請求書の封筒の書き方｜表面・裏面の記載例と在中・折り方・信書の注意

請求書を送る封筒は、表面に宛先の郵便番号・住所・宛名(会社名と部署名には「御中」、個人名には「様」)と「請求書在中」を、裏面に差出人の郵便番号・住所・社名・氏名と送付日、封じ目の「〆」を書くのが一般的な書き方です。縦書きの封筒は「請求書在中」を表面の左下、横書きの封筒は右下に入れる解説が多く、封筒は長形3号にA4の請求書を三つ折りで入れるのが基本です。なお、請求書は郵便法でいう「信書」にあたるため、宅配便やゆうパックでは送れず、日本郵便の手紙か信書便事業者のサービスを使います。この記事では、記載位置と敬称の使い分け、封筒の選び方と折り方、信書のルールと封筒サイズ別の郵便料金、毎月の発送が多い会社の見直し方までを、日本郵便や総務省の公開情報をもとに整理します。

目次

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1. 請求書の封筒の書き方｜表面・裏面の記載事項と位置
2. 封筒の選び方と請求書の折り方・入れ方
3. 請求書を郵便で送るときの決まり｜信書・送れる方法・郵便料金
4. 毎月の発送が多い会社は｜封入作業と紙の請求書の見直し方
5. 請求書の発行と受領を見直す3サービスの役割の違い
6. よくある質問(FAQ)
7. 請求書の封筒の書き方のまとめ｜押さえたい6つのこと
8. 参考文献

請求書の封筒の書き方｜表面・裏面の記載事項と位置

請求書の封筒は、表面に宛先の郵便番号・住所・宛名と「請求書在中」、裏面に差出人の情報・送付日・封字(〆)を書くのが基本です。

表面と裏面に書く項目の一覧

封筒への書き方は、郵便の規則で細かく定められたものではなく、慣習によるところが大きい作業です。取引先や社内に指定があればそれに合わせ、指定がなければ、日本郵便の案内と請求書の送付を解説する各社の記事で共通している次の形にそろえると迷いません。

同じ項目でも、縦書きと横書きで位置が入れ替わる点に注意してください。位置は、日本郵便の「封筒の表書き・裏書きの書き方」と、ジョブカン・freee・Bill One・ウイングアーク1stの解説を照らし合わせてまとめました。続く節で、項目ごとの書き方を順に説明します。

宛名は手書き・印刷・ラベルのどれで書くか

宛名と「請求書在中」の書き方に決まりはなく、手書き、ゴム印、封筒への直接印刷、印刷した宛名ラベルの貼り付けのどれでも構いません。ジョブカン見積/請求書の解説では、封筒印刷に対応したソフトとプリンターがあれば封筒に直接印刷でき、ラベルに印刷して貼る方法も問題ないとされています。

ただし、手書きやスタンプで1通ずつ仕上げる方法は、取引先が増えるほど手間が増えます。宛先の書き間違いや請求書の入れ間違いが起こりやすく、発送が月末月初に集中して担当者の負担が大きくなる点も、各社の解説で課題として挙げられています。請求書の作成から発送までを同じ仕組みで進めたい場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」です。

商品ページでは、見積書・納品書・請求書・領収書を作成できるクラウド型の請求書ソフトで、メール送付と郵送の両方に対応していると紹介されています。郵送では、ソフト上で登録すれば印刷から封入・投函までを代行してもらえるとされ、郵送や入金のステータスを一覧で確認することもできます。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。注意したい点として、入金消込を使うには「マネーフォワード クラウド請求書Plus」の契約が必要と記載されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

同社の導入事例では、株式会社Super Crowdsが、請求書を郵送する枚数が多いと作業コストが大きくなることを課題に挙げ、導入後の評価として次のように紹介されています。

社内での郵送作業を簡単にボタンひとつでアウトソース出来たため、コスト削減にもつながった

マネーフォワード クラウド請求書 導入事例 株式会社Super Crowds

表面の書き方｜住所・会社名・敬称

住所は、都道府県から省略せずに書きます。縦書きの封筒では番地などに漢数字を使うのが一般的で、横書きの封筒では算用数字を使います。ジョブカンの解説は、縦書きで算用数字の「1」を使うとハイフンと見分けにくくなる例を挙げ、混同を避けるよう注意しています。

会社名は、「(株)」のような略称を使わず、「株式会社(取引先名)」と正式名称で書きます。日本郵便も、企業あての丁寧な手紙では略字を使わないのが正式としています。宛名は、会社名、部署名、役職名、氏名の順に書くのが一般的です。

