【2024年最新】販売管理システムのおすすめ7選｜選び方や導入手順を解説

販売管理システムとは、受注から納品までの商品やお金の流れを一元管理できるシステムです。システムの導入を検討する際、機能・種類が多くてどれを選べば良いか分からない企業もあるでしょう。本記事では、おすすめの販売管理システムと選び方を解説します。

目次

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1. 販売管理システムとは
2. 販売管理システムは機能・システム連携・コストで選ぶ
3. 販売管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 販売管理システム選びのその他の比較ポイント
5. 販売管理システムおすすめ7選
6. 販売管理システムの導入によるメリット
7. 販売管理システムの導入手順と注意点
8. まとめ

販売管理システムとは

販売管理システムとは、企業や店舗が商品・サービスを販売するプロセスを効率化し、管理するためのツールです。販売から在庫管理、顧客情報の追跡、売上の記録など、販売に関わる業務をサポートしながら効率化を実現します。

従来の紙やExcelなど手入力による販売データ管理には限界があり、適切に数値を扱えないことで在庫過多やヒューマンエラーが発生する状態でした。

販売管理システムの導入はそれまでの煩雑なデータ管理を刷新するもので、製造業・卸売業・小売業では欠かせない存在になりました。販売管理に係る「お金」と「商品」の流れをコントロールする大きな役割を担っています。

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販売管理システムは機能・システム連携・コストで選ぶ

販売管理システムを選ぶ際は、機能・システム連携・コストなどの重要なポイントに着目することが重要です。重要な3つのポイント、その他の比較ポイントとしては以下の通りです。

次の章からは、販売管理システムの選び方や選定の際に確認したいポイントについて、それぞれを詳しく紹介します。

【重要な3つのポイント】

1. 自社に必要な機能が搭載されているか
2. 既存システムとの連携性はあるか
3. 自社の管理内容とコストが見合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 事業規模や業務範囲に適しているか
2. スマホに対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

販売管理システム選びに重要な3つのポイント

販売管理システムを選ぶ際には、多くの要因を考慮する必要があります。自社に適した販売管理システムを選ぶことにより、ビジネスの効率性や成功に大きな影響を与えるため、慎重に検討することが重要です。ここでは、重要な3つのポイントを詳しく解説します。

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自社に必要な機能が搭載されているか

まず、検討する販売管理システムに自社が必要とする機能が搭載されているかを確認しましょう。仮に、自社に不要な機能が多く搭載されている場合、ライセンス料やカスタマイズ、トレーニング、メンテナンスなどに無駄なコストがかかってしまいます。

また、システム内に不要なデータやオプションが増えることでシステムが複雑化し、使い勝手が悪化する可能性があります。そのため、自社のニーズに合った機能を選定し、不要だと判断される機能は省くように徹底するのが重要です。

特に、機能のカスタマイズによって費用が変わるシステムの場合、詳細な機能選択でコスト削減とシステムの操作性向上を実現できます。したがって、以下のような機能に注目することがおすすめです。

＜販売管理システムの基本機能＞

売上管理機能

売上管理機能では、商品・サービスの販売に関連する情報を管理します。よって、販売する商品・サービスをシステムに登録し、在庫情報や価格設定、商品説明などの情報を詳細に管理できます。

実際の売上情報を正確に記録しながら売上データを集計するため、特定の期間内における売上高や商品ごとの売上ランキングなど、販売のパフォーマンスを評価できます。このような売上データの分析は、戦略の策定や効率化のために役立ちます。

見積機能

見積機能は、顧客に提供する商品・サービスの価格見積りを作成し、提案するための機能です。多くの販売管理システムは見積書のテンプレートを提供しており、ユーザーは独自のデザインやフォーマットを選択できます。

また、競争が激しい市場では、価格競争力を維持する必要があります。そこで、見積機能を活用すれば、競合他社との価格競争で優位性を保つ適切な価格設定を行うことができます。

適正な価格設定を行わないと企業利益が損なわれる可能性があるため、価格の見積りは非常に重要です。

請求・入金機能

請求・入金機能は、販売管理システムの重要な機能で、顧客との取引に関する金銭のやり取りを効率的に管理するための機能です。顧客や取引先ごとに異なる請求書を手作業で作成するのは非常に手間がかかりますが、デジタル化することで大幅な作業短縮がかないます。

