スケジュール共有アプリとは？機能・費用・選び方と失敗しない導入のコツ

スケジュール共有アプリとは、社内メンバーそれぞれの予定を1つのカレンダーに集め、誰がいつ空いているかをスマートフォンやパソコンから確認できるようにするツールです。ホワイトボードの行動予定表や「今どこにいますか」という電話をなくし、会議の設定や来客対応を早められます。一方で、検索すると家族・夫婦向けのアプリと仕事向けのツールが混ざって出てくるため、どれを選べばよいか迷いやすい分野でもあります。この記事では、仕事で予定を共有したい企業の担当者に向けて、予定共有アプリで解決できること・できないこと、3つのタイプとGoogle カレンダー・TimeTreeの違い、機能、費用の目安、選び方、導入でよくある失敗までを順に整理します。

目次

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1. スケジュール共有アプリで解決できること・できないこと
2. スケジュール共有アプリとは｜チームの予定をリアルタイムで共有する仕組み
3. スケジュール共有アプリの主な機能
4. スケジュール共有アプリの費用の目安
5. ビジネス向けスケジュール共有アプリの選び方
6. スケジュール共有アプリの導入メリット・デメリット
7. スケジュール共有アプリ導入でよくある失敗パターン
8. よくある質問(FAQ)
9. まとめ
10. 参考文献

スケジュール共有アプリで解決できること・できないこと

スケジュール共有アプリで解決できるのは、誰がいつ空いているかを全員が同じ画面で確認できるようにすることです。予定の変更連絡や仕事の依頼は、別の仕組みで補う必要があります。

導入すると、まず「外出中の営業はいつ戻るのか」「この時間に全員が集まれるのか」を、本人に聞かなくても画面で確認できるようになります。会議の日時決めは、参加者への個別の確認ではなく、空いている時間帯を見て決める流れに変わり、会議室の確保や来客対応の段取りも早くなります。この効果は、カレンダー単体のアプリでも、メールに付属するカレンダーでも、グループウェアでも同じように得られます。

一方で、予定が見えるようになっても残る仕事があります。会議の時間が変わったときに誰へ伝えるか、会議で決まった依頼を誰がいつまでに行うか、急ぎの確認をどこで受けるか、といったやり取りです。これらをメール、電話、複数のチャットに分けて行っていると、予定表を見ても動きが止まります。カレンダーが答えるのは「いつ」であり、「誰が何を、いつまでに」は別の置き場が必要になるためです。

この「いつ」と「誰が何を」を分けて考えるときの一例が、ビジネスチャットのChatworkです。株式会社kubellが提供しており、公式サイトの機能紹介ページでは、チャット、タスク管理、ファイル管理、ビデオ通話・音声通話が機能として紹介されています。タスクは相手に依頼でき、自分が担当するものと依頼したものを期限ごとに確認でき、完了するとチャットに通知されます。この機能紹介ページには予定表（カレンダー）の機能が載っておらず、導入企業の事例でも、スケジュール管理は別のシステムで行い、ちょっとした依頼の管理にChatworkのタスク管理を使うという使い方が紹介されています。そのため、予定の共有は今のカレンダーやグループウェアに任せ、変更連絡と依頼をChatworkに集める組み合わせが現実的です。注意したい点として、商品ページにはフリープランでは過去40日分、5,000件までしか閲覧できないと記載されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例の要約：有限会社並木商店（東京都、1-50名）では、外出の多い社長への社内からの電話が1日60件に達していました。連絡をなるべくChatworkに集約した結果、電話は2件程度まで減ったと、同社の代表取締役が自身の体感として語っています。スケジュールの管理は別のシステムで行い、ちょっとしたタスクの管理にChatworkのタスク管理機能を使っているとのことです。

