ビデオ通話アプリとは？Web会議システムとの違いと選び方、用途別の活用法を解説

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  • ビデオ通話アプリの基本機能と、Web会議システムとの違いがわかる
  • インストール不要で相手が参加しやすいかなど、選び方の3つのポイントがわかる
  • 社内会議・商談・研修での活用法と、導入でよくある失敗の対策がわかる

取引先との打ち合わせや社内の定例会議、採用面接まで、ビデオ通話アプリは今やビジネスに欠かせない道具になりました。一方で「種類が多くてどれを選べばよいかわからない」「Web会議システムと何が違うのか」「無料版のままで業務に使ってよいのか」と迷う担当者も少なくありません。

本記事では、ビデオ通話アプリの基本とWeb会議システムとの違い、ビジネス向けアプリの分類、選び方の3つのポイント、用途別の活用法、導入でよくある失敗と効果の測り方までを順に解説します。あわせて、ビデオ通話で行う会議そのものの運用を効率化したい場合に役立つ、ミーティングマネジメントツールとの役割分担も整理します。

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目次

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  1. 会議運用の悩みを解消する、ミーティングマネジメントツールの比較
  2. ビデオ通話アプリとは｜Web会議システムとの違い
  3. ビジネス向けビデオ通話アプリの分類
  4. ビデオ通話アプリの選び方｜3つのポイント
  5. 用途別のビデオ通話アプリ活用法
  6. ビデオ通話アプリ導入でよくある失敗パターン
  7. ビデオ通話アプリの効果測定の考え方
  8. ビデオ通話アプリに関するよくある質問
  9. まとめ｜ビデオ通話アプリは相手の使いやすさと運用で選ぶ
  10. 参考文献

会議運用の悩みを解消する、ミーティングマネジメントツールの比較

ビデオ通話アプリを導入すると、移動せずに打ち合わせができるようになります。ところが実際に使い始めると、「通話はできるが会議の進め方は変わらない」「議事録を作る人の負担が大きい」「決まったことが共有されない」といった、通話そのものとは別の悩みが残ることが多くあります。これは、ビデオ通話アプリが「つなぐ」ための道具であり、会議の準備や記録、決定事項の共有までは担っていないためです。

こうした会議運用の部分を支えるのが、ミーティングマネジメントツールです。アジェンダや資料の事前共有、文字起こしによる議事録づくり、オンラインホワイトボードでの共同作業など、ビデオ通話と組み合わせて使うことで会議の質と効率を上げられます。主なタイプと代表的なサービスを整理すると次のとおりです。

タイプ代表的なサービス強み留意点
会議総合支援型TIMO Meeting（パーソルビジネスプロセスデザイン）、スマートセッション（日本インフォメーション）アジェンダ・資料共有から議事録までを一つにまとめ、ペーパーレス会議を進めやすい機能が多いぶん、社内で使う範囲を決めないと定着しにくい
議事録作成支援型スマート書記（エピックベース）、toruno（リコージャパン）音声の文字起こしや録音で、議事録を作る負担を減らせる専門用語や固有名詞は確認・修正が必要になる場合がある
オンラインホワイトボード型miro（ミロ・ジャパン）、Microsoft Whiteboard（日本マイクロソフト）アイデア出しや図を使った議論を、離れた場所からでも同時に行える議事録や決定事項の管理は別の仕組みで補う必要がある

ビデオ通話アプリで「つなぐ」部分を整え、ミーティングマネジメントツールで「準備・記録・共有」の部分を整えると、オンライン会議の悩みの多くは解消しやすくなります。ほかのタイプやサービスの詳細は、比較記事でまとめて確認できます。

ビデオ通話アプリとは｜Web会議システムとの違い

ビデオ通話アプリとは、インターネットを通じて離れた場所にいる相手と、映像と音声でリアルタイムに会話できるアプリ・サービスのことです。スマートフォンやパソコンのカメラとマイクを使い、1対1の通話から複数人でのグループ通話まで行えます。ビジネス向けのものは、画面共有や録画、チャット、背景のぼかしといった機能を備えているのが一般的です。

ビデオ通話アプリでできること

  • 映像と音声によるリアルタイムの会話（1対1、グループ）
  • パソコン画面や資料の共有
  • 通話の録画・録音
  • 通話中のテキストチャット、ファイルの受け渡し
  • 背景のぼかし・差し替え、ノイズの抑制
  • カレンダーと連携した通話の予約、招待URLの発行

