Excelを使った販売管理とは？販売管理システムとの違いも解説

販売管理には、販売管理システムの導入が最もスムーズですが、Excelでも管理することができます。本記事では、Excelを使った販売管理に必要な表やその作成方法、メリット・デメリット、効率的な管理方法について詳しく解説しています。

目次

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1. Excelを使った販売管理とは
2. Excelで販売管理表を作成する方法
3. Excelで販売管理を行うメリット
4. Excelで販売管理を行うデメリット
5. 販売管理の効率化には販売管理システムの導入がおすすめ
6. 販売管理システムを選ぶ際のポイント
7. まとめ

Excelを使った販売管理とは

Excelを活用することで売上管理・顧客管理・在庫管理などの基本的な販売管理が可能です。自作のExcelベースの販売管理は、カスタマイズ性が高く、自社のニーズに合わせたシステムを作成できます。

しかし、自作のExcelベースの販売管理にはいくつかの課題があります。1つは、複雑な機能を実装しようとすると、プログラミングや高度な数式などの専門知識が必要です。また、データの入力エラーやセキュリティリスクも懸念されます。

上記に述べた基本的な販売管理をExcelベースで行うには、3つの表が必要となります。ここでは「売上管理表」「顧客管理表」「在庫管理表」について解説します。

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売上管理表

売上管理表は、売上データの効率的な記録と分析に役立つツールです。売上データを日々記録することで、期間ごとの集計やグラフ化ができるようになります。データの集計やグラフ化により、売上の傾向や季節性を把握し、戦略的な意思決定に役立てることができます。

また、売上管理表は予算との比較にも活用できます。実績データと予算を照らし合わせ予算達成度を確認することで、予算の適正性を評価し、必要に応じて調整を行えます。

顧客管理表

顧客管理表は、企業が顧客情報を効果的に管理し、ビジネスプロセスを最適化するためのツールです。顧客の氏名・住所・連絡先情報・購買履歴・重要な日付などの詳細な情報をまとめて記録します。

これにより、顧客対応の向上が見込めます。顧客の好みや過去の購買履歴を把握し、個別対応が可能となります。また、顧客データを分析して、ターゲット顧客層を特定し、効果的なマーケティング戦略を展開することも可能です。 

さらに、販売予測もでき、購買履歴や行動データを元に将来の売上を予測し、在庫や生産計画を最適化します。顧客情報の適切な管理は、企業の競争力向上に貢献します。

在庫管理表

Excelの在庫管理表は、企業が商品や資材の在庫を効果的に管理するためのツールです。主な目的は、正確な在庫情報を提供し、在庫の適切な調整を支援することです。この表は商品名・数量・価格・仕入先情報・在庫レベル・入出庫履歴などの情報を一元管理します。

在庫の増減や更新は定期的に行い、在庫切れや過剰在庫を防ぎ、顧客への迅速な対応を可能にします。また、売上予測や発注計画の策定にも役立ち、コスト削減や効率改善に貢献します。

Excelで販売管理表を作成する方法

ここでは、Excelを使用して販売管理表の具体的な作り方や重要なポイントについて解説します。販売管理表は、ビジネスの重要な側面を支えるツールであり、正確さと効率性が求められます。以下のステップと注意点に考慮して、表を作成しましょう。

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マスタデータを作成する

Excelで販売管理表を作成する際は、始めにマスタデータの作成を行います。マスタデータは、商品情報や顧客情報などの基本データを一元管理するシートやテーブルのことです。

マスタデータを作成することにより、情報の一貫性と正確性が保たれ、データの再利用や効率的な情報更新が可能になります。また、マスタデータは販売管理表内の他のシートやセルと連携させるための基盤となり、データの整合性を維持します。

レイアウトを検討する

Excelで販売管理表を作成する際は、見やすさを意識したレイアウトで作成しましょう。まず、必要な情報を整理し、シート内のセルや列の配置を計画します。適切な列幅と行の高さを設定し、見出しやラベルを明確に表示します。

また、必要な計算式や自動集計機能を組み込むことで、データの入力と処理が簡単に行えます。適切なレイアウト設計は、情報の整理と可視性を向上させ、正確な販売データ管理をサポートします。

数字を入力する

Excelの販売管理表に数字を入力する際は、各セルに適切な情報を正確に入力することが重要です。販売日付、商品コード、数量、単価、顧客情報など必要なデータを入力し、過不足なく記録します。

入力したデータには適切な数式や計算を適用することで、合計金額や売上合計などを自動的に計算できます。数字入力は、販売データの信頼性と分析の正確性に影響を与えるため、慎重に行いましょう。

関数を設定する

Excelで販売管理表を作成する際、関数を設定することで数値データの計算や集計を自動化でき、データの正確性向上に繋がります。関数を設定する際には、関数名を入力し、必要な引数やセル範囲を指定します。

