紙と電子文書をまとめる文書管理ソフトとは？機能・料金体系・向き不向きと失敗しない導入法

ドキュワークス(DocuWorks)とは、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する、Windows向けの文書管理ソフトウェアです。WordやExcel、PDF、スキャンした紙の書類を画面上の「電子の机」に並べ、束ねる・ばらす・付箋を貼るといった紙に近い感覚で整理・回覧できます。本体は有償ですが、60日間の無料体験版が用意されており、閲覧専用のソフトも提供されています。料金はサブスクリプションと買い切りの2系統で決まり、金額は公式の価格表で確認します。この記事では、機能と基本の使い方、料金と購入先、評判と注意点を整理したうえで、DocuWorksだけでは手が回りにくい契約書の締結と期限管理を電子契約サービスとどう分けるかまで、文書管理の担当者の目線で解説します。

目次

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1. DocuWorksで文書を一元化するなら、契約書の扱いを先に決めておく
2. DocuWorksとは｜富士フイルムBIの文書管理ソフトウェア
3. 主な機能と基本の使い方(統合管理・一括変換・複合機連携)
4. 料金プランと契約形態(サブスクリプション・購入先・旧バージョンの販売終了)
5. 導入メリットと評判・注意点
6. DocuWorksが向いている企業・向いていない企業
7. 契約書の流れで見る、DocuWorksと電子契約サービスの分担
8. 導入でよくある失敗パターンと電子帳簿保存法
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ
11. 参考文献

DocuWorksで文書を一元化するなら、契約書の扱いを先に決めておく

DocuWorksは社内文書の整理と回覧に強いソフトで、契約書の締結や更新期限の管理までは電子契約サービスと分けて考えると運用しやすくなります。

文書の中には、保管しておけばよいだけでは済まないものがあります。代表が契約書です。契約書は、締結日、契約期間、自動更新の有無、解約を通知する期限などを把握していないと、気づかないうちに契約が更新されたり、見直したい条件のまま取引が続いたりします。DocuWorksでも、文書に属性を付けて検索することはできます。一方で、富士フイルムビジネスイノベーションの公式の機能紹介には、契約の更新期限を知らせる機能の記載は見当たりません(2026年10月16日確認)。期限の通知や契約ごとの状況管理まで仕組みにしたいなら、契約書に向いた別のサービスと役割を分ける考え方が現実的です。

観点	DocuWorks(文書全般の整理・回覧)	電子契約サービス(契約の締結と管理)
対象とする文書	Office文書、PDF、スキャンした紙、FAXなど社内の文書全般	契約書、見積書、注文書、発注書など契約や取引に関わる書類
得意な作業	束ねる・ばらす、付箋やスタンプでの追記、トレイでの回覧	契約書の作成、社内承認、電子署名での締結、保存、管理(サービスによって範囲が異なる)
向いている悩み	保管場所が散らばっている、紙の回覧を減らしたい	押印と郵送に時間がかかる、契約書の状況を一覧で把握したい
確認したい点	契約の更新期限の通知は公式の機能紹介に記載なし	連携や管理の範囲、署名方式、扱える書類はサービスごとに違う

電子契約の署名方式には、サービス事業者がメール認証などで本人確認をして締結する立会人型と、電子証明書で本人性を担保する当事者型があります。どちらを使うかは契約の重要度や相手との関係で変わるため、サービスを選ぶ段階で、自社が結ぶ契約の種類を洗い出しておくと選びやすくなります。なお、本記事は一般的な情報の提供を目的としたもので、法的な助言ではありません。契約の効力や署名方式の判断は、弁護士などの専門家に確認してください。

次の表は、お名前.comビジネスコンシェルジュに掲載している電子契約サービス5つを、優劣ではなく役割の違いで並べたものです(商品ページで確認した内容、確認日は2026年10月16日)。自社の状況を選ぶと、近いサービスが強調されます。

DocuWorksで整理した契約書を、今後は紙ではなく電子で締結したい場合の一例が、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の電子印鑑GMOサインです。商品ページでは、メール認証の立会人型と電子証明書による当事者型のどちらの署名にも対応する点、標準プランでも閲覧管理や役割の権限設定ができる点が紹介されています。契約の内容に応じて署名方式を選べるため、取引基本契約のような継続的な契約と、一度きりの契約を使い分けたい会社が確認しやすいサービスです。注意点として、機能やオプションが豊富な分、すべてを必要とする場合はオプション費用がかさむことがあると記載されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

