日程とは？意味と予定・日時との違い、ビジネスでの日程管理と調整の効率化

日程とは、仕事や行事などを行う日と、その日ごとの予定を組み立てた計画のことで、読み方は「にってい」です。ビジネスでは、会議や商談、面接、研修、プロジェクトの工程などをいつ行うかを決めた計画を指し、候補を調整している段階は「日程」、時刻まで確定した一点は「日時」と使い分けるのが一般的です。日程は、決める(調整)、伝える(共有)、守る(変更・リマインド・準備)の3つの工程に手間がかかり、人数と件数が増えるほどその手間は大きくなります。この記事では、日程と日時・予定・日付・時程との違い、日程の言い換え、日程調整の手順とコツ、日程管理がビジネスに与える影響、日程調整ツールの選び方、よくある失敗までを順に解説します。

目次

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1. 日程の悩みは「決める・伝える・守る」の3つに分けて整理する
2. 日程とは｜意味・読み方・日時との違い・言い換え
3. 日程調整の基本手順とコツ
4. 日程管理がビジネスに与える影響
5. 日程調整ツールの仕組みとメリット
6. 日程管理の方法と日程調整ツールの選び方
7. 日程管理でよくある失敗パターン
8. よくある質問(FAQ)
9. まとめ
10. 参考文献

日程の悩みは「決める・伝える・守る」の3つに分けて整理する

日程の悩みは、日程を決める調整、決まった日程を伝える共有、変更やリマインドで守る管理の3つに分けられます。どの工程で手間が出ているかを先に切り分けると、対策を選びやすくなります。

日程とは、この後の章で詳しく説明するとおり、物事を行う日と順番を組み立てた計画のことです。ビジネスで問題になるのは、言葉の意味そのものよりも、その日程を関係者の間でどう決め、どう共有し、変更にどう対応するかです。日程は一度決めれば終わりではなく、次の3つの工程を繰り返します。

工程	主な作業	手作業で起きやすいこと	対策の方向
決める(日程調整)	候補日の提示、回答の収集、確定	返信の往復が増える。複数人の回答を表にまとめる手間が出る	候補を一度にまとめて示す。回答期限を決める。日程調整ツールを使う
伝える(共有)	確定した日時・場所・会議URLの連絡、カレンダー登録	連絡の手段が人ごとにばらばらで、見落としや転記ミスが出る	連絡の窓口を一つにする。カレンダーと連絡の内容をそろえる
守る(変更・管理)	変更連絡、リマインド、準備の進捗確認	変更が一部の人にしか届かない。準備の担当や期限が曖昧になる	変更も同じ窓口に書く。準備を担当と期限つきの作業として管理する

このうち、決める工程の手間を減らす日程調整ツールのタイプは、後半の章で整理します。一方、伝える工程と守る工程は、メール、電話、口頭、チャットに連絡が散らばるほど抜けが増えます。日程の連絡と準備の管理を一か所に集める手段のひとつが、ビジネスチャットです。

日程の連絡と確定後の共有を一か所にまとめたい場合の一例がChatworkです。運営会社は株式会社kubellで、商品ページには、チャットのほかにビデオ通話・音声通話を標準で使えること、タスク管理ができてタスクが完了すると自動でチャットへ通知されること、ファイルをアップロードしてチャットに参加しているメンバーのみで共有できることが特徴として挙げられています。確定した日程や会議の案内をチャットで連絡し、準備することをタスクにして担当者を決めておくと、「伝える」「守る」の工程の抜けを減らしやすくなります。注意したい点は、フリープランでは閲覧できるのが過去40日分、5,000件までとされていることです。また、商品ページには候補日を自動で示すような日程調整に特化した機能の記載がないため、その用途は日程調整ツールと使い分けるか、資料で対応範囲を確認してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

Chatworkの導入事例では、ピクスタ株式会社が情報共有の方法をチャットに切り替え、同じ内容の情報共有ミーティングを週3回から1回に減らせたと紹介しています(取材は2013年12月)。会議の回数が減れば、そのぶん調整する日程の件数も減ります。