敬称は、宛先の範囲で決まります。会社名や部署名までなら「御中」、担当者の氏名まであれば「様」を付け、両方を重ねません。日本郵便は、部署あてで担当者名が分からないときに「(部署名)御中」へ「様」を重ねる書き方を誤りとしています。

御中・様・各位の使い分けをさらに詳しく知りたい場合は、御中の使い方の記事で整理しています。

「請求書在中」の書き方｜位置・色・手書きか印字か

「請求書在中」は、封筒の中に請求書が入っていることを、開封前に受け取る側へ知らせるための表記です。経理担当者へ回すときの目印になるため書く会社が多く、慣習として使われる表記で、日本郵便の封筒の書き方の案内には出てきません。必ず書かなければならないものではありませんが、取引先から書かないよう指定されている場合を除き、書いておくと受け取る側が仕分けしやすくなります。

位置は、縦書きの封筒なら表面の左下、横書きの封筒なら右下に書くのが一般的です。宛名や住所と重なるときは、重ならない位置にずらします。書き方は、手書き、ゴム印、印刷済みの封筒のどれでも構いません。色は、スタンプでは目立つ赤を使う例がある一方、手書きでは赤が「赤字」を連想させるとして、青や黒で書く解説が複数あります。四角い枠で囲むと目立ちますが、枠は必須ではないとする解説もあります。窓付き封筒を使う場合も、「請求書在中」は封筒の印刷やスタンプで入れます。

裏面の書き方｜差出人・送付日・封字

差出人の郵便番号・住所・社名・氏名は、表面の宛名より小さめの字で書くのがよいとされています。横書きの封筒では、日本郵便の案内に沿って、封筒の下部3分の1に収めます。縦書きの封筒では、封筒に継ぎ目があるかどうかで書く位置が変わります。

送付日は、請求書を実際に発送する日を書きます。和暦で書く解説が多い一方、西暦でも構わず、社内で表記をそろえておけば足ります。封字の「〆」は、封じ目の中央に書き、開封されていないことを示します。封字をバツ印のように書くのは避けるとされています。日本郵便は、封をするときにセロハンテープやホッチキスで留めないほうがよいとしているため、のりや両面テープで封をします。

書き間違えたときと手書きの注意

宛名を書き間違えたときは、修正液や修正テープで直さず、新しい封筒に書き直すのが基本です。修正した封筒を送るのは失礼にあたるとする解説があります。筆記具は、黒か青のボールペンや万年筆が無難で、鉛筆や消せるボールペンは改ざんのおそれがあるため避けるとされています。

封筒の選び方と請求書の折り方・入れ方

請求書は、A4を三つ折りにして入れる長形3号の封筒で送るのが一般的で、折らずに入れたいときは角形2号を使います。

長形3号と角形2号の使い分け

定形郵便物は、長さ14-23.5cm、幅9-12cm、厚さ1cm以内、重さ50g以内の長方形と定められています。長形3号は、幅も長さも定形の上限いっぱいの大きさです。請求書と送付状を三つ折りにして入れても、厚みと重さが範囲に収まれば、定形郵便の料金で送れます。角形2号は定形の寸法を超えるため定形外郵便になり、料金は重さで変わります。折り目を付けたくない書類や、見積書・納品書などを同封して枚数が多いときに向きます。

窓付き封筒を使うときの注意

宛先を中の書類に印字し、封筒の窓から見せる窓付き封筒もあります。日本郵便の定形郵便物のガイドラインでは、あて名を見せる窓の材料は不透明度20%以下のものとし、受取人の住所は窓の長辺と平行に見えるように書くこと、郵便番号やあて名が封筒の中で動いても窓の外に隠れないこと、書類は裏の文字が透けない用紙を使うことが示されています。

請求書や送付状を三つ折りにして入れたときに、宛名欄が窓の位置に合うか、実際に1通試してから量産すると安心です。窓付き封筒では宛名の手書きが不要になるため、「請求書在中」と差出人は、封筒の印刷やスタンプで入れます。

封筒の色｜白・薄い青・茶封筒

封筒の色に決まりはありませんが、白か薄い青が一般的です。「請求書は茶封筒で送ってもよいか」という疑問には、茶封筒もマナー違反ではないとする解説が多く、受け取る側の印象を考えて白を選ぶと無難だとされています。赤い封筒は「赤字」を連想させるため、避けるよう勧める解説もあります。初めての取引先や、丁寧さを重視したい場面では白、日常的なやり取りでは社内で使っている封筒、といった使い分けで構いません。

