図面管理の方法とは？課題や効率化のポイントをわかりやすく解説

図面管理は、最新版の維持や情報共有、検索性の向上など、業務効率と品質管理に欠かせない業務です。本記事では、図面管理の基本やよくある課題、紙・電子による管理方法の違い、効率化のポイントをわかりやすく解説します。

目次

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1. 管理負担を軽減するなら最新版がすぐにわかるシステムがおすすめ
2. 図面の管理方法と目的
3. 図面を管理する主な方法
4. 図面管理でよくある課題
5. 図面管理方法を選ぶポイント
6. 図面管理を効率化するポイント
7. 紙図面を電子化して管理するメリット
8. 図面管理システムを導入するメリット
9. AIがデータを自動で整理・比較するおすすめの図面管理システム
10. まとめ

管理負担を軽減するなら最新版がすぐにわかるシステムがおすすめ

図面は、紙・PDF・画像など、さまざまな形式で保存され、関連書類との連携も必要なことから管理が複雑になりがちです。特に、データ化したい図面が多いほど、人手の仕分け・命名作業に時間がかかり、整理整頓も困難になります。

ジーエン図面は、図面の高精度スキャン・データ化と独自AIによる整理、検索機能の統合で欲しい図面・書類をすぐに見つけられる図面管理システムです。AIが同じ図版の図面を自動で整理・比較するため、目視でのチェック不要でどれが最新版かがすぐにわかります。

例えば、AIスマート整理の機能では、関連書類をまとめてアップロードすると、AIが各ページを自動分割し、内容に応じて分類・タグ付けします。取引先から送付された発注書や見積書、作成した書類・図面など、さまざまなスキャン・データ化に対応しています。

手書きの文字も高精度にデータ化し、最新のセキュリティ水準で安心安全に必要な情報を共有したい場合は、ジーエン図面の導入がおすすめです。

図面の管理方法と目的

図面管理は、設計図や製造図などの図面を適切に保管・共有し、必要なときにすぐ活用できるようにするための重要な業務です。検索や情報共有を迅速かつ適切に行うことで、業務効率の向上や設計・製造ミスの防止につながります。

ここでは、図面管理の方法や目的、管理対象となる図面の種類について解説します。

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図面管理方法

図面管理には、紙図面をファイルやキャビネットで保管する方法と、PDFやCADデータとして電子的に管理する方法があります。紙による管理は導入しやすい反面、保管スペースが必要になり、図面を探すまでに時間がかかる点や紛失・劣化のリスクがあります。

一方で電子管理では、図面データをパソコンやファイルサーバーなどで一元管理できるため、検索や共有を効率的に行えます。また、アクセス権限や更新履歴を管理できるシステムもあり、セキュリティ対策の強化にもつながります。

企業では、紙図面と電子データを併用しながら管理するケースも多く、図面の種類や運用方法に合わせて適切な管理方法を選びましょう。 

図面管理の目的

企業が図面管理を行う目的は、最新版の図面を正しく管理し、必要な担当者へ迅速に共有することです。古い図面を誤って使用すると、設計ミスや製造ミス、施工ミスにつながる可能性があります。

そのため、更新履歴や版数を適切に管理し、常に最新の図面を利用できる環境を整えることが重要です。また、図面を検索しやすく整理することで、必要な資料を短時間で見つけられるようになります。

このように適切な図面管理は、業務品質の向上と生産性向上を支える重要な取り組みとも言えます。

管理対象となる図面の種類

図面管理の対象には、設計図や製造図、施工図をはじめ、設備図や配線図、機械図面などさまざまな種類があります。近年は、CADソフトで作成したCADデータだけでなく、PDFや画像データとして保存した電子図面も管理対象となっています。

CADデータは編集や設計変更に適している一方、PDF図面は閲覧や共有がしやすく、多くの関係者へ配布する用途に利用されています。

紙図面をスキャンして電子化したデータを管理する企業も増えており、図面の用途や運用方法に応じて複数の形式を使い分けるケースも少なくありません。そのため、それぞれの特徴を理解し、適切な管理方法を選びましょう。 

