マイナンバー管理を無料でできるシステム9選｜安全管理措置の注意点も解説

従業員のマイナンバーを適切に管理したいものの、導入費用や管理の負担に悩む企業も多いでしょう。コストを抑えて管理するには、無料で使えるマイナンバー管理システムの活用が有効です。本記事では、無料システムの選び方やマイナンバー管理における安全管理措置などを解説します。

目次

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1. マイナンバー管理は無料でできるのか
2. 無料でマイナンバーを管理できるシステムの対応範囲
3. マイナンバーを管理するには安全管理措置が必要
4. 無料でマイナンバーを管理できるシステムを選ぶ際のポイント
5. マイナンバー管理を無料でできるシステム9選
6. マイナンバーを管理する際の注意点
7. まとめ

マイナンバー管理は無料でできるのか

マイナンバー管理は、無料のシステムを活用して行うことも可能です。企業は従業員本人だけでなく、扶養控除等申告書などに記載される配偶者や扶養親族のマイナンバーも取り扱う場合があります。

これらの情報は、税や社会保険の手続きなどに利用される重要な個人情報であり、情報漏洩・不正利用を防ぐために適切な管理が必要です。無料で利用できるマイナンバー管理システムには、番号の収集や保管、アクセス制限などの機能を備えたものもあります。

ただし、無料版では利用人数や機能に制限が設けられているケースが多いため、自社の管理体制に合っているかの確認が大切です。本記事では、無料システムの選び方やマイナンバー管理における安全管理措置などを解説します。

参考：マイナンバー（個人番号）ハンドブック｜個人情報保護委員会

無料でマイナンバーを管理できるシステムの対応範囲

無料で利用できるマイナンバー管理システムには、従業員からの番号収集や保管、検索など、管理業務を効率化する機能が備わっています。ただし、無料プランで利用できる機能はサービスによって異なり、すべての管理業務に対応しているとは限りません。

ここでは、無料で利用できる主な機能と、それぞれのメリットを解説します。

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従業員のマイナンバー収集

マイナンバーの収集は、従業員本人やその扶養親族の個人番号を、システムを通じて回収するための機能です。従業員が専用の画面に番号を入力したり、マイナンバーカードなどの本人確認書類を提出したりすることで、必要な情報を収集できます。

紙の書類を配布・回収する方法と比べて、収集状況をシステム上で確認できるため、未提出者への確認や情報の整理にかかる手間をなくせます。さらに、番号を手作業で転記せずに済み、入力ミスの防止にも役立ちます。

ただし、番号の収集だけでなく、本人確認や利用目的の明示など、法令に沿った手続きが必要です。そのため、システムが本人確認書類の提出や確認に対応しているかも確認しましょう。

マイナンバーの保管・検索

マイナンバーの保管・検索に関する機能は、収集した個人番号をシステム上で安全に保存し、必要なときに確認できる機能です。従業員ごとに情報を整理して保管できるため、書類やファイルを個別に管理する場合と比べて、情報を探す手間を減らせます。

例えば、税務関係の書類や社会保険の手続きを行う際に、対象となる従業員のマイナンバーを検索して確かめられます。なお、マイナンバーは特定個人情報に該当するため、保管時には情報漏洩や不正アクセスを防ぐ対策が欠かせません。

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能が備わっているか確認することが重要です。

権限設定・操作ログ取得

権限設定は、マイナンバーを閲覧・操作できる担当者や利用範囲を制限する機能です。例えば、人事担当者には番号の閲覧を許可し、それ以外の従業員にはアクセスできないように設定することで、業務上必要な担当者だけが情報を取り扱えるようになります。

また、操作ログ取得は、誰がいつマイナンバーを閲覧・登録・変更したのかといった操作履歴を記録する機能です。不審なアクセスや不適切な操作が発生した際に、履歴を確認して状況を把握するのに役立ちます。

これらの機能を組み合わせることで、マイナンバーへの不要なアクセスや不正利用を防ぎ、管理状況を確認しやすくなります。ただし、無料プランでは権限の細かな設定や操作ログの保存期間に制限がある場合もあるため、必要な機能が利用できるか事前に確認しましょう。

マイナンバーを管理するには安全管理措置が必要

マイナンバーは、税や社会保険の手続きなどに利用される重要な個人情報です。企業が従業員やその扶養親族のマイナンバーを取り扱う際は、情報漏洩・紛失・不正利用を防ぐため、法律に基づいた安全管理措置を講じなければなりません。

ここでは、マイナンバー管理に必要な安全管理措置について詳しく解説します。

参考：はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）｜個人情報保護委員会

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安全管理措置とは

安全管理措置とは、マイナンバーを含む特定個人情報の漏洩・紛失・毀損などを防ぎ、適切に管理するために企業が講じる対策です。企業には、従業員のマイナンバーを取り扱う際に、必要かつ適切な安全管理措置を実施することが求められています。

