イベント受付システムとは？機能やメリット、選び方を解説

イベント受付システムとは、イベントの申し込み受付や参加者情報の管理、当日のチェックインなどを効率化するシステムです。QRコードや電子チケットによる受付、決済、メール配信といった機能があります。本記事では、イベント受付システムの主な機能やメリット、選び方を解説します。

目次

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1. イベント受付システムとは
2. イベント受付システムの主な機能
3. イベント受付システムを導入するメリット
4. イベント受付システムの選び方
5. イベント受付システムを導入する際の注意点
6. おすすめのイベント受付システム6選
7. まとめ

イベント受付システムとは

イベント受付システムとは、各種イベントにおける受付業務の効率化を手助けするシステムです。例えば、イベントの申し込み受付や参加者情報の管理、当日のチェックインを1つのシステムで完結できます。

参加料金の決済やリマインドメール、受付データの集計まで一元管理できる製品もあり、受付業務における負担軽減を図れます。展示会やセミナー、説明会などさまざまなイベントに活用できることから、イベント受付システムの導入を検討する企業も増えています。

イベント管理システムとの違い

イベント受付システムと並んで耳にすることが多いのが「イベント管理システム」です。両者は重複する機能も多いですが、受付業務に特化しているかどうかという点に大きな違いがあります。

イベント管理システムとは、イベントの企画、告知ページの作成や集客、参加受付、決済、イベント後のデータ分析など、イベント運営全体を一元管理するツールです。一方、イベント受付システムは参加受付に関する分野に特化しています。

そのため、イベント運営全体の効率化を図りたい場合は、イベント管理システムの方が向いている場合もあります。イベント運営の中でも受付業務に課題を感じているのであれば、イベント受付システムが選択肢に入るでしょう。

イベント受付システムの主な機能

イベント受付システムには、イベント開催前の申し込みから当日の受付までを簡素化する機能が搭載されています。製品によってはメール配信や受付データの集計にも対応しており、さまざまな面から受付業務の効率化を手助けします。

ここでは、イベント受付システムの主な機能について解説します。

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イベントの申し込み受付・フォーム作成 

イベント受付システムでは、Web上に参加申し込み専用フォームを設置し、参加者からの申し込みを受け付けることができます。参加申し込みフォームはノーコードで編集できる場合が多く、プログラミングやWeb構築の知識がない人でも簡単に作成可能です。

多くの製品では、フォームから申し込みをしてきた参加希望者の氏名や連絡先など、受付に必要な情報の収集・管理まで一元的に行えます。満席時には自動で受付を停止し、キャンセル待ちの案内をする製品も存在します。

Web上で参加申し込みを一元管理することで、電話やメールでの個別対応や、手動での参加者リストの作成作業などを削減できます。二重登録や参加者の登録漏れなど、人的ミスの削減にも役立つでしょう。

参加者情報・受付状況の管理

参加者情報から当日の受付状況まで一元管理できる製品も少なくありません。「誰が申し込んでいるか」や「誰が来場したのか」など、申し込み・来場状況をリアルタイムで把握できます。

具体的には、申し込みフォームから送信された参加者情報が自動でリスト化され、当日は受付時点で来場履歴が紐づけされます。申込者と来場者の情報が自動で連携されるため、当日は手動での照合作業をせずに済み、参加状況を見ながら迅速に運営判断を下せます。

QRコード・電子チケットによる受付

多くのイベント受付システムでは、当日受付用のQRコードや電子チケットの発行・送付が可能です。参加者は、受け取ったQRコードや電子チケットをイベント会場に設置された専用端末などで読み取ることで、参加受付を完了して入場できる仕組みです。

紙チケットの手配や郵送作業をせずに済み、チケットの偽造や使い回し、紛失といったリスクも最小限に抑えられます。さらに、イベント当日のチケット確認作業を削減できるため、最小限の受付スタッフでもスムーズな入場を促せます。

参加者にとっても、チケットの購入から発券、当日の受付がモバイル端末だけで完了するためチケット管理がしやすく、当日の混雑や待機列を減らせるという利点があります。

決済・メール配信

イベント受付システムの中には、有料イベントの決済や各種メールの自動配信に対応したものもあります。クレジットカード決済やコンビニ決済など決済方法を選択できる製品もあり、参加申し込みを受け付けた時点で参加費の徴収まで完了できます。

当日は現金の受け渡しを削減できるため、混雑の緩和や釣り銭ミスなどのトラブル防止にもつながるでしょう。当日の無断キャンセルや未払いを防げるのも事前決済のメリットです。

また、受付完了メールや、開催日の直前にリマインドメールを自動配信できるツールもあり、メール配信のためのツールを導入したり、個別にメール送信したりする手間がかかりません。

受付データの集計・出力

参加申し込み数や当日の来場者数といった受付データを自動集計できる製品も少なくありません。手動で参加者人数を数えて別システムに入力するなどの作業をせずに済み、正確な参加者数や来場者数を一目で把握できます。

