営業リストの作り方とは｜作成する際のコツや注意点などを解説

営業リストを作成すれば、ターゲット企業の情報を整理してニーズを把握し、的確なアプローチを行うことができます。情報の一元管理による営業活動の効率化にも効果的です。本記事では、営業リストの作り方やコツ、注意点などを解説します。

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目次

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1. 営業リストの作り方とは
2. そもそも営業リストとは
3. 質の高い営業リストを作成するメリット
4. 営業リストの作成前に必要な準備
5. 営業リストの運用を開始してからのポイント
6. 営業リストを作成・運用する際の注意点
7. 営業リスト作成にはツールの導入がおすすめ
8. まとめ

営業リストの作り方とは

営業リストの作成には、情報収集が欠かせません。手軽な作成方法としては、インターネット・SNS・名刺を基に作る方法が挙げられます。ここでは、営業リストのさまざまな作成方法について解説します。

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営業戦略の立案とターゲット層の絞り込み

営業リストの作成前には、自社の営業戦略を明確にしておくことが重要です。戦略性・一貫性のない営業活動は効率が悪いだけでなく、ミスやトラブルにもつながりやすくなります。まずは、営業戦略をもとにターゲット層や見込み顧客の絞り込みを行いましょう。

商品やサービスの価格、特徴、強み・弱みなどを含めた、自社データと他社データを分析することで、成果の出やすいターゲット層を見極めやすくなります。また、過去の営業データやマーケットリサーチを活用するのも有効です。

これらの分析結果から、現状における自社の課題や目標が把握できるため、営業戦略を立てやすくなります。

ターゲットの情報を収集する

ターゲット層が決まったら、アプローチしたい企業の情報を集めていきましょう。集める情報の内容は商材や営業戦略によりますが、業種、担当者名やその電話番号、過去の購入履歴などは基本情報といえます。

また、決算表のキャッシュフローなどから経営状況を事前に把握しておくと、より効率的に営業成果を上げられます。例えば、経営層が新たな事業投資に積極的な場合は、成果を得やすいでしょう。

情報収集の具体的な手段としては、以下のような例が挙げられます。

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インターネットで調べる

インターネットで公開されている各企業の情報は無料で行うことが可能です。エリア・業種などの条件設定によって、関連する企業に絞り込んだ情報収集ができます。

この方法では、検索結果から一つひとつの企業を確認する必要があり、手間と時間はかかりますが、基本情報の収集には有効な手段です。なお、複数企業の情報を一括で取得する際には、ポータルサイトや業界団体のサイト利用がおすすめです。

SNSで動向を確認する

企業の公式ホームページから基本情報を収集する以外に、SNSから情報を集めることも1つの方法です。近年はSNSの投稿に力を入れている企業も増えており、場合によっては、企業の抱える課題や潜在的なニーズを把握するヒントにつながる情報を取得できる可能性があります。

SNSは、企業の最新情報や動向をリアルタイムに把握しやすいことから、営業リストの情報源としては重要性が高い手段といえます。ただし、一つひとつの企業を確認するには労力を要する点に注意が必要です。

自社サイトを解析する

自社サイトを運営している場合には、自社サイトに訪れたユーザーのアクセス履歴を解析することにより、どの企業が自社サイトにアクセスしたかを特定できます。IPアドレスや閲覧したページ、滞在時間などの記録から、自社に興味を持つ企業を把握することが可能です。

企業は通常、固有のIPアドレスを持っているため、IPアドレスの解析から訪問者がどの企業に所属しているかを確認できます。得られた情報は営業リストに追加して、適切なアプローチや情報提供に役立てられます。

過去に入手した名刺を活用する

営業活動で名刺交換した場合、名刺情報を活用することも可能です。名刺には、企業名・担当者氏名・連絡先などが記載されているため、正確かつ貴重な情報を取得しやすいです。

新規顧客の開拓にも効果的であり、一度でも面識があると話を聞き入れてもらいやすくなるでしょう。

なお、過去のやり取りで取引停止や取引NGになっていないかを十分に確認しましょう。取引NGの企業を営業リストに加えると、会社の信用を失うリスクへとつながってしまうため、情報の精査を行うことが重要です。

