コピー代の勘定科目は？場面別の使い分けと仕訳例をわかりやすく解説

コピー代の勘定科目は、社内でコピー用紙やトナーを使う場合も、コンビニで少額のコピーをする場合も、一般に「消耗品費」で処理します。事務用品費に分ける会社もあり、印刷会社に外注した印刷は印刷製本費、チラシは広告宣伝費、年賀状は通信費、販売する印刷物は仕入と、用途によって科目が変わります。コピー代という名前の科目はなく、どれを使うかは会社の方針で決めて継続することが前提です。この記事では、場面別の科目と仕訳例、消耗品費・事務用品費・雑費の違い、期末に残ったコピー用紙の扱い、消費税・インボイス・領収書の保存、請求書で届く印刷代や複合機の費用の経理を、国税庁の資料にもとづいて整理します。税務の取扱いは個別の事情で変わるため、判断に迷う場合は税理士や税務署にご確認ください。

目次

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1. コピー代の勘定科目は「消耗品費」が基本｜場面別の早見表
2. 【場面別】コピー代・印刷代の勘定科目と仕訳例
3. 消耗品費・事務用品費・雑費の違いと、迷ったときの決め方
4. コピー代の消費税・インボイス・領収書｜少額のコピーはどう残す？
5. 印刷会社・複合機の請求書で届くコピー代の経理
6. コピー代の処理で間違えやすい注意点と、決算前に見直したいこと
7. よくある質問(FAQ)
8. まとめ：コピー代の勘定科目で押さえたい5つのこと
9. 参考文献

コピー代の勘定科目は「消耗品費」が基本｜場面別の早見表

コピー代の勘定科目は、一般に「消耗品費」です。印刷会社に外注した場合は印刷製本費、チラシなら広告宣伝費など、用途によって科目が変わります。

国税庁の確定申告書等作成コーナーは、消耗品費を「帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費」などと説明しています(国税庁「消耗品費」)。用紙はここに入るため、コピー用紙やコンビニのコピー代の基本は消耗品費です。場面ごとの目安を次の表にまとめました。

表の科目は一般的な目安で、会社の勘定科目体系によって分け方が変わります。場面ごとの考え方は、次の章で順に説明します。

科目を決めたあとの課題は、決めた方針を担当者や月が変わってもずれなく回すことです。コンビニのコピーは少額でレシートが散らばり、印刷会社や複合機の保守会社からは請求書が届くため、手入力だとぶれやすくなります。仕訳の提案を受けられる会計ソフトや、請求書の受け取りから支払いまで扱うサービスが、この負担を減らす手段になります。会計ソフトの科目の考え方は会計ソフト費用の勘定科目は？経費計上時の注意点も分かりやすく解説で説明しています。役割の違いを次の表にまとめました。

コピー代や印刷代の仕訳を、日々の経理の流れに乗せたい場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウド会計です。商品ページでは、金融機関の入出金データを自動取得してリアルタイムで数字を共有できること、AIが勘定科目を学習して自動で提案すること、紙の領収書やレシートを自動で読み取りデータ化できること、面倒な帳簿・レポート・決算書を自動作成できることが紹介されています。コピー代を消耗品費にそろえるルールを一度決めておけば、レシートやカード明細から入力するときも、同じ科目を選びやすくなります。一方で、ある程度の簿記知識が必要な場合もあると、注意点に挙げられています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「今では6営業日で締めれるようになり、月次決算中であっても経理メンバーの残業がなくなりました。」

株式会社HITOMIOテクノロジーズ(マネーフォワード クラウドの導入事例、2021年8月31日公開。公開当時の情報)(出典: マネーフォワード公式サイト)

科目は会社が決める｜決めたら続ける

「コピー代」という名前の勘定科目はなく、コピー用紙の購入費、外注した印刷代、広告の印刷代など、用途に応じて既存の科目に振り分けます。弥生の解説は、勘定科目に厳密な決まりはなく企業ごとに設定できるとしたうえで、一度決めた科目は同様の取引に継続して使う「継続性の原則」に沿って処理するよう説明しています(弥生「コピー代・印刷代に使える勘定項目と仕訳例まとめ」)。辻・本郷税理士法人のコラムも、一度決めた使い方を途中で変えないよう勧めています(辻・本郷NAVI「コピー代の勘定科目はどれを使う？」)。用途で科目が変わる考え方は、研修費を例にしたeラーニング研修費の勘定科目は？経費で計上できない研修費も解説でも説明しています。

