バーチャルオフィスとは？費用相場・選び方・失敗パターンを解説

バーチャルオフィスとは、作業スペースを借りずに、事業用の住所や電話番号、郵便物の受け取りといったオフィスの機能だけを利用できるサービスです。名刺やホームページに自宅ではない住所を載せたい方や、法人登記の住所がほしい起業準備中の方、フリーランス、小規模法人の間で利用が広がっています。一方で、オプション料金や郵便物の転送頻度、法人口座の開設、許認可との相性など、契約前に知らないと後悔しやすい点もあります。この記事では、バーチャルオフィスの仕組みから費用の考え方、選び方、よくある失敗、登記・口座開設・許認可の注意点、怪しいと言われる理由、契約後に必要になる経理の準備までを順に解説します。

目次

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1. バーチャルオフィスとは｜住所・電話番号を使えるサービス
2. 費用相場｜月額料金と初期費用の内訳
3. バーチャルオフィスの選び方｜トータルコスト・運営会社の信頼性
4. 導入でよくある失敗パターン
5. 法人登記・銀行口座開設・許認可の注意点
6. シェアオフィス・レンタルオフィスとの違い
7. 契約後に進める手続き｜届出・記帳・経理の準備
8. よくある質問(FAQ)
9. まとめ
10. 参考文献

バーチャルオフィスとは｜住所・電話番号を使えるサービス

バーチャルオフィスとは、事業用の住所や電話番号などオフィスの機能だけを借りるサービスです。作業は自宅やカフェなどで行い、借りた住所を名刺や登記に使えるのが特徴で、作業スペースは含まれません。

主なサービス内容

サービスの範囲は運営会社やプランによって異なります。基本料金に含まれるものと、オプションとして追加料金がかかるものが分かれている点に注意が必要です。

• 住所の利用：事業用の住所をホームページ、名刺、特定商取引法に基づく表記などに記載できる
• 法人登記：会社の本店所在地として登記に使える(プランによって不可の場合あり)
• 郵便物の受け取りと転送：届いた郵便物を保管し、週1回や月1回など決まった頻度で指定先に転送する。到着の通知や、中身のスキャン送付に対応するサービスもある
• 電話番号の貸与と転送：電話番号を借りて、携帯電話などに転送する
• 電話代行：オペレーターが会社名で電話を受け、用件をメールなどで知らせる
• 会議室や来客対応：提携する会議室を借りられる、受付スタッフが来客に対応するなど

バーチャルオフィスを使う人

バーチャルオフィスを使うのは、作業場所には困っていないが、住所を公開する必要がある事業者です。自宅で仕事をするフリーランスやコンサルタント、ネットショップの運営者、これから会社を立ち上げる起業準備中の方などが代表的です。ネットショップでは特定商取引法に基づき事業者の住所を表示する必要があるため、自宅の住所を公開せずに済む点が大きな利点になります。

メリットとデメリット

メリット	デメリット
敷金や礼金、内装費が不要で、固定費を抑えやすい	作業スペースはないため、仕事場は別に確保する必要がある
自宅の住所を公開せずに済み、プライバシーを守れる	郵便物が手元に届くまでに時間がかかる場合がある
都市部の住所を使えるため、取引先への印象を整えやすい	同じ住所を多くの事業者が使っており、住所だけでは差別化しにくい
事業の拡大や移転に合わせて解約や乗り換えがしやすい	銀行口座の開設や一部の許認可で追加の確認が必要になる場合がある

契約後に毎月発生する費用と書類の記録

バーチャルオフィスは、契約して終わりではありません。月額料金やオプション、郵便物の転送実費は毎月の経費になり、届いた請求書や領収書、法人口座の入出金は帳簿に記録していく必要があります。この記録が溜まると本業の時間が削られるため、早い段階で仕組みにしておくと、決算や確定申告の時期に慌てずに済みます。

月額料金や転送の実費、法人口座の入出金を毎月記録する必要がある場合の一例が、マネーフォワード クラウド会計です。運営は株式会社マネーフォワードで、商品ページでは、金融機関の入出金データを自動で取得して帳簿・レポート・決算書を自動で作成できること、2,400社以上のサービスと連携できること、AIが仕訳の内容を学習して勘定科目を提案することが特徴として紹介されています。注意点として、ある程度の簿記知識が必要な場合もあります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「金融口座の取引明細データが自動で取り込まれ、各取引の勘定科目も自動で仕訳される。」

出典：株式会社久松農園のマネーフォワード クラウド会計 導入事例(2017年7月公開。記帳の自動化に関する利用者の声)

