クラウド型受付システムとは？機能やメリット、選び方を解説

クラウド型受付システムとは、タブレットなどを受付に設置し、インターネットを介して受付業務を効率化するシステムです。来訪者の受付や担当者への通知、来訪履歴の管理などを行います。本記事では、クラウド型受付システムの主な機能やメリット、選び方を解説します。

目次

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1. クラウド型の受付システムとは
2. クラウド型受付システムの主な機能
3. クラウド型受付システムを導入するメリット
4. クラウド型受付システムの注意点
5. クラウド型受付システムの料金相場
6. クラウド型受付システムの選び方
7. おすすめのクラウド型受付システム16選
8. クラウド型受付システムを導入する流れ
9. まとめ

クラウド型の受付システムとは

クラウド型受付システムとは、インターネットを介して窓口などの受付データを管理するシステムです。受付にタブレットや専用端末を設置し、来訪者が画面から担当者を呼び出すことで、受付から担当者への通知、対応までをスムーズに行えます。

来訪履歴の管理や受付状況の確認などに対応したサービスもあり、受付業務全体の省力化に役立つでしょう。また、クラウド上でシステムを利用するため、自社でサーバーやシステムを設置・管理する必要がない点も特徴です。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型とオンプレミス型では、システムを設置する場所や導入・運用方法、費用などに違いがあります。

クラウド型は、インターネットを介して提供会社のサーバー上にあるシステムを利用する方式です。自社でサーバーを設置する必要がないため、導入時の負担を抑えやすく、保守やアップデートも提供会社に任せられます。

一方、オンプレミス型は、自社内にサーバーやシステムを設置して運用する方式です。自社の業務に合わせて細かくカスタマイズしやすい反面、サーバーの構築や保守、セキュリティ対策などを自社で行う必要があります。

費用面では、クラウド型は月額・年額などの利用料金を支払うケースが一般的です。オンプレミス型はサーバーやシステムの構築費用が必要となるため、初期費用が大きくなりやすい傾向があります。

クラウド型受付システムの主な機能

クラウド型受付システムには、来訪者の受付から担当者への通知、来訪情報の管理まで、受付業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。サービスによって搭載機能は異なりますが、ここでは代表的な機能について確認していきましょう。 

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来訪者の受付・チェックイン機能

来訪者が受付に設置されたタブレットなどから担当者や訪問目的を入力し、スムーズにチェックインできる機能です。受付完了後に担当者への呼び出しまで自動で行えるシステムもあります。

受付担当者が来訪者の対応や担当者への取り次ぎを行う必要がなくなるため、受付業務の負担軽減に役立つでしょう。

また、事前に発行したQRコードを受付端末で読み取るだけで受付できるサービスもあり、氏名や訪問先などをその場で入力する手間を省けます。

担当者への通知機能

来訪者の受付が完了した際に、担当者へ自動で通知する機能です。メールやチャット、専用アプリなど、サービスによってさまざまな方法で通知を受け取ることができます。

担当者のパソコンやスマートフォンなどに直接通知が届けば、取り次ぎの時間を省略でき、来訪者の待ち時間も短縮されます。通知方法や通知先を設定できるか確認しておくと、社内の運用に合わせて活用しやすくなるでしょう。

来訪者情報の管理機能

来訪者の氏名や訪問先、受付日時などの情報を記録し、管理できる機能です。紙の受付簿を使用する場合と比べて情報を整理・確認しやすくなる点がメリットで、過去の来訪履歴を検索・確認することができます。

来訪者情報をデータとして一元管理することで、来訪タイミングの把握やビジネス関係の強化につなげられる点もポイントです。保存できる項目や保存期間、データ量の上限なども確認しておくと良いでしょう。

外部システムとの連携機能

クラウド型受付システムのなかには、受付システム単体で利用するだけでなく、外部のシステムや機器と連携できるものもあります。たとえば、セキュリティシステムと連携して、受付完了後に入館ゲートを通過できるようにするなどの運用が可能です。

また、ビジネスチャットやカレンダーなどと連携できるサービスもあります。既存のシステムや設備と組み合わせて利用することで、受付から入館管理、担当者への連絡までの業務を効率化できるでしょう。対応するシステムや機器を事前に確認することをおすすめします。

クラウド型受付システムを導入するメリット

クラウド型受付システムの場合、受付業務の効率化だけでなく、導入・運用にかかる負担の軽減も期待できます。また、インターネットを介して利用できるため、場所を問わず受付情報を確認しやすい点も特徴です。

ここでは、クラウド型受付システムを導入する主なメリットを解説します。

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受付業務を効率化・無人化できる

クラウド型受付システムを導入すると、来訪者自身で受付作業や担当者の呼び出しを行えるため、受付担当者が対応する場面を減らせます。

たとえば、来訪者がタブレットで担当者を選択すると、自動で担当者へ通知される仕組みなら、チェックインから取り次ぎまでを来訪者だけで進められます。

受付担当者を常時配置する必要がなくなり、限られた人員をほかの業務へ回すことも可能です。特に来訪者が多い企業では、人的コストの削減や生産性向上の効果が大きいでしょう。