CSV出力やAPI連携に対応したツールを導入すると、収集したデータをさまざまな分析に活用できます。例えば、MAやCRMと連携したデータ分析により、高度なマーケティング戦略を展開しながら、次回以降のイベントの改善にも活かせるでしょう。

イベント受付システムを導入するメリット

イベント受付システムを導入して受付業務をデジタル化することで、業務負担の軽減や当日の混雑緩和、人的ミスの防止などさまざまなメリットに期待できます。参加者情報の収集や管理が容易になり、分析に活用しやすくなるのも魅力です。

ここでは、イベント受付システムを導入するメリットについて解説します。

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受付業務の負担を軽減できる 

紙やExcelの名簿を使った受付業務では、申し込みを1件ずつ確認してリストに登録し、受付完了メールやリマインドメールも手動で送信しなければなりません。さらにイベント当日は申込者と来場者の照合や参加費の徴収・釣り銭の準備など、多くの工程が発生します。

このようなアナログな受付管理は、運営スタッフの業務負担が大きく、照合ミスや支払いトラブルなどのリスクも高いのが課題です。一方、イベント受付システムを導入すると、事前予約から参加者情報の管理、事前決済、当日の受付までの多くの工程を自動化できます。

参加者情報はシステム上で自動的に収集・管理され、当日はイベント会場で参加者にQRコードや電子チケットを端末にかざしてもらうだけで参加受付も完了します。受付に関わる作業の大半を自動化されることで、スタッフの業務負担も大幅に減少するでしょう。

最小限のスタッフで受付業務を回せるため、来場者案内や販促など他のコア業務に人員を回せるのもメリットです。

受付の混雑を防ぎやすい

イベント受付システムを導入すると、参加者はスマートフォンに表示されるQRコードや電子チケットを会場内の専用端末で読み取るだけで当日受付を完了できます。スタッフが名簿を確認しながら受付する場合に比べ、1人あたりの受付時間が大幅に短縮されるでしょう。

さらに有料イベントの場合は、事前決済機能の活用によって、当日の参加費の支払いや釣り銭の受け渡しにかかる時間も削減できます。大規模なイベントでも受付の混雑を緩和でき、入場待ちの時間を短縮することで参加者の満足度向上にもつながるでしょう。

参加者情報を正確に管理できる

参加者情報を正確に管理できるのも、イベント受付システムを導入するメリットの1つです。申し込みフォームから収集されたデータがそのままシステムで管理されるため、転記ミスの心配がありません。

さらに、予約のキャンセル・変更や参加費の支払い状況もリアルタイムで更新され、参加者情報を正確に管理できます。1つのシステム上でスタッフ全員が最新の情報を確認できることにより、個別対応が必要な参加者にもスムーズな案内を実現しやすいです。

イベント後も参加者データを活用できる

イベント受付システムによっては、申し込み情報や来場履歴だけでなく、イベントに関するアンケート結果まで一元管理が可能です。参加申込者・参加者に関するあらゆる情報を集積できるため、イベント後もさまざまなデータの活用がしやすいです。

例えば、事前申込者と実際の来場者のギャップを分析すると、次回以降の企画やプロモーションの改善に活かせるでしょう。来場者ごとの属性や興味関心を数値化し、マーケティングに反映することも可能です。

イベント受付システムの選び方

イベント受付システムは、製品ごとに対応できるイベントの規模や開催形式、受付方法などが異なります。また、イベント受付以外の+α機能を備えている製品もあるため、自社での導入効果が最も高いものを見極めることが大切です。

ここでは、イベント受付システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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イベントの規模や開催形式に合っているか

イベント受付システムによって、処理できる参加者数や標準搭載機能は異なります。一般的に、小規模なイベントを想定したツールは機能も必要最小限である場合が多いです。

反対に、数百人以上が参加するような大規模イベントに対応できる製品は、メール配信やアンケート機能、データ分析など、高度な運用が可能な場合もあります。処理人数や機能性に伴ってコストも変動するため、自社のニーズに合わせて使い分けましょう。

あわせて、自社のイベントの開催形式に合わせた運用が可能であるかも確認すべきポイントです。現在は現地で参加する「オフラインイベント」に加えて、ビデオ通話などを活用した「オンラインイベント」の開催も増えています。

それぞれでシステムに求められる機能が異なるため、自社での開催頻度が高いイベント形式に沿ったものを選定しましょう。最近はオフライン・オンラインの両方に対応できる「ハイブリッド型」も増えているため、必要に応じて検討するのもおすすめです。

適した受付方法を利用できるか

イベント受付システムの受付方法には、QRコードや電子チケットのほか、受付番号や氏名検索などさまざまな方式があります。イベント当日の運営方法に適した受付方法がある製品を選びましょう。

例えば、大規模な説明会や展示会などは、QRコードを端末にかざすだけで入場できるQRコード形式がスムーズです。一方、ライブやコンサートなど座席番号の管理が必要な場合は、電子チケットの方が運用しやすい場合もあります。

