不動産の顧客管理システムとは？機能・選び方・運用の注意点

不動産の顧客管理システムとは、物件の問い合わせ（反響）から来店、契約、契約後のやり取りまで、顧客ごとの連絡先・対応履歴・次の予定をクラウドで一か所にまとめて管理する仕組みです。CRM（顧客関係管理）の不動産版にあたり、ポータルサイトの反響を自動で取り込む機能や、メール・LINEで追客する機能を備えたものがあります。この記事では、システムでできること、賃貸・売買・管理といった業態別の違い、CRM・SFA・Excelとの違い、個人情報保護法と宅建業法の帳簿との関係、選び方の確認点、導入の進め方を整理します。顧客の範囲を見込み客だけでなく、契約者・オーナー・取引先まで広げて考える点もあわせて解説します。

目次

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1. 不動産の顧客管理システムとは｜役割の違う2つのサービスから整理する
2. 不動産の顧客管理システムでできること｜反響から契約後までの主な機能
3. 賃貸仲介・売買仲介・賃貸管理で変わる｜業態別に必要な顧客管理
4. CRM・SFA・MA・Excelとの違い｜専用システムが必要になる目安
5. 顧客管理の対象は4者｜見込み客・契約者・オーナー・取引先を分けて考える
6. 個人情報と宅建業法の注意｜顧客管理システムに載せる情報の扱い
7. 不動産の顧客管理システムの選び方｜デモ・資料請求で確かめる7つの確認点
8. 導入の進め方と運用ルール｜定着させる4ステップ
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ｜不動産の顧客管理システム選びで押さえたい6つのこと
11. 参考文献

不動産の顧客管理システムとは｜役割の違う2つのサービスから整理する

不動産の顧客管理システムとは、反響から契約後までの顧客情報と対応履歴を社内で共有し、追客の抜け漏れと担当者交代時の引き継ぎの手間を減らす業務システムです。不動産取引は、問い合わせから来店、内見、申込、契約まで接点が続きます。担当者ごとの手帳やExcel、メールの受信箱に情報が分かれていると、だれがいつ何を伝えたかを追えなくなります。

管理する顧客は、大きく2つに分けると整理しやすくなります。1つは物件の問い合わせをくれた見込み客で、反響の取り込みと追客が中心です。もう1つはオーナー、協力会社、金融機関といった取引先で、連絡先と接点の共有が中心です。次の表は、当サイトに掲載している2つのサービスを、この役割の違いで並べたものです（2026年10月23日に商品ページで確認）。優劣ではなく、役割の違いで比べています。

反響や追客の抜け漏れを減らしたい場合の一例が、株式会社いえらぶGROUPのいえらぶ顧客管理システムです。商品ページでは、ポータルサイトからの反響情報を自動で取り込めること、自動物件提案やメール配信予約、LINE連携によって追客の効率を高められること、直感的に使える分かりやすいデザインで初心者でも扱いやすいことが紹介されています。一方で、詳細は問い合わせる必要があると案内されているため、機能の範囲は資料で確認しましょう。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

要旨（原文を要約）：心々ハウス株式会社は、営業スタッフごとに顧客管理を行っていたため、だれが何をしているか分からず、指示や指導がしづらいという課題がありました。顧客管理システム（CRM）で顧客情報を一元管理した結果、スタッフ間の連携が向上し、顧客登録の時間削減と応対履歴の活用で追客が効率化したと紹介されています。

出典：いえらぶCLOUD お役立ちブログ「不動産業界におけるCRM活用事例8選」（活用事例6）

不動産の顧客管理システムでできること｜反響から契約後までの主な機能

主な機能は、反響の自動取込、対応履歴の一元管理、メール・LINEでの追客、物件提案、来店予約とマイページ、分析・レポートの6つに整理できます。備える範囲は製品によって異なるため、次の表は一般的な機能の整理として見てください。