請求書の三つ折りと入れる向き

長形3号に入れるときの三つ折りの手順は、各社の解説でほぼ共通しています。

1. 印刷面が内側になるように、請求書の下側を3分の1ほど折り上げます。
2. 上側を被せるように折り下げます。開いたときに、すぐ「請求書」と分かる形になります。
3. 送付状を同封するときは、請求書の上に送付状を重ね、一緒に三つ折りにします。
4. 封筒に入れ、封じ目の「〆」を書いて封をします。

入れる向きに法的な決まりはなく、解説でも表現が分かれます。封筒を裏返した状態で、三つ折りにした書類の上部が右側に来るように入れる説明や、「請求書」と書かれた側が右手前に来るように入れる説明があります。共通する考え方は、封筒から取り出して広げたときに上下が正しく、最初に請求書(または送付状)の見出しが目に入ることです。角形2号に折らずに入れる場合も、封筒と書類の上下が逆にならないようにします。社内で向きのルールを1つに決めておくと、毎回迷いません。

送付状を同封するとき

送付状(添え状)の同封は義務ではありませんが、ビジネスマナーとして添える会社が多く、日付・宛名・差出人・件名・同封書類の内容を書きます。請求書の上に重ねて一緒に折ります。書式や例文は、送付状テンプレートの記事にまとめています。

ここまでの作業を毎月くり返している会社は、次のセルフチェックで、今の発送作業にどれくらい手間が残っているかを確認してみてください。

請求書を郵便で送るときの決まり｜信書・送れる方法・郵便料金

請求書は郵便法でいう「信書」にあたるため、日本郵便の手紙か、総務大臣の許可を受けた信書便事業者のサービスで送ります。

請求書は「信書」にあたる

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです。総務省の信書のガイドラインに関する資料は、信書にあたる文書の具体例に「書状」と「請求書の類」を挙げ、類例として納品書、領収書、見積書、契約書などを示しています。日本郵便の案内でも、請求書の類は信書として扱われています。一方、PDFなどの電磁的記録をメールで送ることは、信書の送達にはあたらないとされています。

郵便法第4条は、日本郵便(業務の委託を受けた者を含む)以外の者が、他人の信書の送達を業とすることを禁じています。総務大臣の許可を受けた信書便事業者は例外です。運送営業者が運送方法によって他人のために信書を送達することも禁じられ、信書の送達をこれらの者に委託することも認められていません。同法第76条には、第4条に違反した者への罰則として、3年以下の拘禁刑又は300万円以下の罰金が定められています(2026年10月19日にe-Gov法令検索で確認)。

この節の内容は、総務省・日本郵便・e-Govの公開情報をもとにした一般的な情報提供であり、法的助言ではありません。個別の取り扱いは、日本郵便や総務省などにご確認ください。

請求書を送れる方法と送れない方法

レターパックなど、ここに載せていない手紙のサービスを使うときは、日本郵便の案内で信書を送れるかどうかを確認してください。荷物に添える請求書については、日本郵便が、封をしていない添え状・送り状であれば同封できると案内しています。請求書だけを封筒に入れて宅配便に預ける使い方とは別の話です。

封筒サイズと重さで変わる郵便料金

郵便料金は、封筒の大きさと重さで決まります。日本郵便の料金表(2026年10月19日確認)は次のとおりです。

定形外郵便物の規格内は、長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内、重さ1kg以内です。請求書に見積書や納品書を同封すると、重さが増えて料金区分が変わることがあります。発送前に実際の重さを量ってください。郵便料金は改定されることがあるため、最新の金額は日本郵便の料金表で確認します。切手は、封筒を縦長にしたときの左上に貼ります。

手渡しや持参のとき

請求書を持参して手渡しするときも、封筒に入れて宛名と「請求書在中」を書くのが一般的です。切手は不要で、送付状も省く会社があります。手渡しでは、受領のサインをもらっておくと後のトラブル防止になるとされています。取引先が手渡しを希望した場合や、急ぎの場合に向きます。

毎月の発送が多い会社は｜封入作業と紙の請求書の見直し方

請求書の郵送を見直すときは、送る側の宛名・封入・発送作業と、受け取る側の開封・入力・支払作業を分けて考えると整理しやすくなります。

送る側で手間とミスが出やすい作業

紙の請求書を郵送する運用では、宛名の記入、請求書の印刷と三つ折り、封入、封じ目の記入、発送が1通ずつ発生します。各社の解説は、手書きによる記載ミスや入れ間違い、月末月初への作業の集中、印刷・封入・投函のために出社が必要になる点、封筒代や切手代などのコストを、よくある課題として挙げています。見直しの方向は、作業ごとに次のように分けられます。

