業務可視化ツールおすすめ10選｜メリットや選び方、注意点を解説

業務可視化ツールは、業務の流れや進捗状況を可視化し、業務のボトルネック・非効率な工程を把握しやすくするツールです。選ぶ際は、可視化したい業務範囲や操作性、データの更新方法などを確認しましょう。本記事では、業務可視化ツールを導入するメリットや選び方、注意点を解説し、おすすめのツールも紹介します。

目次

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1. 業務可視化ツールで業務効率化を実現
2. 業務可視化ツールは機能・対応範囲・操作性で選ぶ
3. 業務可視化ツールの選び方で重要な3つのポイント
4. 業務可視化ツールのその他の比較ポイント
5. おすすめの業務可視化ツール10選
6. 業務可視化ツールの導入フローと注意点

業務可視化ツールで業務効率化を実現

業務可視化ツールとは

業務可視化ツールとは、企業や組織内で行われている業務の流れ・進捗・処理状況などを可視化し、業務の実態を把握しやすくするためのシステムです。

業務プロセスや担当者、作業状況などを画面上で確認することで、業務の全体像と滞っている工程を把握しやすくなります。従来、業務の流れ・進捗状況は担当者への確認や紙・Excelなどを使って管理されているケースもあり、全体像を把握するのが困難でした。

業務可視化ツールの導入により、業務に関する情報を共有することで現状を把握しやすくなります。また、可視化した業務の状況を分析すれば、業務のボトルネックや非効率な工程を特定し、業務改善に活用することも可能です。

業務可視化の重要性

業務可視化は、企業や組織内で行われている業務の流れ・進捗状況などを把握し、業務改善につなげるための取り組みです。業務が属人化していたり、プロセスが複雑になっていたりすると、非効率な作業や時間のかかっている工程を把握しづらい場合があります。

業務を可視化することで、業務全体の流れを把握し、問題が発生している工程やボトルネックを特定しやすくなります。さらに、業務プロセスを整理・明文化することで、担当者以外でも業務内容を把握しやすくなり、属人化の解消にもつながります。

特に、リモートワークやハイブリッドワークが普及した現代においては、業務可視化の必要性がさらに高まっています。業務可視化は単なる業務改善の手段ではなく、組織全体の競争力を高めるための戦略的な取り組みといえるでしょう。

業務可視化ツールは機能・対応範囲・操作性で選ぶ

業務可視化ツールを選ぶ際は、可視化したい業務範囲に対応しているか、社員全員が容易に操作できるか、リアルタイムでデータを更新できるかといった重要な3つのポイントがあります。次の章でそれぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 可視化したい業務範囲に対応しているか
2. 社員全員が容易に操作できるか
3. リアルタイムでデータを更新できるか

【その他の比較ポイント】

1. 既存システムと連携できるか
2. カスタマイズ性が高いか
3. セキュリティ対策を確認する
4. 無料トライアルがあるか

業務可視化ツールの選び方で重要な3つのポイント

業務可視化ツール選びには、重要な3つのポイントがあります。自社の業務範囲に対応しているか、社員全員が使いこなせる操作性か、リアルタイムでデータを更新できるかなどに注目して選定することが大切です。ここでは、選定の際に重要なポイントについて具体的に解説します。

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可視化したい業務範囲に対応しているか

業務可視化ツールを選ぶ際は、自社が可視化したい業務範囲に対応しているかを必ず確認しましょう。ツールによって得意とする業務領域が異なるため、導入後に「必要な業務が可視化できない」という事態を避けることが重要です。

業務可視化ツールには、特定の業務プロセスに特化したものと幅広い業務範囲に対応できるものがあります。例えば、営業プロセスの可視化に強いツール、製造工程の管理に適したツール、バックオフィス業務全般をカバーできるツールなど、それぞれ特徴が異なります。