日建レンタコム株式会社の事例では、全国の事業所が結ぶ契約の締結状況を把握できていなかったことが課題で、契約書をデジタル化することで契約の見える化を進めた、と紹介されています。

出典：電子印鑑GMOサイン 導入事例(日建レンタコム株式会社)

DocuWorksとは｜富士フイルムBIの文書管理ソフトウェア

DocuWorksとは、紙の文書と電子文書をひとつの環境でまとめて扱うための文書管理ソフトウェアで、パソコン上の「電子の机」に文書を並べて整理・閲覧・追記できます。

提供元は富士フイルムビジネスイノベーション株式会社(旧社名は富士ゼロックス株式会社)で、公式サイトでは国内外で累計1,000万ライセンスを超える販売実績があると案内されています。複合機メーカーならではの「紙からの移行」を意識した設計が特徴です。現在の最新版はDocuWorks 10で、DocuWorks 9とDocuWorks 9.1は販売を終了しています。

DeskとViewerの2つで構成される「電子の机」

DocuWorksは主に2つのソフトで構成されています。ひとつは、机の上に書類を並べるように文書を一覧表示し、整理や保管を行う「DocuWorks Desk」です。サムネール、グリッド、リストといった表示を切り替えられ、ファイルを開かなくても見た目で目的の書類を探せます。もうひとつは、個々の文書を開いて閲覧し、マーカーや付箋、スタンプなどを書き込む「DocuWorks Viewer」です。書類を並べる、めくる、印をつける、回覧するといった実際のオフィスの作業を、パソコンの上で再現する考え方で作られています。

独自形式「.xdw」とPDFとの違い

DocuWorksで扱う文書は「.xdw」という独自のファイル形式で保存されます。PDFは、完成した文書をどの環境でも同じ見た目で閲覧できるようにすることを主な目的とした形式です。これに対してDocuWorksは、Wordの報告書、Excelの集計表、PDFの参考資料など、作成したアプリケーションが異なるファイルを1つの文書に束ね、ページの順番を入れ替えたり、一部だけを抜き出したりする作業を得意としています。PDF編集ソフトでも結合や分割はできますが、DocuWorksは複数の文書を机の上で並べて扱う操作感と、社内での受け渡しまでを含めた業務の流れに強みがあります。一方で、DocuWorksを持っていない相手には、PDFに変換して渡すか、閲覧用のDocuWorks Viewer Lightを案内する必要があります。

比較の観点	DocuWorks	一般的なPDF編集ソフト
主な目的	形式の異なる文書をまとめて整理・活用する	完成した文書を同じ見た目で閲覧・配布する
ファイル形式	独自形式(.xdw)、PDFへの変換も可能	PDF(国際標準の形式)
得意な操作	束ねる・ばらす、付箋やスタンプ、トレイでの回覧	注釈、署名、フォーム入力、配布
社外とのやり取り	相手が未導入ならPDF変換や閲覧ソフトの案内が必要	相手の環境を問わず開きやすい

無料で使える範囲｜体験版とViewer Light

DocuWorks本体は有償のソフトです。無料で使えるのは、公式サイトで提供されている60日間の体験版と、閲覧専用のDocuWorks Viewer Lightです。体験版は、パッケージ版がPC1台につき1回まで、サブスクリプション版は1回の申し込みで最大10ユーザーまで試せます。体験版などのダウンロードには、富士フイルムBIダイレクトへのユーザー登録が必要です。体験期間は限られているため、継続して使う場合は購入またはサブスクリプションの契約に進みます。

Viewer Lightは、受け取ったDocuWorks文書を開いて読むための閲覧用ソフトです。スマートフォン向けのiOS版とAndroid版は、App StoreとGoogle Playから無料でダウンロードできます。取引先からDocuWorks文書を受け取ったときも、本体を購入せずに内容を確認できます。

主な機能と基本の使い方(統合管理・一括変換・複合機連携)

