原本とは？写し・謄本との違い、電子データの扱いと原本証明のやり方

原本とは、作成者が一定の内容を表すために最初に確定的に作成した、オリジナルの文書のことです。コピー機で複写したものは原本ではなく「写し」にあたり、原本の内容を全部写したものが「謄本」、一部を写したものが「抄本」です。契約書や証明書では、提出先から「原本を提出してください」と求められる場面が少なくありません。さらに電子契約では、紙がなくても電子署名付きのデータが原本になるため、「どれが原本なのか」で迷う場面が出てきます。本記事では、原本・写し・謄本・抄本・正本・副本の違い、電子データの原本の考え方、原本証明のやり方、電子帳簿保存法での保存要件、紙の原本をスキャンして廃棄できる条件までを、裁判所・国税庁・e-Govの一次情報を確認しながら整理します。

目次

開く

閉じる

1. 原本とは
2. 電子契約・電子データの原本はどれか
3. 写し・謄本・抄本・正本・副本の違い
4. 原本を求められたときの対応と、原本証明のやり方
5. 電子データの原本を保存するときの要件(電子帳簿保存法)
6. 電子の原本を管理する仕組みの比較：電子契約システム5サービスの役割の違い
7. 紙の原本の保管・紛失時の対応と、スキャンして廃棄できる条件
8. 書類の種類別に見る原本管理の実務ポイント
9. 原本管理でよくある失敗パターン3つ
10. 原本管理のルールを社内規程に落とし込む方法
11. よくある質問(FAQ)
12. まとめ｜今日からできる4つのこと
13. 参考文献

原本とは

原本とは、作成者が一定の内容を表すために、最初に確定的なものとして作成したオリジナルの文書のことです。コピーして作った文書ではなく、元になった文書そのものを指します。

紙の契約書では、署名・押印した書面が原本

紙の契約書では、当事者が署名または押印した書面そのものが原本です。民事訴訟法第228条第4項は、私文書は本人またはその代理人の署名または押印があるときは真正に成立したものと推定すると定めており、署名や押印のある原本が、契約の成立や内容を確かめるときの基準になります。押印の法的な位置づけは、押印の法的効力を解説した記事で詳しく扱っています。

原本は1通とは限らない

「原本は世界に1つだけ」と思われがちですが、契約書では当事者の数だけ原本を作るのが一般的です。契約書の末尾(後文)には、たとえば「本契約の成立を証するため、本書2通を作成し、各自記名押印のうえ、各1通を保有する」と書かれます。この「本書2通」は、どちらもコピーではなく、署名・押印した2通がそれぞれ原本です。「本書」は契約書自身を指す言い方で、原本かどうかを区別する言葉ではありません。

コピーは原本ではなく「写し」

コピー機で複写したもの、PDFにスキャンしたもの、電子データを印刷し直したものは、原本ではなく「写し」にあたります。写しは見た目が同じでも、それだけでは原本と同じ内容だと確かめられないため、提出先から原本を求められたときに、写しで代えられるとは限りません。「原本とはコピーのことですか」という疑問への答えは、「コピーは原本ではなく、原本から作った写し」です。

電子契約・電子データの原本はどれか

電子契約では、電子署名やタイムスタンプが付与された電子データそのものが原本で、印刷した紙は写しにあたります。紙の契約書の署名・押印に代わって、電子署名が「誰が合意したか」を、タイムスタンプが「いつ存在していたか、その後に改ざんされていないか」を示します。

電子署名法第3条は、電磁的記録に記録された情報について、本人による一定の電子署名(本人だけが行うことができるもの)が行われているときは、真正に成立したものと推定すると定めています。紙の契約書での署名・押印と同じ役割を、電子署名が果たすという位置づけです。ただし、本記事は一般的な情報提供であり、法的助言ではありません。個別の契約の扱いは弁護士などの専門家にご確認ください。