まったく同じ内容の情報共有ミーティングを週に3回おこなっていましたが、今では1回で大丈夫です。
Chatwork導入事例 ピクスタ株式会社

日程の連絡と準備の管理を一か所にまとめる進め方を検討する場合は、まず資料で機能と対象プランを確認すると、自社の人数や連絡の量に合うかを判断しやすくなります。

日程とは｜意味・読み方・日時との違い・言い換え

日程とは、仕事や行事などを行う日と、その日ごとの予定を組み立てた計画のことで、読み方は「にってい」です。辞書(デジタル大辞泉)も、日程を仕事や行事などの日ごとの予定、または日取りの意味で載せています。

「会議の日程」「出張の日程」「採用選考の日程」のように、単独の日付だけでなく、どの日に何を行うかという組み立て全体を指して使われます。「日」は日付や日ごとを表し、「程」は旅程・行程・工程などにも使われる字で、道のりや進み具合を表します。あわせて「日ごとに組まれた段取り」というイメージで捉えると、似た言葉との違いが整理しやすくなります。よく混同される「日付」は、暦の上の年月日を示す言葉で、日程を組むときの要素の一つにあたります。ビジネスでは「日程を組む」「日程を押さえる」「日程を詰める」「日程が埋まる」といった言い回しで使われることが多く、いずれも複数の予定を日付の上に配置していく作業を指しています。

日程と予定・日時・日付・行程・時程の違い

日程は似た言葉と混同されやすいため、ビジネス文書で使い分けられるように整理しておきます。辞書の説明と一般的な使われ方の目安は次のとおりです。

言葉	主な意味	ビジネスでの使用例
日程	行う日と、日ごとの予定を組み立てた計画	研修の日程をお送りします
予定	これから行う個々の事柄。前もって定めること	その日は外出の予定があります
日時	日付と時刻。時刻まで確定した一点	打ち合わせの日時を確定します
日付	暦の上の年月日。書類に記す年月日	領収書の日付を確認します
日にち	特定の日、または日数	納品の日にちを教えてください
行程	移動の道のりや旅程の段取り	出張の行程表を作成します
スケジュール	予定や日程。またその一覧表	来週のスケジュールを共有します
時程	学校などで、時間ごとの予定(日程から類推してできた語)	時程表に沿って授業を進めます

考え方としては、個々の「予定」を時系列に並べて組み立てたものが「日程」で、そのうち確定した日付と時刻が「日時」にあたります。「時程」は一日の中の時間割を指す語で、日をまたぐ計画を指す日程とは対象の範囲が異なります。

「日時」は一点、「日程」は期間や流れ｜書き分けの判断

時刻まで確定した一点を示すなら「日時」、複数の日にまたがる期間や、日ごとの流れを示すなら「日程」を使います。調整している段階では候補がまだ複数あるため「日程を調整する」と言い、相手と合意して決まった時点で「日時が決まる」と言うと、文面が自然になります。

文の例	自然さの目安	理由
会議の日時は10月20日14時です	自然	日付と時刻がそろった確定した一点を示している
会議の日程は10月20日です	時刻が未定、または日単位で示すなら自然	時刻を相手に知らせたいときは「日時」にするほうが誤解が少ない
研修の日程は10月20日から22日です	自然	複数日にまたがる期間と、日ごとの流れを示している
研修の日時は10月20日から22日です	やや不自然になりやすい	日時は一点を示す言葉のため、期間とは噛み合いにくい

迷ったときは、次の3つを確認します。時刻まで決まっているか、1日だけの予定か複数日にわたるか、相手がその情報をもとにすぐ行動する必要があるか、です。時刻まで決まっていて相手がすぐ動くなら「日時」、期間や流れを伝えたいなら「日程」を選びます。ただし、日常の会話や社内連絡では両方が同じ意味で使われることもあり、どちらかが誤りとまでは言えません。

