立替金の勘定科目とは？仕訳例・仮払金との違い・消費税の扱いを解説

立替金とは、取引先や従業員など、本来は相手が負担すべき支払を、会社が一時的に立て替えたときに使う資産の勘定科目です。後で返してもらう権利なので費用にはならず、立て替えたときに借方へ計上し、回収したときに貸方で消します。この記事では、立替金の意味と仕訳、仮払金・貸付金・預り金との違い、貸借対照表での表示、消費税とインボイスの扱い、回収が長引いたときの注意点を、国税庁などの一次情報で確認できる範囲で整理します。従業員が立て替えた経費の科目は、立替金とは逆方向になるため、その違いも扱います。

目次

開く

閉じる

1. 立替金とは｜相手が負担すべき支払を、会社が一時的に立て替える資産の勘定科目
2. 立替金は相手先別に管理する｜記録と回収期日を残す仕組みを先に作る
3. 立替金の仕訳例｜立て替えたとき・回収したとき・給与から差し引くとき
4. 立替金と似た勘定科目の違い｜仮払金・貸付金・預り金・未収入金の見分け方
5. 立替払いの前に確認する5点｜相手の負担かどうかと記録の残し方
6. 従業員が立て替えた経費の科目は未払金｜立替金とは逆方向の取引
7. 立替金は資産か負債か｜貸借対照表の表示と1年基準
8. 立替金の消費税とインボイス｜課税の対象外にできる条件と、立替金精算書の扱い
9. 立替金の回収が長引いたとき｜貸付金への振替・売上になるケース・貸倒れ
10. よくある質問(FAQ)
11. まとめ｜立替金の勘定科目で押さえたい5つのこと
12. 参考文献

立替金とは｜相手が負担すべき支払を、会社が一時的に立て替える資産の勘定科目

立替金とは、従業員・役員・取引先などが負担すべき金銭を、会社が一時的に代わりに支払ったときに使う勘定科目です。後で返してもらう権利なので資産に分類され、費用にはなりません。

ポイントは、負担すべきなのが会社ではなく相手であることです。会社が負担する経費を会社が払った場合は、立替金ではなく旅費交通費や消耗品費などの経費科目になります。立替金は、回収して初めて消える勘定なので、立て替えたときと回収したときの2回、仕訳が発生します。

立替金は相手先別に管理する｜記録と回収期日を残す仕組みを先に作る

立替金は一時的な科目なので、残高が残ったままになると、何のための立替か分からなくなります。立替の発生日、相手、内容、金額、回収の予定日を1件ずつ記録し、相手先別に残高を追えるようにしておくことが、管理の基本です。

弥生の解説は、立替金の発生頻度や管理のしやすさを考えて勘定科目を決めたり、補助科目で相手先別に管理したりすることを勧めています。会社によっては「従業員立替金」「取引先立替金」のように、相手が分かる名前の科目を使います。社内で統一していれば問題ないとされています(弥生「立替金とは？仕訳例や似た勘定科目との違いをわかりやすく解説」、2026年7月27日更新)。仕訳と残高の管理を日々の作業として回す手段の違いを、次の表で整理します。

立替金の仕訳を日々の作業として進め、相手先別の残高と決算書までを一つのソフトで見る場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウド会計です。商品ページによると、2,400社以上の金融機関と連携して入出金データを取得でき、AIが過去の仕訳を学習して勘定科目の候補を提案します。仕訳データから決算書やレポートが自動で生成されるとされています。ただし、ある程度の簿記知識が必要な場合もあるとされ、立替金かどうかの判断は担当者が行います。補助科目による相手先別の管理がどこまでできるかは商品ページに記載がないため、資料で確認してください。商品ページの口コミ評価は4.2(14件、2026年10月21日確認)です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、株式会社HITOMIOテクノロジーズは、導入前は月に6000件ほど発生する仕訳を月初に通帳や紙の明細を見ながら入力していたと紹介されています。導入したのはマネーフォワード クラウド会計を含む複数のサービスで、立替金に限った事例ではなく、効果は会計だけによるものとは限りません。

「月次決算が6営業日で対応できるようになった」

株式会社HITOMIOテクノロジーズ導入事例の結果の項目（マネーフォワード公式サイト、2021年8月31日公開。公開当時の情報）。出典：マネーフォワード「株式会社HITOMIOテクノロジーズ」導入事例、2026年10月21日確認

立替金の仕訳例｜立て替えたとき・回収したとき・給与から差し引くとき

立替金の仕訳は、立て替えたときに借方へ計上し、回収したときに貸方で消すのが基本です。金額は、実際に支払った額をそのまま使い、摘要欄に誰のどの支払かを書いておきます。