電子データは同じ内容のファイルを簡単に複製できるため、「クラウド上のファイル」「ダウンロードしたPDF」「メールで届いたPDF」のどれが原本なのか迷いやすい点が、紙との違いです。電子署名とタイムスタンプが付いたファイルであれば、複製したファイルでも署名の検証によって内容が改ざんされていないかを確かめられます。ただし、電子署名が付くタイミングや、原本として保管されるファイルは、サービスによって異なります。利用する電子契約サービスで、いつ・どのファイルに電子署名とタイムスタンプが付くのかを、先に確認しておくことが大切です。

電子の原本は、紙のように棚に置いておけば済むわけではなく、電子帳簿保存法の要件に沿って保存することが求められます(要件は後の見出しで整理します)。締結から保存・検索までを同じ仕組みで行えると、「どのデータが原本で、どこにあるのか」で迷いにくくなります。

電子契約で原本を管理する場合の一例が、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の電子印鑑GMOサインです。商品ページによると、サービス提供会社が仲介する「立会人型」と、当事者同士が電子署名を行う「当事者型」のどちらにも対応し、時刻認証業務認定事業者が提供する認定タイムスタンプを付与できます。文書管理機能ではフォルダでの管理や文書検索ができ、文書の保存は電子帳簿保存法に対応しているとされています。一方で、機能やオプションが豊富な分、すべてを使うとオプションの費用がかさむ点には注意が必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入企業の声として、丸全昭和運輸株式会社は、同社の導入事例インタビューで、契約書の検索と紙の契約書の扱いについて次のように述べています。

より検索しやすくするため、紙の契約書もスキャンして、電子印鑑GMOサインに保管することを進めています。

出典：丸全昭和運輸株式会社 導入事例(電子印鑑GMOサイン)

写し・謄本・抄本・正本・副本の違い

謄本は原本の内容を全部写したもの、抄本は一部を写したもの、正本は原本と同じ効力が認められるもの、写しは認証のない複写です。いずれも原本をもとに作られる点は共通で、写し取る範囲と、誰がどの効力を認めたかで呼び分けます。

呼び方	意味	例
原本	最初に確定的に作成された、元の文書	署名・押印した契約書、電子署名が付いた契約データ
写し	原本を複写したもの。認証がなければ、原本と同じ内容である保証がない	コピー機で複写した契約書、PDFにスキャンしたもの
謄本	原本の内容を全部写し取ったもの。権限のある者が原本と同一であると認証したものを「認証のある謄本」という	登記事項証明書(登記簿謄本)、戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)
抄本	原本の内容の一部だけを写し取ったもの	戸籍抄本(戸籍個人事項証明書)
正本	権限のある者が原本に基づいて作成し、原本と同一の効力を持たせた謄本	判決の正本、公正証書の正本
副本	正本の写しとして使われることが多いが、使い方は場面によって異なる	裁判所に出す書面の相手方用

言葉の使い方は、法令や手続きによって少しずつ異なります。提出先の案内に書かれた表現を優先してください。

謄本・抄本が使われるのは、原本を持ち出せないから

登記や戸籍、住民票のように、原本が法務局や市区町村役場で保管されていて持ち出せない書類は、原本の内容を写して権限のある機関が証明した書面(登記事項証明書、戸籍の謄本・抄本、住民票の写しなど)が交付されます。これらは役所が発行する証明なので、手元でコピーした「写し」とは別のものとして扱われるのが通常です。

「写しで可」と書かれているときの注意

提出先が「写しで可」としている場合でも、どの形式の写しなのかは提出先ごとに異なります。コピーで足りるのか、発行から一定期間内の証明書の写しが必要なのか、原本証明が必要なのかを、案内の表現どおりに確認します。たとえば、役所が交付した住民票の写しを、さらにコピーしたものは受け付けられないことがあります。

