順番待ちシステムとは？種類やメリット、選び方を解説

順番待ちシステムは、受付や整理券の発行、待ち状況の表示、呼び出しなどをデジタル化できるシステムです。飲食店やクリニック、銀行、役所などで活用されています。本記事では、順番待ちシステムの種類や導入メリット、選び方を解説し、おすすめの順番待ちシステムを紹介します。

目次

開く

閉じる

1. 順番待ちシステムとは
2. 順番待ちシステムの種類
3. 順番待ちシステムを導入するメリット
4. 順番待ちシステムを選ぶ際のポイント
5. おすすめの順番待ちシステム
6. まとめ

順番待ちシステムとは

順番待ちシステムとは、受付や整理券の発行、待ち状況の表示、呼び出しなどをデジタル化できるシステムです。Webやアプリから受付をし、待ち時間や呼び出しまで確認できる製品もあります。

受付・案内業務を大幅に効率化できることから、飲食店や病院・クリニック、銀行、公的機関など、幅広い場所で活用されています。

順番待ちシステムの主な機能

順番待ちシステムには、受付から呼び出しまでの一連の流れを効率化する機能が搭載されています。具体的な搭載機能は製品によって少しずつ異なりますが、一般的には次のような機能が備わっています。

機能	概要
受付・発券	店頭などに設置した発券機またはWebフォームや専用アプリで受付し、整理券を発券
待ち状況の表示	店頭などのディスプレイまたはWebページや専用アプリでリアルタイムの待ち状況を表示
呼び出し	店頭などのディスプレイまたはWebページや専用アプリで呼び出しを通知
データ分析	待ち時間や利用者数などのデータを分析し、レポートを生成

一般的な受付システムとの違い

順番待ちシステムは受付システムと混同されることも多いですが、両者は導入目的が異なり、機能性にも違いがあります。そのため、それぞれの特徴を理解したうえで使い分ける必要があります。

順番待ちシステムは、不特定多数の利用者が同時に訪れるような場面での導入を前提としており、入店待ちなどの混雑緩和や受付・案内の効率化、トラブル防止が主な目的です。

これに対して一般的な受付システムは、オフィスなどでの来訪者の取り次ぎの効率化や、セキュリティの強化を目的の1つとしたツールです。専用端末などで受付をすることで担当者に通知が届く仕組みになっており、来訪者の氏名や会社名などのデータも収集します。

順番待ちシステムの種類

順番待ちシステムには「汎用型」に加えて「LINE対応型」や「業界特化型」「Web特化型」など、さまざまなタイプがあります。それぞれ受付方法や呼び出し方法が異なるため、業種・業態や顧客ニーズに合わせた使い分けが必要です。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

汎用型

汎用型は業界・業種を問わず使えるタイプで、機能が豊富なのが特徴です。専用の端末やディスプレイを利用する製品も多くあります。

受付・発券から待ち状況の表示、呼び出しなど、順番待ちの管理に必要な機能が一通りそろっており、飲食店やサロンなどの商業施設のほか、病院や銀行、役所など、幅広い業界・業種で活用しやすいです。

施設ごとのニーズや来店客の規模に柔軟に対応できるのが魅力ですが、機能性が高い分、コストは高額になりがちな傾向にあります。予算との適合性を確認して導入を検討しましょう。

LINE対応型

LINE対応型とは、コミュニケーションアプリの「LINE」で受付から呼び出しまでを完結できるタイプです。

店頭に設置されたQRコードなどを顧客自身のLINEアプリで読み取ってもらい、順番受付や整理番号の発行、呼び出し通知までをLINE上で行う仕組みになっています。専用の受付端末を用意する必要がない場合も多く、コスト削減にも効果的です。

また、顧客は自身のLINEアプリを使って受付や呼び出しの確認ができるため、他の客と受付端末などを共有せずに済み、感染症対策にもなります。ただし、LINEをインストールしていない客に対しては、紙の整理券の発行といった個別の対応が求められます。

業界特化型

業界特化型とは、飲食店向けや病院・クリニック向けなど、特定の業界・業種に特化したタイプです。例えば飲食店向けのシステムでは、POSシステムや顧客管理システムなどと連携し、店舗運営を効率化できるものがあります。