Web会議システムとの違い

「ビデオ通話アプリ」と「Web会議システム」は重なる部分が大きく、同じサービスがどちらの呼び方でも紹介されることがあります。厳密な定義があるわけではありませんが、一般的には次のような違いで使い分けられています。

観点ビデオ通話アプリWeb会議システム
主な用途1対1や少人数での手軽な会話複数人の会議、セミナー、全社集会
利用端末スマートフォン中心のものが多いパソコン中心、会議室の専用機器にも対応
機能の幅通話・チャットが中心画面共有、録画、参加者管理、ウェビナー機能など
管理機能個人単位での利用が前提管理者によるアカウント・権限・ログの管理

ビジネスで使う場合に大切なのは、呼び方よりも「誰と、何人で、どんな目的で使うか」です。社外の相手と1対1で話すことが多いなら手軽さを、社内で大人数の会議を行うなら管理機能やセキュリティを重視するといったように、使う場面から必要な機能を逆算すると選びやすくなります。Web会議システム側から比較したい場合は、Web会議システムのおすすめ比較もあわせて参考にしてください。

個人向けアプリを業務に使うときの注意

個人で使い慣れたメッセンジャー系のアプリは手軽ですが、業務で使う場合は注意が必要です。会社が利用を把握していないまま顧客情報や社内資料をやり取りすると、退職時のデータ回収や情報漏えい時の調査が難しくなります。業務で使うアプリは会社として選定し、アカウントを組織で管理できるビジネス向けのプランを使うのが基本です。総務省のテレワークセキュリティガイドラインでも、利用するツールのルール化や管理が対策の柱として示されています。

ビジネス向けビデオ通話アプリの分類

ビジネスで広く使われているビデオ通話アプリは、大きく「汎用型」「グループウェア連携型」「用途特化型」に分けられます。代表的なサービスの特徴を整理すると次のとおりです。プランの内容や機能は変更されることがあるため、導入前には各サービスの公式サイトで最新の情報を確認してください。

サービス名タイプ強み留意点
Zoom汎用型大人数の会議やウェビナーに対応し、社外の参加者にも広く普及している無料プランはグループ通話の時間に制限がある
Google Meetグループウェア連携型Googleカレンダーと連携しやすく、ブラウザだけで参加できる録画などの一部機能は有料プランが前提
Microsoft Teamsグループウェア連携型チャットやファイル共有と一体で、Microsoft 365との連携が深い機能が多く、社内での使い方のルールづくりが必要
Cisco Webex汎用型セキュリティや管理機能が充実し、大企業での導入実績が多い小規模な利用では機能を持て余す場合がある

汎用型

会議、商談、セミナーと幅広い用途に使えるタイプです。利用者が多いサービスは、社外の相手も使い慣れていることが多く、招待したときに戸惑われにくいのが利点です。ビデオ通話を初めて全社で導入する場合の候補になりやすいタイプといえます。

グループウェア連携型

メール、カレンダー、ファイル共有などの業務基盤に組み込まれているタイプです。すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を使っている会社であれば、追加のアカウント管理が少なく、予定表から通話を予約する流れも自然です。新しいアプリを増やすより、今ある基盤の機能を使い切る方が定着しやすい場合も少なくありません。

用途特化型

オンライン商談、Web面接、遠隔接客など、特定の業務に合わせて作られたタイプです。商談記録の自動保存や面接評価の入力など、業務の流れに沿った機能を備えているのが特徴です。用途がはっきりしている部署では、汎用型より使い勝手がよくなることがあります。

ビデオ通話アプリの選び方｜3つのポイント

ビジネス向けのビデオ通話アプリを選ぶときは、「相手側の参加しやすさ」「必要な機能と人数」「セキュリティと管理」の3つを確認すると、導入後の後悔を減らせます。特に見落とされやすいのが、自社ではなく相手側の使いやすさです。

ポイント1. インストール不要で相手が参加しやすいか

社外の相手と通話する場合、相手にアプリのインストールやアカウント登録を求めると、それだけで参加の手間が増えます。取引先によっては、セキュリティ上の理由で業務用パソコンに新しいアプリを入れられないこともあります。招待URLを開くだけでブラウザから参加できるか、スマートフォンからでも参加できるかを確認しましょう。

あわせて、相手の会社がふだん使っているアプリを事前に聞いておくのも有効です。普及しているサービスであれば相手も使い慣れていることが多く、接続トラブルによる開始の遅れを防げます。自社で1つのアプリに統一しつつ、相手から指定されたアプリにも参加できるようにしておくと柔軟に対応できます。

