やることリストとは？作り方のコツと工数管理に切り替えるタイミング

やることリストとは、これから取り組む作業を書き出して一覧にし、終わったものから消していくシンプルなタスク管理の方法です。ToDoリストとも呼ばれ、紙のメモから無料のスマートフォンアプリまで、個人の仕事を整理する道具として広く使われています。

一方で、受託開発やコンサルティングのように案件単位で仕事をする会社では、案件数やメンバーが増えるにつれて「やることは片付いているのに、案件がもうかっているのか分からない」という壁にぶつかります。この記事では、やることリストの基本と作り方のコツを押さえたうえで、個人のやることリストでは管理しきれなくなるタイミングと、その先にあるプロジェクト単位の工数管理・原価管理の考え方、選び方、業種別のポイントまでを、公的資料をもとに整理します。個人向けのタスク管理アプリを広く比べたい方は、タスク管理アプリのおすすめ比較記事もあわせてご覧ください。

目次

開く

閉じる

1. やることリストの次に検討したいプロジェクト工数管理システムの比較
2. やることリストと工数管理の違い｜個人のタスク管理で足りなくなるタイミング
3. 工数管理・原価管理が必要とされる背景｜プロジェクト型ビジネスの収益可視化ニーズ
4. 工数管理システムの選び方
5. 業種別に見る工数管理のニーズ
6. 工数管理システム選定でよくある失敗パターン
7. 工数集計コストを数値で確認する
8. よくある質問（FAQ）
9. まとめ
10. 参考文献

やることリストの次に検討したいプロジェクト工数管理システムの比較

案件ごとの作業時間と採算を見える化したい段階では、工数・原価・請求を一体で扱える工数管理システムが選択肢になります。ここでは、プロジェクト型ビジネス向けの代表的な2つのサービスを、良い点と気になる点の両面から比べます。

やることリストが「何をやるか」を管理する道具だとすると、工数管理システムは「どの案件に、だれが、どれだけ時間を使い、その結果いくらもうかったか」を管理する仕組みです。どちらも作業を記録する点は同じですが、記録した時間を原価や売上と結び付けられるかどうかが大きな違いです。

サービス名	良い点	気になる点	向いている企業
ZAC	プロジェクト・案件・売上明細の3階層で損益を管理でき、工数入力から個別原価計算、請求までを一元化できる	導入完了まで最短3か月、平均で半年ほどかかるとされ、標準の設定範囲を超えるカスタマイズは上位版での対応になる	プロジェクト数が多いシステム開発・IT、広告・クリエイティブ企業
MA-EYES	予算や企業規模に合わせて導入でき、クラウドでも標準機能のカスタマイズや分析項目の追加に柔軟に対応できる。導入前後のサポート体制も整っている	工数管理が中心で、ガントチャートのような工程管理には対応していない可能性がある	案件別の収益と請求を結び付けたいコンサルティング・士業、中堅のシステム会社

ZACは、プロジェクト型ビジネスに特化したクラウドERPです。案件ごとに作業時間を入力すると「どのプロジェクトに、だれが、何時間関わったか」が集計され、その工数が原価として自動で案件にひも付きます。月の途中でも案件の損益の着地見込みが分かるため、工数が予定を超えて利益率が悪化している案件を早めに見つけられます。見積から請求までを二重入力なしでつなぐ設計で、承認の記録も自動で残ります。一方、機能と利用人数に応じたライセンス契約で、導入までにまとまった期間がかかる点は計画に織り込んでおきましょう。

やることリストと工数管理の違い｜個人のタスク管理で足りなくなるタイミング

やることリストは「やるべき作業」を管理し、工数管理は「作業にかかった時間とその価値」を管理します。個人の作業整理ならやることリストで十分ですが、案件の採算や請求の根拠が必要になった時点で、別の仕組みが必要になります。

やることリストの基本と作り方のコツ

やることリストは、頭の中にある作業を書き出して見える状態にすることで、抜け漏れを防ぎ、次に何をするかで迷う時間を減らす道具です。効果を高めるには、次のような書き方の工夫が役立ちます。

1. 作業は「資料を作成する」「見積を送る」のように動詞で書き、すぐ行動に移せる粒度にする
2. 大きな作業は30分から1時間程度で終わる単位に分解する
3. すべての項目に期限を付け、期限のない作業を残さない
4. 緊急度と重要度で優先順位を付け、今日やることを3つ程度に絞る
5. 仕事と私用のリストを分け、1日の終わりに見直して翌日のリストを作る

道具は紙のノートや付箋でも、スマートフォンのToDoアプリでも構いません。手書きは思考を整理しやすく、アプリは期限の通知や繰り返し作業の登録、他の人との共有ができる点が便利です。個人で使う範囲であれば、無料のアプリで困ることはほとんどありません。