機能	できること	解決しやすい課題
反響の自動取込	ポータルサイトやホームページからの問い合わせを、顧客情報として自動で登録する	複数サイトの反響を見に行く手間、転記ミス、取りこぼし
対応履歴の一元管理	電話・メール・来店・内見の内容を、顧客ごとに時系列で残す	担当者交代時の引き継ぎ、二重対応
メール・LINEでの追客	配信の予約や一括送信、定型文で、見込み客に継続して連絡する	追客のタイミング漏れ、手作業の負担
物件提案	顧客の希望条件に合う物件を自動で提案する	提案の遅れ、条件の見落とし
来店予約・マイページ	顧客が来店の予約や希望条件の登録をオンラインで行える	日程調整の往復連絡
分析・レポート	反響の経路ごとに、反響数や来店・成約の状況を集計する	広告費の効果が見えない

機能の数より、入力の手間が増えないかを見る

顧客管理システムが定着しない大きな理由は、機能が足りないことよりも、入力の手間が増えて更新が止まることです。反響が自動で取り込まれる、返信の履歴が自動で残る、といった仕組みがあれば、担当者が入力する項目は減ります。逆に、反響を自分で転記する運用では、忙しい時期ほど履歴が空白になります。選ぶときは、どの入力が自動で、どの入力が手作業なのかを、デモで具体的に確かめましょう。

反響の自動取込と追客の自動化は、先ほど紹介したいえらぶ顧客管理システムの商品ページでも特徴として挙げられている内容です。自社が使うポータルサイトとの連携範囲や、LINEなどの連絡手段の対応は、資料で確かめられます。

賃貸仲介・売買仲介・賃貸管理で変わる｜業態別に必要な顧客管理

賃貸仲介・売買仲介・賃貸管理では、顧客との接点の長さと管理したい情報が違うため、自社の業態を先に決めてから機能を比べると選びやすくなります。

業態	管理する顧客と接点	重視したい機能	つまずきやすい点
賃貸仲介	反響から来店・内見・申込までの見込み客	反響への素早い返信、来店予約、LINEなどでの連絡	反響が多く、返信と日程調整の手間が集中しやすい
売買仲介	購入希望者と売却の相談者。検討が長引きやすい	長期の追客、物件提案の履歴、査定後のフォロー	追客が途切れる、提案の履歴が担当者の頭の中にある
賃貸管理	契約者・入居者・オーナー	問い合わせの履歴、オーナーへの報告、連絡手段の一元化	連絡が担当者個人の端末に分散する
仲介と管理の併用	見込み客から、契約後の管理まで	見込み客が契約者に変わったとき、情報を引き継げること	仲介用と管理用でシステムが分かれ、二重入力になる

不動産取引は単価が高く、検討が中長期になりがちなため、紙やExcelでは担当者間の情報共有が難しくなるとされています（いえらぶGROUPの解説より）。賃貸仲介の追客に絞った機能の具体例は、当サイトのITANDI 賃貸仲介（旧ノマドクラウド）の機能を整理した記事で確認できます。

いえらぶ顧客管理システムは、商品ページで「LINE連携でスムーズに！追客効率重視の不動産におすすめ」と紹介されており、追客の効率を重視する会社が主な対象です。賃貸管理会社として契約者やオーナーとのやり取りまで管理したい場合は、次の節で整理する考え方が役立ちます。

2つのサービスの役割を比較表で見る

CRM・SFA・MA・Excelとの違い｜専用システムが必要になる目安

CRMとは、顧客との関係を長く保つために、連絡先や対応履歴、取引履歴を管理する仕組みです。不動産向けの顧客管理システムは、このCRMに、反響の取込や物件提案といった不動産業の実務の機能を加えたものと考えると整理しやすくなります。

