大容量ファイルの送り方｜メールの上限を超えたときの方法と無料サービスの違い

大容量ファイルとは、メールの添付上限を超える大きさのファイルのことです。個人のGmailは25MB、Outlookでインターネットメールのアカウントを使う場合は20MBが公式の案内で、動画や設計データ、大量の資料はこの上限をすぐに超えます。上限を超えたら、ファイル転送サービス、クラウドストレージ、ビジネスチャットのいずれかで受け渡し、どれを選ぶかは、相手が社外か社内か、1回きりか継続的かで決まります。この記事では、メールの上限の数字、送り方の使い分け、無料のファイル転送サービス2つを公式サイトで確認した違い、送ってもらう側の頼み方、よくある失敗を、2026年10月19日時点の公式情報をもとに整理します。

目次

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1. メールで送れない大容量ファイルの目安｜添付の上限と最初の選択肢
2. 大容量ファイルの送り方5種類｜相手と頻度で使い分ける
3. 無料のファイル転送サービス2つの違い｜公式サイトで確認した容量と保管期間
4. 社外へ送る前に確認する3点｜容量・保管期間・セキュリティ
5. 大容量ファイルを送ってもらうときの頼み方
6. 大容量ファイルの受け渡しでよくある失敗
7. よくある質問(FAQ)
8. まとめ｜大容量ファイルを送る前に決める5つのこと
9. 参考文献

メールで送れない大容量ファイルの目安｜添付の上限と最初の選択肢

メールの添付ファイルの上限は、個人のGmailで25MB、Outlookでインターネットメールのアカウントを使う場合は20MB、Exchangeアカウントの既定は10MBです。これらは提供元が公式ヘルプで案内している値で、動画1本、設計データ、画像を多数含む資料などは簡単に超えます。上限を超えたときの扱いはサービスで異なり、Gmailでは添付されずにGoogleドライブのリンクが自動で追加されますが、Outlookではエラーが表示されるため、別の方法に切り替える必要があります。

メール	公式の案内(2026年10月19日確認)	補足
Gmail(個人用アカウント)	添付ファイルは25MBまで。複数のファイルを添付する場合は合計25MBまで	25MBを超えるファイルは添付されず、Googleドライブのリンクが自動でメールに追加される
Gmail(仕事用・学校用アカウント)	添付ファイルの送信制限と受信制限はGoogle Workspace管理者が設定する	社内の設定値は管理者に確認する
Outlook(インターネットメールのアカウント。Outlook.comやGmailなど)	メールサイズの上限は20MB	添付ファイルとメールのサイズの両方が含まれる
Outlook(Exchangeアカウント。ビジネスメール)	既定のメールサイズの上限は10MB	添付ファイルとメールのサイズの両方が含まれる。実際の設定は管理者に確認する

上限は添付ファイル単体ではなく、メール全体で数える場合があります。さらに、受信側のメールサービスにも別の上限があり、自社から送れても相手が受け取れないことがあります。受信側の上限は相手の環境によるため一律の数字は示せませんが、上限ぎりぎりのサイズは避け、相手の環境も確かめてから送るのが無難です。

上限を超えたときは、相手が社外か社内かで最初の選択肢が変わります。社外の取引先に1回だけ渡すならファイル転送サービス、社内や同じ案件を進めるメンバーに渡すならビジネスチャットが手軽です。後者の一例が、株式会社kubellが提供するChatworkです。公式ヘルプ(2026年10月19日確認)では、1ファイル最大5GBまで、同時に20ファイルをアップロードでき、ストレージ容量を使うのはファイルを送信する側のみと案内されています。商品ページで確認した範囲では、チャットに加えてビデオ通話・音声通話が標準で使え、タスクを管理して、完了すると自動でチャットに通知されます。ただし、公式のプラン別機能一覧(2024年11月現在の記載)では、ストレージ容量はフリープランで組織全体に10GB、有料プランで1ユーザーあたり10GBです。数十GBの動画のように1回で送りきれない大きさのファイルは転送サービスに任せ、送ったあとの確認や修正の連絡を案件ごとのチャットに残す、という分担が現実的です。フリープランは閲覧できるのが過去40日分、5,000件までのため、履歴を長く残したい場合はプランごとの内容を確認してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「Chatworkでタスクをつけることで依頼が埋もれることもなく、Googleサービスやマイページとの連携で、Chatworkをハブとした情報の一元管理も可能になりました。」