ポイント2. 必要な機能と参加人数に合っているか

1対1の商談が中心なのか、10人前後の会議が多いのか、100人規模のセミナーも行うのかで、必要なプランは変わります。多くのサービスでは、プランごとに参加人数の上限や通話時間の制限、録画の可否が異なります。無料プランは試用には便利ですが、グループ通話の時間制限や録画の制約があることが多いため、業務で継続的に使うなら有料プランを前提に検討するのが現実的です。

  • 画面共有：資料を見せながら説明する商談や会議では必須
  • 録画・文字起こし：研修の振り返りや議事録づくりに役立つ
  • ブレイクアウトルーム：研修やワークショップで少人数に分けたいときに便利
  • カレンダー連携：通話の予約と招待URLの送付を自動化できる

ポイント3. セキュリティと管理機能は十分か

業務で使う以上、通話の暗号化、会議への入室制限（パスコードや待機室）、管理者によるアカウント管理といった機能は欠かせません。招待URLが外部に漏れると、関係のない人が会議に入り込むおそれもあります。総務省のテレワークセキュリティガイドラインや、中小企業向けのチェックリストなども参考に、利用ルールとあわせて確認しておきましょう。

また、録画データや共有ファイルの保存先も確認が必要です。顧客の顔や個人情報が映った録画を誰でも閲覧できる状態にしておくと、情報管理上の問題になります。録画の保存期間や閲覧権限を事前に決めておくことが大切です。

用途別のビデオ通話アプリ活用法

同じビデオ通話アプリでも、使う場面によって押さえるべきポイントは異なります。代表的な3つの用途について、活用のコツを整理します。

社内会議

社内会議では、拠点や在宅勤務のメンバーが移動せずに参加できるのが大きな利点です。一方で、オンラインでは発言のタイミングがつかみにくく、会議が長引いたり、一部の人だけが話して終わったりしがちです。開始前にアジェンダと資料を共有し、終了時に決定事項と担当者を確認する流れを定型化すると、会議の質が安定します。

こうした準備や記録を毎回手作業で行うと、担当者の負担が大きくなります。アジェンダの共有から議事録の作成、決定事項の共有までをまとめて支援するミーティングマネジメントツールを組み合わせると、会議の運用を仕組みとして回しやすくなります。

商談・接客

オンライン商談では、移動時間がなくなるぶん、1日に対応できる件数を増やせます。遠方の顧客とも気軽に打ち合わせができるため、営業エリアを広げるきっかけにもなります。相手が迷わず参加できるよう、招待メールには参加方法と、つながらないときの連絡先を書き添えておくと安心です。

商談を録画する場合は、必ず事前に相手の了承を得ましょう。録画や文字起こしのデータに個人情報が含まれる場合は、利用目的の範囲内で扱う必要があります。個人情報の取扱いについては、個人情報保護委員会の法令・ガイドラインを確認しておくと安心です（本記事は法的助言を目的としたものではありません。具体的な判断は専門家にご相談ください）。

研修・面談

社内研修では、録画を残しておけば欠席者が後から視聴でき、同じ内容を何度も実施する手間を減らせます。ブレイクアウトルームで少人数のグループに分ければ、オンラインでもディスカッション形式の研修が行えます。1on1や採用面接では、通信環境の不安定さが印象を左右しやすいため、カメラやマイク、照明などの環境を事前に確認しておくことが大切です。

また、在宅勤務でビデオ通話が続くと、長時間同じ姿勢で画面を見続けることになりがちです。厚生労働省のテレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドラインでは、作業環境の整備や長時間労働への配慮が示されています。会議を詰め込みすぎず、休憩を挟めるスケジュールにすることも意識しましょう。

ビデオ通話アプリ導入でよくある失敗パターン

ビデオ通話アプリは導入自体は簡単ですが、使い方を決めないまま広げると、思わぬトラブルにつながります。よくある失敗と対策を整理しました。

失敗パターン起きること対策
部署ごとに別のアプリを使っているアカウント管理が煩雑になり、費用やデータの所在が把握できない会社として標準のアプリを決め、例外は申請制にする
無料プランのまま業務で使い続ける通話時間の制限で会議が途切れる、管理機能が使えない利用頻度と人数を見て、業務用の有料プランに切り替える
招待URLを使い回している関係のない人が会議に入り込むおそれがある会議ごとにURLを発行し、パスコードや待機室を設定する
相手の参加環境を確認していないアプリが入れられず商談の開始が遅れるブラウザ参加の可否を確認し、参加方法を事前に案内する
オンライン会議が増えただけで効率が上がらない会議の時間と回数が増え、議事録づくりの負担も残るアジェンダ共有と議事録の仕組みを整え、会議の目的を明確にする

