無料で利用できる予約管理システムおすすめ10選を徹底比較｜メリットや注意点も解説

予約受付や管理などを効率化できる予約管理システムですが、無料で利用する方法があります。本記事では、予約管理システムを無料で使う方法、無料で利用できる予約管理システムのおすすめなどを詳しく解説します。この記事を参考に無料で使えるサービスを比較検討してみましょう。

目次

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1. 予約管理システムを無料で使う方法
2. 無料プラン・無料トライアルがある予約管理システム10選
3. 【比較表】おすすめの予約管理システム
4. 無料の予約管理システムを選び方
5. 導入前に解決！無料で使える予約管理システムのよくある質問
6. まとめ

予約管理システムを無料で使う方法

予約管理システムを無料で使いたいなら、無料プラン・無料トライアルを利用するという方法があります。

無料プランは、完全無料で予算管理システムが提供されるプランです。機能が制限されていたり広告表示があったりしますが、初期費用・月額費用を一切かけずに基本的な予約システム・管理機能を使うことができます。

無料トライアルは、有料プランの全機能を一定期間に限り無料で試せるサービスです。本格導入の前に、システムの操作性や、必要な機能が揃っているかをテスト運用できます。

件数制限と機能制限に注意

予約管理システムを無料で利用する際に注意すべきは、件数制限と機能制限という2つの制約がある点です。多くの予約管理システムは無料と有料とで明確に差をつけるため、これらの制限を設けています。

件数制限とは、システムが受け付けられる予約の件数に上限が設けられていることです。この上限を超えると、予約の受付ができなくなったり、有料プランへの移行が必要になったりします。

機能制限は、特定の機能が利用できなかったり、連携機能に制限があったりすることです。決済機能利用時に別途手数料が発生する場合もあります。他にも、自社の業務に合わせた細かなカスタマイズがしにくい傾向があります。

特に無料プランは制限が強い傾向です。無料トライアルは有料版を契約する前の足掛かり的な意味合いがあるので、制限が緩めな印象です。

無料プラン・無料トライアルがある予約管理システム10選

ここからは、無料プラン・無料トライアルがあるおすすめの予算管理システムをご紹介します。気になったサービスがあったら、早速無料版を試してみましょう。

編集部おすすめの無料プラン・無料トライアルがある予約管理システム

【比較表】おすすめの予約管理システム

予約管理システムとは？

予約管理システムは、顧客からのオンライン予約・受付・予約管理などの運営をスムーズにするためのデジタルツールです。企業はもちろん、個人事業主も導入を検討できます。実際、個人事業主・小規模事業者向けのプランを用意しているサービスも多くあります。

導入できる業種は、美容室や飲食店などはもちろん、会議室やイベントスペースのレンタル・セミナーやワークショップの申し込み・オンラインカウンセリングなど幅広く対応可能です。

予約管理システムの性能は、予約して管理するだけで留まりません。無断キャンセル対策のリマインドメールの自動送信や過去の予約履歴や顧客情報を利用した分析など、集客促進・顧客満足度向上・効率的な運営につなげられる機能が搭載されています。予約管理システム導入により、予約周り以外の問題も解消が期待できます。

無料の予約管理システムを選び方

「無料プラン・トライアルのある予約管理システムを試したいけど、色んなサービスがあって選べない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。そんな事業者に向けて、こちらでは無料の予約管理システムの選び方について解説します。

無料で試せるかに意識を向けていると、使いたい機能を取りこぼしたり、結果的に自社と相性の悪いサービスと契約したりしてしまいます。紹介する選び方を参考に、自社にとって最適なサービスを絞り込んでいきましょう。

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自社の業種に合っているか

予約管理システムは、大きく分けて「オールラウンダーな汎用型タイプ」と「特定の業種に最適な特定業種特化型タイプ」に分類できます。最適なシステムを選ぶため、まずは自社はどちらのタイプが合っているかを確認しましょう。

有料になった場合の費用が予算範囲内か

次に、有料になった時の費用が予算範囲内のサービスをピックアップしましょう。特にトライアルの場合は、トライアル期間が終了すれば、有料版を契約するかを判断しなければいけません。最終的に導入しない可能性が高いのであれば、予算以上の予算管理システムを試す意味がありません。

無料プランの場合、機能性に満足できるのであれば、無料プランを使い続けても問題ありません。ただ、将来的に「機能性がある有料版にしたい」となる可能性もあります。その際に有料版が予算を大きく超えていると、「導入できない」「有料版が安いシステムに乗り換えないといけない」となる恐れがありますよ。