DocuWorksの機能は、文書の統合管理、形式変換と追記、複合機との連携、検索と属性管理、クラウドや外部サービスとの連携の5つを押さえると全体像がつかめます。

形式の異なる文書の統合管理

Word、Excel、PowerPoint、PDF、画像などのファイルを、DocuWorks Desk上で同じように一覧表示して管理できます。アプリケーションごとにフォルダやソフトを行き来する必要がなく、会議資料や案件ファイルのように、複数の形式が混在する書類のまとまりを1か所で扱えるのが利点です。ドラッグ&ドロップで複数のファイルを1つの文書に「束ね」、必要なページだけを「ばらす」操作も直感的に行えます。

一括変換と、紙と同じ感覚の追記

Officeファイルなどを印刷する感覚でDocuWorks文書に変換でき、変換した文書には、マーカー、付箋、手書きの文字、日付入りのスタンプなどを書き込めます。たとえば、稟議書に承認のスタンプを押して次の担当者に回す、図面に修正箇所の付箋を貼って戻す、といった紙で行っていた作業を、印刷せずに電子上で進められます。社外に送る際は、PDFへの変換機能を使います。ただし、PDFに書かれた文章そのものをWordのように直接書き換える使い方ではないため、内容を直す場合は元のファイルを修正してから変換し直します。

複合機・FAXとの連携

公式サイトでは、富士フイルムビジネスイノベーションの複合機で受信したファクスやスキャンした文書を、DocuWorksに自動で転送できると紹介されています。DocuWorks Deskから直接ファクスを送ることもでき、紙を印刷して複合機まで運ぶ手間を減らせます。紙で届く書類が多い職場ほど、この連携の効果は大きくなります。他社製の複合機を使っている場合は、スキャンデータの保存先やネットワークの設定を含めて、連携の可否を事前に確認してください。

検索・属性管理とOCR、集計・分析について

スキャンした書類は、そのままでは画像なので中身の文字で検索できません。DocuWorksにはOCR(光学的文字認識)の機能があり、文字情報を持たせることで文書の中のキーワードで探せるようになります。ただし、OCRは画像の文字を書き換える機能ではなく、認識した文字を検索やコピーに使えるようにする機能です。認識結果に誤りがあれば、修正して検索の精度を高めます。このほか、文書に取引先名や日付などの属性を付けて管理する「文書情報エントリー」により、検索性を高められます。

集計や分析の面では、公式の機能紹介にアクセス数や利用状況を集計するダッシュボードに当たる機能の記載は見当たりません(2026年10月16日確認)。DocuWorksは文書の整理と受け渡しを支えるソフトで、利用状況の分析が必要な場合は別のツールを併用します。なお、オプションの文書追跡サービスを使うと、文書が今どこにあるか、どのトレイを経由したかを確認できます。

クラウドや外部サービスとの連携

公式サイトの仕様ページによると、DocuWorks Cloud Connectを使うと、Box、Microsoft 365のOneDrive for BusinessやSharePoint Online、Google Drive、Dropboxといったクラウドサービスの文書を、DocuWorks Deskから扱えます。サブスクリプションでは、このCloud Connectの利用も月額料金に含まれると案内されています。

電子契約サービスとの連携も用意されています。富士フイルムビジネスイノベーションは「DocuWorks Cloud Connector」として、Adobe Sign、DocuSign、弁護士ドットコム社の電子契約サービス「クラウドサイン」への接続を提供しています。たとえばクラウドサインとの接続では、DocuWorks Desk上から電子署名の依頼や署名の進み具合の確認、署名済みの文書の取得ができると説明されています。ただし、本記事で取り上げる5つの電子契約サービスは、この公式の連携一覧には含まれていません。DocuWorksと組み合わせて使いたい場合は、連携の可否を各社に確認してください。

基本の使い方｜取り込みから社外への送付まで

DocuWorksの基本の使い方は、公式サイトと解説記事を参考に整理すると、次の5段階です。

1. 取り込む：WordやExcelのファイルをDocuWorks文書に変換する、または複合機やスキャナーで紙の書類を取り込む
2. 整理する：DocuWorks Deskで文書を並べ、案件ごとにフォルダやバインダーにまとめ、必要なら属性を付ける
3. 閲覧・追記する：DocuWorks Viewerで開き、マーカー、付箋、スタンプで確認箇所や承認を書き込む
4. 回覧・共有する：トレイを使って相手の机に文書を渡す。クラウドサービスと連携して共有することもできる
5. 送る・出力する：社外にはPDFに変換して送る、または印刷する。相手がViewer Lightを使えるなら、DocuWorks文書のまま渡せる

