契約審査とは｜契約審査の手順・審査ポイント・効率化する方法を解説

契約審査とは、契約書の適正を判断・確認する作業で、主に法務担当者が担当する重要な業務です。本記事では、契約審査の重要性と契約審査の手順について解説し、実際に審査を行う際の「契約書審査ポイント」を紹介します。また、契約審査を効率化する方法も紹介します。

目次

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1. 契約審査とは
2. 契約審査の重要性
3. 契約審査の流れ・手順
4. 契約審査のポイント
5. 契約審査を効率化する方法
6. 契約書を作成する際の注意点
7. まとめ

契約審査とは

契約審査は、契約書の内容を詳細に検討し、調査する作業です。契約が法的に有効であり、法律や規制に適合しているかどうかを確認したり、契約書の詳細な条件や義務を文書化し、関係者間での合意と理解を確保します。

この作業によって、双方が契約内容に同意し、契約の履行を円滑に進められるようになります。適切な契約審査により、法的問題を回避し、クリアな契約条件を確立することでビジネスの信頼性を高めます。

契約審査を担当する部署

契約審査は、一般的には法務部の従業員が担当します。担当者には、契約を締結することで自社が被る可能性があるリスクを分析する力や、過去の契約から契約内容や条件の整合性が取れているかを調査する能力が求められます。

ただし、起業したばかりのベンチャー企業や中小企業などでは、法務部を設けていないケースもあります。その場合は、弁護士や専門知識を持ったプロに委託するのがおすすめです。

契約審査の重要性

契約審査は、ビジネス取引において重要なプロセスです。契約を締結する前に、その内容を徹底的に検討し、法的・商業的なリスクを評価することは、ビジネスにとって不可欠です。以下、契約審査の重要性について解説します。

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トラブル・損害リスクを防げる

契約審査を怠ると、さまざまなトラブルや損害リスクが発生する可能性があります。例えば、契約書の不備や誤解から生じる紛争は、長期にわたる法的争いや損害賠償請求を引き起こすことがあります。

契約の条件や責任が不明確であれば、業務の停滞や支払いの遅延が起き、信頼性やパートナーシップが損なわれる可能性も高まります。契約審査を行うことで、これらのリスクを最小限に抑え、円滑なビジネス取引に繋がります。

自社に不利な契約を防げる

契約審査を行うことで、契約内容に自社にとって不利な条件・条項が含まれていないかを細かくチェックできます。例えば、自社の責任範囲が広かったり、損害賠償額が高すぎたりする場合、トラブルが発生した際の自社の損失が大きくなる恐れがあります。

契約締結前にこのような不利な内容を精査することで、相手方と交渉もでき、契約内容の修正・調整に繋げられます。また、相手方が交渉に応じない場合は、その契約を見送る選択もできるため、ビジネスにおける不安を軽減できるでしょう。

契約の法律違反・無効を防げる

契約審査を通じて、契約書が法律に適合しているかを確認し、法的リスクを低減できます。また、契約が明確に記載されていることで、当事者間の誤解や紛争の発生を防ぎ、契約審査は契約条件や義務の明確化に役立ち、紛争を予防します。

さらに、契約審査は不当な制約や不利益な条件を発見し、これを是正する機会にもなります。不当な契約条件は法的に無効とされるため、契約締結前に適切に対処でき、会社を法的リスクから保護します。

業務を効率化・円滑化できる

適切な契約審査を行うことで、契約締結と契約管理において業務を効率化できます。契約審査により、契約の条件が徹底的に確認され、関係者間での誤解や不一致が防げます。契約の履行が円滑に進み、業務プロセスがスムーズになります。

また、契約審査により契約期間や更新条件が明確になり、契約の効果的な管理が可能となります。適切な審査を通じて契約条件が明確化され、契約内容を効果的に管理することで、信頼性の高いビジネスパートナーが選定されます。

契約審査の流れ・手順

契約審査は、ビジネスや法的取引において重要なプロセスであり、慎重な計画と実行が求められます。契約審査の流れや手順を理解することは、リスクの最小化や契約違反の回避に繋がります。ここでは、契約審査の流れと手順について解説します。

