ドキュメンテーションとは？意味と種類、業務での作り方・残し方を解説

ドキュメンテーションとは、ある情報や事実を、他の人が確認できるように文書や写真などで記録し、整理して残すこと、またはその記録そのものを指す言葉です。「文書化」とも呼ばれ、ビジネスやITの現場では仕様書・設計書・マニュアル・議事録などの作成と管理を、保育の現場では写真とコメントで子どもの育ちを見える化する記録を指します。検索結果に保育の記事が多いのは、同じ言葉が2つの現場で使われているためです。本記事では、意味とドキュメントとの違いに続けて、業務での種類、作り方、運用、法令で決まる保存期間、保育での作り方までを、2026年10月21日時点の公的情報と各社の公式情報で解説します。

目次

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1. ドキュメンテーションとは｜意味と、ドキュメント・マニュアルとの違い
2. ドキュメンテーションを残すだけで終わらせない｜依頼・共有と周知を支える2つのサービス
3. 業務のドキュメンテーションの種類｜読む人と更新が必要になる場面で5つに分ける
4. ドキュメンテーションの作り方｜目的の確認から更新までの7ステップ
5. ドキュメンテーションが続かない原因と、運用で決めておくこと
6. 保育ドキュメンテーションとは｜作り方・ポートフォリオとの違い・注意点
7. 残す文書の保存期間｜法令で決まっているものと、社内で決めるもの
8. よくある質問(FAQ)
9. まとめ｜ドキュメンテーションで押さえたい6つのこと
10. 参考文献

ドキュメンテーションとは｜意味と、ドキュメント・マニュアルとの違い

ドキュメンテーションとは、情報を収集・整理・体系化して文書などの記録にすることで、ビジネスでは仕様書や手順書などの文書化を、保育では写真付きの記録を指します。

小学館のデジタル大辞泉は、ドキュメンテーションを、文献や資料・証拠書類などを提示すること、また情報を収集して整理・体系化し、記録を作ることとしています(文書化)。ウィキペディアでは、国際ドキュメンテーション連盟による定義として、記録された情報を組織化し、蓄積・検索・流通・評価することが挙げられています。

分野	意味	主な成果物の例
ビジネス・IT	業務の手順や仕様、決定の経緯を、他の人が使える文書にして残す	利用者向けのマニュアル・取扱説明書、開発者向けの仕様書・設計書、議事録
保育・教育	子どもの遊びや学びを、写真・動画・コメントで記録して見える化する	写真とコメントを組み合わせた記録、園内の掲示物
図書館情報学・美術	専門知識や作品の情報を収集・整理し、検索・提供できるようにする	書誌、作品目録

ドキュメントは文書そのもので、ドキュメンテーションは、情報を文書(ドキュメント)で表すこと、つまり文書化する行為とその積み重ねを指します。実務では厳密に分けない場面もあるため、「できあがった文書」と「文書にして残す取り組み」と置き換えると通じやすくなります。

ドキュメンテーションを残すだけで終わらせない｜依頼・共有と周知を支える2つのサービス

ドキュメンテーションは、書く作業のほかに、更新の依頼・確認・周知が必要で、その連絡と周知を支える一例が、ビジネスチャットのChatworkとWeb社内報のourlyです。

更新を頼む相手が決まらない、変更が知らされない、といった状態では、文書は古くなります。次の2サービスは文書の作成・管理ツールではなく、商品ページに文書の版管理や承認の機能の記載はありません(2026年10月21日確認)。更新の依頼・共有・周知を支える役割の違いで並べます。

文書の更新依頼と共有を、普段のやり取りの場所に寄せたい場合の一例が、Chatwork株式会社が提供するChatworkです。商品ページでは、チャットに加えてタスク管理・ファイル管理・ビデオ通話や音声通話ができ、無料のフリープランから始められると紹介されています。タスクは担当者と期限を決めて依頼でき、完了すると自動で相手のチャットに通知されます。WordやExcelなどのファイルもアップロードして共有できます。注意点として、文書の版管理や承認の専用機能は商品ページに記載がありません。より高いセキュリティとサポートの手厚さを求める場合はエンタープライズの契約が必要と案内されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

また、マニュアル保管BOXとしても活用しています。たとえば接客のロールプレイングについてのマニュアルをYouTubeで限定公開し、そのURLを貼り付けるなどしています。