原本を求められたときの対応と、原本証明のやり方

原本の提出を求められたら、まず提出先に原本・電子データ・原本証明付きの写しのどれで足りるかを確認し、原本を出せない場合は原本証明で対応します。求められる形は場面によって異なるため、先に確認してから用意すると、手戻りを防げます。

場面ごとに求められる形が違う

場面	求められやすい形	先に確認すること
裁判で書証として出す	原本、正本または認証のある謄本(民事訴訟規則143条1項)。裁判所は、原本の提出を命じることもできる(同条2項)	弁護士に、提出する形と時期を相談する
官公庁・金融機関へ出す	手続きごとに異なる。原本、写し、原本証明を付けた写しのいずれか	窓口や案内書に書かれた様式・有効期限
取引先へ出す	紙の契約書なら原本または写し。電子契約なら電子データ	取引先が紙の書面を前提にしていないか
税務調査・監査で見せる	保存している契約書などの提示。電子取引データは、画面で確認でき、書面に出力できる状態で保存しておく	保存場所と、検索して取り出す方法

民事訴訟規則は、民事訴訟のIT化に伴って改正されていますが、143条1項・2項の内容は、裁判所が公表している規則(民事訴訟規則(裁判所))で確認できます。電子データを証拠として出す具体的な方法は、事案や裁判所の運用によって異なるため、個別の案件では弁護士にご相談ください。

原本証明のやり方(紙の写しの場合)

原本証明とは、写しの内容が原本と相違ないことを、原本の作成者などが書き添えて証明するものです。原本を手元に残したまま、提出先には写しで対応できる場合に使います。決まった文言はなく、原本と同じ内容であることが伝わればよいとされています。

1. 原本をコピーします。複数枚ある場合は、全ページをコピーします。
2. コピーの余白に、「この写しは原本と相違ありません」と記載します。
3. 日付・会社名・代表者名(または担当部署名)を記載し、押印します。契約書で使った印鑑が望ましいとされています。
4. 複数枚ある場合は、ホッチキスで留め、ページのつなぎ目に契印(割印)を押します。

記載例は次のとおりです。会社名や日付は自社の内容に置き換えてください。

原本証明は、公証人の認証や役所の証明とは異なり、作成者自身が行う自己証明です。原本の代わりに写しで足りるかどうかは提出先が決めるため、原本証明を付けた写しを受け付けてもらえるかを、提出前に確認します。

電子契約の原本を求められたときの対応

取引先から「契約書の原本を送ってください」と言われても、電子契約の場合は、電子署名が付いたデータが原本です。電子データ(PDF)をメールなどで送る形で足りるかを、まず先方に確認します。提出先が紙の書面を前提にしている場合は、印刷した写しに原本証明を付けて出す方法が考えられますが、印刷した紙そのものは写しです。紙を「原本」と称して出すと誤解のもとになるため、避けます。

ここまでの内容を、自社の状況に当てはめて確認してみましょう。

電子データの原本を保存するときの要件(電子帳簿保存法)

電子で授受した契約書は、書面に印刷して保存するのではなく、真実性と可視性を確保して、電子データのまま保存する必要があります。以下は、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和7年6月)をもとにした一般的な整理です。税務上の個別の判断は、所轄の税務署や税理士にご確認ください。

契約書は「電子取引データ」として保存する

国税庁の一問一答によると、電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式で行う取引をいいます。取引情報には、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などに通常記載される事項が含まれます。電子メールの添付ファイルやクラウドサービスでやり取りした契約書(雇用契約書の例も示されています)は、電子取引データとして保存する必要があります。

所得税・法人税の保存義務者については、令和4年1月1日以後に行う電子取引について、データを書面に出力して保存する方法は廃止されました。電子契約で締結した契約書のPDFを、印刷して綴じるだけでは足りず、電子データそのものを要件に沿って保存します。なお、要件に沿って保存したうえで、社内の便宜のために書面に出力して整理することは、問題ないとされています。