出典：Chatwork導入事例「社内の電話連絡をほぼゼロに削減 | 有限会社並木商店」（取材2024年11月）

スケジュール共有アプリとは｜チームの予定をリアルタイムで共有する仕組み

スケジュール共有アプリは、クラウド上のカレンダーに各メンバーが予定を登録し、許可された人同士で閲覧・編集できるようにする仕組みです。予定を登録した瞬間にほかのメンバーの画面にも反映されるため、パソコンでもスマートフォンでも、常に最新の予定を確認できます。紙やホワイトボードの予定表と違い、外出先やテレワーク中でも同じ情報を見られる点が大きな違いです。総務省はテレワークの推進のページで、テレワークをICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方と説明していますが、働く場所が分散するほど、予定を1か所にまとめておく仕組みの重要性は高まります。

ビジネスで使われるスケジュール共有の方法は、大きく3つのタイプに分けられます。自社の規模や、すでに使っているツールによって向き不向きがあるため、まずはどのタイプを検討しているのかを整理しておくと比較がぶれません。

なお、スケジュール共有アプリとよく似た道具に「日程調整ツール」があります。スケジュール共有アプリが社内のメンバー同士で予定を見せ合うことを主な目的とするのに対し、日程調整ツールは、顧客や取引先など社外の相手に候補日時を提示し、相手に選んでもらうことで打ち合わせの日時を決めるための道具です。社内の予定共有を整えたい場合はスケジュール共有アプリやグループウェア、社外とのアポイント調整の手間を減らしたい場合は日程調整ツールというように、解決したい課題によって選ぶべきものが異なります。

予定の管理そのものの考え方や、手段ごとの違いは、スケジュール管理とは？手段の違い・ツールの選び方・費用相場と失敗パターンでも整理しています。

代表的なアプリの例｜Google カレンダーと TimeTree の違い

共有相手ごとに見せる範囲を選べるGoogle カレンダーは仕事の予定共有に、グループごとにカレンダーを作るTimeTreeは家族やサークルなどの予定共有に向きます。

検索すると、Google カレンダーとTimeTreeはさまざまな紹介記事に登場します。どちらも予定を共有できますが、設計の考え方が違います。2026年10月14日時点で、Google カレンダー ヘルプとTimeTreeの公式サイトで確認できた内容を、会社で使う観点で並べると次のとおりです。

表のとおり、会社で使うときの分かれ目は「見せる範囲を相手ごとに分けられるか」と「会社側で管理できるか」です。TimeTreeは家族や仲間内で予定を持ち寄る使い方に向いていますが、社員全員の予定を扱う場合は、公開範囲やアカウント管理を確認したうえで、Google カレンダーのほか、メール付属のカレンダーやグループウェアも含めて比べましょう。

家族向けのアプリを仕事に使うときの注意点

家族や夫婦向けのアプリは、予定にコメントを付けたり、買い物のメモを共有したりと、やり取りのしやすさを重視して作られています。仕事で同じアプリを使い回すと、私用の予定と社内の予定が1つのカレンダーに混ざり、訪問先や取引先の名前が家族と共有する画面に表示されることもあります。仕事用と私用はアカウントとカレンダーを分け、取引先名や案件名は予定の件名に書かず、詳細欄に分けて書くなどの運用を決めておきましょう。

夫婦や家族でスケジュールを共有したい場合に使える無料のアプリや、2人で共有する手順は、よくある質問で解説しています。

シフト共有との違い

「シフト共有アプリ」と検索する方もいますが、シフトの共有とスケジュールの共有は目的が異なります。シフト表は、いつ誰が勤務するかを決めて全員に知らせるためのもので、希望の収集や勤務時間の調整が中心になります。スケジュール共有アプリは、会議や外出、来客といったメンバーそれぞれの予定を見せ合うためのものです。シフトの作成や勤怠との連動まで必要な場合は、シフト管理に特化したツールも比較の対象になります。一方で、事務所に勤務する社員の勤務予定と外出の予定を共有するだけなら、スケジュール共有アプリで足りる場合もあります。

スケジュール共有アプリの主な機能

ビジネス向けのスケジュール共有アプリに搭載されている代表的な機能と、社内でよく使われる場面は次のとおりです。すべての機能が必要なわけではないため、自社で必ず使う機能に印をつけながら確認すると、比較の軸が定まりやすくなります。

