勤怠管理システムの管理者を追加・変更する手順｜権限の種類と共通IDとの関係

ジョブカン勤怠管理(JOBCAN)の管理者は、すべての機能を使える「全権限管理者」(1アカウントに1名)と、付与された権限の範囲で担当グループを管理する「グループ管理者」(複数名)の2種類です。管理者ページへは公式の管理者ページログインから入り、共通IDを使っている場合は共通IDのログインページからも移動できます。この記事では、2種類の管理者の違い、グループ管理者の追加・変更・削除の手順と注意点、共通IDや労務管理など他の管理者との関係を、公式ヘルプをもとに整理します。ログインできないときの対処は勤怠管理システムの管理者ログインとは？権限設定とトラブル対処法を解説で詳しく説明しています。

目次

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1. ジョブカン勤怠管理の管理者とは｜全権限管理者とグループ管理者の違い
2. グループ管理者の追加手順｜スタッフとは別に登録する
3. 管理者を変更・削除するときの手順と注意点
4. 共通ID・工数管理・労務管理の管理者は連動しない
5. 組織形態別に見る管理者権限の設計
6. 管理者の運用負担が大きいときに見直すこと
7. よくある質問(FAQ)
8. まとめ
9. 参考文献

ジョブカン勤怠管理の管理者とは｜全権限管理者とグループ管理者の違い

ジョブカン勤怠管理の管理者は、1名だけ登録できる全権限管理者と、複数名を登録できるグループ管理者の2種類です。グループ管理者は、全権限管理者が付与した権限の範囲で、担当する管理グループに所属するスタッフだけを管理します。

項目	全権限管理者	グループ管理者
登録できる人数	1アカウントに1名のみ	複数名
使える機能	契約中のすべての機能	グループ管理者設定で許可された機能のみ
管理できるスタッフ	全スタッフ	管理グループ(および下位グループ)に所属するスタッフのみ
締め日・勤怠会社IDの変更、機能解放の申し込み	全権限管理者からの連絡のみ受け付けられる	依頼できない
サポートへの問い合わせ	電話・メール・チャット	電話・メール(チャットは不可)

グループ管理者に付与する権限は、機能ごとに「更新可能」「閲覧のみ」「利用不可」から選びます。「更新可能」は新規作成や編集ができる状態、「閲覧のみ」は見るだけの状態、「利用不可」は管理者ページにその機能が表示されない状態です。権限を設定できる機能は、トップページ管理、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、スタッフ管理、基本情報設定、工数管理などに分かれています。

グループ管理者を増やして機能ごとに権限を割り振る運用は、部署や拠点が増えるほど設定が増えます。管理者の人数を絞り、承認の流れで役割を分けたい企業には、ジンジャー勤怠が比較の起点になります。承認者と承認ルートを10段階まで設定でき、各申請の内容や進捗をリアルタイムで確認できるため、管理者権限を持つ人を少なくしたまま、部署の責任者には承認だけを任せる運用を組みやすいサービスです。GPSやIPアドレス制限を使った打刻の仕組みもあり、拠点ごとの打刻ルールもシステム側で決められます。一方で、スマホアプリでは申請や修正の画面がわかりにくいという声もあります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「ジンジャーでシステムを統合したことで、問い合わせ先が1か所に集約された点も良かったと思います。」

JR九州ビジネスパートナーズ株式会社(ジンジャー導入事例より)　出典:jinjer株式会社「JR九州ビジネスパートナーズ株式会社の導入事例」

管理者ページの入口(ログイン先)

全権限管理者もグループ管理者も、入口は管理者ページのログイン画面です。公式のログイン先はhttps://ssl.jobcan.jp/login/client/で、共通IDを使っている場合はhttps://id.jobcan.jp/users/sign_inにログインしてから管理者ページへ移動できます(条件は後述)。「ジョブカン」は、英語表記の「JOBCAN」や、ひらがな・カタカナ交じりの「ジョブかん」「じょぶかん」でも同じサービスを指します。ログイン方法を管理者・スタッフ別に確認したい場合は勤怠管理システムのログイン方法｜管理者・スタッフ別の手順とログインできないときの対処法をご覧ください。