出典: Chatwork導入事例 株式会社モリチュウ(社員22名、取材2022年9月) https://go.chatwork.com/ja/case/morichu.html

大容量ファイルの送り方5種類｜相手と頻度で使い分ける

大容量ファイルの送り方は、圧縮・分割、ファイル転送サービス、クラウドストレージ、ビジネスチャット、外部記録媒体の5つで、相手が社外か社内か、1回きりか継続的かで使い分けます。どれも一長一短があり、ファイルの大きさだけで決めると、運用が回らなくなります。まず5つの違いを表で整理します。

方法	仕組み	向いている場面	注意点
圧縮・分割	ZIP形式などで圧縮し、必要に応じて複数に分けてメールで送る	上限を少しだけ超える文書ファイル	動画や画像は圧縮してもあまり小さくならない。分割すると受信側の結合が手間
ファイル転送サービス	Webにアップロードし、発行されたダウンロード用のURLを相手に伝える	社外の相手に1回だけ渡す	保管期限があり、URLの誤送信で第三者に渡る恐れがある
クラウドストレージ	共有フォルダにファイルを置き、閲覧権限やリンクを付与する	同じ相手と継続的にやり取りする	共有設定を誤ると、意図しない範囲に公開される
ビジネスチャット	チャットにファイルをアップロードし、参加メンバーで共有する	社内や、同じ案件を進めるメンバーとのやり取り	契約ごとのストレージ容量と、履歴の閲覧範囲に上限がある
外部記録媒体	USBメモリや外付けHDDにコピーして手渡し・郵送する	通信環境がない、または非常に大きなデータ	紛失・盗難のリスクがあり、社内規程で禁止されていることも多い

場面別の早見表｜最初に検討する方法

次の表は、よくある場面ごとに、最初に検討する方法をまとめたものです。表の内容は上の5つの特徴からの整理で、実際に選ぶときは、各サービスの上限と社内ルールを確認してください。

場面	最初に検討する方法	確認すること
社外の取引先に、数百MBから数GBのファイルを1回だけ渡す	ファイル転送サービス	1ファイルの上限、保管期限、パスワード設定、取引先の規程で使えるサービスか
同じ取引先と、同じ案件のファイルを何度も交換する	クラウドストレージの共有、または取引先が指定するサービス	共有範囲、版の管理、案件が終わったあとの削除
社内や同じ案件のメンバーに、ファイルを頻繁に渡す	ビジネスチャット、または社内のファイル共有	1ファイルの上限、ストレージ容量、履歴の閲覧範囲
メールの上限を少し超えた文書ファイル	圧縮、または共有リンク	受信側の上限、暗号化の要否
通信が使えない、または極端に大きなデータ	外部記録媒体	社内規程、紛失時の対応、受け渡しの記録

ファイル転送サービスとは｜「大容量便」と呼ばれることもある

ファイル転送サービスは、ファイルを一時的にWebサービス上に預け、ダウンロード用のURLを相手に伝えて受け取ってもらう仕組みです。保管期限を過ぎるとファイルは削除されるため、「一時的に預けて渡す」ことが前提です。検索では「大容量便」と書かれることがあり、検索結果ではこの種のサービスの総称として扱われています。「ギガファイル便」「データ便」のように名前に「便」が付くサービスが多いことから、そう呼ばれていると考えられます。

法人向けの有料サービスのタイプ分けや費用の考え方は、大容量ファイル送信サービスとは｜4タイプの選び方と費用相場で詳しく解説しています。この記事では、メールで送れなかった場面でまず何を選ぶかに絞って整理します。