中でも、会社で使ううえで差が出やすいのが権限・公開範囲の設定です。個人向けのアプリは「共有するかしないか」の2択に近いものが多い一方、ビジネス向けのツールでは「予定があることは全員に見せるが、件名や場所は同じ部署の人にだけ見せる」といった細かな設定ができます。役員の予定、採用面接、人事面談など、社内でも詳細を広く知られたくない予定を扱う場合は、この設定の細かさを必ず確認しておきましょう。

公開範囲の設定例｜Google カレンダーの共有権限

公開範囲の設定がどのくらい細かいかを具体的に見るために、Google カレンダーの共有権限を例に挙げます。Google カレンダー ヘルプによると、共有相手に付与できる権限は次の5段階です（2026年10月14日確認）。

同じ「共有」でも、時間枠だけを見せる設定から、編集や共有の管理まで任せる設定まで幅があります。ヘルプには、職場や学校のアカウントで使うカレンダーは共有できるかどうかを管理者が決める、とも書かれています。導入前に、見せる範囲を相手ごとに分けられるか、見せすぎを防ぐ設定を会社側で行えるかを確認しておきましょう。

業務委託や社外のメンバーと予定を共有するとき

業務委託のメンバーや協力会社と予定を共有する場合は、社内の全員と同じ見せ方にしないことが基本です。上の表の「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」を使えば、空いている時間だけを知らせ、会議の名称や訪問先を見せずに済みます。社内の予定を見せたくないときは、社外の相手との共有用に専用のカレンダーを1つ作り、そこにだけ共有する方法もあります。契約が終わったら、共有相手の一覧から削除して共有を止めることも忘れないでください。Google カレンダーでは、共有はいつでも停止できます。社外の相手とのやり取りが増えるほど、共有相手の棚卸しが必要になります。

もう1つ重要なのが、スマートフォンでの使いやすさです。外出の多いメンバーほど、移動中にスマートフォンから予定を確認・登録する場面が増えます。管理者がパソコンで操作して問題がなくても、スマートフォンでは入力の手順が多かったり、表示が見づらかったりすることがあります。無料トライアルがある場合は、実際に使うメンバーにスマートフォンで試してもらうことをおすすめします。

スケジュール共有アプリの費用の目安

スケジュール共有アプリの費用は、タイプによって大きく異なります。料金体系はサービスごとに異なり、改定されることもあるため、ここでは一般的な傾向として整理します。具体的な金額は、検討しているサービスの公式サイトで最新の情報を確認してください。

費用を比べるときに注意したいのが、1ユーザーあたりの単価だけで判断しないことです。最低契約人数が決まっているサービスでは、実際の人数が少ないと1人あたりの負担は高くなりますし、容量やオプションを追加すると請求額は単価の掛け算より大きくなります。現在の人数だけでなく、数年後に想定される人数でも総額を試算しておくと、途中での乗り換えを避けやすくなります。

また、無料のアプリを業務で使う場合は、料金以外の点も確認が必要です。利用規約で商用利用が制限されていないか、退職者のアカウントを会社側で停止できるか、データのバックアップや書き出しができるかといった点は、無料か有料かにかかわらず、会社の情報を預ける道具として押さえておきたいポイントです。個人のアカウントで始めたアプリがいつの間にか全社の予定表になっていた、という状態は、管理の面でリスクになりやすいといえます。

ビジネス向けスケジュール共有アプリの選び方

ここまでの機能と費用を踏まえ、社内で使うスケジュール共有アプリを選ぶときに確認したいポイントを5つにまとめます。個人向けのアプリ選びでは画面のデザインや日記機能なども比較されますが、会社で使う場合は、組織での運用に影響する観点を優先して比べるのが基本です。

5つすべてで満点のツールを探すより、自社がいま困っていることに直結する2つか3つのポイントを優先して選ぶと判断しやすくなります。たとえば予定の入力が定着しないことが課題なら操作性、会議室の取り合いが課題なら設備予約を含む利用目的、情報管理が課題ならセキュリティと管理機能を重視するといった考え方です。候補を2つか3つに絞ったら、無料トライアルの期間に実際の業務で使い、スマートフォンでの操作や既存ツールとの連携まで確かめてから決めましょう。