図面を管理する主な方法

図面管理は、設計図や製造図などの図面を適切に保管・共有し、必要なときにすぐ活用できるようにするためにも重要です。ここでは、図面を管理する主な方法について解説します。 

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紙の図面をファイルやキャビネットで管理

紙の図面をファイルやキャビネットで保管する方法は、従来から多くの企業で採用されている管理方法です。別途システムを導入する必要がなく、比較的低コストで図面を管理できます。

一方で、図面が増えるほど保管スペースを確保しなければならず、必要な図面を探すまでに時間がかかることがあります。また、紙図面を部署間で共有する際は、コピーや持ち運びの手間が発生します。

さらに、経年劣化や紛失、火災・水害などによる破損のリスクも少なくありません。そのため、図面の数が多い企業では、紙図面をスキャンして電子データとして保存し、紙と電子データを併用しながら管理する方法もあります。

共有フォルダやクラウドストレージで管理

共有フォルダやクラウドストレージを利用すると、図面をPDFやCADデータなどの電子データとして保管できます。紙図面と比べて保管スペースが不要になり、図面番号や案件名などで検索しやすくなるため、必要な図面を短時間で見つけられます。

また、インターネット環境があれば、オフィスだけでなく現場や外出先からでも図面を確認できるため、部署間や拠点間での情報共有もスムーズです。

ただし、ファイル名やフォルダ構成のルールが統一されていない場合は、最新版が分かりにくくなったり、同じ図面を重複して保存してしまったりする可能性があります。効率的に運用するためには、管理ルールをあらかじめ整備しておくことが重要です。

図面管理システムによる一元管理

図面の枚数が多い企業や、複数の部署・拠点で図面を共有する企業には、図面管理システムによる一元管理が適しています。CADデータやPDF、スキャンした紙図面などをまとめて管理できるため、図面の保管場所の分散を防ぎ、必要なデータを素早く見つけられます。

また、図面番号や案件名による検索機能に加え、版数管理や更新履歴の記録、アクセス権限設定などを備えたシステムも多く、常に最新版の図面を利用しやすい環境を整えられるでしょう。

図面管理システムの活用によって、誰が図面を閲覧・更新したのかも確認できるため、管理体制の強化や内部統制にも有効です。管理する図面が増えても整理された状態を維持しやすく、大規模な図面管理を行う企業に適した管理方法と言えます。

図面管理でよくある課題

図面管理では、最新版の管理や図面の検索、情報共有などに関するさまざまな課題が発生します。特に紙図面やルールが統一されていない管理方法では、業務効率の低下やミスにつながる可能性があります。

ここでは、企業でよく見られる図面管理の課題と、その原因について解説します。

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最新版の図面がわからなくなる

図面管理でよくある課題の一つが、どの図面が最新版なのか分からなくなることです。設計変更や修正が繰り返される業務では、複数の図面が保存されるため、版数や更新履歴を適切に管理していないと、古い図面を誤って使用してしまう可能性があります。

古い図面をもとに製造や施工を進めると、手戻りや品質トラブルが発生する原因にもなります。特に紙図面や共有フォルダで管理している場合は、最新版の判別が難しくなるケースも少なくありません。

そのため、図面番号や版数、更新日などを統一したルールで管理し、常に最新版を確認できる環境を整えるなどの対策が必要です。

必要な図面を探すのに時間がかかる

図面の保管場所やファイル名、フォルダ構成に統一したルールがないと、必要な図面を探すまでに多くの時間がかかります。

担当者ごとに異なる命名方法で保存している場合や、複数の場所に同じ図面が保存されている場合は、どのデータを使用すればよいのか判断しにくくなります。紙図面の場合はキャビネットを探す手間がかかり、電子データでも整理されていなければ検索に時間を要します。

図面を探す時間が増えるほど業務効率は低下し、必要な作業をすぐに開始できない原因にもなります。そのため、ファイル名やフォルダ構成のルールを統一し、検索しやすい管理体制を構築することが大切です。 

紙図面の劣化や紛失リスクがある

紙図面は長期間保管していると、日焼けや湿気、折れ、破れなどによって劣化する可能性があります。劣化によって文字や線が薄くなると、内容を正確に確認できず、業務に支障をきたしかねません。