日程の言い換えと使い分け

日程の言い換えとして、辞書の類語にはスケジュール、予定、行程、旅程、工程、段取りなどが挙げられています。文書の種類に合わせて、次のように選ぶと自然です。

言い換え	主な意味	使いやすい場面	例
スケジュール	予定や日程。またその一覧表	社内外の文書やメール全般	来週のスケジュールを共有します
予定	これから行う個々の事柄	個別の用事を伝えるとき	その日は外出の予定があります
日取り	事を行う日を選んで決めること。またその日	行事や会合の日を選ぶ場面	懇親会の日取りを決めます
行程・旅程	移動や旅の道のり、その段取り	出張や視察	出張の行程表を作成します
工程	作業を進める順序や段取り	プロジェクトや生産の管理	製造工程の日程を見直します

「日程」と「スケジュール」はほぼ同じ意味で置き換えられますが、一覧表の形で示すときは「スケジュール表」「日程表」のどちらも使われます。社外向けの文書では、相手や文書の硬さに合わせて選び、同じ文書の中で言葉を混ぜないようにすると読みやすくなります。

予定日・時程とは

「予定日」は、前もって定められた日、またはそのことが起こると予想される日のことで、特に出産予定日を指して使われます。日ごとの計画である「日程」に対して、予定日はある一日を指す言葉です。納期や完了の目安日を伝えるときは「完了予定日」「納品予定日」のように使います。「時程」は、日程から類推してできた語とされ、学校などで時間ごとの予定を並べた時程表のように使われます。日をまたぐ計画は日程、一日の中の時間割は時程と覚えると区別できます。

ビジネスで扱う日程の主な種類

ビジネスで扱う日程は、決め方と関係者の範囲によって大きく次の4つに分けられます。種類によって調整の難しさと管理の方法が異なります。

• 会議・打ち合わせの日程：社内会議や定例ミーティングなど。参加者が多いほど全員の都合をそろえるのが難しくなります。
• 社外とのアポイントの日程：商談、訪問、オンライン面談など。相手の都合を優先して決めることが多く、1件ごとの往復が発生します。
• 採用・研修・イベントの日程：面接、説明会、研修、セミナーなど。同じ枠に多数の人を割り当てるため、枠の管理と参加者への連絡が中心になります。
• プロジェクト・業務の日程：工程表や納期、請求や契約の期限など。日付どうしの前後関係があり、一つの遅れが後ろの日程に連鎖します。

このうち、日程調整ツールが特に力を発揮するのは、相手と都合をすり合わせる前半3つです。プロジェクトの工程や期限の管理は、タスク管理やプロジェクト管理の仕組みで扱うほうが向いており、日程調整ツールとは役割が異なります。自社の悩みがどの種類の日程で起きているかを先に切り分けておくと、必要な対策を選びやすくなります。

日程調整のメールで使う表現

社外に日程を尋ねる場合は、相手に選択を委ねる表現がよく使われます。候補日は3つ程度を曜日と時間帯つきで示し、回答期限を添えると、往復を減らしやすくなります。場面ごとの文例は次のとおりです。

場面	文例
候補を示す	次の日程でご都合はいかがでしょうか。10月20日(火)14時から15時、10月21日(水)10時から11時、10月22日(木)16時から17時です。10月16日(金)までにご回答をお願いいたします。
確定を伝える	10月21日(水)10時から11時に確定いたしました。当日は下記のURLからご参加ください。
変更を依頼する	恐れ入りますが、日程の再調整をお願いできますでしょうか。代わりの候補を2つお送りします。
リマインドする	明日10月21日(水)10時からの打ち合わせについて、改めてご連絡いたします。

候補を示す段階では「日程」、確定した後は「日時」と書き分けている点に注目してください。日程調整ツールを使う場合でも、URLだけを送るのではなく、所要時間と会議の形式(対面かオンラインか)を本文に書き添えると、相手が迷わずに選べます。