販売管理システムなら請求から支払い、入金確認までをシームレスに行え、入出金に漏れがある場合にもすぐに検知が可能です。

また、2023年10月から開始となったインボイス制度にも対応しており、要件に基づいた請求書が作成できるので、システムを通して適切な処理を行えます。

＼より詳しいインボイス対応についてはこちら／

受発注機能

受発注機能は、注文や発注に関連する作業を効率的に行うための機能です。注文内容や数量、配送先などがミスなく記録されることで、誤った注文を防ぐことができます。

受発注機能の使用によって、顧客からの注文情報を受け取ってから正確な受注書を作成したり、自社が商品や資材を発注する際に自動で発注書を作成したりすることができます。

また、電子データ交換（EDI）に対応しているシステムでは、電子的な受発注データの送受信が可能であり、データの迅速なやり取りが実現されることで、人為的なエラーの減少にも貢献します。

在庫管理機能

在庫管理機能は、商品や資材などの在庫を管理し、最適な状態で保つための機能です。新しい在庫が入荷されたり、商品が出荷されたりする際に、在庫の受け入れや調整、再注文をスムーズに行えるようにサポートします。

在庫管理機能を活用することで、組織は在庫を最適化できます。つまり、必要な量だけの在庫を保ちながら、余分な在庫は削減できます。余分な在庫を持ち続けると、保管にかかる費用が発生し、商品が古くなることで不良在庫が発生するリスクもあります。

そのため、売れ筋商品が在庫切れになる前に自動で再注文を行ったり、古い商品をセールで売り出す際に在庫調整を行ったりすることで、過剰在庫や不良在庫を防止できます。

出荷機能

出荷機能は、顧客からの受注内容に沿って商品を梱包し、顧客に出荷するプロセスを効率的に管理するための機能です。注文における処理を正確に行うことができます。

注文情報をシステムに入力し、在庫から商品をピッキング（取り出し）して、適切に梱包し、出荷の手続きを行います。そのため、誤った商品を発送するリスクを低減し、顧客に正しい商品が届くことを保証します。

さらに、出荷機能は出荷の追跡や配送情報の管理もサポートします。つまり、出荷が完了したら配送業者の情報を入力することで、顧客に出荷トラッキング情報を提供できます。これにより、注文の状態を確認しやすくなり、信頼性の高いサービス提供につながります。

ワークフロー機能

ワークフロー機能では、見積機能や受発注機能などで作成した電子書類の申請・承認をWeb上で行えます。従来紙ベースで行っていたやり取りをデジタルに移行することで、書類管理の必要もなくなり、差し戻しからミスの修正まで一気通貫に処理できます。

販売に係る書類以外にも、社内のあらゆる申請ごとを落とし込めるので、担当者・従業員双方の負担が軽減されます。スマートフォン対応のシステムであれば、よりスピーディーなワークフローが実現します。

電子保存機能

2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、電子帳簿類の保管ルールが変更されました。2023年10月のインボイス制度開始を機に、発行側・受領側の双方に7年間の保存が義務付けられる適格請求書を適切に扱うためにも、電子保存への対応は急務となっています。

電子保存機能が備わっていれば、帳票類の要件に即した形で電子保存してくれます。なかにはシステム上から適格請求書発行事業者の登録番号を検索したり、登録番号に紐づけして分類してくれるツールもあります。

電子帳簿保存法への知識に不安がある場合でも、安心して対応ができます。専用窓口を設けている場合もあるので、積極的に活用しましょう。

分析・レポート機能

分析・レポート機能は、財務データを詳細に調査し、視覚的にわかりやすい形で表示するためのツールです。この機能を使うと、売上や収益のトレンドをグラフやチャートとして視覚化できます。

グラフを見ることで、売上がどのように増減してきたか、収益がどのように推移しているかを一目で把握できます。数字だけでなく視覚情報も活用することで、データに対する理解が深まります。

また、異なる期間や製品の売上データを比較することも可能です。例えば、前年同期と比較して売上が増加しているか、異なる製品の売上を比較してどの製品が成功しているかなどを把握できます。

