支払証明書とは？領収書との違い・書き方・経費の扱いを解説

支払証明書とは、領収書が発行されない支払いなどについて、金銭を支払った事実を証明するために作る書類です。公共交通機関の運賃、香典や祝儀、自動販売機での購入のように領収書を受け取れない支払いでは、支払った側が自分で作成します。一方で、通信会社や病院、補助金の窓口のように、支払いを受けた側が「支払証明書」の名前で発行する書類もあります。この記事では、支払証明書の意味、領収書・請求書・支払明細書との違い、使う場面と先に探す代わりの書類、書き方と記載項目、経費や税務調査での扱い、銀行振込のときの考え方、発行を求められたときの対応を、国税庁などの一次情報で確認できる範囲で整理します。

目次

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1. 支払証明書とは｜領収書が出ない支払いを、支払の事実として証明する書類
2. 支払証明書が必要になる背景｜書類の管理を支える3サービスの役割の違い
3. 領収書・請求書・支払明細書との違い｜誰が、いつ、何のために作るか
4. 支払証明書を使う場面と、先に探す代わりの書類｜判断の順番
5. 支払証明書の書き方｜記載項目と記入例
6. 経費にできる条件と税務調査での見られ方｜保存期間と紛失の予防
7. 銀行振込の支払は証明書が要るか｜請求書・承認・振込明細を一組で残す
8. 支払証明書を発行する側・求められたときの対応｜通信会社・病院・印紙税
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ｜支払証明書で押さえたい5つのこと
11. 参考文献

支払証明書とは｜領収書が出ない支払いを、支払の事実として証明する書類

支払証明書とは、金銭を支払った事実を証明する書類で、領収書が発行されない支払いのときに、支払った側が作成することが多い書類です。

支払証明書という名前の書類に、決まった全国共通の様式があるわけではありません。マネーフォワードの解説は、支払日・支払先・支払額・支払事由を書くこととしています。使われ方は大きく2つに分かれます。ひとつは、支払った側が経費精算や確定申告のために、領収書の代わりに作る書類です。もうひとつは、通信会社や病院、補助金の窓口など、支払いを受けた側が申請に応じて発行する書類です。どちらも、いつ、誰が、誰に、いくら、何のために支払ったかを、第三者が見て確認できる形で示すことが目的です。

支払証明書が必要になる背景｜書類の管理を支える3サービスの役割の違い

支払証明書が必要になるのは、請求書や領収書という標準の書類が、手元にないか、そろっていないときです。領収書が出ない支払い、領収書をなくした支払い、紙・メール・PDFで届く請求書の置き場所がばらばらで支払の記録を追えない状況が、典型です。支払証明書そのものはExcelやWordで作れますが、書類が回らない原因を減らす方が、作る回数を減らせます。自社が支払う側か請求する側かで役立つサービスが違うため、次の表で役割を整理します。

取引先から支払の証明を求められる側、つまり請求書や領収書を出して入金を受ける側の会社なら、書類の作成と入金の状況を一か所にそろえておくと、証明を求められたときに根拠を示しやすくなります。この場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウド請求書です。商品ページによると、見積書・納品書・請求書・領収書を作成でき、送付から保管までを一元管理できます。各書類のステータスが一覧に反映され、支払期限を過ぎた未入金の請求書はアラートで知らせるとされています。インボイス制度と電子帳簿保存法にも対応するとされています。注意点として、入金消込を使うにはマネーフォワード クラウド請求書Plusの契約が必要とされています。支払証明書そのものを発行する機能が商品ページに記載されているわけではないため、その点は資料で確認してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、株式会社はためきは、導入後にクラウド請求書から使い始め、その次に経費・会計、役員報酬の支払いのためのクラウド給与へと利用を広げたと、マネーフォワードの導入事例で紹介されています。支払証明書に限った事例ではなく、請求書を軸にサービスを広げた事例です。

