予実管理表の作り方｜項目・Excelの計算式・見方を例つきで解説

予実管理表とは、予算と実績を1枚の表に並べ、差異と達成率を確認するための管理表です。売上や費用の項目ごとに予算、実績、差異、達成率を横に並べると、計画からどれだけずれているかをひと目で確認できます。会社計算規則が定める損益計算書の区分に沿って項目を決め、Excelの計算式で差異と達成率を自動計算すれば、中小企業でも無理なく運用できます。この記事では、予実管理表の意味、項目の決め方、Excelで作る6ステップ、数字の例を使った見方、続けるコツと失敗しやすい点、Excelで限界を感じたときの選択肢の順に整理します。

目次

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1. 予実管理表とは？予算と実績を並べて差異を見る表
2. 予実管理表の作り方｜Excelで作る6ステップ
3. 予実管理表の見方｜数字の例で差異を読む
4. 予実管理表を続けるコツと失敗しやすい点
5. Excelの予実管理表が限界になる前に知っておきたい専用システム
6. よくある質問(FAQ)
7. まとめ：予実管理表づくりで押さえたい5つのこと
8. 参考文献

予実管理表とは？予算と実績を並べて差異を見る表

予実管理表とは、予算と実績を同じ表に並べ、差異と達成率を確認するための管理表です。計画どおりに進んでいるかを、数字で確かめるために使います。

予実とは予算と実績を縮めた言い方で、予算実績管理とも呼ばれます。予算を立てるだけでなく、毎月の実績を入れて差異の原因を考え、次の手を打つところまでが予実管理で、表はそのための土台です。予実管理そのものの目的や進め方は、予実管理とは｜目的・必要性・効率的な予実管理の方法を解説した記事で詳しく説明しています。

予実管理表と実績管理表・予算管理表の違い

似た名前の表が複数あるため、載せる数字で整理しておきます。呼び方は会社によって異なりますが、一般的には次のように使い分けます。

予算管理と予実管理の違いについては、予算管理と予実管理の違い｜目的・役割・担当部署の違いを解説した記事で、役割や担当部署の面から整理しています。

手作業の表が重くなる場面

事業が小さいうちは、1枚のExcelで予実管理表を運用できます。ところが部門や案件が増えると、ファイルが分かれ、実績の転記と合算に時間がかかり、数式の誤りも起きやすくなります。この負担が大きくなるのは、案件ごとの予算と原価を毎月確認したい場面です。

案件ごとの売上と原価の予実を見たい場合の一例が、株式会社ビーブレイクシステムズのMA-EYESです。商品ページでは、プロジェクト管理向けのバージョンで、見積、人員アサイン、予実管理や、作業実績・勤怠入力を扱えることが紹介されています。導入形式をSaaS、SaaS+、一括の3種類から選べることも特徴として挙げられています。一方で、導入形式によっては一部の機能が使えない点が注意点です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「いままでExcelで管理していた情報をMA-EYESに登録することで、二重入力や入力ミスが低減され、また予実管理や予算作成の作業負荷を軽減することができた」

不動産関連企業の導入事例より(MA-EYESの導入事例)

予実管理表の作り方｜Excelで作る6ステップ

予実管理表は、項目を決める、比較する列を決める、予算を入れる、実績を入れる、計算式を入れる、見やすく整える、の6ステップでExcelで作れます。

完成形は、縦に損益の項目を並べ、横に予算、実績、差異、達成率を並べた表です。順番に作り方を説明します。説明に使う数字は、すべて仕組みを示すための仮の数字です。

ステップ1 縦に並べる項目を決める

縦の項目は、損益計算書の区分に沿って決めると、決算書の数字と突き合わせやすくなります。会社計算規則は、損益計算書を売上高、売上原価、販売費及び一般管理費、営業外収益、営業外費用、特別利益、特別損失の項目に区分して表示するよう定めています(第88条)。さらに、売上総利益、営業利益、経常利益の求め方も定めています。

これは会社法上の計算書類の表示ルールで、社内の管理用に作る予実管理表にそのまま適用が義務づけられているわけではありません。管理用の表では、販売費及び一般管理費を給与手当、広告宣伝費、地代家賃など、自社が分析したい単位に分けて構いません。条文の適用や会計処理の判断は、税理士や公認会計士に確認してください(法的助言ではありません)。

ステップ2 横に並べる列を決める

横には、予算、実績、差異、達成率の4列を基本として並べます。差異は実績から予算を引いた金額、達成率は実績を予算で割った割合です。

前年同月の実績と前年同月比を足すと、季節による増減と見比べられます。期初からの累計の列も加え、当月と累計を1画面に収めると、単月の数字に振り回されずに通期の進み具合を確認できます。

