シフト管理は誰がやるのか｜管理の方法・課題・注意点を解説

シフト管理は業務の効率化や生産性の向上に関わるため、経営者や店長などが行うことが多いです。本記事では、シフト管理を行う人にはどのような人物が挙げられるのか、シフト管理の仕事内容と流れ、課題や管理方法、シフト管理システムを導入するメリットなどを解説します。

目次

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1. シフト管理は誰がやるのか
2. シフト管理の担当者を決める際のポイント
3. シフト管理の仕事内容と流れ
4. シフト管理における課題
5. シフト管理の方法
6. シフト管理システムを導入するメリット
7. シフト管理を行う際の注意点
8. まとめ

シフト管理は誰がやるのか

シフト管理は組織や企業において重要なタスクであり、その担当者は組織の規模や業種によって異なります。適切なシフト管理は、組織の運営において欠かせない要素です。ここではまず、誰がシフト管理を行うかについて解説します。

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経営者・店長

シフト管理は多くの場合、経営者や店長によって行われます。これは、経営者や店長が従業員の配置やスケジュールに責任を持ちながら行うことで、ビジネスの効率性に大きな影響を与えるためです。

経営者や店長は、ビジネスの運営全般に関する全体的な洞察力を高め、シフト管理を戦略的に行う必要があります。したがって、売上とコストの最適なバランスを保ちながら、スタッフのニーズやスキルに合わせてシフトを調整することが求められます。

管理職・リーダー

シフト管理は、管理職やリーダーが担当する場合もあります。組織や職場の運営に責任を持つ立場であることから、業務量やスタッフの勤務状況を把握しながら、必要な人員を配置・調整する役割を担います。

管理職やリーダーは、スタッフのスケジュールに関する調整や変更、必要なスキルや業務ニーズを考慮した人員配置などを行います。チームの円滑な運営、業務効率の向上、スタッフのモチベーションの維持につながり、シフトの公平性と法的遵守にも期待できます。

派遣社員・パート・アルバイト

職場によっては、派遣社員・パート・アルバイトがシフト作成を担当する場合もあります。現場の事情を考慮しながら、柔軟なシフトを組みやすいのが特徴です。ただし、バイトスタッフの立場から物事を考えがちであり、経営全体の視点を欠いてしまうことが多いです。

そのため、派遣社員・パート・アルバイトがシフト作成する場合は、的確なレクチャーやトレーニングを受け、企業の目標や業界全体の状況を理解し、経営者のビジョンに合致したシフトを構築する必要があります。

シフト管理の担当者を決める際のポイント

スムーズにシフト管理を行うためには、担当者の方の持つスキルや経験が大きく影響します。ここでは、特に重要なポイントについて解説します。

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業務内容と現場の状況を深く理解していること

シフト管理担当者は、単に決められた人数を割り振るのではなく、それぞれの業務内容や求められるスキルレベルを把握し、状況に応じて柔軟に対応できることが求められます。

例えば、繁忙期には人員を増やしたり、特定のスキルを持つ人材を必要とする業務に適切な人員を配置したりするなど、状況判断に基づいたシフト作成が重要になります。

業務内容への理解を深め、スタッフの状況の変化を把握することで、必要な時間帯や業務に適切な人員を配置しやすくなり、円滑な店舗・職場運営につながります。

円滑なコミュニケーションが取れること

シフト管理では、従業員の希望シフトの調整や急な変更依頼への対応など、日常的なコミュニケーションが不可欠です。担当者には、従業員の要望を適切に聞き取り、組織の要件との調整を図る能力が求められます。

また、公平性を保ちながら柔軟な対応ができることも重要です。良好な関係性を築くことで、スムーズなシフト管理が実現し、職場の雰囲気も良くなります。

業務量に余裕があること

シフト管理の担当者には、シフトの作成や調整に必要な時間を確保できることも求められます。スタッフ数が多い職場や勤務パターンが複雑な職場では、希望シフトの確認や人員配置の調整、急な欠勤への対応など、シフト管理に多くの時間がかかる場合があります。

ほかの業務ですでに多忙なスタッフを担当者にすると、シフト管理に十分な時間を割けず、本来の業務にも影響が及ぶ可能性があります。そのため、担当者を選ぶ際は本人のスキルだけでなく、現在の業務量も考慮することが大切です。

シフト管理にどの程度の作業時間が必要になるかをあらかじめ見積もり、無理なく担当できるか確認し、必要に応じてほかの業務を調整するとよいでしょう。

法令遵守の意識が高いこと

シフト管理担当者には、労働基準法をはじめとする労働関連法規の正しい理解と遵守が不可欠です。特に、法定労働時間、休憩時間、深夜勤務の規定など、基本的な労働条件を把握し、これらに違反しないシフト作成が求められます。

また、従業員の健康管理の観点から、過重労働の防止や適切な休息時間の確保にも注意を払う必要があります。法令を遵守したシフト管理により、従業員が安心して働ける環境を整えることができます。

