受付システムおすすめ13選を徹底比較！｜iPad・タブレット対応のものも

受付システムとは、企業への来訪者対応や電話の取次業務などを自動化できるシステムです。受付業務が無人化できて便利ですが、iPad・タブレット対応のものやさまざまな機能を持ったタイプがありどれを選ぶべきか迷うことも多いでしょう。本記事では、おすすめの受付システムや失敗しない選び方を解説します。

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目次

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1. 受付システムのおすすめ13選
2. 受付システムを検討・導入する前に明確にしておくべきポイント
3. 受付システムの選び方
4. 受付システムのよくある質問

受付システムのおすすめ13選

ここからは、ビジコン編集部がおすすめする受付システムをご紹介します。以下の選び方をもとに気になるサービスが見つかりましたら、資料請求・お問い合わせに進んでみましょう。

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シンプルで導入しやすい受付システム｜iPadやスマホで運用できるもの多数

大規模施設向けの受付システム

イベント向けの受付システム

受付システムとは

受付システムとは、来訪者の応対や電話の取り次ぎなどの受付業務を自動化するツールです。来客情報の登録や受付がシステム上で完結し、担当者への通知がスマホやパソコンに自動送信される体制にすることができます。他にも、QRコードを発行して受付を完了できたり、来訪者とすぐに通話を繋げられたりします。

受付業務の質が向上し、来訪者の信頼性向上が期待できます。従来だと必要だった受付の人件費をカットすることも可能です。受付業務の改善とコストの見直しをしたい企業に打ってつけの業務効率化ツールです。

受付システムのメリット

受付システムの導入は、企業にとって多くのメリットをもたらします。ここでは、受付システムを導入するメリットについて解説します。

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受付業務の効率化

受付システム導入により、来訪者の受付から担当者への通知自動化が可能になり、スムーズで効率的な受付体制が構築できます。従来の受付で必要だった受付表の転記作業等が不要になり、受付業務の負担が軽減して担当者は本来のコア業務に時間を割けるようになります。

また、受付システムは来訪者の対応や取次ぎを行う必要がなくなるため、受付担当の人件費を削減することもできます。導入を機にコストの見直しをしたい企業に打ってつけと言えます。

利用者の待ち時間短縮・満足度向上

受付システム導入で、来訪者の受付にかかる待ち時間短縮が実現できます。従来の受付では、担当者を呼び出すために受付スタッフが内線をかけたり、担当者の到着を待ったりする必要がありました。受付システムなら、来訪者自身が受付端末を操作して担当者を直接呼び出せるため、スムーズに受付を完了できます。

また、受付での待ち時間や手間を減らすことは、来訪者のストレス軽減につながります。企業に対する印象や満足度の向上にも期待できます。

受付に関連する情報の管理がしやすくなる

受付システムを導入することで、受付に伴う情報の管理がシステム上で完結します。例えば、来訪者の招待・予約状況のリアルタイム情報・入退館記録の保存などが一元管理可能です。情報の検索や確認がしやすくなり、必要な情報をスムーズに把握できます。

また、管理や集計にかかる手間が軽減でき、担当者ごとに情報を共有しやすくなるのが大きなメリットです。受付業務に関する情報を効率的に管理することで、業務の正確性向上にもつながります。

フリーアドレス化を進められる

受付システムの導入は、オフィスのフリーアドレス化の足がかりにすることが可能です。来訪者の受付が自動化し、担当者への通知がスマホやパソコンに自動送信される体制を構築すれば、内線を受けるために従業員のデスク固定する必要がなくなります。

フリーアドレス化は、部署やチーム外のコミュニケーションを活性化したり、オフィスのスペースを有効活用できたりするメリットがあります。フリーアドレス化を検討している企業は、受付システムを足がかりに進めるのがおすすめです。

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受付システムを検討・導入する前に明確にしておくべきポイント

こちらでは、受付システムを検討・導入する前に、事業者側が明確にしておくべきポイントをご紹介します。ここをはっきりさせておかないとサービスを比較検討する際に迷いが出たり、自社にマッチしない受付システムを導入して失敗したりする可能性があります。後悔しないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