具体的な対策を進める前に、まずは組織として情報を適切に取り扱うための基本方針を策定しましょう。基本方針には、関係法令やガイドラインの遵守、安全管理措置に関する事項、問い合わせ・苦情への対応窓口などを定めます。

次に、マイナンバーを取り扱う業務の流れや担当者、管理方法などを明確にした取扱規程等を策定します。収集から利用、保管、削除・廃棄までの手順を定め、担当者が適切に対応できる体制を整えることが重要です。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

組織的安全管理措置

組織的安全管理措置とは、マイナンバーを適切に管理するための社内体制やルールを整備し、継続的に運用するための対策です。担当者任せにせず、組織全体で管理状況を把握できる仕組みを整える必要があります。

企業が行うのは、まずマイナンバーを取り扱う事務の責任者や担当者を明確にし、それぞれの役割と責任範囲を定めることです。誰が情報を収集・保管・利用できるのかを明確にすることで、不適切な取り扱いや管理上のミスを防ぎやすくなります。

加えて、マイナンバーの取得から利用、保管、廃棄までの各段階について具体的な取り扱いルールを策定することも重要です。こうした体制を整え、継続的に見直すことで組織全体でマイナンバーを適切に管理できます。

参考：（別添）特定個人情報の適正な取扱いに関する安全管理措置｜個人情報保護委員会

人的安全管理措置

人的安全管理措置とは、マイナンバーを取り扱う従業員に対する監督や教育を通じて、情報漏洩や不正利用を防ぐための対策です。システムや設備を整えるだけでなく、実際に情報を扱う担当者が正しい知識を持ち、ルールを守ることも欠かせません。

企業は事務取扱担当者に対して、マイナンバーの適切な取り扱い方法や情報漏洩を防ぐための注意点を周知する必要があります。例えば、定期的な研修を実施し、個人番号を取り扱う際の注意事項、書類・データの管理方法を教育する方法があります。

その他、担当者が社内ルールに沿って業務を行っているか、責任者が必要な監督を行うことも大切です。従業員の知識不足や不注意による事態を防ぐため、継続的な教育と管理体制を整えましょう。

参考：（別添）特定個人情報の適正な取扱いに関する安全管理措置｜個人情報保護委員会

参考：人的安全管理措置｜厚生労働省

物理的安全管理措置

物理的安全管理措置とは、マイナンバーを取り扱う区域や書類、電子機器などを物理的に保護し、情報漏洩・紛失・盗難を防ぐための対策です。マイナンバーが記載された書類やデータは、関係者以外が簡単に閲覧・持ち出しできないよう管理しなければなりません。

企業が行うべき対策として、紙の書類を保管する場合は鍵付きのキャビネット・書庫を使用し、担当者以外が閲覧できない状態を保ちます。パソコンやUSBメモリなどの電子媒体についても、盗難・紛失を防ぐために使用しないときは施錠できる場所に保管しましょう。

なお、持ち出す必要がある場合には、パスワード設定やデータの暗号化なども有効です。

参考：（別添）特定個人情報の適正な取扱いに関する安全管理措置｜個人情報保護委員会

技術的安全管理措置

技術的安全管理措置とは、マイナンバーを取り扱う情報システムへの不正アクセスや、データの漏洩・改ざんなどを防ぐための対策です。

電子データでマイナンバーを保管・管理する企業は、システムやネットワークの安全性を確保し、情報を適切に保護する必要があります。企業が行うべき対策の1つとして挙げられるのは、アクセス制御です。

マイナンバーを閲覧・操作できる担当者を必要最小限に限定し、業務上の必要性に応じてアクセス権限を設定します。さらに、誰がいつマイナンバーにアクセスし、どのような操作を行ったのかを記録するアクセスログの取得も有効です。

それらのより、不審な操作を早期に把握できるだけでなく、管理状況の確認にも役立ちます。マイナンバー管理システムを利用する場合は、アクセス制限や暗号化、ログ管理などのセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。

参考：（別添）特定個人情報の適正な取扱いに関する安全管理措置｜個人情報保護委員会

無料でマイナンバーを管理できるシステムを選ぶ際のポイント

無料で利用できるマイナンバー管理システムを選ぶ際は、費用だけでなく、自社の従業員数や必要な機能、サポート体制なども確認することが重要です。無料トライアルや無料プランは、有料版と比べて利用できる範囲に制限が設けられている場合があります。

システムの導入後に機能不足や運用上の不便が生じないよう、いくつかのポイントを押さえて選ぶのがおすすめです。ここでは、無料でマイナンバーを管理できるシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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登録できる従業員数を確認

