図面スキャンの方法は？電子化の流れや費用・活用方法を解説

図面スキャンは、紙図面をPDFや画像データとして電子化し、保管・共有・検索を効率化する方法です。本記事では、複合機や大判スキャナー、ツール・スマホアプリ、スキャン代行サービスを利用した図面スキャンの方法、綺麗に保存するコツ、保存・管理方法などを解説します。

目次

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1. 管理負担を軽減するならデータを自動で紐付けられるシステムがおすすめ
2. 図面をスキャンする方法
3. 図面スキャンで電子化できるもの
4. 図面スキャンを綺麗に保存するコツ
5. 図面スキャン後の保存・管理方法
6. 図面スキャンをツールで行うメリット・デメリット
7. 図面スキャンの費用相場
8. 図面スキャン後のデータ活用方法
9. AIが類似の図面データを自動抽出するおすすめの図面管理システム
10. まとめ

管理負担を軽減するならデータを自動で紐付けられるシステムがおすすめ

図面は、紙・PDF・画像など、さまざまな形式で保存され、関連書類との連携も必要なことから管理が複雑になりがちです。特に、データ化したい図面が多いほど図面スキャンには多くの手間と時間がかかり、解像度や状態にばらつきが生じます。

ジーエン図面は、図面の高精度スキャン・データ化と独自AIによる整理、検索機能の統合で欲しい図面・書類をすぐに見つけられる図面管理システムです。手動で図面と関連書類を紐付ける必要がなく、基幹システムなどのデータも自動で紐付けられます。

例えば、AI図面解析の機能では、図面をアップロードするだけで、その情報を「読める」「探せる」「使える」データに変換します。取引先から送付された発注書や見積書、作成した書類・図面など、さまざまなスキャン・データ化に対応しています。

手書きの文字も高精度にデータ化し、最新のセキュリティ水準で安心安全に必要な情報を共有したい場合は、ジーエン図面の導入がおすすめです。

図面をスキャンする方法

図面を電子化する方法には、複合機やスキャナーを利用する方法のほか、スマートフォンアプリやスキャン代行サービスを活用する方法があります。図面のサイズや枚数、用途に合わせて適切な方法を選ぶことで、紙図面を効率よくデータ化できます。

ここでは、図面をスキャンする主な方法や、それぞれの特徴について解説します。

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複合機・小型スキャナーでスキャンする

A4・A3サイズの図面であれば、オフィスに設置されている複合機や小型スキャナーを利用して電子化できます。図面をセットしてスキャンするだけで、PDFやJPEGなどのデータとして保存できるため、専用機器を新たに用意する必要がありません。

そのため、比較的枚数が少ない図面や、日常的に利用する図面の電子化に適した方法です。近年の複合機には、両面スキャンや自動原稿送り装置を搭載したケースも多く、複数枚の図面をまとめてスキャンできます。

手軽に導入できる一方で、A2以上の大判図面には対応していない場合があるため、対応サイズを事前に確認しておきましょう。

大判スキャナーを利用する

A2・A1・A0などの大型図面を電子化する場合は、大判スキャナーの利用がおすすめです。大判スキャナーは建築図面や設計図、土木図面などの大きな図面を折りたたむことなく、そのまま高画質でスキャンできます。

細かな文字や線も鮮明に読み取れるため、図面の品質を維持したまま電子化したい場合に適しています。大量の図面を短時間で処理できるスキャナーもあり、建設業や製造業、設計事務所などで広く利用されています。

ただし、導入コストが高く設置スペースも必要になるため、利用頻度やスキャンする図面の量を考慮して導入を検討するとよいでしょう。 

ツールやスマホアプリを使う

専用のスキャナーがない場合でも、スマートフォンアプリやスキャンツールを利用すれば、図面を電子化できます。スマートフォンのカメラで図面を撮影するだけで、ゆがみ補正や明るさ補正を自動で行い、PDFや画像データとして保存できるアプリもあります。

外出先や現場で図面を急いで共有したい場合にも便利な方法であり、専用機器を購入する必要がなく手軽に利用が可能です。ただし、大型図面や細かな文字が多い図面では、画質が低下するリスクがある点に注意しましょう。

そのため、重要な図面を長期間保存する用途では、複合機や大判スキャナーとの使い分けを検討するとよいでしょう。 

スキャン代行サービスへ依頼する

大量の図面を電子化したい場合や、高品質なデータで保存したい場合は、スキャン代行サービスを利用する方法があります。専門業者が専用の大判スキャナーを使用して電子化するため、大型図面や古い図面でも高画質でデータ化しやすい点が特徴です。

