エクセルで生産管理をする方法｜課題と生産管理システムについても解説

製造業に必要不可欠な業務である生産管理は、エクセルで行うことによってコストを抑えられます。本記事では、エクセルによる生産管理のメリット・デメリットや、生産管理表の作り方の他、エクセル管理における課題の解決に生産管理システムがおすすめな理由も解説します。

目次

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1. 生産管理とは
2. エクセルでの生産管理表の作り方
3. エクセルで生産管理表を作成する際のポイント
4. エクセルで生産管理をするメリット
5. エクセルで生産管理をするデメリット・課題
6. エクセルでの生産管理の課題に対する対策
7. 生産管理に生産管理システムの導入がおすすめな理由
8. まとめ

生産管理とは

生産管理の主要な目的は、製造業の生産プロセスを最適化することです。適切な生産プロセスによって製造業務全体が効率化すれば、コスト削減や品質向上にも繋がります。

製造業において、生産管理は最も重要な業務の1つです。しかし、専用のシステム導入には多額のコストがかかり、特に中小企業にとっては大きな負担となります。

そこでおすすめなのが、エクセルを利用した生産管理です。エクセルを活用することで、コストを抑えながら生産管理の効率化が可能です。エクセルは表計算ソフトですが、生産計画の作成や在庫管理、品質管理などの業務をサポートすることができます。

本記事では、エクセルによる生産管理のメリット・デメリットや、生産管理票の作り方の他、エクセル管理における課題の解決に生産管理システムがおすすめな理由も解説します。

エクセルでの生産管理表の作り方

生産管理表は、エクセルの基本的なスキルがあれば、簡単に作成することができます。ここからは、エクセルを活用した生産管理表の作成方法や、その効果的な活用法について詳しく解説します。

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ガントチャートを作成する

ガントチャートは、プロジェクト管理や生産管理など、時間に沿ったタスクの進行状況を視覚的に表示するためのツールです。横軸に時間（日・週・月など）、縦軸にタスクや作業項目を配置し、それぞれのタスクの開始日と終了日を棒グラフで表現します。

エクセルでは、ガントチャート用の無料テンプレートを多数利用可能です。これらのテンプレートを活用することで、ガントチャートを素早く作成し、自社のニーズに合わせたカスタマイズもできます。

関数を使って作成する

エクセルの関数を使用することで、データの自動計算が可能となります。合計値・平均値・最大値・最小値などの集計が自動的に行われ、計算ミスを減少させます。以下に代表的な関数の特徴について説明します。

関数	特徴
SUM関数	合計値を計算するための関数 複数の数値を指定して合計を求めることができる
AVERAGE関数	平均値を計算するための関数 指定した数値の平均を求めることができる
WORKDAY関数	作業日数を計算するための関数 週末や指定した休日を除いた期間内の作業日数などを求めることができる
SUMIF関数	条件に合致するセルの合計値を計算するための関数 特定の条件を満たすセルの値を合計することができる
COUNTIF関数	条件に合致するセルの数を数えるための関数 特定の条件を満たすセルの数を数えることができる
VLOOKUP関数	垂直方向にセルを検索し、対応する値を取得するための関数 検索キーに対応する値を取得するのに便利
IF関数	条件に基づいて値を返すための関数 条件式が真の場合と偽の場合に異なる値を返すことができる

エクセルで生産管理表を作成する際のポイント

エクセルで生産管理表を作成する際は、押さえておきたいポイントがいくつかあります。生産管理のしやすさに関わってくるので、これから解説する2点に留意しながら作成しましょう。

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工程を細かく洗い出す

工程の粒度は生産管理表の実用性に関わるため、生産に必要な工程は細かく洗い出し、生産計画表に含めましょう。大きな工程のみの管理表はおおまかな進捗しか確認ができず、本当に予定通りに生産されているのかが把握しにくいです。

遅延のない生産が企業としての信頼につながるため、製造業において進捗状況を正確に把握することは非常に重要です。生産の遅延にすぐ気づけるよう、細かな作業まで管理表に落とし込みましょう。

現場の従業員のわかりやすさを重視する

生産の進捗は管理者だけでなく実際に作業をする従業員も把握しておくべき情報なため、生産管理表は現場の従業員にとってもわかりやすいものにする必要があります。専門用語や略称などを用いると、経験の浅い従業員にとってはわかりにくい管理表となってしまいます。

