シフト管理機能付き勤怠管理システムのおすすめ4選｜選び方も解説

アルバイトを含め、従業員が多くシフト管理と勤怠管理の業務負担が大きいと感じているなら、シフト管理機能付きの勤怠管理システムの導入がおすすめです。本記事では、シフト管理機能付き勤怠管理システムのメリットや選び方のポイントに加え、おすすめのシステムを紹介します。

目次

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1. 勤怠管理システムでシフト管理ができる
2. 勤怠管理システムの主なシフト管理機能
3. 勤怠管理システムでシフト表を作成する流れ
4. シフト管理機能付き勤怠管理システムを導入するメリット
5. シフト管理機能付き勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
6. おすすめのシフト管理機能付き勤怠管理システム4選
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ

勤怠管理システムでシフト管理ができる

勤怠管理システムは、従業員の出勤・退勤時間を記録し、労働時間や残業時間を計算するためのシステムです。勤怠管理システムを活用することで、人事や経理の業務が効率化され、正確な給与計算と労働法遵守が可能になります。

また、シフト管理機能付きの勤怠管理システムでは、従業員の勤務希望や適性を考慮したシフト表を効率的に作成することが可能です。さらに、シフト表の変更や調整も簡単に行うことができ、従業員とのコミュニケーションもスムーズになります。

勤怠管理システムの主なシフト管理機能

勤怠管理システムには、シフト管理を効率的に行うための機能が搭載されています。そのため、従業員の勤務希望や適性を考慮したシフト表を作成することが可能です。さらに、シフトの自動作成機能を利用することで、シフト表の作成がより簡単になります。

シフト共有機能では、作成したシフト表を従業員と共有でき、コミュニケーションの向上にもつながります。なお、人員過不足の自動判断機能を利用すれば、シフト表に人員が足りない場合や過剰な場合に自動で警告が表示されるため、適切な人材配置が可能です。

機能	特徴
シフト管理機能	従業員の勤務時間や休日を管理
シフトの自動作成機能	シフト表の作成がより簡単になる
シフト共有機能	作成したシフト表を従業員と共有可能
人員過不足の自動判断機能	人員が足りない場合や過剰な場合に自動で警告を表示

勤怠管理システムでシフト表を作成する流れ

勤怠管理システムでシフト表を作成する場合、従業員から勤務希望を収集し、管理者が勤務条件や人員配置を確認したうえで確定します。紙やExcelで管理する場合と比べて、希望シフトの回収・調整、共有までを効率化できる点が特徴です。

ここでは、勤怠管理システムを活用したシフト表作成の基本的な流れを解説します。

従業員から希望シフトを収集する

シフト作成では、まず従業員から勤務可能日や希望する勤務時間、休日希望などを収集します。勤怠管理システムのシフト管理機能を利用すれば、従業員はスマートフォンやパソコンから簡単に希望を提出できます。

紙の申請書やメールで希望を集める場合、管理者が内容を確認してExcelなどへ転記する必要があり、入力ミスや確認作業の負担が発生しやすいです。一方、システム上で希望を収集すれば提出状況を一覧で確認しつつ、未提出者への連絡や集計作業も効率化できます。

また、過去の勤務実績や従業員ごとの勤務条件を確認しながらシフト作成を進められるため、経験・スキルを考慮した人員配置にも役立ちます。

勤務条件を確認してシフト表を確定する

希望シフトを収集した後は、必要な人数が確保できているか、勤務時間に偏りがないかを確認しながらシフト表を調整します。勤怠管理システムでは、作成したシフトと従業員の勤務状況を一元管理できるため、適切な人員配置を行いやすいです。

特に、飲食店や小売業、医療・介護施設などでは、曜日や時間帯によって必要な人数が変わるケースがあります。シフト管理機能に人員配置の確認機能・アラート機能が搭載されている場合、人手不足や過剰配置を把握しながら調整可能です。

確定したシフト表はシステム上で従業員へ共有し、変更が発生した場合もリアルタイムで反映できます。管理者と従業員双方の確認作業を減らしながら、スムーズなシフト運用が可能です。

シフト管理機能付き勤怠管理システムを導入するメリット

シフト管理機能付き勤怠管理システムを導入することで、シフト作成や共有を効率的に行うことができます。さらに、勤怠とシフトの一元管理により、適切な人材配置が可能になるなど、さまざまなメリットがあります。

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シフト作成・共有の効率化

システムを利用することで、従来の紙媒体やエクセル等を使用したシフト作成と比較して、大幅な効率化を実現できます。

シフト管理機能付き勤怠管理システムでは、従業員の勤務希望や適性を考慮したシフト表を簡単に作成できるだけでなく、自動でシフトのバランスを調整する機能も備わっているため、適切な人材配置が可能です。