制限を確認

記事冒頭でも解説した通り、予約管理システムの無料プランやトライアルは、基本的に何かしらの制限が設けられています。そのため、無料の予約管理システムを選ぶ際は、機能や使用期間の制限についてあらかじめ確認するのが重要です。

無料トライアルで注視すべき制限は、使用期間制限です。使用期間が短いと有料版を導入するか悩む可能性があるので、2週間〜1ヶ月ほど利用できるサービスがおすすめです。トライアルは有料版のお試し的側面が強いため、ほとんどの機能を利用できる傾向ですが、予約数や機能に一部制限があることもあるので確認しておきましょう。

一方無料プランは、有料版より受け付けられる予約数が少ない・使える機能が少ないなど、数多くの制限がある傾向です。いくら無料でも、利用したいように予算管理システムが使えないとなっては本末転倒です。制限がどれくらい強いかしっかり把握しましょう。

自社に必要な機能ある＆利用できるか

無料の予約管理システム選びで重要なのが、自社に必要な機能が備わっており、かつ利用できるかどうかです。1つ前の「制限を確認」で述べた通り、無料プラン・無料トライアルでは利用できる機能に制限があります。よって、必要な機能があるか、ある上で使えるかは重要なポイントになります。

まず使いたい機能をリストアップしてみましょう。予約管理システムには予約受付に関する機能だけでなく、顧客の管理や予約連絡ができる機能など、経営する上で必要な機能も備わっています。必要な機能がリストアップできたら、それらの機能が無料プラン・トライアル中に使えるかを確認しましょう。

以下からは、予約管理システムの機能について詳しく解説します。確保したい機能を検討してみてください。

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自社に合わせた予約条件を設定できるか

予約管理システムを選ぶ際は、自社に合った予約条件に設定可能であるかを確認しましょう。予約枠の条件をあらかじめ設定することで、予約数を自動で調整できます。これにより、予約の受け入れ過ぎやダブルブッキングを未然に防ぐことができます。

例えば美容室やクリニックであれば、稼働している美容師・医師・スタッフの数・サービス提供時に使用する設備の稼働可能数を設定すれば、予約枠を割り出してくれます。手作業での調整作業が不要になるだけでなく、稼働数の増減が発生しても柔軟な予約対応が可能になります。

予約条件の設定はサービスごとに異なります。特定の業種に特化しているシステムでないと、自社の業務ニーズに合わせてカスタマイズできないケースもあるので、予約条件の設定をよく確認しておきましょう。

【もっと詳しく】予約管理システムの選び方

こちらでは、先述の無料の予約管理システムの選び方では導入サービスを絞りきれなかった方向けに、より細かい予約管理システムの選び方を解説します。「自社に最適なものを厳選したい」「後悔したくない」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

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他ツールと連携できるか

予約管理システムをより自社に合う形で活用したいなら、他ツールとの連携が可能であるかに注目しましょう。SNS・Googleカレンダー・LINEなどと連携ができると、集客促進に大きなメリットがあります。

例えば、SNSとの連携ができるとイベントやキャンペーン情報を発信できるようになります。投稿から予約につなげられるため、新規顧客の開拓にも期待できます。

多くの顧客が利用するLINEとの連携では、LINEからの予約受付やメッセージ機能で顧客と直接コミュニケーションも取れるようになります。予約率の向上やリピーター獲得が目込めます。

マルチデバイスに対応しているか

予約管理システムがマルチデバイスに対応しているかを確認しましょう。複数のデバイスに対応することで、顧客は自分のデバイス環境に合った予約が行えるようになります。結果として、予約率の改善が見込め、利便性が上がったことによる顧客満足度の向上や事業の効率化が期待できます。

セキュリティ対策が万全か

オンライン上での顧客情報の管理は、不正アクセスによる情報漏洩のリスクが存在します。よって、導入予定の予約管理システムに万全なセキュリティ対策が実施されているかは、重要なチェックポイントになります。

例えば、IP制限が可能な予約管理システムは、予約管理画面へのアクセスを特定のIPアドレスのみに制限し、不正なアクセスを防ぎます。他にも、管理画面へログインする際にパスワードに加えて別の認証手段も必要二要素認証や、データを暗号化して保護できるSSL暗号化機能などがあります。

導入を検討している予約管理システムが複数ある場合は、これらの機能をより多く備えたシステムかどうかで判断するのもおすすめです。セキュリティリスクを可能な限り軽減できれば、顧客からの信頼獲得にもつながるでしょう。