この流れのうち、最も差が出るのは2番目の「整理する」です。フォルダ構成とファイル名、登録する属性を最初に決めておかないと、取り込んだ書類が増えるほど探しにくくなります。

5サービスの役割を比較表で見る

料金プランと契約形態(サブスクリプション・購入先・旧バージョンの販売終了)

DocuWorks 10の料金は、使う人数やライセンス数と、契約の形態によって決まります。具体的な金額は、ライセンス数による段階的な単価の違いや販売会社による違い、改定の可能性があるため、この記事では料金の仕組みを中心に解説します。導入の際は、公式サイトの価格表や販売会社の見積もりで最新の金額を確認してください。

主な契約形態

契約形態	支払いのしかた	向いているケース
サブスクリプション	1ユーザーあたりの月額で継続して支払う。契約期間は1年間で、以降は自動更新。利用者数が多いほど1人あたりの単価が下がる	初期費用を抑えたい、常に最新版を使いたい、人数の増減がある
パッケージ(ライセンス認証版・ボリュームライセンス版)	1ライセンスごとの買い切り。ライセンス数が多いほど単価が下がる	長く同じバージョンを使う予定で、利用者が固定されている
移行・アップグレード	旧バージョンのライセンスを持つ場合に、新規購入と別の移行用の価格で購入できる	DocuWorks 9系などから10へ移行したい
アカデミック	教育機関向けの価格で購入できる	学校や教育機関で利用する

サブスクリプションは、1ユーザーにつきPC5台までインストールでき、常に最新バージョンのDocuWorks 10を使えると案内されています。

サブスクリプションと買い切り、どちらが得か

買い切りのパッケージは、一度購入すれば追加の支払いなく使い続けられますが、新しいバージョンが出たときには移行の費用が別にかかります。サブスクリプションは毎月の支払いが続く代わりに、契約期間中は最新版を使えます。どちらが得かは、何年使うか、バージョンアップにどれくらいの頻度で追従したいか、利用者の人数が増減するかで変わります。数年ごとに必ず最新版へ移行する方針の会社や、繁忙期だけ利用者が増える会社では、サブスクリプションの方が管理しやすいことがあります。逆に、利用者が少人数で固定され、同じバージョンを長く使う予定なら、買い切りの方が総額を抑えやすい場合があります。比較の際は、1年あたりの費用だけでなく、移行の費用やパソコンの入れ替えのタイミングまで含めた3年から5年の合計で考えるのがおすすめです。

購入先とサポートの窓口

公式の「DocuWorksのご購入について」によると、法人は、公式インターネットショップ「イー・クイックス」、富士フイルムビジネスイノベーションまたは販売会社の担当営業、富士フイルムBIダイレクト、家電量販店やECサイトから購入できます。購入先は商品の形態で異なり、サブスクリプションはイー・クイックスと家電量販店では扱いがなく、富士フイルムBIダイレクトでの購入は複合機を契約している顧客に限られます。個人や個人事業主向けには、Amazonストアでサブスクリプションが販売されています。

導入後のサポートについては、公式の「サポート＆ダウンロード」に、ダウンロード、サポート情報(よくある質問)、利用規約、取扱説明書がまとめられています。購入や価格の相談は、富士フイルムビジネスイノベーションのお客様相談センターが窓口です。保守契約のような有償のサポートプランについては、公式のDocuWorksのページでは確認できませんでした(2026年10月16日確認)。必要な場合は、販売会社の見積もりで保守の内容を確認してください。