まずは自社で可視化したい業務範囲を明確にすることから始めましょう。営業活動、製造・生産管理、バックオフィス業務、プロジェクト管理、カスタマーサポートなど、どの領域を優先的に可視化したいかを整理することで、必要な機能が見えてきます。

社員全員が容易に操作できるか

業務可視化ツールの導入では、実際に利用する社員全員が操作しやすいかを確認しましょう。どれだけ高機能なツールでも、操作が複雑で一部の社員しか使いこなせなければ、継続的な活用が難しくなる可能性があります。

特に、複数の部署や役職で利用する場合は、利用者のITスキルにかかわらず操作しやすい画面になっているかを確認することが大切です。無料トライアルが利用できる場合は、管理者だけでなく実際の利用者にも操作してもらい、使いやすさを確認すると良いでしょう。

管理者だけでなく、実際に現場で使用する一般社員の意見を聞くことで、本当に使いやすいツールかどうかを判断できます。

リアルタイムでデータを更新できるか

業務可視化ツールを選ぶ際、データの更新方法や反映頻度が自社の業務に適しているかが大事です。業務によって必要な更新頻度は異なるため、リアルタイムでの反映が必要なのか、一定の間隔で更新できれば十分なのかを事前に整理しておきましょう。

リアルタイムでの状況把握が必要な業務では、データがどの程度の頻度で更新されるのかを確認しておく必要があります。また、複数の担当者が同時に利用する場合は、最新の情報を共有できる仕組みがあるかも重要です。

なお、通知機能がある場合は、通知の条件や頻度を設定できるかも確認しておくと、必要な情報を把握しやすくなります。

業務可視化ツールのその他の比較ポイント

業務可視化ツールを選ぶ際は、重要なポイントに加え、押さえておきたい比較ポイントがあります。既存システムとの連携性やカスタマイズ性、セキュリティ対策、無料トライアルで実際に操作性を試せるかどうかも大事な比較ポイントになります。

ここでは、業務可視化ツールのその他の比較ポイントについて具体的に解説します。

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既存システムと連携できるか

業務可視化ツールを導入する際は、既存システムと連携できるかを確認しましょう。多くの企業では、すでに基幹システムやCRM、SFA、会計ソフトなどを利用しているため、これらとスムーズに連携できるツールを選ぶことで業務効率が向上します。

システム連携ができない場合、データの二重入力や手作業での転記が必要になり、かえって業務負担が増えてしまいます。また、データの不整合やヒューマンエラーのリスクも高まるため、連携機能が求められます。

連携機能を確認する際は、自社で利用している基幹システムとの連携に対応しているか、API連携の柔軟性や対応している外部サービスの種類もチェックしましょう。

カスタマイズ性が高いか

企業ごとに業務プロセスや管理項目は異なるため、自社の業務フローに合わせて柔軟に設定できるツールを選ぶことで、より効果的な業務可視化を実現できます。カスタマイズ性が低いツールの場合、ツールに業務を合わせなければならず、現場の混乱や非効率を招く可能性があります。

一方、高いカスタマイズ性を持つツールであれば、自社独自の業務ルールや承認フロー、表示項目などを必要に応じて設定でき、現場への定着もスムーズに進みます。

具体的には、ダッシュボードのレイアウト変更、項目の追加・削除、ワークフローの設定、レポート形式のカスタマイズなどが可能かを確認しましょう。また、カスタマイズに専門知識が必要か、管理者が簡単に設定変更できるかもチェックポイントです。

セキュリティ対策を確認する

業務可視化ツールには、業務プロセスや社員の稼働状況など機密性の高い情報が含まれるため、セキュリティ対策が万全かどうかを確認しましょう。仮に情報漏洩が発生すると、企業の信頼性を大きく損なうだけでなく、法的責任を問われる可能性もあります。

セキュリティ対策を評価する際は、データの暗号化、アクセス権限の設定、二段階認証、ログ管理などの機能が実装されているかを確認します。クラウド型のツールを選ぶ場合は、データセンターの所在地やバックアップ体制も確かめておくのがおすすめです。