日程調整の基本手順とコツ

日程調整は、参加者と所要時間を決め、候補日を複数示し、回答期限を添えて連絡し、確定したら全員に伝える、という順に進めるのが基本です。手順を決めておくだけで、往復の回数は減らせます。

日程調整の5つの手順

1. 参加者と所要時間を決める：必ず出席してほしい人、所要時間、対面かオンラインかを先に決めます。
2. 候補日を複数選ぶ：3つ程度を曜日と時間帯つきで選びます。自分の予定は先に仮で押さえておきます。
3. 候補を連絡する：用件、所要時間、形式、回答期限を添えて送ります。
4. 日時を確定して全員に伝える：回答を受けたら、確定した日時を関係者全員に連絡し、カレンダーへ登録します。
5. リマインドと変更への対応：前日または当日の朝に再度連絡し、変更があるときも確定時と同じ連絡経路で伝えます。

日程調整をスムーズにする6つのコツ

• 余裕を持って始める：回答を待つ時間を見込み、開催日の少なくとも数日前までに候補を送ります。
• 候補日は複数示す：1つだけでは合わなかったときに再提示が必要になり、往復が増えます。
• 回答期限を決める：返信がないまま止まるのを防げます。
• 用件・所要時間・形式を書く：相手が優先度と準備を判断しやすくなります。
• オンラインの選択肢を用意する：移動時間が不要になり、合う枠が増えます。オンライン会議の種類や運用ルールは、オンライン会議の種類・機能・選び方で解説しています。
• 変更の連絡経路を決めておく：変更だけ別の手段で伝えると、見落としの原因になります。

この手順のうち、候補日の書き出し、確定後の入力、変更連絡、準備の確認は、毎回手で行うほど手間とミスが積み重なります。自社の状況を、次のセルフチェックで確かめてみてください。

日程管理がビジネスに与える影響

日程管理の良し悪しは、担当者の作業時間だけでなく、商談の機会や顧客の印象、組織全体の働き方にまで影響します。日程調整は1件あたりの時間が短いため軽視されがちですが、件数と関係者の数を掛け合わせると無視できない量になります。

調整にかかる時間は件数に比例して積み上がる

メールで1件の日程を決める場合、候補日を探して書き出す、返信を待つ、合わなければ再提示する、確定の連絡とカレンダー登録を行う、という作業が発生します。1件あたりの時間は数分から十数分程度でも、営業担当や採用担当のように週に何十件も調整する職種では、月単位で見ると相当な時間になります。自社でどの程度の時間が使われているかは、次の簡易計算で目安をつかめます。

たとえば週10件、1件10分の調整をしている担当者は、1年でおよそ80時間を日程調整に使っている計算になります。これは1日8時間勤務で換算すると10日分に相当します。この時間を商談の準備や顧客対応に回せれば、同じ人員で扱える案件の数が変わってきます。

日程の決まる速さが商談や採用の機会に影響する

日程調整の影響は時間だけではありません。問い合わせをくれた見込み客や応募者は、同時に複数の会社を比較していることが少なくありません。返信のたびに半日から1日待つやり取りを何往復も続けると、その間に他社との商談や面接が先に決まり、機会を逃す可能性があります。日程調整を早く終えられる体制は、それ自体が相手への対応品質の一部であり、結果として受注や採用の成果、つまり収益に関わる要素になります。

日程管理の不備が生むトラブル

日程管理が属人的な状態では、ダブルブッキング、会議URLの送り忘れ、変更の連絡漏れ、担当者不在時に誰も日程を把握していない、といったトラブルが起きやすくなります。こうしたミスは相手の時間を無駄にするため、社外であれば信頼の低下につながります。社内でも、会議の再設定が続くと関係者全員の時間が削られます。日程の情報をカレンダーに一元化し、関係者が同じ情報を見られる状態を作ることが、トラブル防止の基本です。