無料トライアルや無料プランのマイナンバー管理システムは、有料版と比較して登録できる従業員数が制限されているケースが多いです。少人数の企業や一部の部署であれば無料プランの範囲内で利用できても、従業員数が増えると上限を超えてしまう可能性があります。

そのため、導入前には無料で登録できる人数と自社で管理する従業員数が適しているかを確認しましょう。今後の採用や事業拡大によって従業員が増える可能性も考慮し、必要に応じて有料プランへ移行できるか、料金体系を確認しておくと安心です。

必要な機能が備わっているか

無料トライアルや無料プランでは、マイナンバーの収集や保管など、基本的な機能のみ搭載されている場合があります。例えば、有料版では利用できる権限設定や操作ログの確認、書類作成などの機能が無料版では制限されていることがあるため注意が必要です。

さらに、給与計算システムや労務管理システムなど、既存システムとの連携に対応していないケースも考えられます。連携できない場合、情報を手作業で入力・転記しなければならず、担当者の負担や入力ミスのリスクが増えます。

あらかじめ自社の管理業務に必要な機能を整理したうえで、無料プランでどこまで対応できるかを確認しましょう。

サポート体制が十分か

無料で利用できるマイナンバー管理システムは、有料版と比較してサポート体制が手薄なケースがほとんどです。問い合わせ窓口が用意されておらず、問い合わせフォームや操作マニュアルを利用して、担当者自身で問題を解決しなければならないケースもあります。

特に、マイナンバーは慎重な取り扱いが求められる情報であり、操作方法やセキュリティに関する疑問が生じた際、適切なサポートを受けられるかどうかが重要です。そのため、導入前に問い合わせ方法や対応時間、サポートの対象範囲を必ず確認しておきましょう。

専門スタッフへの相談や電話サポートが必要な場合は、有料プランも含めて検討することが大切です。

マイナンバー管理を無料でできるシステム9選

マイナンバーを管理する際の注意点

マイナンバーを適切に管理するには、システムの導入だけでなく、社内の運用ルールやセキュリティ体制を整えることも必要です。ここでは、マイナンバーを管理する際の注意点について詳しく解説します。

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セキュリティ対策を徹底する

マイナンバーの情報漏洩を防ぐためには、無料・有料にかかわらず適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。

例えば、ウイルス対策ソフトを導入して不正プログラムの侵入を防いだり、マイナンバーを含むデータを暗号化して第三者による閲覧を防いだりする方法が挙げられます。

さらに、システムのセキュリティ機能だけでなく、従業員への教育も欠かせません。マイナンバーの取り扱い方法や情報漏洩につながる行動、紛失・誤送信が発生した場合の対応などを周知し、定期的にセキュリティ教育を実施しましょう。

システムと従業員への対策を講じることで、情報漏洩のリスクを抑えられます。

アクセス権限を限定しておく

マイナンバーを閲覧・利用できる担当者は、業務上必要な範囲に限定することが大切です。従業員全員がマイナンバーを確認できる状態では、誤操作や不正な持ち出しによって情報が漏洩するリスクが高まります。

まずは、マイナンバーの収集や保管、税・社会保険関連の手続きなどを担当する従業員を選定し、それぞれの役割に応じてアクセス権限を設定しましょう。担当者が異動・退職した場合には、不要になった権限を速やかに変更・削除する作業も必要です。

このように、定期的に権限の設定状況を見直し、必要な人だけが情報を取り扱える体制を維持しましょう。

マイナンバーの廃棄ルールを決めておく

退職者のマイナンバー情報が不要になった後も残り続けていると、情報漏洩や不正利用が発生した際に被害が拡大する恐れがあります。そのため、企業はマイナンバーの廃棄ルールをあらかじめ定めておくことが重要です。

具体的には、廃棄する対象や時期、方法を明確にし、担当者が適切に処理できる体制を整えましょう。紙の書類はシュレッダーで復元できない状態にし、電子データは専用の方法で確実に削除します。

保存の必要性を定期的に確認し、不要になったマイナンバー情報は速やかに廃棄することで情報漏洩のリスクを抑えられます。

まとめ

マイナンバー管理は、無料で利用できるシステムを活用して行うことも可能です。無料トライアル・無料プランを選ぶ際は、登録できる従業員数や必要な機能、サポート体制を確認し、自社の管理業務に適しているかを見極めましょう。

また、マイナンバーを安全に取り扱うには、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置が欠かせません。セキュリティ対策の徹底やアクセス権限の限定、不要になった情報の適切な廃棄など、社内の運用ルールも整備する必要があります。

本記事を参考に、無料で利用できるかどうかだけでなく、安全性や管理のしやすさも考慮して自社に合った方法でマイナンバーを管理しましょう。