真実性の確保：次の4つのいずれかを満たす

方法	内容
タイムスタンプ付きで受け取る	タイムスタンプが付与されたデータを受領する
速やかにタイムスタンプを付ける	速やかに(業務処理に係る通常の期間を経過した後でもよいが、その場合は処理に関する規程を定めている場合に限る)タイムスタンプを付す
記録が残るシステムを使う	データを訂正・削除した場合にその記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで、授受と保存を行う
事務処理規程を定める	訂正・削除の防止に関する事務処理規程を策定し、運用し、備え付ける

タイムスタンプを使う方法に使えるサービスの一例が、freeeサイン株式会社のfreeeサインです。商品ページによると、契約の締結時にタイムスタンプと電子署名を使ったオンライン契約ができ、タイムスタンプには時刻認証事業者(TSA)のものが付与されます。電子署名は立会人型(事業者型)で、契約相手がfreeeサインに登録していなくても、メールの案内に沿って署名・合意まで進められます。注意点として、画面がシンプルな分、場所が分かりにくい機能もあるという声があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入企業の声として、株式会社笑美面は、導入事例インタビューで、紙と電子が混在する取引について次のように述べています。

実は、主な取引先であるシニアホーム運営会社との契約は、いまだに紙ベースのものが多い状況です。それでもfreeeサインの導入により、電子化されたやり取りについては、顧客管理システムに登録された情報が申込書に自動で反映されるようになり、効率化が図れました。

出典：freee導入事例「株式会社笑美面」

可視性の確保：画面で確認でき、検索できる状態にする

保存したデータは、ディスプレイなどで速やかに確認でき、整然とした形式で書面に出力できるように管理しておく必要があります。あわせて、次の3つを満たす検索機能が求められます。

• 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定できること
• 日付または金額については、範囲を指定して条件を設定できること
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

ただし、前々事業年度(個人事業者は前々年)の売上高が5,000万円以下の場合や、電子取引データを書面に出力して日付・取引先ごとに整理したものを提示・提出できる場合は、検索機能の確保は不要とされています。その場合も、税務調査の際に、税務職員からのダウンロードの求めに応じられる状態にしておく必要があります。

検索要件に対応したサービスの一例が、SMBCクラウドサイン株式会社のSMBCクラウドサインです。商品ページによると、組み合わせ検索や範囲指定検索など、電子帳簿保存法の検索要件を満たす検索機能があり、締結した契約書の情報をAIが自動で読み取って登録する「AI契約書管理」も搭載しています。紙で締結した書類をスキャンしてアップロードする書類インポート機能は、Corporateプラン以上の機能です。注意点として、フォルダ管理の自由度が低いという声があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入企業の声として、株式会社日本総合研究所は、導入事例インタビューで、締結済みの契約書の検索について次のように述べています。

締結済みの契約書を細かい条件で検索する機能もあるので、たとえば契約更新のタイミングや監査で以前の契約を確認するような場面でもすごく助かりますね。

出典：SMBCクラウドサイン導入事例「株式会社日本総合研究所」

なお、令和6年1月1日以後に行う電子取引では、要件に従って保存できなかったことについて税務署長が相当の理由があると認め、かつ電子データと出力書面を提示・提出できるようにしている場合の取扱いも設けられています。ただし、その場合でも、電子データの保存に代えて書面だけで保存することは認められません。詳しくは一問一答の問29をご確認ください。

電子の原本を管理する仕組みの比較：電子契約システム5サービスの役割の違い

電子の原本を管理する仕組みは、署名の方式、紙の契約書も含めた一元管理、検索と保存の機能の3点で、自社の状況に合うかを比べます。下の表は、各サービスの商品ページ(2026年10月確認)に掲載されている内容をもとに、役割の違いを整理したものです。優劣や順位を示すものではありません。