柔軟な働き方と日程管理の関係

テレワークやフレックスタイムなど、働く場所と時間が人によって異なる働き方が広がると、「同じ場所にいるから予定を口頭で確認する」という調整が成り立たなくなります。総務省はテレワークの推進に関する情報を公開しており、厚生労働省も働き方改革の一環として柔軟な働き方の導入を進めています。こうした働き方のもとでは、各自の予定がオンラインのカレンダーで共有され、空いている時間をもとに日程を決められる仕組みが、円滑な業務の前提になります。

日程調整ツールの仕組みとメリット

日程調整ツールとは、カレンダーの予定情報と連携して、候補日の提示から確定までをURLで行えるようにする仕組みです。基本的な流れは、主催者がツールと自分のカレンダーを連携し、空き時間や候補日を表示する専用のURLを作成して相手に送る、相手はURLを開いて都合のよい枠を選ぶ、確定と同時に双方のカレンダーに予定が登録される、というものです。メールや電話での調整と比べると、主に次の点が変わります。

比較の観点	メール・電話での調整	日程調整ツールでの調整
候補日の提示	自分の予定表を見ながら候補を手で書き出す	カレンダーの空き時間から候補が自動で表示される
やり取りの回数	候補が合わなければ再提示が必要で、往復が増えやすい	相手がURLから選ぶだけで確定し、往復が少なくなる
複数人の調整	返信を集めて表にまとめる作業が発生する	投票型などで参加者の回答が自動で集計される
ダブルブッキング	調整中に別の予定が入ると重複に気づきにくい	カレンダー連携で埋まった枠が候補から外れる
確定後の作業	カレンダー登録、会議URLの発行、リマインドを手作業で行う	カレンダー登録やWeb会議URLの発行、リマインドを自動化できるものが多い
留意点	追加費用や導入準備は不要	無料プランは利用人数や回数に制限がある場合があり、相手にURL操作をお願いすることになる

メール調整にも、相手に新しい操作を求めない、費用がかからないという利点があります。一方で、日程調整を週に何件も行う営業担当や採用担当、複数部署を集める会議の主催者にとっては、往復と転記の手間が積み重なりやすく、ツールによる置き換えの効果が大きくなります。

日程調整ツールの3つのタイプ

タイプ	仕組み	向いている場面	留意点
予約受付型	カレンダーの空き時間をすべて候補として示し、相手が選ぶ	商談、面談、面接など1対1の調整が多い場合	空き状況が相手に見えるため、表示範囲の設定が必要
候補提案型	主催者が選んだ候補日だけを示し、相手が選ぶ	空き時間をすべては見せたくない場合	候補が合わないと再提示が必要になる
投票型	候補日に参加者が出欠を回答し、集計結果から決める	社内会議やイベントなど参加者が多い場合	全員の回答がそろうまで確定できない

導入で得られる主なメリット

• 往復の削減：候補の提示から確定までを相手の操作1回で完結させやすくなります。
• 転記作業の削減：確定した予定がカレンダーに自動登録され、手入力による誤りが減ります。
• 重複の防止：カレンダーと連携していれば、埋まった時間は候補に表示されません。
• 確定後の自動化：Web会議URLの発行、確定通知、開始前のリマインドを自動で行えるツールがあります。
• 調整の分担：チームで空き時間を束ねて、担当者の誰か1人が対応できる枠を示すといった使い方ができるツールもあります。

こうした機能のどこまでが無料で使えるか、何人まで利用できるか、どのカレンダーやWeb会議ツールと連携できるかは、ツールによって異なります。日程調整を仕組みとして自動化したい場合は、自社で使っているカレンダーと調整の件数・人数を整理したうえで、各サービスの公式サイトで機能と対象プランを確認し、条件に合うものを選びます。