旧バージョン(9系)を使っている場合の注意点

公式の購入案内では、DocuWorks 9とDocuWorks 9.1は販売を終了しており、DocuWorks 9.1の販売終了に伴う更新は2025年10月1日に掲載されています。旧バージョンを使い続けると、新しいOSへの対応や不具合の修正が受けられなくなるおそれがあり、Windowsの更新やパソコンの入れ替えをきっかけに動作しなくなるリスクも高まります。サポートの提供状況はバージョンごとに異なるため、自社で使っているバージョンを確認し、公式サイトのサポート情報で最新の扱いを確かめたうえで、移行用のライセンスを使って計画的に切り替えるのが安全です。DocuWorks 10の動作環境はWindows 11が前提となっている点も、パソコンの更新計画と合わせて確認しておきましょう。

購入前に、60日間の無料体験版で、自社の書類やよく使う複合機との連携を試しておくと、導入後のつまずきを減らせます。

導入メリットと評判・注意点

DocuWorksの評判は、比較サイトの利用者レビューと公式の説明を合わせて見ると全体がつかめます。結論として、紙の書類が多い職場での評価が高く、独自形式と連携範囲が注意点として挙がります。

比較サイトでの評価の見方

IT製品のレビューサイトITreviewでは、DocuWorksの評価は5点満点中4.1、レビューは251件と掲載されています(2026年10月16日確認)。レビューした企業の規模は、大企業62件、中堅企業98件、中小企業88件で、特定の規模に偏っていません。同サイトのAI要約では、良い点として「紙に近い操作感と注釈機能」、役立った点として「ペーパーレス化の実現」、おすすめの対象として「紙業務が多い組織」が挙げられています。個別のレビューには、ページ整理の機能など初めて使う人にはボタンが分かりにくい点や、FAXの電子化を進めても一部の拠点では紙との併用が続いている点を挙げる声もありました。出典：ITreview DocuWorksの評判・口コミ。

評価されやすいメリット

• 紙の書類を扱う感覚で操作できるため、パソコンに不慣れな社員にも受け入れられやすく、教育の負担が小さい
• 形式の異なるファイルを1か所で一覧でき、資料をまとめる、回覧する作業の手間が減る
• 複合機やFAXと連携することで、印刷やファイリングの量が減り、用紙代や保管スペースの削減につながる
• クラウドストレージやトレイの機能により、テレワークや拠点間でも紙の回覧と同じ流れで仕事を進められる

導入前に知っておきたい注意点

• 独自形式(.xdw)のため、社外とのやり取りではPDF変換などのひと手間が発生する
• 富士フイルムビジネスイノベーション製の複合機との連携が強みであり、他社製の複合機が中心の職場では連携のメリットを活かしにくい場合がある
• すでに全社で使っている文書管理システムやワークフローがある場合、データの連携がスムーズに進むか事前の確認が必要
• Windows向けのソフトであり、パソコンの更新やバージョン移行の計画を立てておく必要がある
• 契約の更新期限の通知や契約ごとの状況管理は、公式の機能紹介に記載がなく、必要なら別の仕組みと組み合わせる

最後の点は、導入後に気づかれやすい落とし穴です。DocuWorksで契約書をスキャンして保管し、属性に締結日や相手先を登録しておけば、探すことはできるようになります。しかし、更新期限が近づいたら担当者に知らせる、契約ごとの進み具合を一覧で確認する、閲覧できる人を契約ごとに細かく分けるといった管理は、契約書の管理に特化したサービスの得意分野です。社内文書全体はDocuWorksで一元化し、契約書だけは専用の仕組みで管理するという組み合わせにすると、それぞれの強みを活かせます。

過去の紙の契約書がキャビネットにたまっている場合は、スキャンしてDocuWorksで保管する方法に加えて、契約書そのものをデータ化して管理するサービスもあります。その一例が、Sansan株式会社のContract Oneです。商品ページでは、あらゆる契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースにする点、生成AIを使って法務部門以外でも契約データを活用できる点、法改正への対応をサポートする点が紹介されています。導入時には業務フローの見直しが必要な場合があると注意点に記載されているため、現在の契約書の管理方法を整理してから検討すると進めやすくなります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

イオンマーケティングの事例では、創業以来の紙の契約書をすべてデータ化して一元管理し、全文検索で契約書を一つずつ開かなくても必要な契約書を見つけられるようになった、と紹介されています。

出典：Sansan株式会社 プレスリリース(イオンマーケティング)

