無料のシフト管理アプリおすすめ5選｜メリットや選び方を解説

無料のシフト管理アプリは、導入コストを抑えながら、シフトの作成・共有や希望シフトの収集を効率化できる便利なツールです。一方、利用人数や機能、サポートなどに制限がある場合も想定されます。本記事では、無料のシフト管理アプリを使うメリットや選び方について解説します。

目次

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1. シフト管理アプリとは
2. 無料のシフト管理アプリを使うメリット
3. 無料のシフト管理アプリを選ぶ際のポイント
4. 無料のシフト管理アプリを使う際の注意点
5. おすすめの無料シフト管理アプリ5選
6. 無料のシフト管理アプリよりシフト管理システムがおすすめなケース
7. まとめ

シフト管理アプリとは

シフト管理アプリとは、従業員の勤務希望を集めたり、シフトを作成・共有したりする業務を効率化できるアプリです。

紙やExcelでシフトを管理する場合、希望シフトの転記や勤務時間の調整、完成したシフトの共有などに手間がかかります。シフト管理アプリを活用すれば、こうした作業をスマートフォンやパソコン上で行えるため、管理者の負担を軽減できます。

従業員も自分の勤務予定を確認しやすくなり、シフト変更などの情報も共有しやすくなる点がメリットです。

シフト管理アプリでできること

シフト管理アプリには、シフトの作成や変更、従業員への共有など、日々のシフト管理を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。

従業員はスマートフォンから希望する勤務日や時間を提出できるため、管理者が紙やメールなどで希望シフトを集めて、手作業でまとめる負担を減らせます。

管理者は集まった希望を確認しながらシフトを作成し、完成後はアプリを通じて従業員へ共有することが可能です。従業員もスマートフォンから自分の勤務予定をいつでも確認できます。

さらに、アプリによってはシフト変更や交代の申請、勤務前の通知などに対応しているものもあります。希望シフトの収集から作成、変更、共有までをまとめて管理できるため、管理者と従業員の双方にとってシフト管理をスムーズに進めやすくなります。 

シフト管理アプリとシフト管理システムの違い

シフト管理アプリとシフト管理システムは、どちらもシフト作成や共有を効率化するためのツールですが、一般的に対応する業務の範囲に違いがあります。シフト管理アプリは、希望シフトの提出や勤務予定の確認など、日常的なシフト管理を手軽に行えるものが中心です。

一方、シフト管理システムには、複数店舗のシフトをまとめて管理したり、勤怠管理システムと連携したりするなど、より幅広い機能を備えたものがあります。人件費の計算や必要人数を考慮したシフト作成に対応するサービスもあります。

ただし、アプリとシステムに明確な区分があるわけではありません。名称だけで判断せず、自社に必要な機能や管理できる範囲を確認して選ぶことが大切です。

無料のシフト管理アプリを使うメリット

無料のシフト管理アプリを利用すれば、導入費用を抑えながら、シフト作成や共有などの業務を効率化できます。ここでは、無料のシフト管理アプリを利用する主なメリットについて解説します。 

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導入コストを抑えられる

無料のシフト管理アプリを利用する大きなメリットは、導入コストを抑えられることです。シフト管理をデジタル化したいものの、できるだけ費用を抑えたい企業や店舗に適しています。

有料のシフト管理サービスでは、初期費用や月額料金が必要になりますが、無料アプリであれば費用をかけずにシフト管理を始められます。

また、従業員数が少ない店舗や小規模な事業所では、多機能なシステムを導入してもすべての機能を使わないことがあります。まずは無料アプリを利用し、必要な機能や使いやすさを確認してから有料サービスを検討するのがおすすめです。

スマートフォンからシフトを確認できる

シフト管理アプリを利用すれば、従業員が自分のスマートフォンから勤務予定を確認できます。紙のシフト表の場合、勤務日を確認するために職場へ行ったり、配布されたシフト表を持ち歩いたりする必要があります。

アプリで管理すれば、外出先や自宅からでも必要なときに確認できるため便利です。最新のシフトをアプリ上で共有できるため、変更後の勤務予定も把握しやすくなります。

勤務日時の確認が簡単になることで、「出勤時間を勘違いしていた」といったミスを防ぐ効果も期待できます。

シフトの共有や変更を効率化できる

無料のシフト管理アプリでも、作成したシフトの共有や変更など、基本的なシフト管理を効率化できます。紙やExcelで管理している場合、シフトを変更するたびに表を修正し、対象となる従業員へ個別に連絡しなければならないことがあります。

アプリを活用すれば、変更したシフトをオンライン上で一斉共有できるため、従業員へ個別にシフトを伝える負担を減らせる点がメリットです。サービスによっては、従業員からシフト変更や交代を申請できる機能を備えている場合もあります。