予約管理システムのメリット

ここからは、予約管理システムのメリットについて解説していきます。導入後に得られる効果がいまいちイメージできないという方は、こちらをぜひ参考にしてみてください。

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機会損失が少なくなる

予約管理システムを導入すると、24時間365日予約を受け付けられるようになり、電話対応できない時間帯の予約対応が可能になります。取りこぼしていた顧客も獲得しやすくなり、機会損失を最小限に抑えて効率よく予約を獲得できます。

キャンセル待ち機能が搭載されている予約管理システムであれば、キャンセルが発生した際に顧客にお知らせすることも可能です。

予約管理のミスを防止できる

電話で受けた予約を手入力する場合、どうしても聞き間違いや入力ミスが起きてしまいますが、予約管理システムではこれらのミスを防げます。ネット予約では顧客自身が情報を入力するため、聞き間違いや記入漏れ、予約漏れなどが回避可能です。

予約のミスや漏れがあると顧客に大きな迷惑がかかり、信用を失ってしまう原因になります。管理上でも顧客の信頼を保つ上でも、予算管理システムの導入は大変おすすめです。

顧客情報の一元管理ができる

予約管理システムを活用すると、顧客情報を一元管理できます。システム上で顧客情報をデータベース化し、一元管理できるためマーケティング施策にも活用可能です。

多店舗を同時に管理できるシステムであれば、グループ店舗の情報をまとめて管理できます。さらに、店舗同士で情報を共有することもできるため、各店舗ごとの予約状況や予約傾向なども簡単に把握できて便利です。

予約の無断キャンセルへの対策が打てる

予約管理システムの予約管理機能には、予約の無断キャンセルが防ぎやすくなるリマインドメール送信機能が搭載されています。予約から当日までに時間が空くと予約したことを忘れてしまう顧客もいますが、リマインドメール機能を使えば、予約の数日前や前日に予約内容をお知らせすることが可能です。

中には、事前決済を設定できる予約管理システムもあります。先に料金を支払ってもらうため、無断キャンセルを未然に防げます。

集客・販売を促進できる

予約管理システムは、顧客管理や顧客情報をもとにしながら集客・販売を促進させることができます。メルマガやクーポンを配信してリピーターを狙ったり、SNSと連携して集客・販促などのマーケティング活動を実施することが可能です。他にも、Googleアナリティクスなどの解析ツールと連携して分析をしたり、MAツールを使ったりもできます。

導入前に解決！無料で使える予約管理システムのよくある質問

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Q1.無料期間中に何をチェックすべき？

無料で予約管理システムを使える期間中は、「無料の予約管理システムの選び方」で確認した機能や予約条件の設定などが使いやすいか、UIがわかりやすく見やすいかを確認しましょう。どんなに機能が豊富でも使いにくさ・見にくさを感じるものであれば、本格導入後に後悔してしまいますよ。

Q2.システム障害が起きたとき、現場はどうなるの？

基本的に復旧作業が完了するまでは、システムは利用できません。もし来店した顧客が次回の予約をしたいとなった場合は、紙やExcel等にメモをしておくことになります。また、障害が起こっている旨・復旧後は復旧が完了した旨を公式サイトやSNS等でお知らせする必要があります。

システム障害時の対応については、予約管理システムサービスごとにスピード感に違いがあります。口コミを確認したり、導入前にサービス担当者にどれくらいかかるかの聞き取りをしておきましょう。

Q3.無料トライアル終了後に自動課金されないか心配

トライアル終了後の自動課金の有無はサービスによって異なります。トライアル後に契約をしないと有料版にならないケースもあれば、トライアルに申し込む時点でカードの登録が必要で、トライアル期間が終了する前にプラン変更をしないと有料版に自動で移行してしまうケースもあります。

よって、トライアルに申し込む前に「トライアル期間が終了したら自動で有料プランに移行するのか・しないのか」を必ず確認してください。もし自動で有料版に変更されてしまう場合は、メモをして目立つ場所に貼ったり、忘れないようにリマインダー設定をしたりしましょう。

まとめ

ここまで、無料で使える予算管理システムのおすすめや選び方について解説してきました。無料の予約管理システムは、機能や使用期間に制限があるものも多いため、自社の目的に合うかどうかを確認しながら選ぶことが大切です。本記事を参考にして、自社にあった適切な予約管理システムを選択し、業務の効率化を目指しましょう。

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