DocuWorksが向いている企業・向いていない企業

DocuWorksの特徴から、導入効果が出やすい企業と、ほかの選択肢も比べた方がよい企業を整理すると次のようになります。

向いている企業	ほかの選択肢も比べたい企業
紙の文化が根強く、段階的にペーパーレス化を進めたい	最初からクラウド上の共同編集を中心に業務を組みたい
富士フイルムビジネスイノベーション製の複合機を使っている	他社製の複合機が中心で、入れ替えの予定もない
稟議書や報告書など社内での書類の回覧が多い	社外とのファイル交換が大半を占める
図面や紙の帳票など、紙の書類を多く扱う	MacやスマートフォンだけでWindowsを使わない
パソコンに不慣れな社員が多く、操作のわかりやすさを重視する	契約書の期限管理など、特定の文書の管理を最優先で強化したい

右の列に当てはまるからといって、DocuWorksが使えないわけではありません。たとえば社外とのやり取りが多い会社でも、社内の回覧や保管はDocuWorksで行い、社外に出す文書だけPDFに変換するという運用は十分に成り立ちます。大切なのは、どの文書を、誰が、どの段階で扱うのかを整理し、DocuWorksに任せる範囲を決めておくことです。紙を減らす取り組み全体の進め方は、DXペーパーレスとは？紙を減らすだけで終わらせない進め方も参考になります。

業種別の使い方のイメージ

次の例は、DocuWorksの機能を各業種の書類に当てはめた使い方のイメージで、特定の企業の導入事例ではありません。

• 建設業：図面や現場写真、施工計画書を案件ごとに束ねて保管し、修正指示を付箋で書き込んでやり取りする
• 医療・介護：紙で届く紹介状や各種書類をスキャンしてまとめ、FAXの受信も電子化して印刷の量を減らす
• 製造業：仕様書、検査記録、取引先との見積書を製品や取引先の単位でまとめ、属性で検索できるようにする
• 士業・事務所：顧客ごとの書類一式を1つの文書に束ね、確認箇所にマーカーを引いて担当者間で回覧する

社内の回覧が多い会社では、DocuWorksのトレイで書類を回し、承認の記録も同じ流れで残したいという要望が出てきます。契約書の承認は、承認のワークフローを備えた電子契約サービスと分けて考えると、社内の回覧と、取引先との締結の流れを混同せずに済みます。その一例が、freeeサイン株式会社のfreeeサインです。商品ページでは、リモートでも承認できるワークフローを搭載している点、従量課金ではないため送信件数が増えても料金が変わらない点、契約相手も電話サポートを利用できる点が紹介されています。画面は簡素で見やすい反面、場所が分かりにくい機能もあると注意点に記載されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

5サービスの役割を比較表で見る

契約書の流れで見る、DocuWorksと電子契約サービスの分担

契約書の流れは、作成、社内承認、締結、保管、更新の管理の5つの工程に分けると、DocuWorksで担える範囲と、電子契約サービスに任せる範囲が見えてきます。

工程	DocuWorksで担える範囲	電子契約サービスで担える範囲(商品ページの記載)
作成	WordやExcelで作った契約書案を変換し、関連資料と束ねる	サービスによっては、契約書の作成やテンプレートの管理に対応する
社内承認	トレイで回覧し、スタンプで承認を書き込む	サービスによっては、申請・承認のワークフローを備える
締結	DocuWorks単体では電子署名での締結は行わない。一部の電子契約サービスとはCloud Connectorで接続できる	電子署名での締結。署名方式はサービスにより異なる
保管	文書を整理し、属性を付けて検索できる	締結済みの契約書の保存と管理。サービスによっては、紙の契約書のデータ化にも対応する
更新の管理	公式の機能紹介に、期限の通知機能の記載なし	サービスにより、契約情報の管理や契約書の管理機能を備える

たとえば、株式会社マネーフォワードのマネーフォワード クラウド契約は、商品ページで、契約書の作成、申請・承認、締結、保存、管理までを一つで完結できると紹介されています。DocuWorksで回覧と保管をしている会社が、契約の部分だけをこのような一つの流れに移す、という使い分けが考えられます。注意点として、押印の印影にもう少し工夫があるとよいという声が記載されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