無料トライアルがあるか

業務可視化ツールを選ぶ際は、無料トライアル期間が設けられているかを確認しましょう。実際に使ってみることで、操作性や機能が自社の業務に適しているかを判断でき、導入後のミスマッチを防ぐことが可能です。

無料トライアルを活用する際は、複数の部署や役職の社員に試用してもらうのが大切です。管理者視点だけでなく、実際に現場で使用する一般社員の意見を聞くことで、本当に使いやすいツールかどうかを多角的に評価できます。

また、トライアル期間中にはベンダーのサポート体制も確認しましょう。問い合わせへの対応速度、サポート窓口の充実度、導入支援の内容などをチェックすることで、導入後も安心して利用できるかが判断しやすいです。

おすすめの業務可視化ツール10選

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業務可視化ツールの導入フローと注意点

業務可視化ツールの導入フローは、大きく4つのステップに分けられます。これらは、ツールの運用をスムーズに行うために、社員全体に共有が必要です。それぞれのフローについて、注意点を交えながら具体的に解説します。

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可視化する業務プロセスを明確にする

業務可視化ツールの導入前には、どの業務プロセスを可視化するのかを明確にすることが重要です。すべての業務を一度に可視化しようとすると、範囲が広すぎて効果が薄れてしまう可能性があります。

まずは課題が顕在化している業務や改善効果が大きいと見込まれる業務から優先的に可視化するのがおすすめです。例えば、承認に時間がかかっている業務、属人化が進んでいる業務、ミスが頻発している業務などが候補となります。

可視化する業務プロセスを決定したら、現状の業務フローを整理しましょう。誰がどのタイミングでどのような作業を行っているのか、どこで承認が必要なのかを明らかにすることで、ツール導入後の設定がスムーズに進みます。

導入コストと予算が見合うか確認する

業務可視化ツールの導入には、料金体系や導入時に発生する費用を確認しましょう。サービスによって初期費用や月額料金、ユーザー数に応じた料金、オプション料金などの設定が異なります。

さらに、料金比較では月額料金だけでなく、初期設定や導入支援、追加機能などに費用が発生するかも確認します。自社の利用人数や必要な機能を整理したうえで、導入から運用までに必要な費用を算出しておきましょう。

社員に使い方を共有する

業務可視化ツールの導入後は、操作方法や活用方法を社員に丁寧に共有する必要があります。使い方の共有は、マニュアル配布だけでは不十分です。実際に操作しながら学べる研修会やオンライン説明会を開催し、質問に答えられる体制を整えましょう。

また、必要に応じて部署ごとに担当者を配置し、現場での疑問に即座に対応できる環境を作るのも効果的です。まずは小規模な部署やプロジェクトで試験運用を行い、問題点を洗い出してから全社展開するという段階的な導入もおすすめです。

定期的にデータを分析・改善する

業務可視化ツールを導入したら定期的にデータを分析し、業務改善につなげることが大事です。例えば、特定の工程で遅延が頻発している場合は、人員配置の見直しや業務フローの改善を検討します。

PDCAサイクルを回すことで、継続的な業務改善が可能です。可視化されたデータをもとに改善策を立案し、実行してから効果を検証しつつ、さらなる改善につなげていきましょう。

まとめ

業務可視化ツールは、業務の流れや進捗状況などを可視化し、業務の現状を把握しやすくするためのツールです。業務を可視化することで、業務のボトルネックや非効率な工程を把握し、業務改善に活用できます。

業務可視化ツールを選ぶ際は、まず自社で可視化したい業務や必要な機能を整理し、利用者が操作しやすいか、データの更新方法が適しているかを確認しましょう。さらに、既存システムとの連携、カスタマイズ性、セキュリティ対策、料金体系なども比較することが大切です。

導入後は、利用者への操作方法の共有や運用方法の整理を行い、可視化したデータを業務改善に活用しましょう。

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