ToDoリスト・タスク管理・工数管理の違い

似た言葉が多いため、管理する対象で整理しておくと、自社に必要な仕組みを判断しやすくなります。

種類	管理する対象	主な利用者	分かること
やることリスト（ToDoリスト）	やるべき作業の一覧	個人	何が終わって何が残っているか
タスク管理ツール	作業の担当者・期限・進み具合	チーム	だれが何をいつまでにやるか
工数管理システム	案件ごとの作業時間と原価・売上	チーム、管理職、経理	どの案件にどれだけ時間を使い、いくらもうかったか

やることリストで管理しきれなくなる4つのサイン

次のような状況が見え始めたら、やることリストやタスク管理ツールの延長では対応が難しくなっています。

• 複数の案件を同時に抱え、1日の中で作業が案件をまたいで細切れになっている
• 月末に各メンバーへ「どの案件に何時間使ったか」を聞き取り、表計算ソフトで手集計している
• 案件が終わってから、予定より大幅に時間がかかり赤字だったと気づくことがある
• 時間単価で請求する契約があり、請求書を作るたびに作業記録を探し直している

やることリストは完了した作業にチェックを付けて終わりなので、作業にかかった時間の記録は残りません。タスク管理ツールには作業時間を記録できる製品もありますが、その時間を人件費に換算して案件の原価に積み上げ、売上と比べる機能までは持たないのが一般的です。このずれが、案件単位で仕事をする会社にとっての「管理しきれなさ」の正体です。

工数管理・原価管理が必要とされる背景｜プロジェクト型ビジネスの収益可視化ニーズ

プロジェクト型ビジネスでは、売上原価の大部分が人の作業時間であるため、工数を把握できなければ案件ごとの利益を正しく計算できません。人手不足や働き方の見直しが進む中で、限られた時間をどの案件に使うかを数字で判断する必要性が高まっています。

製品を仕入れて販売する商売であれば、原価は仕入値として比較的はっきりしています。一方、システム開発やコンサルティング、士業の仕事では、原価の中心は担当者が費やした時間です。同じ金額で受注した2つの案件でも、一方は想定どおりの時間で終わり、もう一方は仕様変更ややり直しで倍の時間がかかれば、利益はまったく違ってきます。案件ごとの作業時間を集計していないと、どちらの案件がもうかり、どちらが足を引っ張っているのかが分かりません。

中小企業庁の中小企業白書では、人手不足への対応や生産性の向上が中小企業の重要な課題として繰り返し取り上げられ、デジタル化は紙や口頭での管理から業務の効率化、さらにデータを経営判断に活用する段階へと進むものとして整理されています。工数管理はまさに、作業の記録という業務データを、案件の採算という経営判断の材料に変える取り組みです。

また、経済産業省が発信しているDX（デジタルトランスフォーメーション）関連の資料でも、データを活用して経営のスピードや質を高めることが重視されています。月末の手集計を待たずに案件の損益の見込みが分かれば、赤字になりそうな案件に早めに人を補充したり、顧客と追加費用を相談したりといった手を打てます。

働き方の面でも、工数の記録は重要です。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者が労働時間を客観的な方法で把握することが求められています。案件ごとの作業時間と出退勤の記録を別々に管理していると、両者の食い違いに気づきにくくなります。勤怠と工数を同じ仕組みで記録できれば、特定のメンバーに負担が偏っていないかも確認しやすくなります。労務管理の具体的な対応は、社会保険労務士などの専門家に確認してください。本記事は法的助言を目的としたものではありません。

工数管理システムの選び方

工数管理システムは、案件別の原価管理、請求業務との連携、入力のしやすさの3点で比べると、自社に合うものを選びやすくなります。作業時間を集めるだけのツールでは、やることリストからの乗り換え効果は限定的です。

案件別の原価管理機能

まず確認したいのは、入力した作業時間を人件費の単価で原価に換算し、案件ごとに積み上げられるかどうかです。外注費や経費も同じ案件にひも付けられれば、案件の損益をより正確に把握できます。加えて、予算と実績の差を途中で確認できるか、案件をプロジェクト、案件、明細のように階層で管理できるかも比較のポイントです。大型の案件を複数の小さな契約に分けて受注する業種では、この階層管理の有無で使い勝手が大きく変わります。

請求業務との連携

工数を集めても、請求書は別の表計算ソフトや会計ソフトで作り直している、という会社は少なくありません。この状態では、作業記録から請求額を計算し、請求書に転記する手間と転記ミスのリスクが残ります。受注、作業時間の記録、請求、入金の確認までが1つの仕組みでつながるかどうかを確認しましょう。時間単価で請求する契約や、月ごとに作業量が変わる保守契約が多い会社ほど、この連携の効果は大きくなります。インボイス制度など請求書に関する法令への対応状況も、各サービスの公式情報で確認しておくと安心です。