ステップ3 予算を入れる

予算は、年間の目標を決めたうえで、月ごとに配分して入れます。年間予算を12で割った金額を毎月の予算にすると、繁忙期と閑散期がある業種では、毎月のように達成率が大きく上下して、差異の原因を探しにくくなります。

配分の方法の一例は、前年の月別売上の構成比で割り振ることです。たとえば、年間の売上予算が1億2,000万円で、前年の売上は年間1億円のうち8月が1,000万円(構成比10%)だったとします。8月の予算は1億2,000万円の10%にあたる1,200万円になります。新しく始めた事業で前年の実績がなければ、立ち上がりの見込みを仮説として置き、実績が出るたびに見直します。

前年実績をそのまま予算にすると、今期の計画(価格改定、新規の取引先、人員の増減など)が反映されません。実績を土台にしつつ、今期の計画を上乗せして決めます。

ステップ4 実績を入れる

実績は、会計ソフトの月次の試算表や仕訳データから入れます。実績は手入力で転記するか、CSVを出力して貼り付けます。どちらの場合も、予算と同じ科目の粒度にそろえることが大切です。予算は「広告宣伝費」で立てたのに、実績は細かい科目名のまま入れると、差異が出ても比べられません。

管理用の数字と、会計上の数字が一致しない場合もあります。月末の締めのタイミング、売上の計上月、共通費の按分の方法が違うと、同じ月でも数字がずれます。予実管理表の実績は、どの基準の数字を使うかを最初に決めて、毎月同じ基準で入れてください。

ステップ5 差異と達成率の計算式を入れる

差異と達成率、利益の行は、手で打たずに計算式で入れます。手入力だと、実績を更新するたびに計算し直す手間が増え、入力の誤りも起きます。予算をC列、実績をD列、前年同月の実績をF列として、5行目が売上高、6行目が売上原価、7行目が売上総利益、8行目が販売費及び一般管理費、9行目が営業利益の場合の式の例です。

実績を入れるシートと、表を見せるシートを分けておくと、数式を壊す事故を減らせます。入力用のシートに仕訳データを貼り付け、表示用のシートでSUMIFS関数を使って科目別と月別に集計する形です。

ステップ6 見やすく整える

最後に見た目を整えます。数字の桁区切りと単位(円か千円か)をそろえ、達成率が自社で決めた基準を下回る行に、条件付き書式で色を付けます。差異のマイナスが目立つようにしておくと、会議で確認する箇所を探す時間が減ります。

部門別の表を作る場合は、部門ごとにシートを分け、全社の表で合算します。月次の推移は折れ線グラフ、部門の比較は棒グラフと、見たい内容に合わせて使い分けます。ここまでで、表の設計は完成です。配布用のファイルを用意しなくても、上の項目と式を使えば同じ表を作れます。

次のチェックで、いまの運用が手作業の負担を抱えていないかを確認してみてください。

予実管理表の見方｜数字の例で差異を読む

予実管理表の見方は、差異の大きさを見たうえで、収益は実績が予算を上回れば良く、費用は下回れば良いという向きを踏まえて原因を探すことです。

次の表は、ある月の予実管理表の例です。数字は仕組みを説明するための仮のもので、実在の会社のものではありません。

この例では、売上高が予算を8%上回り、営業利益の達成率も120.0%と好調に見えます。ところが売上原価も予算を11.7%上回っていて、売上総利益の伸びは2.5%にとどまっています。原価率を計算すると、予算の60.0%に対して実績は62.0%(6,700,000円を10,800,000円で割った値)で、悪化しています。営業利益が120.0%になったのは、販売費及び一般管理費が予算を10万円下回ったためです。営業利益の達成率だけを見ていると、原価率の悪化に気づけません。

収益と費用で、良い方向が逆になる

差異のプラスが良いとは限りません。売上や利益は実績が予算を上回れば計画以上、費用は予算を下回れば計画以下におさまっているという見方になります。ただし、どちらも理由を確認します。

差異の原因を探す順番

大きな差異が出たら、次の順番で原因を探すと、対策が的外れになりにくくなります。

1. 数字が正しいかを確認する。入力の誤り、計上月のずれ、科目の付け間違いがないか見る
2. 一時的な差異か、続く差異かを分ける。休業や改装など理由が明らかなものは一時的として扱う
3. 内部の要因と外部の要因に分ける。価格、数量、人員、業務のやり方は内部、市場の変化や競合の出店、仕入価格の変動は外部にあたる
4. 対策を決めて実行する。原因が特定できないときは、仮説を複数立てて、影響の大きいものから試す