立替金は、相手から回収するまでの一時的な債権なので、利息は付きません。ただし、回収が長引いて貸付に近い状態になった場合は、立替金から貸付金へ振り替えて、利息の計上を検討する必要があると弥生の解説は説明しています。この点は、あとの「回収が長引いたとき」で扱います。

給与から差し引いて回収するときの条件

従業員の立替金を給与から差し引いて回収する場合、労働基準法24条の賃金全額払いの原則に注意が必要です。賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払うのが原則で、賃金の一部を控除して支払うには、事業場の労働者の過半数で組織する労働組合、または過半数代表者との書面による協定が必要とされています(労働基準法第24条第1項、2026年10月21日確認)。給与天引きでの回収を想定しているなら、協定の有無を先に確認してください。

立替金と似た勘定科目の違い｜仮払金・貸付金・預り金・未収入金の見分け方

立替金と似た科目の違いは、金額が確定しているか、お金を先に預かっているか、返済の約束をして貸すかで見分けます。この3つの質問に当てはまらず、相手が負担すべき支出を会社が先に払ったものが、立替金です。

迷ったときの確認の順番

1. 支払の金額は確定しているか：未確定で概算で渡すなら仮払金です。
2. お金を先に相手から預かっているか：預かっているなら預り金です。
3. 返済の期間や期日を決めて貸すか：決めて貸すなら貸付金です。
4. 会社自身が負担する経費か：そうなら立替金ではなく、旅費交通費などの経費科目です。
5. 上のどれでもなく、相手が負担すべき支出を会社が先に払ったか：そうなら立替金です。

仮払金の精算の流れは仮払金とは？メリット・デメリットや経費精算のしかたを解説で、労働保険料の従業員負担分を預り金と立替金のどちらで処理するかは労働保険料の勘定科目は法定福利費｜仕訳例と預り金・立替金の使い分けで整理しています。

立替払いの前に確認する5点｜相手の負担かどうかと記録の残し方

立替払いは、支払う前に、相手が負担すべき支出か、金額と回収期日はいつか、証憑の宛名は誰か、誰が承認したか、どう精算するかの5点を確認しておくと、後から立替金の根拠を説明できます。freeeの解説は立替金の処理が遅れると貸付金と見られるおそれを挙げ、Bill Oneの解説は返済のプロセスを明らかにしておくことを注意点に挙げています。

取引先の費用などを、会社が代わりに振り込む場面が多い会社は、請求書の内容確認と承認の記録を、支払の前に残す流れを作っておくと、後で立替金の根拠を追いやすくなります。承認の記録が書類やメールに分かれていると、決算の時期に探す手間が増えるためです。

請求書の確認から承認、振込までを一つの流れで管理する場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウド債務支払です。商品ページによると、請求書メールの自動取込とAI-OCRで支払依頼の下書きを作成でき、ワークフローは自社に合わせて承認経路を設定できます。銀行振込APIと連携して、ワンクリックで振込みができるとされています。注意点として、開封や受領・保管の代行はオプションとされています。立替金そのものの仕訳を扱うサービスではなく、支払の申請から振込までを支える位置づけです。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、宇都宮ヤクルト販売株式会社は、導入前に毎月100件以上届く紙の請求書の処理に多くの時間を費やしていたと、マネーフォワードの導入事例で紹介されています。立替金に限った事例ではなく、請求書の支払業務の事例です。

「同社は以前まで、毎月100件以上届く紙の請求書処理に、多くの時間を費やしていました。」

宇都宮ヤクルト販売株式会社「マネーフォワード クラウド債務支払」導入事例。出典：マネーフォワード「宇都宮ヤクルト販売株式会社」導入事例、2026年10月21日確認

従業員が立て替えた経費の科目は未払金｜立替金とは逆方向の取引

従業員が会社の経費を立て替えたときは、会社側の貸方に未払金を使うのが一般的です。立替金は会社が相手のために払う資産、従業員の立替経費は会社が従業員に払う負債で、向きが逆です。

弥生のサポート情報は、会社で負担すべき経費などを個人のお金から立て替えた場合には、「未払金」または「事業主借」の勘定科目を使って未精算額を計上し、法人もしくは個人事業者の従業員が立て替えた場合には「未払金」を使うと説明しています(弥生会計サポート情報「経費を立て替えて支払ったとき」、2026年10月21日確認)。借方は、内容に合った経費科目です。

従業員の立替経費の申請から承認、精算までの流れは、立替経費とは？精算や仕訳の方法、期間・限度額などの注意点も解説で解説しています。本記事は、会社が立替金として計上する側の処理に絞っています。

立替金は資産か負債か｜貸借対照表の表示と1年基準

立替金は、後で返してもらう権利なので資産です。負債ではありません。1年以内に回収できると認められれば流動資産、1年を超えて回収する見込みなら固定資産のうち投資その他の資産に区分されます。

