電話メモの書き方｜必須7項目と取り方のコツ、テンプレートを解説

電話メモとは、電話の相手・日時・用件・折り返しの要否などを書き留め、担当者へ正確に引き継ぐための記録です。通話中は要点だけを走り書きし、通話後に宛名・日時・相手方・用件・折り返しの要否・連絡先・応対者名の7項目をそろえて伝言メモに整えると、聞き漏らしと伝え漏れを防ぎやすくなります。本記事では、必須項目、通話中の取り方のコツ、コピーして使えるテンプレート、紙・チャット・口頭の伝え方の使い分け、iPhoneで通話中にメモを見る方法と通話録音までを、上位記事と公式情報(2026年10月21日確認)をもとに整理します。

目次

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1. 電話メモとは｜書く目的と、必ず聞く7項目
2. 電話メモを担当者に確実に届ける｜口頭・紙・チャットの違いと、支える2サービス
3. 電話メモの取り方のコツ｜準備・通話中・通話後の3場面で整える
4. 電話メモのテンプレート｜形式の選び方・コピーして使える書式・無料の配布先
5. 電話をしながらメモを取る・見る方法｜iPhoneの通話中メモと通話録音
6. 電話メモが漏れる原因と、チームで決めておくこと
7. よくある質問(FAQ)
8. まとめ｜電話メモで押さえたい6つのこと
9. 参考文献

電話メモとは｜書く目的と、必ず聞く7項目

電話メモとは、電話の相手や用件、折り返しの要否を書き留めて担当者に引き継ぐ記録で、基本の項目は宛名・日時・相手方・用件・折り返しの要否・連絡先・応対者名の7つです。

本記事では、通話中の走り書きを「電話メモ」、担当者に渡すために整えたものを「伝言メモ」と呼び分けます(本記事での整理です)。目的は、聞き直しを減らし、不在の担当者へ正確に引き継ぐことです。

項目	書くこと	ひとこと
宛名	誰宛ての電話か	冒頭に書かないと人違いのもと
日時	日付・曜日・何時何分	複数回かかってきたら、その都度書く
相手方	会社名・所属・氏名	氏名はフルネームで、読み仮名もあるとよい
用件	要点を箇条書き。「確認のみ」「至急」などの緊急度	機密に関わる内容は無理に聞き出さない
折り返しの要否	要か不要か、希望の時間帯	不要でも担当者には報告する
連絡先	電話番号、必要ならメールアドレス	表示された番号を自分で写さず、相手に聞く
応対者名	電話を受けた人の名前	担当者が不明点を確認する先になる

7項目は、シヤチハタとCUBE電話代行サービスの解説を突き合わせた整理で、会社によって案件名などを足します。

電話メモを担当者に確実に届ける｜口頭・紙・チャットの違いと、支える2サービス

電話メモは担当者に届いて初めて役に立ち、席にいれば口頭、不在なら見える場所の紙かチャットで伝えるのが基本です。

CUBE電話代行サービスの解説では、担当者が多忙で戻りが読めない場合は、メモの内容をメールやチャットで知らせる方法も紹介されています。この連絡と書き方の周知を支える2サービスは、電話メモを取る道具ではありません(商品ページに電話の自動記録や書式の記載はなく、2026年10月21日確認)。

取った電話メモを担当者へ届ける場面での一例が、Chatwork株式会社が提供するChatworkです。商品ページでは、1対1とグループのチャットに加えて、タスク管理・ファイル管理・ビデオ通話や音声通話ができ、無料のフリープランから始められると紹介されています。タスクの完了時は自動で相手のチャットに通知されるため、電話メモの内容を書き込んで折り返しの担当を決める使い方ができます。注意点として、電話の取次を自動で記録する機能は商品ページに記載がありません。より高いセキュリティとサポートの手厚さを求める場合はエンタープライズの契約が必要と案内されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

社内の業務連絡をおこなうのですが、これまで付箋や口頭でおこなっていた伝言、現場からの施工内容確認、急がないけれど伝えておきたい件、ちょっとした質問などをこのグループチャットでやり取りします。

Chatwork 導入事例(楓工務店／アイニコグループ株式会社。取材2012年8月。取材時点の情報として掲載) 出典：導入事例ページ

同じ事例では、日に100件あった電話が30%以上減り、伝達ミスがほぼなくなったと紹介されています。取材から時間がたっており、同じ効果を保証するものではありません。