MA-EYESは、プロジェクト管理を軸に販売管理や経費管理などの業務をまとめて扱えるERPシステムです。予算や企業規模、運用のしかたに合わせて導入でき、クラウドで提供されながら標準機能のカスタマイズや、分析設定への独自項目の追加にも柔軟に対応できる点が特徴です。導入前から導入後までのサポート体制も用意されています。一方で、工数管理を得意とするぶん、ガントチャートでの工程管理を重視する場合は対応範囲を事前に確認しておくとよいでしょう。

使いやすさ・入力負荷

工数管理は、メンバー全員が毎日作業時間を入力して初めて成り立ちます。入力が面倒だと、月末にまとめて記憶を頼りに入力するようになり、データの正確さが失われます。予定表やアサインされた案件から入力候補を表示してくれるか、スマートフォンから短時間で入力できるか、勤怠の打刻と一度に済ませられるかといった点を、無料トライアルやデモで実際のメンバーに試してもらいましょう。費用は、利用人数や使う機能の組み合わせで決まる料金体系が一般的で、初期費用や導入支援の費用が別にかかる場合もあります。金額は改定されることがあるため、最新の情報は各社の公式情報で確認してください。

やることリストから工数管理へ移行する手順

工数管理システムを選んでも、全員に一斉に入力を求めると、慣れないうちは入力漏れや月末のまとめ入力が起きやすくなります。やることリストや表計算ソフトでの管理から無理なく移るには、次の5段階で進めるのが一般的です。

段階	やること	つまずきやすい点
1. 現状の集計方法の棚卸し	だれが、どのファイルで、どの単位で作業時間を集めているかを書き出す	部署ごとに集計の単位や締め日が違うことを見落とす
2. 案件コードと作業区分の決定	案件の番号の付け方と、入力する作業区分を5つから10つ程度に絞って決める	区分を細かくしすぎて入力に時間がかかる
3. 人件費単価の設定	役職や職種ごとに原価計算用の時間単価を経理と決める	単価の根拠があいまいで、損益の数字が信用されない
4. 一部のチームで試行	1つの部署で1か月から3か月入力し、手集計の結果と突き合わせる	旧来の手集計と並行し続け、二重入力が定着する
5. 全社展開と会議での活用	案件別の予算と実績を週次の会議資料として使い始める	集計結果を見る場面がなく、入力が形だけになる

この中で特に重要なのが3番目の人件費単価の設定です。工数管理の目的は案件の採算を知ることなので、作業時間を金額に換算するための単価が決まっていなければ、どれだけ正確に時間を集めても損益は分かりません。実際の給与をそのまま使うと個人の給与が推測できてしまうため、役職や職種ごとの平均的な単価を使う会社が多く見られます。単価の考え方は、経理担当者や顧問の税理士と相談して決めておきましょう。

もう1つの鍵は、試行期間に手集計の結果とシステムの集計結果を突き合わせることです。両者が大きく食い違う場合は、入力漏れか、作業区分の定義のずれが原因であることがほとんどです。原因をつぶしてから全社に広げると、導入後に「システムの数字は当てにならない」と言われる事態を防げます。やることリストは個人の作業整理の道具として引き続き使い、作業時間の記録だけを工数管理システムに移す、という役割分担にすると現場の抵抗も小さくなります。

業種別に見る工数管理のニーズ

同じ工数管理でも、システム開発・IT企業は案件別の原価と進み具合、コンサルティング・士業事務所は顧客別の収益と請求に重点が置かれます。自社の稼ぎ方に合わせて、記録する単位と見るべき数字を決めることが大切です。

システム開発・IT企業

システム開発では、要件定義、設計、開発、テストといった工程ごとに作業時間を記録し、見積時の想定工数と比べることが基本になります。仕様変更や不具合対応で工数がふくらむのはよくあることで、どの工程で予定を超えたかが分かれば、次の見積の精度を上げる材料になります。外注先の作業費も同じ案件の原価として集計し、案件全体の損益を月の途中で確認できる状態を目指しましょう。複数のプロジェクトを並行して担当するエンジニアが多い会社では、1人の1日の作業がどの案件に配分されたかを記録できることが欠かせません。