大容量ストレージとは｜転送サービスとの違い

大容量ストレージは、ファイルを置き続けられる場所のことで、フォルダやリンクで共有し、更新や共同編集もできます。転送サービスが「預けて渡す」ものなら、ストレージは「置き場所を共有する」ものです。一度きりの受け渡しは転送サービス、継続的なやり取りはストレージ、と考えると選びやすくなります。ストレージの種類や運用は、ファイルストレージとは？種類・費用・選び方と失敗しない運用のポイントを解説もあわせて参考にしてください。

無料のファイル転送サービス2つの違い｜公式サイトで確認した容量と保管期間

無料で使える代表的なファイル転送サービスのうち、ギガファイル便は1ファイル300Gまで、データ便は登録なしのライトプランで2GBまでと、上限の考え方が異なります。下の表は、各公式サイトの表示を2026年10月19日に確認した内容です。プランや上限は変更されることがあるため、利用前に公式サイトで最新の内容を確認してください。

項目	ギガファイル便	データ便
1ファイルの上限	1ファイル300Gまで、個数は無制限(公式の表記)	ライトプラン(登録不要)は2GBまで、100ファイルまで。フリープラン(無料登録)は5GBまで。ビジネスプランは容量無制限(公式の表記)
保管・有効期限	3日・5日・7日・14日・30日・60日・100日の7種類から選ぶ	ライトプランの画面では、1時間から7日の範囲で選べる
使い始め方	トップページのアップロード画面からそのまま送れる。広告なしの有料プランは会員登録とプラン加入が必要	ライトプランは会員登録なしで利用できる。フリープランは無料登録が必要
パスワード・通知	ダウンロードパスワードを設定する欄がある	ダウンロードパスワード(ランダム生成3種類)、ダウンロード通知、アップロード完了通知を設定できる
有料プランで変わる点	広告なし、ファイル名のフィルタ処理なし、アップロード履歴・ダウンロード履歴の確認など。プレミアムは転送相手も広告なしでダウンロードできる	プランにより上限が変わる。ビジネスプランの条件は公式で確認する

ほかにもfirestorageなどの転送サービスがありますが、公式ガイドに2026年2月13日付で「サービスリニューアルのお知らせ」が出ているため、プランごとの上限はこの表に入れていません。利用する場合は、公式サイトで現在の内容を確認してください。ギガファイル便の利用規約の読み方や有料プランの違いは、無料ファイル転送サービスの利用規約の読み方｜会社で使う前に確認したい責任範囲と有料プランで詳しく扱っています。

無料サービスを仕事で使うときの注意点

無料サービスは、手軽な一方で、会社としての管理が追いつかない場面があります。誰がいつ何を送ったかを会社として確認できるか、サービスごとに確認が必要です。たとえばギガファイル便は、アップロード履歴・ダウンロード履歴の確認を有料プランの機能として案内しており、無料のままで同様の履歴が使えるかは公式で確認する必要があります。また、社員が各自の判断で別々のサービスを使い始めると、会社が把握していない経路で情報が社外に出る「シャドーIT」の状態になります。費用を抑えたい場合でも、会社として使ってよいサービスと、送ってよいデータの範囲を決めておくことが前提です。

もう一つ見落としやすいのが、送ったあとのやり取りです。転送サービスは「渡す」ところまでを担い、「相手が受け取ったか」「修正はいつまでか」といった連絡は、メールや電話に分かれて残りがちです。担当者が替わると経緯が追えなくなるため、渡すための道具と、確認や依頼を残す場所を分けて考えておくと、運用が安定します。

社外へ送る前に確認する3点｜容量・保管期間・セキュリティ

ファイル転送サービスを選ぶときは、容量、保管期間、セキュリティの3点を決めておくと、導入後の食い違いを防げます。サービスの数は多く、宣伝文句だけを見ると違いがわかりにくいため、確認する項目を先に決めておくことが大切です。

容量｜1ファイル・1回・合計のどの上限か

容量の上限には、1ファイルあたり、1回の送信あたり、契約全体で保存できる合計量など、いくつかの種類があります。「最大○GBまで送れる」という表示がどの上限を指しているのかを確認しないと、導入後に想定より小さいファイルしか送れなかったという事態になりかねません。たとえばデータ便のライトプランは、容量の上限(2GB)に加えて、一度にアップロードできるファイル数(100ファイル)にも上限があります。