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導入目的・受付業務フローの課題

受付システムの導入にあたっては、導入目的を明確にすることが大切です。導入目的が曖昧なままでは、どのようなシステムを選べば良いのかがわからず、使い勝手の悪いシステムを選んでしまう可能性が高くなります。まずは現在の受付フローを可視化し、以下のように課題を洗い出しましょう。

受付業務フローの課題

• 待ち時間の発生
  →ピーク時の混雑や取次ミスによって、来訪者の信頼性が低下している
  
• 来客対応による業務中断
  →内線対応や取次で担当者の作業が何度も止まって、生産性が低下している
  
• セキュリティ・管理の不備
  →紙の受付名簿による個人情報漏洩のリスクや検索の手間が発生

課題を明確にすると、「内線取次の自動化で受付業務を削減してコア業務に充てたい」「来訪履歴のデータ化でセキュリティ水準を高めたい」といった具体的な導入目的がいくつか見えてくるはずです。これにより、自社に必要な機能（チャットツール連携・QRコード受付など）を明確にすることができます。

システムを設置する受付場所

受付システムをスムーズに活用するためには、受付システム（iPadや専門の端末）を設置するスペースの環境やレイアウトを事前に確認・整理しておくことが重要です。確認すべき項目は以下の通りになります。

受付場所について事前にチェックしておくべきポイント

• 設置形式とスペース
  →受付システムを設定するスペース広さを測定。受付の広さやデザインを踏まえて、スタンドの上に端末を置くのか、壁掛けにしたいのかイメージする
  
• 電源・ネットワーク
  →受付システムの電源となるコンセントの有無・ネットワーク環境（LANケーブルの差し込み口の有無・Wi-Fiの電波状況など）を確認
  
• 動線
  →来訪者が複数いる場合に、並ぶスペース・待機するスペースがあるかを確認。入退館ゲートや自動ドアと連携させたい場合は、配線動線に問題がないかをチェック

設置する環境に適していない受付システムを選定してしまうと、設置工事が発生したり運用上の不都合が生じたりします。検討前にしっかり把握しておくことで、比較検討時の製品の幅が絞られ、導入後の設営トラブルも回避しやすくなります。

受付システムと連携したい社内ツール

受付システムを導入する際は、受付システムと連携する可能性がある社内ツールを確認しておきましょう。ツールは、受付の通知を送信するチャットツール、来訪者の予約状況と連動するカレンダーツールなどが挙げられます。

連携不可のシステムを単体ごとに運用していくと、通知を見落としたり二重管理の手間が発生したりと、逆に負担が増えてしまう可能性があります。場合によっては、円滑な受付体制のために社内ツールの見直しも必要になるかもしれません。

導入したいと思った受付システムと運用中の社内ツールの相互性をすぐにチェックするためにも、比較検討の前の段階で把握しておくようにしましょう。

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受付システムの選び方

ここでは、「導入が失敗だった」と後悔しないための受付システムの選び方について解説します。

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タブレット型か専用端末型か

受付システムはデバイスのタイプが、iPad型（タブレット型）と専用端末型（ロボット型）の2タイプに分かれています。先ほど確認した システムを設置する受付場所 を踏まえて、自社に最適なタイプを選択しましょう。

iPad型（タブレット型）

iPad型は、米Apple社が開発・販売するタブレット型コンピューター「iPad」に受付システムをインストールして利用するタイプです。受付システムの主流とされるタイプで、オフィスの入り口や受付場所にスタンドを利用して設置する形になります。

タブレット1枚おけるスペースがあれば十分なので、シンプルかつ省スペースで利用できるのがメリットです。また、次にご紹介する専用端末型と比べて低コストで導入できます。システムのUIも簡単に操作できるものが多く、来訪者がスムーズに受付対応しやすいタイプです。

一方iPad型は軽量なタブレットのため、落下による破損・盗難などのリスクがあるのがデメリットです。セキュリティワイヤーによる固定・防犯カメラの設置などのセキュリティ対策が必要になる点は押さえておきましょう。

専用端末型（ロボット型）

専用端末型は、各サービスが提供している受付専用端末を利用するタイプです。スタンドと一体で自立している設計が多いですが、ロボットの形など様々な形態のものが存在します。iPad型同様で、オフィスの入り口や受付場所に設置する形になります。