関数はセルに入力するだけで、データが更新されるたびに自動的に再計算されます。関数の正しい使い方を習得することで、販売データの分析や効率的な管理が可能になります。以下にて、Excelでの販売管理に役立つ関数を6つ紹介します。

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、Excelで特定の条件に合致するセルの数を数えるための関数です。販売管理表を作成する際は、この関数を使用して特定の商品・期間・地域などの条件に合致する売上データを簡単に抽出するのがおすすめです。

COUNTIFを使えば、効率的にデータを集計し、ビジネスの成績やトレンドを把握するのに役立ちます。また、条件を調整して柔軟にデータを分析できるため、迅速な意思決定に貢献します。

SUMIF関数

SUMIF関数は、Excelで特定の条件に合致するセルの合計値を計算してくれます。SUMIF関数を使用して特定の商品・カテゴリ・期間などに基づいた売上データを簡単に合計することができます。

SUMIF関数を活用することで、商品別の売上総額や特定期間の合計売上など、重要なビジネスメトリクスを簡便に計算できます。これにより、ビジネスの収益性や売上トレンドを把握し、戦略的な意思決定をサポートします。

AVERAGE関数

AVERAGE関数は、Excelで使用される平均値を計算するための関数です。売上データの平均値を計算する際に使用されます。例えば、月ごとの平均売上、商品カテゴリごとの平均価格などを把握するのに役立ちます。

売上データのパターンや傾向を理解し、戦略の評価や改善に役立つ情報を得ることができます。平均値はデータの中心傾向を示す重要な指標であり、AVERAGE関数を使って容易に計算できます。

RANK関数

RANK関数は、ランキングを計算するための関数です。この関数を使用して、製品の売上ランキングを作成することができます。例えば、製品ごとの売上高をRANK関数を用いてランク付けし、ベストセラー商品や売上の低い商品を特定するのに役立ちます。

RANK関数は、在庫管理やマーケティング戦略の決定に対する情報を提供し、収益向上に貢献します。RANK関数を活用することで、販売データの分析と意思決定が効率的に行えます。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数はExcelで垂直方向にデータを検索し、一致する値と同じ行から情報を取得する関数です。販売管理表を作成する際、商品や顧客情報を迅速かつ正確に抽出するのに役立ちます。

おすすめの活用方法は、顧客コードから氏名を自動取得したり、商品コードから価格を表示したりすることです。VLOOKUP関数を活用することで、データの整合性を維持し、手作業のヒューマンエラーを減少させます。

ピボットテーブル

ピボットテーブルは、Excelでデータを効率的に集計し、分析するための関数です。販売管理表を作成する際には、売上データや在庫情報などをピボットテーブルに取り込むことで、商品別・顧客別・期間別などの集計を簡単に行えます。

また、フィルターやソート機能を使ってデータを柔軟に表示できるため、ビジネスインサイトの発見に役立ちます。データ分析や報告作成がスムーズに行え、意思決定をサポートする有益なツールとなります。

Excelで販売管理を行うメリット

Excelを活用した販売管理には多くのメリットがあります。 Excelは使いやすく特別なスキルがなくても基本的なデータ処理が可能です。ここでは、Excelで販売管理を行うメリットについて解説します。

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手軽に始められる

Excelは広く普及しており、多くの人が基本的な使い方を理解しています。そのため、高度なプログラミングスキルや専門知識を必要とせず、誰でも比較的簡単に販売管理のシートを作成できます。

また、ソフトウェアの導入やカスタマイズにかかる時間やコストが少ないため、迅速に運用を開始できます。

費用がかからない

Excelで販売管理を行うメリットの1つは、費用がかからない点です。Excelは一般的なオフィスソフトウェアとして多くのPCにインストールされており、追加のライセンス料や専門家の雇用なしに利用できます。

また、Excelを使用することで、簡易な販売管理ツールを自社のニーズに合わせて作成し、柔軟に運用できるため、予算に制約のある企業にとって、コスト効率の良い選択肢となります。

カスタマイズできる

Excelで販売管理を行う大きなメリットは、高度なカスタマイズが可能であることです。ユーザーは自分のビジネスニーズに合わせてシートやフォーマットを自由に調整できます。

例えば、数式や関数を駆使して自動計算や集計を行い、レポートやダッシュボードを作成できます。特定の業界やビジネスに合わせて完全にカスタマイズできるため、柔軟性が高く、必要な情報を効果的に追跡し、ビジネスプロセスを最適化できます。

そのため、Excelはさまざまな業態や規模の企業にとって強力な販売管理ツールとして利用されています。

Excelで販売管理を行うデメリット

Excelを用いた販売管理にはメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。以下、Excelで販売管理を行うデメリットについて解説しますので、自社のニーズと比較・検討してみましょう。

