図面電子化とは？メリット・方法・進め方をわかりやすく解説

図面電子化とは、紙図面をデジタルデータとして保存・管理し、検索や共有をしやすくする取り組みです。本記事では、図面電子化の仕組みやスキャン・PDF化・CADデータ化との違い、導入するメリット、電子化の方法・流れまでわかりやすく解説します。

目次

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1. 検索性を高めるなら類似の図面を見つけやすいシステムがおすすめ
2. 図面電子化とは
3. 図面を電子化するメリット
4. 図面を電子化する方法
5. 図面電子化の流れ
6. 図面電子化で失敗しないためのポイント
7. 図面電子化サービスの選び方
8. 図面電子化が向いている企業
9. 手書きの文章も高精度にデータ化できるおすすめの図面管理システム
10. まとめ

検索性を高めるなら類似の図面を見つけやすいシステムがおすすめ

図面は、紙・PDF・画像など、さまざまな形式で保存され、関連書類との連携も必要なことから管理が複雑になりがちです。特に、データ化したい図面が多いほど図面スキャンには多くの手間と時間がかかり、解像度や状態にばらつきが生じます。

ジーエン図面は、図面の高精度スキャン・データ化と独自AIによる整理、検索機能の統合で欲しい図面・書類をすぐに見つけられる図面管理システムです。手動で図面と関連書類を紐付ける必要がなく、基幹システムなどのデータも自動で紐付けられます。

例えば、超類似図面検索は、AI OCRによってデータ化された情報などを元に類似の図面を見つけられる機能です。取引先から送付された発注書や見積書、作成した書類・図面など、さまざまなスキャン・データ化に対応しています。

手書きの文字も高精度にデータ化し、最新のセキュリティ水準で安心安全に必要な情報を共有したい場合は、ジーエン図面の導入がおすすめです。

図面電子化とは

図面電子化とは、紙の図面をデジタルデータに変換して管理することです。紙の図面よりも検索性と保管性に優れ、劣化も防止できるなど、さまざまなメリットがあります。

ここでは、図面電子化の概要や対象となる図面のほか、図面スキャン・PDF化・CADデータ化との違いについて解説します。

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図面電子化の概要

前述のように、図面電子化とは紙の図面をデジタルデータに変換することです。紙の図面をスキャンして電子化したり、最初からデジタル上で図面を作成・管理したりする方法があります。

電子化した図面データはコンピューター上で一括管理できるため、紙の図面に比べて検索がしやすく、大幅な業務効率化につながります。その他にも保管コスト削減やセキュリティ強化などのメリットがあり、紙図面の電子化を進める企業は少なくありません。

図面電子化で対象となる図面 

電子化の対象となる図面は多岐に渡ります。例えば、次のような図面が代表的です。

1. 建築図面
2. 設備図面
3. 製造図面
4. 土木図面
5. 機械図面
6. 電気図面

基本的には製造・建設分野における、あらゆる図面が電子化の対象になり得ます。ただし、場合によっては紙での管理の方が適している図面もあるため、電子化すべき図面と紙のまま管理する図面を整理することが大切です。

図面スキャン・PDF化・CADデータ化との違い 

図面スキャンやPDF化、CADデータ化はいずれも図面データを電子化するための手法です。図面スキャンは紙図面をスキャナで読み取る作業そのものを指すほか、スキャン済みの画像データを指す場合もあります。

図面スキャンによって紙図面を劣化や紛失から守り、パソコンからいつでも閲覧可能な状態にできます。同様にPDF化も紙の図面をスキャンして画像データとして管理する方法で、ファイルの形式をPDF形式にするのが特徴です。

いずれも専用ソフト不要で、パソコンから簡単に図面データを閲覧・共有・印刷できますが、データの修正はできません。一方でCADデータ化とは、スキャンした画像や紙図面を編集可能なCAD専用データに変換する手法です。

線や円、文字などの図面情報がベクタ形式で数値化されるため、図面データの修正や追記、部品の流用などがしやすいです。専用ソフトやトレース作業など一定のコストを必要としますが、データを効率的に利活用でき、図面電子化における主流になっています。