比べるときは、次の3つを先に整理しておくと判断しやすくなります。

• 署名の方式：メール認証などで手軽に締結できる立会人型と、電子証明書で本人性を確認する当事者型のどちらが必要か。重要な契約だけ当事者型にするなど、使い分けられるかも確認します。
• 紙との混在：取引先の都合で紙の契約書が残る場合、紙と電子の契約書をまとめて検索・管理できるかどうかで、探す手間が大きく変わります。
• 検索と保存：電子帳簿保存法の検索要件に対応しているか、タイムスタンプなど真実性を確保する方法が自社の運用に合うかを確認します。

紙の契約書が残る会社に合う一例が、株式会社マネーフォワードのマネーフォワード クラウド契約です。商品ページによると、契約書の作成から申請・承認、締結、保存、管理までを1つで完結でき、紙の契約書と電子契約書をまとめて一元管理できます。他社の電子契約サービスで締結した契約データも、締結後に自動で取り込めます(特許取得とされています)。締結完了画面で契約書情報をインポートすると、契約書の原本(PDF)と紐づけて保存できます。注意点として、ハンコの印影にもう少し工夫の余地があるという声があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

運用面の相談先があるかどうかも、選ぶときの確認点です。株式会社第一住建ホールディングスは、導入事例インタビューで、電子契約で締結した後の対応について次のように述べています。

電子契約で締結後に先方から「印刷してFAXで送ってほしい」といったことを言われたときに、すでに電子印でやりとりしているのにどうすればいいのか、と悩んだことがありました。

出典：マネーフォワード クラウド契約 導入事例「株式会社第一住建ホールディングス」

紙の原本の保管・紛失時の対応と、スキャンして廃棄できる条件

紙の原本は、保管場所・保管期限・担当者を台帳で管理し、スキャンして廃棄する場合は、国税庁が示す要件に沿って保存したうえで判断します。廃棄や紛失は後から取り戻せないため、ルールを先に決めておくことが基本です。

紙の原本の保管は「誰が・どこに・いつまで」を決める

紙の原本は、書類の種類ごとに、保管する担当者、保管場所、保管期限を台帳にまとめて管理します。担当者が複数いると紛失のリスクが増えるため、できるだけ一本化します。日焼けや湿気で傷まない場所を決め、保管方法を統一し、定期的に見直せるよう、文書管理規程に書いておきます。

保管期間は書類ごとに異なる

国税関係帳簿書類の保存期間について、国税庁の一問一答には次の参考表が載っています。契約書などの取引関係の書類は、次のとおりです。

区分	契約書などの書類の保存期間	補足
法人	7年	青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度などは10年
個人事業者(青色申告者)	5年	帳簿・決算関係書類は7年

税法上の保存期間が過ぎた書類でも、取引が続いている契約書などは、業務上の必要から長く保管する会社もあります。廃棄の判断を担当者個人に任せず、保存期限の一覧表を作り、廃棄前に複数人で確認するルールにしておくと、必要な書類を誤って処分するリスクを減らせます。

紛失したときの対応

原本を紛失したら、まず写しや控え、PDFなどが手元に残っていないかを確認します。残っていなければ、相手方(契約の相手企業や発行元の役所など)に、再発行や写しへの原本証明を依頼できないかを確認します。契約書のように双方が原本を持っている場合は、相手方の原本をもとに写しを作ってもらう、または新たに合意書を取り交わすといった対応が現実的です。重要な書類ほど、電子データとして複製を残し、保管場所を社内サーバーとクラウドなど複数に分けておくと、災害や機器の故障にも備えられます。

スキャンして紙の原本を廃棄してよいか

税務上は、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】の問3に、次の取扱いが示されています。令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類は、スキャナで読み取り、電磁的記録の記録事項と書面の記載事項を比べて、折れ曲がりなども含めて同等であることを確認した後であれば、紙の書面を即時に廃棄して差し支えないとされています。ただし、入力期間を経過した場合などは、電磁的記録と合わせて紙も保存する必要があります。