日程管理の方法と日程調整ツールの選び方

日程管理をデジタル化する方法は、日程調整ツールだけではありません。組織の状況に応じて、次のような段階で整えていくと無理がありません。

段階ごとの日程管理の方法

段階	方法	解決できること
1. 個人の管理	紙の手帳や個人のメモから、オンラインカレンダーに移す	スマートフォンとパソコンで同じ予定を確認できる
2. チームでの共有	グループウェアや共有カレンダーでメンバーの予定を公開し、確定した日程の連絡はビジネスチャットなどの一か所に集める	社内会議の空き時間を探す手間が減り、連絡の見落としも減る
3. 調整の自動化	日程調整ツールをカレンダーと連携し、社外との調整もURLで行う	社外との往復、転記、リマインドの手間が減る
4. 業務との連携	顧客管理や採用管理の仕組みと予定情報をつなぐ	誰がいつ誰と会ったかを業務データとして残せる

段階1と2が整っていない状態で日程調整ツールだけを入れても、カレンダーに予定が入っていないため空き時間が正しく表示されません。ツール導入の前に、関係者が予定をカレンダーに入れる習慣があるかを確認することが大切です。段階2のチームでの共有については、スケジュール管理の手段の違いと選び方や、スケジュール共有アプリの機能と選び方もあわせて参考になります。

日程調整ツールを選ぶときの確認項目

• 連携できるカレンダー：社内で使っているカレンダーサービスと連携できるか。
• 調整のタイプ：1対1が中心か、複数人の投票が中心か、両方必要か。
• 利用人数と回数：無料プランの利用人数や調整回数の上限が、自社の件数に足りるか。
• Web会議との連携：オンライン会議のURLを自動発行できるか。
• 相手側の使いやすさ：相手がアカウント登録なしで、スマートフォンからも選べるか。
• 管理とセキュリティ：管理者がメンバーを管理できるか、社外に見せる情報の範囲を設定できるか。

このうち見落とされやすいのが、相手側の使いやすさです。日程調整ツールは相手に操作をお願いする仕組みのため、画面がわかりにくいと、かえって問い合わせや戸惑いを生みます。無料プランや試用期間があるツールであれば、社内の数人で相手役を交代しながら試し、URLを受け取った側の操作感を確かめてから本格導入すると安心です。

職種によって重視すべき点は変わる

営業職では、問い合わせから初回商談までの速さが重要なため、Webサイトやメール署名にURLを載せて予約を受け付ける使い方が向いています。採用担当では、面接官が複数いる中で空いている人に割り当てる機能や、応募者へのリマインドが役立ちます。総務や管理部門では、社内会議の投票や会議室の予約と合わせて使えるかがポイントになります。誰が一番多く日程調整をしているかを先に把握し、その人の業務に合わせて選ぶと、導入の効果を実感しやすくなります。

日程管理でよくある失敗パターン

日程管理の失敗の多くは、ツールそのものではなく、導入前の準備と運用ルール、連絡の窓口の不足から生まれます。導入前と導入後で期待と実際がずれやすい点を、対策とあわせて整理します。

失敗パターン	起きること	対策
カレンダーに予定を入れていない	実際は埋まっている時間が空きとして表示され、重複が起きる	移動時間や作業時間も含めてカレンダーに入れるルールを先に決める
空き時間をすべて公開する	早朝や昼休み、集中したい時間まで予約される	受付する曜日と時間帯、予定の前後の余白を設定する
URLだけを送る	相手が目的や所要時間がわからず、選ぶのをためらう	用件、所要時間、形式を本文に添えてURLを送る
無料プランの上限を確認していない	人数や回数の上限に達し、途中でメール調整に戻る	月あたりの調整件数と利用者数を数えてからプランを選ぶ
一部の人しか使わない	チームで調整方法がばらばらになり、効果が限定される	使う場面(社外の初回商談など)を決めて、チームで運用をそろえる
変更・キャンセルの運用を決めていない	相手からの変更に誰がどう対応するかが曖昧になる	変更用URLの案内や、担当不在時の代理対応の手順を決める
日程の連絡先がばらばら	メール、電話、チャットに連絡が散らばり、変更が一部の人にしか届かない	変更も確定時と同じ窓口に書き、関係者が読んだかを確認できる方法を決める