コンサルティング・士業事務所

コンサルティング会社や、税理士・社会保険労務士・弁護士などの士業事務所では、顧問契約のような月額固定の契約と、時間単価やスポットで請求する契約が混在していることが多くあります。月額固定の顧客に想定以上の時間を使っていないか、時間単価の案件で記録漏れによる請求漏れが起きていないかを確認するには、顧客別の作業時間の集計が必要です。やることリストで「A社の申告書類を確認する」とだけ書いて消していると、その作業に何時間かかったかは残りません。顧客と作業内容を選んで時間を記録し、そのまま請求額の計算に使える仕組みがあると、請求業務と採算の確認を同時に進められます。

工数管理システム選定でよくある失敗パターン

工数管理の導入でよくある失敗は、手集計の延長で請求が別作業のまま残ること、入力の細かさを求めすぎること、集計結果を使わないことの3つです。スイッチを切り替えると、失敗例と回避策を見比べられます。

3つの失敗に共通するのは、工数管理を「時間を集める作業」と捉え、集めた数字を請求や経営判断に使う流れまで設計していない点です。やることリストから工数管理へ移るときは、入力する人の手間を減らすことと、集計結果を使う場面を先に決めることの両方を意識しましょう。

工数集計コストを数値で確認する

手作業での工数集計にかかっている時間を数字にすると、システム化の必要性を社内で説明しやすくなります。次のシミュレーターで、案件数と1案件あたりの月の集計時間から、年間の集計時間と削減できる時間の目安を確認できます。

例えば同時に20件の案件が動いていて、1件あたり月1.5時間を作業時間の聞き取り、集計、請求額の計算に使っている場合、年間では360時間になります。その7割を減らせれば約250時間、1か月あたり20時間ほどを本来の業務に回せる計算です。この試算には、集計ミスの修正や請求漏れによる売上の取りこぼしは含まれていません。導入費用と比べるときは、削減時間に担当者の人件費をかけた金額を1つの目安にすると判断しやすくなります。

よくある質問（FAQ）

Q. やることリストとToDoリストは同じ意味ですか？

A. ほぼ同じ意味で使われます。どちらも、やるべき作業を書き出して一覧にし、終わったものを消していく管理方法を指します。紙のメモでもアプリでも作れます。

Q. やることリストを上手に作るコツはありますか？

A. 作業を動詞で書く、大きな作業は1時間以内で終わる単位に分ける、すべての項目に期限を付ける、緊急度と重要度で今日やることを3つ程度に絞る、といった工夫が効果的です。1日の終わりに見直して翌日のリストを作る習慣も役立ちます。

Q. やることリストと工数管理の違いは何ですか？

A. やることリストは「何をやるか」を管理し、工数管理は「どの案件に、だれが、どれだけ時間を使ったか」を管理します。工数管理では記録した時間を原価に換算し、案件の売上と比べて採算を確認できる点が大きな違いです。

Q. どのタイミングで工数管理システムを検討すべきですか？

A. 複数の案件を並行して抱えるようになった、月末の工数集計を表計算ソフトの手作業で行っている、案件が終わってから赤字に気づくことがある、時間単価の請求で記録を探し直している、といった状況が目安です。

Q. 工数管理システムの費用はどのくらいかかりますか？

A. 利用人数や使う機能の組み合わせで決まる料金体系が一般的で、初期費用や導入支援の費用が別にかかる場合もあります。金額は改定されることがあるため、最新の料金は各社の公式情報で確認してください。

Q. ZACとMA-EYESはどのように選べばよいですか？

A. ZACはプロジェクト・案件・売上明細の3階層での損益管理や工程管理まで備え、プロジェクト数の多いIT・クリエイティブ企業に向いています。MA-EYESは予算や規模に合わせた柔軟な導入とカスタマイズ、手厚いサポートが特徴です。工程管理の要否や導入にかけられる期間を基準に、資料やデモで確認するのがおすすめです。

まとめ

やることリストは個人の作業整理に役立つシンプルな道具ですが、案件単位で仕事をする会社では、作業時間と採算を結び付けて管理する段階が必ず訪れます。次の4点を押さえて、自社に合った仕組みを検討しましょう。

1. 個人の作業整理は、動詞で書く・期限を付けるなどのコツを押さえたやることリストで十分
2. 案件の採算や請求の根拠が必要になったら、作業時間を原価に換算できる工数管理に移る
3. 選ぶときは、案件別の原価管理、請求業務との連携、入力のしやすさの3点で比べる
4. システム開発・IT企業は工程と原価、コンサルティング・士業は顧客別の収益と請求を重視する

まずは、月末の工数集計と請求準備に毎月どれだけの時間を使っているかを数えてみてください。その数字が、やることリストの次の一歩を考えるいちばん確かな出発点になります。

参考文献

• 経済産業省「産業界のデジタルトランスフォーメーション（DX）」、2026年9月24日確認
• 中小企業庁「中小企業白書」、2026年9月24日確認
• 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」、2026年9月24日確認