出張旅費規程とは？義務の有無・記載項目・作り方とひな形を解説

出張旅費規程とは、出張したときの交通費・宿泊費・日当の支給基準と、申請から精算までの手順を定めた社内規程のことです。会社に作成を一律で義務づける法律の条文は確認できた範囲では見当たりませんが、日当をいくら支給するかは会社の定めが根拠になり、非課税で支給できるかどうかも、国税庁の通達が示す「通常必要な範囲か」で判断されます。支給の基準を文書にして社内で統一しておくと、出張のたびの個別判断や精算の行き違いを減らせます。この記事では、規程の意味と作成の義務の有無、記載する項目、所得税基本通達9-3を条文に落とす考え方、国内出張向けの条文のひな形、一人社長や海外出張など迷いやすいケースまでを、公的資料に沿って整理します。日当の金額の相場と税務の詳細は別の記事に任せ、この記事では規程そのものに絞って解説します。

目次

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1. 出張旅費規程とは？定める内容と旅費の3つの区分
2. 出張旅費規程は作成が義務？作るメリットと、節税の考え方の注意点
3. 出張旅費規程に書く項目と、公開されている規程例の章立て
4. 非課税で支給できる規程にする｜所得税基本通達9-3を条文に落とす
5. 出張旅費規程の作り方｜6ステップ
6. 出張旅費規程のひな形｜国内出張向けの条文例
7. 迷いやすいケース｜一人社長・役員・パート・海外出張・赴任
8. 規程を作ったあとの運用｜守られているかを確かめる仕組み
9. 出張旅費規程に関するよくある質問(FAQ)
10. まとめ｜出張旅費規程づくりで押さえたい6つのこと
11. 参考文献

出張旅費規程とは？定める内容と旅費の3つの区分

出張旅費規程とは、出張時の交通費・宿泊費・日当の支給基準と、申請から精算までの手順を定めた社内規程のことです。出張のたびに「いくらまで認めるか」「どの交通手段を使うか」を個別に判断せず、会社として同じ基準で処理できるようにするために作ります。

規程で扱う旅費は、大きく3つに分かれます。

• 交通費: 鉄道・航空機・バス・タクシーなど移動にかかる費用。経済的で合理的な経路の実費とするのが基本で、新幹線や航空機を使える条件、タクシーを使える場面を規程で決めます
• 宿泊費: 宿泊にかかる費用。実費、上限付きの実費、定額のいずれかで支給し、金額は役職や地域で分ける会社もあります
• 日当: 出張中の食事代や諸雑費を補うために、1日あたり定額で支給する手当。領収書を集める代わりに、あらかじめ決めた額を支給します

財務省が令和5年に旅費規程等を持つ上場企業を対象に行ったアンケートでは、国内宿泊料の支給方法は「上限付き実費支給」が43.7%で最も多く、「定額支給」が28.9%、「実費支給」が24.0%でした(財務省「旅費等実態調査(民間企業の旅費規程等に関する実態調査)」)。国家公務員の旅費は「国家公務員等の旅費に関する法律」で定められていますが、民間企業の旅費は、会社ごとに規程で決めるのが基本です。

出張が増えるほど、規程どおりの運用が難しくなる

規程を作っても、出張の手配や精算が出張者ごとにばらばらだと、規程どおりに運用されているかを確かめるのが難しくなります。出張者がそれぞれ別のサイトで航空券やホテルを予約して立て替え、帰社後に精算書と領収書を提出する流れでは、経理は規程の上限や区分に合っているかを1件ずつ見ることになり、会社全体の出張費もまとまって把握できません。

出張の手配と費用の把握をひとつにまとめたい場合の一例が、株式会社ピカパカが提供する「ピカパカ出張DX」です。商品ページによると、国内外の航空券・新幹線・ホテル・レンタカーなどの出張手配をひとつのサービスで行え、手配した出張の費用は法人一括精算で月末締めの翌月払いにできます。出張者の立て替えを減らせるほか、請求書と明細をExcelやPDFで受け取り、担当者や部署ごとに仕分けて管理できる点も紹介されています。注意点として、取り扱いの詳しい内容や料金はWeb上で公開されておらず、資料請求や問い合わせで確認する必要があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

