複数店舗のシフト管理は一括でできる？メリットや方法を解説

複数の店舗のシフトを一括で管理することで、各店舗の状況を管理しながらヘルプ調整がしやすくなります。しかし、ヘルプを行う際は店舗ごとの給与の違いなどに気を付ける必要があります。本記事では、複数の店舗を一括でシフト管理するメリットや注意点などを解説します。

目次

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1. シフト管理とは
2. 複数店舗のシフト管理を一括で行うメリット
3. 複数店舗のシフト作成で考慮すべきポイント
4. 店舗間でヘルプを行う際の注意点
5. 複数店舗のシフト管理を一括で行う方法
6. まとめ

シフト管理とは

シフト管理とは、シフト制の従業員の勤務時間や仕事量、出勤人数などの組み合わせを調整して管理する業務を指します。従業員が希望する曜日や時間帯を考慮しながら、一定期間ごとに勤務スケジュールを組む必要があります。

シフト管理が適切に行われていない場合、勤務人数や人員配置のバランスが悪くなり、業務の進行に支障をきたすケースも考えられます。シフト管理は、先を読んで効率的な業務計画を立てることで、円滑な環境づくりと業務の効率化を目指すプロセスの1つです。

複数店舗のシフト管理を一括で行うメリット

複数店舗のシフト管理は、一括で行うとさまざまなメリットが得られます。複数店舗を展開している場合は、各店舗の人件費・状況の管理・ヘルプ人員の配置など、繁閑バランスの調整が必要です。

一括管理を行うと、従業員の活躍の場が広がって生産性が高まり、就労に関わるトラブルの軽減といった効果にも期待できます。ここでは、複数店舗のシフト管理を一括で行うメリットについて解説します。

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各店舗の人件費や状況などを管理しやすくなる

数店舗のシフト管理を一括管理することで、各店舗の人件費や状況などを管理しやすくなります。店舗ごとに、売上に対しての人件費の比率を把握することで、店舗の利益率を上げるための人件費予算の設定を適正化できます。

各店舗のシフト管理を一括で確認できるため、人件費予算を超えた店舗や人員不足の店舗が可視化され、全体の状況把握が可能です。それにより、各店舗ごとの課題も見つけやすく、早い段階で対策を打てます。

ヘルプ調整がしやすく人手不足を解消できる

複数店舗のシフト管理を一括で行うと、人員が不足している店舗に他の店舗から足りない人員のヘルプ調整がしやすくなります。各店舗のシフトを把握しておくことで、全体での人員配置バランスを調整した時間帯や日程でヘルプ要請を設定できます。

また、急な欠員を予測したヘルプ候補を事前に設定しておけば、当日の人手不足・他の従業員への急な出勤依頼などの慌ただしい状況を回避することが可能です。全体でのシフトバランスが適正化するため、人手不足を解消できます。

それぞれの店舗の繁閑を管理しやすくなる

複数店舗のシフト管理を一括で行うことで、各店舗の繁閑を管理しやすいです。同じエリア内での繁閑の差がある日や時間帯の把握により、繁多店舗には閑散店舗からの人員をヘルプとして配置し、店舗単位ではなくエリア単位でのシフト管理が行えます。

さらに、繁閑の傾向を把握すれば人件費の目標も設定しやすいため、人件費率を考慮したシフト作成も可能です。各店舗の繁閑に合わせた人員配置のバランスを管理することで、人件費の削減にもつながります。

従業員の活躍の場が広がって生産性が上がる

店舗間の繫閑差や人手不足によってヘルプ人員を配置した場合、スキルの高い人員を配置することで、従業員のスキルアップを図れます。スキルの高い従業員が所属店舗以外の店舗で活躍すれば、周囲の従業員に効率の良い業務を仕込むことが可能です。

そのため、複数店舗全体で従業員のスキルやモチベーションが向上する効果が現れやすく、生産性もアップします。まだ経験の浅い従業員に対する教育に加え、スキルに合わせて活躍の場を広げるきっかけとしても役立ちます。

複数店舗の店長を兼任できる

複数店舗のシフト管理を一括で行うことでシフト管理業務の負担が減り、各店の店長が抱えている店長業務の負担が軽減されます。店長業務の負担が軽減すれば、優秀な店長に複数店舗任せることが可能です。

店舗運営は店長の裁量に左右されるため、優秀な店長に複数店舗を任せることは全体利益の底上げに期待でき、店長自身のキャリアアップにもつながります。

就労に関わるトラブルの軽減につながる

複数店舗のシフト管理を一括で行うことにより、就労に関するトラブルを未然に防止できます。店舗単位でシフト管理を行った場合、属人化することで独自ルールなどが発生し、法律を無視したシフトになる可能性があります。