わかりにくい表は確認する頻度が下がり、その結果生産の遅延になるといった可能性もあるため、管理者だけでなく現場の作業員にとってもわかりやすい表にする必要があります。管理表の運用を始める前に、現場の作業員に確認してもらいましょう。

エクセルで生産管理をするメリット

エクセルを使用して生産管理を行うことは、多くのメリットをもたらします。ここからは、そのメリットについて詳しく解説します。

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導入ハードルが低い

エクセルは多くの企業が利用しているソフトウェアです。そのため、普段からエクセルを使用している企業は導入に手間やコストがかからず、導入ハードルが低い点が大きな利点と言えます。

また、多くの企業や組織がエクセルを日常業務で使用しており、従業員の大半は基本的なエクセル操作に精通しています。

新しいソフトウェアを導入するには、トレーニングやカスタマイズが必要な場合がありますが、エクセルは既存のスキルを活用できるため、迅速な導入が可能です。

コストが抑えられる

エクセルは既に多くのオフィス環境で広く利用されており、導入済みの場合は追加のライセンス費用がかからない場合が多いです。一方、生産管理システムの導入には通常、ライセンス料や導入コストが発生します。

また、前述のように多くの人が基本的な操作スキルを持っており、新たに使い方を習得する時間も必要ありません。そのため、研修やトレーニングにかかるコストも抑えられます。

他のツールと連携しやすい

エクセルはさまざまなデータ形式との連携が可能です。データベース、CSVファイル、テキストファイル、Webサービスからデータをインポートしたり、逆にエクセルのデータを他の形式にエクスポートしたりすることができます。

この柔軟性により、異なるデータソースやツールとのデータ共有がスムーズに行えます。また、他のツールやプラットフォームとの連携が容易であるため、データの取り込み・共有・分析・レポート作成など、生産管理に必要な様々なプロセスに対応できます。

エクセルで生産管理をするデメリット・課題

エクセルを用いた生産管理には多くのメリットがありますが、同時編集やリアルタイムな共有が難しい点には注意が必要です。ここからは、エクセルを用いた生産管理のデメリットや課題について詳しく解説します。

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同時編集ができない

エクセルは通常、1つのファイルを複数人で編集できない制約があります。複数のユーザーが同じファイルを同時に編集することは難しいため、特に大規模なデータやプロジェクトの場合、複数のチームメンバーが同時に作業できないことが運用上の課題となります。

複数ユーザーによる協力作業が頻繁に必要な場合や大規模なデータ管理が必要な場合、他のコラボレーションツールや生産管理システムの検討が必要です。

リアルタイムな情報を共有できない

エクセルは通常、ファイルを非同期で更新します。つまり、1人のユーザーが変更を保存するまで、他のユーザーには変更内容が反映されません。その結果、情報はリアルタイムで共有されず、タイムラグが生じます。

チーム内で最新の情報が共有できないと、作業が重複したり、古い情報に基づいて作業を進めてしまったりといった弊害が起こりやすくなります。

データが増えると動作が重くなる

エクセルは、入力するデータが増えるほどにファイルサイズが大きくなっていきます。特に生産管理を行う場合は、製品の品番や価格、受発注の進捗状況といった様々なデータを扱うため、情報が膨大になりがちです。

ファイルが重くなるとファイルの読み込みや保存に時間がかかり、業務効率を低下させてしまいます。そのため、定期的にデータを整理・分割するなどの管理が必要になります。

属人化しやすい

エクセルの操作はユーザーのスキルに大きく依存します。特定の従業員が高度なエクセルスキルを持っている場合、その人がデータの管理や処理を主に担当することが一般的です。

しかし、他のメンバーが同じ作業を行うスキルを持っていない場合や、特定の従業員が不在の際に、生産管理表の運用に支障が生じる可能性があります。また、新しい担当者への業務の引き継ぎが困難になる可能性もあります。

データやファイル消滅のリスクがある

ユーザーが誤ってセルや行、列を削除したり、重要なデータを上書きしたりすることがあり、こうした操作は復元が難しい場合があります。また、エクセルファイルが破損することもあり、その結果、ファイル全体または一部のデータが失われる可能性もあります。