容量を判断するときは、まず自社で普段扱っているファイルのサイズを把握するのが近道です。過去数か月に送ったファイルのうち大きいものが何GB程度だったかを確認し、それを余裕を持って上回る上限のサービスを選びます。送信にかかる時間は、サービス側の性能だけでなく、送信者と受信者の回線の速度にも左右される点も見込んでおきましょう。

保管期間｜相手が受け取れるまで残るか

保管期間は、短すぎても長すぎても問題が出ます。相手が出張中などですぐにダウンロードできない場合、期限が短いと再送の手間が発生します。逆に、期限が長すぎると、不要になったファイルがサービス上に残り続けます。ギガファイル便のように保管期限を3日から100日の7種類から選べるサービスであれば、ファイルの重要度に応じて使い分けられます。送るときは、相手に期限を一緒に伝えておくと、期限切れによる再送を減らせます。

セキュリティと記録｜誤送信と不正アクセスに備える

業務で使う以上、セキュリティの確認は欠かせません。見るべき項目は、通信と保存データの暗号化、ダウンロード時のパスワード設定、ダウンロード回数や期限の制限、送受信の履歴(ログ)の記録、ウイルスチェックの有無などです。個人情報や取引先の機密情報を扱う場合、事業者には個人データの漏えいを防ぐための安全管理措置が求められます。個人情報保護委員会のガイドラインでは、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置の考え方が示されており、ファイルの受け渡し方法もこの観点で点検しておくと安心です。

誤送信対策も重要です。URLを送る相手を間違えれば、そのまま第三者にファイルが渡ってしまいます。パスワードを設定する場合は、URLとは別の経路で伝えるのが基本です。テレワーク環境では社外のネットワークからファイルを扱う機会も増えるため、総務省のテレワークセキュリティガイドラインなども参考に、利用できる端末やネットワークの範囲を決めておくとよいでしょう。暗号化や承認、ログの統制を最優先にする場合は、セキュリティ重視の法人向けファイル転送サービスとは｜暗号化・アクセス制限の選び方も参考になります。

確認する点	主な確認項目	特に重視したい場面
容量	1ファイル・1回・合計の上限、同時に送れるファイル数	動画、設計データ、印刷データなどを扱う業種
保管期間	期限の選択肢、期限切れ後の再送のしやすさ	相手がすぐに受け取れない、複数人が順に確認する場面
セキュリティ・記録	パスワード、期限・回数制限、ログ、送信先の確認	個人情報や機密情報を扱う企業、監査対応が必要な企業

送ったあとの確認と記録｜サービス選びとは別に決める

転送サービスの機能を比べても、送ったあとの「受け取りましたか」「修正はいつまでにお願いします」といったやり取りは解決しません。大容量ファイルの受け渡しが多い職場ほど、送ったことの記録と、確認依頼の置き場所を、サービス選びとは別に決めておく必要があります。メールで往復していると、案件ごとの経緯が個人の受信箱に分かれ、担当者が替わったときに追えなくなります。案件ごとのチャットで確認依頼や期限を残し、ファイルそのものは転送サービスで渡す、という分担は、導入しやすい方法の一つです。

自社の状況を、次のセルフチェックで確かめてみてください。

大容量ファイルを送ってもらうときの頼み方

大容量のデータを相手から送ってもらうときは、受け取る側が送り方と条件を先に指定すると、再送のやり取りを減らせます。相手に任せると、メールに添付して戻ってきたり、受け取れないサービスのURLが届いたりしがちです。受け取る側の手段には、主に3つあります。

手段	内容	注意点
送ってほしいサービスを指定する	自社で使ってよいと決めた転送サービスやストレージを伝え、相手にそこへアップロードしてもらう	相手の規程でそのサービスが使えない場合は、代わりの手段を相談する
受信用のアップロード窓口を使う	相手がファイルをアップロードするための受信用の入口を持つサービスを使う。データ便のトップには「受取BOX」の入口があり、firestorageの公式ガイドにも受け取り用の「ウケトル」が載っている	機能の範囲やプランの条件はサービスごとに異なるため、公式サイトで確認する
共有フォルダやチャットに招待する	案件ごとの共有フォルダやチャットに相手を招待し、そこへアップロードしてもらう	招待する範囲と、案件終了後の削除を決めておく