Chatwork 導入事例(福岡トーヨー株式会社。取材2022年10月。取材時点の情報として掲載) 出典：導入事例ページ

手順の変更や通達を全員に届け、読まれたかを数字で確かめたい場合の一例が、ourly株式会社が提供するourlyです。商品ページでは、記事ごとの閲覧率に加えて、読了率・リアクション率といった独自の指標で分析できることと、知識や経験がなくても入稿できるシンプルな入稿・管理画面があることが紹介されています。ただしWeb社内報であり、文書を作成したり版を管理したりするツールではありません。文書の置き場所は別に決めたうえで、「何が変わったか」を知らせる場として使う位置づけです。アカウントの人数規模によって料金が変動し、詳細は問い合わせが必要と案内されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「ガスパルプラスを見れば、知りたいことが知れる」という状況を作れたことが大きいです

ourly 導入事例(株式会社ガスパル。社員数1,000名超・全国100以上の拠点。2026年2月公開のクライアントイベントの開催レポート) 出典：ourly Mag.

業務のドキュメンテーションの種類｜読む人と更新が必要になる場面で5つに分ける

業務のドキュメンテーションは、マニュアル、手順書、仕様書・設計書、議事録、規程の5種類に分けると、読む人と更新が必要になる場面を整理しやすくなります。

ITの現場では、利用者向けに使い方のマニュアルや取扱説明書を、他の開発者向けに仕様書や設計書を作る必要があるとされています(セイ・コンサルティング・グループの解説)。この考え方を、一般の業務にも広げて整理したのが次の表です。5種類は本記事での整理で、公的な分類ではありません。

種類	読む人	書く内容	更新が必要になる場面
マニュアル(取扱説明書)	製品やシステムの利用者	使い方、操作の手順	画面や機能が変わったとき
手順書	担当者、業務を引き継ぐ人	業務の手順、判断の基準、例外の扱い	手順や担当が変わったとき
仕様書・設計書	開発者、発注先	要件、構造、データ、画面	仕様を変更したとき
議事録・記録	参加者、欠席者	決定事項、理由、宿題	作成後は書き換えず、決定が変わったら新しい記録で残す
規程・ルール	全従業員	守るべき基準、申請の流れ	法令の改正や組織の変更があったとき

同じ解説は、ドキュメンテーションのスキルを高めるメリットとして、コミュニケーションがスムーズになる、ナレッジマネジメントができる、業務の効率化につながる、の3つを挙げています。記録を残しておくと、情報を探す手間と時間、重複する作業を減らせ、新しい人が途中から加わっても研修しやすくなるという説明です。個人が持つ知識や経験を組織で蓄積・共有する考え方は、ナレッジマネジメントとは？意味やメリットをわかりやすく解説で、事務の手順書の作り方は、事務マニュアル作成の手順を解説｜必要性や作成のポイントもで整理しています。

マニュアルは、ドキュメンテーションで作る成果物の1つです。マニュアルの作り方に絞った手順は、マニュアル作成は初心者でも可能？マニュアル作成の手順やコツを解説で整理しています。

ドキュメンテーションの作り方｜目的の確認から更新までの7ステップ

ドキュメンテーションは、目的と読み手を決め、範囲を絞り、結論から書き、作成者以外に読んでもらい、公開後の更新担当まで決める7ステップで作ると、読まれ続ける文書になります。

1. 目的と読み手を決める。誰が、どんな場面で、何のために読むのかを書き出し、読んだ人が何をできるようになるかまで決める
2. 範囲を絞る。1つの文書で扱うテーマは1つにし、始まりと終わりの境界を決める。広げすぎると、誰も読み切れない文書になる
3. 情報を集める。現場の手順、画面、過去の問い合わせ、決定の経緯を集め、実際に作業している人に確認する
4. 構成を決める。目的や結論を先に置き、続けて手順や内容、最後に例外や注意点を並べる
5. 書く。後述の型を使って結論から書き、文章だけで伝わりにくい部分は図や表で補う
6. 読んでもらう。作成者以外の人に、文書だけを見て作業できるかを試してもらい、つまずいた箇所を直す
7. 公開して、更新の決まりを作る。正本の置き場所、更新の担当、見直しの時期、変更を連絡する方法を決める

6番目の確認は、口頭の説明がなくても読者が十分に理解でき、作成者が不在でも文書が独り歩きできるか、という考え方に沿っています。この考え方は、元マッキンゼーの中川邦夫氏が2008年に提唱した「ドキュメント・コミュニケーション」の原則の1つ(スタンド・アローン)として、セイ・コンサルティング・グループの解説で紹介されています。