良い方向の差異も確認する

予算を大きく上回った月も、理由を確認します。理由がわからないまま好調が続くと、次に悪化したときに手を打てません。予算が低すぎた可能性もあるため、達成率が毎月100%を大きく超え続けるなら、予算の置き方を見直します。

累計と着地見込みで通期を見る

単月の達成と未達に一喜一憂せず、期初からの累計と、年間の着地見込みを見ます。着地見込みは、当月までの実績の累計に、残りの月の見込みを足して求めます。着地見込みが年間予算に届かない見通しなら、四半期や半期のタイミングで、達成できる水準に予算を見直すかどうかを判断します。見直しのルール(どの程度ずれたら修正するか)は、事前に決めておくと、数字合わせの修正を防げます。

予実管理表を続けるコツと失敗しやすい点

予実管理表を続けるコツは、月次で更新する日を決め、見る人と項目を絞り、差異の原因を次の行動につなげることです。

更新の日を決めて月次で回す

少なくとも月に1回、月次決算の後に更新する日を決めます。実績の集計は経理、差異の原因の説明は部門長や担当者と、役割を分けると回りやすくなります。表にコメント欄を設け、差異の原因と次の行動を書く運用にすると、会議の議論が数字の確認から対策の検討に移ります。

部門別・案件別の表は、全社の表に合算する

部門ごとに別のファイルを作ると、リンク切れやコピーと貼り付けの上書きで数字が合わなくなりがちです。1つのファイルの中で部門別のシートを作り、全社のシートで合算します。部門ごとに科目名や項目の並びが違うと合算できないため、科目の一覧は共通にします。

実績の転記を減らす

実績の元になる会計データを、毎月手で転記している会社は多いと思われます。転記は誤りの元になるだけでなく、確認の時間も増やします。会計データを他の業務サービスと連携させて、予実表に使う数字を取り出す形にできれば、転記の手間を減らせます。会計を軸に、勤怠や人事など複数のサービスの数字をつなげたい場合の一例が、次のサービスです。

よくある失敗

• 細かい差異を追いかけすぎる。小さな差異の分析が目的になり、全体の確認が進まなくなる。影響の大きい項目(売上と主要な費用)から優先して見る
• 予算を低めに置いて達成率を良く見せる、または達成できない予算を置いて数字合わせに走る。どちらも予算の意味が薄れる。説明できる範囲で、少し挑戦的な水準にする
• 原因を調べて終わりにする。対策を決めて実行し、翌月の数字で効果を確認するところまでが予実管理
• 数字を経理だけが持つ。部門に共有されないと、現場が動けない。更新後に部門へ共有する場を決める

Excelの予実管理表が限界になる前に知っておきたい専用システム

部門や案件が増え、転記と合算に時間がかかるようになったら、予実管理に使えるシステムの資料を取り寄せて比べる時期です。

Excelの予実管理表は手軽な反面、ファイルの分散、数式の破損、同時編集の難しさ、転記の遅れ、担当者への依存といった課題が出やすくなります。システムには、会計ソフト、予算管理システム、BIツール、ERPなど複数の種類があります。ここでは、会計、販売、工数などの業務データをまとめて扱う、ERPの3サービスを紹介します。違いは次の表のとおりです。確認日は2026年10月20日で、順位や優劣ではなく、役割の違いで並べています。

案件ごとの工数と原価をもとに、利益の着地を見たい場合の一例が、株式会社オロのZACです。商品ページでは、タイムリーなプロジェクト管理で利益の着地が可視化できること、個別原価計算の自動化で業務を効率化できることが紹介されています。販売管理、購買管理、工数管理、経費管理、工程管理といった機能も挙げられています。一方で、詳しい料金やプランは問い合わせが必要で、導入には最短で約3か月、平均で約6か月かかるとされている点が注意点です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「今まではこうした予定を登録する仕組みがなかったので、予実対比によって「どの案件のどの工程が工数オーバーしているか」を確認できるようになったのは大きな導入効果です。」

株式会社エクスの導入事例より(ZACの導入事例)

会計データを軸に、他の業務サービスとつなげて予実の元データを整えたい場合の一例が、株式会社マネーフォワードのマネーフォワード クラウドERPです。商品ページでは、勤怠や人事などのサービスと連携できること、AIによる自動入力と自動仕訳に対応すること、承認ワークフローやアクセス権限管理で内部統制を強化できることが紹介されています。会計や人事が中心なら使いやすい一方、その他の機能をメインで扱いたい場合は、連携や他サービスの併用が必要な点が注意点です。予実管理を主な目的に検討するなら、予算の登録や差異の表示をどこまで標準で扱えるかを、資料で確認してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「グループ会社間の画面の行き来がスムーズになり、グループ会社管理が効率化されました。」