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契約書の共有・内容把握

契約審査は、契約書を関連部署と法務部門に共有するところから始まります。その際、契約書の概要や取引背景を把握するために、担当部署から詳細な情報を収集します。担当部署から案件概要の聞き取りによって、契約の必要性や目的、取引経緯を理解できます。

効率的な契約審査を実現するために、契約審査依頼書の活用もおすすめです。各部署に依頼書の提出を求め、契約書の詳細情報を収集することで、契約審査の円滑な進行に繋がります。

リスク・問題点の洗い出し

契約審査において、リスクと問題点を洗い出すためには、契約条件の詳細確認が重要です。契約書の合意条件や取引条件を十分に理解し、どのような内容が含まれているのかを明確に把握しましょう。

次に、法的リスクの評価をします。契約内容が法的に妥当であるかどうかを確認し、法律や規制に違反していないかを検討します。また、過去の類似の事案や他の契約書との整合性も考慮に入れることも重要です。

契約書のリスクと問題点を特定するためには、経験と専門知識による慎重な分析が求められます。

修正案の提案・フィードバック

リスク・問題点の洗い出しをしたら、修正案の提案とフィードバックを行いましょう。修正案提案では、契約書の問題点を明確に特定して、理解しやすい言葉で改善案を提示することで、認識のズレや解釈の不一致を防げます。

また、法的な専門用語を避けることは、関係者とのコミュニケーションが円滑になったり、協力的な交渉と契約改善につながります。

最終確認

最終確認として、修正案の全面的な確認を行います。修正案は契約書の特定の部分だけでなく、全体としてどのように影響を与えるかを理解する役割にもなります。そのため、修正内容が他の条項と整合性があり、契約全体が一貫性を持っていることを確認しましょう。

次に、修正が契約のビジネス目的に合致しているかどうかを評価し、取引の実態にマッチし、双方の利益を守れるかを確認しましょう。また、修正内容が明確に表現されているかもチェックすることで、誤解を招いたり、契約後のトラブル防止に繋がります。

修正案は取引相手にも説明して、契約内容について合意を得ましょう。これを経ることで契約審査が完了します。

契約審査のポイント

契約審査を正確で効果的な契約を締結し、リスクを最小限に抑えるためには、いくつかのポイントに注意を払う必要があります。ここでは、契約審査のポイントについて詳しく解説します。

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内容面でチェックするポイント

契約審査のポイントとして、まずは内容面でのチェックについて解説します。内容面をチェックする際は、標準的な契約条項である「一般条項」と、ひな形や過去の事例とは異なる「追加された条項」があります。以下、2つの条項について解説します。

一般条項

一般条項は、契約書において基本的な規定を定める条項です。これらの規定は契約全体に影響を与え、法的および実務的な側面をカバーします。例えば、契約の有効期間と終了条件は、いつからいつまで契約が有効であり、どのような条件で終了できるかを規定します。

また、違約と違約時の措置では、契約違反があった場合の措置や、違約時の通知手続きを指定します。秘密保持契約では、顧客情報や業務機密の保護に関する規定を含むことがあります。

これらの一般条項によって、契約の透明性と法的安定性を確保でき、双方が納得して契約を締結できる役割を果たします。契約審査においては、これらのポイントを慎重に確認することが重要です。

追加された条項

契約審査において、「ひな型と違う条項」と「過去の事例と違う条項」など、新たに追加される条項に対する検討は重要です。契約書は法的要件に適合している必要があり、新たに追加された条項が法律に準拠していることを確認する必要があります。

また、追加された条項は契約の透明性と明確さを保つことも大切です。異なる条件や特例を適切に文書化することで、将来的な誤解や紛争の防止に繋がります。 

そのため、新たに追加される契約条項を慎重に検討し、法的適合性やビジネスの要求に合致していることを確認しましょう。

形式面でチェックするポイント

契約審査において、形式面を確認することは、契約書の正確さと法的効力を確保するために欠かせません。まず、契約書の署名と日付が正確かつ完全であるかを確認し、契約の有効性を確認しましょう。これらが誤っていると、法的に問題を引き起こす可能性があります。

また、契約の性質と内容を理解しやすくするために、契約書のタイトルが明確かどうか、内容を正確に反映しているかチェックしましょう。契約書内の文言が明確で、二重の解釈がないかを確認することで、誤解やトラブルの回避に繋がります。