会社計算規則74条3項は、流動資産に属する資産として、現金及び預金や売掛金などを列挙したうえで、「その他の資産であって、一年内に現金化することができると認められるもの」も流動資産に含めると定めています(会社計算規則第74条、2026年10月21日確認)。「立替金」という名前は条文の列挙にはなく、内容に合う科目名を会社が付けます。上場会社などが使う財務諸表等規則15条12号にも、同じ趣旨の定めがあります。

決算では、立替金の残高に、回収の見込みがない分や、本来は別の科目にすべき分がまざっていないかを確認します。残高の内訳を相手先別に説明できる状態にしておくと、決算作業が早く進みます。

立替金の消費税とインボイス｜課税の対象外にできる条件と、立替金精算書の扱い

立替金が消費税の課税の対象外になるのは、本来は相手が直接支払うべき代金を、会社が代わりに払い、その旨を明確に区分している場合です。非課税とは別の考え方で、条件を外れると課税の対象になります。

国税庁の質疑応答事例は、ホテルが客のタクシー代などを立替払し、その旨を明確に区分している場合には、その代金を客から領収しても課税の対象とはならず、ホテルの課税仕入れにも該当しないと説明しています。一方、実費にホテルのマージンを上乗せして領収する場合は、単なる立替えとは異なるため、その全額が課税の対象になります(国税庁質疑応答事例「ホテルの客のタクシー代の立替払」、2026年10月21日確認)。

また、弁護士の実費弁償金に関する質疑応答事例では、立替金として処理していても、ホテルや交通機関などへの支払が実質的に依頼者による直接払と認められるものでない限り、報酬に含まれて課税の対象になるとされています。依頼者が本来納付すべき登録免許税や手数料などに充てるために受け取った金銭を、報酬と明確に区分して経理している場合は課税の対象にならないとされています(国税庁質疑応答事例「実費弁償金の課税」、2026年10月21日確認)。「立替金勘定で処理したから課税されない」という機械的な判断はできないことが分かります。

非課税は、課税の対象になる取引のうち、課税するのになじまないものや社会政策的な配慮から課税しない取引を指します(国税庁タックスアンサーNo.6201、2026年10月21日確認)。立替金が課税の対象外になるのは、この非課税とは別の考え方です。

インボイスQ&A問94は、立替払を行った取引先が適格請求書発行事業者でなくても、経費の支払先が適格請求書発行事業者であれば、仕入税額控除を行うことができるとも説明しています。立替払を行った側は、立替金精算書に、仕入税額控除ができるものかどうかや、適用税率ごとの区分など、必要な事項を記載することになります(国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問94・問94-2、問94・問94-2、2026年10月21日確認)。個別の取引の判断は、顧問税理士や所轄の税務署に相談してください。

取引先や従業員の立替払いに関する請求書・領収書・精算書を、受領の入口で集めて保管する仕組みを考える場合の一例が、Sansan株式会社が提供するBill One請求書受領です。商品ページによると、郵送やメールなど、さまざまな形式で届く請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できます。申請や承認、仕訳、支払管理、保管までをサービス上で進められ、インボイス制度や電子帳簿保存法の改正にも対応するとされています。価格を確認するには問い合わせが必要とされています。立替金精算書をそのまま管理できるかどうかは商品ページに記載がないため、資料で確認してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、株式会社コメリは、月次決算の早期化と月約600時間の業務削減を実現したと、Bill One請求書受領の公式サイトの導入事例一覧で紹介されています。立替金に限った事例ではなく、請求書の受領と処理の事例です。

「Bill One導入で実現した月次決算の早期化と月約600時間の業務削減」

株式会社コメリ導入事例の見出し。出典：Bill One請求書受領「導入事例」、2026年10月21日確認

立替金の回収が長引いたとき｜貸付金への振替・売上になるケース・貸倒れ

立替金の回収が長引いたときは、まず回収の予定を相手と書面で確認し、返済の期間や期日を決めて貸す形になる場合は、貸付金への振替と利息の扱いを検討します。決算をまたいで残る立替金は、残高の理由を説明できるようにしておきます。

立替金の回収期日は、立て替える前に取り決めておくのが、長期化を防ぐ近道です。上限金額、立替できる項目、回収の期日を社内のルールとして書面にしておくと、個別の判断が人によってぶれなくなります。立替金の台帳に残す項目は、次の表のとおりです。

立替金の台帳で滞留を見つけたら、請求書の内容、承認の記録、相手先別の残高を、仕訳から支払まで一つの流れで確認できる状態にしておくと、決算前に慌てずに済みます。仕訳と残高は会計ソフト、請求書の受領と保管はBill One請求書受領、支払の承認と振込はマネーフォワード クラウド債務支払と、役割が違うサービスを組み合わせる選択肢もあります。自社の立替の件数と体制に合う範囲で、資料を比べてみてください。