手順書の1ページの型

業務の手順書なら、次の項目をそろえると、読み手が迷いにくくなります。項目の名前は自社で決めてかまいません。

項目	書くこと	書き方のポイント
目的・対象	この手順で何ができるようになるか、誰が使うか	1-2行で書く
前提	必要な権限、道具、事前に終えておくこと	作業の前に確認できる位置に置く
手順	番号を付けた作業の順番	1つの番号に1つの動作。画面の名前は実際の表記に合わせる
例外・困ったとき	うまくいかないときの確認先と対処	よくある失敗を、起きた順に書く
更新の記録	更新日、更新した人、変更の内容	文書の末尾にまとめ、変更の連絡に使う

文章の型｜PREP法とSDS法

文章の型として、セイ・コンサルティング・グループの解説は、PREP法とSDS法を紹介しています。PREP法は、結論、理由、具体例、結論の順で書く型で、結論を先に言うため説得力があり、初心者でも書きやすい一方、結論以外が読み飛ばされる可能性があるとされています。SDS法は、要点、詳細、要点の順で書く型で、内容を伝えやすい反面、情報を伝えるだけになりやすいとされています。手順書のように読み手が作業を進める文書では、冒頭に目的を置き、番号付きの手順で詳細を書き、末尾に注意点をまとめるSDS法に近い形が使いやすくなります。

読み手を動かす3つの原則｜解・動・早

同じ解説は、ドキュメント・コミュニケーションの3つの原則として、「解・動・早」を挙げています。解は読者にわかってもらうこと、動は読者に動いてもらうこと、早は読者にできるだけ早い行動を取ってもらうことです。業務の文書では、読み終えた人が次に何をすればよいかが書かれているかを、公開前の見直しの基準にできます。

手順6の確認の依頼と、手順7の変更の連絡は、普段から開く連絡の場所で回すと、追いかける手間が減ります。その一例が、先ほど紹介したChatworkです。

ドキュメンテーションが続かない原因と、運用で決めておくこと

ドキュメンテーションが続かない理由として起こりがちなのは、更新の担当が決まっていない、置き場所が複数ある、変更が知らされない、の3つで、作る前に運用の決まりを作ると防ぎやすくなります。

文書は、作った時点が一番新しく、何もしなければ古くなっていきます。次の表は、起こりがちなことと、先に決めておくことを対応させたものです。

起こりがちなこと	起きる問題	決めておくこと
更新の担当が決まっていない	古い手順が残り、現場が自己流に戻る	文書ごとに担当者と見直しの時期を決める
置き場所が複数ある	どれが最新か分からなくなる	正本の置き場所を1か所に決め、古い版の扱いも決める
変更が知らされない	更新しても、新しい手順が使われない	変更を知らせる場所と方法を決め、読まれたかを確認する
書ける人に作業が集中する	担当者が不在だと更新も確認も止まる	書く人と確認する人を分け、交代でも作業できるようにする
完成度を求めすぎる	公開が遅れ、文書が作られない	最低限の1ページを先に公開し、使われた反応を見て直す

変更の知らせ方を決める｜読まれたかを確かめる

置き場所を決めても、変更が知らされなければ新しい手順は現場に届きません。ourlyの導入事例で、全国に100以上の拠点を持つガスパルは、業務的な指示は「通知通達」、詳細情報は「掲示板」と使い分け、ourlyは最新情報や会社の方針を知る場として位置づけていると、開催レポートで紹介されています。文書の運用でも、「何を、どこで知らせるか」を使い分けておくと、見てもらいやすくなります。

ここまでの内容を、自社に当てはめて確認できるチェックを用意しました。当てはまる数で、次に何をするとよいかが変わります。

保育ドキュメンテーションとは｜作り方・ポートフォリオとの違い・注意点

保育ドキュメンテーションとは、子どもの会話や行動、その日の活動を写真や動画、コメントで記録して見える化し、保育者・保護者・子どもで共有するもので、レッジョ・エミリア・アプローチに由来します。

ここまでは業務の文書の話でした。検索結果の上位には保育の記事も多いため、保育でのドキュメンテーションも整理します。ほいくisの解説では、保育ドキュメンテーションは、イタリア発祥の幼児教育方法「レッジョ・エミリア・アプローチ」で行われているもので、近年日本の保育界でも注目されているとされています。ベネッセスタイルケアグループの保育ポータルサイト「ホイクテラス」では、玉川大学の大豆生田啓友教授が、写真等を用いた保育記録で、子どもとの対話、保護者との対話、保育者同士の対話を促すための、保育の質を高めるツールと説明しています(解説者の説明)。