依頼するときは、メールの文面に次の5点を書いておくと、やり直しが減ります。

1. 使ってほしいサービスの名前とURL
2. 1ファイルの大きさの上限と、ファイルの形式
3. いつまでに届いていてほしいか(期限)
4. パスワードを設定する場合は、URLとは別の経路で教えてもらうこと
5. アップロードしたら、完了の連絡をもらうこと

大容量ファイルの受け渡しでよくある失敗

大容量ファイルのトラブルは、サービスの性能よりも、運用ルールの不足から起きることがほとんどです。導入前に典型的な失敗を知っておけば、多くは防げます。

失敗パターン	起きること	防ぐための対策
社員が各自で無料サービスを使う	会社が把握していない経路で情報が社外に出て、問題発生時に経緯を追えない	会社として使うサービスと用途を決め、利用ルールを周知する
URLを別の相手に送ってしまう	第三者がファイルをダウンロードできる状態になる	パスワード設定、送信前の宛先確認、保管期限の短縮を使う
容量の表示を読み違える	導入後に、1回で送れるサイズが足りないとわかる	1ファイル・1回・合計の上限を分けて確認し、実際のファイルで試す
保管期限が業務に合わない	相手がダウンロードする前に期限が切れ、再送が繰り返される	期限を選べるサービスを選び、送信時に相手へ期限を伝える
メールの上限ぎりぎりで送る	相手の受信側の上限で弾かれ、戻ってくる	上限に近いサイズは別の方法で渡す
古い版のファイルを送る	取引先が誤った資料で作業を進めてしまう	社内のファイルを1か所で管理し、どれが最新かをわかるようにする

特に見落とされやすいのが「古い版のファイルを送る」失敗です。これは転送サービスの問題ではなく、社内のファイル管理の問題です。ファイル名に日付や「最新」「修正版」と付けて管理していると、どれが正本かが担当者にしかわからなくなります。送る前に迷う時間をなくすには、ファイルを置く場所と、確認の連絡を残す場所を、案件ごとに決めておくことが有効です。

導入後は、効果を確かめることも忘れないようにしましょう。たとえば、添付サイズ超過で戻ってきたメールの件数、再送を頼まれた件数、無料サービスの利用が報告された件数などを、導入前後で比べると改善の度合いがわかります。数値で確認できれば、利用ルールの見直しや、追加の対策が必要かどうかも判断しやすくなります。

ファイルの受け渡しは転送サービスに任せ、送ったあとの確認依頼や修正の連絡、期限を案件ごとのチャットに集めたい場合は、Chatworkのような製品の機能を商品ページで確認し、自社の運用に合うかを比べてみてください。

よくある質問(FAQ)

Q1. 容量が大きすぎてメールで送れない場合は、どうすればよいですか？

A. メールの添付上限は、個人のGmailで25MB、Outlookのインターネットメールのアカウントで20MB、Exchangeアカウントの既定で10MBです(各公式ヘルプ、2026年10月19日確認)。上限を超えたら、社外の相手にはファイル転送サービス、継続的なやり取りにはクラウドストレージ、社内や同じ案件のメンバーにはビジネスチャットで渡します。Gmailでは上限を超えると、Googleドライブのリンクが自動で追加されます。

Q2. 大容量のデータを送る方法にはどんなものがありますか？

A. 主な方法は、圧縮・分割、ファイル転送サービス、クラウドストレージ、ビジネスチャット、外部記録媒体の5つです。社外の相手に1回だけ渡すならファイル転送サービス、同じ相手と継続的にやり取りするならクラウドストレージ、社内や同じ案件のメンバーならビジネスチャットが向いています。外部記録媒体は、紛失のリスクがあるため、社内規程を確認してから使います。