特に最後のパターンは見落とされがちです。ビデオ通話アプリは移動の手間をなくしてくれますが、会議の中身を良くするのは運用です。アプリの導入と同時に、会議の進め方のルールもセットで決めておきましょう。

ビデオ通話アプリの効果測定の考え方

導入の効果を確かめるには、導入前後で比べられる指標を決めておくことが大切です。数字で振り返ると、プランの見直しや運用ルールの改善につなげやすくなります。

指標測り方の例見るポイント
移動時間・交通費オンライン化した打ち合わせの件数と、従来の移動時間・交通費を掛け合わせる削減した時間を何に使えたか
商談・面談の件数1人あたりの月間の商談件数を導入前後で比べる件数だけでなく成約率も合わせて見る
会議の時間定例会議の平均時間を記録するオンライン化で長引いていないか
接続トラブル開始の遅れや途中切断の件数を記録する通信環境や機器の見直しが必要か

会議の時間や議事録づくりの負担が減らない場合は、アプリではなく会議運用に課題がある可能性があります。その場合は、会議の準備から記録までを支援するツールの導入も検討するとよいでしょう。

ビデオ通話アプリに関するよくある質問

Q. ビデオ通話アプリとWeb会議システムは何が違いますか？

A. 厳密な定義はありませんが、ビデオ通話アプリは1対1や少人数での手軽な会話、Web会議システムは複数人の会議やセミナー向けで管理機能が充実したもの、という意味で使い分けられることが一般的です。ビジネスでは呼び方より、使う場面と人数から必要な機能を選ぶことが大切です。

Q. 無料のビデオ通話アプリを業務で使っても問題ありませんか？

A. 試用や小規模な利用であれば使えますが、無料プランはグループ通話の時間制限や管理機能の制約があることが多いです。継続的に業務で使う場合は、アカウントを組織で管理できる有料のビジネス向けプランを検討しましょう。

Q. 社外の相手にアプリをインストールしてもらう必要はありますか？

A. 多くのビジネス向けサービスは、招待URLを開くだけでブラウザから参加できます。相手側の負担を減らすため、ブラウザ参加に対応しているかを選定時に確認し、招待メールに参加方法を書き添えておくと安心です。

Q. ビデオ通話で気をつけたいセキュリティ対策は何ですか？

A. 会議ごとに招待URLを発行し、パスコードや待機室で入室を制限することが基本です。あわせて、アプリを最新の状態に保つこと、録画データの保存先と閲覧権限を決めておくことも大切です。総務省のテレワークセキュリティガイドラインも参考にしてください。

Q. 商談を録画するときに注意することはありますか？

A. 録画する場合は、必ず事前に相手の了承を得ましょう。録画や文字起こしのデータに個人情報が含まれる場合は、利用目的の範囲内で扱い、保存期間や閲覧できる人を決めておくことが大切です。

Q. オンライン会議の効率を上げるにはどうすればよいですか？

A. 事前にアジェンダと資料を共有し、終了時に決定事項と担当者を確認する流れを定型化するのが効果的です。議事録づくりや決定事項の共有の負担が大きい場合は、ミーティングマネジメントツールを組み合わせると運用を仕組み化しやすくなります。

まとめ｜ビデオ通話アプリは相手の使いやすさと運用で選ぶ

  1. ビデオ通話アプリは「つなぐ」道具で、Web会議システムとは使う場面と人数で使い分ける
  2. 選ぶときは、相手の参加しやすさ、必要な機能と人数、セキュリティと管理の3点を確認する
  3. 社内会議・商談・研修など用途ごとに、録画や記録の扱いを決めておく
  4. 会議の準備や議事録の負担が残るなら、ミーティングマネジメントツールで運用を仕組み化する

まずは社内で使う場面と相手を洗い出し、無料プランや試用期間で実際の使い勝手を確かめるところから始めてみてください。導入後は会議の時間や商談件数を記録し、アプリと会議運用の両面から改善していくことが、ビデオ通話を業務の成果につなげる近道です。

参考文献

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