よくある質問(FAQ)

Q1. 立替金とは何の勘定科目ですか？

A. 立替金は、従業員・役員・取引先など、本来は相手が負担すべき支払を、会社が一時的に代わりに払ったときに使う資産の勘定科目です。後で返してもらう権利なので費用にはならず、立て替えたときに借方へ計上し、回収したときに貸方で消します。

Q2. 立替金は資産ですか、負債ですか？経費になりますか？

A. 立替金は資産です。後で相手から返してもらう権利(債権)なので、負債ではなく、経費にもなりません。1年以内に回収できると認められれば流動資産、1年を超えて回収する見込みなら投資その他の資産に区分されます。負債になるのは、先に預かったお金を後で払う預り金などです。

Q3. 立替してもらったお金の勘定科目は何ですか？

A. 従業員が会社の経費を立て替えたときは、会社側の貸方に未払金を使うのが一般的です。借方は旅費交通費や消耗品費など、内容に合った経費科目です。立替金は会社が相手のために払う資産の科目で、従業員の立替経費とは向きが逆です。

Q4. 立替金は非課税ですか？

A. 立替金は、非課税というより、条件を満たせば課税の対象外になります。国税庁の質疑応答事例は、本来は相手が直接払うべき代金を立替払し、その旨を明確に区分している場合は課税の対象とならないとしています。実費に手数料やマージンを上乗せすると、全額が課税の対象になります。

Q5. 立替金と仮払金の違いは何ですか？

A. 立替金は、相手が負担すべき金額が確定していて、会社が先に支払ったものです。仮払金は、会社の経費になる予定だが、科目や金額が未確定のうちに、概算で支払ったものです。出張前に旅費を概算で渡すのが仮払金、相手の負担分を後から請求するのが立替金です。

Q6. 立替金の回収が長引いたらどうしますか？

A. まず相手に回収の予定を確認し、返済の期間や期日を決めて貸す形になる場合は、立替金から貸付金へ振り替えて、利息の扱いを検討します。決算をまたいで残る分は、残高の理由を説明できるようにします。回収できないことが確定した場合の処理は、顧問税理士に確認してください。

まとめ｜立替金の勘定科目で押さえたい5つのこと

立替金は、相手が負担すべき支払を、会社が一時的に立て替えたときに使う資産の勘定科目です。立て替えたときと回収したときに仕訳が発生し、決算では残高の理由を説明できる状態にしておく必要があります。最後に、押さえておきたい点を整理します。

1. 立替金は、相手が負担すべき支払を会社が立て替える資産の科目：回収して初めて消える勘定で、費用にはなりません。会社が負担する経費は、経費科目で処理します。
2. 仮払金・貸付金・預り金とは、金額の確定・返済の約束・先に預かったかで見分ける：従業員が立て替えた経費は、未払金を使うのが一般的で、立替金とは向きが逆です。
3. 貸借対照表では資産に表示する：1年以内に回収できると認められれば流動資産、1年を超えるなら投資その他の資産です。
4. 消費税は、区分して請求すれば課税の対象外にできるが、条件を外れると課税になる：立替金精算書の保存など、インボイスQ&Aの扱いも確認します。
5. 仕訳・証憑・支払の管理を見直す資料を取り寄せる：仕訳と決算書ならマネーフォワード クラウド会計、請求書の受領ならBill One請求書受領、承認から振込ならマネーフォワード クラウド債務支払と、役割が違う選択肢があります。

本記事は一般的な情報の整理であり、会計・税務上の助言ではありません。個別の判断は、顧問税理士や所轄の税務署に相談してください。法令と各社の商品ページ・実務解説は、2026年10月21日確認の内容に基づきます。

参考文献

• デジタル庁 e-Gov法令検索「会社計算規則」(第74条)、「財務諸表等規則」(第15条)、「労働基準法」(第24条)、2026年10月21日確認
• 国税庁 質疑応答事例「ホテルの客のタクシー代の立替払」「実費弁償金の課税」、タックスアンサー「No.6201 非課税となる取引」、2026年10月21日確認
• 国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問94(立替金)、問94-2、2026年10月21日確認
• 実務解説：弥生「立替金とは？仕訳例や似た勘定科目との違いをわかりやすく解説」、弥生会計サポート情報「経費を立て替えて支払ったとき」、freee「勘定科目の立替金とは？ 仕訳方法や経費計上のポイントも紹介」、マネーフォワード「立替金とは？仕訳方法や預り金などとの違いを解説」、Bill One「勘定科目の立替金とは？取引先立替や売上になるケースを解説」、2026年10月21日確認
• マネーフォワード「株式会社HITOMIOテクノロジーズ導入事例」「宇都宮ヤクルト販売株式会社導入事例」、Sansan株式会社「Bill One請求書受領 導入事例」、2026年10月21日確認