シフト管理の仕事内容と流れ

シフト管理は、多くのビジネスにおいて不可欠なプロセスです。スムーズな運営と効果的な労働力の配置を実現するために、シフト管理の流れを理解しておきましょう。ここでは、シフト管理の仕事内容と流れについて解説します。

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作業計画を立てる

まずはシフト作成期間を設定し、シフト希望の提出締切日やシフト提示日を定めます。シフトを作成する期間は、月単位や数週間単位など、自社の業務や勤務形態に合わせて設定しましょう。

シフト希望の提出締切日はスタッフが希望を提出する期限とし、スタッフの要望を適切に収集します。また、シフト提示日は新しいシフトを従業員に通知する日で、通常は実働日の数日前に設定されます。

これにより、スタッフは自身のシフト予定を把握し、調整の余地が生まれます。シフト作成と調整を行って最終的なシフトを確認したら、スタッフへの通知・公表を行います。

シフト希望日を収集する

シフト希望の提出締切日までに、従業員から提出された希望を集めます。従業員からのシフト希望を収集する際には、シフト希望表や専用のフォームを用意し、締め切りまでに従業員が希望する勤務日や時間を記入できるようにします。

また、複数の従業員からの希望を集める際には、情報の抜け漏れを防ぐために集計を一元化しておきましょう。従業員の都合を尊重しつつも、店舗の業務ニーズやバランスを考慮しながら希望の調整を行い、円滑なシフト作成につなげることが求められます。

シフトを割り当てる

最後に、シフトの割り当てを行います。まずはスケジュールを作成し、従業員の希望や制約を考慮してシフトを調整します。次に、従業員のスキルや経験を考慮して、適切な役割・ポジションに適した人材を割り当てます。

公平性を保つためには均等な負担配分を心がけ、従業員とコミュニケーションを取りながら必要に応じて調整を行いましょう。定期的なモニタリングと柔軟な対応を行うことが、円滑なシフト管理を実現するために重要です。

シフト管理における課題

シフト管理は多くの企業や組織で日常的に行われる重要なプロセスですが、同時にさまざまな課題が存在します。それらの課題は、効率的なシフトの作成やスムーズな業務遂行に影響を与えてしまいます。ここでは、シフト管理における課題について解説します。

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シフトに不平等感が出る

シフト管理における課題として、シフトに不平等感が出るケースも少なくありません。例えば、スキルや経験に基づいてシフトを割り当てる場合、判断基準が明確でなければ、従業員たちが割り当てに疑問を感じることがあります。

不平等感があると、モチベーションの低下や不満が生じ、職場の協力関係に悪影響を及ぼす可能性があります。したがって、シフト作成における公平なルールと透明性のあるプロセスを確立し、スタッフ間のコミュニケーションを強化することが重要です。

作成に手間や時間がかかる

シフト表の作成は複雑かつ困難であり、従業員の希望や制約、シフトのバランス、業務のニーズを考慮する必要があります。これには多くの情報を収集して調整しなければならず、手動で作成するとヒューマンエラーが発生しやすくなります。

また、シフト変更や代替スタッフの手配が頻繁に発生する場合、シフト表の更新作業と関係者間の連絡調整に多くの時間と手間がかかります。

人材配置や調整が難しい

従業員の希望やスキル、業務の需要、法的規制に合わせた適切なスタッフ配置を確保するのは、非常に時間を要する作業です。例えば、ピーク時や特別イベントなどの予測不能な状況にも随時適切に対応する必要があり、負担の増加で人材配置ミスのリスクも高まります。

さらに、従業員の欠勤や突発的な出来事においても柔軟に対処する必要があり、手動での調整は非効率的であるといえます。このような調整の難しさは、シフト管理の大きな課題となっており、組織にとって労力と時間の浪費につながることがあります。

シフト管理が属人化しやすい

シフト管理を特定の担当者が長期間行っていると、シフトの作成方法や調整ルールが属人化しやすいことが課題です。例えば、スタッフごとの勤務条件や人員配置の判断基準などが明文化されておらず、担当者の経験や知識に頼ってシフトを作成しているケースがあります。

シフト作成のルールやノウハウがマニュアルなどにまとめられていない場合、担当者の異動や退職などが発生した際に、スムーズに業務を引き継げない可能性があります。

新しい担当者がシフト作成の判断基準を把握するまでに時間がかかり、業務負担が増えることも少なくありません。そのため、担当者の変更を想定し、日頃からノウハウを共有できる体制を整えておくことが重要です。

シフト管理の方法

シフト管理の方法にはさまざまなアプローチがあるため、業種や組織のニーズに合わせて選定する必要があります。ここではシフト管理の方法や、組織にもたらすメリット・デメリットについて解説します。

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アナログで管理する

アナログなシフト管理は、紙のシフト表などに手書きで勤務予定を記入して管理する方法です。手作業で行うため、PCなどの操作に慣れていなくても利用しやすく、スタッフ数が少ない職場では手軽に運用できます。