株式会社はためきの導入事例の要約です。システム開発の受託などを行う同社が、導入後はクラウド請求書から使い始め、その次に経費・会計、役員報酬の支払いのためのクラウド給与を利用し始めたと紹介されています。

出典：マネーフォワード「株式会社はためき」導入事例、2026年10月21日確認

領収書・請求書・支払明細書との違い｜誰が、いつ、何のために作るか

支払証明書は支払った事実を示す書類、領収書は代金を受け取った側が交付する書類、請求書は代金の支払いを求める書類です。作る人と作るタイミングが違うため、役割も違います。

領収書については、民法486条1項が、弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができると定めています(e-Gov法令検索、2026年10月21日確認)。つまり、代金を払う側は、支払いと引換えに領収書を請求できます。一方で、公共交通機関や自動販売機のように、実務上その場で領収書が出ない取引もあり、そこで代わりの書類が必要になります。

マネーフォワードの解説は、支払明細書と支払証明書の大きな違いを、発行の時点で支払いが完了しているかどうかとしています。支払証明書は支払いが済んでいることを前提に作る書類で、支払明細書は取引内容や金額を確認するための書類です。領収書の詳しい書き方は、領収書とは？書き方・インボイス対応・テンプレートを完全解説で解説しています。

「請求書にてお支払い」とは

「請求書にてお支払い」は、取引先から届いた請求書の内容に従って、代金を支払うことを指す言い方で、多くは請求書に書かれた口座への銀行振込で支払います。請求書は支払いを求める書類なので、支払った事実を示す書類は別に必要です。振込で払った場合は、請求書と振込の記録をセットで残します。

支払証明書を使う場面と、先に探す代わりの書類｜判断の順番

支払証明書は、領収書や代わりの書類が手に入らないときの最後の手段として使うのが基本です。INVOYの解説記事は、領収書の紛失による支払証明書は管理が行き届いていない印象を与えるおそれがあるとして、紛失の経緯を正直に書くことと、別の証拠をあわせて残すことを勧めています。使う場面ごとに、先に探すものを整理します。

補助金の例として、吉川市は住宅用太陽光発電設備等設置事業補助金のページで、設置工事に係る領収書の写しの提出が難しい場合には、支払証明書(参考様式2)を利用するよう案内しています。この様式には、領収書がない理由を書く欄があります(吉川市公式ホームページ、2026年6月1日更新、2026年10月21日確認)。このように、申請先が様式を決めていることもあるため、自社の様式を作る前に、提出先の指定を確認してください。

領収書が出ないときの確認の順番

1. 発行元に領収書の再発行や発行を依頼できるか確認する。
2. カード明細、通帳、振込明細、確認メールなど、支払の事実を示す書類で足りるか確認する。
3. 提出先(補助金の事務局、医療費控除の申告など)が、様式や書類を指定していないか確認する。
4. それでも足りない場合に、支払証明書を作る。社内の上限額と承認者のルールにしたがう。
5. 作った支払証明書に、レシートや経路の記録などの参考書類を添えて保管する。

従業員が立て替えた支払いで領収書がない場合の経費精算の流れは、立替経費とは？精算や仕訳の方法、期間・限度額などの注意点も解説で解説しています。

消費税は、帳簿だけで足りる取引がある

国税庁のタックスアンサーNo.6496は、請求書等の保存がなくても、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる取引を挙げています。税込3万円未満の公共交通機関による旅客の運送、税込3万円未満の自動販売機・自動サービス機からの購入、従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費・宿泊費・日当・通勤手当などが含まれます(国税庁タックスアンサーNo.6496、2026年10月21日確認)。ただし、これは消費税の仕入税額控除の話です。経費として認められるかどうかや、社内の精算のルールとは別なので、支払証明書を作るかどうかは、会社の経費精算規程にしたがって決めてください。