さらに受付番号や氏名検索を併用できると、QRコードや電子チケットを忘れた人にも柔軟な個別対応が可能です。イベントの種類や参加人数、当日配置できるスタッフの数などを考慮しながら、適切な受付方法を検討しましょう。

申し込みから受付まで一元管理できるか

イベントの開催前から当日までには、申し込みフォームの作成や事前予約の受付、参加者情報の管理、当日の受付など、一連の作業が発生します。これらの作業を一元管理できるかどうかも、イベント受付システムを選定するうえで重要なポイントです。

申し込みから受付までを1つのシステムで完結できれば、工程ごとに複数ツールを使い分けずに済みます。コストの節約につながるだけでなく、ツール間のデータ転記作業や担当者の負担を削減できるのもメリットです。必要な機能を洗い出したうえで選定を行いましょう。

既存システムと連携できるか

イベント受付システムは単体利用でも便利ですが、他ツールと連携するとさらに業務効率が向上します。例えば、CRMやMAなどのマーケティングツールとの連携により、戦略的なマーケティングやPDCAサイクルの最適化を図りやすくなります。

また、決済サービスと連携できるツールは、参加費の決済手段を増やせるため、参加者の利便性向上につながります。特に、自社ですでに利用しているシステムがある場合は、連携可能なイベント受付システムを選ぶのがおすすめです。

イベントの開催状況に合った料金体系か

イベント受付システムには無料版と有料版があり、それぞれ処理できる参加者数や標準機能が異なります。一般的に有料版は大規模なイベントに対応しており、機能性も充実していますが、月額料金や初期費用といったコストが発生します。

そのため、自社のイベント開催状況を踏まえながら、利用コストをイベントの収益で相殺できるかを検討しなければなりません。

例えば、イベントの開催頻度が低い・参加者の規模が小さい・チケット代が安いなどの場合は、高額なツールではコスト負けする恐れが高いでしょう。小規模なイベントの場合は、無料ツールで対応できる場合もあります。

サポート体制が充実しているか

提供元のサポート体制も、導入ツールを選ぶうえで考慮すべきポイントです。導入支援をはじめ、操作・運用上の疑問点を相談できる問い合わせ窓口があると、初めてのITツールの運用でも心強いでしょう。

電話・メール・チャット・訪問支援などのサポート体制のほか、土日・夜間の対応可否は製品ごとに異なります。イベント当日のトラブルにも迅速に対応してもらえるように、自社のイベント開催状況に合ったサポートが受けられる製品を選びましょう。

イベント受付システムを導入する際の注意点

イベント受付システムは受付業務の効率化に役立つツールですが、一方で導入・運用時に注意すべき点もあります。ここでは、イベント受付システムを導入する際の注意点について解説します。

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実際の使い方

イベント受付システムによって、参加者が事前予約をしてから当日受付を完了するまでの流れや手順が異なります。自社の運用担当者だけでなく、参加者にとっても利用しやすいかを確認した上で導入を検討しましょう。

特に参加者にとって使いにくいツールは、それだけでイベント参加を諦める可能性もあります。実際の使い方を具体的にイメージしながら、簡単に利用できるツールを選定することが大切です。

会場の通信環境

QRコードや電子チケットの読み取り、参加者情報の照会をオンラインで行う場合、受付業務は会場の通信環境に大きな影響を受けます。例えば通信速度が十分でない場合は、処理速度が低下し、チケットの読み取りや照会作業に時間がかかる恐れがあります。

結果として入場待ちの行列や混雑につながり、参加者にも迷惑をかけかねません。オンラインで利用するタイプのイベント受付システムを導入する場合は、ツールの選定だけでなく、当日の会場の通信環境の整備にも配慮しましょう。

個人情報の管理方法

イベント受付システムでは、参加者の氏名や連絡先などの個人情報を扱うため、セキュリティ体制への慎重な配慮が求められます。不特定多数の参加者情報でも安全に保護・管理できるツールを選びましょう。

例えば、通信の暗号化やIPアドレス制限など、基本的なセキュリティ対策は必須事項です。あわせてデータの保管方法やアクセス権限の柔軟性なども確認し、自社のセキュリティポリシーに沿った運用が可能かを判断しましょう。

おすすめのイベント受付システム6選

まとめ

イベント受付システムとは、イベントの事前予約から当日の受付までをシステム上で一元管理できるツールです。参加者はオンライン上の専用フォームから事前予約をし、当日はQRコードや電子チケットを専用端末で読み取るだけで入場できる仕組みです。

運営スタッフは紙チケットのもぎりや名簿チェックなどの受付作業をせずに済み、当日は混雑や待機列を緩和しながらスムーズな入場を促せます。システム上で参加者情報が一元管理されるため、データの活用や分析がしやすくなるのもメリットです。

一方で、実際の使い方や個人情報の取り扱い方は製品ごとに異なるため、自社の運用に適したツールを選定する必要があります。本記事を参考に、自社のイベント開催状況に適したイベント受付システムを導入し、受付業務の効率化を図りましょう。