出張旅費規程は作成が義務？作るメリットと、節税の考え方の注意点

出張旅費規程の作成を、すべての会社に一律で義務づける法律の条文は、確認できた範囲では見当たりません。ただし、日当などを支給する根拠は会社の就業規則や規程になるため、基準を文書で残しておく意味は大きくなります。

作成義務の有無と、就業規則との関係

厚生労働省の派遣に関するQ&Aは、出張時の日当について「法律上は、出張者に日当を支給する義務はありません」とし、日当を支給するかどうかは会社の就業規則等を根拠とすると説明しています(厚生労働省「派遣社員の出張時は日当を支給するのでしょうか」)。支給するかどうかも、金額も、会社が決めてよいということです。支給すると決めたなら、その基準を規程にしておく必要が出てきます。

就業規則の面では、常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則を作成して労働基準監督署に届け出る義務があります(労働基準法第89条、第90条)。厚生労働省の説明では、賃金の決定・計算・支払の方法などは必ず記載する事項、「労働者のすべてに適用される定め」は定めをする場合に記載する事項とされています(厚生労働省「就業規則で、記載が必須な事項はありますか？」)。出張旅費規程を就業規則の本体に含めるか、別の規程にするかは会社によって異なります。10人以上の事業場は、届出の要否や形式を社会保険労務士や所轄の労働基準監督署に確認してください。10人未満の会社でも、旅費の基準を文書にしておくと運用が安定します。

規程を作るメリット

「節税になる」と言われる理由と、押さえたい限界

出張旅費規程は、節税の文脈で語られることがあります。仕組みは次のとおりです。従業員にとっては、旅行に通常必要と認められる範囲の旅費は、所得税が非課税です。会社にとっては、規程に沿って支給した旅費は旅費交通費として扱えます。消費税では、国内出張の旅費・宿泊費・日当のうち旅行に通常必要と認められる部分は課税仕入れとなり、適格請求書の交付を受けられなくても、一定の事項を記載した帳簿の保存で仕入税額控除ができます(国税庁「適格請求書等保存方式に関するQ&A 問107」)。海外出張や海外転勤のために支給した旅費は、原則として課税仕入れに該当しません(国税庁「No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い」)。

一方で、限界もあります。非課税になるのはあくまで「通常必要と認められる範囲」で、日当を増やせば得になる仕組みではありません。範囲を超える部分は、所得税基本通達9-4により、給与所得を得ている人が職務のために行った旅行であれば給与所得の収入金額に算入されます。役員に支給する場合は、法人が役員に支給する給与のうち定期同額給与・事前確定届出給与・一定の業績連動給与のいずれにも当たらないものが損金に算入されない、という役員給与のルールとも関わります(国税庁「No.5211 役員に対する給与」)。個別の判断は、税理士に確認してください。

出張旅費規程に書く項目と、公開されている規程例の章立て

出張旅費規程に書く項目は、目的と適用範囲、出張の定義、申請と報告、旅費の種類と金額、精算の方法、附則の6つが基本です。海外出張や赴任がある会社は、国内とは別の条を設けます。

公開されている規程例の章立てを見比べる

章立てや条文の細かさは会社によって大きく違います。公開されている2つの規程例を見比べると、次のような違いがあります。

同じ「出張旅費規程」でも、条文の数も、出張の距離の基準も、会社や団体によって異なります。公開されている規程は、構成を知る参考にはなりますが、金額や基準をそのまま自社に当てはめられるわけではありません。自社の出張の実態に合わせて決める必要があります。

出張の定義と距離の基準｜何キロから出張にするか

何キロ以上を出張とするかを定めた法律上の決まりはなく、会社が規程で決めます。財務省のアンケートでは、国内出張で日当を支給する要件として「往復行程(距離)により判断している」が49.4%で最も多く、「宿泊の有無により判断している」が44.8%でした。一方で「日当は支給しない」会社も11.6%あります(財務省「民間企業における出張旅費規程等に関するアンケート 報告書」)。