支払証明書の書き方｜記載項目と記入例

支払証明書には、支払日、支払先、支払額、支払事由の4つを書き、そのうえで、領収書が出ない理由と、作成者・承認者を加えます。第三者が見て支払いの事実を確認できる内容にすることが重要とされています。

記入例(書き方の見本。名称や金額は例示です)

様式は会社や提出先ごとに違うため、上の表は項目の見本として使ってください。Word・Excel形式の雛形が必要な場合は、マネーフォワード クラウド経費の支払証明書テンプレートのように、無料で配布されているものがあります。同ページには、テンプレートがマネーフォワード クラウド経費のサービスと互換性がない旨が書かれています(2026年10月21日確認)。

経費にできる条件と税務調査での見られ方｜保存期間と紛失の予防

支払証明書は、正しく作成していれば経費計上や確定申告に使えるとされています。ただし、自分で作る書類なので、第三者が発行する領収書より信憑性は劣り、使う回数が多いと税務調査で疑われる可能性があると、マネーフォワードの解説は注意しています。支払証明書は例外の手段として使い、レシートや支払明細書などの参考書類をあわせて保管することが重要です。

医療費控除では、確定申告のときに医療費控除の明細書を添付し、領収書は、確定申告期限等から5年を経過する日までの間、税務署から提示や提出を求められる場合があるとされています(国税庁タックスアンサーNo.1120、2026年10月21日確認)。領収書をなくしたときの扱いは病院ごとに違うため、病院で再発行や代わりの書類の発行ができるか確認してください。支払証明書を提出先が認めるかどうかも、提出先に確認が必要です。

支払証明書を作る原因の多くは、請求書や領収書が紙・メール・PDFに散らばり、あとで探せなくなることです。受け取る入口を一つにして、受け取った時点でデータとして保管できれば、紛失を理由に支払証明書を作る場面を減らせる可能性があります。受領の入口をそろえる場合の一例が、Sansan株式会社が提供するBill One請求書受領です。商品ページによると、郵送やメールなど、さまざまな形式で届く請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できます。申請や承認をデジタル上で進められ、インボイス制度や電子帳簿保存法の改正にも対応するとされています。商品ページの口コミ評価は5(1件、2026年10月21日確認)です。注意点として、価格を確認するには問い合わせが必要とされています。領収書の発行元ごとの対応までは商品ページに記載がないため、資料で確認してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、ボディワークホールディングスは、年間で受領する約1.5万件の請求書の処理をデジタルに切り替えたことで、請求書の事務処理にかかっていた約3000時間を削減できたと、Sansan株式会社のニュースリリースで紹介されています。支払証明書に限った事例ではなく、請求書の受領と処理の事例です。

ボディワークホールディングスの事例の要約です。年間で受領する約1.5万件の請求書の処理をデジタルに切り替えたことで、請求書の事務処理にかかっていた約3000時間を削減できたと紹介されています。

出典：Sansan株式会社ニュース、2026年10月21日確認

銀行振込の支払は証明書が要るか｜請求書・承認・振込明細を一組で残す

銀行振込で支払った場合は、通帳やネットバンキングの取引明細、振込明細書が、支払の事実を示す資料になります。ジンジャーの解説は、支払先・日付・金額・支払内容の4点が確認できれば、領収書の代わりとして利用できる書類があるとして、クレジットカードの明細や預金通帳、通販の確認メールを例に挙げています。振込の場合は、請求書、承認の記録、振込明細を一組で残すと、支払の根拠を後から示しやすくなります。

金融機関が、振込の事実を証明する書類を発行するかどうかや、手数料は金融機関ごとに違います。必要な場合は、利用している金融機関に確認してください。

請求書の確認から承認、振込までを一つの流れで管理する場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウド債務支払です。商品ページによると、銀行振込APIと連携しているためワンクリックで振込みができ、AI-OCRにより適格請求書の判定業務を効率化できます。ワークフローは自社にあわせて柔軟に申請経路を設定できるとされています。注意点として、開封や受領・保管の代行はオプションとされています。支払証明書そのものを作成するサービスではなく、支払の依頼から振込までの記録を残す位置づけです。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、宇都宮ヤクルト販売株式会社は、マネーフォワードの導入事例で、導入前は7時間ほどかかっていた明細入力が4時間に短縮され、43%削減できたと紹介されています。支払証明書に限った事例ではなく、請求書の支払業務の事例です。