費用相場｜月額料金と初期費用の内訳

バーチャルオフィスの料金は、住所の立地と、郵便物の転送・電話・受付といった付帯サービスの有無で大きく変わります。公式サイトで月額数百円台のプランを案内する事業者がある一方、付帯サービスを足すと総額は増えます。

月額数百円台の最安プランには、条件が付いていることがあります。たとえば、公式サイトでは、転送なしのプランでは法人登記や郵便物の受け取りができない例や、最安プランでは受け取れる郵便物が返品・返送や税金関連の書類などに限られる例が確認できます(GMOオフィスサポート、DMMバーチャルオフィスの公式サイト、2026年10月15日確認)。料金は事業者ごと、時期ごとに変わるため、契約前に必ず最新の料金表を確認してください。

費用の項目	内容	契約前に確認すること
月額料金	住所の利用料。立地やビルで差が出る	法人登記や郵便物の受け取りが基本料金に含まれるか
初期費用	入会金、事務手数料、保証金(デポジット)など	返金される費用か、キャンペーンに最低利用期間などの条件がないか
前払い	半年や年単位の一括払いを条件にするプランがある	途中で解約したときの返金の有無
郵便物の転送	転送の頻度に応じた手数料と、郵送の実費	定期転送の頻度と、即時転送が有料オプションか
電話の貸与・代行	番号の基本料、通話料、代行の件数に応じた料金	件数超過時の追加料金
会議室・来客対応	会議室の時間料金、受付スタッフの対応	急な来訪に対応できるプランか

見落としやすいオプション料金

月額料金が安いプランほど、多くの機能がオプションとして切り分けられています。月額は最安クラスでも、定期転送と法人登記、電話転送を付けると、中価格帯のプランと変わらない総額になることがあります。自分が使う機能を先に書き出し、それをすべて含めた月額と年額で比べましょう。

電話番号を使う場合は、費用の考え方が別にあります。携帯電話の番号を使うか、インターネット回線の050番号にするかで通話料や信頼の見え方が変わるため、仕組みと選び方を050電話とは？怪しい？仕組み・費用相場・選び方を解説で確認しておくと、電話代行や転送の要否を判断しやすくなります。

バーチャルオフィスの選び方｜トータルコスト・運営会社の信頼性

バーチャルオフィスは、トータルコスト、住所、運営会社の信頼性、郵便物の扱い、契約条件の5点で選びます。住所は名刺やホームページ、登記に使うため、あとから乗り換えると変更の手間と費用がかかります。

1. 必要なサービスを洗い出し、トータルコストで比べる

まず自社に必要な機能を、「必須」「あると便利」「不要」に分けて書き出します。法人登記を予定しているか、郵便物は月にどのくらい届くか、電話番号は必要か、対面の打ち合わせはあるかといった点です。そのうえで、初期費用、月額料金、必要なオプション料金、転送の実費を合計し、1年間の総額で比べます。月額の安さだけで選ぶと、必要な機能を後から追加して結果的に割高になりやすいためです。

2. 住所のエリアとビルを確認する

住所は取引先や顧客の目に触れる情報です。事業のイメージに合うエリアか、取引先が多い地域に近いかを考えます。また、住所をインターネットで検索し、そのビルにどのくらいの数の事業者が登録しているか、過去にトラブルのあった事業者と同じ住所になっていないかも確認しておくと安心です。登記で使う場合は、建物名や階数、号室の記載を省略できるかどうかも、運営会社の案内で確認します。

3. 運営会社の信頼性を確かめる

運営会社が事業をやめたり、サービスを終了したりすると、登記や名刺の住所を変更しなければならなくなります。運営年数や運営拠点の数、会社の所在地や代表者が明示されているか、利用規約や料金表が分かりやすく公開されているかを確認しましょう。運営会社には犯罪収益移転防止法による本人確認の義務があります(後述)。契約時に本人確認書類の提出や利用目的の確認をきちんと求めるかどうかは、法令を守って運営しているかを見る目安になります。

4. 郵便物の扱いと転送頻度を確認する

郵便物の扱いは、日々の業務に直結します。転送の頻度、到着の通知方法、スキャンによる中身の確認の可否、書留や宅配便の受け取りの可否、保管期間、窓口での直接受け取りの可否を確認します。請求書や役所からの通知など期限のある郵便物が多い事業では、転送が月1回だけでは対応が遅れるおそれがあります。