また、紙図面は持ち出しや回覧の際に紛失したり、火災や水害などの災害が発生した場合には、図面そのものを失ってしまったりするケースも少なくありません。

重要な図面を安全に保管するためには、紙図面だけに依存せず、スキャンして電子データとして保存するなど、バックアップを含めた管理体制が求められます。 

部署間で図面を共有しにくい

紙図面やパソコン内のローカルフォルダで図面を管理している場合は、部署間での情報共有に時間がかかることがあります。図面を確認するたびにコピーやメール送付が必要になり、担当者が不在の場合は図面をすぐに確認できないケースも少なくありません。

複数の部署が同じ図面を利用する業務では、共有の遅れによって設計や製造、施工などの作業に影響が及ぶ可能性があります。また、部署ごとに異なる図面を使用すると、認識の食い違いや作業ミスにつながる恐れもあるため注意が必要です。 

このようなリスクを防ぐには、図面を電子化して図面管理システムなどで管理することで、必要な図面を迅速に共有できるようになります。情報共有が円滑になるため、部署間の連携もスムーズに進めやすくなるでしょう。

図面管理方法を選ぶポイント

図面管理の方法を選ぶ際は、自社で管理する図面の量や利用方法、セキュリティ要件などを踏まえて検討することが重要です。導入後に使いづらさを感じないためにも、自社の業務に合った管理方法を選ぶためのポイントを確認しておきましょう。 

ここでは、図面管理方法を選ぶポイントについて詳しく解説します。

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図面の枚数・データ量が多いか

図面管理の方法を選ぶ際は、管理する図面の枚数やデータ量を確認することが重要です。図面の数が少ない場合は、共有フォルダやクラウドストレージでも十分に管理できる可能性が高いです。

一方で案件数や図面が増えると、目的の図面を探すまでに時間がかかったり、最新版の管理が難しくなったりする場合があります。大量の図面を管理する企業では、高度な検索機能や版数管理、アクセス権限などを備えた図面管理システムのほうが効率的に運用できます。

現在の図面数だけでなく今後の増加も見据えたうえで、自社に適した管理方法を選びましょう。

検索性や操作性を高めたいか

図面は日常的に利用する情報であるため、検索性や操作性の高い管理方法を選ぶことも重要です。例えば、ファイル名や図面番号、案件名などで素早く検索できる機能があれば、必要な図面を探す時間を短縮できます。

また、操作画面が分かりやすく、誰でも簡単に利用できるシステムであれば、担当者による操作ミスを減らせるでしょう。

現場担当者や設計担当者、管理部門など、さまざまな部署で利用する場合は、利用者全員が使いやすいことも重要なポイントです。そのため、導入前には無料トライアルやデモを活用し、実際の操作性を確認しておくのがおすすめです。

セキュリティ・バックアップ体制を整えたいか

図面には、設計情報や製品情報などの重要なデータが含まれるため、安全に運用できる仕組みが必要です。そのため、アクセス権限を適切に設定できるか、閲覧や編集の履歴を記録できるかなど、セキュリティ機能を確認しましょう。

部署や担当者ごとに閲覧できる範囲を制限できれば、情報漏えいのリスクを軽減できます。また、定期的にバックアップを取得できれば、機器の故障や災害などによるデータ消失にも備えられます。

クラウドサービスや図面管理システムの中には、自動バックアップやデータの復元機能を備えたものもあります。重要な図面を安全かつ継続的に管理するためにも、セキュリティやバックアップ体制を十分に確認することが大切です。 

図面管理を効率化するポイント

図面管理を効率化するためには、管理ツールを導入するだけでなく、社内で統一した運用ルールを整備することも重要です。ここでは、図面管理を効率化するために押さえておきたいポイントを解説します。 

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フォルダ構成・命名ルールを統一する

図面を効率的に管理するためには、フォルダ構成やファイル名のルールを社内で統一することが重要です。担当者ごとに異なる方法で保存すると、目的の図面を探しにくくなったり、同じ図面を重複して保存したりする原因になります。