• 距離で決める: 勤務地から片道何キロ以上を出張とする。公開例では50キロメートル超・100キロメートル・150キロメートル以上と分かれる
• 宿泊の有無で決める: 日帰りと宿泊を伴う出張で、日当や宿泊費の扱いを分ける
• 所要時間で決める: 半日以上の用務かどうかなど、拘束時間で区分する

出張と、日常の業務に伴う社用外出の線引きは、「出張」と「社用外出」の違いとは｜日帰りor宿泊の判断基準や各種手当、出向など類似項目についても解説で詳しく解説しています。この記事では、その線引きを規程の条文にどう書くか、という作る側の視点で扱います。

日当・宿泊費の書き方｜金額は別表、減額条件は条文に

日当は定額、宿泊費は上限付きの実費とする書き方が、前述の財務省のアンケートでも多く見られました。規程では、金額を別表にまとめ、条文には「どんな場合に減らすか、支給しないか」を書きます。たとえば、会社が食事を手配した場合、半日に満たない出張の場合、休日に移動だけをした場合などです。日当の金額の相場、非課税の条件、仕訳は、日当とは？出張手当の意味・相場・税金の扱いをわかりやすく解説で整理しています。

非課税で支給できる規程にする｜所得税基本通達9-3を条文に落とす

出張旅費が非課税になるのは、その旅行に通常必要とされる費用の範囲内の金品です。所得税基本通達9-3は、その判定で、支給額が役員と使用人の全体を通じて適正なバランスの基準で計算されているか、同業種・同規模の他社が一般的に支給している金額に照らして相当か、の2点を勘案するとしています。

通達は、旅行の目的、目的地、行路や期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容や地位などからみて通常必要とされる費用かどうかを見る、としています(国税庁「所得税基本通達 9-3(非課税とされる旅費の範囲)・9-4」)。この考え方を、規程と運用の備えに置き換えると、次のとおりです。

本記事は国税庁などの公開情報をもとにした一般的な解説であり、税務・法律上の助言ではありません。金額や適用範囲の最終判断は、顧問税理士や社会保険労務士に確認してください。

規程があっても指摘されやすい運用

税理士法人の解説では、規程があっても、規程と実際の支給額が一致しない場合、役員と従業員で恣意的に適用した場合、規程を事後的に変更して過去の出張に遡って適用した場合などが、否認のリスクとして挙げられています(BASE ONE税理士法人「出張旅費規程を活用した節税対策の実務ポイント」)。通達9-3の2つの確認点に照らしても、規程どおりに支給し、実態を記録に残すことが、規程の効力を保つ土台になります。

出張旅費規程の作り方｜6ステップ

出張旅費規程の作り方は、出張の実績を整理し、適用範囲と出張の定義を決め、金額の基準を定めて条文にし、社内の手続きを経て周知・施行する6ステップです。

金額の根拠を残す

ステップ3で大切なのは、金額を決めた理由を後から説明できる形で残すことです。財務省のアンケートの平均額、同業種の水準、自社の出張で実際にかかっている費用を並べ、「この区分はこの根拠でこの額にした」とメモにします。通達9-3が見る「同業種・同規模の水準に照らして相当か」に答える材料になります。

精算のルール｜概算払い・仮払い・立替をどうするか

精算のルールでは、概算払い(仮払い)の有無、精算の期限、領収書の要否、過払いの返納を決めます。公開されている規程例では、帰任後5日以内に精算する例や、概算払いを受けた場合は出張の完了後2週間以内に精算する例があります。期限を決めても、出張者が先に立て替える運用が残ると、立替が長引き、経理は月末に精算書と領収書をまとめて確認することになります。

出張旅費規程のひな形｜国内出張向けの条文例

国内出張を想定した条文の例です。ここまでの内容と、公開されている複数の規程例の構成を参考に、この記事のために作成しました。金額・日数・距離など自社で決める部分は「○○」としています。そのまま使うのではなく、自社の実態に合わせて決めたうえで、税理士や社会保険労務士に確認してください。