無料のアプリはコストをかけずにシフト管理の手間を減らせるため、紙やExcelから手軽に管理方法を切り替えたい場合にも活用しやすいでしょう。

無料のシフト管理アプリを選ぶ際のポイント

無料のシフト管理アプリは、サービスによって利用できる機能や人数、対応している業務の範囲が異なります。そのため、無料で使えるという理由だけで選ぶのではなく、自社のシフト管理に必要な機能がそろっているかを確認することが大切です。

ここからは、無料のシフト管理アプリを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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無料で使える範囲

無料のシフト管理アプリを選ぶ際は、どこまでの機能を無料で利用できるのかを確認しましょう。完全無料で基本機能を利用できるアプリもあれば、無料プランでは利用できる機能や登録人数、店舗数などに制限が設けられている場合もあります。

例えば、シフトの作成や共有は無料でも、勤怠管理との連携や詳細なデータ分析などは有料プランへの加入が必要になるケースがあります。必要な機能が有料だった場合、導入後に想定していなかったコストが発生する可能性があります。

無料で利用できる期間に制限がないかも含め、自社が必要とする機能を継続して無料で使えるか事前に確認することが大切です。

シフト希望を簡単に集められるか

シフト管理の負担を減らすためには、従業員から希望シフトを簡単に集められるかも重要なポイントです。従業員が自分のスマートフォンから勤務できる日や時間を入力して提出できるアプリなら、紙の希望表を配布・回収する手間を減らせます。

また、管理者側の使いやすさも確認しましょう。提出された希望が自動的に一覧表示されるなど、誰がいつ勤務できるのかを確認しやすい機能があれば、シフト作成も進めやすくなります。

従業員にとって提出しやすく、管理者にとって集計しやすいアプリを選ぶことで、希望シフトの収集からシフト作成までの業務を効率化できます。

シフトを作成・共有しやすいか

シフト管理アプリを選ぶ際は、管理者がシフト表を簡単に作成・変更できるかを確認することも大切です。操作が複雑なアプリでは、紙やExcelから切り替えても管理者の負担が十分に減らない可能性があります。

実際の画面や無料版を利用し、直感的に操作できるか確認するとよいでしょう。作成したシフトを従業員へ簡単に共有できるかも重要です。アプリ上で最新の勤務予定を確認できたり、シフト変更を通知できたりすれば、個別に連絡する手間を減らせます。

シフトの作成から変更、共有までスムーズに行えるアプリを選ぶことで、日々の管理業務を効率化しやすくなります。

利用人数に対応しているか

無料プランでは、登録できる従業員数に上限が設定されている場合があります。そのため、現在の従業員数で問題なく利用できるかを導入前に確認しておきましょう。店舗や部署ごとに管理したい場合は、登録できる拠点数についても確認が必要です。

なお、現在は無料プランの範囲内でも、従業員の増加によって上限を超えれば、有料プランへの変更が必要になる可能性があります。今後の採用予定や店舗拡大なども考慮して選ぶと、長く利用しやすくなります。

現在の規模だけでなく、将来的な利用人数も想定したうえで、自社に適したアプリを選びましょう。

他のシステムと連携できるか

シフト管理だけでなく、勤怠管理や給与計算などの業務も効率化したい場合は、他のシステムと連携できるか確認しましょう。シフト管理アプリと勤怠管理システムを連携できれば、予定していた勤務時間と実際の勤務時間を確認しやすくなります。

さらに、勤怠データを給与計算システムへ連携できる環境を整えれば、勤務時間を手作業で転記する負担や入力ミスを減らすことにもつながります。

現時点ではシフト管理機能だけで十分な場合でも、事業規模が大きくなるにつれて必要な機能が増えることがあります。現在利用しているシステムとの相性に加え、将来的にどのようなサービスと連携したいかも検討しておくとよいでしょう。

無料のシフト管理アプリを使う際の注意点

無料のシフト管理アプリは、コストを抑えてシフト管理を効率化できる一方で、有料サービスと比べて利用できる機能や人数、サポート内容などが限られている場合があります。ここでは、無料のシフト管理アプリを利用する際に押さえておきたい注意点を解説します。 

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利用人数や機能に制限がある

無料のシフト管理アプリでは、登録できる従業員数や利用できる機能に制限が設けられていることがあります。

例えば、一定人数を超えると有料プランへの変更が必要になったり、複数店舗の管理や勤怠管理との連携、データ分析などの機能が無料プランでは利用できなかったりするケースが考えられます。

そのため、無料という点だけで選ぶのではなく、自社の従業員数や必要な機能をカバーできるかを確認することが重要です。現時点では無料で利用できても、従業員や店舗が増えることで有料プランへの切り替えが必要になる可能性がある点にも注意しましょう。