例えば、「案件名_図面番号_版数」のように命名ルールを決めておけば、誰でも同じ基準で保存・検索できます。フォルダも案件や製品、年度などで分類しておくことで、図面の整理や管理がしやすくなります。

ルールを統一しておけば、担当者が変わっても運用しやすくなり、図面管理業務全体の効率化につながるでしょう。

版数・改訂履歴を管理する

図面管理では、最新版を正しく利用するために版数や改訂履歴を管理することが重要です。設計変更や仕様変更が発生すると図面は更新されるため、版数や改訂日を記録しておかないと、古い図面を誤って使用する可能性があります。

最新版と過去の図面を区別できるように管理しておくことで、製造や施工時のミスを防ぎやすくなります。また、図面管理システムの中には、更新履歴や変更内容を自動で記録できるシステムもあるため、版数管理を効率化できます。

このように、常に最新版を確認できる環境を整えることは、品質管理や業務の正確性を維持するための重要なポイントです。 

検索しやすい情報を登録する

必要な図面を素早く見つけるためには、検索しやすい情報を登録することが重要です。例えば、図面番号や案件名、製品名、作成日などの情報をあらかじめ登録しておくことで、キーワード検索で目的の図面を簡単に見つけられます。

また、担当者ごとに異なる名称や略称を使用すると検索しにくくなるため、登録ルールを統一することも大切です。OCR機能や図面管理システムの検索機能を活用すれば、図面内の文字情報から検索でき、必要な資料を探す時間の短縮につながるでしょう。

適切なアクセス権限を設定する

図面には機密性の高い情報が含まれることも多いため、利用者ごとに適切なアクセス権限を設定することが求められます。部署や担当者に応じて閲覧・編集・削除できる範囲を制限することで、誤操作や情報漏えいのリスクを軽減できます。

例えば、設計担当者のみ編集を許可し、他の部署は閲覧のみとする運用も可能です。また、操作履歴を記録できるシステムなら、誰がいつ図面を閲覧・更新したのかを確認できるため、内部統制の強化や監査対応にも役立ちます。

安全かつ効率的に図面を管理するためにも、自社の運用に合わせたアクセス権限を設定することが重要です。 

紙図面を電子化して管理するメリット

紙図面を電子化すると、図面の検索や共有がしやすくなり、保管や管理にかかる手間も削減できます。さらに、クラウドやサーバーを活用することで、バックアップ体制を強化できるほか、場所を問わず図面を活用できる環境も整えられます。

ここでは、紙図面を電子化して管理する主なメリットについて解説します。

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検索性が向上する

紙図面を電子化すると、必要な図面を短時間で検索できるようになります。紙で管理している場合は、保管棚やキャビネットから一枚ずつ探す必要がありますが、電子データなら図面番号や案件名、製品名などのキーワードで検索できます。

また、OCR機能を活用すれば、図面情報を読み取ることでテキストや記号を抽出でき、大量の図面の中から目的のデータを素早く見つけられます。図面を探す時間が短縮できるため、設計や製造、施工などの業務をスムーズに進められるでしょう。

保管スペースを削減できる

紙図面を電子化すると、大量の図面を保管するためのキャビネットや保管棚が不要になり、オフィススペースを有効活用できます。図面が増えるたびに保管場所を確保する必要がなくなるため、保管コストの削減も期待できます。

加えて、紙図面の整理や移動、廃棄にかかる作業負担も軽減できます。電子データならサーバーやクラウド上で一元管理できるため、保管スペースを気にすることなく図面を保存できる点もメリットです。

また、保管スペースの有効活用だけでなく、図面管理にかかる手間も減らせるため、業務全体の効率化を図りたい企業に適した管理方法といえるでしょう。

バックアップや災害対策につながる

電子化した図面をクラウドやサーバーへ保存することで、バックアップ体制を強化できます。紙図面は火災や水害、地震などの災害によって破損・紛失するリスクがあります。

しかし、電子データであれば複数の場所へバックアップを保存できるため、万が一の際にも図面を復元しやすくなります。また、機器の故障や誤削除に備えて定期的にバックアップを取得することで、重要な図面を安全に保管できます。