保育ドキュメンテーションの作り方

ほいくisは、作成のポイントとして、次の流れを紹介しています。

1. 素材を絞って集める。写真、動画、実際のモノなど活動の様子が伝わる素材を、伝えるポイントを絞って集める
2. テーマを決める。毎日すべてを記録せず、「どんぐり拾い」などテーマを決めて取り組む
3. 重要なポイントを絞り込む。すべてを書き出すと日記のようになるため、大人にとっても新しい発見となった部分を書く
4. 子どもの会話を入れる。主体的な行動をエピソードとともに書き、会話を入れて、その場の雰囲気を伝える
5. 続けて発信する。継続して発信することで、子どもの姿や成長が見えるようにする

まずは写真に一言を添えるだけでも十分、というのが同サイトの考え方です。紙で作るのが負担な園には、タブレット端末で作成して保護者に共有できるICTサービスを検討する選択肢もあると紹介されています。

ポートフォリオとの違い

PAAでもよく聞かれる、ポートフォリオとの違いは、ほいくisの整理では次のとおりです。なお、ホイクテラスは、写真付きの記録をポートフォリオやラーニングストーリーと呼ぶこともあると説明しており、呼び方は園や解説者によって幅があります。

項目	保育ドキュメンテーション	ポートフォリオ
記録するもの	子どものエピソードや保育士の気づき	個々の子どもの成長記録
焦点	個人よりも、グループに焦点を当てる場合が多い	個人
評価の扱い	(同サイトでは触れていない)	評価ではなく事実のみを記録する

作るときの注意点

• 負担になるほど行わない。毎日残業したり、持ち帰って作ったりするのは勧められていない
• 保育に支障が出ない範囲にする。素材集めの間にけがやトラブルが起きては本末転倒になるため、保育を優先する
• 作ることが目的にならないようにする。その後の活動につなげ、子どもへの理解を深めるために作る
• 子どもの写真や名前を掲示・配信する範囲は、園の個人情報の取扱方針と、保護者への説明に沿って決める

園の事例は、ルクミーの「保育ドキュメンテーション事例」の記事一覧や、社会福祉法人ChaChaの「教育的ドキュメンテーション」のページで、園ごとの取り組みとして紹介されています。

残す文書の保存期間｜法令で決まっているものと、社内で決めるもの

会計帳簿は10年、青色申告法人の帳簿書類は7年、労働関係の重要書類は5年(当分の間3年)と、法令で保存期間が決まっている文書があり、マニュアルなどの社内文書は自社で決めます。

業務に戻って、残した文書をいつまで保存するかを確認します。次の表は、e-Gov法令検索で確認した条文に基づくもので(2026年10月21日確認)、すべての文書や業種を網羅したものではありません。

文書	保存期間	根拠	数え始める日
会計帳簿と、事業に関する重要な資料(株式会社)	10年間	会社法第432条第2項	会計帳簿の閉鎖の時から
青色申告法人の帳簿、決算関係の書類、取引に関する書類(注文書・契約書・領収書・見積書など)	7年間	法人税法施行規則第59条第1項	帳簿は閉鎖の日、書類は作成または受領の日の属する事業年度の終了の日の翌日から2か月を経過した日(原則)
労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・賃金その他労働関係に関する重要な書類	5年間(労働基準法附則第143条により、当分の間は3年間)	労働基準法第109条	労働者名簿は死亡・退職・解雇の日、賃金台帳は最後の記入をした日など(労働基準法施行規則第56条)

マニュアル、手順書、議事録といった社内文書の保存期間を、一律に定めた法令は、この記事では確認していません。契約書や請求書などの取引に関する書類は、上の表の帳簿書類に含まれる場合があります。社内の文書は、「文書ごとに保存の期限と廃棄の担当を決める」「古い版は残すか、廃棄するかを決める」といった扱いを、規程にしておきます。

なお、この記事の内容は法的助言ではありません。税務や労務の個別の判断は、税理士や社会保険労務士に確認してください。保存期間の規定は改正されることがあるため、最新の条文はe-Gov法令検索で確認します。

保存期限や保管場所、廃棄のルールを決めても、変更が全員に届いたかを確認できなければ、運用は定着しません。ルールの変更や文書の更新を全員に届け、読まれた状況を閲覧率や読了率で確かめたい場合は、Web社内報のourlyで確認する方法があります。

よくある質問(FAQ)

Q1. ドキュメンテーションとはどういう意味ですか？

A. 情報を収集・整理・体系化して、文書などの記録にすることです。「文書化」とも呼ばれます。ビジネスやITでは仕様書・設計書・マニュアルなどの作成と管理、保育では写真とコメントで子どもの育ちを見える化する記録を指します。

Q2. ドキュメンテーションの作り方は？

A. 業務の文書なら、目的と読み手を決める、範囲を絞る、情報を集める、構成を決める、結論から書く、作成者以外に読んでもらう、公開後の更新担当を決める、の7ステップで進めます。保育なら、素材を絞って集め、テーマを決め、ポイントを絞って、写真に一言から始めます。