先ほど紹介したiPad型と比べると、高度な機能が搭載されているものが多い傾向です。また、耐久性が高く作られているものが多いため、タブレットよりも破損のリスクが少ないのが特徴です。サイズ感も大きい、盗難のリスクも低めです。

デメリットは、設置スペースが広くなりがちな点と導入コストが高額になりやすい点が挙げられます。特に導入コストは差が大きく、iPadなら6〜8万円程度ですが、専用端末は初期費用として数十万発生するケースが多いです。費用をかけてでもしっかりとした形のある受付場所を作りたい企業向けと言えるでしょう。

通知方法が自社に合っているか

来訪者が受付端末を操作した際、担当者へどのように通知が届くかは、業務効率や対応の速さに直結する非常に重要な比較ポイントです。自社の働き方やコミュニケーション文化に合った通知方法に対応しているか、必ずチェックしましょう。受付システムの通知方法には次のようなものがあります。

受付システムの通知方法一覧

1. ビジネスチェット連携（Slack・Teams・LINE WORKSなど）
   →日常的に社内で利用しているチャットツールに、担当者個人や特定のチャンネル宛に通知が届く。離席中でもスマホで確認できる
   
2. メール・SMS
   →担当者個人や特定のチャンネル宛に通知が届く。チャットツールを利用していない企業向け
   
3. 内線・自動音声
   →内線で来訪者が来た旨の自動音声が流れる。従来の内線でのコミュニケーション文化を変えたくない企業向け

必要な機能を備えているか

受付システムを選ぶ際は、自社が必要とする機能を備えたものを選びましょう。必要な機能がないシステムは、当然ながら使い勝手が悪くなります。受付システムに求める機能は企業によって異なりますが、一般的には次のような機能があるシステムがおすすめです。

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通話機能

通話機能とは、担当者と受付端末システムを操作している来訪者の間で通話ができる機能です。「会話」というワンクッションを置くことで、来訪者に好印象を与えられます。また、呼び出しの確認ができるため、飛び込み営業やアポなしの訪問をブロックしたい場合にも役立ちます。

通話機能を利用するには、受付システムを社内の電話設備（PBX）やクラウド電話サービスなどと連携する必要があります。既存のPBXや内線電話を利用する場合は、現在使用している電話設備に受付システムを接続できるか、対応しているPBXの種類や接続方式などを事前に確認しておきましょう。

QRコード機能

QRコード機能とは、来訪予定者に受付用のQRコードを発行・送付し、当日来訪者が受付システムにQRコードを端末にかざすと瞬時に受付が完了する機能です。来訪者側が端末を操作して情報を入力・選択手間がなくなるため、よりスムーズに受付を進めることができます。

受付情報管理機能

受付情報管理機能とは、来訪者の氏名・所属先（企業名・部署名）・来訪時間といった情報を記録する機能です。さらに、来訪者情報の分析・レポートも可能であり、いつ・誰が・どれくらい滞在したかを一元管理することで従来の紙の受付名簿に代わり、セキュリティ強化と管理業務の効率化を同時に実現します。

セキュリティゲートとの連携機能

大勢の人が出入りする規模の大きな企業では、セキュリティゲートと受付システムをセットで導入し、連携して運用するのが望ましいでしょう。

セキュリティゲート連携とは、来訪者の受付処理とフラッパーゲートの解錠を連動させる機能です。事前に発行したQRコードなどをかざすだけでゲートが開くため、無人対応でありながら部外者の侵入を物理的に防ぎ、厳格な入退館ログの記録とスマートな来客体験を両立できます。

セキュリティ対策は万全か

受付システムには、来訪者の氏名や所属先といった個人情報が記録されるため、万全のセキュリティ対策を敷いているものを選びましょう。セキュリティ基準を満たしていないシステムを選ぶと、情報漏洩や不正アクセスのリスクに直結します。

データ通信の暗号化・IPアドレスの制限・管理者のアクセス制限設定などを備えた受付システムなどが有効です。他にも、一定期間が経過した来訪者データを自動削除する機能があれば、データ保持のリスクを低減できます。