複雑なシフト作成には対応しづらい

無料のシフト管理アプリは、基本的なシフト作成や共有には便利ですが、複雑な勤務条件を考慮したシフト作成には対応しづらい場合があります。

例えば、早番・遅番・夜勤など勤務パターンが多い職場や、時間帯ごとに必要な人数やスキルを持つ従業員を配置する必要がある場合は、基本的な機能だけでは管理が難しくなることがあります。

勤務パターンが多い企業や店舗では、必要な条件を設定してシフトを作成できるかを事前に確認しましょう。無料アプリで対応が難しい場合は、より高度なシフト作成機能を備えた有料サービスも検討する必要があります。

サポート内容を確認しておく

無料のシフト管理アプリを利用する場合は、トラブルが発生した際にどのようなサポートを受けられるのか確認しておくことも大切です。

無料プランでは、電話による問い合わせに対応していなかったり、メールやチャットのみだったりするなど、サポート方法が限定されている場合があります。

シフト管理は日常的に行う業務のため、アプリの操作方法がわからない場合や不具合が発生した場合に、対応方法がわからないと業務に影響する可能性があります。問い合わせ方法や受付時間、無料プランで受けられるサポートの範囲などを導入前に確認しましょう。

マニュアルやFAQなど、自分で問題を解決できる情報が充実しているかも確認しておくと安心です。

おすすめの無料シフト管理アプリ5選

無料のシフト管理アプリよりシフト管理システムがおすすめなケース

無料のシフト管理アプリは手軽に導入できる一方、従業員数が多い場合や複数店舗を運営している場合などは、必要な機能が不足することがあります。

自社の従業員数や店舗数、シフト作成にかかっている手間などを確認し、無料アプリで十分なのかを判断することが大切です。ここでは、シフト管理システムがおすすめなケースについて解説します。 

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従業員数が多い企業

従業員数が多い企業では、希望シフトを集めるだけでも管理者に大きな負担がかかります。提出された希望を一人ずつ確認し、勤務時間や休日、必要な人数などを考慮しながら調整する必要があるため、従業員が増えるほどシフト作成にも時間がかかります。

無料アプリでは登録人数に上限が設けられている場合もあるため、多くの従業員を管理する企業では、多人数での利用に対応したシフト管理システムが向いています。

多くの従業員からの希望シフトの収集から作成、共有までまとめて管理できるシステムを活用すれば、従業員規模が大きい職場でもシフト管理を効率化しやすくなるでしょう。

複数店舗のシフトを管理したい企業

複数の店舗や拠点を運営している企業では、それぞれのシフトを個別に管理すると、全体の勤務状況を把握しにくくなります。店舗ごとにシフト表を作成するだけでなく、人手が不足している店舗への応援スタッフの配置などを調整する必要がある場合もあります。

複数店舗の管理に対応したシフト管理システムであれば、各店舗のシフトやスタッフの勤務状況をまとめて確認できます。店舗をまたいだ人員配置を検討しやすくなり、管理者が複数のシフト表を個別に確認する負担も減らせます。

店舗数が多い企業や、店舗間でスタッフを柔軟に配置したい企業には、複数拠点を一元管理できるシステムが適しています。

シフト作成をより効率化したい企業

必要な人数や従業員の勤務条件を考えながら複雑なシフトを組んでいる企業には、シフト作成を支援する機能が充実したシステムがおすすめです。

シフト作成では、希望する勤務日時だけでなく、時間帯ごとの必要人数や従業員のスキル、勤務時間など、さまざまな条件を考慮しなければならない場合があります。

シフト管理システムの中には、設定した条件をもとにシフトを自動で提案したり、人員の過不足を確認できたりするものがあります。こうした機能を活用すれば、一から手作業で調整する負担を減らし、シフト作成にかかる時間を短縮できます。

毎月のシフト作成に多くの時間がかかっている場合は、こうした機能を備えたシステムを検討するとよいでしょう。

まとめ

シフト管理アプリは、希望シフトの収集やシフト作成、従業員への共有などを効率化できるツールです。無料のアプリもあり、導入コストを抑えながら紙やExcelによる管理の手間を減らし、従業員もスマートフォンから勤務予定を確認しやすくなります。

一方、無料プランでは利用人数や機能に制限が設けられている場合があるため、自社に必要な機能を利用できるか事前に確認することが大切です。

なお、従業員数が多い企業や複数店舗を運営している企業、複雑な条件を考慮したシフト作成を効率化したい企業では、より機能が充実したシフト管理システムも選択肢となります。

本記事を参考に、自社の規模や勤務形態、必要な機能に合ったシフト管理アプリ・システムを選んでみてください。