5. 契約期間と解約条件を確認する

最低利用期間、自動更新の有無、解約を申し出る期限、解約時の違約金や保証金の返還条件を確認します。前払いの契約では、途中で解約しても返金されない場合があります。事業が順調に伸びて実際の事務所に移る可能性がある場合は、短い期間で解約できるか、同じ運営会社のレンタルオフィスなどに移行しやすいかも見ておくと、将来の選択肢が広がります。

導入でよくある失敗パターン

バーチャルオフィスの失敗は、料金の比較よりも、自分の事業での使い方を具体的に想定しないまま契約することから生まれます。よくあるパターンを、起きがちな状態と改善後の考え方で比べて整理します。

よくある失敗	Before(起きがちな状態)	After(改善後の状態)
初期費用の見落とし	月額料金だけを見て契約し、入会金や保証金、前払いで想定以上の支払いになる	初期費用と1年分の月額、オプションを合計した総額で比べる
オプションの積み上げ	最安プランを選んだ後、登記や転送、電話を追加して割高になる	必要な機能を先に書き出し、それが含まれるプランを選ぶ
郵便物の確認の遅れ	転送が月1回のため、請求書や役所からの通知に気づくのが遅れる	到着通知やスキャンのあるプランを選び、届いた書類の処理担当も決めておく
口座開設や許認可の想定漏れ	会社を設立した後で、法人口座の審査や事業の許認可に時間がかかる	契約前に金融機関や許認可の窓口に要件を確認しておく
契約後の記録が溜まる	月額料金や転送実費、届いた請求書、口座の入出金の記録を後回しにし、決算前にまとめて処理する	毎月の記録の流れを契約時に決め、入出金の取り込みや仕訳をできるだけ自動化する

見落とされがちなのが、最後の「契約後の記録が溜まる」パターンです。バーチャルオフィスを使い始めると、届いた郵便物のスキャンデータや電話代行からの伝言が、メールで次々に届くようになります。窓口の業務は外に出せても、請求書の支払いを手配する、領収書を整理する、法人口座の入出金を帳簿に反映するといった作業は、経営者自身の仕事として残ります。次のチェックリストで、いまの記録のやり方を確かめてみましょう。

法人登記・銀行口座開設・許認可の注意点

バーチャルオフィスの住所で会社を設立する場合は、登記の可否、同じ住所に同じ商号がないか、口座開設で求められる資料、許認可の要件を確認します。以下は一般的な情報の整理であり、法的助言ではありません。個別のケースは、法務局、税務署、金融機関、または司法書士や税理士などの専門家に確認してください。

バーチャルオフィスは怪しいサービスなのか

バーチャルオフィスの利用自体が違法になるわけではなく、運営の仕組みも法令で位置づけられています。郵便物の受け取りを引き受ける事業者は犯罪収益移転防止法の「特定事業者」にあたり、経済産業省のページには、取引時確認、確認記録と取引記録の作成・保存(7年間)、疑わしい取引の届出などの義務が示されています。電話受付代行業や電話転送サービス事業者についても、総務省のページで同法の義務が案内されています。契約時に身分証明書などの提出を求められるのは、このためです。

それでも「怪しい」と見られやすい場面はあります。住所だけで、事業の内容や代表者、連絡先が確認できない場合です。同じ住所を多くの事業者が使っていることも、事業の実態が分かりにくい要因になります。対策は、ホームページに事業内容、代表者名、連絡先を載せること、契約書や取引の資料を示せるようにしておくことです。会議室や受付のあるサービスを選ぶと、対面の打ち合わせでも説明しやすくなります。

法人登記の本店所在地として使う場合

運営会社が登記での利用を認めているプランであれば、バーチャルオフィスの住所を本店所在地として登記すること自体は一般的に可能とされています。まず、契約するプランが法人登記に対応しているかを確認しましょう。そのうえで、商業登記法第27条は、他人がすでに登記した商号と同一で、かつ本店の所在場所も同一である場合には、商号の登記はできないと定めています(e-Gov法令検索「商業登記法」)。同じバーチャルオフィスの住所では、似た社名の会社が見つかることもあるため、法務局の登記情報などで事前に確認します。

本店所在地を移転すると、変更登記の手続きと登録免許税がかかります。運営会社が廃業した場合も住所の変更が必要になるため、短期間で乗り換える可能性があるかどうかも考えておきましょう。登記申請書の様式や記載例は、法務局のホームページで公開されています。会社設立全体の手続きや設立後の届出は、会社設立とは｜手続き・費用・設立後の届出までわかりやすく解説で整理しています。