また、特別な技術やツールも必要ないため、低コストで始められる点がメリットです。しかし、スタッフ数やシフトのパターンが増えるほど、シフトの全体把握やデータ集計に手間がかかりやすく、修正作業も煩雑になりがちです。

さらに、記入ミスや転記ミスなども発生しやすく、スタッフ間での情報共有にも制限があります。そのため、大規模な組織や複雑なスケジュールには適していません。

エクセル・スプレッドシートで管理する

エクセル・スプレッドシートを利用したシフト管理は、編集や修正がしやすく、数式や自動計算機能を利用して効率的なシフト作成を行えます。データの閲覧や集計も簡単にできる一方、操作に不慣れな担当者にとっては扱いが難しくなるため注意が必要です。

さらに、複数人での同時編集ができないため、データの競合や不整合が発生しやすいという課題があります。また、バージョン管理やセキュリティ対策も重要な課題として挙げられます。

シフト管理システムを導入する

シフト管理システムの導入は、エクセル・スプレッドシートよりも効率的で正確な管理を可能にします。システムは自動計算やリアルタイム更新機能を備え、シフトの作成と変更が迅速に行えます。

従業員はオンラインでシフト確認ができ、コミュニケーションが円滑化します。しかし、システム導入にはコストがかかり、社内トレーニング・教育も求められます。また、システムの障害やセキュリティリスクにも対処する必要があります。

シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムを導入することで、業務の効率化が図れ、スムーズなシフト管理が可能になるなど、多くのメリットをもたらします。ここでは、シフト管理システムを導入するメリットについて解説します。

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適切な人員配置が行える

シフト管理システムは適切な人員配置を可能にし、従業員間の不平等感を軽減します。システムは、従業員のスキルや労働時間に基づいて自動的にシフトを作成するため、作成者の感情に左右されることなく公平な条件で仕事を配分します。

これにより、特定の従業員に勤務が偏ることを防ぎやすくなり、不満や不平等感の軽減にもつながります。さらに、時間帯ごとの業務量や必要人数を考慮してシフトを作成することで、業務の円滑な遂行が可能となり、組織全体の生産性向上が期待できます。

残業・コスト削減につながる

紙やエクセルによるシフト作成・管理は、通常業務の足かせとなることが多く、担当者が業務の終わりに残業をしながら行うことも多いでしょう。しかし、シフト管理システムを利用することで残業の必要がなくなり、人件費の削減にもつながります。

また、シフトに変更があった際にも素早く把握・対応することが可能であり、急な人材不足の発生で業務が滞ってしまうような事態も避けることができます。

どこからでも修正・変更が可能

シフト管理システムの中には、スマートフォンやタブレットでの利用にも対応したアプリを提供しているものもあります。そのため、利用する管理者・従業員がどこからでもシフトの修正・変更が可能です。

つまり、シフトの提出・変更のためだけに職場に出向く必要がなく、給与の発生しない無駄な作業を減らすことにつながります。なお、通知設定などにより、自身のシフトを忘れないようにするといったメリットもあります。

効率的にシフト表を作成できる

シフト管理システムの導入により、従業員から提出されたシフト希望をシステム上で一括管理できるため、シフト作成にかかる手間を軽減できます。

また、自動作成機能を備えたシステムでは、従業員の勤務時間や休日の希望など、あらかじめ設定した条件を考慮してシフトを作成できます。従業員の希望をシフトに反映しやすくなるため、満足度の向上につながるでしょう。

さらに、余裕を持ってシフト表を作成することで、人員変更やシフト調整にも迅速に対応できるため、担当者の作業量の軽減と柔軟な対応も可能となります。

シフト管理を行う際の注意点

シフト管理において、日頃からの良好な人間関係が必要不可欠です。従業員との信頼関係や協力体制が築かれている場合、シフト作成や変更に対する理解が得られ、円滑な運営が実現します。

絶え間ないコミュニケーションを通じて、従業員のニーズや制約を理解し、適切な配慮をすることで不満や紛争を減少させ、職場の雰囲気を良好に保つことができます。

また、個々からのフィードバックを受け入れつつ、改善策を一緒に検討することで、シフト管理の質を向上させることができるでしょう。良好な人間関係は従業員の仕事への意欲を高め、組織全体の成功につながります。

まとめ

一般的に、シフト管理は経営者や店長、管理職やリーダーが行います。一方、現場の事情を熟知した派遣社員やパート・アルバイトスタッフがシフト管理するケースもあります。

シフト管理では、不平等なシフトでは従業員のモチベーション低下や満足度の低下を招く可能性があります。シフト管理システムを導入することで、適切な人員配置を行いやすくなり、作業負担や人為的ミスの軽減が期待できます。

こうした導入効果を活かすためには、従業員との円滑なコミュニケーションを維持し、個々の希望も考慮しながら運用することが重要です。自社の課題や運用方法に合ったシフト管理システムを選ぶことで、生産性の向上と競争力の強化につながるでしょう。