電話メモの書き方や項目の決まりを、全員に周知して読まれた状況まで確かめたい場合の一例が、ourly株式会社が提供するourlyです。商品ページでは、Web社内報の作成ツールで、記事ごとの閲覧率に加えて、読了率・リアクション率といった独自の指標で分析できることと、知識や経験がなくても入稿できる画面があることが紹介されています。ただしWeb社内報であり、電話メモを取ったり共有したりする道具ではありません。メモの書式は別に決めたうえで、その決まりを知らせる場として使う位置づけです。アカウントの人数規模によって料金が変動し、詳細は問い合わせが必要と案内されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「ガスパルプラスを見れば、知りたいことが知れる」という状況を作れたことが大きいです

ourly 導入事例(株式会社ガスパル。社員数1,000名超・全国100以上の拠点。2026年2月公開のクライアントイベントの開催レポート) 出典：ourly Mag.

担当者に伝える方法は、状況によって使い分けます。次の表は、CUBE電話代行サービスとシヤチハタの解説を、場面ごとに整理したものです。

方法	向く場面	注意したい点
口頭で補足しながらメモを渡す	担当者が席にいるとき	分かりにくい箇所を補足できる。先方の様子も一緒に伝えると、判断の材料になる
見える場所にメモを貼る	担当者がすぐ戻るとき	風で飛ばないようテープなどで固定し、戻ったら一言声をかける
メールやチャットで知らせる	担当者が外出中・多忙で、戻りが読めないとき	メモの内容を、そのまま短く書き写す。至急かどうかを先頭に書く

電話メモの取り方のコツ｜準備・通話中・通話後の3場面で整える

電話メモは、通話前に用紙とペンの置き場所と書く項目を決め、通話中は要点だけを書いて復唱し、通話後すぐに清書する3段階で取ると、聞き漏らしと書き間違いを減らせます。

シヤチハタとアイミツの解説は、通話中は全文を書き取らず、要点に絞る点を挙げています。電話の内容をすべて記録するのは難しいため、あらかじめ項目を決めて、聞くことを絞るのが前提です。

通話前の準備｜用紙・ペン・項目を決めておく

CUBE電話代行サービスの解説では、ペンはノック式でキャップのないもの、メモは表紙のないものを選ぶと無駄な動きを減らせるとされています。白紙のページを一番上にして、電話機の周りの決まった場所に置いておくことも勧められています。利き手と逆の手で受話器を取り、利き手でメモを書く、という方法も同じ解説に載っています。

アイミツの解説では、業種に合わせて「折り返し」「資料請求」など電話で多い用件を用意しておき、チェックするだけで済む状態にする方法が紹介されています。自分だけが分かる略語を決めておく方法もあります。たとえば「電話」を丸で囲んだ「T」で表す、といった例です。

通話中のコツ｜聞き出す・復唱する・要点だけ書く

コツ	やり方	理由
言葉で聞き出す	電話番号などは、表示された番号を写さず、相手に尋ねる	表示された番号を自己判断で写すと、トラブルのもとになる(シヤチハタ)
復唱する	聞き取った会社名・氏名・番号・用件を、繰り返して確認する	誤りを直す機会になり、聞き取れなかった所の確認にもなる
要点だけ書く	全文は書かず、単語で抜き出す	通話中は書く速度が追いつかない
名前はカタカナで書く	漢字に自信がないときは、聞いたとおりのカタカナにする	漢字の読み間違いによる引き継ぎミスを防ぐ
略語と記号を決める	よく使う言葉を頭文字や記号にしておく	書く量を減らせる
重要な所に印をつける	丸や下線で目立たせる	担当者が重要な所を見つけやすい
相手の様子も短く書く	急いでいる、困っている、など	担当者が緊急性や心構えを判断できる

聞き方の言葉をあらかじめ決めておくと、焦ったときも項目の聞き漏らしが減ります。次の表は、7項目を聞くときの言い方の一例です。

項目	聞き方の一例
宛名	失礼ですが、どちらの担当者宛てでしょうか
相手方	恐れ入ります、会社名とお名前を、フルネームで伺えますか
用件	差し支えなければ、ご用件を伺ってもよろしいでしょうか
折り返しの要否	折り返しのお電話をご希望でしょうか。ご都合のよい時間帯はございますか
連絡先	念のため、お電話番号をもう一度伺えますか
確認	復唱いたします。会社名と氏名、ご用件、折り返しの要否は、いま申し上げた内容でお間違いないでしょうか