仕組み	目的	主に管理するもの	不動産業での使いどころ
CRM（顧客管理システム）	顧客との関係を継続して管理する	連絡先、対応履歴、取引履歴	反響後の追客、契約後のフォロー
SFA（営業支援システム）	営業活動の進捗と商談を管理する	商談や案件の進捗、活動の実績	売買の商談の進捗管理
MA（マーケティングオートメーション）	見込み客の獲得と育成を自動化する	メール配信、フォームの反応	来場予約や資料請求の獲得、長期の見込み客の育成
Excel・表計算ソフト	手作業での一覧管理	担当者が入力した顧客の一覧	担当者と顧客数が限られている場合

製品を一覧にして比べたい場合は、当サイトの不動産向けCRMおすすめ比較記事が向いています。本記事は製品の一覧ではなく、顧客管理システムが何をするものか、自社で何を決めておくかを整理する位置づけです。

Excelで続けられる会社と、見直したほうがよい会社

Excelでの顧客管理が悪いわけではありません。担当者が少なく、顧客数も限られているなら、Excelで足りることもあります。次の5つに当てはまる数が多いほど、専用のシステムで何が解消できるかを確かめる段階にあたります。

見直しのサイン	具体的な状態
引き継ぎ	担当者が変わると、過去のやり取りを本人にしか確認できない
反響の転記	複数のポータルサイトやホームページの反響を、人が見に行って転記している
追客の期限	追客や連絡の期限を、個人のカレンダーや記憶で管理している
同時編集	顧客ファイルを複数人が編集し、内容が重なる、または見られる範囲を分けられない
持ち出し	退職や異動のときに、顧客情報がどこにあるかを把握できない

当てはまる項目が少ないなら、今のやり方を続けても問題ありません。2つ以上当てはまる場合は、顧客管理システムの資料で、自社の課題がどこまで解消できるかを確かめる目安になります。

顧客管理の対象は4者｜見込み客・契約者・オーナー・取引先を分けて考える

不動産会社の顧客は、見込み客、契約者・入居者、オーナー、取引先・協力会社の4者に分けると、どの情報をどの仕組みで管理するかを決めやすくなります。

対象	主な連絡内容	情報の入口	向く仕組み
見込み客	物件の提案、来店・内見の調整	ポータルサイトやホームページの反響	反響の取込と追客に対応した顧客管理システム
契約者・入居者	更新、設備の問い合わせ、解約	契約時の申込情報	賃貸管理のシステム、顧客管理の履歴機能
オーナー	空室や収支の報告、修繕の相談	管理委託の契約情報	賃貸管理のシステム、連絡履歴の一元管理
取引先・協力会社	修繕や清掃の依頼、金融機関や士業との連絡	名刺	名刺管理

契約後の連絡も顧客管理の対象に含める動きは、ベンダー側にも見られます。いえらぶGROUPは2026年8月21日、いえらぶCLOUDに賃貸管理版の「顧客管理」機能を追加したと発表しました。契約者・入居者・オーナーとのメール・SMS・LINEのやり取りと履歴を、管理機能から扱えるようにする内容で、SMS・LINEの送信は有料オプションと注記されています（いえらぶGROUP ニュースリリース）。ただし、この機能が本記事で紹介したいえらぶ顧客管理システムの範囲に含まれるかは商品ページに記載がないため、資料や問い合わせで確認してください。

取引先・オーナー・協力会社の連絡先は、名刺から整える

オーナーや協力会社、金融機関の担当者の連絡先は、名刺や個人の携帯電話に残りやすく、異動や退職のたびに関係が途切れやすくなります。この入口を整える一例が、Ｓｋｙ株式会社の名刺管理SKYPCEです。商品ページでは、名刺管理を軸に営業・マーケティング活動へ活用できること、最新機能や高性能AIの搭載で名刺の管理と共有を効率よく進められること、情報セキュリティ対策連携や接続制限などの強固なセキュリティ対策が紹介されています。一方で、名刺管理を軸にしたサービスのため、営業等が重視されない業種には向かないと案内されています。反響の自動取込のような不動産の追客機能は商品ページに記載がないため、見込み客の追客は顧客管理システム、取引先の連絡先は名刺管理と、役割を分けて考えましょう。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