【場面別】コピー代・印刷代の勘定科目と仕訳例

場面別の科目は、コンビニの少額コピーと社内の用紙・トナーが消耗品費、外注した印刷が印刷製本費、販促物の印刷が広告宣伝費です。迷ったときは「誰が刷ったか」と「何のための印刷か」で決めます。

コンビニ・役所などでコピーした場合

コンビニや役所でのコピー代は、1回の金額が小さく、レシートや領収書が散らばりやすい費用です。社内資料や書類のコピーなら消耗品費で処理するのが一般的で、頻度が低く金額も小さい単発のコピーは、雑費にする会社もあります。国税庁は雑費を「事業上の費用で他の経費に当てはまらない経費」と説明しており(国税庁「雑費」)、コピー代が毎月のように発生するなら、雑費ではなく消耗品費にそろえるほうが、あとで用途を追いやすくなります。宣伝用のチラシを刷った場合は、コピーした場所に関わらず広告宣伝費です。

社内の複合機・コピー用紙・トナー

社内で使うコピー用紙、トナー、インクは、消耗品費で処理するのが基本です。文房具などと分けて管理したい会社は、事務用品費にします。弥生の解説は、複合機のカウンター料(印刷枚数に応じた月額料金)も消耗品費で計上できるとしています。複合機本体を購入した場合は、取得価額が10万円未満なら消耗品費にできます。10万円以上のときは、原則として減価償却資産として資産に計上します(一括償却資産などの特例が使える場合があるため、金額が大きいときは税理士に確認してください)(国税庁「No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示」)。減価償却の計算は減価償却費の計算方法｜定額法・定率法の求め方と仕訳を計算例で解説で解説しています。

複合機をリースしている場合は、リース契約の種類によって会計・税務上の扱いが変わります(参考として、国税庁「No.5704 所有権移転外リース取引」)。保守料やカウンター料がリース料とセットで請求されるときは、請求書や契約書の内訳を確認し、税理士に相談してください。

印刷会社に外注した場合

印刷会社に印刷や製本を外注したときは、印刷製本費で処理する会社が多く、辻・本郷税理士法人のコラムも、印刷や製本を外注した費用に特化した科目として印刷製本費を挙げています。外注費は、デザインや原稿作成も含めて業務を委託したときなどに使う科目で、弥生の解説は、印刷・製本が中心なら印刷製本費、デザインなど他の業務も含むなら外注費と区分できるとしています。外注費の対象を、印刷が本業の会社に限る説明もあります(バクラク「コピー代や印刷費の勘定科目9選」)。解説によって使い分けが分かれるため、自社のルールとして決めておくことが大切です。

チラシ・年賀状・販売用の印刷物

目的がはっきりしている印刷物は、目的の科目で処理します。国税庁は、広告宣伝費の例にチラシや折込み広告の費用を挙げています(国税庁「広告宣伝費」)。通信費は、国税庁が「事業用として使用した電話料、切手代、電報料など」と説明する科目です(国税庁「通信費」)。年賀状や挨拶状の印刷代を通信費にする解説は多い一方で、広告色が強い年賀状は広告宣伝費にするという解説もあり、会社ごとの判断になります(マネーフォワード「コピー代・印刷費の仕訳で使える勘定科目まとめ」)。印刷物そのものを販売する事業では、印刷代を仕入(仕入高)として処理します。販売しない社内用の印刷は仕入にならない点に注意してください。

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消耗品費・事務用品費・雑費の違いと、迷ったときの決め方

消耗品費は使うと減る物の購入費、事務用品費はそのうち事務に使う物を分けた科目、雑費はどの科目にも当てはまらない少額の費用です。コピー代では、この3つの線引きで迷う場面が最も多くなります。

迷ったときの決め方

1. 前の期にどの科目で処理したかを確認し、同じ方針にそろえる
2. 顧問税理士や会計ソフトの初期設定の科目に、コピー代の置き場が決まっていないかを確認する
3. 雑費にする条件(例: 単発で、1回あたり一定の金額未満)を、社内ルールとして文書にしておく

