無料で使える契約書管理システムおすすめ9選｜無料プランの範囲と注意点

無料で使える契約書管理システムは、費用を抑えて契約書の保管や検索などを効率化したい企業に適しています。ただし、管理できる契約書数や利用人数、機能、サポート体制はサービスによって異なります。本記事では、無料の契約書管理システムを使うメリットや選び方について解説します。

目次

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1. 無料で使える契約書管理システムとは
2. 無料の契約書管理システムと有料版の違い
3. 無料の契約書管理システムを利用するメリット
4. 無料の契約書管理システムを利用するデメリット
5. 無料で使える契約書管理システムの選び方
6. 無料で使えるおすすめの契約書管理システム9選
7. 【比較表】無料で使えるおすすめの契約書管理システム9選
8. 無料の契約書管理システムから有料版に切り替える目安
9. まとめ

無料で使える契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書の作成や期限管理など、契約書管理に必要な業務をデジタル上で行えるサービスです。紙を使用するのと比べて業務コストを節約でき、保管や期限管理の手間も減らせるなど、さまざまな面から契約書管理業務の効率化に役立ちます。

契約書管理システムの中には無料プランや無料トライアルを提供する製品もあり、コストを抑えてツールを導入したい場合には選択肢の1つです。

無料プランのツールは原則無期限で利用できますが、無料トライアルは本運用前の試験運用として提供されるため、「7日」「30日」のような期間が設けられています。そこで、無料利用できる条件を確認し、自社のニーズや予算に適したツールを選ぶことが大切です。

無料の契約書管理システムと有料版の違い

契約書管理システムには無料の製品と有料版の2種類があり、それぞれ利用人数や機能の充実度、セキュリティ、サポート体制に違いがあります。一般的に無料ツールは有料版と比べて機能やサポート面が簡素で、小規模な運用を想定したものが多いです。

ここでは、無料の契約書管理システムと有料版の違いについて解説します。

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管理できる契約書数と利用人数

契約書管理システムでは、主に契約書をデータ化してシステムに登録し、複数人で管理を行えます。無料ツールと有料版では、このシステムに登録できる契約書の件数や利用できるユーザー数に違いがあります。

例えば、無料の契約書システムでは、登録可能な契約書の件数は10〜50件程度、ユーザー数は1名〜数名程度のケースが多いです。対して、有料版の中には数百〜数万件の契約書を登録でき、全社員での利用に対応した製品も提供されています。

契約書の検索や期限管理などの機能

無料の契約書システムと有料版では、契約書の管理方法にも違いが見られます。無料ツールはファイル検索や手入力項目の入力など、検索機能が簡易的な場合が多いです。一方、有料版には詳細な検索項目を備えた製品があります。

また、無料ツールは管理台帳の作成や契約期限の管理は手動で行う場合が多いです。しかし、有料版には一元管理や契約期限が近づくとアラートを表示する機能を備えているもの、案件ごとに承認経路を分岐させるような承認フローを設定できる製品もあります。

セキュリティとサポート体制

無料の契約書管理システムは有料版に比べてセキュリティ面も簡易的であり、暗号の通信化には対応しているものの、アクセス権限やログ管理の範囲が狭いというケースがほとんどです。

有料版は基本的なセキュリティ対策に加え、ユーザー単位や部署単位の詳細なアクセス権限の設定、ログの長期保存に対応しているものが多く、企業・部門ごとのルールに合わせた運用も可能です。

なお、無料ツールの中には導入支援や運用サポートが用意されていない製品もあるため、自社リソースだけで導入・運用できる企業向けといえます。専任担当者による導入支援やサポートなど手厚い支援を求める場合は、有料ツールの方が向いているでしょう。

無料の契約書管理システムを利用するメリット

無料の契約書管理システムは、コストをかけずに導入・運用できるのが最大の魅力です。特に、小規模の運用では費用対効果を感じやすく、有料プランを利用する前のお試しとして活用できます。