要旨（原文を要約）：リーンマーケティング株式会社では、各人が無料の個人向け名刺管理サービスで名刺をデータ化していたため、情報を営業に使うにはCSVを出力して手作業で統合する必要がありました。業務委託契約の終了時に、個人のアカウントの名刺情報が持ち出される懸念もあったため、法人向けの名刺管理サービスを導入し、業務効率化とリスクの解消を図ったと紹介されています。

出典：Ｓｋｙ株式会社「リーンマーケティング株式会社様 導入事例」（2026年1月取材）

不動産会社でも、担当者の退職や異動のたびにオーナーや協力会社との関係が個人の連絡先に残ってしまうなら、同じ課題といえます。追客や取引先情報を含めた業務全体の効率化の進め方は、当サイトの不動産の業務効率化の記事でも整理しています。

2つのサービスの役割を比較表で見る

個人情報と宅建業法の注意｜顧客管理システムに載せる情報の扱い

本節は法令の条文を整理したもので、法的助言を目的としたものではありません。個別の判断は、所管官庁の資料や専門家に確認してください。

顧客管理システムに登録する氏名・連絡先・対応履歴は個人情報にあたるため、個人情報保護法の利用目的の特定や安全管理措置などの義務が関わります。主な条文と、システムの運用で確認したいことは次のとおりです（2026年10月23日にe-Govで確認）。

条文	内容	システム運用での確認例
17条 利用目的の特定	個人情報を取り扱うときは、利用の目的をできる限り特定する	登録した情報を何に使うか（追客、契約手続きなど）を決めておく
21条 取得時の通知等	個人情報を取得したときは、あらかじめ公表している場合を除き、速やかに利用目的を本人に通知または公表する	問い合わせフォームや来店時の案内に、利用目的を載せる
23条 安全管理措置	個人データの漏えい・滅失・毀損の防止のために、必要かつ適切な措置を講じる	アクセス権限、操作の記録、端末の管理を決める
24条 従業者の監督	従業者に個人データを取り扱わせるときは、必要かつ適切な監督を行う	権限を付ける範囲、退職時のアカウント停止の手順を決める
26条 漏えい等の報告	個人の権利利益を害するおそれが大きい事態が生じたときは、個人情報保護委員会規則に従い、委員会に報告する	事故が起きたときの連絡体制を決めておく

条文の詳細や具体例は、個人情報保護委員会の法令・ガイドライン等で確認できます。

顧客管理システムは、宅建業法の帳簿の代わりになるか

宅地建物取引業者は、宅建業法49条により、事務所ごとに業務に関する帳簿を備え、取引のあったつど、年月日、宅地・建物の所在と面積などを記載しなければなりません。宅建業法施行規則18条1項では、取引の別、当事者の氏名・住所、報酬の額などが記載事項として定められています。顧客管理システムの対応履歴は、問い合わせ段階の見込み客も含めて営業の経過を残すためのもので、法定の帳簿とは目的が異なります。

帳簿は、電子計算機のファイルなどに記録され、必要に応じて事務所で紙面に明確に表示できるときは、その記録で記載に代えられます（施行規則18条2項）。事業年度の末日に閉鎖し、閉鎖後5年間（自ら売主となる新築住宅は10年間）保存します（同3項）。顧客管理システムを帳簿として使う場合は、記載事項、保存期間、紙面表示の条件を満たすかを、国土交通省の資料や専門家で確認してください。

追客のメールやLINEの配信で守る宅建業法の勧誘規制や特定電子メール法は、不動産の業務効率化の記事で整理しています。

不動産の顧客管理システムの選び方｜デモ・資料請求で確かめる7つの確認点

選ぶときは、反響の取込範囲、連絡手段、スマホ操作、権限と履歴、データの出力、サポート、費用の7点を、デモや資料請求で具体的に確かめます。機能の一覧表だけで決めず、自社の業務で使う場面を想定して質問します。