用件は、機密やプライバシーに関わる場合があるため、無理に聞き出す必要はありません(シヤチハタの解説)。話せない場合は、折り返しの連絡先と、担当者への伝言の有無だけを確認します。

通話後のコツ｜すぐ清書し、至急かどうかを書く

• 電話を終えたら、できるだけ早く清書する。時間を置くと、忘れや書き漏れが起きやすい(シヤチハタ)
• 至急かどうかは必ず書く。相手が急ぎを希望した場合に加え、反応や用件から急いだほうがよいと感じた場合も書く(CUBE電話代行サービス)
• 読みにくい漢字には読み仮名をふるか、最初からカタカナで書く(シヤチハタ)
• 色を使うなら、黒を中心に多くても2-3色にとどめる。カラフルすぎると大事な所がぼやける(シヤチハタ)
• 折り返しが不要と言われた電話も、営業電話以外は担当者に報告する。担当者が改めて話したい場合があるため(CUBE電話代行サービス)

清書した電話メモを、席にいない担当者へ届ける段階では、普段のチャットに書き込む運用が選択肢になります。先ほど紹介したChatworkのように、メモの内容を書き込み、折り返しの担当をタスクにしておくと、依頼が流れにくくなります。

電話メモのテンプレート｜形式の選び方・コピーして使える書式・無料の配布先

電話メモのテンプレートは、付箋や既製のメモ帳、手書きで作る自作、PDF・Excelなどの配布データ、チャットの投稿の4つの形があり、電話を受ける人数と、担当者への伝え方で選びます。

形式	向く場面	注意したい点
既製の付箋・メモ帳	電話が少なく、紙で渡す職場	項目が印刷されていて書き漏れを防ぎやすい。項目を会社に合わせて変えにくい
手書きの自作書式	項目を自社に合わせたいとき	印刷や、スタンプなどで項目の枠を作る手間がかかる
PDF・Excel・Wordの配布データ	複数人で同じ書式を使うとき	印刷して使うか、画面に入力するかを先に決める
チャットの投稿の型	外出が多い、拠点が分かれているとき	項目の順番を決めておき、コピーして貼る。共有する範囲に注意する

コピーして使える書式

項目の順番は、本記事の7項目と同じです。紙に写すときも、チャットに貼るときも、そのまま使えます。

無料で配布されているテンプレート

電話メモのテンプレートは、無料で配布しているサイトもあります。次の3つは、検索結果の上位に出ていたページです(2026年10月21日確認)。ダウンロードできる形式や利用条件は、各ページで確認してください。

• プリントアウトファクトリー「電話メモ 8」：カラフルな電話メモのPDFで、A4サイズ4面付きと説明されています。
• bizocean「電話メモ・伝言メモ の書式テンプレート・フォーマット」：電話メモ・伝言メモの書式を集めたページです。
• Canva「電話メモ無料テンプレートデザイン」：イラストや画像付きのデザインのテンプレートを探せるページです。

書式は、全員が同じものを使わないと、聞く項目も書き方もそろいません。書式を決めたあとは、どこにあるか、いつから使うかを、全員に知らせておきます。

電話をしながらメモを取る・見る方法｜iPhoneの通話中メモと通話録音

iPhoneでは、通話中にホーム画面へ移動してメモアプリを開くと、通話を続けたままメモを書いたり見たりでき、通話に戻るときは緑色の通話インジケータをタップします。

「電話しながらメモを見るにはどうすればよいか」は、検索でもよく聞かれる疑問です。Appleのユーザガイドの「iPhoneの通話中」には、通話中に別のアプリを使用する手順として、ホーム画面に移動してアプリを開き、通話に戻るには緑色の通話インジケータをタップする、と書かれています。ホーム画面に移動する操作はiPhoneの機種によって異なるため、お使いの機種の操作はAppleのガイドで確認してください。Androidの場合も、機種やOSのバージョンによって操作が異なるため、メーカーの案内で確認します。

両手がふさがる場面では、同じガイドにあるとおり、通話中にオーディオボタンから出力先を選んで、ハンズフリーで通話できます。メモを書く手を空けたいときに使えます。

通話の録音と文字起こし

iPhoneには、電話アプリで通話を録音する機能があります。Appleのユーザガイド「iPhoneで通話を録音して文字に起こす」によると、通話中に録音のボタンをタップすると、通話が録音されることが音声で両方の通話者に知らされます。録音はメモアプリの「通話録音」フォルダに保存され、対応する言語や地域では、メモアプリで文字起こしも表示できます。