全権限管理者だけが使える機能

公式ヘルプでは、次の機能は全権限管理者のみ利用でき、グループ管理者には許可できないと案内されています。

• 初期設定一覧画面、打刻まるめ設定、出勤簿項目設定
• グループ設定(グループの登録・編集・削除)
• 承認者フローで承認者に登録されていなくても、すべての申請を閲覧できる権限
• 有休取得アラート通知設定、カスタマイズ集計項目設定、全権限管理者からのお知らせ
• 利用プランの確認・変更、チャットでのお問い合わせ

このほか、グループ管理者設定とオプション設定は、原則として全権限管理者のみが更新できます。グループ管理者にも使わせたい場合は、対応するオプション設定を変更します。つまり、「どこまでを現場に任せ、どこからを全権限管理者に残すか」は、権限設定だけでなくオプション設定も合わせて決める必要があります。全権限管理者とグループ管理者の違いと引き継ぎの注意点は、勤怠管理システムの管理者とは？全権限管理者・グループ管理者の違いと引き継ぎの注意点でも解説しています。

グループ管理者の追加手順｜スタッフとは別に登録する

グループ管理者は、全権限管理者が「グループ管理者設定」から基本情報と管理グループを登録し、機能ごとの権限を選んで追加します。スタッフとして登録済みの従業員でも、グループ管理者としては別に登録が必要です。

追加の流れ

1. 全権限管理者で管理者ページにログインし、「基本情報設定」の「各種設定」から「グループ管理者設定」を開いて、「新規グループ管理者追加」をクリックする
2. 姓名、言語、ログインID(英数字のみ)、メールアドレス、パスワード(8文字以上)、管理グループ(複数設定できる)を入力する
3. 「権限設定へ」から、機能ごとに「更新可能」「閲覧のみ」「利用不可」を選ぶ
4. ログイン情報をメールで送りたい場合は「追加時にグループ管理者にメールを送信」にチェックを入れ、「追加」をクリックして保存する

ここでの判断が大きいのは、手順2の管理グループです。管理グループは「この管理者がどのスタッフを見られるか」を決める設定で、部署単位にするか、拠点単位にするか、雇用形態単位にするかで、後の運用が変わります。先に組織図とグループの対応表を作っておくと、管理者を追加するたびに迷いません。一覧画面には「権限設定をコピーして新規追加」があり、既存のグループ管理者の権限をひな形として新しい管理者を作れるため、「部署長型」「拠点責任者型」のように型を決めておくと設定のばらつきを抑えられます。

なお、グループ管理者とスタッフは登録内容を共有していません。同じ人がスタッフとしてもグループ管理者としても登録されている場合、一方の氏名やメールアドレスを変えても、もう一方は変わりません。メールアドレスを一致させておくと、管理者ページとスタッフのマイページを紐づけて行き来できます(後述)。

承認を任せるときに見落としやすい設定

承認は、申請の種類によって誰が承認者になるかが違います。公式ヘルプによると、打刻修正申請、遅刻理由の申請、出退勤編集、打刻エリア申請、シフト申請は、グループ管理者が自分の管理グループに所属するスタッフの分を承認・却下できます。打刻修正申請の承認には、権限設定で「出入詳細」または「未承認打刻一覧」が「更新可能」になっている必要があります。

一方、休暇申請・休日出勤申請・残業申請・選択備考申請は、グループ管理者設定で権限を付与するだけでは承認できません。「承認設定」で承認フローを作り、承認者として管理者を登録する必要があります。権限を付けたのに承認ボタンが出ない、申請が承認者に届かないというときは、この2つの設定のずれを疑います。

また、出入詳細が「更新可能」だと、グループ管理者は打刻の追加もできます。承認だけを任せたい場合は、オプション設定「出入詳細でグループ管理者は承認処理のみ可能にする」をONにすると、権限設定の内容に関わらず新規の打刻追加ができなくなります(打刻修正申請の承認・却下と打刻の削除は可能です)。