図面を電子化するメリット

図面の電子化には、検索性の向上や保管・管理コストの削減、情報共有の効率化など、さまざまなメリットがあります。また、紙図面に比べて劣化や紛失の懸念が少ないのも図面電子化の利点です。ここでは、図面を電子化するメリットを具体的に解説します。

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必要な図面を短時間で見つけられる

紙で残した図面を探す際は、台帳に保管されている図面を1枚ずつ開いて探す手間がかかりました。一方で図面を電子化すると、パソコンさえあれば図面番号や名称、型式などでファイル検索できるため、必要な図面をすぐに見つけられます。

また、モバイル端末に対応していれば、外出先からでもスマートフォンを使って必要な図面にすぐにアクセスでき、現場作業やテレワーク中の利便性が向上します。ひいては、図面検索にかかる時間を最小限に抑えられ、業務も大幅に効率化するでしょう。

保管スペースや管理コストを削減できる

図面の電子化により、保管スペースや管理コストを削減できるのもメリットです。例えば、紙の図面の場合は、案件や顧客ごとに1枚ずつファイリングしてキャビネットなどに保管するのが一般的です。

過去図面は社内資産として活用できますが、図面の数が増えるほど広い保管スペースが必要になるという課題があります。しかし、電子化した図面データであればパソコンやファイルサーバー内で保管されるため、物理的スペースを必要としません。

想定以上のペースで図面の数が増えた場合でも、データ容量を追加するだけで済むため、物理的な保管スペースに比べて対応が容易です。保管や郵送にかかる費用だけでなく、ファイリング作業などの手間がかからない点も電子化図面の優れた点です。

スムーズに情報共有しやすくなる

電子化した図面ファイルはオンライン上でやり取りできるため、社内外における図面の共有がスムーズになります。紙図面の共有のように、人数分のコピーや封入、郵送などの作業が必要なく、ファイルをアップロードするだけで必要な相手にすぐに送付できます。

郵送にかかるタイムラグを削減し、情報共有が加速化するのも電子化図面のメリットの1つです。設計情報などが変更された際もタイムリーに関係者と共有できるため、図面のバージョン違いによる部品の誤発注や手戻りを減らし、成果物の品質維持にもつながります。

災害や劣化による紛失リスクが軽減する

紙の図面は、火災や水害などの自然災害による紛失リスクが高い点が課題です。また、ただ保管しているだけでも経年で劣化したり、何度もコピーを繰り返すことで可読性が下がったりするケースもあります。

電子化した図面なら、紙に比べて物理的な紛失・破損のリスクが低く、一度スキャンした図面は上書きスキャンしない限り、品質が半永久的に維持されます。また、クラウドにファイルをアップロードしておけば、社内端末が物理的に破損してもデータの復旧が可能です。

電子ファイルの消去や破損への対策は必要ですが、紙図面に比べて長期間でも劣化や損傷リスクを防いで安全に保管しやすく、社内資産としての価値を高められます。

図面を電子化する方法

図面の電子化には「複合機・大判スキャナー」や「専用サービス」、「CADデータで再作成」など、さまざまな手法があります。それぞれの特徴を理解し、自社のニーズや運用体制に最適な手段を選ぶことが大切です。ここでは、図面を電子化する方法を解説します。

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複合機・大型スキャナーでの電子化

自社の複合機で紙の図面をスキャンして、PDFなどのデータとして保存する方法です。用紙サイズの大きい図面を電子化したい場合は、大型スキャナーが必要になります。

複合機やスキャナーは最もシンプルな電子化の方法であり、自社にスキャン機器がある場合はそのまま電子化に活用できます。他の方法に比べても、短期間・低コストでの電子化移行が可能です。

ただし、スキャナーを使った図面の電子化は、あくまで紙図面をデータ化するだけであり、図形や文字を後から編集することはできません。そのため、過去の紙図面を電子化しておきたいという場合には有効な方法です。