別表(旅費の金額表)の枠は、次のとおりです。空欄の金額は、ステップ3で決めた基準と根拠をもとに、自社で記入します。

空欄の「○○」を決めるときは、距離の基準は自社の出張の実態から、金額は財務省のアンケートや同業種の水準から決め、その根拠を残してください。条文の数を増やしすぎると運用が重くなるため、最初は必要な項目に絞り、運用しながら見直すのが現実的です。作った規程が実際の運用と合っているかは、次のセルフチェックで点検できます。

迷いやすいケース｜一人社長・役員・パート・海外出張・赴任

一人社長の会社でも、出張旅費規程は作れます。ただし、自分に支給する旅費も、旅行に通常必要な範囲かどうかが問われる点は、従業員がいる会社と変わりません。

一人社長の場合

所得税基本通達9-3は、役員と使用人の全体を通じた基準かどうかを見るとしており、旅費の非課税の考え方は役員にも及びます。使用人がいない会社でも、社長自身の出張について、目的・日程・金額の根拠を記録に残しておくことが、規程を運用している実態の裏づけになります。規程の適用範囲は「役員及び従業員」と書いておくと、将来従業員を雇ったときに作り直さずに済みます。社長に支給する金額が通常必要な範囲を超えると、その部分は給与として扱われ、役員給与のルールにも関わります(前述のNo.5211)。金額の決め方は、顧問税理士に確認してください。個人事業主の場合は、この記事の対象外です。必要経費の扱いは税務署や税理士に確認してください。

役員の旅費と日当

役員の旅費は、通達9-3が「役員及び使用人の全て」を通じた基準を求めているため、役員だけを高く設定した別基準にしないのが基本です。役職によって金額に差をつける場合も、役職ごとの区分として規程に明記し、差をつける理由を説明できるようにしておきます。

パート・アルバイト・派遣社員

パートやアルバイトに出張がある場合は、適用範囲に含めるかを条文に書きます。派遣社員の出張時の日当は、派遣元と派遣労働者の間で決まる労働条件が基本です。厚生労働省のQ&Aは、派遣先の規程どおりに自動的に日当を支給する必要はなく、派遣元の就業規則に沿って処理されると説明しています。

海外出張

海外出張は、為替、地域による物価の差、安全面の対応が加わるため、国内とは別の規程か別の条で定めるのが一般的です。財務省のアンケートも、海外出張(宿泊)の日当・食事代・宿泊料を国内とは別の設問で集計しています。消費税では、海外出張のために支給した旅費は原則として課税仕入れに該当しないため、国内の旅費と分けて経理できるようにしておく必要があります(前述のNo.6459)。

転勤・赴任

転勤や赴任に伴う引っ越し費用は、出張とは性質が異なります。公開されている規程例でも、移転料や着後手当は出張の日当・宿泊料とは別の種目として定められています。出張旅費規程の中で赴任の扱いまで書くか、赴任旅費の規程を別に作るかは、赴任の頻度に応じて決めます。

規程を作ったあとの運用｜守られているかを確かめる仕組み

規程を作ったあとの課題は、規程どおりに申請され、確認され、精算されているかを、手間をかけずに確かめることです。出張が増えるほど、次の3つの場面で手作業の確認が負担になります。

• 申請内容の確認: 日当と実費の二重申請、宿泊費の上限超過、必須項目の抜けを、経理が目視で確認する
• 立替と精算書の回収: 出張者が立て替え、帰社後に精算書と領収書を提出し、月末に集中する
• 手配のばらつき: 出張者ごとに予約サイトが違い、規程の範囲内で手配されているか、全体でいくらかかっているかが見えにくい

精算の流れの全体像は出張精算とは？出張費の意味や精算の流れ、出張精算の注意点を解説、出張管理システムの機能と選び方は出張管理システムとは？出張管理システムの機能・メリットを解説でも解説しています。