初期費用や導入時の負担を抑えやすい

クラウド型受付システムは、自社でサーバーを準備する必要がないため、オンプレミス型と比べて導入時の負担を抑えやすい点がメリットです。専用の機器やタブレットなどを用意し、インターネット環境を整えれば利用を開始できるサービスがほとんどでしょう。

システムの構築やサーバーの管理を自社で行う必要がないため、導入に必要な作業も比較的少なく済みます。初期費用だけでなく、導入時に必要となる人員や作業時間まで含めて負担を抑えたい場合に適しています。

場所を問わず受付情報を管理しやすい

クラウド型受付システムはインターネットを介して利用するため、インターネット環境があれば場所を問わず受付情報を確認できる点もメリットです。複数の拠点を運営している企業でも、各拠点の来訪情報をクラウド上で管理しやすいでしょう。

たとえば、本社の管理担当者が別拠点の受付状況や来訪履歴を確認するなど、拠点をまたいだ情報管理にも活用できます。外出先などから受付状況を確認できるサービスもあるため、自社の働き方や拠点数に合った管理方法を検討すると良いでしょう。

システムのアップデートや保守の負担を軽減できる

クラウド型受付システムでは、システムのアップデートやサーバーの保守などを提供会社が行うケースが一般的です。そのため、自社でサーバーを管理したり、システムの更新作業を行ったりする負担を抑えられます。

セキュリティ対策や障害対応などを含めて、自社で専門的な管理を行う必要性を減らせるため、システム担当者の負担軽減にもつながります。具体的な保守・サポートの内容はサービスによって異なるため、導入前に確認しておきましょう。

クラウド型受付システムの注意点

クラウド型受付システムは受付業務の負担や導入・運用の負担を抑えやすい一方、利用するうえで注意したい点もあります。インターネット環境が必要になるほか、継続的な利用料金やセキュリティ対策についても確認が必要です。

ここでは、クラウド型受付システムを導入する前に押さえておきたい注意点を解説します。 

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インターネット環境が必要になる

クラウド型受付システムはインターネットを介して提供会社のサーバーへ接続して利用するため、安定した通信環境が必要です。

受付端末をWi-Fiに接続して利用する場合、通信速度が遅かったり接続が不安定だったりすると、受付操作や担当者への通知などに影響する可能性があります。

また、通信障害やネットワーク機器のトラブルが発生すると、システムを正常に利用できなくなる場合もあります。導入前に受付場所のWi-Fi環境を確認し、必要に応じて有線接続やモバイル通信などの代替手段を検討しておくと良いでしょう。

月額・年額の利用料金がかかる

クラウド型受付システムは、月額・年額などの利用料金を継続して支払うサービスが一般的です。初期費用を抑えやすい一方、毎月・毎年の料金が継続的に発生するため、長期的な視点で費用感を確認しておく必要があります。

ただし、単に安さに注目して選ぶのではなく、機能と料金のバランスが取れているかを確認することが大切です。

料金体系は、利用する拠点数や受付端末数、機能、ユーザー数などによっても異なる場合があります。プランによる違い、オプション料金や初期設定費用なども含めて比較することが大切です。

セキュリティや個人情報の管理が求められる

受付業務では来訪者の氏名や訪問先、受付日時などの情報を扱うため、クラウド型受付システムを利用する際はセキュリティや個人情報の管理にも注意が必要です。

インターネットを介して情報を送受信するため、不正アクセスや情報漏えいなどのリスクを考慮しなければなりません。対策として、通信の暗号化やアクセス制御、ログイン認証などのセキュリティ機能を確認しておきましょう。

また、保存した来訪者情報をどのように管理・削除できるかも重要な確認ポイントです。自社の情報管理方針や取り扱う個人情報に適したサービスを選びましょう。

クラウド型受付システムの料金相場

クラウド型受付システムの料金は、初期費用と月額・年額の利用料金に分けて考えるのが一般的です。

初期費用には、システムの初期設定やアカウント発行などにかかる費用が含まれる場合があります。数万〜20万円程度が相場ですが、初期費用が無料のサービスもあるため、導入時の負担を抑えたい場合に選択しやすいでしょう。

月額・年額費用は、システムを継続して利用するための料金です。基本料金は、月額で数千円〜2万円程度が相場です。受付端末の追加や利用拠点の増加、通知方法の追加などに応じてオプション料金が発生するサービスもあります。

料金はサービスやプランによって異なり、利用する受付端末の台数や拠点数、搭載されている機能などによっても変動します。契約期間やオプション料金なども含め、導入から継続利用までにかかる総額を確認しましょう。

クラウド型受付システムの選び方

クラウド型受付システムは、サービスによって搭載されている機能や操作性、サポート体制などが異なります。料金だけで判断せず、必要な機能や利用する端末・拠点数を整理したうえで、自社の利用規模に合ったシステム・プランを選ぶことが大切です。