図面のサイズや保存形式に応じて対応でき、ファイル名の設定やフォルダ分けなど、整理作業まで依頼できるサービスもあります。

また、自社で機器を導入する必要がなく、短期間で大量の図面を電子化できるため、図面の保管スペースを削減したい企業や図面管理を効率化したい企業に適した方法です。 

図面スキャンで電子化できるもの

図面スキャンでは、建築図面や設計図をはじめ、配線図や設備図、機械図面、土木図面、製造図面など、さまざまな紙図面を電子化できます。青焼き図面や手書き図面に対応しているサービスもあり、紙で保管している図面をPDFやJPEGなどのデータとして保存できます。

また、電子化した図面はパソコンやクラウド上で管理できるため、必要な図面を検索しやすくなり、社内での共有やバックアップも容易になります。紙図面の劣化や紛失を防ぎながら、効率的な図面管理を実現できる点がメリットです。

図面スキャンとCADデータ化の違い 

図面スキャンは、紙図面をPDFや画像データとして電子化する方法です。紙の内容をそのままデータとして保存できるため、閲覧や共有、保管を効率化できます。

一方、CADデータ化は紙図面をもとに線や文字をCADソフトで再作成し、編集可能なCADデータへ変換する作業を指します。

図面修正や設計変更の予定がある場合は、CADデータ化が適していますが、保管や閲覧が目的であれば図面スキャンで十分なケースもあります。電子化の目的や今後の活用方法に合わせて、図面スキャンとCADデータ化を使い分けることが重要です。 

図面スキャンを綺麗に保存するコツ

図面を電子化する際は、スキャンするだけでなく画質や設定にも注意しましょう。解像度やカラーモードを適切に設定し、原稿の状態を整えてからスキャンすることで、文字や線が見やすく、長期間管理しやすいデータを作成できます。

ここでは、図面を綺麗に保存するためのポイントを解説します。

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用途に合わせて解像度（dpi）を選ぶ

図面を綺麗に保存するためには、用途に合わせて適切な解像度（dpi）を設定することが重要です。社内での閲覧やデータ共有が目的であれば、300dpi程度でも文字や線を十分に確認できます。

一方で細かな寸法や文字を鮮明に残したい場合や、電子化した図面を印刷する予定がある場合は、600dpi程度でスキャンすると高画質で保存できます。

ただし、解像度を高くするほどファイル容量も大きくなるため、保存容量や利用目的とのバランスを考えて設定しましょう。必要以上に高い解像度を選ぶのではなく、用途に応じて適切な設定を選ぶことで、画質と管理のしやすさを両立できます。 

カラー・グレースケール・モノクロを使い分ける

図面をスキャンする際は、図面の内容や利用目的に応じてカラーモードを選ぶことも重要です。色分けされた図面や赤字で修正内容が記載されている図面は、カラーで保存することで情報を正確に残せます。

白黒で作成された一般的な図面は、グレースケールを選ぶことで文字や線を見やすく保ちながら、ファイル容量を抑えられます。また、文字や線だけを保存できれば十分な場合は、モノクロでスキャンすると容量をさらに小さくできます。

図面の用途や保存方法に合わせてカラーモードを使い分けることで、画質とデータ容量のバランスを取りやすくなるでしょう。

傾き・影・不要な余白を補正する

図面を綺麗に保存するためには、スキャン時に発生する傾きや影、不要な余白を補正することも大切です。図面が斜めに取り込まれていたり、影が写り込んでいたりすると、文字や図面が見づらくなり、管理もしにくくなります。

多くのスキャナーやスキャンアプリには、自動で傾きの補正や不要な余白をトリミングする機能が搭載されています。こうした機能を活用することで、見やすく整理された図面データを作成できます。

電子化した後の検索や共有をスムーズに行うためにも、スキャン後の補正まで含めて品質を確認することが重要です。 

原稿の状態を整えてからスキャンする

図面を綺麗に電子化するためには、スキャン前に原稿の状態を整えておくことも重要です。折れやしわがある図面は線や文字が見えにくくなる場合があるため、できるだけ原稿は平らな状態にしてからスキャンしましょう。

また、ホチキスやクリップが付いたままでは、スキャナーの故障や紙詰まりの原因になることもあります。併せて表面のほこりや汚れを取り除いておくことで、不要な影や黒い点が写り込むことも防げます。