店舗ごとではなく、複数店舗のシフトを可視化させて法律に沿ったシフト管理を適切に行うことで、過度な残業や休日出勤などを事前に防止可能です。なお、無理なシフトがないかチェックすることで、店舗内の独自ルールの発生も阻止できます。

複数店舗のシフト作成で考慮すべきポイント

複数店舗のシフト作成では、店舗ごとの営業時間や業務内容だけでなく、従業員の勤務希望やスキルなども考慮する必要があります。ここでは、複数店舗のシフトを作成する際に考慮すべきポイントを解説します。

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店舗ごとの営業時間や勤務時間を確認する

複数店舗を運営している場合、店舗によって営業時間や必要な勤務時間帯が異なることがあります。そのため、すべての店舗に同じ基準を適用せず、店舗ごとの営業時間や業務内容に合わせてシフトを作成することが重要です。

例えば、店舗によって開店・閉店時間が異なる場合は、営業時間だけでなく開店前の準備や閉店後の片付けなどに必要な時間も考慮します。店舗ごとに必要な勤務時間を整理しておけば、時間帯に応じた適切なシフトを組みやすいです。

また、繁忙期やキャンペーンなどによって通常よりも多くの従業員が必要になる場合もあります。各店舗の営業スケジュールや業務内容を確認したうえで、必要な時間帯に従業員を配置しましょう。

従業員の希望シフトを店舗間で確認する

複数店舗で勤務する従業員がいる場合は、所属店舗だけでなく、他店舗での勤務予定も含めて希望シフトを確認します。店舗ごとにシフト希望を収集して個別に作成すると、同じ従業員が同じ時間帯に複数店舗へ配置されるなど、シフトの重複が発生しがちです。

また、店舗ごとに勤務日数や時間を確認していると、従業員本人の全体の勤務状況を把握しにくくなります。そのため、複数店舗で勤務する従業員については、店舗をまたいだ勤務予定をまとめて確認できる状態にしておくことが重要です。

従業員の希望を全店舗で共有できれば、勤務可能な日時を考慮しながら各店舗のシフトを作成しやすくなります。

従業員の勤務経験やスキルを考慮する

複数店舗のシフト作成では、従業員の人数だけでなく、担当できる業務や勤務経験なども考慮することが大切です。例えば、特定の業務を担当するために一定の経験が必要な場合、経験のある従業員を配置しなければ業務を円滑に進められない可能性があります。

一方、経験の浅い従業員だけに偏ったシフトにした場合、教育やフォローを行える人員が不足するケースも考えられます。そこで、各従業員が担当できる業務や経験などを把握し、必要なスキルを持つ従業員を適切な店舗・時間帯に配置しましょう。

人数だけではなく、店舗で必要となるスキルまで考慮してシフトを作成することで、業務内容に応じた人員配置がしやすくなります。

店舗間でヘルプを行う際の注意点

複数店舗のシフト管理を一括で行うことで、店舗間のヘルプ人員の配置がしやすくなるなどのメリットが得られますが、いくつかのデメリット・注意点を把握しておく必要があります。

ヘルプを行う場合は、店舗ごとの給与や交通費の違い・シフト確定のタイミングなど、バラつきがあるとさまざまな業務に影響を与えるでしょう。また、円滑な業務を行うために、他店舗からのヘルプ人員を受け入れる体制を整えておくことも大切です。

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店舗ごとの給与や交通費の違い

他店舗からのヘルプに入った場合、所属店舗で勤務する際の交通費や時給が異なるケースがあります。ヘルプ人員としてさまざまな店舗に配置されるたびに、異なる交通費と時給を設定するのは、給与計算や労働管理業務においてミスにつながる要因ともなりかねません。

また、ヘルプに入った従業員は普段と異なる環境で業務を行うため、通常の時給では納得できないケースにも配慮が必要です。中にはヘルプの際、ヘルプ手当として一定額でヘルプ時の時給・交通費を支払うなど、独自のルールを設定している企業もあります。

ヘルプ手当は、設定することで給与計算の手間がかからず、従業員にあらかじめ手当の説明を行えるため納得のうえでヘルプに入りやすくなります。なお、ルール設定は各店舗ごとに認識の違いがないよう周知しなければなりません。