雑費にする金額の基準は、会社が決めるものです。この記事の金額は説明用の例で、基準を設ける場合は、経理担当者が変わっても同じ判断ができるように文書にしておきます。

期末に残ったコピー用紙の扱い｜貯蔵品にするかどうか

コピー用紙やトナーを買い置きすると、決算日に未使用のものが残ります。法人税基本通達2-2-15は、消耗品などの取得費用は消費した日の属する事業年度の損金に算入するのが原則としたうえで、事務用消耗品などで、各事業年度ごとにおおむね一定数量を取得し、かつ経常的に消費するものは、取得した日の属する事業年度の損金に継続して算入していれば認めるとしています(国税庁「法人税基本通達2-2-15 消耗品費等」)。毎年同じくらいの量を買って使い続けるコピー用紙を、買った期に消耗品費にすることは、継続しているかぎり認められる取扱いです。通常より大量に買い置いたときや、期末の残りが大きいときは、未使用分を貯蔵品(資産)として扱う方法もあるため、税理士に相談してください。

コピー代の消費税・インボイス・領収書｜少額のコピーはどう残す？

コピー代は、課税事業者にとって消費税の課税仕入れです。インボイスの保存が原則ですが、一定の事業者は、税込1万円未満の課税仕入れを帳簿のみの保存で仕入税額控除できます(令和11年9月30日まで)。

少額特例｜税込1万円未満なら帳簿のみで足りる場合

国税庁は、少額特例の対象を、基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5千万円以下の事業者としています。コンビニなどでの少額のコピー代は、この特例により、インボイスがなくても一定の事項を記載した帳簿を保存すれば、仕入税額控除を受けられます(国税庁「少額特例」、国税庁「No.6496」)。

たとえば、5,000円の商品と7,000円の商品を同時に購入した場合は合計12,000円となり、特例の対象外です(国税庁の例)。コピー代でも、1回の取引が1万円以上になる大量の印刷や外注は、インボイスの保存が必要です。

領収書・レシートの保存期間

法人は、帳簿と、取引に関して受領した領収書などの書類を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた場合は、10年間です(国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」)。コンビニのレシートは感熱紙で文字が薄くなりやすいため、受け取ったらその日のうちに日付・金額・用途(何の資料のコピーか)を記録し、スキャンなどで残す運用にすると、あとで仕訳の根拠を説明しやすくなります。

レシートが出ないとき｜自動サービス機の扱い

国税庁のQ&Aは、3万円未満の自動販売機・自動サービス機による商品の販売等は、売手の適格請求書の交付義務が免除されると説明しています。対象は、代金の受領と資産の譲渡等が機械装置のみで完結するものです(国税庁インボイスQ&A「自動販売機及び自動サービス機の範囲」)。買手は、この取引について、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます(No.6496)。コンビニなどのコピー機がこれに当たるかは、Q&Aでは例示されておらず、機械の仕組みや店の運用によって異なる可能性があります。レシートが出るときは保管し、判断に迷う場合は税理士に確認してください。本記事は一般的な情報の整理であり、個別の税務判断や法的助言を行うものではありません。

作業チェッカー｜コピー代・印刷代の経理、今のやり方で大丈夫？

ここまでの処理を、自社の状況に当てはめて確認できます。当てはまるものを選んでください。

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印刷会社・複合機の請求書で届くコピー代の経理

コンビニのコピーはレシートで届きますが、印刷会社への外注や複合機の保守・カウンター料は、取引先からの請求書で届きます。支払先と期日が複数に分かれるため、請求書の受け取りと承認を整えると、科目の判断と支払いのミスを減らせます。

請求書の受け取りを整える｜Bill One請求書受領

印刷会社や複合機の保守会社などからの請求書が、拠点や部門ごとに分かれて届く場合の一例が、Sansan株式会社が提供するBill One請求書受領です。商品ページでは、あらゆる請求書をオンラインで受け取りクラウド上で一元管理できること、申請や承認などの請求書業務をデジタル上で完結できること、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正に都度対応することが、おすすめの点として紹介されています。一方で、価格を確認するには問い合わせが必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「特にBill Oneで代理受領してデータ化を行なっている請求書は、一件あたりの処理時間を大幅に短縮でき、店舗や本部の事務担当者の作業時間を約半減し、業務生産性の向上を実現しました。」