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受付システムのその他の比較ポイント

ここでは先述した選び方に加え、さらにチェックするのがおすすめのポイントについて解説します。導入する受付システムを絞り切れない場合は、こちらも考慮して選んでみましょう。

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来訪者が操作しやすいか

ストレスを与えない受付の実現のためにも、導入前に来訪者が見ることになる画面と操作性をチェックするのがおすすめです。使いづらい受付システムは来訪者を混乱させたり、行列を発生させたりします。画面のUIがシンプルなもの・ボタン配置が分りやすいものは、直感的に操作しやすいでしょう。

サポート体制は充実しているか

導入を検討している受付システムのベンダーのサポート体制が、充実しているかを確認しましょう。具体的には、システム障害やトラブル発生時に、迅速な復旧が可能かどうかを、具体的な対応内容などをヒアリングするのがおすすめです。

併せて、サポート方法（電話・チャット・訪問）やサポート対応日時（早朝・深夜・休日）は必ず把握しておきましょう。対処法が明確になっていれば、すぐ復旧に動ける体制を構築できます。

多言語に対応しているか

海外の来訪者が多い企業は、多言語対応しているかも重要です。英語・中国語などに来訪者が自由に言語を設定できる機能があるか、必ず確認しましょう。その際、切り替えを行うボタンがわかりやすいか、簡単に表示を切り替えられるかもチェックしてください。

無料トライアルの有無を確認する

受付システムの中には、無料トライアルを用意しているものもあります。トライアルとは、有料版を契約する前に一定期間お試しで利用することができるサービスです。実際の使用感をコスト面の負担を抑えて利用できるので、導入後を具体的にイメージすることができます。

なお、iPad型の中には、トライアルに伴いiPadの貸し出しを行なっているサービスがあります。端末機器のコストも抑えて体験できるので、ぜひ活用してみてください。

専用端末型は基本的にトライアルはありませんが、ショールームで実機体験ができるサービスが存在します。専用端末型で気になる受付システムがあれば、実機を触る機会がないか問い合わせてみましょう。

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受付システムのよくある質問

受付システムは受付業務を効率化するツールとして大変おすすめですが、まだ気になる点が残る方もいるのではないでしょうか。ここでは、受付システムに関するよくある質問を紹介します。

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受付システムは小規模な企業でも導入できる？

従業員数人の企業やスタートアップでも十分に導入可能です。むしろ小規模な企業ほど、「受付担当のスタッフにコストを割けない」「コア業務が受付対応の発生で頻繁に中断する」といった受付業務の課題を抱えがちです。受付システムを導入できれば、取次業務が無くなり本業に集中する時間を増やすことができます。

近年、iPad1台とネット環境さえあれば初期費用を抑えて手軽に導入できる受付システムが増えています。コストも月額数千円から利用できるものもあるので、ぜひ導入を検討してみましょう。

受付システムと内線は実際どちらが効率がいい？

結論、圧倒的に受付システムの方が効率的です。従来の電話（内線）受付は、総務や手前の担当者が受話器を取り、対象者へ繋ぎ直す二重の取次が発生します。一方、受付システムなら、来訪者が端末を操作すると担当者へ直接・即座に通知が届くため、取次対応の手間と時間を大幅に削減できます。

初期費用・月額費用は一定かかりますが、取次をする受付スタッフの人件費や業務中断のタイムロスを考慮すると、受付システムの方が業務効率・コスパともに優れています。

端末の盗難・故障対策は？

まず端末の盗難に対しては、セキュリティワイヤーで固定する・専用の鍵やネジで設置したスタントやケースに固定するなどの対策があります。盗難の抑止力として、受付スペース全体が映るように防犯カメラを設置するのもおすすめです。

端末の故障は、システムでバックアップ体制を整えることで対策できます。来訪データをクラウド上に保護する仕組みを整えれば、故障が発生しても別の端末に差し替えれば即座に復旧可能です。端末は機械のため故障リスクをゼロにすることは不可能なため、故障した際に業務に滞りがは発生しない対策を講じておきましょう。

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まとめ

ここまで受付システムのおすすめや選び方について解説してきました。受付システムを導入すれば無人受付が可能になるため、人件費の削減や受付業務の効率化などのメリットが期待できます。自社にとって利便性の高いシステムを導入しましょう。

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