また、病院・クリニック向けのツールの場合は、電子カルテやレセプトコンピュータと連携し、順番待ちの間の問診から、複雑な診療報酬の計算までをワンストップで支援する機能などを備えています。

各業界・業種特有のニーズに合った機能が揃っているため、周辺業務の効率化も図りやすいでしょう。一方で、製品によっては初期費用などが高額化しやすい点に注意が必要です。

Web特化型

Web特化型とは、Web上で受付から呼び出しまでを一元管理するタイプです。顧客は自身のスマートフォンやタブレットなどから専用のWebサイトにアクセスし、入店までの一連の手続きを行います。

発券機やディスプレイといった専用機器が不要なため、低コストで始めることができ、野外イベントや小規模なイベントにおいても無理なく導入できます。ただし、高齢者をはじめ、デジタルツールに不慣れな利用者への配慮も忘れないようにしましょう。

順番待ちシステムを導入するメリット

順番待ちシステムを導入すると、施設側は受付・案内業務の効率化や機会損失の防止を見込めるのがメリットです。さらに、利用者の満足度向上にも期待できます。ここでは、順番待ちシステムを導入する主なメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

待合スペースの混雑を緩和できる 

順番待ちシステムを導入すると、店内や店頭スぺ－スなどの混雑緩和を図れます。小さな施設でも効率よく利用者の流れを管理することができ、施設内を快適で安全に保つことができます。さらに、混雑による近隣からのクレームも防ぎやすくなるでしょう。

例えば、順番待ちシステムでは、受付データと案内状況を連動させることで、「○組待ち」のように待ち状況をリアルタイムで可視化できます。

特にブラウザやアプリで待ち状況が表示されるシステムを導入すると、利用者は手持ちの端末から順番や呼び出し状況を確認可能です。そのため、必ずしも店内や店頭の待合スペースなどで待つ必要がなく、施設周辺の混雑を防ぎやすくなります。

利用者の待ち時間によるストレスを軽減できる

利用者の待ち時間によるストレスを軽減できるのも、順番待ちシステムを導入するメリットの1つです。入店時間についても大まかにでも予測がつくため、「いつ呼ばれるか、どのくらい待てばいいのか分からない」というストレスを軽減できるでしょう。

また、スマートフォンから順番や案内状況が分かると、呼び出しまでの時間を別の場所で過ごすことも可能です。待ち時間を効率的に使えるため、利用者の満足度向上につながります。

受付・案内業務を効率化できる

順番待ちシステムは、店舗側の受付・案内業務の効率化にも役立ちます。従来のようにスタッフが紙や口頭で入店待ちの対応をする必要がなく、受付・案内業務を完全自動化することも可能です。

スタッフは接客や施術、調理などのコア業務に専念できるため、人手不足の店舗でも効率的な運営を実現できます。また、受付・案内業務をシステム化することで、順番間違いや呼び出しの聞き逃しなど、クレームにつながるミスを防止できるのもメリットです。

順番待ちによる機会損失を防ぎやすい

特に飲食店やサロンなどでは、店舗前が混雑していると、新規の来店客が「混んでいるから諦めよう」と入店を断念するケースも少なくありません。

すでに受付を済ませた利用者も「いつ呼ばれるか分からない」という理由で途中離脱するケースもあり、店舗側にとっては売上機会損失につながります。

一方、順番待ちシステムを導入すると、順番待ちにかかるストレスや不安を軽減できるため、来店客をつなぎとめやすくなります。待ち時間を理由とした機会損失を防ぎ、売上の増加にもつなげやすくなるでしょう。

順番待ちシステムを選ぶ際のポイント

順番待ちシステムは、製品ごとに受付方法や呼び出し方法、その他の搭載機能が異なるため、目的に合った運用が可能かを見極める必要があります。ここでは、順番待ちシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

必要な受付方法に対応しているか

順番待ちシステムによって、受付方法が異なります。例えば店頭などに設置した専用機器で受付する製品のほか、WebブラウザやLINEから予約できるものなど、さまざまなタイプがあります。