設定後に確認しておきたいこと

権限を設定したら、テスト用のスタッフで打刻修正や休暇申請を1件ずつ試し、想定した管理者の画面に表示されるかを確認します。実際の締め日に初めて問題が見つかると、給与計算の締めに間に合わなくなるおそれがあります。誰にどの権限を付けたかを一覧表にして残しておくと、異動や組織変更のときに見直しやすくなります。

管理者を変更・削除するときの手順と注意点

全権限管理者の変更は管理者ページ右上の「アカウント情報の変更」から、グループ管理者の編集・削除は「グループ管理者設定」から行います。グループ管理者を削除すると復元できないため、承認者に登録されていないかを先に確認します。

全権限管理者を確認・変更する

1. 全権限管理者のアカウントで管理者ページにログインする
2. 管理者ページ右上の管理者名にカーソルを合わせ、「アカウント情報の変更」を選ぶ
3. 「基本情報」タブで、姓名・メールアドレス・ログインパスワードを確認し、必要なら変更して「確認画面へ」から「保存」する

全権限管理者は1名だけなので、担当者が異動や退職をするときは、このアカウントの名前とメールアドレスを後任に引き継ぎます。ログイン情報の引き継ぎがないまま前任者が退職し、全権限管理者のアカウントにログインできない場合は、前任者への連絡や、ログインできるメールアドレス・パスワードの心当たりを確認したうえで、解決しなければサポート窓口に問い合わせます。公式ヘルプでは、問い合わせ時に、貴社アカウント名(企業名)、管理者画面右上に表示されるCSから始まる8桁のお問い合わせ番号、共通IDの会社ID、登録している全権限管理者名とメールアドレス、現在の担当者の氏名とメールアドレス、困っている状況と経緯を伝えるよう案内されています。

グループ管理者を編集・削除するとどうなるか

操作	起きること(公式ヘルプより)
氏名を変更	申請一覧など氏名が表示される画面で、過去のデータも変更後の氏名になる
ログインID・パスワードを変更	管理者ページや打刻機のログインに使うため、ログイン中の打刻機では再ログインを求められる
メールアドレスを変更	各種通知メールが変更後のアドレスに届く。スタッフ側の登録情報は連動して変わらない
管理グループを変更	変更先のグループに紐づかないスタッフのデータは閲覧できなくなる
承認者に登録されている管理者を削除	承認設定で承認者に登録されているあいだは削除できない。先に承認フローから外すか、フローを削除する
削除	確認画面なしで即座に実行され、復元できない。過去にその管理者が承認・却下した申請(休暇・残業・休日出勤・選択備考)は、作り直しても表示できず、サポートでも操作履歴を調べられない

特に注意したいのは、承認フローを削除したうえで、承認者だった管理者をすべて削除したケースです。そのフロー上の申請は申請一覧に表示されなくなり、全権限管理者でも閲覧・再表示ができなくなります(申請したスタッフ本人のマイページでは確認できます)。担当者の交代では「新しい管理者を追加する」「承認フローの承認者を差し替える」「古い管理者を削除する」の順に進めると、申請が見えなくなる事態を避けられます。

任せたくない操作を絞るオプション設定

• 退職権限:スタッフの退職・再雇用ができる管理者を「全権限管理者のみ」に限定できます。ただし、スタッフの完全消去までは禁止できないため、グループ管理者に使わせたくない場合は、権限「スタッフの編集」を「閲覧のみ」か「利用不可」にします。
• グループ管理者設定の利用:原則として全権限管理者のみの画面です。グループ管理者にも使わせる場合は、オプション設定で許可したうえで、権限設定の「グループ管理者設定」を「更新可能」にします。
• 出入詳細での打刻追加:前述のとおり、「承認処理のみ可能にする」で打刻の追加だけを止められます。

権限は、広げすぎると誰が記録を変えたのか追えなくなり、絞りすぎると承認が全権限管理者に集中します。承認に必要な最小限の更新権限を付け、異動・退職の手続きに権限の見直しを組み込んでおくと、付けすぎや放置を防げます。

