すべての仕事で100点を目指すと、細部の修正に時間をかけすぎてしまいます。社内向けの資料や途中段階の共有など、求められる完成度が高くない仕事は、一定の水準で一度提出し、意見をもらってから直す方が手戻りも少なくなります。また、「企画書を完成させる」のような大きな仕事は、「構成を決める」「必要なデータを集める」といった小さな作業に分けると、取りかかる心理的なハードルが下がり、進み具合も把握しやすくなります。

一人で抱え込まず、早めに相談する

判断に迷う仕事や、自分の担当範囲を超える量の仕事を一人で抱え込むと、負担が増えるだけでなく、問題の発見も遅れます。困った時点で上司や同僚に相談し、分担や期限の調整を早めに行うことが、結果的に仕事をらくにします。相談しやすい雰囲気や情報共有の仕組みがあるかどうかは個人の努力だけでは決まらないため、組織としての情報共有の整備とあわせて考えることが大切です。

「らくする」でよくある失敗パターン

業務をらくにする取り組みは、進め方を誤ると「前より面倒になった」と受け止められ、定着しないまま終わってしまいます。よくある失敗と、その見直し方を整理します。

失敗パターン	Before（うまくいかない進め方）	After（見直した進め方）
一気に変えすぎる	複数のツールを同時に導入し、現場が操作を覚えきれず元のやり方に戻る	1つの業務・1つのツールから始め、定着を確認してから次に進む
ツール選びから始める	評判のツールを入れたが、自社の業務の流れに合わず使われなくなる	先に業務を書き出し、解決したい負担を決めてからツールを選ぶ
ムダな業務をそのまま自動化する	不要な報告書の作成を自動化し、誰も読まない書類が増え続ける	自動化の前に「やめられないか」を必ず確認する
一部の人だけがらくになる	経理はらくになったが、申請する社員の入力の手間が増えて不満が出る	業務に関わる全員の手間を洗い出し、全体として負担が減るかを確認する
効果を確かめない	導入して満足し、実際に負担が減ったか分からないまま費用だけがかかる	導入前後の作業時間やミスの件数を比べ、効果が薄ければやり方を見直す

特に多いのが「一気に変えすぎる」失敗です。現場は日々の業務を回しながら新しいやり方を覚えなければならないため、変化が多すぎると対応しきれません。らくするための取り組みが、一時的とはいえ現場の負担を増やすことを前提に、変える範囲を絞って進めることが大切です。

業種別に見る「らくする」の始め方

負担が集中しやすい業務は、業種によって異なります。代表的な業種ごとに、最初に見直しやすい業務の例を紹介します。

業種	負担になりやすい業務	最初に試しやすいアプローチ
営業職が多い企業	外出が多く、交通費や接待費の精算がたまりやすい	スマートフォンで申請できる経費精算の自動化
小売・飲食	シフト作成、店舗間の連絡、紙の日報	シフト管理や連絡手段のデジタル化による情報共有
建設・製造	現場と事務所の往復、紙の図面や作業報告書	報告書のテンプレート化とペーパーレス化
士業・コンサルティング	顧客ごとの書類作成、請求業務、日程調整	書類の標準化と請求・日程調整の自動化
少人数のバックオフィス	経理・総務・人事を少人数で兼務している	給与計算などの外部委託と、経費精算の自動化

表を見ると、業種を問わず経費精算が負担の候補に挙がりやすいことが分かります。外回りの多い営業担当者は精算を後回しにしがちで、月末にまとめて申請すると領収書の紛失や記入ミスが増え、承認する上司や経理担当者の確認作業も集中します。社員数が少ない企業ほど、経理担当者が他の業務と兼務していることが多く、精算業務の負担が本来の仕事を圧迫しやすくなります。

「どこから始めればよいか決められない」という場合は、関わる人数が多く、毎月必ず発生する経費精算から見直すのが現実的です。申請する社員、承認する上司、処理する経理担当者の3者の手間を同時に減らせるため、社内で効果を実感してもらいやすく、次の改善に進むきっかけにもなります。自社に合う製品を選ぶ際の比較ポイントは、次の記事にまとめています。

よくある質問（FAQ）

Q. 「らくする」と「手を抜く」は何が違いますか？

A. 「らくする」は成果や品質を保ったまま、ムダな手間や負担を減らすことです。手を抜くことは成果や品質そのものを下げてしまう点で異なります。業務をらくにすることで生まれた時間を、本来力を注ぐべき仕事に使うのが目的です。

Q. 仕事をらくにするには、何から始めればよいですか？

A. まず1週間から1か月程度の業務を書き出し、頻度や時間、負担感を見える化することから始めます。そのうえで、やめられる業務がないかを最初に確認し、残った業務の中から効果が大きく始めやすいものを1つ選んで取り組みます。

Q. 仕事をらくにする5つのアプローチとは何ですか？

A. 自動化、標準化、外部委託、情報共有、ペーパーレス化の5つです。業務の性質によって向き不向きがあるため、1つに決めつけず、負担の原因に合わせて組み合わせることが大切です。

Q. なぜ経費精算から始めるのがよいのですか？

A. 経費精算は毎月必ず発生し、申請者・承認者・経理担当者と関わる人数が多く、手順も決まっているため、システム化の効果が見えやすいからです。最初の取り組みで成果を実感しやすく、次の改善にもつなげやすい業務です。

Q. 複数のアプローチを同時に進めてもよいですか？

A. 現場が新しいやり方を覚えきれず、かえって負担が増えるおそれがあるため、1つずつ順番に進めることをおすすめします。1つの取り組みが定着したことを確認してから、次の業務に進みましょう。

Q. 取り組みの効果はどのように確かめればよいですか？

A. 取り組みの前後で、作業時間、ミスや差し戻しの件数、担当者の負担感がどう変わったかを比べます。取り組みの前に数字を記録しておくと、効果を客観的に確認でき、社内への説明もしやすくなります。

まとめ

仕事を「らくする」とは、成果を保ったまま、ムダな手間や負担を減らすことです。「やめる・減らす・任せる」の順に考え、自動化・標準化・外部委託・情報共有・ペーパーレス化の5つのアプローチを、業務の性質に合わせて選びます。

• 最初に業務を書き出して、負担を見える化する
• 自動化や委託の前に、やめられる業務がないかを確認する
• 効果が大きく始めやすい業務を1つ選び、小さく試してから広げる
• 取り組みの前後で効果を確かめ、次の業務に進む

どこから始めるか迷ったら、関わる人が多く毎月発生する経費精算のような事務作業から見直すのが近道です。小さな「らくになった」を積み重ねることが、組織全体の働き方を変えるDXの第一歩になります。

参考文献

• 厚生労働省「「働き方改革」の実現に向けて」、2026年9月25日確認
• 中小企業庁「2025年版 中小企業白書（HTML版）」、2026年9月25日確認
• 国税庁「電子帳簿保存法関係」、2026年9月25日確認