• 録音できる国や地域、対応する言語は限られます。使えるかどうかは、Appleの「iOSとiPadOSで利用できる機能」のページで確認する
• 録音する前に、通話相手に録音しても問題ないかを確認するよう、Appleのガイドに書かれている
• 文字起こしは、すぐに使えない場合があり、会話を完全には再現できていない可能性があるため、精度を確認してから信頼する
• 通話録音は、「設定」の「アプリ」の「電話」から、オフにできる

録音や文字起こしは、紙のメモの代わりではなく、聞き返して確認するための補助と考えると安全です。会社の業務で使う場合は、録音の可否と保管の扱いを、社内の規程で決めておきます。文字起こしのツールについては、音声入力とは｜活用の仕組みと選び方で整理しています。

記録の方法	向く場面	注意したい点
紙とペン	固定電話で受ける、席で応対するとき	手書きの速さに限りがある。置き場所を決めておく
スマホのメモアプリ	スマホで受け、通話中に内容を残したいとき	通話中は画面を切り替える。清書したメモは、共有先に転記する
通話録音	聞き返して確認したいとき	録音の可否を相手に確認する。文字起こしは精度を確認する
通話後のチャット投稿	担当者が外出中で、すぐ知らせたいとき	項目の順番を決めた型を使い、至急かどうかを先頭に書く

電話のメモはどこにあるのか

「電話のメモはどこにありますか」という疑問は、2つに分けて考えます。紙のメモは、自分の机の決まった場所、または担当者の机や共有の場所にあるはずなので、置き場所を社内で決めておくことが前提です。iPhoneの通話録音を使った場合は、メモアプリの「通話録音」フォルダにあります。録音していない通話の内容は、あとから確認できないため、必要な項目は通話中か通話後すぐにメモします。

電話メモが漏れる原因と、チームで決めておくこと

電話メモの伝え漏れは、書式の不統一、置き場所の不明、至急の基準のなさ、折り返しの確認不足から起きやすく、個人の注意ではなく、チームで決めておくと防ぎやすくなります。

起こりがちなこと	起きる問題	決めておくこと
書式や項目が人ごとに違う	連絡先や折り返しの要否が抜ける	7項目を入れた書式を1つ決め、全員が同じものを使う
メモの置き場所が決まっていない	担当者が気づかず、折り返しが遅れる	見える場所と、戻ったときの声かけを決める
至急かどうかの基準がない	急ぎの電話が後回しになる	至急と書く基準と、その場合の連絡方法を決める
折り返し不要の電話を報告しない	担当者が相手に失礼な対応をする	不要と言われた電話も、営業電話以外は報告する
個人情報が書かれたメモが、机に残る	氏名や連絡先が他の人の目に触れる	保管場所と、不要になったメモの処分の方法を決める
新しい人が応対のやり方を知らない	メモの質に差が出る	書式と聞き方を、入社時に必ず共有する

外部に任せる場合は、伝言の報告方法を確認する

自社で電話に出る人を確保できない場合は、電話代行などの外部サービスを使う選択肢もあります。その場合も、電話メモの考え方は変わりません。伝言がメールやチャットなどのどの方法で、どのくらいの項目で報告されるかを、契約前に確認します。7項目がそろって報告されるかを確かめておくと、自社で受けた電話との引き継ぎの質をそろえられます。

電話応対全体の手順や、記載する項目、イレギュラーな事案への対応を整えたい場合は、電話応対におけるマニュアル作成の必要性｜記載する項目や作成手順もで整理しています。電話そのものを外部に任せる電話代行という選択肢は、電話代行とは？サービス内容やメリット、選び方のポイントを解説が参考になります。アイミツの解説は、自社で対応が難しい場合の選択肢として、メモの取り方に慣れた代行会社への外注を挙げています。

決めたことを、全員が同じように使えているかは、自社の状況に当てはめて確認できます。次のチェックで、当てはまる数に応じて、次に何をするとよいかが変わります。

電話メモの書式と置き場所、至急の基準を決めても、新しい人や別の拠点まで届いたかが分からなければ、運用は定着しません。決まりを全員に知らせ、読まれた状況を閲覧率や読了率で確かめたい場合は、Web社内報のourlyで確認する方法があります。

よくある質問(FAQ)