宇都宮ヤクルト販売株式会社の導入事例の要約です。紙の請求書の処理に時間がかかっていた課題に対し、クラウド債務支払と受領代行サービスを導入し、7時間ほどかかっていた明細入力が4時間に短縮され、43%削減できたと紹介されています。

出典：マネーフォワード「宇都宮ヤクルト販売株式会社」導入事例、2026年10月21日確認

支払証明書を発行する側・求められたときの対応｜通信会社・病院・印紙税

支払いを受けた側や窓口が、利用者の申請に応じて支払証明書を発行することがあります。発行方法や手数料、対象期間は発行元ごとに違うため、必ず発行元の案内で確認してください。次は、公式ページで確認できた例です。

病院の例のように、領収書の再発行ができない場合に支払証明書が使われることがあります。提出先(確定申告、保険の請求など)がこの書類を認めるかどうかは、提出先に確認が必要です。

発行する側が気をつける印紙税

国税庁のタックスアンサーNo.7105は、受取書を、受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書とし、「受取書」「領収証」「レシート」「預り書」はもちろん、請求書や納品書に「代済」などと記入したものも該当するとしています。売上代金の受取書や、売上代金以外の受取書で5万円未満のもの、営業に関しないものは非課税です(国税庁タックスアンサーNo.7105、2026年10月21日確認)。支払を受けた側が「支払証明書」の名前で金額を証明して交付する書類は、受領の事実を証明して支払者に交付するものなら、受取書にあたる可能性があります。記載金額や営業に関するものかどうかで扱いが変わるため、発行する側は、個別の判断を税務署や専門家に確認してください。

取引先から、自社が請求した代金の支払証明を求められた場合に、請求書と入金の状況を一覧で確認できる状態にしておくと、対応が早くなります。請求書や領収書の作成から入金の確認までを一か所にそろえる方法を、資料で確認してみてください。

名前が似ている書類｜給与支払証明書は別の書類

名前が似た「給与支払証明書」は、給与を支払った事実を証明する書類で、この記事の支払証明書とは別の書類です。BOXILの解説によると、扶養控除の申請、住宅ローンの申し込み、保育園の入園申し込み、公営住宅の申し込みなどで求められるとされています。提出先ごとに様式や必要な記載が違うため、提出先に確認してください。在籍の証明については、在籍証明書とは？書き方・費用相場・法務注意点を解説で解説しています。

よくある質問(FAQ)

Q1. 支払証明書とは何ですか？

A. 支払証明書とは、金銭を支払った事実を証明する書類です。領収書が発行されない支払いのときに、支払った側が作ることが多く、通信会社や病院、補助金の窓口のように、支払いを受けた側が申請に応じて発行する場合もあります。支払日・支払先・支払額・支払事由を書きます。

Q2. 支払証明書は誰が書きますか？

A. 領収書が出ない支払いでは、支払った本人(担当者)が作成し、上長などが承認します。通信会社や病院などの窓口は、利用者の申請に応じて発行します。補助金では、申請先が様式を決めており、自治体の例では作成者の欄に販売店名などを書く様式もあります。提出先の指定を確認してください。

Q3. 支払証明書は領収書の代わりになりますか？経費にできますか？

A. 正しく作成していれば、経費計上や確定申告に使えるとされています。ただし自分で作る書類のため、領収書より信憑性は劣り、多用すると税務調査で疑われる可能性があります。レシートや経路の記録などの参考書類をあわせて保管し、会社の経費精算規程にしたがってください。