選び方のポイントとは別に、「何を解決したいか」という目的から入口を決める方法もあります。検索結果の上位の紹介記事にも、目的別にツールを分けて紹介しているものがあります。

1つのツールですべての目的を満たそうとすると、機能が複雑になって使われなくなることがあります。予定の共有はカレンダー、連絡と依頼はチャットとタスク、設備予約はグループウェアというように、目的ごとに役割を分けて組み合わせる考え方もあります。ビジネスチャット側の選び方は、ビジネスチャットおすすめ13選を徹底比較！｜無料で使えるツールや仕事で役立つ機能を搭載したものもでも整理されています。

スケジュール共有アプリの導入メリット・デメリット

スケジュール共有アプリの導入で得られる主なメリットと、あらかじめ知っておきたいデメリットを整理します。

デメリットの多くは、ツールそのものより運用の決め方で小さくできます。入力ルールや公開範囲の基本設定を導入時に決めておけば、「入力されていない」「見えすぎる」といった問題は起きにくくなります。

一方で、最後の「社外との日程調整」は、社内のスケジュール共有とは別の課題として考えた方がよい点です。社内の予定が見える化されても、顧客や取引先との打ち合わせを決めるには、候補日時をメールで送り、返信を待ち、確定した予定を改めて登録するというやり取りが残ります。営業や採用面接など社外との調整が多い部署では、社内の予定と連携して空き時間を自動で提示できる日程調整ツールを組み合わせると、調整の往復を大きく減らせます。社内向けと社外向けの道具を分けて考えることで、それぞれに合ったツールを選びやすくなります。

スケジュール共有アプリ導入でよくある失敗パターン

スケジュール共有アプリは始めやすい分、準備が不十分なまま使い始めて定着しないケースも少なくありません。社内でよく見られる失敗と、事前にできる対策を整理します。

特に退職者のアカウントに関する失敗は、情報セキュリティの面でも見過ごせません。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインには、付録として「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」が用意されています。導入時には、管理者を誰にするか、入退社に合わせたアカウントの発行・停止をどう行うかを、社内ルールとして決めておきましょう。スケジュールには取引先名や訪問先、会議の議題など、社外に知られたくない情報が含まれることも多いため、予定表も会社の情報資産の1つとして扱う意識が大切です。

これらの失敗に共通するのは、アプリの機能不足よりも「何を、誰が、どこで管理するか」を決めないまま始めてしまった点です。部署が増えてきた、会議室の予約で揉めることがある、アカウント管理を会社で一元化したいといった課題が出てきた場合は、カレンダー単体のアプリから、組織での利用を前提としたグループウェアのスケジュール機能への切り替えを検討するタイミングといえます。反対に、予定は見えているのに変更連絡や依頼が散らばっている場合は、予定表を入れ替えるより、連絡と依頼の置き場を決め直すほうが効果的です。次のチェックで、自社の状況を確認してみてください。

チェックの結果にかかわらず、予定の共有とは別に連絡と依頼の置き場を見直したい場合は、Chatworkの機能を商品ページで確認できます。

よくある質問(FAQ)

Q1. スケジュール共有アプリと日程調整ツールは何が違いますか？

A. スケジュール共有アプリは、社内のメンバー同士で予定を見せ合い、空き時間や所在を確認するための道具です。日程調整ツールは、顧客や取引先など社外の相手に候補日時を提示し、選んでもらうことで打ち合わせの日時を決めるための道具です。社内と社外のどちらの課題を解決したいかで選び分けます。

Q2. 無料のスケジュール共有アプリを仕事で使っても問題ありませんか？

A. 無料でも業務に使えるアプリはありますが、利用規約で商用利用が認められているか、会社側でアカウントを発行・停止できるか、公開範囲を細かく設定できるかを確認することが大切です。少人数で試す段階では無料アプリ、全社で運用する段階では管理機能のあるツールと使い分ける方法もあります。