既存システムとの連携性はあるか

自社が使用している既存のシステムとの連携性があると、異なる部門や業務プロセス間でのデータ共有と自動化が可能になります。

例えば、在庫管理・顧客データ・会計情報など、異なるシステムに散在するデータが販売管理システムと連携することで、一箇所で統合され一元管理が可能となります。

反対に連携性がない場合、データの不整合、時間の浪費、情報の分断などが生じる可能性があります。そのため、販売管理システムを選ぶ際には、既存のシステムとの連携性を確認して検討することが大切です。

自社の管理内容とコストが見合っているか

一般的に、多くの販売管理システムは従量課金制を採用しています。これは、実際にシステムを利用した分だけ料金が発生する仕組みです。組織は予算内でシステムを選択して運用するために、料金体系をよく理解する必要があります。

従量課金制では実際の利用に応じて支払うため、無駄な費用を削減できます。具体的には、売上が増える月々に合わせて費用が増えるため、業績を加味した支払いが可能です。

自社のニーズに合わせてシステムをカスタマイズし、必要な機能やデータのみを利用することで、コストを最適化できます。その際、管理内容とコストを調整し、バランスを考慮することも大切です。

販売管理システム選びのその他の比較ポイント

販売管理システムを選定する際、料金体系以外にも考慮すべき比較ポイントがいくつか存在します。これらのポイントを理解し、適切なシステムを選ぶことで、組織の効率性や業績に大きな影響を与える可能性があります。

以下では、その他の比較ポイントについて紹介します。

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事業規模や業務範囲に適しているか

販売管理システムは、対応する事業規模に合わせて機能や処理能力が異なることがあります。例えば、大規模な企業や多店舗展開をしている場合は、大量のデータを処理できるシステムが必要です。

一方、中小企業や個人事業主の場合は、基本機能のみを搭載したシンプルなシステムでも十分なことがあります。したがって、過不足のないシステムを選ぶために、自社の事業規模を正確に把握しておきましょう。

また、業務範囲によっても必要な機能が異なります。小売業では在庫管理やPOSシステムとの連携が必要ですが、サービス業では顧客管理や予約管理が重要です。よって、販売管理システムを選ぶ際には、まず自社の事業規模と業務範囲をしっかりと評価しましょう。

スマホに対応しているか

スマートフォンを活用することで、業務の柔軟性が向上します。例えば、外出先や顧客のオフィスなどどこからでも作業できるため、注文の受け付けや在庫確認が容易に行えます。

よって、営業担当者は顧客との対話中にリアルタイムで情報を提供しつつ、効率的なサポートが可能です。また、スマホを使って注文情報や在庫データを現場で直接入力することもできます。

これにより、伝票を紙で取り扱ったり、後でデータを手動で入力する手間が不要となり、正確なデータが即座にシステムに反映されます。

セキュリティ対策は万全か

販売管理システムには多くの機密情報が含まれています。例えば、顧客の個人情報、クレジットカード番号、取引履歴などです。これらの情報が不正アクセスやデータ漏洩のリスクにさらされると、企業の信頼性低下や法的な問題を引き起こす可能性があります。

そのため、セキュリティ対策は常に注意を払うべき重要な要素です。セキュリティ対策を適切に実施することで、販売管理システムで取り扱う機密情報を保守し、信頼性を高めることができます。

サポート体制は充実しているか

販売管理システムを導入する際、サポートの品質は非常に重要です。なぜなら、システムに関する問題や疑問が生じた場合、適切なサポートがなければスムーズな業務遂行や問題解決が難しくなるからです。

サポート体制が充実していると、問題の特定と解決がスムーズに行え、業務停止やデータ損失を最小限に抑えることができます。また、電話・メール・チャットなどの問い合わせ方法、サポートが提供される時間帯の確認も重要です。

よって、自社組織の業務時間と一致しているか、必要なサポートが提供されるかをしっかりと確認しましょう。

無料トライアルがあるか

販売管理システムの導入には、基本的に初期費用などのコストがかかります。そのため、無料トライアルを通じて、実際の使用感やメリットを確認し、予算を踏まえて比較検討することが重要です。

無料トライアルは、販売管理システムの導入前にリスクを最小限に抑えつつ、システムの適切な選定と導入を支援する重要なステップです。そして、従業員も実際の操作や効果を体験することで、システムの導入に対する理解が深まります。

販売管理システムおすすめ7選

販売管理システムの導入によるメリット

販売管理システムの導入による主なメリットは、販売管理業務の効率化です。そして、紙やExcel（エクセル）などによる手作業での管理と比べて、ヒューマンエラーを防ぎながらミスを減らし、企業の信頼性を高める効果があります。