このように、スキャン前に図面の状態を確認して必要な準備を行うことで、画質の良いデータを作成しやすくなり、その後の保管や共有もスムーズに行えます。 

図面スキャン後の保存・管理方法

図面を電子化した後は、保存方法や管理ルールを整えることが重要です。用途に適した保存形式を選び、ファイル名やフォルダ構成を統一することで、必要な図面を探しやすくなります。ここでは、図面スキャン後の保存・管理方法について解説します。 

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用途に合わせて保存形式を選ぶ（PDF・JPEG・TIFF）

図面を保存する際は、利用目的に応じて適切な保存形式を選ぶことが大切です。PDFは文字やレイアウトが崩れにくく、閲覧や共有に適しているため、多くの企業で採用されている形式です。

また、TIFFは画質を維持したまま保存できるため、建築図面や設計図など、高精細なデータを長期間保管したい場合に適しています。

一方でJPEGは、ファイル容量が比較的小さくメール送信やWebでの利用に便利ですが、繰り返し保存すると画質が劣化する場合があります。それぞれの特徴を理解し、閲覧・共有・印刷・長期保管などの用途に合わせて保存形式を選びましょう。 

ファイル名・フォルダのルールを統一する

図面データを効率よく管理するには、ファイル名やフォルダのルールを統一することが重要です。例えば、「案件名_図面番号_作成日」のように命名規則を決めておけば、必要な図面を検索しやすくなります。

フォルダも案件や年度、図面の種類ごとなど一定のルールで整理することで、保管場所が分かりやすくなります。

担当者ごとに異なる管理方法では、図面を探すのに時間がかかったり、重複保存が発生したりする可能性があります。社内で管理ルールを統一することで、図面管理の効率化や情報共有を進めやすくなります。 

クラウドで共有・バックアップする

図面データは、クラウドサービスを活用して管理することもおすすめです。クラウドへ保存すれば、インターネット環境があればオフィスだけでなく現場や外出先からでも図面を確認できます。

複数人で同じ図面を共有しやすくなるため、設計担当者や現場担当者との情報共有もスムーズです。また、クラウド上にデータを保存しておくことで、パソコンの故障や災害などによるデータ消失のリスクを軽減し、バックアップとしても活用できます。

アクセス権限を設定できるクラウドサービスの利用によって、情報漏えい対策を行いながら、安全に図面データを管理できるでしょう。 

図面スキャンをツールで行うメリット・デメリット

図面スキャンツールを活用すると、紙図面の電子化を効率よく行えるだけでなく、データの検索や管理も容易になります。導入後に後悔しないためには、メリットとデメリットの両方を理解したうえで、自社に適したツールを選ぶことが重要です。

ここでは、図面スキャンをツールで行うメリットとデメリットを解説します。 

ツールで行うメリット

図面スキャンをツールで行う場合、紙図面を効率よく電子化でき、保存や管理にかかる手間を削減できます。複数の図面をまとめてスキャンしたり、自動で傾きや余白を補正したりできるツールも多く、作業時間の短縮につながります。

OCR機能を搭載したツールであれば、図面内の文字をテキストデータとして認識し、図面番号や案件名などで検索しやすくなります。また、クラウドサービスと連携できると、スキャンした図面を自動で共有・保存できるため、情報共有やバックアップも効率的です。

このように図面スキャンにツールを活用することで、図面の電子化から管理までを一元化できる点が大きなメリットです。 

ツールで行うデメリット

図面スキャンをツールで行う際は、導入コストや機能面に注意が必要です。有料ツールの場合、初期費用や月額利用料が発生するケースがあり、利用人数や保存容量によって費用が増えることもあります。

一方で無料ツールは、スキャン枚数や利用できる機能に制限が設けられていることも少なくありません。また、OCRの認識精度は、図面の状態や文字の大きさによって左右されるため、古い図面や手書き図面では正しく読み取れない点に注意しましょう。

導入後の失敗を防ぐためにも、必要な機能や対応する図面サイズ、操作性などを事前に確認したうえで、自社に合ったツールを選ぶことが大切です。 

図面スキャンの費用相場

図面スキャンにかかる費用は、自社で電子化するかやツールを利用するか、業者へ依頼するかによって大きく異なります。導入費用だけでなく、運用コストや人件費も含めて比較することで、自社に適した方法を選びやすくなります。

ここでは、それぞれの方法にかかる費用の目安や、費用を比較する際のポイントについて解説します。 

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自社でスキャンする場合

自社で図面をスキャンする場合は、スキャナーや複合機の導入費用に加え、運用にかかる人件費や消耗品費も考慮する必要があります。A4・A3対応の複合機や小型スキャナーであれば、数万円から導入できます。