法人口座の開設

金融機関は口座の不正利用を防ぐため、法人口座の開設時に事業の実態を確認します。バーチャルオフィスの住所であることだけで開設できないわけではありませんが、事業の内容や実態を示す資料の提出を求められたり、審査に時間がかかったりする場合があります。事業計画書、ホームページ、取引先との契約書など、事業の実態が分かる資料を用意し、事業内容を具体的に説明できるようにしておくとよいでしょう。事業計画書の書き方は、事業計画書テンプレートの選び方と書き方が参考になります。審査の基準は金融機関ごとに異なるため、事前に必要書類を問い合わせておくと安心です。

許認可が必要な業種

業種によっては、許認可の要件として独立した事務所や一定の設備が求められ、バーチャルオフィスでは要件を満たせない場合があります。たとえば、人材派遣業や有料職業紹介業、宅地建物取引業、建設業などは、事務所の実態や面積、独立性などについて基準が設けられているのが一般的です。許認可が必要な事業を予定している場合は、バーチャルオフィスを契約する前に、所管の行政窓口に事務所の要件を確認してください。

バーチャルオフィスで使えない業種はあるか

利用できない業種には、大きく2つの理由があります。1つは、前述の許認可の事務所要件です。もう1つは、運営会社が利用規約や入会審査で受け付けない業種を定めている場合です。公式サイトで具体例を示している事業者では、出会い系、情報販売、未公開株に関するもの、ギャンブル、風俗・アダルト関連などが利用できない業種として挙げられています(バーチャルオフィス事業者の公式サイト、2026年10月15日確認)。どの業種を断るかは事業者ごとに異なります。事業内容が規約に当たるか迷う場合は、申込み前に運営会社へ確認しましょう。

シェアオフィス・レンタルオフィスとの違い

バーチャルオフィスには作業スペースがなく、シェアオフィスは共用の席、レンタルオフィスは鍵のかかる個室を使います。作業場所の有無で費用が変わるため、働き方に合わせて選びましょう。

種類	作業スペース	費用の傾向	向いている使い方
バーチャルオフィス	なし(住所や電話などの機能のみ)	最も低い	作業場所はあり、住所や窓口だけがほしい
コワーキングスペース	共用のフリースペース	低いから中程度	作業場所と交流の機会がほしい
シェアオフィス	共用スペースや固定席を複数の事業者で利用	中程度	決まった作業場所を低コストで確保したい
レンタルオフィス	鍵のかかる個室	高め	機密性の高い作業や、少人数のチームで働く
賃貸オフィス	専用の事務所	最も高い(敷金や内装費も必要)	従業員が増え、自社専用の空間が必要

コワーキングスペースやシェアオフィスの中にも、住所の利用や法人登記を認めているところがあります。作業場所が自宅だけでは集中しにくい場合は、バーチャルオフィスと別にコワーキングスペースを契約するより、住所利用付きのコワーキングスペースを1つ選んだほうが安く済むこともあります。開業直後はバーチャルオフィスで固定費を抑え、従業員の採用や来客が増えた段階でレンタルオフィスに移るといった段階的な選び方もできます。

契約後に進める手続き｜届出・記帳・経理の準備

バーチャルオフィスの契約後は、住所を使った登記や届出、法人口座の開設、そして毎月の記帳の仕組みづくりの順に進めます。最初の流れを決めておくと、あとから書類が溜まりにくくなります。

住所を使う手続きの順番

法人の場合は、定款の作成と資本金の払い込みを経て、法務局に登記を申請します。登記後は、税務署や自治体などへの届出、法人口座の開設へと進みます。個人事業の場合は、開業届を提出します。国税庁の案内では、個人事業の開業届は、事業の開始等の事実があった日の属する年分の確定申告期限までに、納税地を所轄する税務署長へ提出するとされています(国税庁「A1-5 個人事業の開業届出・廃業届出等手続」)。バーチャルオフィスの住所を事業所として届け出るか、自宅の住所を使うかは、納税地の考え方とあわせて、税務署や国税庁の案内で確認してください。税務署からの郵便物はバーチャルオフィス宛てに届く可能性があるため、転送や通知の仕組みも整えておきます。

毎月の記録を仕組みにする

届出が済んだら、毎月の記録の仕組みを決めます。記録するのは、月額料金やオプション、転送実費といった費用、届いた請求書と領収書、法人口座やカードの入出金の3つです。この3つを紙や表計算ソフトで続けることもできます。ただし、取引が増えると転記の手間と入力ミスが増えます。金融機関の入出金データを自動で取得し、仕訳の候補を提示する会計ソフトを使えば、手入力の部分を減らせます。どの勘定科目で処理するかは、契約の内容によって変わる場合があるため、税理士や税務署に確認すると確実です。