共通ID・工数管理・労務管理の管理者は連動しない

ジョブカンの共通IDの管理者と、勤怠管理など各サービスの管理者の設定は連動していません。共通IDで管理者になっていても、勤怠管理の管理者ページで管理者として操作できるとは限らず、サービスごとに設定します。

共通IDの管理者権限

共通IDには「管理者」と「一般ユーザ」の2種類の権限があり、共通IDに登録されるユーザーは必ずどちらかを持ちます。管理者権限では、ユーザー情報の新規登録・更新、設定(シングルサインオンなど)、ログイン履歴の閲覧、請求管理などができます。管理者権限を付けられる人数に制限はありませんが、1つのアカウントに必ず1名以上の管理者が必要で、会社アカウントを最初に発行した方は管理者になります。公式ヘルプは、共通IDの管理者にはユーザー情報の管理担当者や運用の責任者を推奨しています。

共通IDから管理者ページへ移動する・スタッフと紐づける

共通IDから勤怠管理の管理者ページへ直接移動するには、管理者アカウント(全権限管理者・グループ管理者)とスタッフの登録でメールアドレスが一致していて、共通IDの「利用するサービス」で勤怠管理が「利用する」になっている必要があります。管理者ページから共通IDやスタッフのPCマイページへ戻る・行き来するには、オプション設定「管理者とスタッフを紐付ける」をONにします。ONにすると、メールアドレスが一致する対象者がすべて自動で紐づくため、意図しない紐づけが起きないよう、事前にメールアドレスの登録内容を確認しておきましょう。

サービスごとの管理者の置き場所

対象	管理者の考え方(公式ヘルプ・公式のお知らせより)
勤怠管理	全権限管理者1名とグループ管理者。「グループ管理者設定」で機能ごとに3段階の権限を付与する
共通ID	管理者と一般ユーザ。ユーザー詳細の「共通ID権限」欄で変更する。各サービスの管理者とは連動しない
工数管理(2025年リリースのリニューアル版)	グループ管理者が使うには、工数管理側で「管理者権限」(登録・閲覧・更新・削除の4種類)を登録し、グループ管理者設定から各管理者に付与する
労務管理	2018年9月のお知らせで、適用事業所ごとに管理者を設定できる「事業所管理者」機能が案内された。権限は「設定」の「一般」にある「権限管理設定」から付与する(現在の画面は公式で要確認)

勤怠は各部署、給与は経理、労務は人事と担当が分かれている企業では、「誰がどのサービスの管理者なのか」を把握すること自体が作業になります。1人の担当者が全サービスを見ている企業なら負担は小さいものの、担当が分かれている場合は、サービス別の管理者の一覧表を作っておくと異動のたびに慌てずに済みます。

組織形態別に見る管理者権限の設計

管理者権限の設計は、単一拠点の部署単位、多拠点・シフト制の現場、少人数で兼務する体制のどれに当たるかで、分け方が変わります。組織の形に合わない分け方をすると、設定の手間とミスが増えます。

単一拠点・部署単位で管理する場合

本社1拠点で部署ごとに勤怠を確認する企業では、部署を管理グループにして、部署長をグループ管理者にする形が基本です。部署長には出勤簿の閲覧と承認に必要な権限だけを付け、スタッフの登録や就業規則の設定は人事部に残すと、設定の変更が一か所にまとまります。部署が少ない場合は、管理者を増やすより承認設定で部署長を承認者にしたほうが、権限の管理はシンプルになります。

多拠点・シフト制の現場で権限を分ける場合

店舗や営業所、警備や介護の現場など、拠点が多くシフト制で働く組織では、拠点ごとに管理者を置き、シフト作成と打刻修正をその拠点の責任者に任せることになります。拠点の数だけ管理グループとグループ管理者が増えるため、拠点の新設や統廃合、責任者の交代のたびに権限を見直す手間が生じます。管理グループを変えると、変更先に紐づかないスタッフのデータが見えなくなる点にも注意が必要です。