ただし、A2・A1・A0などの大判図面に対応した大判スキャナーは、数十万円から数百万円程度かかることもあります。さらに、スキャン作業を行う従業員の人件費や、機器の保守費用、電気代なども継続的なコストとして発生します。

図面の枚数が少ない場合は自社で対応したほうが費用を抑えやすい一方、大量の図面を電子化する場合は、作業時間や人件費も含めて費用対効果を検討することが大切です。 

ツールを活用した場合

図面スキャンツールやクラウドサービスを利用する場合は、初期費用と月額利用料を確認しておきましょう。無料で利用できるツールもありますが、保存容量や利用回数、利用できる機能に制限が設けられている場合があります。

有料サービスでは、月額数百円から数千円程度で利用できるものが多く、OCR機能やクラウド保存、自動補正などの便利な機能を利用できます。企業向けサービスでは、利用人数や保存容量に応じて料金が変動するケースも少なくありません。

導入費用だけで判断するのではなく、必要な機能や利用頻度を踏まえ、継続的に発生する運用コストも含めて比較することが重要です。 

業者へ依頼した場合

図面スキャンを専門業者へ依頼する場合は、図面のサイズや枚数、保存形式などによって費用が異なります。一般的には、A4・A3よりもA2・A1・A0などの大判図面のほうが料金は高くなる傾向があります。

また、依頼枚数が多い場合は、1枚あたりの単価が割安になるケースも多いです。ただし、図面の補修やファイル名の設定、OCR処理、CADデータ化などを追加で依頼すると、オプション料金が発生する場合もあるため注意しましょう。

そのため、見積もりを依頼する際は、基本料金だけでなく送料やオプション費用、納期などもあわせて確認しておくことが大切です。総額で比較することで、自社に適した依頼方法を選びやすくなります。 

図面スキャン後のデータ活用方法

図面をスキャンして電子化した後は、データを適切に活用することで、業務効率をさらに向上できます。OCRによる検索性の向上や文書管理システムとの連携、CADデータ化などを行うことで、図面の管理や共有、再利用がしやすくなります。

ここでは、図面スキャン後の主なデータ活用方法について解説します。 

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OCRを活用して検索しやすくする

図面データにOCRを活用すると、図面内の文字情報をテキストデータとして読み取れるようになります。

図面番号や案件名、作成日、設備名などを検索できるため、大量の図面の中から目的のデータを素早く見つけられます。紙図面のようにファイルを一枚ずつ確認する必要がなくなり、図面を探す時間も短縮されます。

また、OCRに対応した文書管理システムやクラウドサービスと組み合わせれば、検索性がさらに向上し、図面の管理や情報共有を効率化できます。電子化した図面を有効活用するためにも、OCR機能の活用を検討するとよいでしょう。

文書管理システムと連携する

図面データは、文書管理システムと連携して管理することで、より効率的に運用できます。アクセス権限を設定すれば、部署や担当者ごとに閲覧・編集できる範囲を制限でき、重要な図面の情報漏えい防止にもつながります。

さらに、誰がいつ図面を閲覧・更新したのかを履歴として記録できるため、監査対応や内部統制の強化にも有効です。バージョン管理機能を利用すれば、設計変更や修正版の履歴を一元管理し、誤って古い図面を使用するリスクも軽減できます。

図面の保管だけでなく、安全かつ効率的に運用するためにも、文書管理システムとの連携は重要なポイントです。 

CADデータ化して再利用する

電子化した図面の内容を編集したり、設計変更を行ったりする場合は、CADデータ化を検討するのもおすすめです。図面スキャンは、紙図面を画像やPDFとして保存する方法ですが、CADデータ化では図面を編集可能なデータとして再作成します。

そのため、寸法やレイアウトの変更、新たな設計への流用などが容易になります。古い紙図面しか残っていない場合でも、CADデータへ変換することで設計資産として再利用しやすくなり、図面を一から作成する手間も削減できます。

今後も図面を活用する予定がある場合は、電子化だけでなくCADデータ化もあわせて検討すると、業務の効率化や設計品質の向上につながるでしょう。

AIが類似の図面データを自動抽出するおすすめの図面管理システム

まとめ

図面スキャンは、紙図面をPDFや画像データとして電子化し、保管・共有・検索を効率化できる方法です。複合機や大判スキャナー、スマートフォンアプリ、スキャン代行サービスなど、図面のサイズや用途に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。

また、解像度や保存形式を適切に設定し、OCRや文書管理システムを活用することで、図面データをより効率的に管理・運用できます。本記事を参考に、自社の利用目的や運用方法に合った図面スキャンの方法を選び、図面管理や情報共有の効率化につなげましょう。