Q3. ビジネスにおけるドキュメンテーションとは？

A. 業務の手順、仕様、決定の経緯を、他の人が使える文書にして残し、更新し続けることです。マニュアル、手順書、仕様書・設計書、議事録、規程などが成果物で、属人化の防止や引き継ぎ、新しい人の研修に役立ちます。

Q4. ドキュメントとドキュメンテーションの違いは？

A. ドキュメントは文書そのもので、ドキュメンテーションは、情報を文書で表す行為とその積み重ねを指します。実務では厳密に分けない場面もあり、「できあがった文書」と「文書にして残す取り組み」と置き換えると通じやすくなります。

Q5. ポートフォリオとドキュメンテーションの違いは？

A. ほいくisの整理では、保育ドキュメンテーションは子どものエピソードや保育士の気づきを記録し、個人よりグループに焦点を当てる場合が多いものです。ポートフォリオは個々の子どもの成長記録で、評価ではなく事実のみを記録します。呼び方は園や解説者によって幅があります。

Q6. 業務で残した文書は、何年保存すればよいですか？

A. 法令で決まっているものは、会計帳簿が10年(会社法)、青色申告法人の帳簿書類が7年(法人税法施行規則)、労働者名簿や賃金台帳などが5年(労働基準法。当分の間は3年)です。マニュアルなどの社内文書は、一律の法令を確認できていないため、自社の規程で決めます。法的助言ではないため、個別の判断は税理士や社会保険労務士に確認してください。

まとめ｜ドキュメンテーションで押さえたい6つのこと

ドキュメンテーションは、情報を文書などの記録にして残し、他の人が使える形に整える取り組みです。業務では、書くことに加えて、更新と周知まで続けて初めて役に立ちます。

1. ドキュメンテーションとは、情報を収集・整理・体系化して記録にすること。業務では文書化、保育では写真付きの記録を指す
2. 業務の文書は、マニュアル、手順書、仕様書・設計書、議事録、規程の5種類に分けると、読む人と更新の場面を整理しやすい
3. 作るときは、目的と読み手を決め、範囲を絞り、結論から書き、作成者以外に読んでもらってから公開する
4. 続けるには、更新の担当、置き場所、変更の知らせ方を先に決める
5. 会計帳簿10年、帳簿書類7年、労働関係の重要書類5年(当分の間3年)など、法令で決まっている保存期間を確認する
6. 更新の依頼・共有・周知を支えるビジネスチャットやWeb社内報の資料を請求して、比較して検討する

まず、自社でいちばん使われている手順書を1つ選び、更新の担当と見直しの時期が決まっているかを確かめるところから始めてください。

参考文献

• 小学館 デジタル大辞泉「ドキュメンテーション」(コトバンク)https://kotobank.jp/word/%E3%83%89%E3%82%AD%E3%83%A5%E3%83%A1%E3%83%B3%E3%83%86%E3%83%BC%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%B3-3183807
• ウィキペディア「ドキュメンテーション」https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%89%E3%82%AD%E3%83%A5%E3%83%A1%E3%83%B3%E3%83%86%E3%83%BC%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%B3
• セイ・コンサルティング・グループ「ドキュメンテーションとは？スキルを高めるメリットからドキュメント作成のコツまで詳しく解説」https://saycon.co.jp/archives/forhr/documentation
• ほいくis「保育ドキュメンテーションの書き方・作り方｜具体的な文例もご紹介」https://hoiku-is.jp/article/detail/484/
• ホイクテラス(ベネッセスタイルケアグループ)「先生教えて！ドキュメンテーションって？」https://hoiku.benesse.ne.jp/dmt/
• ルクミー「保育ドキュメンテーション事例の記事一覧」https://lookmee.jp/column/documentation-hoiku-case/
• 社会福祉法人ChaCha「教育的ドキュメンテーション」https://chacha.or.jp/chacha/documentation/
• e-Gov法令検索「会社法」https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086
• e-Gov法令検索「法人税法施行規則」https://laws.e-gov.go.jp/law/340M50000040012
• e-Gov法令検索「労働基準法」https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049
• e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」https://laws.e-gov.go.jp/law/322M40000100023
• Chatwork 導入事例「情報共有ツールをChatworkに一本化」(福岡トーヨー株式会社)https://go.chatwork.com/ja/case/fukuokatoyo.html
• ourly Mag. 開催レポート(株式会社ガスパルのクライアントイベント)https://ourly.jp/case/interview-gaspal/