確認点	見るところ	聞くことの例
1. 反響の取込範囲	自社が使うポータルサイトやホームページと連携できるか	取り込めない反響は、どう登録するのか
2. 連絡手段	メール・LINE・SMSのどれで追客できるか	配信停止の依頼を受けたとき、どう記録・反映されるのか
3. スマホ操作	外出先や内見の最中に、確認と入力ができるか	現場でよく使う操作が、スマホだけで完結するのか
4. 権限と履歴	店舗や担当ごとに、見られる範囲を分けられるか。操作の記録が残るか	退職者の権限は、どのタイミングで外せるのか
5. データの扱い	顧客データを書き出せるか。解約時にどうなるか	乗り換えるとき、対応履歴も持ち出せるのか
6. サポート	初期設定、データ移行、運用開始後の相談先があるか	導入時に受けられる支援の範囲は何か
7. 費用の見方	人数、店舗、オプション、移行、研修などで総額がどう変わるか	見積もりに何が含まれているのか

費用は、初期費用と月額だけでなく、移行や研修、オプションを含めた総額で比べます。この記事では料金の具体額を載せていません。いえらぶ顧客管理システムの商品ページにも詳細は問い合わせる必要があると案内されているため、同じ条件で見積もりをそろえて比べましょう。候補は2、3サービスに絞り、同じ質問を各社に投げると、答えの違いが見えやすくなります。

導入の進め方と運用ルール｜定着させる4ステップ

導入は、管理する顧客と項目を決める、既存データを整理する、少人数で試す、運用ルールを決めて広げる、の4ステップで進めると定着しやすくなります。

ステップ1：管理する顧客と項目を決める

前の節の4者のうち、まずどの顧客を管理するかを決めます。あわせて、登録する項目（氏名、連絡先、希望条件、対応履歴など）を絞ります。項目が多すぎると入力が続かず、少なすぎると追客に使えません。個人情報の利用目的に沿った項目かも、この段階で確認します。

ステップ2：既存データを整理する

Excelや名刺、メールに分かれている顧客情報を、重複や表記のゆれを直したうえで移します。不要になった個人情報まで移さないことも大切です。移行は、顧客の件数が多いほど手間がかかるため、サポートの範囲を事前に確認しておきます。

ステップ3：少人数で試す

1店舗や1チームに限り、反響の登録から追客、来店までの日常業務を一通り行えるかを確かめます。担当者が迷った操作や、入力が面倒に感じた項目を記録しておくと、本格導入前の見直しに使えます。

ステップ4：運用ルールを決めて広げる

システムを入れても、入力のルールがなければ更新が止まります。次のようなルールを短い文にして、全員で共有します。

• 反響は当日中に確認し、顧客として登録する
• 追客の期限と、期限を過ぎたときの確認者を決める
• 電話や来店のあとは、その日のうちに対応履歴を入力する
• 顧客情報を個人の端末やメールに保存しない。退職や異動のときは、権限を外す
• 配信の停止を求められたときは、履歴に記録し、以後の配信から外す

運用ルールが決まっても、反響の転記や履歴の入力が手作業のままでは、更新は続きません。反響の自動取込や追客の機能を備えたサービスの資料を取り寄せ、自社のルールが画面上で実現できるかを確かめる段階に進みましょう。いえらぶ顧客管理システムについては、商品ページで特徴と導入実績を確認できます。

いえらぶ顧客管理システムのサービス詳細を見る

よくある質問(FAQ)