図面電子化サービスの利用

図面電子化サービスとは、専門業者に依頼して紙の図面を電子ファイルに変換してもらう方法です。観音製本など特殊な形状の図面や、劣化・青焼き図面などは一般的な複合機やスキャナーでのスキャンが難しいため、プロに任せた方が安心です。

あるいは、自社にスキャナ機器がない場合や、スキャン作業に割く人手が足りない場合なども専門サービスの利用が視野に入ります。社内のリソースを節約して高品質な電子化に期待できる一方、コストが高額化しやすい点に留意しましょう。

CADデータとして再作成

CADとは「Computer Aided Design」の略称で、日本語では「コンピューター支援設計」と訳されます。コンピューターを用いて設計・製図できるシステムで、このツールで作成されたデジタル図面が「CADデータ」と呼ばれます。

CADデータ化として再作成するには、専用ソフトやオンライン変換サービスを利用してデータを変換したり、CADソフトに画像を読み込んで手動でトレースしたりする方法があります。

CADデータ化には、スキャンやトレース作業といった一定のコストがかかります。しかし、図面データの編集が可能になるため、他の手段に比べてもデータの活用度が格段に上がるでしょう。

図面電子化の流れ

図面を電子化する手順には、大きく分けて「電子化する図面の整理」「スキャン・データ化の実施」「ファイル名やフォルダの整理」「クラウドやサーバーで管理」の4工程があります。いずれも電子化後のデータの利活用に直結するため、計画的に進めましょう。

ここでは、図面電子化の流れについてみていきましょう。

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電子化する図面の整理

まずは、電子化する図面と電子化しない図面を区別しましょう。例えば、古すぎて設計基準が現代に合わない図面などは、図面化の対象から外しても問題ないと判断できます。

電子化する図面の選別後は、サイズや種類ごとに整理しておくと後のスキャン作業がスムーズになります。同様の理由で、ホッチキスやクリップ類はすべて外し、図面に破損や劣化がある場合は修正しておきましょう。

スキャン・データ化の実施

次の工程では、紙の図面を複合機や大型スキャナーで実際にスキャンし、電子データに変換していきます。CADデータ化しない場合、スキャン後の画像データの編集はできません。そのため、あらかじめ図面ごとに適切なカラーや解像度を設定しておく必要があります。

具体的には、細い線や細かい文字もきれいにスキャンできるよう、解像度は400dpi以上での設定が望ましいです。解像度が上がるほどファイルサイズも大きくなるため、図面の羊頭や特徴に合せて使い分けることが大切です。

ファイル名やフォルダの整理

電子化した図面データは、必要な時にすぐ引き出せるよう、適切なファイル名やフォルダで整理することが重要です。基本的には「図番_図面名称_作成日/バージョン」で統一すると、時系列で図面が自動的に整理されるため、バージョン管理もしやすくなります。

命名済みのファイルは案件や顧客ごとにフォルダ分けし、どこに何があるのか一目で分かる状態にしましょう。文字化けや検索漏れを防ぐため、全角・半角や使用可能な文字列を統一するなど、命名ルールの策定が必要です。

クラウドや外付けストレージで管理

電子化した図面データは、適切な保存先で保存しましょう。災害などによる物理的な破損から守るためにも、用途に合わせて適切な保存先を選ぶことで、より安全なデータ管理につながります。

例えば、社内のパソコン・サーバーでの保管と併用して、クラウドや外付けストレージの利用が代表的です。クラウドは、インターネット環境があればどこからでもデータにアクセスできるため、災害などで出社が難しい場合でも好きな場所から業務に取り組めます。

一方、外付けハードストレージはオフラインでも利用でき、サイバー攻撃などを物理的に遮断して情報漏洩リスクを抑えます。書き込み速度が速く、大容量の図面データもストレスなく書き込み・保存できるのも魅力です。

図面電子化で失敗しないためのポイント

図面の電子化にはさまざまなメリットがある一方、運用ルールが曖昧なままではかえって検索性や利便性が下がる恐れがあります。図面の電子化で失敗しないためにも、あらかじめ次のようなポイントを押さえておきましょう。

