シフト管理アプリを複数人で使うメリットは？店長向けの選び方を解説

複数人のシフト管理を行うには、シフト管理アプリの活用もおすすめです。特に、無料で使いたい場合には、無料で使える人数や機能、有料プランへの切り替え条件などを確認しましょう。本記事では、店長向けのシフト管理アプリを複数人で使うメリットやおすすめのアプリ、選び方を解説します。

目次

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1. 複数人のシフト管理にアプリを使うメリット
2. 複数人で使えるシフト管理アプリの主な機能
3. シフト管理アプリを複数人で無料利用する際のポイント
4. 複数人向けシフト管理アプリの選び方
5. 複数人でシフト管理アプリを使う際の注意点
6. おすすめの複数人のシフト管理ができるアプリ10選
7. 複数人のシフト管理ならシフト管理システムもおすすめ
8. まとめ

複数人のシフト管理にアプリを使うメリット

複数人のスタッフのシフトを紙やExcelで管理している店舗も少なくないでしょう。紙やExcelでのシフト管理は「コストが安い」「誰でも簡単に扱える」などの一方で、シフト変更時の修正や情報共有の手間がかかるのが課題です。

しかし、複数人で利用できるシフト管理アプリを使うとこれらの課題をまとめて解決できる可能性があり、店長の管理負担の軽減も図れます。ここでは、複数人のシフト管理にアプリを使うメリットを解説します。

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スタッフの希望シフトをまとめて確認できる

紙やExcelによるシフト管理は、スタッフがばらばらに希望シフトを申請するケースが一般的です。見落としや回収漏れが発生しやすいだけでなく、回収した希望シフトを手動で整理して一覧化するまで、シフトの見通しが立たないのも課題です。

一方、シフト管理アプリでは、スタッフがスマホから希望日や時間を入力し、店長に送信できます。申請内容は1つのアプリに集約され、カレンダー形式やガントチャートで表示される仕組みです。

店長はスタッフ全員の希望シフトをまとめて確認できるため、シフト調整も簡単になります。回収漏れを防げるだけでなく、シフトが集中している日や人員が不足している日も直感的に分かり、シフト管理業務の大幅な効率化を図れます。

作成したシフトをスタッフ全員に共有しやすい

基本的に、紙やExcelのシフト表は店舗内で管理されるため、出勤しなければ確認できないという課題があります。特に急な欠員やシフト変更時でも実際に店舗でシフト表を見たスタッフにしか共有されず、電話やメールでの個別連絡といった手間がかかります。

その点、シフト管理アプリを導入すると、スタッフ全員がアプリ上で1つのシフト表を共有できるため、最新のシフト状況の共有も簡単です。店長の連絡作業を削減しながら、伝達漏れも防止できます。

店長とスタッフがスマホからシフトを確認できる

店長とスタッフが自身のスマートフォンから最新のシフトを確認できるのも、シフト管理アプリの魅力です。シフト確認のためにわざわざ店舗に出向かずに済み、変更後のシフトもリアルタイムで共有できます。

多くのシフト管理アプリはカレンダー形式でシフト状況を表示するため、誰がどの時間帯にシフトに入っているのかが一目で分かります。その時間帯のスタッフ同士で連携が取りやすくなり、店舗運営の効率化にも期待できるでしょう。

複数人で使えるシフト管理アプリの主な機能

複数人での利用を前提とする場合、スタッフの希望回収やシフト表の作成、変更・欠勤時の対応を効率化するための機能を備えたアプリがおすすめです。ここでは、複数人で使えるシフト管理アプリに必要な機能について解説します。

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希望シフトの収集・提出 

希望シフトの収集・提出は、シフト管理アプリの基本的な機能の1つです。スタッフはアプリに出勤したい日や時間帯を入力することで、希望シフトをそのまま提出できます。

店長向けの管理画面では、提出された希望シフトが一覧で表示されるほか、カレンダーに自動反映される場合もあります。紙やExcelでのシフト管理のように、スタッフごとにばらばらの方法でシフトを提出せずに済み、回収漏れやシフト表への反映作業を削減できます。

シフト表の作成・共有

複数人での利用を前提としたアプリの多くは、シフト表の作成・共有機能を備えています。これは、スタッフから集めた希望シフトをもとに、店長がシフト表を直感的に作成できる機能です。

例えば、スタッフから提出された希望シフトは、店長向けの管理画面で、カレンダー形式やガントチャートなどで表示されます。調整したい場合は、ドラッグ＆ドロップなど簡単な操作で変更できる場合が多いです。

完成したシフトは、アプリ上でスタッフ全員と共有できます。共有時にスタッフに自動通知するアプリもあり、伝達漏れの防止にも役立ちます。

シフト変更や欠勤への対応

確定後のシフトに変更や欠勤、スタッフ同士の交代が生じた際にも、素早く編集・共有できる機能があると便利です。例えば、店長だけでなく、スタッフ自らシフト変更を入力できる機能が代表的です。