Q1. 不動産の顧客管理システムとは何ですか？

A. 反響から契約後までの顧客情報と対応履歴を社内で共有し、追客の抜け漏れや引き継ぎの手間を減らすための業務システムです。ポータルサイトの反響を自動で取り込む機能や、メール・LINEでの追客機能を備えたものがあります。

Q2. CRMとは何ですか？

A. CRM（Customer Relationship Management）は、日本語で顧客関係管理と呼ばれ、顧客との関係を長く保つために、連絡先や対応履歴、取引履歴を管理する考え方や仕組みを指します。不動産向けの顧客管理システムは、CRMに反響の取込や物件提案などの機能を加えたものです。

Q3. 有名なCRMツールは何ですか？

A. 有名かどうかを示す公的な順位や統一の基準はありません。不動産の反響取込や追客に特化した専用型と、業種を問わず使える汎用型に大きく分かれます。専用型の例として、当サイトではいえらぶ顧客管理システムの商品ページを掲載しています。複数の製品を比べたい場合は、不動産向けCRMの比較記事を参照してください。

Q4. Excelでも顧客管理はできますか？

A. 担当者が少なく顧客数も限られていれば、Excelで足りることもあります。担当者が変わると過去のやり取りを追えない、反響を転記している、追客の期限を個人で管理しているといった状態が増えてきたら、専用のシステムで解消できるかを確かめる目安です。

Q5. 賃貸と売買で、選ぶ顧客管理システムは違いますか？

A. 違いがあります。賃貸仲介は反響への返信と来店予約の手間が集中しやすく、売買仲介は検討が長引きやすいため長期の追客と提案履歴の管理が重要になります。賃貸管理では契約者やオーナーとの連絡履歴の管理が中心です。自社の業態を決めてから機能を比べましょう。

Q6. 顧客管理システムを入れれば、宅建業法の帳簿は不要になりますか？

A. 不要になるとは限りません。帳簿は宅建業法49条で、取引のあったつど事務所ごとに記載することが定められており、電磁的に記録する場合も紙面に明確に表示できることなどの条件があります（施行規則18条）。顧客管理システムを帳簿として使う場合は、条件を満たすか、国土交通省の資料や専門家で確認してください。

まとめ｜不動産の顧客管理システム選びで押さえたい6つのこと

不動産の顧客管理システムは、反響から契約後までの顧客情報を共有し、追客の抜け漏れと引き継ぎの手間を減らすための仕組みです。自社に合うものを選ぶために、次の6点を押さえておきましょう。

1. 顧客を、見込み客・契約者・オーナー・取引先の4者に分け、どれを管理するかを先に決める
2. 機能の数より、反響の取込など、入力の手間が増えないかを確かめる
3. 賃貸仲介・売買仲介・賃貸管理のうち、自社の業態に合う機能を選ぶ
4. 登録する個人情報の利用目的、権限、漏えい時の連絡体制を決める。宅建業法の帳簿とは別に考える
5. デモや資料請求で、取込範囲・連絡手段・データの出力・サポート・費用を同じ質問で比べる
6. 気になるサービスは資料を取り寄せ、自社の運用ルールが画面上で実現できるかを確認する

まずは、いまの顧客情報がどこにあり、だれが更新しているかを書き出すところから始めてみてください。それが、自社に必要な顧客管理の形を決める最初の一歩になります。

参考文献

• e-Gov法令検索「宅地建物取引業法」（48条・49条）、2026年10月23日確認
• e-Gov法令検索「宅地建物取引業法施行規則」（18条）、2026年10月23日確認
• e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（17条・21条・23条・24条・26条）、2026年10月23日確認
• 個人情報保護委員会「法令・ガイドライン等」、2026年10月23日確認
• 株式会社いえらぶGROUP「賃貸管理版「顧客管理」機能をリリース」（2026年8月21日）、2026年10月23日確認
• いえらぶCLOUD お役立ちブログ「不動産業界におけるCRM活用事例8選」、2026年10月23日確認
• Ｓｋｙ株式会社「リーンマーケティング株式会社様 導入事例」、2026年10月23日確認