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解像度やファイル形式を統一する

解像度やファイル形式が統一されていない場合、検索に時間がかかる恐れや、データサイズの不均一化、閲覧時の表示速度の遅延といった不具合が生じやすくなります。

そのため、誰でも同一の品質で図面を電子化できるように、図面のサイズ・用途ごとに解像度やファイル形式をルール化しておきましょう。同様にファイルの保存先に関しても明確なルールが必要です。

検索しやすい命名ルールを決める

せっかく図面を電子化しても、必要な場面で素早く探せなければ意味がありません。誰でも必要なデータに迷わずにたどり着けるように、検索しやすい命名ルールを策定し、ファイル名やフォルダ構成を統一することが大切です。

特に図面の改訂履歴を管理している場合は、「その図面がいつのバージョンのものなのか」が明確に分かるような命名ルールが求められます。いつのバージョンかが分かれば、古い図面の誤使用を防ぎ、発注ミスや手戻りなどのリスクも軽減できます。

例えば、「図番_名称_改訂履歴」で命名ルールを統一すると、時系列で整理するため最新バージョンを見つけやすくなります。自社の運用フローに合わせて、一目で「いつ」「何の」図面かすぐに分かる命名ルールを考案しましょう。

OCRを活用して検索性を高める

OCR(文字認識)とは、画像データから文字や記号を読み取ってテキストデータに自動変換する機能です。例えば、図面に書き込まれた部品番号や注記、寸法、図番をテキストデータとして管理できます。

CADデータ化しない場合、スキャンした図面は画像データとして管理されるため、検索対象はファイルやフォルダ名のみになるでしょう。しかし、OCRで画像データをテキスト化しておけば、キーワードでもファイルを探せるようになるため、検索精度が向上します。

最近はAI技術を活用したAI OCRサービスも増えており、複雑なレイアウトも高精度なテキストデータ化ができるため、必要に応じて検討するのがおすすめです。

バックアップ体制を整える

電子化ファイルであっても、自然災害やシステム障害によるデータの破損・紛失リスクはゼロではありません。そのため、定期的なバックアップ体制の整備が重要です。

例えば、クラウドへのアップロードや外付けストレージにこまめにファイルを保管することで、突然のデータ消失でも被害を最小限に抑えられます。手動によるバックアップの手間や漏れを防ぎたい場合は、バックアップを自動実行するプログラムの導入がおすすめです。

図面電子化サービスの選び方

図面の電子化サービスを利用すると、自社では対応が難しい図面も高精度で電子化できる可能性があります。また、電子化する図面が大量の場合や、電子化作業に割く人手が足りない企業でもスムーズな移行が可能です。

一方で、サービスごとに対応可能な図面のサイズや種類、サポートの範囲が異なるため、自社に最適な事業者を選ぶことが大切です。ここでは、図面電子化サービスの選び方のポイントを解説します。

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対応サイズ・対応図面

図面電子化サービスごとに取り扱う図面のサイズや種類が異なるため、自社が保有する図面に対応可能かどうかを確認しましょう。AOなどの大型図面や、青焼き図面、折込製本や契約書のとじ込みなど、特殊な図面を電子化したい場合は、必ず対応可否の確認が必要です。

特殊な図面の電子化は、一般的な図面に比べて料金が高額な傾向にあります。追加料金の有無も含めて、予算に見合った料金体系であるか確認しましょう。

OCRやCADデータ化への対応

図面電子化サービスによっては、単なる図面のスキャンに限らず、OCRによる文字認識やCADデータの再作成まで代行してくれます。自社でテキスト変換する手間を抑えつつ、図面の検索精度を向上できるため、必要に応じて検討するのがおすすめです。

CADデータ化を依頼する場合は、DWGやDXF、JWWなど、自社が使用するCADソフトに合わせた形式変換ができるかどうかの確認が必要です。また、データ化基準を統一するために、縮尺やレイヤー分けについても、あらかじめ事業者と打ち合わせしておきましょう。