イベントや展示会などに参加する

イベントや展示会に関わる機会が多い業種では、情報収集の貴重な機会と捉えて積極的に参加することで、他社の情報と名刺をいくつも収集できます。競合他社のブースを分析すれば、他社の強みや同行を把握して社内共有することも可能です。

自社の展示ブースを出店している場合は、興味を持った相手と直接コミュニケーションが取りやすく、精度の高い見込み顧客の見極めができます。チラシの配布や自社サービスの紹介などで、より興味を惹きつけられる可能性もあるため、情報収集だけに留まらない効果的な手段といえます。

直接的な接点を作ることで、自社サービスを紹介する際に受け入れてもらいやすく、成約率の向上に期待できます。

営業リストを購入する

すでに作成されている、既製品の営業リストを業者から購入するのも1つの方法です。購入前にリストの記載情報を確認することはできませんが、サンプルを通じて品質や適合性を確認することはできます。

購入には費用がかかりますが、1から調査して情報収集する余裕がない場合には効果的な手段です。購入の際には、自社のターゲットに合ったリストなのか、どのような条件で収集された情報なのかをしっかりと確認しましょう。

リストの価格は販売業者によって異なり、1件あたりの単価や購入件数によって価格が変動する場合もあるため、予算を考慮した購入が重要となります。

情報をリスト化する

収集した情報をリスト化すれば、営業リストとなります。リスト化の方法はさまざまありますが、主な方法は以下のとおりです。

1. Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートでリスト化
2. 営業リスト作成ツールを利用する
3. 営業支援を行う業者に外部委託する

すでにExcelやGoogleスプレッドシートを業務で使っている場合は、追加のコストをかけずにリストを作成することができます。営業リスト用のテンプレートを活用することも可能です。

より高精度で運用しやすいリストを目指すなら、営業リスト作成ツールや外部委託がおすすめです。コストはかかりますが、質の高いリストを作成しやすいでしょう。

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そもそも営業リストとは

営業リストとは、アタックリストやターゲットリストとも呼ばれ、特定のターゲットとなる営業先、または見込み顧客の一覧をまとめたものです。営業活動の効率化を目的とし、新規顧客の開拓に役立ちます。

営業活動で効果的なアプローチやフォローを行うため、営業リストには企業名・氏名・住所・連絡先・担当者名などの情報が記載されます。営業リストを作成することで、社内での情報共有が迅速化し、情報管理が容易となります。

営業リストを効果的に活用するためには、正確な情報を収集して定期的な更新を行いつつ、正確性を保つことなどが重要です。

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営業リストの重要性

企業活動の中でも、営業は収益の源泉となる大事な活動です。収入を得て企業を成長させるだけでなく、市場拡大や新規顧客の獲得など、将来の収益や成長の可能性にも直に関与します。営業リストは、こうした営業活動の効果を高める可能性を持つものです。

営業リストを活用すれば、闇雲に営業を行うよりも、見込み顧客の情報に基づいてターゲティングされた戦略的な営業活動ができ、ビジネスチャンスを掴みやすくなります。

また、顧客の情報を包括的にまとめているため、顧客ニーズを深く理解でき、商品・サービスの改善による顧客満足度の向上や、企業価値を高めるブランド形成にも役立ちます。

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質の高い営業リストを作成するメリット

営業リストによる効果的な営業活動の支援は、情報の一元管理によって得られるメリットです。情報整理がしやすく、蓄積されたデータは営業戦略の立案などに活用できます。ここでは、質の高い営業リストの作成で得られるメリットについて詳しく解説します。

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情報の一元管理で業務が効率化する

営業リストに集約された顧客情報は、データベースや管理システムによって一元管理されるため、情報管理が容易になります。一貫性のある情報は一覧で見える化され、営業活動・営業戦略・ターゲティングなどを効率化することが可能です。

例えば、営業活動において事前に営業リストを用意しておけば、一つひとつ新たに営業先を調査する手間を省き、迅速なターゲットへのアプローチができます。また、営業リストには企業名や氏名などの基本情報以外に、会話内容や取引の手応えなども記録しておくと、営業戦略を立案する際に役立てられます。