また、その他にも以下のようなメリットを得られるでしょう。

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情報共有で属人化を防止できる

販売管理における、自社独自の業務プロセスやノウハウをシステムで共有することにより、1人の従業員に業務負担が集中する属人化を防止することがでます。そして、業務を標準化することで販売における顧客対応の品質も統一化することが可能です。

つまり、作業者が異なることによる業務内容・品質のバラつきを防止しつつ、生産性と効率性を高めていくことができます。

リモートワークにも対応できる

紙やExcelでの管理では、複数人が同時に編集をしたり、リアルタイムな情報共有をしたりするのが困難です。しかし、販売管理システムを導入することで、売上や在庫などをリアルタイムで一元管理することができます。
また、クラウド型の販売管理システムであれば、リモートワークにも対応することが可能であり、複数拠点における情報共有も円滑に行えます。そのため、実際の利用をシミュレーションしながら、自社の目的に応じて柔軟に選択できるのも大きなメリットといえます。

販売管理システムの導入手順と注意点

ここでは販売管理システムの導入手順と、各ステップでの注意点を解説します。以下の手順を基本ベースとし、自社の商習慣や業種に合わせた形で綿密な導入計画を立てていきましょう。

＜販売管理システムの導入手順＞

1. 導入目的を明確にする
2. 関連部門にヒアリング・要望をまとめる
3. 自社の業種に合ったシステム・機能を検討
4. トライアル・テスト運用
5. 社内教育を行う
6. 本格運用開始

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一連の業務フロー・自社の課題を確認する

自社の業務フローを理解するために、まずは現状でどのような業務が行われているのかをリストアップしましょう。これには、受発注・在庫管理・請求・顧客対応などが含まれます。そして、それぞれの業務プロセスでどのようなステップが実行されているかを理解します。

次に、各業務プロセスにおいてどのような課題や問題が生じているのかを特定します。例えば、受発注プロセスでの遅延や在庫の不正確さ、請求処理のミスなどです。これらの課題を洗い出すことで、どの部分を改善する必要があるかを判断します。

自社の業種に合ったシステムを選定する

販売管理システムは業種によって異なる要件があります。例えば、小売業と製造業では必要な機能が異なるため、業種に特化したシステムを選びましょう。業種に特化したシステムを選ぶことで、業務プロセスを効率化しながらより適切な機能を活用できます。

また、将来の企業成長に対応できるような柔軟性も重要です。自社において、業種や事業規模が変化する可能性を考慮し、システムがカスタマイズ可能であるか、新たな機能を追加できるかを確認しましょう。

常に現場の声を取り入れる

システムや機能を選定する際には、実際に利用する従業員の声を取り入れましょう。現場に落とし込んで初めて見える利点・欠点があり、導入しても従業員に浸透しないのでは意味がありません。

販売管理システム導入に伴い、企業内の情報はすべて統一されます。既存システムから乗り換え、操作や業務フローも大きく変化するため、企業全体で認識を合わせ取り組む必要があります。

テスト運用を行ってシステムの導入を検討する

システムを導入する前に、テスト運用を行うことが非常に重要です。このステップを通じて、システムの操作性や機能の正確性を確認することで、トラブルの未然防止につながります。

導入後に発生する問題を避け、スムーズな導入と運用を実現するためにはテスト運用が欠かせません。また、テスト運用中には、従業員からのフィードバックを積極的に収集しましょう。

従業員から実際の操作性ついてフィードバックを受けることで、システムの改善点やカスタマイズの必要性が明らかになります。システムをより使いやすく、業務に適したものに調整することにより、将来的な業務の円滑な遂行につながります。

まとめ

販売管理システムは、企業が販売業務を効率的に遂行し、正確な情報を基に戦略的な意思決定をするためのツールです。このシステムを導入することで、注文管理、在庫管理、請求書作成、売上分析などの業務が自動化され、ヒューマンエラーが減少します。

また、リアルタイムのデータ分析を通じて、市場トレンドや顧客の行動を把握し、迅速な対応が行えるようになります。しかし、適切なシステム選定や導入計画が欠如すると、コストの増大や業務混乱などのリスクが生じることもあります。

そのため、自社の業務ニーズに合ったシステムを選び、導入プロセスを慎重に計画することが重要です。