また、シフト表をリアルタイムで共有できるため、従業員間のコミュニケーションが向上し、シフトの変更や調整も容易に行えるようになります。

適切な人材配置

勤怠管理システムには、人員の過不足を自動で判断し、適切な調整を行う機能が備わっており、効率的に人材を配置することができます。業務の効率化はもちろん、従業員それぞれの適性に合ったポジションで勤務させることが可能です。

人材のスキルや経験を考慮した配置が行えるため、より適切な人材配置に役立ちます。

勤怠とシフトの一元管理

勤怠管理システムにシフト管理機能が組み込まれていると、勤怠情報とシフト情報が連携して一元管理されるため、従業員の勤務状況を一目で把握することができます。

従業員の出勤・退勤時間や休憩時間、残業時間などの勤怠情報と、シフト情報が一致しているかどうかを簡単に確認することが可能です。また、勤怠とシフトを一元管理することで、従業員の勤務時間の過不足やシフトの不足がすぐにわかり、迅速な対応を行えます。

法令を遵守したシフト管理

シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムには、労働時間の上限を超えるとアラートで知らせてくれるものもあり、法令遵守に役立ちます。

シフト管理をExcelや紙ベースで行なっていると、それぞれの従業員の総労働時間を把握しづらく、意図せずに上限を超えて法令違反になってしまうリスクがあります。

しかし、労働時間や休憩時間をシステムが自動でチェックしてくれることにより、法令に違反しないようにシフトを組むのが容易です。

コスト削減

シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムを活用すれば、コスト削減にもつながります。従業員の労働時間の偏りや無駄な人材配置があった際にすぐに発見できるため、人件費の削減・最適化が可能です。

また、シフトと勤怠の一元管理でデータ入力や照合などの業務負担が減り、人事担当者の時間的コストを削減することもできます。

シフト管理機能付き勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

シフト管理機能付き勤怠管理システムを選ぶ際には、システムが提供する機能の範囲を確認しましょう。シフトの自動作成や共有、人員の過不足判断など、必要な機能が備わっているかどうかをチェックすることが重要です。

また、他のシステムとの連携性も大切です。ポイントを押さえながら、適切なシステムを選びましょう。

機能の範囲を確認する

シフト管理機能では、シフトの自動作成や共有、人員の過不足判断などが可能であるかをチェックしましょう。また、勤怠管理機能においても、従業員の出勤・退勤時間の記録や、残業時間の計算などが適切に行えるかを確認することが大切なポイントです。

これらの機能が自社の業務プロセスや目標に合致しているかを検討することで、より効果的なシステム導入が可能になります。

勤務形態や雇用形態にも注意

フルタイムの正社員とアルバイトの勤務時間や休日が異なる場合などは、自社の勤務形態や雇用形態に合わせたシフトの作成や勤怠の管理がスムーズに行えるかをチェックする必要があります。

さらに、勤務形態が変則的な場合や、シフトの変更が頻繁に行われる業種の場合も、システムが柔軟に対応できるかを確認することが大切です。

他システムとの連携性を確認する

他のシステムとの連携性も、重要なポイントです。特に、シフト管理や勤怠管理は給与計算や労務管理と密接に関わっています。そのため、既存の給与計算システムなどとスムーズに連携できるかどうかを確認しておきましょう。

給与計算や労務管理のシステムと連携することで、従業員の勤務時間やシフト情報をもとに給与の計算や労務管理が自動で行えるようになります。人手をかけずに正確な給与計算や労務管理ができるため、業務の効率化が図れるだけでなく、ミスの防止にもつながります。

そのため、シフト管理機能付き勤怠管理システムを選ぶ際には、他のシステムとの連携性を確認し、自社の業務フローに適したシステム選択が重要です。

おすすめのシフト管理機能付き勤怠管理システム4選

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、シフト管理機能だけでなく、以下のポイントにも注目することが大切です。まず、自社の業務や企業規模に合ったシステムを選びましょう。また、自社に最適な打刻方法が提供されているか、法改正に対応しているかも確認が必要です。

その他、複数言語に対応しているか、担当者や従業員が使いやすいか、料金体系やサポート体制が充実しているかなども比較ポイントです。

そして、無料トライアルが提供されているかどうかも確認し、実際にシステムを試してみることで自社に合ったシステムを見極められます。各ポイントを踏まえつつ、自社に最適な勤怠管理システムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 法改正に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

勤怠管理システムには、シフト管理機能が搭載されているものがあります。シフト管理機能を備えた勤怠管理システムなら、勤怠とシフトを一元管理でき、従業員の勤務状況を一目で把握することが可能です。また、個々のスキルに合わせた適切な人材配置にも役立ちます。

シフト管理機能付き勤怠管理システムを選ぶ際には、機能の範囲や他システムとの連携性を確認することが重要です。そして、自社の勤務形態や雇用形態に合ったシフト作成、勤怠管理ができるかも確認する必要があります。

なお、必要な機能が備わっているか、無料トライアルなどで実際に試してみるのもおすすめです。自社に合った適切なシステムを選び、業務の効率化を目指しましょう。