Q3. スケジュール共有アプリで人気なのはどれですか？

A. 紹介記事で多く取り上げられているのは、Google カレンダーとTimeTreeです。Google カレンダーは共有相手ごとに見せる範囲を選べるため仕事の予定共有に向き、TimeTreeは家族やサークルなどグループごとにカレンダーを作って共有する使い方が中心です。人気の順位は調査や時期によって変わるため、自社の目的や公開範囲の条件に合うかどうかで選ぶことが大切です。

Q4. 夫婦や家族で使える無料のスケジュール共有アプリはありますか？2人で共有するにはどうすればよいですか？

A. 個人のGoogleアカウントで使えるGoogle カレンダーと、TimeTreeがあります。Google カレンダーでは、共有したいカレンダーの「設定と共有」から相手のメールアドレスを追加し、権限を選んで招待を送ると、相手が招待メールのリンクから予定を見られるようになります。TimeTreeは、カレンダーを作って相手を招待するだけで共有でき、予定の共有と相談ができる点が特徴です。TimeTreeは無料で始められ、広告なしでの利用やファイル添付などは有料のプレミアムで提供されています。料金や機能は変わることがあるため、公式サイトで確認し、仕事用とは分けて使うことをおすすめします。

Q5. 役員の予定など、見せたくない予定はどう扱えばよいですか？

A. ビジネス向けのツールの多くは、予定があることだけを表示して件名や場所を伏せるといった公開範囲の設定ができます。たとえばGoogle カレンダーには、共有相手に時間枠のみを見せる権限があります。導入時に、非公開にすべき予定の種類と公開範囲の基本方針を決め、社内に周知しておくと安心です。

Q6. スケジュール共有アプリとビジネスチャットは両方必要ですか？

A. 予定の共有と、連絡・依頼は役割が違うため、両方を使い分ける会社もあります。スケジュール共有アプリは「いつ空いているか」を見える化し、ビジネスチャットは変更連絡や依頼、期限の確認に使う形です。たとえばChatworkは、公式の機能紹介でチャット、タスク管理、ファイル管理、ビデオ通話・音声通話が紹介されており、予定表の機能は載っていません。まずは予定共有の入力ルールを決め、連絡や依頼の確認に手間がかかっているなら、チャットとタスクの併用を検討するとよいでしょう。

まとめ

スケジュール共有アプリは、社内メンバーの予定をリアルタイムで共有し、所在確認や会議の日時決めの手間を減らす仕組みです。一方で、予定の変更連絡や仕事の依頼までは解決しないため、役割を分けて考える必要があります。カレンダー単体のアプリ、オフィススイート付属のカレンダー、グループウェアのスケジュール機能という3つのタイプがあり、組織の規模や管理したい範囲によって適したものが変わります。導入を検討する際は、次の4点を押さえると進めやすくなります。

1. 社内の予定共有が目的か、社外との日程調整が目的かを分け、必要に応じて日程調整ツールを組み合わせる。
2. 単価だけでなく、最低契約人数や容量、オプションを含めた総額と、権限設定・アカウント管理の機能で比べる。
3. 入力ルールと公開範囲の基本方針を導入時に決め、全社で使うツールを1つに統一する。
4. 予定の共有とは別に、変更連絡や依頼の置き場に課題があれば、ビジネスチャットのChatworkなどの資料を取り寄せ、チャットとタスクで解決できるかを検討する。

参考文献

• 総務省「テレワークの推進」 https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/
• 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」 https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/about.html
• Google カレンダー ヘルプ「カレンダーを共有する」、2026年10月14日確認 https://support.google.com/calendar/answer/37082?hl=ja
• TimeTree公式サイト、2026年10月14日確認 https://timetreeapp.com/intl/ja
• Chatwork「特徴・機能」、2026年10月14日確認 https://go.chatwork.com/ja/features/
• Chatwork導入事例「社内の電話連絡をほぼゼロに削減 | 有限会社並木商店」（取材2024年11月） https://go.chatwork.com/ja/case/namiki.html