メッセージ機能があれば、急な欠勤や人員交代の際にもアプリ内から直接連絡できるため、店長・スタッフ間のコミュニケーションがスムーズになります。伝達漏れや見落としを防ぐために、シフト変更時やメッセージ着信時の自動通知機能の有無も確認しましょう。

シフト管理アプリを複数人で無料利用する際のポイント

複数人向けのシフト管理アプリの中には、無料で利用できるものも存在します。無料アプリはコストを抑えて導入できるのが魅力ですが、一方で利用人数や機能が制限されている場合もあり、自社に対応しているかを確認することが大切です。

アプリによっては自動で有料プランに切り替わる場合もあるため、あわせてチェックしましょう。ここでは、シフト管理アプリを複数人で無料利用する際のポイントを解説します。

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無料で利用できる人数 

無料のシフト管理アプリは、「利用人数10人以内」など、利用人数に上限がある場合があります。上限数を超えた場合は有料プランへの切り替えが必要になる場合があるため、無料で利用できる条件を必ず確認しましょう。

例えば、現時点ではスタッフの数が少ない店舗でも、将来的に人員の増加を検討している場合は、無料アプリでは対応できなくなる可能性があります。今後の利用人数も視野に入れながら、無理なく継続できるアプリを選ぶことが大切です。

無料で使える機能の範囲

無料のシフト管理アプリは、「シフト表の作成・共有だけ」のように、機能が簡素な場合が多いです。店舗の運用に必要な機能が含まれていない場合は、別アプリや紙・Excelを併用しなければならず、結果としてシフト管理業務の効率化につながらない恐れもあります。

「無料」だけを選定基準にせず、自社に必要な機能の有無も確認しましょう。無料アプリの中でも標準機能はそれぞれ異なるため、複数の製品を比較することが大切です。

有料プランに切り替わる条件

無料アプリの中には、「利用開始後3カ月から」「利用人数6人から」など、一定条件を超えると有料プランに切り替わる製品もあります。通知なしで自動でプラン変更される場合もあり、想定外の支出につながります。

無料で利用開始後に、思わぬ費用が発生しないように、有料プランに切り替わる条件は十分に確認しましょう。利用期間で自動切替されるアプリは、「解約は満了日の3日前まで」のような制限がある場合もあるため、あわせて確認が必要です。

複数人向けシフト管理アプリの選び方

複数人向けのシフト管理アプリは、自社で運用しやすいかどうかを踏まえて選ぶことが大切です。店長・スタッフそれぞれの使いやすさを考慮しながら、シフト管理業務の効率化につながるものを選定しましょう。

ここでは、複数人向けシフト管理アプリの選び方を解説します。

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希望シフトの収集方法 

希望シフトの収集・提出方法は、シフト管理アプリごとに異なります。例えば、アプリから直接シフトを入力できるアプリや、LINEなどのチャットツールと連携してシフトを提出できるもの、Webフォームを利用する製品など、さまざまな収集・提出方法があります。

収集・提出方法が複雑なアプリは操作にストレスを感じ、提出漏れの原因にもなるため、自社のスタッフが使いやすいかどうかを基準にしましょう。店長向けの管理画面の見やすさや使いやすさも重要な選定ポイントです。

シフトを自動作成できるか

現在は、シフト作成を一定程度自動化できるアプリも登場しています。例えばAIを活用し、忙しい時間帯や売上見込みに配慮しながら、希望シフトをもとにシフト表を自動作成するアプリなどがあります。

店長はゼロからシフトを作成する必要がなく、完成したシフトの確認・調整だけで済むため、管理業務の負担を軽減できます。シフト作成の条件を指定できるアプリもあるため、ニーズに合わせて検討しましょう。

複数店舗やスタッフの掛け持ちに対応しているか

複数店舗を運営している場合は、各店舗のシフトをまとめて管理できるアプリを選びましょう。店舗ごとのシフトだけでなく、スタッフ単位で勤務状況を1つの画面で把握できると、ヘルプ派遣や人手不足への対応もしやすくなります。

1人当たりの残業時間や労働時間もリアルタイムで把握できるため、運営方法や人件費の見直しにも役立ちます。正社員やアルバイトなど複数のシフト形態が混在している場合は、まとめて管理可能かにも注目しましょう。

店長とスタッフの双方が使いやすいか

スタッフ全員で利用するアプリは、操作が簡単なものを選びましょう。例えばスタッフ視点では、希望シフトの提出や変更を直感的に行えるかや、シフト確認のしやすさが重要なポイントです。