株式会社ワンオールシステムの事例では、契約書のほかにも見積書、注文書、請求書などの書類をクラウド上で管理しており、ペーパーレス化によってスムーズな契約締結が可能になった、と紹介されています。

出典：マネーフォワード クラウド契約 導入事例(株式会社ワンオールシステム)

ここまでの流れを、自社の状況に当てはめて確認してみましょう。次のチェックリストで、当てはまる項目を選んでください。

導入でよくある失敗パターンと電子帳簿保存法

DocuWorksは操作がわかりやすい分、導入の準備を省いてしまい、結果として「結局紙もデータも残っている」状態になりがちです。よくある失敗と、その対策を整理します。

よくある失敗	起きること	対策
保存ルールを決めずに使い始める	人によってフォルダやファイル名がばらばらになり、探せない状態に戻る	フォルダ構成、ファイル名、登録する属性を最初に決めて共有する
スキャンしただけで終わる	画像のままで中身を検索できず、紙の時と探す手間が変わらない	OCR処理と属性の登録までを取り込みの手順に組み込む
一部の部署だけで導入する	他部署とのやり取りで紙やPDFに戻り、二重管理になる	回覧の流れに関わる部署をまとめて対象にし、受け渡しの方法をそろえる
旧バージョンを放置する	OSの更新やパソコンの入れ替えで動かなくなり、急な対応が必要になる	使っているバージョンを把握し、公式のサポート情報を確認して移行の時期を決める
契約書も一般文書と同じ扱いにする	更新期限に気づかず、不要な自動更新や解約の通知漏れが起きる	契約書は台帳化と期限の管理ができる専用の仕組みを併用する
電子帳簿保存法の要件を確認しない	電子で受け取った取引の書類が、保存の要件を満たさない	スキャナ保存や電子取引の要件を国税庁の資料で確認し、運用に反映する

電子帳簿保存法との関係

請求書や領収書、契約書などの国税関係書類をスキャンして保存する場合や、メールやWebで受け取った取引のデータを保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を確認する必要があります。国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】では、電子取引を「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」とし、取引情報には注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などに通常記載される事項が含まれると説明しています。つまり、電子契約サービスで締結した契約書のデータも、電子取引の対象として保存の要件を確認する必要があります。出典：国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】通則。

DocuWorksで保管するだけでは要件を満たせるとは言い切れません。要件を満たせるかどうかは、ソフトの機能だけでなく、検索できる状態で保存しているか、訂正や削除の記録をどう残すかといった社内の運用にも左右されます。文書管理の仕組みの選び方はSaaSの文書管理とは？電帳法・インボイス対応で見る選び方とチェックリストで解説しています。具体的な対応は国税庁の資料を確認し、必要に応じて税理士などの専門家に相談してください。なお、本記事は一般的な情報の提供を目的としたもので、法的な助言ではありません。

契約書は、取引の内容を示す重要な書類であると同時に、更新や解約の期限を管理しなければならない書類でもあります。保存の要件と期限の管理を両方満たすには、保管の仕組みと、契約書の管理に特化したサービスの役割を分けて考えると整理しやすくなります。その一例が、SMBCクラウドサイン株式会社のSMBCクラウドサインです。商品ページでは、AIによる契約書管理機能を搭載している点と、メガバンクの厳格なセキュリティ基準が採用されている点が紹介されています。フォルダ管理の自由度が低いと注意点に記載されているため、契約書の種類が多い会社は、管理の方法を資料で確かめておくとよいでしょう。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

株式会社山一建設の事例では、担当者や取引先ごとに異なっていた発注の方法を電子契約に統一するため、発注書をSMBCクラウドサインで送付するようにした、と紹介されています。

出典：SMBCクラウドサイン 導入事例(株式会社山一建設)

ここまで読んで、契約書の締結や管理を電子化する選択肢を、まず資料で比べてみたいという場合は、次のサービスの資料から確認できます。DocuWorksで整理した契約書を、電子で締結するところまでつなげたい会社が、最初に確認しやすいサービスの一つです。

よくある質問(FAQ)

Q1. ドキュワークスとは何ですか？何ができますか？

A. 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理ソフトウェアです。Word、Excel、PDF、スキャンした紙の書類などを画面上の「電子の机」に並べ、束ねる・ばらす・付箋を貼る・回覧するといった作業を、紙に近い感覚でパソコン上で行えます。