株式会社ゼネラルリンクの導入事例より(マネーフォワード クラウドERPの導入事例)

システムを選ぶ前に整理しておくこと

資料を取り寄せる前に、次の4点を整理しておくと、比較の軸が定まります。

1. 予実を見たい単位(全社、部門、商品、案件)
2. 実績の元になるデータ(会計の数字、工数、経費、受注)と、その入力元
3. 更新の頻度と、表を見る人(経営層、部門長、現場)
4. 既存の会計ソフトとのつなぎ方(連携の有無、データの出力形式)

ここまで整理できていれば、資料の機能一覧を見て、予算の登録、差異の表示、部門別の集計をどこまで標準で扱えるかを確認できます。

よくある質問(FAQ)

Q1. 予実管理表とは何ですか？

A. 予算と実績を同じ表に並べ、差異と達成率を確認するための管理表です。売上や費用の項目ごとに予算、実績、差異、達成率を横に並べ、計画からのずれを数字で確かめて、原因の分析と対策につなげるために使います。

Q2. エクセルで予実管理表を作るには、どうすればよいですか？

A. 項目を決める、比較する列を決める、予算を入れる、実績を入れる、計算式を入れる、見やすく整える、の6ステップで作れます。縦に損益計算書の区分に沿った項目を並べ、横に予算、実績、差異、達成率を並べます。差異は実績から予算を引き、達成率はIFERROR関数で予算が0のときのエラーを避けて計算します。

Q3. 予実管理のやり方は？

A. 予算を決めて月ごとに配分し、毎月の実績を入れて予算と比べ、差異の原因を探って対策を実行し、翌月の数字で効果を確認します。少なくとも月に1回は更新し、期初からの累計と年間の着地見込みも見ます。

Q4. 実績管理表とは何ですか？

A. 売上や費用の実績だけを記録して集計する表です。予算は載せません。予算も並べて差異と達成率まで見る表が予実管理表で、実績管理表は予実管理表の実績の部分にあたります。呼び方は会社によって異なります。

Q5. 予実管理表には、どんな項目を入れますか？

A. 損益計算書の区分に沿って、売上高、売上原価、売上総利益、販売費及び一般管理費、営業利益、営業外収益、営業外費用、経常利益を基本に並べます。会社計算規則は、売上総利益、営業利益、経常利益の求め方を定めています。管理用の表では、費用をさらに自社が分析したい科目に分けます。

Q6. Excelの予実管理表では足りなくなるのは、どんなときですか？

A. 部門や案件が増えてファイルが分かれ、実績の転記と合算に時間がかかるときです。数式の破損、同時編集の難しさ、特定の担当者への依存が目立ってきたら、ERPなどの資料を取り寄せて、自社の運用に合うかを比べる時期です。

まとめ：予実管理表づくりで押さえたい5つのこと

1. 予実管理表は、予算と実績を並べ、差異と達成率を確認する表である
2. 項目は損益計算書の区分(売上高から経常利益まで)に沿って決め、縦に項目、横に予算、実績、差異、達成率を並べる
3. 予算は12で割らず季節変動を反映し、実績は同じ基準でそろえ、差異と達成率は計算式で自動化する
4. 見方は収益と費用で向きが逆になる。営業利益だけでなく原価率などの途中の数字も確認し、原因を次の行動につなげる
5. 部門や案件が増えて転記と合算が負担になったら、ERPなどの資料を取り寄せて、自社の運用に合うかを検討する

予実管理表は、作って終わりではなく、毎月の更新と原因の確認を続けて初めて役に立ちます。まずは本文の6ステップで表を整え、手作業の負担が大きくなってきた段階で、システムの検討を始めましょう。

参考文献

• 法務省 e-Gov法令検索「会社計算規則」 https://laws.e-gov.go.jp/law/418M60000010013
• 株式会社ビーブレイクシステムズ「MA-EYES 導入事例」 https://www.bbreak.co.jp/maeyes/case/case20.html
• 株式会社オロ「ZAC 導入事例 株式会社エクス」 https://www.oro.com/zac/casestudy/xeex.html
• 株式会社マネーフォワード「マネーフォワード クラウドERP 導入事例 株式会社ゼネラルリンク」 https://biz.moneyforward.com/case/10799/