• 宛名・「請求書在中」・封字を手書きやスタンプで入れている作業は、宛名の印刷や宛名ラベルに替える。
• 封入を手作業で行っている場合は、封入封緘機や郵送代行を使う。
• 紙で送ること自体を見直す場合は、取引先の了承を得たうえでメールやPDFの送付に替える。

電子送付に切り替える場合は、取引先が電子データで受け取れるかの確認が先に必要です。請求書の記載項目や発行のタイミングは請求書発行の方法とタイミングの記事、インボイス制度への対応はインボイスの書き方の記事で確認できます。先に紹介したマネーフォワード クラウド請求書のように、メール送付と郵送代行の両方に対応した仕組みなら、取引先ごとに送り方を分けて使えると商品ページで紹介されています。

受け取る側で手間が出やすい作業｜紙の請求書の開封とデータ化

取引先から紙で届く請求書は、開封、仕分け、スキャン、入力、承認、保管までが担当者の手作業になりやすい業務です。拠点や部署ごとに請求書が届く会社では、集めるだけでも時間がかかります。紙の請求書の受け取りから見直したい場合の一例が、Sansan株式会社が提供する「Bill One請求書受領」です。

商品ページでは、あらゆる請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できると紹介されています。紙の請求書は、取引先に送付先を変えてもらうだけで代理で受け取り、スキャンしてデータ化する仕組みとされ、申請や承認もデジタル上で進められます。インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正にも対応しています。注意したい点として、価格を確認するには問い合わせが必要と記載されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

Bill One請求書受領の公式サイトには、導入事例が掲載されています。たとえばリゾートトラスト株式会社の事例は、次の見出しで紹介されています。

グループ全体で年間30万枚の紙を削減 月次決算の効率化とリモートワークを実現

Bill One請求書受領 導入事例 リゾートトラスト株式会社

受け取った請求書の承認から振込まで

請求書をデータ化したあとは、承認と支払の作業が続きます。受領から支払いまでを同じ仕組みで進めたい場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド債務支払」です。商品ページでは、請求書の電子保存と自動入力で請求書管理を効率化できるクラウド型の債務管理システムと紹介され、AI-OCRによる適格請求書の判定、自社に合わせて申請経路を設定できるワークフロー、銀行振込APIと連携したワンクリックの振込が挙げられています。注意したい点として、請求書の開封や受領・保管の代行はオプションとされています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

同社の導入事例では、株式会社オアシスMSCが、毎月約1,000件の請求書を紙とエクセルで処理し、1件の処理に平均7-8分かかっていたことを課題に挙げています。導入後は、1件あたりの処理時間を約3分の1の2-3分に短縮することを見込んでいると紹介されています。事例の公開時点では運用開始前の段階で、この数字は見込みです。詳細はマネーフォワード クラウド債務支払 導入事例で確認できます。

請求書の発行と受領を見直す3サービスの役割の違い

ここまでに紹介した3つのサービスは、同じ請求書業務でも担当する場面が違います。優劣ではなく役割の違いとして、商品ページで確認した内容を比べます(2026年10月19日確認)。

毎月の請求書の発行や受領が数件にとどまる会社は、本文の書き方と入れ方を押さえた今のやり方で足りることも多いです。発行や受領の件数が増え、宛名の記入や封入、開封や入力に時間を取られ始めたときに、資料で機能や対応範囲を比べてみてください。対応できる書類の種類や連携先、料金などの詳細は、商品ページだけでは判断できない部分があります。

よくある質問(FAQ)

Q1. 請求書の封筒に「請求書在中」は必ず書く必要がありますか?

A. 「請求書在中」は、中身を開封前に知らせるための慣習的な表記で、郵便の規則で書式が定められたものではありません。書かなくても郵便物として送れますが、書いておくと経理担当者が開封前に仕分けしやすくなるため、書く会社が多い表記です。縦書きは左下、横書きは右下が一般的で、取引先から指定があればそれに従います。

Q2. 請求書の宛名には「御中」と「様」のどちらを付けますか?

A. 会社名や部署名までなら「御中」、担当者の氏名まであれば「様」を付け、両方を重ねません。日本郵便も、部署あてで担当者名が分からないときの「(部署名)御中」に「様」を重ねる書き方は誤りとしています。担当者名が分かるときは「株式会社(取引先名) 経理部 (氏名) 様」とし、部署名に御中は付けません。

Q3. 請求書を封筒に入れるとき、向きはどうすればよいですか?

A. 向きに法的な決まりはありません。長形3号では、印刷面を内側にして下側から先に折る三つ折りが一般的です。入れる向きは、封筒を裏返して三つ折りの上部が右側に来るようにする説明や、「請求書」と書かれた側が右手前に来るようにする説明があります。取り出して広げたときに上下が正しく、見出しが目に入る向きにそろえ、社内でルールを決めておくと迷いません。

Q4. 請求書は茶封筒で送ってもよいですか?