特に大容量のファイルや長期間にわたって使用されたファイルは、破損のリスクが高いです。こうしたリスクを踏まえ、定期的にデータのバックアップを取るなど、対策をしておくことが重要です。また、誤った操作を防ぐためにセルをロックするなどの対策も有効です。

エクセルでの生産管理の課題に対する対策

エクセルを用いた生産管理には、上述のような様々な課題があります。ここからは、エクセルを使用した生産管理の課題に対処するための効果的な対策について解説します。

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情報共有の徹底

情報共有を徹底するためには、クラウドサービスを利用して、エクセルファイルをオンラインで保存および共有できるようにしましょう。

Google ドライブ、Microsoft OneDrive、Dropboxなどを利用することで、ファイルの安全な保存と共有が可能になります。

編集しやすくする

エクセルを使用した生産管理において、工程区分や運用ルールを定めることは重要な対策です。

生産プロセスを工程ごとに区分けし、エクセルファイル内で各工程に対応するシートやセクションを設定することで、情報が整理され、特定の工程に関連するデータに容易にアクセスできるようになります。

また、各工程で入力されるデータに関するルールを設定しましょう。例えば、データのフォーマットや入力項目を統一することで、誤ったデータが入力されるのを防ぐことができます。

生産管理に生産管理システムの導入がおすすめな理由

生産管理システムは、製造業界における生産プロセスの全般的な管理を行うために設計されたツールです。生産管理システムを使えば、生産計画・在庫管理・品質管理・作業指示・リアルタイムデータ収集など、幅広い業務プロセスを一元的に管理することが可能です。

エクセルを使用する場合、同時編集や情報の共有が難しく、データの収集や更新に遅れが生じることがありますが、生産管理システムではリアルタイムなデータを可視化できます。

また、エクセルは比較的小規模のデータセットや単純な業務プロセスに適していますが、大規模なデータセットや複雑なプロセスに対処するには限界があります。一方、生産管理システムは拡張性に優れており、企業の成長に合わせて機能を追加できます。

結論として、生産管理システムはエクセルでの生産管理に比べて多くの面で優位であり、製造現場にとって導入メリットが大きいと言えるでしょう。

生産管理システムを選ぶ際のポイント

生産管理システムは、製品によって機能や効率化できる業務範囲が異なります。導入する際は、自社のニーズに合ったものを選びましょう。ここでは、選ぶ際にチェックすべき重要な2点のポイントを解説します。

対応可能な業務範囲を確認

生産管理システムによって、需要計画・生産計画・在庫管理・原価管理など対応可能な業務の範囲は様々です。まずは自社で効率化したい業務内容を洗い出し、必要な機能を持つシステムを選択しましょう。

また、多機能なほど高額になる傾向があるため、コストと機能のバランスを考えることも重要です。将来的に製造規模の拡大が見込まれる場合は、必要になる機能を追加できるかも確認しておくと良いでしょう。

自社の生産形態に合っているか

自社の生産形態に合っているかも確認しましょう。生産形態には、多品種少量生産・少品種大量生産・受注生産・個別受注生産・見込み生産などがあり、それぞれに合ったシステムが必要です。

生産形態に合わないシステムを導入してしまうと、カスタマイズに時間や手間がかかり、十分な導入効果を得られないことがあります。無料トライアルやデモを活用して、使用感を確認しておくのがおすすめです。また、複数の生産形態に対応できるシステムもあります。

まとめ

エクセルを使用した生産管理には導入のハードルが低く、低コストや使いやすさなどのメリットがありますが、一方でリアルタイム性の不足やスケーラビリティの制限、セキュリティの懸念などの課題も存在します。

エクセルは小規模なデータを扱うのに向いており、大規模で複雑な生産プロセスには限界があります。特に製造業の現場では、迅速な情報共有やリアルタイムなデータ更新が求められますが、エクセルでは難しいことがあります。

これに対し、生産管理システムはリアルタイムデータ共有やセキュリティ強化、大規模なプロセスの管理を可能にし、製造業における生産プロセスの最適化に大きく貢献します。

エクセルによる生産管理の課題解決のため、特に成長中の企業や大規模な製造業において、生産管理システムの導入がおすすめです。