このように、図面を電子化してバックアップ体制を整備することは、安定した業務遂行のためにも重要です。 

テレワークでも図面を確認できる

図面を電子化して、クラウドや図面管理システムで管理することで、オフィスだけでなく自宅や現場、出張先からでも図面を閲覧・共有できます。紙図面のように現物を持ち運ぶ必要がないため、必要な図面をすぐに確認でき、関係者との情報共有もスムーズです。

また、設計担当者や現場担当者が離れた場所で作業する際も、同じ図面を確認しながら業務を進められるため、認識のずれを防ぎやすくなります。テレワークや複数拠点での業務にも対応しやすくなり、働く場所に左右されない柔軟な図面管理につながります。 

図面管理システムを導入するメリット

図面管理システムを導入すると、図面の保管や検索、共有を一元化できるため、業務の効率化につながります。また、最新版の管理やアクセス履歴の記録、他システムとの連携など、紙や共有フォルダによる管理では難しい運用にも対応しやすくなります。

ここでは、図面管理システムを導入する主なメリットについて解説します。 

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図面を一元管理できる

図面管理システムを導入すると、CADデータやPDF図面、スキャンした紙図面などを一か所でまとめて管理できます。共有フォルダや複数のパソコンに図面が分散して保存されることを防げるため、必要な図面を探しやすくなります。

また、案件や製品ごとの整理や、図面番号や案件名などで検索できるシステムも多く、管理業務の効率化にもつながります。図面を一元管理することで、重複保存やデータの散在を防ぎやすくなり、保管ルールも統一しやすくなるでしょう。

管理する図面が増えても整理された状態を維持しやすく、長期的な図面管理にも適した方法です。 

最新版を共有しやすい

図面管理システムでは、最新版の図面を管理できるため、関係者全員が同じ図面を確認しやすくなります。具体的には、図面が更新されるたびに最新データへ反映されることで、古い図面を誤って使用するリスクを抑えられるでしょう。

設計変更や仕様変更が発生した場合でも、更新内容をスムーズに共有できることから、設計・製造・施工など各部門で統一した図面を利用できます。版数や更新履歴を管理できるシステムであれば、過去の図面との違いも確認しやすく、変更内容の把握も容易です。

常に最新版の図面を利用できることで、品質の維持や業務ミスの防止につながり、部門間の認識のずれも防ぎやすくなります。

アクセス履歴や変更履歴を管理できる

図面管理システムでは、図面の閲覧や更新、削除などの操作履歴を記録できます。誰がいつ図面を閲覧・編集したのかを確認できるため、図面管理の透明性が向上します。

変更履歴もあわせて管理できると、過去の図面との違いや更新内容を確認しやすく、誤った修正が行われた場合でも原因を把握しやすくなります。

また、操作履歴は、監査対応や内部統制の強化にも活用できます。重要な図面を安全に管理しながら、適切な運用を維持するためにも履歴管理機能は大きなメリットです。

他システムと連携できる

図面管理システムは、CADソフトや文書管理システムなど、他の業務システムと連携できるものも多くあります。例えば、CADソフトと連携すれば、作成・更新した図面をそのまま図面管理システムへ登録しやすくなり、データの管理を効率化できます。

また、文書管理システムと連携することで、図面と関連する仕様書やマニュアルなどもまとめて管理でき、必要な資料を探す手間を減らせます。システム間でデータを共有できれば、重複入力や転記作業が不要になり、担当者の負担削減にもつながるでしょう。

AIがデータを自動で整理・比較するおすすめの図面管理システム

まとめ

図面管理は、最新版の維持や情報共有、検索性の向上など、業務効率と品質管理に欠かせない業務です。紙図面だけで管理している場合は、検索性の低下や紛失・劣化、情報共有の遅れといった課題が発生しやすくなります。

図面の電子化や図面管理システムを導入することで、図面データの一元管理や版数管理、アクセス履歴の管理などが可能となり、図面管理業務を効率化できます。本記事を参考に、自社の図面数や運用方法に適した管理方法を選び、図面管理の効率化につなげましょう。