特に警備業は、現場ごとに隊員を配置し、上番・下番の報告を受け、交代制や深夜の勤務をまとめて集計する必要があり、汎用の勤怠管理システムでは配置と勤怠を結び付けるのに手間がかかりやすい業種です。こうした現場には、警備会社向けに作られた警備フォースも比較対象になります。配置・上下番管理・給与・請求を一元管理でき、隊員の打刻連絡の確認や打刻の修正、下番時の警備報告書の出力を管理者画面から行えます。複雑な勤務体系や交代制勤務に対応したシフト作成ができる点も、拠点ごとに管理を分けたい警備会社に向いています。料金は問い合わせが必要なため、資料で確認してください。

「管制業務にかかる工数は半分以下、請求や給与計算などの事務業務は3分の1に減っています。」

株式会社URK(警備フォース導入事例より)　出典:アトミックソフトウェア株式会社「警備フォース導入事例 株式会社URK」

少人数で給与担当と勤怠管理者を兼ねる場合

従業員数が少なく、総務や経理の担当者が勤怠の確認から給与の計算までを兼ねている企業では、管理者を細かく分ける必要はあまりありません。勤怠管理の管理者を全権限管理者1名とグループ管理者1名程度に集約し、就業規則に合わせた設定を一度きちんと作っておくほうが、運用の負担を減らせます。ただし、全権限管理者を1人に固定すると、その人が不在のときに設定変更や問い合わせができなくなるため、交代時の引き継ぎ手順は決めておきましょう。

管理者の運用負担が大きいときに見直すこと

管理者の変更・設定ミス・権限の確認が増えているなら、まず現状の件数を書き出し、そのうえで使っているシステムの仕組みが自社の運用に合っているかを見直します。次の3点を数えると、負担の大きさを判断しやすくなります。

• 使っているジョブカンのサービスと、それぞれの管理者の人数
• 異動や入退社のたびに権限を変更している回数(月あたり)
• 権限の設定ミスで起きた問い合わせやトラブルの件数

件数が少なければ、権限の一覧表と定期的な棚卸しのルールを整えるだけで十分な場合もあります。件数が多く、設定する画面が複数に分かれていることが負担になっているなら、管理者を少数に絞って勤怠管理を1つのシステムで完結させる選択肢も比較対象になります。オフィスステーションは、自社の就業規則に合わせて管理でき、独自の運用や要望にも対応するとされているため、少ない管理者で設定を作り込む運用と相性があります。法改正に合わせた無償アップデートがあり、制度変更のたびに管理者が設定を調べ直す手間を抑えられる点も特徴です。既に使っている給与計算ソフトとの連携や、権限の細かさは、乗り換え前に資料で確認してください。料金は公式情報や資料で最新の条件を確認しましょう。

「オフィスステーションへの一元化を進めることで、従業員と担当者間の情報共有の精度が大きく向上したと感じています。」

株式会社ほねごり(オフィスステーション成功事例より)　出典:株式会社エフアンドエム「株式会社ほねごり さま｜オフィスステーション成功事例」

ほかの勤怠管理システムも含めて幅広く比較したい方は、勤怠管理システムおすすめ20選(全36選)を徹底比較もあわせてご覧ください。勤怠管理そのものの基本を確認したい場合は、勤怠管理とは？法律上の義務・システムの選び方・失敗しないポイントを解説が参考になります。

なお、会社には従業員の労働時間を適正に把握する責務があります。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業・終業時刻を確認・記録し、原則としてタイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録など客観的な記録を基礎とすることが示されています。打刻を修正できる権限は、この記録の正確さを左右するため、付ける人を限る理由になります。また、勤怠データには氏名や勤務時間などの個人情報が含まれ、個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」では、個人データを取り扱う従業者の範囲を明確にしてアクセスを制御することが安全管理措置の例として示されています。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」も、社内ルールを作る際の参考になります。本記事は一般的な情報の整理であり、個別の労務・法的判断に関する助言ではありません。具体的な対応は社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

よくある質問(FAQ)