これらの失敗の多くは、「カレンダーに予定を入れる」「受付時間を設定する」「連絡の窓口を一つにする」といった導入前の準備で防げます。一方で、「無料プランの上限」「相手側の使いやすさ」のように、ツールの選び方で避けられる失敗もあります。特に最後の「連絡先がばらばら」は、日程調整ツールを入れても確定後の連絡と準備の管理が個人任せのままだと残りやすい点です。確定後の連絡窓口を一つにし、準備を担当と期限つきのタスクにする運用を試すなら、資料で機能と対象プランを確認してから判断すると安心です。

よくある質問(FAQ)

Q1. 日程とはどういう意味ですか？

A. 仕事や行事などを行う日と、その日ごとの予定を組み立てた計画のことです。会議の日程、出張の日程のように、単独の日付だけでなく、どの日に何を行うかという組み立て全体を指して使われます。

Q2. 日程の言い換えにはどのような言葉がありますか？

A. 辞書の類語には、スケジュール、予定、行程、旅程、工程、段取りなどがあります。ビジネス文書ではスケジュールや日取り、予定が使いやすく、移動を伴う場合は行程や旅程、作業の順序を示す場合は工程が合います。

Q3. 日程は何と読みますか？

A. 「にってい」と読みます。「日」を「にち」、「程」を「てい」と読み、促音で「にってい」となります。似た言葉の「時程」は「じてい」、「行程」は「こうてい」で、「程」はいずれも「てい」と読みます。

Q4. 日程と日時、予定の違いは何ですか？

A. 日時は日付と時刻を合わせた確定した一点、日程は複数の日にまたがる期間や日ごとの予定の流れ、予定はこれから行う個々の事柄を指すのが一般的な使い分けです。調整している段階は「日程」、確定したら「日時」と書き分けると自然です。

Q5. 「予定日」とはどういう意味ですか？

A. 前もって定められた日、またはそのことが起こると予想される日のことで、特に出産予定日を指して使われます。日ごとの計画である日程に対して、予定日はある一日を指す言葉です。

Q6. 日程調整や日程の共有の手間を減らすにはどうすればよいですか？

A. 候補日を複数まとめて示して回答期限を添える、確定した日程と変更の連絡を同じ窓口に集める、準備を担当と期限つきで管理する、の3点が基本です。候補日の提示には日程調整ツール、連絡と準備の管理にはビジネスチャットのタスク管理を使う方法があります。

まとめ

日程とは、仕事や行事などを行う日と、その日ごとの予定を組み立てた計画のことで、ビジネスでは決める・伝える・守るの3つの工程に手間がかかります。次の4点を押さえると、日程の扱いを改善しやすくなります。

1. 日程・日時・予定・日付の違いを押さえ、調整している段階は「日程」、確定した一点は「日時」と書き分ける。
2. 日程調整にかかる時間を件数と1件あたりの時間から見積もり、改善の効果を数字でつかむ。
3. 手順と回答期限、連絡の窓口を決めたうえで、候補日の提示には日程調整ツールを検討する。
4. 確定後の連絡と準備の管理を一か所に集める手段として、ビジネスチャットのChatworkの資料で機能と対象プランを確認する。

参考文献

• コトバンク「日程」(デジタル大辞泉) https://kotobank.jp/word/%E6%97%A5%E7%A8%8B-592347
• コトバンク「日時」(デジタル大辞泉) https://kotobank.jp/word/%E6%97%A5%E6%99%82-521369
• コトバンク「時程」(デジタル大辞泉) https://kotobank.jp/word/%E6%99%82%E7%A8%8B-1740070
• コトバンク「予定日」(デジタル大辞泉) https://kotobank.jp/word/%E4%BA%88%E5%AE%9A%E6%97%A5-682864
• 総務省「テレワークの推進」 https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/
• 厚生労働省「「働き方改革」の実現に向けて」 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322.html
• Chatwork 導入事例「ピクスタ株式会社」 https://go.chatwork.com/ja/case/pixta.html