ここでは、無料の契約書管理システムを利用するメリットについて解説します。

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無料で契約書管理を始められる

無料の契約書管理システムは、初期費用や月額費用などの費用をかけずに導入・運用できるのが魅力です。無料ツールの活用により、金銭的な負担を抱えることなく、契約書管理業務の効率化を図れます。

締結済み契約書の保管スペースが不要になり、契約書の検索や期限管理も1つのシステム上で対応できます。予算の関係で契約書管理のデジタル化を躊躇している企業にとっても、メリットが大きい選択肢といえるでしょう。

システムの操作性を確かめられる

有料版を本格運用する前のお試しとして利用できるのも、無料の契約書管理システムのメリットです。システムの操作性や運用効果を判断したうえで本契約に進むか判断できるため、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

試験運用で確認すべき事項としては、契約書の登録・検索のしやすさ、管理画面の使い勝手などが挙げられます。なお、現場が使いにくいツールは社内に定着しにくく、費用対効果を下げる要因ともなるため、まずは無料ツールで自社との相性を見極めるのもおすすめです。

必要最低限の機能で契約書を管理できる

無料の契約書管理システムは、有料版と比べて登録できる契約書の数や利用人数が少なく設定されているのが一般的です。その分、管理する契約書の件数や利用人数が少ない小〜中規模の企業であれば、上限範囲内で運用できるケースも少なくありません。

また、無料ツールは機能が基本的なものに限られる反面、操作性がシンプルで誰でも使いやすい点がメリットです。必要最低限の機能で十分な場合、コストを抑えながら業務の効率化を図れます。

無料の契約書管理システムを利用するデメリット

無料の契約書管理システムはコスト負担が小さいのがメリットですが、機能やサービスが制限されていることを事前に把握しておく必要があります。ここでは、無料の契約書管理システムを利用するデメリットについて解説します。

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契約書数や利用人数に上限がある

無料プランの契約書管理システムは、登録できる契約書の件数や利用できるユーザー数が少ない傾向です。現在は上限範囲内で運用できる場合でも、将来的に契約書の数や従業員数が増えた際には、継続的な運用が困難になります。

その場合、有料プランへの変更や別サービスへの以降が必要です。中でも、別サービスに移行する場合は、システムの設定や契約書の登録を1からやり直さなければならず、業務コストが大きくなる可能性があります。

利用できる機能が限られる

無料の契約書管理システムは、有料プランのように契約期限の通知や複雑な承認フローの運用、ユーザー単位のアクセス権限など、高度な運用に対応していません。

また、契約書管理は外部システムとの連携でさらなる業務の効率化を図れますが、無料ツールは連携機能を有していない場合も多いです。オプションで機能を追加できる無料ツールもありますが、対応には追加費用がかかります。

そのため、無料ツールを選ぶ際は、自社に必要な機能が無料で利用できるかを確認することが大切です。

サポートや管理機能が十分でない場合がある

無料の契約書管理システムの場合、サポート体制が限定されることがある点に注意が必要です。例えば、問い合わせ方法がメールやフォームのみに限定されており、緊急時に電話で相談ができないといったケースが考えられます。

その他、初期設定や操作方法の説明、データ登録などの導入支援を受けられないケースもあるため、自社だけで運用を開始できるか確認しておきましょう。

安全な運用につなげるためには、利用者ごとの閲覧・編集権限の詳細な設定、操作履歴の確認など、セキュリティや内部統制に関わる機能の有無も確認すべき事項です。

無料で使える契約書管理システムの選び方

無料の契約書管理システムは機能やサポートが限定されますが、自社に適したツールを選ぶことで、コストをかけずに契約書管理のデジタル化を開始できます。ここでは、無料で使える契約書管理システムの選び方について解説します。

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無料で管理できる契約書数と利用人数が適しているか

無料のツールは登録できる契約書の数や利用人数を確認し、現在の管理規模・従業員数に対応できるものを選びましょう。上限に余裕があるサービスを選ぶと、将来的に管理数やユーザー数が増えても対応しやすくなります。

基本的に、登録件数や対応ユーザー数が多いプランは料金も高額になります。そのため、自社の成長に合わせて段階的にプランを拡張できるツールであれば、無駄なコストを発生させることなく、費用負担を抑えやすいです。