一方で、訴訟への備えや、他の法令、取引先との約束などから、原本の保管が必要な書類もあります。税務上は廃棄できる場合でも、どの書類の紙を廃棄してよいかは、社内規程で範囲を決めてから実施するのが安全です。

紙の原本が大量に残っている会社に合う一例が、Sansan株式会社のContract Oneです。商品ページによると、紙の契約書・電子契約・PDFを、AI-OCRと専門スタッフの確認によって、主要8項目で約99%の精度でデータ化できるとされています(提供元の公表)。紙の契約書はスキャン作業を代行してもらえます。データ化した契約情報は全文検索ができ、契約期限が近づくとアラートで通知されます。注意点として、導入時に業務フローの見直しが必要な場合があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

5サービスの役割を比較表で見る

書類の種類別に見る原本管理の実務ポイント

契約書・請求書・登記関連書類・証明書は、原本の所在や保管の考え方が異なるため、書類の種類ごとに管理方針を決めておくことが実務の混乱を防ぎます。

書類	原本にあたるもの	管理のポイント
契約書(紙)	当事者が署名・押印した書面(当事者の数だけ原本がある)	台帳で所在と保管期限を管理する。重要な契約書は、電子データの複製も残す
契約書(電子契約)	電子署名やタイムスタンプが付与された電子データ	改ざん防止と検索性を備えた形で保存する。印刷した紙は写しとして扱う
請求書・領収書など	電子で授受したものは、受領または発行した電子データ	電子取引データは、要件に沿って電子のまま保存する。紙で受け取ったものを電子化する場合は、スキャナ保存の要件を満たす
登記事項証明書・印鑑証明書	原本は法務局や役所が保管し、企業の手元にあるのは交付された証明書	提出先ごとに有効期限の指定を確認してから取得する
許認可・資格の証明書	交付された証明書そのもの	再発行に時間がかかることが多いため、原本は施錠できる場所で保管し、日常の確認にはスキャンデータを使う

契約書への署名・捺印・記名押印の使い分けは、捺印と押印の違いを解説した記事をご覧ください。紙の契約書に貼る収入印紙の金額は、契約書の収入印紙の金額表で確認できます。

書類の種類ごとにこうした管理ルールを一覧にしておくと、担当者が変わっても同じ基準で扱えるようになり、原本管理が特定の担当者に依存する状態を避けられます。

原本管理でよくある失敗パターン3つ

失敗の典型は、印刷した紙を原本だと思い込む、保存要件を満たさずにデータを置く、提出先に確認せずに写しを出すという3つです。

失敗1：印刷した紙を原本だと思い込む

電子契約で締結したPDFを印刷し、その紙を原本として保管して、電子データを削除してしまうケースです。電子契約では電子データが原本で、紙は写しです。電子データを要件に沿って保存したうえで、必要なときだけ印刷します。

失敗2：保存要件を満たさずにデータを置く

メールの添付ファイルや個人のフォルダに契約書のPDFを置いたままにして、改ざんを防ぐ方法が決まっていない、日付・金額・取引先で検索できない、というケースです。真実性と可視性の要件を満たす保存方法を決め、保存場所を一本化します。

失敗3：提出先に確認せずに写しを出す

原本を求められているのに、確認をせずにコピーを送ってしまい、受け付けられずに差し戻されるケースです。逆に、原本を出す必要がないのに、原本を郵送して紛失するリスクを負う場合もあります。原本・電子データ・原本証明付きの写しのどれで足りるかを、先に提出先へ確認します。

原本管理のルールを社内規程に落とし込む方法

原本の持ち方・保管・提出・廃棄のルールは、担当者の理解に任せず、社内規程として書面にしておくと、異動や退職があっても運用が揺れません。規程には、次の項目を入れると実務で迷いにくくなります。