シフトを確定するタイミング

店舗ごとにシフト作成を行っている場合、シフトを確定するタイミングに気を付けなければなりません。店舗ごとにシフトを確定する日が異なる場合、複数店舗のシフト管理を一括で行うスタイルに移行する際は、シフトの切り替え日前後の勤務に注意が必要です。

シフトの切り替えがうまくいかない場合、連勤の上限を超えてしまう・従業員の希望勤務日数の過不足が生じるといった状態につながりかねません。そのため、複数店舗のシフト管理を一括で行う前に、シフト確定を行うタイミングを統一しておきましょう。

確定タイミングを統一することで、店舗間のヘルプ配置も実施しやすくなります。

他店舗からの従業員を受け入れる態勢を整える

他店舗からヘルプが入ってもスムーズに業務が行えるように、ヘルプの受け入れ態勢を整えておくことが大切です。店舗間の協力関係が整っていなかったり、店舗独自のルールを強制したりすると、ヘルプで入った従業員にとって働きにくい環境となります。

ヘルプに入ることに対して悪い印象を持つと、店舗間の協力体制が成立しにくく、従業員の離脱リスクも高まるでしょう。複数店舗での協力関係を円滑にするために、ヘルプで入った従業員が働きやすい環境を整えておくことが重要です。

複数店舗のシフト管理を一括で行う方法

複数店舗のシフト管理を一括で行う方法はいくつかあります。例えば、Googleスプレッドシートを活用する方法や自社でシステム開発を行う方法、シフト管理システムを導入して便利な機能を活用する方法です。

ここでは、それぞれの方法について解説します。

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Googleスプレッドシートで管理する

シフト管理は、Googleスプレッドシートを利用して作成が可能です。表計算ソフトのエクセルでシフトを管理することもできますが、Googleスプレッドシートと比べると共有の難しさがあり、複数店舗の一括管理には向きません。

Googleスプレッドシートは、費用をかけずにシフト管理が行えます。従業員からのシフト希望は自身で入力できますが、複数人数で操作すると誤操作のリスクがあり、他の従業員のシフトを削除してしまうなど、トラブルにつながる可能性も高いです。

誤操作を防ぐには、Googleフォームを活用して収集したデータをGoogleスプレッドシートに反映すれば、管理者は効率的に精度の高いシフトを作成できます。シフト作成のテンプレートもあるため、活用するのも1つの方法です。

自社でシステム開発をする

シフト管理は、自社でシステム開発をして実施する方法もあります。自社で開発したシステムであれば、業務形態や労働形態に合った管理が行えます。特に、複雑な労働形態で業務を行う場合や業界特有のルールなどを持つ企業に有効です。

自社で管理を行うため、改善したい点にも柔軟に対応できます。しかし、システム開発を行うには、自社でサーバーを設置して専門のエンジニアがシステム構築を行うため、開発コスト・メンテナンス・エンジニアの人件費など大きなコストが必要です。

シフト管理システムを導入する

シフト管理システムは、シフトの作成や希望シフトの収集や変更を一括管理できるシステムです。スマホに対応しているものも多く、従業員へのシフト表の共有やシフト希望の収集をシステムを通して実施できます。

また、ヘルプ調整や申請をシステム上で行えるため、スムーズに複数店舗の人員配置を行うことが可能です。勤怠管理システムと連携できるものもあるため、他システムとの連携も確認しましょう。

しかし、システムの導入や運用にはコストが発生するため、費用対効果を確認しながら自社に最適なものの選定が求められます。

シフト管理システムの選定ポイント

シフト管理システムを選ぶ際は、従業員にとっても使用しやすいかどうかに着目しましょう。シフト管理システムはシフトを作成する管理者だけでなく、シフトを提出・確認するために従業員も使用します。

そのため、従業員にとって使いにくいシステムはシフト管理業務を十分に効率化することができません。スマホアプリからシフトの提出・確認ができるなど、管理者だけでなく従業員にとっても使いやすいシステムを選びましょう。

まとめ

シフト管理とは、シフト制の従業員の勤務時間・仕事量・出勤人数などの組み合わせを調整し、管理する業務です。

複数店舗を持つ場合、一括で管理することで各店舗の状況を把握しやすくなり、ヘルプ調整も少ない手間で行えます。なお、ヘルプを配置することで店舗ごとの繁閑の調整ができますが、給与や交通費の違いなどがあるため、ルールの設定が重要です。

シフト管理の方法には、Googleスプレッドシートの活用・自社システムの開発といった方法がありますが、効率的なシフト管理を実施したい場合はシフト管理システムの導入がおすすめです。