店長は管理画面やシフト作成のしやすさに加えて、売上増加や店舗運営の効率化を支援する機能の有無にも注目しましょう。操作性や使いやすさは実際に運用して初めて気づく場合もあるため、デモやトライアルを活用して試験運用するのもおすすめです。

複数人でシフト管理アプリを使う際の注意点

複数人でシフト管理アプリを利用する場合は、全員の協力が必要であるほか、人数制限にも留意が必要です。ここでは、複数人でシフト管理アプリを使う際の注意点を解説します。

スタッフ全員がアプリを利用する必要がある

複数人でシフト管理アプリを利用する場合は、スタッフ全員の協力を得ることが大切です。例えばスタッフの中で1人でもアプリの利用を拒否すると、その人のシフトの回収や調整は手動で行わなければならず、シフト管理業務の効率化にはつながりません。

スタッフ全員にアプリを利用してもらうには、利用目的や操作方法を丁寧に説明し、アプリを導入するメリットを理解してもらうことが大切です。ITツールに不慣れなスタッフが多い場合は、操作説明会や研修など十分なバックアップ体制を整えましょう。

アプリを導入しても、シフトの提出期限や変更時の連絡ルールが守られない場合は、同じく導入効果が限定的になります。操作説明とあわせて、利用ルールの徹底を図りましょう。

スタッフ数が増えると無料では対応できない場合がある

前述のように、無料のシフト管理アプリの中には、利用人数が上限を超えると有料プランへの切り替えが必要になる場合があります。今後スタッフが増えた場合も想定しながら、予算とのバランスが取れたアプリを選ぶことが大切です。

有料アプリはコストがかかりますが、一方で、無料アプリより機能数が多く、高い導入効果を見込める場合もあります。試験運用的に無料アプリを導入し、店舗の成長に合わせて有料プランに移行するのも効果的です。

おすすめの複数人のシフト管理ができるアプリ10選

複数人のシフト管理ならシフト管理システムもおすすめ

複数人のシフト管理を効率化したい場合は、アプリではなくシフト管理システムの導入を検討するのもおすすめです。アプリよりも利用人数が多く、外部システムとの連携をはじめ機能も豊富な傾向があるため、さらなるシフト管理業務の効率化を狙えます。

ここでは、複数人のシフト管理にシフト管理システムがおすすめな理由を解説します。

シフト管理アプリとシフト管理システムの違い

シフト管理アプリとシフト管理システムの主な違いは、「管理できる人数規模」と「標準搭載機能の豊富さ」です。基本的にシフト管理アプリは小規模での利用を想定しており、標準機能も基本的なものに留まるケースが多いです。

一方、シフト管理システムの中には、数十人から数百名のスタッフや、複数店舗のシフトの一括管理に対応できるものもあります。

勤怠管理システムや給与システムなどの外部システムと連携し、シフト管理から給与の支給までワンストップで効率化できるサービスも少なくありません。小規模な利用ならアプリ、中規模から大規模な店舗ではシフト管理システムの利用が向いていると言えます。

シフト管理システムがおすすめのケース

シフト管理システムは、アプリよりも大規模・複雑なシフト管理に強みを持ちます。そのため、次のような企業ではシフト管理システムの方が向いている場合があります。

• スタッフの数が多い
• 複数店舗を運営している
• 有資格者の配置義務や早番・遅番などシフトルールが厳しい
• 複雑なシフトが原因で勤怠管理や給与計算にミスが多い

スタッフの数が多い店舗や複数店舗を運営している企業はそれだけでシフト作成の負担が大きく、業種・業態によっては有資格者の配置管理が必要な場合もあります。

早番・遅番・夜勤など複数のシフトを組み合わせて運営している場合は、これらに配慮してシフトを管理しなければなりません。この場合は、機能面が充実しているシフト管理システムの方が向いているでしょう。

また、シフト管理が原因で勤怠管理や給与計算にまで支障が出ている場合は、外部システムとの連携に対応したシステムの導入がおすすめです。

まとめ

複数人のシフトを管理をする場合は、シフトの提出・収集やシフト作成をまとめて行えるシフト管理アプリの導入がおすすめです。スタッフは自身のスマホからシフト提出ができ、店長も全員の希望シフトをまとめて確認できるため、双方のシフト管理業務が効率化します。

複数人で使えるシフト管理アプリの中には無料の製品もあり、コストを抑えて導入・運用が可能です。一方で、利用人数や機能に制限がある場合があるため、必要に応じて有料プランへの切り替えを検討しましょう。

スタッフ数が多い店舗やさらなる管理業務の効率化を狙いたい場合は、大規模で複雑な運用に強みを持つシフト管理システムも視野に入ります。将来的なスタッフの増加や実際の運用方法を具体的に想定しながら、自社に合ったシフト管理ツールを導入しましょう。