無料で始められる内部通報システムおすすめ6選｜無料トライアルと有料の違い

内部通報システムを無料で利用する際は、無料プランと無料トライアルの違い、有料との違いを把握し、利用期間や申し込み条件、継続利用にかかる費用を確認することが重要です。本記事では、無料の内部通報システムを使うメリットや選び方について解説します。

目次

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1. 内部通報システムには無料で利用できるものがある
2. 内部通報システムを無料で利用する際に確認すべきポイント
3. 内部通報システムを選ぶ際のポイント
4. 無料で始められるおすすめの内部通報システム6選
5. 内部通報システムを無料で利用する際の注意点
6. まとめ

内部通報システムには無料で利用できるものがある

内部通報システムは、企業の不正行為や犯罪行為、ハラスメントなどを従業員が安全に通報できる仕組みを備えたツールで、中には無料で利用できる製品もあります。

無料の内部通報システムは、無料プランを提供するサービス、一定期間限定で無料トライアルができるツールなど、無料で利用できる条件が異なるケースがほとんどです。

特に、無料トライアルを利用できるツールは有料プランへの継続を前提とする場合があります。そのため、料金体系や利用条件を確認したうえで、無理なく導入できるツールを選ぶことが大切です。

無料トライアルと有料プランの違い

無料トライアルとは、契約前にサービスを無料で試用して、自社の課題や運用体制に合っているかを確認できるサービスです。7日間・14日間・30日間のように期間が区切られており、原則として1回限りでの利用が可能です。

一方、有料プランは継続利用のために料金が発生する形態です。ランニングコストはかかりますが、解約手続きをしない限り継続して利用できるのが特徴です。また、無料トライアルよりも利用できる機能やサポートが多い傾向にあります。

無料トライアルはあくまで期間限定の試験運用であり、終了時の有料プランへの移行を前提とする場合が多いです。そのため、無料トライアルで内部通報システムを利用する場合は、有料プラン切り替え後のコストも踏まえて最適なツールを選ぶ必要があります。

内部通報システムを無料で利用する際に確認すべきポイント

無料の内部通報システムには、無料で利用するための条件が設けられている場合があるため、利用期間や申し込み方法、対象となる企業、利用人数などの確認が大切です。その際、無料トライアル終了後の対応についても確認しましょう。

無料ツールは有料ツールに比べて機能が簡素な傾向にあるため、自社が求める機能やサービスが含まれているかも大事な確認事項です。ここでは、内部通報システムを無料で利用する際に確認すべきポイントについて解説します。

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無料トライアルの期間と申し込み方法

無料トライアルを利用するには、専用フォームからの申し込みや電話での問い合わせなど、決まった申し込み方法を守らなければならない場合があります。利用開始までに必要な手続きを含めて、申し込み方法を確認しましょう。

また、ツールによっては無料トライアルを利用できる企業や利用人数にも制限が設けられています。無料利用できる期間とあわせて、トライアルを受けるための条件を確認しておくことが重要です。

無料トライアル終了後の料金と契約内容

期間終了後に自動で有料契約に移行するサービスや、別途申し込みが必要な製品など、無料トライアル終了後の対応はサービスによって異なります。

自動で有料プランに切り替わるケースは想定外の支出につながる恐れがあるため、契約終了時の対応を確認することが大切です。なお、継続利用を前提とする場合は、無料期間終了後に発生する初期費用や月額・年額料金を確認しておきましょう。

その他、内部通報システムによっては、有料プランであっても契約期間が半年・1年単位で区切られている場合があります。有料契約の期間や、契約満了時の継続方法もあわせて確認すると、スムーズな運用が可能です。

自社が必要とする対応が可能であるか

内部通報システムによって、通報の手段や通報者の保護体制、通報の管理方法などが異なります。特に、無料の内部通報システムは有料ツールよりも機能面やサポート面がシンプルな場合があるため、自社が求める対応を受けられるかを見極めなければなりません。

例えば、匿名での通報可否や通報者との連絡方法、通報内容の管理、担当者間における情報共有の方法などです。

「改正公益通報者保護法」では、内部通報に関して通報の秘密保持や業務従事者の線引きなど、通報者の匿名性や安全性を守る仕組み作りを求めています。法令を準拠しながら、自社の課題解決に必要な機能を備えたツールであるかを見極めましょう。

参考：公益通報者保護法と制度の概要｜消費者庁

内部通報システムを選ぶ際のポイント

内部通報システムを選ぶ際は、通報者が安全に通報できるかどうかが大事です。匿名性や通報手段、通報内容の管理・調査方法、導入・運用にかかるコストなどを確かめ、自社の基準に達したツールを選びましょう。

ここでは、内部通報システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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匿名性を確保できるか

通報者が身バレを気にせずに通報できるかどうかは、内部通報システムを選ぶ際の重要なポイントです。すぐに通報者を特定できるようなツールの場合、通報を躊躇してしまうことで内部浄化につながらない恐れがあります。

例えば、メールアドレスやIPアドレスを取得しないツールは、通報者の匿名性を担保するため安心できます。通報内容ごとにIDを付与して管理できるものなら、通報後も匿名のまま通報者とやり取りしやすく、内容の深掘りや追加調査がスムーズです。

ただし、通報者の個人情報の取得が必要になる場面もあります。閲覧範囲を細かく制御できる内部通報システムの場合、必要な範囲を超えて通報内容が共有されづらく、通報された相手に通報者の存在が知られるようなリスクも抑えられるのが特徴です。