導入後に「必要な機能がなかった」「現場で使いにくかった」といったミスマッチを防ぐため、クラウド型受付システムを選ぶ際に確認したいポイントを解説します。 

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自社に必要な機能が揃っているか

まずは、自社の受付業務に必要な機能が備わっているか確認しましょう。たとえば、来訪者が画面から担当者を選択する受付方式や、QRコードによるチェックインなど、自社で利用したい受付方法に対応しているか確認することが大切です。

また、担当者への通知方法や来訪者情報の管理機能もチェックしておきましょう。メールやビジネスチャットへの通知、来訪履歴の検索・管理など、必要な機能は企業によって異なります。

基本プランに含まれる機能と、追加料金が必要なオプションを分けて確認すると、導入後の想定外の費用も防ぎやすくなるでしょう。

来訪者と担当者が使いやすいか

受付システムは、来訪者と担当者の双方が利用するため、操作しやすい製品を選ぶことが重要です。来訪者が操作方法に迷ってしまうと、受付に時間がかかったり、担当者や受付スタッフによるサポートが必要になったりする可能性があります。

画面の見やすさや操作手順の分かりやすさを確認し、初めて利用する人でもスムーズに受付できるか確認しましょう。

また、担当者側についても、来訪通知を確認しやすいか、スマートフォンやパソコンなど普段使っている端末から対応できるかチェックしておくと安心です。

既存の外部サービスと連携できるか

自社ですでに利用している外部サービスと連携できるかも確認しておきましょう。たとえば、ビジネスチャットと連携できれば、普段利用しているチャット上で来訪通知を受け取れるため、受付システムを別途確認する手間を抑えられます。

また、カレンダーアプリと連携して来訪予定を管理できるサービスもあります。既存の業務環境に組み込みやすいシステムを選ぶことで、導入後の運用をスムーズに進めやすくなります。

セキュリティ対策やサポート体制が十分か

クラウド型受付システムでは、来訪者の氏名や訪問先などの情報を扱うため、十分なセキュリティ対策が施されているか確認する必要があります。通信の暗号化やアクセス制御、ログイン認証など、情報を安全に管理するための機能をチェックしましょう。

あわせて、導入時やトラブルが発生した際などにサポートが受けられることも重要です。問い合わせ方法が電話やメール、チャットのどれに対応しているか、対応時間やサポート範囲なども確認しておくと、導入後も安心して利用できます。

無料トライアルやデモを利用できるか

導入後のミスマッチを防ぐため、無料トライアルやデモを利用できるサービスを選ぶのもおすすめです。実際に受付端末を操作し、来訪者が迷わずチェックインできるか、担当者への通知がスムーズに届くかなどを確認できます。

また、自社の受付フローに沿って操作してみることで、想定していた運用との違いにも気付きやすくなります。複数の製品でトライアルやデモを利用できる場合は、操作性や機能を比較したうえで、自社に適したシステムを選びましょう。

おすすめのクラウド型受付システム16選

クラウド型受付システムを導入する流れ

クラウド型受付システムは、導入するだけで受付業務が自動化されるわけではありません。まずは解決したい課題や必要な機能を整理し、自社の運用に適したサービスを選定することが大切です。

ここでは、クラウド型受付システムを導入して運用を開始するまでの基本的な流れを解説します。 

1. 導入目的と必要な機能を整理する

まずは、受付業務で抱えている課題を整理し、システムを導入する目的を明確にしましょう。たとえば、受付を無人化して担当者への取り次ぎ業務を減らしたい、来訪者情報をデータで管理したいなど、導入によって解決したい課題を具体化します。

目的が決まったら、必要な機能を整理します。受付方法や担当者への通知方法、来訪履歴の管理、外部サービスとの連携など、自社の運用に必要な機能を洗い出しておくことが重要です。

あらかじめ必要な条件を決めておけば、サービスを比較する際にも候補を絞り込みやすくなります。

2. サービスを比較して導入・運用環境を整える

必要な機能が整理できたら、複数のサービスを比較して自社に適したものを選定します。機能だけでなく、料金や操作性、セキュリティ対策、サポート体制なども確認し、導入後の運用まで考えて検討しましょう。

無料トライアルやデモを利用できる場合は、実際の操作性を確認しておくと安心です。サービスが決まったら、受付端末やインターネット環境などを準備し、自社の受付フローに合わせてシステムを設定します。

担当者の登録や通知方法、受付画面などを設定したうえで、実際の来訪を想定して動作を確認します。問題がなければ運用を開始し、利用状況を見ながら必要に応じて設定や運用方法を見直しましょう。

まとめ

クラウド型受付システムは、インターネットを介して来訪者の受付や担当者への通知、来訪者情報の管理などを効率化できるシステムです。自社でサーバーを設置する必要がないため、オンプレミス型と比べて導入や保守の負担を抑えやすい点が特徴です。

一方で、安定したインターネット環境が必要なほか、月額・年額の利用料金やセキュリティ対策なども考慮する必要があります。

導入する際は、機能や操作性、外部サービスとの連携、セキュリティ、サポート体制などを比較し、自社の受付業務に適したサービスを選びましょう。無料トライアルやデモを活用して実際の操作性や受付フローを確認すれば、導入後のミスマッチも防ぎやすくなります。