書類の保存にもルールがあります。マネーフォワード クラウド会計は、商品ページで電子帳簿保存法とインボイス制度に対応していると紹介されています。会計ソフトを選ぶときは、自社が受け取る請求書や領収書の形式に合うかを、無料トライアルや資料で確かめるとよいでしょう。商品ページには、1か月間の無料トライアルがあることも案内されています。

登記や口座開設のあと、毎月の記録をどう回すかが決まっていないと、決算前に1年分をまとめて処理することになります。契約の時点で、記録の担当と道具まで決めておくことが、バーチャルオフィスを長く使ううえでの土台になります。

よくある質問(FAQ)

Q1. バーチャルオフィスを使う人はどのような人ですか？

A. 作業場所には困っていないが、事業用の住所が必要な人です。自宅で働くフリーランス、ネットショップの運営者、これから会社を設立する起業準備中の方、都市部に窓口がほしい地方の企業などが代表的です。自宅の住所を公開せずに済む点が主な理由になります。

Q2. バーチャルオフィス代はいくらですか？

A. 月額は、住所の立地とサービスの範囲で変わります。公式サイトで月額数百円台のプランを案内する事業者がある一方、転送・電話・受付を付けると総額は増えます。初期費用や保証金、前払いの有無も事業者ごとに違うため、年間の総額で比べてください。

Q3. バーチャルオフィスは怪しいサービスですか？

A. 利用自体は違法ではなく、運営会社には犯罪収益移転防止法による本人確認などの義務があります。ただし、事業の実態が分かりにくいと見られる場合があるため、ホームページに事業内容や代表者、連絡先を載せるなどの備えをしておくと安心です。

Q4. バーチャルオフィスでダメな業種はありますか？

A. 制限は主に2つです。許認可で独立した事務所が求められる業種(人材派遣業や宅地建物取引業など)と、運営会社が規約や審査で断る業種です。どちらも内容は事業者や許認可ごとに違うため、契約前に所管の窓口や運営会社に確認してください。

Q5. バーチャルオフィスの住所で法人登記や口座開設はできますか？

A. 登記は、運営会社が登記での利用を認めているプランであれば一般的に可能とされています。同じ住所に同じ商号の会社がある場合は登記できません。口座開設は、事業の実態を示す資料を求められる場合があるため、事業計画書やホームページなどを準備しておきましょう。

Q6. 契約したあとの経理は、何から準備すればよいですか？

A. 月額料金や転送実費、届いた請求書と領収書、法人口座の入出金を、毎月どこに記録するかを決めます。取引が少ないうちは表計算ソフトでも対応できますが、増えてきたら入出金データを自動で取得できる会計ソフトを検討するとよいでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスは、作業スペースを持たずに事業用の住所や電話番号などを利用できる、起業準備者や小規模事業者にとって固定費を抑えやすいサービスです。検討する際は、次の5つを押さえておきましょう。

1. バーチャルオフィスは住所、郵便物、電話といったオフィスの窓口機能を借りるサービスで、作業スペースは含まれない
2. 月額料金だけでなく、初期費用、前払い、転送などのオプションを含めた1年間の総額で比べる
3. 選ぶ際は、必要な機能、住所のエリア、運営会社の信頼性、郵便物の扱い、契約期間と解約条件を確認する
4. 法人登記、法人口座の開設、許認可の要件、運営会社が断る業種は、契約前に関係する窓口で確認しておく
5. 契約後の費用と書類の記録の仕組みを早めに決め、必要に応じて会計ソフトなどの導入を検討する

住所の確保はスタートラインにすぎません。登記や口座開設、毎月の記録まで見通したうえで、自分の事業に合うバーチャルオフィスを選んでいきましょう。

参考文献

• 法務局「商業・法人登記の申請書様式」https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html
• e-Gov法令検索「商業登記法」第27条https://laws.e-gov.go.jp/law/338AC0000000125
• 国税庁「A1-5 個人事業の開業届出・廃業届出等手続」https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/shinkoku/annai/04.htm
• 経済産業省「郵便物受取サービス業／私設私書箱業」https://www.meti.go.jp/policy/commercial_mail_receiving/index.html
• 総務省「犯罪収益移転防止法について(電話受付代行業・電話転送サービス事業者向け)」https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/d_syohi/money/top.html
• GMOオフィスサポート「バーチャルオフィス」(2026年10月15日確認)https://www.gmo-office.com/
• DMMバーチャルオフィス(2026年10月15日確認)https://virtualoffice.dmm.com/
• バーチャルオフィス事業者の公式サイト(2026年10月15日確認)https://virtualoffice-resonance.jp/