特にWebやLINE、専用アプリから受付できるものは、利用者が直接来店せずに受付できるため便利ですが、一方で、デジタルツールに慣れていない利用者は使いづらい場合があり、この場合は、店頭の発券機で紙の整理券を発行するといった個別の対応が必要です。

そのため、利用者ごとのニーズに合わせて、複数の受付方法を併用できるかも確認しておくとよいでしょう。

呼び出し方法が充実しているか

ニーズに合った呼び出し方法に対応しているかも、システムを選ぶうえで重要なポイントです。例えば店頭の発券機や館内モニターに次の呼び出し番号が表示される機能が代表的です。

その他、音声で順番を知らせたり、メールやLINE、SNSで利用者へ個別に通知したりするものもあります。利用者のスマホなどに直接呼び出しの通知が届くため、聞き逃しの心配がなく、店舗としても売上機会の損失を防げます。

このように、自店のスタッフの規模や業務フローに合わせた呼び出し方法を実現できる製品を検討しましょう。

発券機やモニターに対応しているか

店頭で整理券を発行したい場合や、待ち状況を館内モニターに表示したい場合は、これらの専用機器に対応しているかもチェックすべきポイントとなります。

また、こういった場合はシステムのほかに専用機器の導入費用がかかる場合もあるため、総合的なコストも確認することが大切です。すでに自店で運用している機器がある場合は、これらと連携できるシステムを選ぶと、初期費用を抑えて導入できます。

複数の窓口や順番を管理できるか

総合病院や銀行、役所など、複数の診療科や受付窓口、サービスを扱う場合は、それぞれの順番を個別に管理できるシステムを検討しましょう。窓口や要件ごとに番号を分けて管理・表示することで、受付業務を効率化し、利用者もスムーズに案内できます。

また、各窓口の待ち列を一元管理できる仕組みの有無にも注目しましょう。部署ごとの混雑や待ち時間を見える化することで、人員配置の見直しや窓口の増設など素早い対応が可能になります。

利用者・スタッフともに操作しやすいか

利用者とスタッフの双方にとって操作しやすいかどうかも、システム選びの重要な要素です。利用者にとって操作しづらいシステムは、それだけで入店を諦めてしまう恐れがあり、店舗の機会損失につながります。

特に高齢者などデジタルツールに不慣れな客層が多い場合は、Webやアプリだけでなく、発券機での整理券発行や電話呼び出しを併用できるものが望ましいでしょう。

また、スタッフ視点では、待ち組数・呼び出し状況などが1つの画面で確認できると、次に取るべき行動を判断しやすくなります。スムーズな入店案内により、店舗回転率の向上にもつなげられるでしょう。

既存システムと連携できるか

順番待ちシステムは、他システムと連携させることで、業務効率がさらに向上します。例えば飲食店やサロン、病院では、予約システムと連携できると事前予約から当日受付までを一本化でき、スムーズな案内や混雑緩和に役立ちます。

その他にも、POSシステムや電子カルテなど、業界・業種に特化したツールとの連携により、専門性の高い業務も一定程度の自動化が可能です。

順番待ちシステムごとに連携可能なシステムやツールが異なるため、現在利用しているシステムとの連携可否を確かめておきましょう。

おすすめの順番待ちシステム

まとめ

順番待ちシステムとは、来店受付から呼び出しまでをワンストップでデジタル化できるツールです。顧客自身で受付を完了でき、Webやアプリから待ち時間や呼び出し状況をリアルタイムで確認できます。

必ずしも店頭で入店まで待つ必要がないため、待ちスペースの混雑を緩和でき、利用者にとっては呼び出しまで好きな場所で自由に過ごせるというメリットがあります。受付方法や呼び出し方法はシステムごとに異なるため、目的やニーズに合った製品を選びましょう。

特に、利用者とスタッフそれぞれにとって操作しやすいかどうかは、店舗の回転率にも直結するポイントです。本記事を参考に自社の運用に合った順番待ちシステムを導入し、受付・案内業務の効率化を図りましょう。