Q2. ドキュワークスは無料で使えますか？

A. 本体は有償です。ただし60日間の無料体験版が公式サイトで提供されており、体験版のダウンロードには富士フイルムBIダイレクトへのユーザー登録が必要です。閲覧専用のDocuWorks Viewer Lightも提供されていて、スマートフォン向けのiOS版とAndroid版は無料でダウンロードできます。

Q3. 料金はどのように決まりますか？

A. 利用人数に応じて月額を支払うサブスクリプションと、ライセンスごとに購入するパッケージがあり、数量が多いほど1つあたりの単価が下がります。旧バージョンからの移行用や教育機関向けの価格もあります。金額は変更される場合があるため、公式サイトの価格表や販売会社の見積もりで最新の内容を確認してください。

Q4. DocuWorksとPDFの違いは何ですか？

A. PDFは完成した文書をどの環境でも同じ見た目で閲覧することを主な目的とした形式です。DocuWorksは独自形式(.xdw)で、形式の異なる複数の文書を束ねたり、ばらしたり、付箋やスタンプで追記したりする作業を得意とします。社外に送る際はPDFに変換するのが一般的です。

Q5. DocuWorksを持っていない相手にファイルを送るにはどうすればよいですか？

A. PDFに変換して送るのが確実です。相手がDocuWorks文書のまま閲覧したい場合は、閲覧専用のDocuWorks Viewer Lightの利用を案内する方法もあります。

Q6. 契約書もDocuWorksで管理すれば十分ですか？

A. 保管と検索だけなら、スキャンして属性を登録する形でDocuWorksでも対応できます。ただし、契約の締結や更新期限の管理まで仕組みにしたい場合は、電子契約サービスと役割を分けると運用しやすくなります。選ぶ際は、署名方式、扱える書類、契約書の管理機能を資料で比べてください。

まとめ

DocuWorksは、紙と電子の文書を「電子の机」の上でまとめて扱える、紙からの移行に強い文書管理ソフトです。導入を検討する際は、次の5つを確認しておきましょう。

1. 社内の文書のうち、どの範囲をDocuWorksで一元化するかを決める
2. 複合機の機種や社外とのやり取りの量から、DocuWorksの強みを活かせるかを確かめる
3. サブスクリプションと買い切りを、3年から5年の合計費用と移行の計画で比べ、60日間の体験版で自社の書類を試す
4. 旧バージョンを使っている場合は、公式のサポート情報を確認して移行の時期を決める
5. 契約書の締結と期限管理は、電子契約サービスの資料を取り寄せ、DocuWorksとの役割分担を検討する

文書管理は、ツールを入れること自体よりも、保存のルールと運用を決めて社内に定着させることが成果を左右します。体験版で自社の書類での使い勝手を確かめ、契約書の扱いも含めて、自社に合った形でペーパーレス化を進めていきましょう。

参考文献

• 国税庁「電子帳簿保存制度特設サイト」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】通則」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/01.htm
• 富士フイルムビジネスイノベーション「DocuWorks 10」https://www.fujifilm.com/fb/ja/products/software/document-management/docuworks
• 富士フイルムビジネスイノベーション「DocuWorks 10 仕様・価格」https://www.fujifilm.com/fb/ja/products/software/document-management/docuworks/specifications
• 富士フイルムビジネスイノベーション「DocuWorks 10 体験版(60日間・無料)」https://www.fujifilm.com/fb/ja/products/software/document-management/docuworks/trial
• 富士フイルムビジネスイノベーション「DocuWorksのご購入について」https://www.fujifilm.com/fb/ja/support/software/document-management/docuworks/info/faq009
• 富士フイルムビジネスイノベーション「DocuWorks Cloud Connector for CloudSign」https://www.fujifilm.com/fb/ja/products/software/business-applications/docuworks-cloud-connector-for-cloudsign
• OFFICE110「ドキュワークス(DocuWorks)の使い方」https://office110.jp/copy/knowledge/function/docuworks-how-to-use/
• ITreview「DocuWorksの評判・口コミ」https://www.itreview.jp/products/docuworks/reviews