必要な機能を無料で利用できるか

無料の契約書管理システムを選ぶ際は、自社の業務に必要な機能が無料プランに含まれているかを確認することが重要です。

例えば、契約書の登録・保管に加えて、必要な書類をすぐに見つけられる検索機能や、契約更新日・終了日などを把握できる期限管理機能などが挙げられます。

また、契約書の管理機能は無料で利用できても、締結に関する機能は有料オプションで提供されるツールもあります。契約締結まで効率化したい場合は、電子署名や契約相手への送信、締結状況の確認など、契約締結に関する機能が無料で利用できるかの確認も必要です。

セキュリティとサポート体制が十分か

契約書には機密情報が多く含まれることから、契約書管理システムの選定では、安全に管理できるセキュリティ体制が整っているかが大切です。

具体的には、ユーザーや部署単位でのアクセス権限の設定をはじめ、通信データの暗号化、バックアップなど、データ保護の仕組みについて確認しましょう。

さらに、情報漏洩やシステム上のトラブルが発生した場合に備えて、ツールごとの問い合わせ窓口とサポートの範囲を比較することも大事です。

問題発生時に適切な支援を受けられるツールは、迅速な復旧につなげやすく、情報漏洩や不正アクセスなどのインシデント発生時も、サポートと連携しながら被害を最小限に抑えられます。

無料で使えるおすすめの契約書管理システム9選

【比較表】無料で使えるおすすめの契約書管理システム9選

無料の契約書管理システムから有料版に切り替える目安

無料の契約書管理システム単体での運用に限界を感じる場合は、有料版への切り替えを検討するのも選択肢です。コスト負担は増えるものの、機能やサポートの充実度が上がることで、費用対効果も向上するでしょう。

ここでは、無料の契約書管理システムから有料版に切り替える際の目安について解説します。

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契約書数や利用人数が無料プランの上限に近付いた

保管できる契約書数の上限に達すると、新しい契約書を登録できなくなり、過去の書類を削除して空き容量の確保が求められます。その場合、契約書管理業務の非効率化につながるため、より上限範囲が広い有料プランへの移行を検討するタイミングです。

また、利用人数に制限がある場合、従業員の増加や管理部門以外への利用拡大に対応できず、業務に支障をきたす可能性があります。このような状況になる前に有料プランへの移行を検討しておくと、スムーズに運用を継続できるでしょう。

契約期限の通知や承認フローが必要になった

契約更新・解約の期限管理を徹底したい、複数の担当者による確認・承認が必要になったなど、より高度な契約書管理を行いたい場合も、有料版への切り替えを検討する代表的な例です。

有料版ツールの中には、期限通知の細かな設定やワークフロー機能、担当者ごとの権限設定など、組織的な契約管理に役立つ機能が利用できる製品があります。柔軟な権限設定で契約書を効率的かつ安全に保護しつつ、更新忘れなどの人的ミスを減らせるのも特徴です。

複数部署で契約書を一元管理したくなった

組織的な運用を行いたい場合は、有料版の契約書管理システムへの切り替えが求められるでしょう。例えば、部署ごとに分散している契約書を1つのシステム上でまとめて管理したいといったケースです。

社内利用を想定した有料ツールは、詳細なアクセス権限に対応した製品も多く、部署・役職・担当者ごとにアクセス権限を設定できます。セキュリティを強化しながら安全に運用できるため、組織全体で契約書管理の効率化を図れます。

まとめ

無料の契約書管理システムは、導入コストをかけずに契約書管理のデジタル化を開始できるのがメリットです。一方、有料版と比べた場合、契約書の登録数や利用人数、検索・期限管理などの機能、セキュリティ、サポート範囲が限定的なケースが多いです。

そのため、無料ツールを導入する際は、自社が求める機能やサポートを無料で利用できるかを確認しましょう。無料ツールでの運用に限界を感じる場合は、有料プランへの切り替えを検討するのもおすすめです。

本記事を参考に、無料の契約書管理システムと有料ツールを上手く使い分けつつ、契約書管理業務の効率化を図りましょう。