項目	書くこと
原本の定義	書類の種類ごとに、何をもって原本とするか(紙か電子か)
保管	保管場所、保管期限、担当者、台帳の更新ルール
電子データの保存	使うシステム名、タイムスタンプを付ける時期、検索に使う項目(日付・金額・取引先)
訂正・削除の防止	電子取引データの訂正・削除を防ぐ事務処理規程(国税庁の一問一答にサンプルが載っています)
提出・原本証明	提出先への確認の手順、原本証明を付ける担当者と承認者、記載のひな形
廃棄	スキャン後の同等確認の方法、複数人での確認、廃棄の記録
見直し	法令の改正に合わせて定期的に見直す時期

単に「電子帳簿保存法に従う」と書くだけでは、実務の担当者が迷います。使うシステム名やタイムスタンプを付ける時期、検索項目まで書いておくと、運用がぶれません。原本の廃棄や原本証明の付与のように、担当者の判断だけで進めると誤りが起きやすい作業は、複数人での確認や上長の承認を経る流れを、規程に組み込んでおきます。規程は、法令が改正されることもあるため、定期的に見直します。

規程どおりに運用するには、締結から保管・検索までを1つの仕組みで管理できると、台帳の更新漏れや保存場所のばらつきを減らせます。紙と電子の契約書が混在している会社は、両方をまとめて管理できるサービスを検討するのも一つの方法です。

5サービスの役割を比較表で見る

よくある質問(FAQ)

Q1. 原本とはどういう意味ですか？

A. 原本とは、作成者が一定の内容を表すために最初に確定的に作成した、オリジナルの文書のことです。契約書のように当事者が複数いる場合は、同じ内容で署名・押印した書面を人数分作り、そのすべてが原本になります。

Q2. 原本とはコピーのことですか？

A. いいえ、コピーは原本ではなく「写し」です。原本はコピーする前の元の文書で、コピー機で複写したものは原本の写しにあたります。電子契約では電子署名が付いたデータが原本で、それを印刷した紙は写しです。

Q3. 「原本」はどのように使いますか？

A. 「原本を提出してください」「原本と相違ありません」「原本を確認する」のような形で使います。提出先から原本を求められたら、紙の原本・電子データ・原本証明を付けた写しのどれで足りるかを、先に提出先へ確認します。

Q4. 電子契約では何が原本になりますか？

A. 電子署名やタイムスタンプが付与された電子データが原本として扱われます。印刷した紙は写しにあたるため、電子データを削除して紙だけを残すことは避け、電子データを要件に沿って保存します。

Q5. 紙の原本はスキャンしたら捨ててもよいですか？

A. 税務上は、スキャナ保存の要件に沿って保存し、スキャンした内容と紙が同等であることを確認した後であれば、国税関係書類の紙は廃棄して差し支えないとされています。ただし、訴訟への備えや他の法令で原本の保管が必要な書類もあるため、廃棄してよい範囲は社内規程で決めておくと安全です。

Q6. 原本証明とは何ですか？

A. 写しの余白に「この写しは原本と相違ありません」と記載し、日付・会社名・代表者名を書いて押印するものです。決まった文言はありませんが、原本の代わりに写しで足りるかどうかは提出先が決めるため、事前に確認が必要です。

まとめ｜今日からできる4つのこと

1. 書類の種類ごとに、原本が紙か電子かを一覧にする：保管場所と担当者も合わせて決めます。
2. 提出を求められたら、先に提出先へ確認する：原本・電子データ・原本証明付きの写しのどれで足りるかを聞いてから用意します。
3. 電子の原本は、真実性と可視性を確保して保存する：検索できる形で、改ざんを防ぐ方法も決めておきます。
4. 原本を一元管理できる仕組みの資料を取り寄せて比べる：電子契約サービスなどの資料で、署名の方式や検索機能が自社の運用に合うかを確認します。

参考文献

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」(令和7年6月)
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」
• 裁判所「民事訴訟規則」
• e-Gov法令検索「民事訴訟法」
• e-Gov法令検索「電子署名及び認証業務に関する法律」