Q1. ジョブカンの管理者権限は誰に付与すればよいですか？

A. 全権限管理者は1名だけなので、全社の設定変更と、グループ管理者の作成・権限付与に責任を持てる担当者を1名選びます。部署長や拠点責任者には、出勤簿の確認や承認など業務に必要な範囲だけを付けたグループ管理者を割り当てるのが基本です。権限は「人」ではなく「役割」に合わせて決めると、担当者が変わっても同じ型を当てはめられます。

Q2. ジョブカンの「管理」とは何ですか？管理者ページでは何ができますか？

A. ジョブカン勤怠管理では、管理者がスタッフの出勤簿の確認・打刻の修正、シフトの作成、休暇や各種申請の承認、締め処理、基本情報の設定などを行う画面を管理者ページと呼びます。使える範囲は、全権限管理者かグループ管理者か、グループ管理者の場合は付与された権限によって決まります。

Q3. ジョブカンの管理者を変更するにはどうすればよいですか？

A. 全権限管理者は、本人のアカウントで管理者ページにログインし、右上の「アカウント情報の変更」から姓名・メールアドレス・パスワードを変更します。グループ管理者は、全権限管理者が「グループ管理者設定」で編集・追加・削除します。承認者に登録されている管理者は、先に承認フローから外さないと削除できません。

Q4. ジョブカンのグループ管理者IDとは何ですか？

A. グループ管理者設定で登録する「ログインID」のことです。管理者ページへのログイン時に「グループ管理者ログインID」欄へ入力し、英数字のみで設定します。パスワードは8文字以上で、このIDとパスワードは管理者ページや打刻機へのログインに使われるため、変更すると打刻機では再ログインが求められます。

Q5. グループ管理者に申請の承認を任せるには何が必要ですか？

A. 打刻修正申請の承認には、「出入詳細」または「未承認打刻一覧」を更新可能にします。休暇・休日出勤・残業・選択備考の申請は、権限設定とは別に「承認設定」で承認者として登録する必要があります。

Q6. 共通IDの管理者になれば、勤怠管理でも管理者になりますか？

A. なりません。公式ヘルプでは、共通IDの管理者と各サービスの管理者の設定は連動していないと説明されています。勤怠管理などの管理者は、それぞれのサービスで設定します。

まとめ

ジョブカン勤怠管理の管理者は、1名の全権限管理者と複数のグループ管理者で構成され、グループ管理者には機能ごとに3段階の権限を付けられます。承認には別の設定が必要なことや、削除すると復元できないこと、共通IDなど他の管理者と連動しないことが、運用でつまずきやすい点です。次の4点から確認しましょう。

1. 全権限管理者の名前とメールアドレスを確認し、交代時の引き継ぎ手順を決める
2. 組織図と管理グループの対応表を作り、役割ごとの権限の型と承認設定をセットで決める
3. 管理者の追加・変更・削除の前に、承認者への登録と共通IDなど他サービスの管理者を確認する
4. 権限の管理にかかる負担が大きければ、管理者を少数に絞れる他の勤怠管理システムの資料も比較する

まずは現在の管理者の一覧を作り、誰がどのサービスで何をできるのかを見える化するところから始めてみてください。

参考文献

• 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」、2026年10月19日確認
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」、2026年10月19日確認
• 独立行政法人情報処理推進機構「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「グループ管理者設定」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「全権限管理者とグループ管理者の違いはなんですか？」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「【項目一覧】グループ管理者 権限設定」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「全権限管理者を確認・変更できますか？」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「グループ管理者を編集・削除するとどうなりますか？」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「管理者ページとPCマイページを紐付ける」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「共通ID経由で管理者ページにログインする」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「工数管理者権限」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「出入詳細でグループ管理者は承認処理のみ可能にする」、2026年10月19日確認
• ジョブカン勤怠管理ヘルプ「退職権限を全権限管理者のみに限定する」、2026年10月19日確認
• ジョブカン共通IDヘルプ「権限(管理者・一般ユーザ)について」、2026年10月19日確認
• ジョブカン「適用事業所ごとに管理者を設定できるようになりました！」(2018年9月6日掲載)、2026年10月19日確認