ウエインズトヨタ神奈川株式会社(Sansan株式会社、2024年11月26日発表。発表当時の情報)(出典: Sansan株式会社)

請求書の承認から振込まで進める｜マネーフォワード クラウド債務支払

請求書を受け取ったあとの承認、振込、支払いの確認まで進めたい場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウド債務支払です。商品ページでは、銀行振込APIと連携しているためワンクリックで振込みができること、AI-OCRにより適格請求書の判定業務を効率化できること、ワークフローを自社に合わせて柔軟に申請経路を設定できることが、おすすめの点として紹介されています。一方で、開封や受領・保管の代行はオプションとなります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「当社が最大で3日間かけていた紙ベースの回覧業務は、クラウド上にアップされた請求書データを利用し、確認・承認ともにオンライン上で完結できるようになりました。」

宇都宮ヤクルト販売株式会社(マネーフォワード クラウド債務支払と受領代行サービスの導入事例、2024年2月7日公開。公開当時の情報)(出典: マネーフォワード公式サイト)

コピー代の処理で間違えやすい注意点と、決算前に見直したいこと

コピー代の処理で間違えやすいのは、科目のぶれ、雑費の使いすぎ、取引先への実費請求や共用の扱い、期末の買い置きの4点です。決算前に、次の点を確認しておくと安心です。

科目を途中で変えない

コピー用紙は消耗品費、チラシの印刷は広告宣伝費のように、用途ごとの科目を決めたら継続して使います。年によって処理が変わると、前期との比較や、税理士による確認の手間が増えます。前期の仕訳を確認してから処理するのが基本です。

雑費に入れすぎない

雑費は、他の経費に当てはまらない費用に使う、最後の手段の科目です。弥生の解説は、雑費が多いと用途が不明瞭になり、税務調査で指摘される可能性があると注意しています。毎月発生するコピー代は消耗品費にそろえ、雑費は単発で少額のものに限ると、用途を追いやすくなります。

取引先に実費を請求した場合・他社と複合機を共用する場合

取引先から資料の印刷代の実費を受け取る場合や、他社と複合機を共用して使用料を按分する場合は、契約や請求の内容によって処理が分かれます。立替金として精算するか、売上に含めるか、費用を按分するかは、取引の実態と契約で決まるため、請求書の書き方も含めて、事前に税理士へ確認してください。

決算前に見直したい経理の手作業

コピー代は金額が小さく、1回ごとの処理が後回しになりがちです。それでも、科目・消費税の区分・レシートの保存・期末の買い置きの4つを毎年同じ手順で処理するには、会計ソフトで入出金データを自動取得し、仕訳の提案を受ける運用が役立ちます。ここまで読んで、手入力や確認の作業が負担に感じる場合は、会計ソフトの資料を取り寄せて、自社の運用に合うかを比べてみてください。

よくある質問(FAQ)

Q1. コピー代は雑費にできますか？

A. できる場合があります。雑費は、国税庁が「事業上の費用で他の経費に当てはまらない経費」と説明する科目で、コンビニでの単発・少額のコピーなどに使う会社があります。ただし、毎月のように発生するコピー代や、用紙・トナーの購入費は、消耗品費に入れるほうが用途を追いやすくなります。雑費にする条件は社内ルールで決め、継続して使います。

Q2. コンビニでコピーをしたら何費にすればいいですか？

A. 社内資料や書類のコピーは、消耗品費が一般的です。単発で少額なら、雑費にする会社もあります。宣伝用のチラシのコピーは広告宣伝費、販売用の印刷物なら仕入です。レシートの日付・金額・用途を記録して残してください。

Q3. コピー紙(コピー用紙)は何費ですか？

A. 消耗品費が一般的です。国税庁は、消耗品費を「帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費」などと説明しています。事務用品を分けて管理する会社は、事務用品費にします。まとめ買いで期末に残った分は、毎期同じくらいの量を買って使うなら、買った期の費用にできる取扱いがあります(法人税基本通達2-2-15)。