Q4. 銀行振込の支払証明書とは何ですか？

A. 銀行振込の支払いを証明する書類のことで、通帳やネットバンキングの取引明細、振込明細書が支払の事実を示す資料になります。請求書、承認の記録、振込明細を一組で保管すると根拠を示しやすくなります。金融機関が証明書を発行するかどうかや手数料は、利用している金融機関に確認してください。

Q5. 支払明細書とは何ですか？支払証明書と何が違いますか？

A. 支払明細書は、取引の内訳を示す書類で、取引内容や金額を確認するために使います。支払証明書は支払いが済んだ事実を示す書類で、発行の時点で支払いが完了しているかどうかが大きな違いとされています。支払明細書は支払いが完了していない時点でも発行されることがあります。

Q6. 支払証明書の保存期間は何年ですか？

A. 法人は、確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間(欠損金が生じた事業年度などは10年間)、個人事業者は、帳簿が7年間、領収書などの書類が5年間です。いずれも国税庁のタックスアンサーで確認できます。保存の対象に支払証明書が含まれるかは、顧問税理士や所轄の税務署に確認してください。

まとめ｜支払証明書で押さえたい5つのこと

支払証明書は、領収書が出ない支払いなどについて、支払った事実を証明する書類です。領収書の代わりとして使えますが、自分で作る書類のため、先に代わりの書類を探すことが基本です。最後に、押さえておきたい点を整理します。

1. 支払証明書は、支払の事実を示す書類：領収書が出ないときに支払った側が作るほか、通信会社や病院などが申請に応じて発行する場合もあります。
2. 領収書・請求書・支払明細書とは、作る人とタイミングが違う：領収書は代金を受け取った側が交付し、支払った側は交付を請求できます。
3. 先に代わりの書類を探し、最後の手段として作る：再発行、カード明細、通帳、振込明細、提出先の指定様式の順に確認します。
4. 書き方は、支払日・支払先・支払額・支払事由に、理由と承認を加える：参考書類を添えて、法人は7年間、個人事業者は書類5年間などの保存期間にしたがって保管します。
5. 書類が回る仕組みを見直す資料を取り寄せる：請求と入金ならマネーフォワード クラウド請求書、受領の入口ならBill One請求書受領、承認から振込ならマネーフォワード クラウド債務支払と、役割が違う選択肢があります。

本記事は一般的な情報の整理であり、法律・税務上の助言ではありません。個別の判断は、顧問税理士や所轄の税務署に相談してください。法令・公的機関のページと各社の商品ページ・解説は、2026年10月21日確認の内容に基づきます。

参考文献

• デジタル庁 e-Gov法令検索「民法」(第486条)、2026年10月21日確認
• 国税庁タックスアンサー「No.6496 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合」「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」「No.5930 帳簿書類等の保存期間」「No.2080 帳簿書類等の保存」「No.1120 医療費を支払ったとき(医療費控除)」、2026年10月21日確認
• 吉川市公式ホームページ「令和8年度住宅用太陽光発電設備等設置事業補助金」、2026年10月21日確認
• 楽天モバイル「月額料金の支払い証明書は、my 楽天モバイルで確認やダウンロードができますか？」、NTTファイナンス「支払証明書の発行」、筑後市立病院「支払証明書について」、2026年10月21日確認
• 実務解説：マネーフォワード「支払証明書とは？領収書・明細書との違いや経費計上での扱いを解説」、ジンジャー「領収書と支払明細書の違いとは？知らないとまずい基礎知識」、INVOY「支払証明書テンプレートの決定版」、BOXIL「給与支払証明書とは？ひな形付きで記載事項を解説」、2026年10月21日確認
• マネーフォワード クラウド経費「支払証明書テンプレート(シンプル版)」、2026年10月21日確認
• 導入事例：マネーフォワード「株式会社はためき」「宇都宮ヤクルト販売株式会社」、Sansan株式会社「ボディワークホールディングスがBill Oneを活用」、2026年10月21日確認