従業員が利用しやすい通報手段に対応しているか

内部通報システムの通報手段はサービスごとに異なるため、自社の状況に合わせて通報しやすいものを選びましょう。例えば、電話は業務担当者と直接やり取りできるため、緊急性が高い案件の通報に適しています。

一方、Webフォームやメールは匿名性を担保しやすく、電話に比べると通報の心理的ハードルが低いため、通報者が躊躇せずに通報できるしょう。

特に、24時間365日対応できるツールは、夜間や休日など就労時間外に通報すべき案件が発生したときでもすぐに通報でき、通報の遅れ・重大な事故の見落とし防止につなげられます。

通報内容の管理や調査を進めやすいか

内部通報システムには、通報そのものだけでなく、通報内容の管理や追加調査までワンストップで対応できる製品もあります。ただし、管理方法や追加調査の範囲はツールごとに異なるため、自社の内部通報フローに対応したものを選ぶのがおすすめです。

例えば、通報内容ごとに対応担当者や進捗を一元管理できる機能、担当者間の情報共有がどのように行われるかを確認しましょう。中でも、匿名で通報者とやり取りできる機能があると、通報受付後の業務を進めやすくなります。

導入費用と運用にかかる負担が適切か

無料トライアルの内部通報システムを利用する場合は、有料プラン移行後にかかるコストを確認しましょう。初期費用や月額・年額費用をはじめ、従業員数による料金の違い、オプション機能など、追加料金の条件も確認して総合的なコストを算出することが大切です。

内部通報システムの中には、外部の窓口が受付を代行するサービスや受付後の調査を委託できる製品もあり、自社の業務負担の軽減に役立ちます。

基本料金に含まれるサービスやサポートと、自社で対応すべき業務量を比較しながら、無理なく継続運用できる価格帯のシステムを選定しましょう。

無料で始められるおすすめの内部通報システム6選

内部通報システムを無料で利用する際の注意点

無料の内部通報システムは、有料ツールに比べて利用期間や機能に制限が設けられている場合があるため、自社の希望通りの運用が可能かを確認してから導入しましょう。また、スムーズに運用するために、運用体制の整備や社内への周知も大事です。

ここでは、内部通報システムを無料で利用する際の注意点を解説します。

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無料で利用できる期間や条件を把握する

無料の内部通報システムは、無料で利用できる期間、利用人数や利用方法に制限があることがほとんどです。そのため、無料トライアルでは本運用前のお試し期間であることを踏まえつつ、有料プラン移行後の運用も見据えた見極めが必要です。

さらに、トライアル期間中には、無料トライアル中の設定やデータが正式契約時に引き継がれるかも確認しましょう。自動で設定やデータが引き継がれるものなら、改めて再設定せずに済み、スムーズに本運用を開始できます。

匿名性と通報者の秘密を守れるか

無料の内部通報システムの中には、技術面の関係で無料のGoogleフォームを利用したり、自社サーバー内で運用したりするものが存在します。これらはメールアドレスやアクセスログから個人を特定できる可能性があり、通報者の匿名性に懸念が残ります。

そこで、内部通報システムを選ぶ際は、確実に匿名性を担保できる技術的な仕組みがあるかを検討することが重要です。例えば、通報の有無、通報内容が必要の範囲を超えて共有されるのを防ぐためには、アクセス権限や閲覧範囲の設定を詳細に行えるものが望ましいです。

通報を受け付けた後の対応体制を整える

内部通報システムはあくまで不正や犯罪行為を知らせるための手段であり、内部浄化につなげるには、通報を受けた後に適切な対応ができる対応を整えることが大切です。

具体的には、対応の漏れや遅れを防ぐために、通報の内容確認や調査、是正措置など、通報受付後のフローを確立したうえで、工程ごとの担当者を決定しましょう。

担当者を明確にすることで、通報の内容や通報者の情報が広範囲に周知されるのを防ぎ、匿名性の維持にもつながります。

社内規程の整備と従業員への周知を行う

従業員が通報の手順を知らない場合や、通報した際に解雇されるといった不安を抱えた状態では、システムを導入しても利用されません。安心して通報できるようにするには、通報窓口の利用方法をマニュアルにまとめ、誰でも利用可能な状態にしておくことが大事です。

通報後の対応や秘密保持、通報者に不利益がないことを社内規程に盛り込むなど、通報者を保護する制度の構築が必要です。さらに、通報しても不当な解雇や降格がないことを社内に周知し、万が一の際は躊躇わずに内部通報できる環境づくりを徹底しましょう。

まとめ

無料の内部通報システムの中には、無料トライアルとして利用期間や利用条件が設けられている製品があります。有料プランへの移行後のコストや運用方法を見据えて、運用・コスト面での負担が小さい製品を選ぶことが大切です。

また、内部通報システムの選定では、通報者の匿名性や安全性を保護できるかが重要なポイントとなります。技術的に匿名性を担保できるか、通報内容や通報者の情報が業務従事者以外に共有されない仕組みを備えたツールを選びましょう。

その他、単にシステムを導入するだけでなく、通報受付後の対応フローの整備や通報者を守るための環境づくりも必要です。本記事を参考に、無料の内部通報システムを上手に活用しながら、内部浄化を促進するような体制を整備しましょう。