Q1. 電話メモには何を書けばよいですか？

A. 宛名、日時、相手方(会社名・所属・氏名)、用件、折り返しの要否、連絡先、応対者名の7項目が基本です。通話中は要点だけを走り書きし、通話後すぐに清書して担当者に渡します。会社によって、案件名や受付番号などを足します。

Q2. 電話をしながらメモを取るコツは？

A. 全文は書かず、単語で要点を抜き出します。会社名や番号は復唱して確認し、名前の漢字に自信がないときはカタカナで書きます。よく使う言葉は略語や記号を決めておき、重要な所は丸や下線で目立たせます。

Q3. iPhoneで電話しながらメモを見るにはどうすればよいですか？

A. 通話中にホーム画面へ移動してメモアプリを開きます。通話は続いており、通話に戻るには緑色の通話インジケータをタップします。ホーム画面へ移動する操作はiPhoneの機種によって異なるため、Appleのガイドで確認してください。

Q4. 電話のメモはどこにありますか？

A. 紙のメモは、自分や担当者の机など、社内で決めた置き場所にあります。iPhoneで通話を録音した場合は、メモアプリの「通話録音」フォルダに保存されます。録音していない通話は、あとから確認できないため、必要な項目は通話中か通話後すぐにメモします。

Q5. 無料の電話メモのテンプレートはありますか？

A. プリントアウトファクトリーのPDF、bizoceanの書式、Canvaのテンプレートなど、無料で配布されているものがあります。本記事の7項目を並べた書式をコピーして使うこともできます。利用条件は、各ページで確認してください。

Q6. 折り返し不要と言われた電話も、担当者に伝えるべきですか？

A. 営業電話を除き、報告するのが無難です。担当者が相手と話したい場合があり、折り返さない場合でも、次に会ったときに不在を詫びる一言を伝えられます(CUBE電話代行サービスの解説)。

まとめ｜電話メモで押さえたい6つのこと

電話メモは、取ることよりも、担当者に正確に届けて、折り返しまでつなげることが大切です。書式と置き場所を決めておけば、誰が電話を受けても同じ質の引き継ぎができます。

1. 電話メモとは、相手・用件・折り返しの要否を書き留めて担当者に引き継ぐ記録で、宛名・日時・相手方・用件・折り返しの要否・連絡先・応対者名の7項目が基本
2. 取り方は、準備(用紙・ペン・項目)、通話中(要点・復唱・カタカナ)、通話後(すぐ清書・至急の表示)の3場面で整える
3. テンプレートは、既製のメモ帳、自作、配布データ、チャットの型から選び、全員が同じ書式を使う
4. 担当者には、席にいれば口頭、不在なら見える場所の紙かチャットで伝え、折り返し不要の電話も報告する
5. iPhoneは、通話中にホーム画面へ移動してメモアプリを使える。通話録音は、対応地域・言語を確認し、相手に確認してから使う
6. 電話メモの共有と周知を支えるビジネスチャットやWeb社内報の資料を請求して、比較して検討する

まず、自社の電話メモの書式が全員同じかを確かめ、7項目に足りない欄がないかを見直すところから始めてください。

参考文献

• シヤチハタ「ビジネスにおける電話の伝言メモの書き方｜印象がアップする取り方のコツも紹介」https://www.shachihata.jp/media/column/20240203/
• CUBE電話代行サービス「電話対応でのメモの取り方のポイントとは？書くべき項目まで解説」https://www.cube108.jp/blog/post/4106/
• アイミツ「電話応対におけるメモの取り方は？すぐに使えるテンプレートも」https://imitsu.jp/matome/customer-service/telephone-answering-memo
• Apple サポート「iPhoneの通話中」https://support.apple.com/ja-jp/guide/iphone/iph3c9951d7/ios
• Apple サポート「iPhoneで通話を録音して文字に起こす」https://support.apple.com/ja-jp/guide/iphone/iph57c6590e9/18.0/ios/18.0
• プリントアウトファクトリー「電話メモ 8」https://www.printout.jp/BZ/SUP/ME/012/BZ-SUP-ME-012.html
• bizocean「電話メモ・伝言メモ の書式テンプレート・フォーマット」https://www.bizocean.jp/doc/category/289/?page=3
• Canva「電話メモ無料テンプレートデザイン」https://www.canva.com/ja_jp/templates/s/denwa-memo/
• Chatwork 導入事例「1日100件の電話が30%減少」(楓工務店／アイニコグループ株式会社)https://go.chatwork.com/ja/case/kaede.html
• ourly Mag. 開催レポート(株式会社ガスパルのクライアントイベント)https://ourly.jp/case/interview-gaspal/