契約審査を効率化する方法

契約審査を効率化するためには、いくつかのポイントがあります。これらの方法を適切に活用することで、契約審査プロセスをスムーズかつ効率的に進めることができます。以下、契約審査の効率化方法について解説します。

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受付窓口を一本化する

契約審査を依頼する窓口が複数あると、情報の分散やコミュニケーションが複雑化してしまい、情報の不足やミスが生じたり、業務遅延の原因となります。

受付窓口を一本化することで、情報の一元化とスムーズなコミュニケーションが可能になり、業務の効率化が図れます。また、契約書の提出から審査や承認、締結までのプロセスを一貫して管理できるため、ミスや遅延のリスクが軽減します。

受付窓口の一本化によって、契約審査を効率的に行えて、組織全体の効率化や契約審査の品質向上にも繋がります。

契約審査に関するマニュアルを作成する

契約審査の作業は、法律に関する知識や高度な知識が求められるため、業務が属人化しやすい課題があります。特定の担当者に契約審査が依存している場合、休職や退職による離脱が起こると、契約審査が滞ったり長期化することが考えられます。

そこで、契約審査に関するプロセスやチェックポイントをマニュアルにまとめておくことで、担当者が現場を離れても後任への引き継ぎがスムーズになります。また、部署内で共有しておくと、契約審査業務が標準化し、属人化のリスクを防げるでしょう。

ただし、契約審査の際は、ビジネス背景も加味しなければならないこともあります。その場合、前任者が作成したマニュアルだけを参考に審査を進めると、適切な契約審査ができないリスクがある点に注意しましょう。

契約書レビューツールを導入する

契約書レビューツールとは、契約書をアップロードすることで、AIが自動で契約書をレビューしてくれるツールです。契約書の内容を自動的に解析し、キーワードや規定から潜在的なリスクを検出・指摘するため、契約書審査に要する時間が大幅に短縮されます。

また、契約書内のリスク要因を詳細に評価し、問題点に対しては具体的な修正案を提案する機能も備えています。これによって、契約審査業務の属人化を防いで、部署や組織全体で作業を行うことができます。

このように、契約書レビューツールを導入することで、組織は効率的かつ正確な契約審査を実現し、時間とリソースを節約できます。リスクの見落としを防いで、高品質な契約書を短期間で作成できるため、ビジネスにおける迅速化やリスク管理の向上が期待されます。

契約書を作成する際の注意点

高いクオリティで契約審査を行うことで、不要なトラブルを避けることができます。ここでは、契約書を作成する際に特に意識したい2つの点を取り上げます。

体裁や受付方法を統一する必要がある

契約審査の際には、契約審査の依頼方法や契約書の体裁を統一するようにしましょう。契約書の体裁や作成手順が決まっておらずバラバラになってしまうと、業務効率が下がります。また、体裁が整っていないことによる文言の見落としが起きるリスクも高まります。

業務フローを周知したり専用システムを導入したりすることで、業務の効率化を図りましょう。

法律に関する十分な知識が必要になる

契約審査の際には、法令違反や法律上必要とされる条項が含まれているかを必ずチェックする必要があります。そのため、専門的な知識や経験がある企業に外注することが必要になる場合があります。

もしくは、法律に関する十分な知識を有した従業員が契約審査を担当することで、法律に準拠した適切な契約書を作ることができます。

まとめ

契約書は取引や提携における基盤であり、法的拘束力を持ちます。不備や誤解があれば、法的紛争や損害のリスクが高まるため、契約審査を行って潜在的なリスクを特定し、適切な対策を講じましょう。

また、契約審査によって、不適切な条件やリスクを回避でき、企業の安全性の確保にも繋がります。ただし、契約審査には高度な知識が求められるため、属人化が発生しやすい点に注意が必要です。これを防ぐには、契約書レビューツールの導入がおすすめです。

契約審査はビジネスの成功に欠かせない要素であり、慎重に行うことが求められます。本記事の内容を参考に、契約書がビジネス要件に適合しているか、法的に正確であるかを確認し、リスクを最小限に抑えるためにも審査を怠らないようにしましょう。