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データの共同編集ができない

Excelファイルは通常、単一のファイルとして保存され、同時に複数のユーザーが同じファイルを編集することは難しいです。複数の担当者が同時に販売データを更新しようとすると、競合やデータの整合性の問題が生じる可能性があります。

また、リアルタイムで他のユーザーの変更を反映することも難しく、コラボレーションやチーム間の情報共有が効率的に行えません。

データの分析がしにくい

Excelは表計算ソフトなため、過去のデータを活用した分析には不向きです。前年比などの数値を割り出すことはできますが、その数値を基に分析することはできません。

Excelの予測機能を活用して売上予測表を作成できますが、分析機能を持つデータベースソフトの予測と比較すると精度が落ちることがあります。

また、年度ごとにシートを分けたほうが扱いやすいものの、分析するために数年分の過去データを収集する際に手間がかかります。データの分析に力を入れたい企業にとっては、不便に感じる部分が多いです。

業務が属人化する

Excelで販売管理を行う際のデメリットの1つは、業務が属人化しやすいことです。Excelファイルは個々のユーザーが自身のスキルや知識に基づいて設計・操作するため、そのファイルに慣れていない他の従業員が代替できることが難しいことがあります。

特定の担当者が販売管理ファイルを作成し、運用する立場となり、その担当者が休暇や退職した場合に問題が生じる可能性があります。また、業務が属人化することで、他の従業員や部門との連携や情報共有が難しくなり、情報の隔たりやミスが生じるリスクが高まります。

ミスが起きやすい

Excelファイルは手作業でデータを入力・編集するため、人為的なミスが発生しやすく、数値の誤りや情報の漏れが生じる可能性が高まります。

また、異なるユーザーが別々のファイルでデータを管理する場合、データの整合性や一貫性が保たれにくく、情報が食い違うこともあります。特に大量のデータを扱う場合、手動での処理では見落としが生じやすく、正確な販売データを維持するのが難しくなります。

シートの動作が重くなる

Excelは単一のファイル内にデータを格納するため、複雑な計算や操作を行うとファイルサイズが急増し、シートの読み込みや保存に時間がかかります。大量のデータを処理すると、セルや関数の計算に時間がかかり、操作の遅延やクラッシュのリスクが高まります。

また、シート内で複数の人が同時に作業すると、データの競合や整合性の問題が生じやすくなります。このようなシートの重さは、業務の効率性を低下させ、作業時間の増加やミスのリスクを招く可能性があるため、大規模なデータ管理には向かない場合があります。

関数の知識が必要になる

Excelは数式や関数を使用してデータを計算し、分析しますが、これらの数式や関数を理解し、適切に適用する知識が必要です。例えば、SUM関数を使用して売上の合計を計算するためには、関数の構文やセルの範囲を正しく指定する必要があります。

関数の知識が不足している場合、誤った計算やデータの誤用が発生する可能性が高まります。これにより、正確な販売データの取得や分析が妨げられ、誤った意思決定につながる可能性があります。

販売管理の効率化には販売管理システムの導入がおすすめ

販売管理の効率化には、販売管理システムの導入がおすすめされます。このシステムは多くのメリットを提供し、ビジネスプロセスの向上に貢献します。まず、正確な在庫管理が可能となり、在庫の過不足を最小限に抑え、商品の供給を最適化できます。

注文処理も自動化され、受注から発送までの一連の作業が迅速かつ正確に行われます。販売データのリアルタイムな追跡や分析は、戦略的な意思決定に欠かせません。売上データや顧客行動を可視化し、市場傾向や需要予測に基づいた戦略を策定できます。

また、販売管理システムは労力を削減し、人為的なエラーを防ぐため、コスト削減にも寄与します。さらに、顧客サービス向上も実現できます。注文の追跡や顧客情報の管理が簡単に行え、個別対応が可能になります。

販売管理システムは、ビジネスの競争力を高め、持続的な成長を支える重要なツールとなります。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムを選ぶ際、適切な選択をするためにはいくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。これらのポイントを踏まえて、自社のニーズにあったシステムを選定しましょう。以下では、販売管理システムの選定におけるポイントを解説します。

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業界や業態に適したシステムか

販売管理システムを選ぶ際に重要なポイントの1つは、そのシステムが業界や業態に適しているかどうかです。異なる業界や業態には独自のニーズや要件が存在し、適切なシステムはそれらに対応できる必要があります。

例えば、小売業は在庫管理やPOSシステムの統合が重要ですが、製造業では生産計画や資材管理が中心となります。業界固有の要件を満たすシステムを選ぶことで、業務プロセスをスムーズに改善し、適切なデータ分析を実行できます。