A. 茶封筒もマナー違反ではないとする解説が多く、送ること自体は問題ありません。ただし、白か薄い青の封筒が一般的で、受け取る側の印象を考えると白が無難とされています。初めての取引先や丁寧さを重視したい場面では白、日常的なやり取りでは社内で使っている封筒、といった使い分けができます。

Q5. 請求書は宅配便やゆうパックで送ってもよいですか?

A. 請求書は信書にあたるため、宅配便などの運送営業者や、ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストでは送れません。日本郵便の手紙(定形郵便・定形外郵便)か、総務大臣の許可を受けた信書便事業者のサービスを使います。PDFをメールで送ることは、信書の送達にはあたらないとされています。

Q6. 請求書を送る封筒の切手代はいくらですか?

A. 2026年10月19日に確認した日本郵便の料金表では、定形郵便物(長形3号など、50g以内)が110円です。角形2号などの定形外郵便物(規格内)は、50g以内が140円、100g以内が180円、150g以内が270円です。請求書に書類を同封すると重さが変わるため、発送前に実際の重さを量り、最新の料金を日本郵便の料金表で確認してください。

請求書の封筒の書き方のまとめ｜押さえたい6つのこと

1. 表面には宛先の郵便番号・住所・宛名と「請求書在中」を、裏面には差出人の情報・送付日・封字(〆)を書きます。縦書きと横書きで位置が変わります。
2. 敬称は、会社名や部署名までなら「御中」、氏名まであれば「様」を付け、重ねません。会社名は「(株)」と略さず正式名称で書きます。
3. 封筒は、A4を三つ折りにする長形3号が一般的です。窓付き封筒を使うときは、日本郵便のガイドラインに沿って宛名が窓から見えるようにします。
4. 請求書は信書にあたるため、日本郵便の手紙か信書便事業者のサービスで送ります。宅配便やゆうパックでは送れません。
5. 郵便料金は封筒のサイズと重さで決まります。長形3号で50g以内なら定形郵便、角形2号は定形外郵便です。発送前に重さを量り、最新の料金を確認します。
6. 毎月の発送や受領が多く手間がかかっているなら、請求書の発行・受領サービスの資料を取り寄せ、自社の件数や取引先に合うかを比べます。

本記事は日本郵便・総務省・e-Govの公開情報などをもとにした一般的な情報提供であり、法的助言を行うものではありません。具体的な取り扱いは、日本郵便や総務省などにご確認ください。

参考文献

• 日本郵便 封筒の表書き・裏書きの書き方:https://www.post.japanpost.jp/enjoy/culture/howto/navi/mame_envelope.html
• 日本郵便 国内の料金表(手紙・はがき):https://www.post.japanpost.jp/send/domestic/charge/list/one_two.html
• 日本郵便 信書の送付について:https://www.post.japanpost.jp/service/send/domestic/attention/shinsyo.html
• 日本郵便 信書に該当するものを教えてください:https://www.post.japanpost.jp/question/57.html
• 日本郵便 JIS S5502:2010「封筒」に適合する封筒の条件:https://www.post.japanpost.jp/service/create/guideline/jis_envelope.html
• 日本郵便 定形郵便物・はがき作成のガイドライン 窓付封筒:https://www.post.japanpost.jp/service/create/guideline/05.html
• 総務省 信書のガイドライン:https://www.soumu.go.jp/yusei/shinsho_guide.html
• 総務省 信書の定義について(参考資料):https://www.soumu.go.jp/main_content/000320722.pdf
• e-Gov法令検索 郵便法:https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000165
• ジョブカン見積/請求書 請求書の封筒の書き方は?「請求書在中」のマナーまで解説:https://in.jobcan.ne.jp/knowledge/23665/
• freee 請求書を送付する封筒の書き方は?表面・裏面の記載例:https://www.freee.co.jp/kb/kb-invoice/invoice-enclosed/
• Bill One 請求書の封筒の書き方とは:https://bill-one.com/knowledge/invoice-envelope/
• ウイングアーク1st 請求書の封筒の書き方は?:https://www.wingarc.com/chohyo-navi/invoice-envelope.html
• マネーフォワード クラウド請求書 導入事例 株式会社Super Crowds:https://biz.moneyforward.com/case/invoice/02005/
• マネーフォワード クラウド債務支払 導入事例 株式会社オアシスMSC:https://biz.moneyforward.com/case/9990/
• Bill One請求書受領 導入事例:https://bill-one.com/ap/case/