Q4. 消耗品費と事務用品費は、どちらを使えばよいですか？

A. どちらにまとめても会計上の問題はないと、複数の解説が説明しています。事務用品費は、消耗品費のうち事務に使う物を分けた科目で、事務関係のコストを別に見たい会社が使います。どちらを使う場合も、決めた方針を継続することが大切です。

Q5. 印刷会社に外注したコピー・印刷代の勘定科目は何ですか？

A. 印刷や製本を外注した費用は、印刷製本費で処理する会社が多くあります。チラシなど広告目的の印刷は広告宣伝費、デザインや企画も含めて委託したときは外注費とする解説もあります。用途ごとの科目を社内で決めて、継続して使います。

Q6. コンビニのコピー代で、インボイスや領収書は必要ですか？

A. 課税事業者は、原則としてインボイスの保存が必要です。ただし、基準期間の課税売上高が1億円以下などの事業者は、税込1万円未満の課税仕入れ(令和11年9月30日まで)について、帳簿のみの保存で仕入税額控除ができます。領収書やレシートは、法人で原則7年間保存します。

まとめ：コピー代の勘定科目で押さえたい5つのこと

1. コピー代の基本の科目は「消耗品費」。コピー用紙・トナー・コンビニの少額のコピーが対象
2. 用途で科目が変わる。外注の印刷は印刷製本費、チラシは広告宣伝費、年賀状は通信費、販売用は仕入
3. 消耗品費・事務用品費・雑費は、会社が方針を決めて継続する。雑費は単発で少額のものに限る
4. 少額特例(税込1万円未満)とレシートの保存、期末の買い置き(通達2-2-15)を確認する
5. 仕訳や請求書の手作業が多い場合は、会計ソフトや請求書受領サービスの資料を取り寄せ、自社の運用に合うかを比べる

コピー代は1回の金額が小さくても、科目・消費税・保存・期末の扱いといった確認点があります。用途ごとの科目を決めて、毎年同じ方法で処理しましょう。

参考文献

• 国税庁 確定申告書等作成コーナー「消耗品費」(令和6年分) https://www.keisan.nta.go.jp/r6yokuaru/aoiroshinkoku/hitsuyokeihi/shomohinhi/shomohinhi.html
• 国税庁 確定申告書等作成コーナー「雑費」(令和6年分) https://www.keisan.nta.go.jp/r6yokuaru/aoiroshinkoku/hitsuyokeihi/zappi/zappi.html
• 国税庁 確定申告書等作成コーナー「広告宣伝費」(令和6年分) https://www.keisan.nta.go.jp/r6yokuaru/aoiroshinkoku/hitsuyokeihi/kokokusendenhi/kokokusendenhi.html
• 国税庁 確定申告書等作成コーナー「通信費」(令和6年分) https://www.keisan.nta.go.jp/r6yokuaru/aoiroshinkoku/hitsuyokeihi/tsushinhi/tsushinhi.html
• 国税庁「法人税基本通達2-2-15 消耗品費等」 https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/hojin/02/02_02_02.htm
• 国税庁「No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5403.htm
• 国税庁「No.5704 所有権移転外リース取引」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5704.htm
• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
• 国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6496.htm
• 国税庁「少額特例(一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置)の概要」 https://www.nta.go.jp/publication/pamph/shohi/kaisei/202304/02.htm
• 国税庁 インボイスQ&A「自動販売機及び自動サービス機の範囲」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/47.pdf
• 弥生「コピー代・印刷代に使える勘定項目と仕訳例まとめ」 https://www.yayoi-kk.co.jp/kaikei/oyakudachi/copy-kanjokamoku/
• 辻・本郷NAVI「コピー代の勘定科目はどれを使う？」 https://www.ht-tax.or.jp/navi/account-item-copyfee
• マネーフォワード「コピー代・印刷費の仕訳で使える勘定科目まとめ」 https://biz.moneyforward.com/accounting/basic/50609/
• バクラク「コピー代や印刷費の勘定科目9選」 https://bakuraku.jp/knowledge/knowledge-accounting/copy/
• マネーフォワード クラウド導入事例 株式会社HITOMIOテクノロジーズ https://biz.moneyforward.com/case/6636/
• マネーフォワード クラウド債務支払 導入事例 宇都宮ヤクルト販売株式会社 https://biz.moneyforward.com/case/10410/
• Sansan株式会社「ウエインズトヨタ神奈川、Bill Oneを導入し、年間2.4万件の請求書業務にかかる時間を半減」(2024年11月26日) https://jp.corp-sansan.com/news/2024/1126.html