従って、販売管理システムを選ぶ際には、自社の業界や業態に合った機能やテンプレートを持つシステムを選定することが重要です。

自社に適した導入タイプか

販売管理システムを選ぶ際、自社に適した導入タイプを選定することが重要です。導入タイプにはオンプレミス型（自社サーバーに導入）、パッケージ型（既製品のシステム）、またはクラウド型（インターネット経由で利用）などがあります。

自社のITインフラやリソースに合わせて、導入タイプを検討し、システムの効果的な運用と将来の成長を考慮することが大切です。以下に3つの導入タイプについて詳しく解説します。

オンプレミス型

オンプレミス型の販売管理システムは、企業が自社のサーバーやデータセンターにシステムを設置・運用するタイプです。これにより、データの完全な管理とセキュリティを確保できます。特に大規模で機密性の高いデータを扱う企業に適しています。

オンプレミス型は導入初期のコストが高く、運用やメンテナンスにもリソースを割かなければなりません。したがって、資本力のある中大企業や、厳格なセキュリティ要件を持つ企業に向いています。

パッケージ型

パッケージ型の販売管理システムは、あらかじめ開発・設計されたソフトウェアを導入し、カスタマイズや拡張を最小限に抑えて利用するタイプです。このシステムは、中小企業や中規模の企業に適しています。

導入が比較的迅速で、コストも低いため、予算や時間に制約のある企業にとって魅力的です。パッケージ型の販売管理システムは、標準的な業務プロセスや業界のベストプラクティスに合わせて設計されており、専門知識がなくても効果的に導入できます。

しかし、カスタマイズや個別要件への適応が限られるため、特定の業務ニーズに合わせて変更が必要な場合は制約が生じることもあります。

クラウド型

クラウド型の販売管理システムは、インターネットを通じて提供され、クラウド上のサーバーでデータを処理・保存します。このシステムは、中小企業から大手企業まで幅広い企業に適しています。

導入が比較的容易で、ハードウェアやシステムの保守にかかる負担が軽減され、スケーラビリティが高いため、成長企業にも適しています。クラウド型の利点は、リモートアクセスが可能で、場所に依存しない柔軟な業務遂行が可能です。

また、セキュリティやデータバックアップに関する管理もプロバイダーに委託でき、月額料金体系が一般的です。

ただし、インターネット接続が不安定な場所での利用には向かないことがあり、データのセキュリティに関する懸念もあります。クラウド型は、スケーラビリティとコスト効率を求める企業にとって魅力的な選択肢です。

サービスに見合ったコストか

販売管理システムを選ぶ際、サービスに見合ったコストは重要なポイントです。まず、システムの導入費用とランニングコストを評価し、予算内で収まるか確認しましょう。コストにはライセンス料、カスタマイズ・導入費用、月利用料、サポート料などがあります。

最もコスト効率の高い選択をするために、複数の販売管理システムを比較し、機能やサポートとのバランスを考慮しましょう。コストだけでなく、将来のビジネスニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。

サポート体制は充実しているか

販売管理システムの選定において、サポート体制の充実度は非常に重要です。システム導入後は問題や疑問が生じることが多く、スムーズな運用のためにサポートが必要です。まず、技術的なサポートが提供されているか確認しましょう。

専門家がシステムのトラブルシューティングやカスタマイズに対応できることが重要です。また、サポート窓口の対応時間も考慮すべきポイントです。適切なサポートが受けられるかどうかは、システムの運用に大きな影響を及ぼします。

サポート体制の充実度は、システム導入後の安心感とスムーズな運用に直結します。システムベンダーが適切なサポートを提供できるかどうか、事前に確認しておきましょう。

無料トライアルがあるか

販売管理システムを選ぶ際は、無料トライアルなどで使用感を試してから導入しましょう。事前に必要な機能を洗い出しても、実際には不要なものや必要ないと思っていた機能が本当は必要だったというケースもあります。

使用感など使用してみないとわからない部分もあるため、失敗を防ぐには、無料トライアルで試してから導入するといった手順を踏むことがベストです。

まとめ

Excelを用いた販売管理は、手軽に始められる上に追加費用が発生しにくいため、多くの企業にメリットがあります。しかし、共同編集が難しく、業務が属人化し、ミスが生じやすいデメリットも存在します。

販売管理の効率化には、販売管理システムの導入がおすすめです。販売管理システムは、企業が販売活動を効率的に管理するためのソフトウェアです。注文処理・在庫管理・顧客情報・売上データの追跡・報告書の生成などを自動化し、業務プロセスを合理化します。

Excelは手軽なツールですが、ビジネスにおいては専用のシステムを導入することで、より効率的な販売管理が実現できます。Excelと販売管理システムをそれぞれ適切に活用することで、効率的な販売管理が可能となります。