申請内容を、規程にあわせて確認する

申請内容の確認を仕組みにしたい場合の一例が、jinjer株式会社が提供する「ジンジャー経費」です。商品ページによると、経費だけでなく交通費・交際費・出張費も申請でき、申請と承認をWeb上やスマートフォンアプリで完結できます。あらかじめ設定した社内の規定にあわせて申請内容を確認する機能があり、金額差異のアラートや必須項目の抜け漏れ防止などが紹介されています。承認ルートや勘定科目は、グループ単位・個人単位で柔軟に設定できます。注意点として、導入までに最長3か月ほどかかる場合があります。1か月間の無料トライアルがあり、操作性や自社との相性を確かめられます。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例では、株式会社森のエネルギー研究所が、Excelで作った経費精算書を紙に出力して領収書を貼り、申請・承認していた運用から、システムでの運用に切り替えたと紹介されています。繁忙期は出張が増えて申請数が急に増え、確認の負担が大きかったことが課題でした。導入後は、手作業だった集計や処理がワンクリックで完了するようになったとあります(jinjer株式会社「株式会社森のエネルギー研究所の導入事例」)。

立替そのものをなくす

出張費の立替をなくしたい場合の一例が、Sansan株式会社が提供する「Bill One経費」です。商品ページによると、Bill Oneビジネスカードで経費を支払うことで、社員の立替経費をなくせます。領収書の受け取りから承認、仕訳、保管までをオンラインで一元管理でき、領収書の提出はスマートフォンで撮影するだけで完了します。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応している点も紹介されています。注意点として、初期費用が発生し、月払いではなく年額での支払いになります。無料のトライアル期間は設けられていないため、料金や運用は資料や公式サイトで確認してください。

導入事例では、新日本プロレスリング株式会社が、選手やスタッフの出張費などで月間1,000件以上の立替経費が発生していたと紹介されています。導入後は月1,000件の経費をビジネスカードで支払い、経費の約9割が法人カードでの支払いになったとあります。カード利用後に領収書の督促メールが自動で届くため、提出漏れを減らせる点も挙げられています(Sansan株式会社「新日本プロレスがバックオフィスDXを推進」)。

3サービスの役割の違い

ここまでに紹介した3サービスは、規程の運用で手間がかかる場面が異なります。優劣ではなく、自社の課題に合うものを選ぶための整理です(商品ページで確認した内容。確認日2026年10月22日)。

3サービスとも、資料を無料でダウンロードできます。自社の規程と運用のどこに手間がかかっているかを整理したうえで、課題に近いサービスの資料を比べてみてください。

出張旅費規程に関するよくある質問(FAQ)

Q1. 出張旅費規程は作成が義務ですか？

A. 出張旅費規程の作成を、すべての会社に一律で義務づける法律の条文は、確認できた範囲では見当たりません。厚生労働省のQ&Aも、法律上は出張者に日当を支給する義務はなく、支給するかどうかは就業規則等が根拠になると説明しています。常時10人以上の労働者を使用する事業場は就業規則の作成と届出の義務があるため、旅費の定めを就業規則に含めるかどうかは、社会保険労務士に確認してください。

Q2. 出張日当は出張旅費規程に含まれますか？

A. はい。日当は、交通費・宿泊費と並ぶ旅費の種類のひとつで、金額や支給の条件、減額する場合を出張旅費規程に書きます。金額は別表にまとめると改定しやすくなります。日当の相場や税金の扱いは、日当とは何かを解説した記事で詳しく説明しています。

Q3. 出張旅費規程の作り方は？

A. 出張の実績を整理し、適用範囲と出張の定義を決め、金額の基準と根拠を定めて条文にし、社内の手続きを経て周知・施行する6ステップで進めます。条文は本記事のひな形を参考にでき、金額は別表にまとめます。非課税で支給するには、所得税基本通達9-3の2つの確認点(役員と使用人の全体を通じたバランス、同業種・同規模の水準)を踏まえて金額を決め、根拠を残します。

Q4. 旅費規程の相場はいくらですか？

A. 法律で決まった相場はありません。財務省の民間企業向けアンケート(上場企業が中心)では、国内出張で日当を支給している487社の日当の平均額は2,621円、国内宿泊料を定額+上限付き実費で支給している400社の宿泊料の平均額は10,672円でした。調査の対象は上場企業が中心のため、中小企業の水準とは異なる場合があります。金額の決め方は、同業種の水準や自社の出張の実態とあわせて判断してください。