Q3. 「大容量便」とは何ですか？

A. 検索では、メールで送れない大きなファイルを、ダウンロード用のURLで相手に渡すファイル転送サービスの総称として扱われています。「ギガファイル便」「データ便」のように名前に「便」が付くサービスが多いことから、そう呼ばれていると考えられます。特定のサービスを使う場合は、公式サイトで容量や保管期間を確認してください。

Q4. 大容量ストレージとは何ですか？ファイル転送サービスとの違いは？

A. 大容量ストレージは、ファイルを置き続けられる場所で、フォルダやリンクで共有し、更新や共同編集もできます。ファイル転送サービスは、ファイルを一時的に預けて相手に渡すもので、保管期限を過ぎるとファイルは削除されます。一度きりの受け渡しは転送サービス、継続的なやり取りはストレージ、と考えると選びやすくなります。

Q5. 無料のファイル転送サービスを仕事で使っても大丈夫ですか？

A. 会社が利用を認めている範囲であれば使えますが、注意が必要です。誰がいつ何を送ったかを会社として確認できるか、サービスごとに確認が必要で、ギガファイル便は履歴の確認を有料プランの機能として案内しています。個人情報や機密情報を送る場合は、パスワードや保管期限を設定し、社員が各自の判断で使うことは避けましょう。

Q6. 社内や同じ案件のメンバーに送るだけなら、チャットでも大容量ファイルを送れますか？

A. ビジネスチャットによって上限が異なります。Chatworkの公式ヘルプでは、1ファイル最大5GBまで、同時に20ファイルをアップロードでき、ストレージ容量を使うのは送信する側のみと案内されています(2026年10月19日確認)。ただし、ストレージ容量はフリープランで組織全体10GB、有料プランで1ユーザー10GBのため、数十GBのファイルは転送サービスを使うなど、使い分けを決めておくと安心です。

まとめ｜大容量ファイルを送る前に決める5つのこと

メールの添付上限を超えた大容量ファイルは、相手と頻度に合わせて送り方を選びます。送る前に決めておきたいことは、次の5つです。

1. メールの添付上限(個人のGmailは25MB、Outlookのインターネットメールは20MB、Exchangeの既定は10MB)と、相手の受信環境を確認する
2. 相手が社外か社内か、1回きりか継続的かで、転送サービス・ストレージ・チャットを使い分ける
3. サービスを選ぶときは、1ファイル・1回・合計の上限、保管期限、パスワードと記録を確認し、無料サービスは会社として使ってよい範囲を決める
4. 送ってもらうときは、使ってほしいサービス、期限、パスワードの伝え方を依頼文に書く
5. 送ったあとの確認依頼と修正の連絡の置き場も決める。案件ごとのチャットを検討するなら、Chatworkのような製品の資料を取り寄せて比較検討する

まずは、よく使う取引先との受け渡しから、送り方と送ったあとの連絡の場を小さく決めて試し、運用が回るかを確かめてから範囲を広げていくと、無理なく定着させやすくなります。

参考文献

• Gmail ヘルプ「Gmail のメールにファイルを添付して送信する」、2026年10月19日確認
• Microsoft サポート「Outlook で大きなファイルを送信するために添付ファイルのサイズを小さくする」、2026年10月19日確認
• GigaFile(ギガファイル)便 公式サイト(トップページ・有料プランの案内)、2026年10月19日確認
• データ便 公式サイト(トップページ・利用手順)、2026年10月19日確認
• firestorage ユーザーガイド(お知らせ)、2026年10月19日確認
• Chatwork ヘルプ「ファイルを送信(アップロード・添付)する」、2026年10月19日確認
• Chatwork「プラン別機能一覧」(2024年11月現在の記載)、2026年10月19日確認
• Chatwork導入事例「Chatworkの活用で案件数が5倍以上に 株式会社モリチュウ」、2026年10月19日確認
• ビジネスコンシェルジュ「Chatwork」商品ページ、2026年10月19日確認
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」、2026年10月19日確認
• 総務省「テレワークに関連したセキュリティ情報(テレワークセキュリティガイドライン)」、2026年10月19日確認