セキュリティ体制

図面には機密情報が含まれることも多いため、事業者側のセキュリティ体制も十分に確認すべきポイントです。預けた図面の管理方法や情報漏洩対策など、データ管理の上で起こり得るリスクにどう対処しているのか確認しましょう。

例えば、預けた図面の暗号化や、第三者にデータを閲覧させないための対策などを講じている事業者が望ましいです。具体的には、「Pマーク」や「ISMS」など、情報セキュリティに関する認証規格を取得しているサービスの場合、一定の信頼が置けると判断できます。

また、電子化が終わったあとの図面の処理方法も確認すべきポイントです。事業者側に図面データが残ると、不正アクセスや悪用される可能性もあるため、すべての作業完了後は預けた図面データが完全に廃棄されるサービスを選びましょう。

納期・料金体系

多くの図面電子化サービスでは、図面の枚数やサイズによって、料金や納期が変動するため、自社の予算や希望納期に合わせて電子化できるサービスがおすすめです。また、オプションや追加料金の条件に関しても確認し、どの程度コストが必要かを把握しましょう。

サービスによっては最低発注金額を設けているため、あわせて確認が大切です。基本的にスキャンする図面の数が多い・複雑なほど納品までに時間がかかるため、ゆとりを持ってスケジュールを組む必要があります。

図面電子化が向いている企業

図面の電子化がおすすめなのは、紙図面の管理や共有に問題を抱えている企業全てが対象です。図面の電子化によって業務の効率化やコスト削減、社内共有の加速化などさまざまなメリットが見込まれます。ここでは、図面電子化がおすすめな企業の例を解説します。

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紙図面が大量に保管されている企業

過去の紙図面が保管スペースを圧迫し、管理コストも高額化している企業は、図面電子化の検討がおすすめです。あらゆる図面をパソコンで管理できるため、保管スペースの拡張が不要になり、オフィススペースの有効活用にもつながります。

また、適切にアカウント情報やアクセス権限を管理すれば、セキュリティも強化でき、紙図面のような物理的な盗難や紛失のリスクも減らせます。ひいては、管理担当者の業務負担を減らし、他のコア業務に専念するゆとりも生まれるでしょう。

複数拠点で図面を共有している企業

拠点間で図面をやり取りする場合、図面をコピーして郵送しなければならず、先方の手元に届くまでにタイムラグが生じます。また、郵送代など金銭的コストの削減もできるため、図面の電子化がおすすめです。

電子化した図面は、メール貼付やチャットツールによってファイルを共有でき、設計図に変更が生じた際もタイムリーな情報共有が可能です。社内の図面共有が加速化するため、業務の効率化にもつながります。

図面の検索や管理に時間がかかっている企業

過去の図面を見返すために1枚ずつ図面を開いて探すのは、手間も時間もかかり、業務の非効率化につながります。そこで、図面を電子化すればファイル名やフォルダで検索でき、図面を探す時間を大幅に節約できます。

より検索精度を上げたい場合は、OCRやCADデータを活用して、テキスト検索できる環境を整えるのもおすすめです。電子化図面はバージョン管理もしやすく、社内全体で常に最新情報を確認できるのも利点です。

手書きの文章も高精度にデータ化できるおすすめの図面管理システム

まとめ

図面電子化とは、紙の図面をスキャンして電子データとして管理する方法です。図面スキャンやPDF化のほか、データ編集が可能なCADデータ化など、さまざまな手法があります。

電子化した図面は紙図面のような物理的な保管スペースが必要なく、パソコンからすぐに欲しい図面を見つけられます。OCRを併用して図面情報をテキスト化すれば、キーワード検索も可能になり、検索精度のさらなる向上が見込めます。

大判図面や青焼き図面など自社でスキャンが難しい図面は、専門の図面電子化サービスに依頼するのもおすすめです。紙図面の管理に問題を抱えている場合は、本記事の内容を参考に図面の電子化を検討しましょう。