Q5. 一人社長の出張旅費規程は？

A. 一人社長の会社でも作成できます。規程の適用範囲を「役員及び従業員」としておけば、将来従業員を雇ったときにも作り直さずに済みます。社長自身に支給する旅費も、旅行に通常必要な範囲かどうかが問われ、範囲を超える部分は給与として扱われる場合があります。金額の決め方は、顧問税理士に確認してください。

Q6. 出張旅費規程は何キロから適用しますか？

A. 何キロ以上を出張とするかを定めた法律の決まりはなく、会社が規程で決めます。公開されている規程例では、日帰り出張を片道50キロメートルを超える地域、宿泊出張を片道150キロメートル以上とする例や、勤務地から片道100キロメートル以内を在勤地とする例があります。距離のほか、宿泊の有無や所要時間で決める会社もあるため、自社の出張の実態に合わせて決めてください。

まとめ｜出張旅費規程づくりで押さえたい6つのこと

1. 出張旅費規程は、旅費の支給基準と申請・精算の手順を決める社内規程です。作成を一律に義務づける条文は確認できた範囲では見当たりませんが、日当の支給の根拠は会社の就業規則や規程になります
2. 書く項目は、目的と適用範囲、出張の定義、申請と報告、旅費の種類と金額、精算、附則が基本です。金額は別表にまとめます
3. 非課税で支給するには、所得税基本通達9-3の2つの確認点を踏まえて金額を決め、決めた根拠と出張の記録を残します
4. 作り方は、出張の実績の整理から周知・見直しまでの6ステップです。ひな形の空欄は、自社の実態と根拠から決めます
5. 一人社長・役員・パート・海外出張・赴任は、適用範囲と別規程にするかを確認します。税務の判断は税理士、就業規則との関係は社会保険労務士に確認します
6. 規程を作ったあとは、申請内容の確認・立替・出張手配のどこに手間がかかっているかを整理し、経費精算や出張管理のサービスの資料を比べて検討します

参考文献

• 国税庁「所得税基本通達 9-3(非課税とされる旅費の範囲)・9-4」https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/shotoku/02/02.htm
• 国税庁「適格請求書等保存方式に関するQ&A 問107 出張旅費、宿泊費、日当等」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/107.pdf
• 国税庁「No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6459.htm
• 国税庁「No.5211 役員に対する給与」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5211.htm
• 厚生労働省「派遣社員の出張時は日当を支給するのでしょうか」https://www.mhlw.go.jp/bunya/koyou/haken-shoukai20/dl/37.pdf
• 厚生労働省「就業規則で、記載が必須な事項はありますか？」https://www.check-roudou.mhlw.go.jp/qa/roudousya/syuugyoukisoku/q4.html
• 財務省「旅費等実態調査(民間企業の旅費規程等に関する実態調査)」https://www.mof.go.jp/about_mof/mof_budget/20220627160951.html
• 財務省「民間企業における出張旅費規程等に関するアンケート 報告書」https://www.mof.go.jp/about_mof/mof_budget/release/itaku/seikabutsu/20240628ryohitoujittaityousa.pdf
• プラスソーシャルインベストメント株式会社「国内出張旅費規程」https://www.psinvestment.co.jp/cms/wp_psi/wp-content/uploads/%E5%87%BA%E5%BC%B5%E6%97%85%E8%B2%BB%E8%A6%8F%E7%A8%8B.pdf
• csc-japan.org「出張旅費規程」https://csc-japan.org/wordpress2/wp-content/uploads/travel_expense_regulations_2013925.pdf
• BASE ONE税理士法人「出張旅費規程を活用した節税対策の実務ポイント」https://base-one.jp/%E5%87%BA%E5%BC%B5%E6%97%85%E8%B2%BB%E8%A6%8F%E7%A8%8B%E3%82%92%E6%B4%BB%E7%94%A8%E3%81%97%E3%81%9F%E7%AF%80%E7%A8%8E%E5%AF%BE%E7%AD%96%E3%81%AE%E5%AE%9F%E5%8B%99%E3%83%9D%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%88-2/
• jinjer株式会社「株式会社森のエネルギー研究所の導入事例」https://hcm-jinjer.com/results/results-14708/
• Sansan株式会社「新日本プロレスがバックオフィスDXを推進」https://jp.corp-sansan.com/news/2025/0723.html