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顧客ニーズや課題を把握しやすくなる

営業リストは情報の整理がしやすいだけでなく、顧客情報を蓄積していける点でも将来的な営業活動の支えとなります。不特定多数の顧客へアプローチする中で得られた情報は、現在やこれからの企業活動に活かせます。

顧客が抱える課題やニーズも明確になり、営業活動では次のアプローチや提案を戦略的かつ迅速に検討できるようになるでしょう。また、サービスや商品の開発、マーケティングなどにも活用することが可能です。

さらに、情報が蓄積されるほど精度の高い分析をしやすくなるため、顧客の傾向や反応などを理解しながら、より効果的な施策の構築が期待できます。

情報共有でアプローチのミスを防げる

営業リストによる一元的な情報管理をすることで、営業担当者が個別で顧客情報を管理するよりも、全体の進捗状況や顧客との関係性を社内で瞬時に把握できます。情報共有が容易になるため、管理負担を軽減しつつ、情報不足によるミスや混乱のリスクを抑えられます。

例えば、営業リストで顧客別の進捗状況が簡単に把握できることにより、異なる担当者が同じ顧客にアプローチするといったミスを防ぐことが可能です。正確な情報共有の実現は顧客とのコミュニケーションをスムーズにし、さまざまなリスクの防止につながります。

一元管理された情報は更新内容がリアルタイムに反映されるため、一貫性を保つことができ、異なる担当者で把握している情報にズレが生じるのも抑えられます。また、正確な情報把握や分析の精度向上、効果的な戦略立案にも役立ちます。

成約率の向上につながる

効果的な営業の実現には、顧客ごとに最適なアプローチが必要で、営業リストの有無によって成約率は大きく左右されます。リスト化された関心の高い顧客にのみアプローチを行うことで、少ないリソースでより確度の高い営業活動を実現できます。

特にテレアポでは営業リスト（テレアポリスト）の存在とその質の高さが重要で、担当者の手間を削減するためには質の高いリストが用意されていれば、1件にかける時間を減らしつつ、架電数を増やして成果を上げることが可能です。

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営業リストの作成前に必要な準備

営業リストを作成するためには、まず事前準備を行う必要があります。営業戦略やターゲット層を明確に選定し、効率的な営業成果の向上を目指しましょう。

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記載項目やルールを統一する

記載情報にバラつきがある営業リストは使い勝手が悪く、空欄になっている部分があると、営業の際に再度調べる手間などが加わります。そのため、リストに記載する項目は統一しておくことが理想的です。

しかし、さまざまな情報収集の過程では、時に想定外の重要な情報が取得できたり、基本情報の一部が取得できなかったりするケースも珍しくありません。

そこで、最低限記載が必要な情報と可能なら記載すべき情報で項目のグループを分けたり、特記事項の欄を設けたりなど、フォーマットを工夫することが大事です。

さらに、更新頻度を定めて表記の一貫性を保つなど、データ入力における明確な記載ルールを設けることで正確な情報にアクセスしやすくなります。

営業リストに記載する項目

営業リストに記載すべき項目としては、主に以下のようなものが挙げられます。

1. 企業名
2. 業種
3. 業態
4. 企業規模（資本金・従業員数）
5. 住所
6. 電話番号
7. メールアドレス
8. ホームページURL
9. SNSのアカウント
10. 代表者名

その他、顧客ランク・購買意思・受注確度などの項目があれば、より営業のアプローチがしやすくなるでしょう。ただし、項目を増やすほど管理は難しくなるため、初期段階では最低限の項目に留めておくのがおすすめです。

アプローチする企業に優先度をつける

営業活動で成果の最大化を図るには、リスト化したさまざまな企業の中から優先的にアプローチすべき企業を見極めることが重要です。なぜなら、企業の置かれている状況やタイミングが、直接的な成果に結びつきやすいからです。

優先度をつける基準はいくつか存在します。例えば、高い収益が見込まれる企業を優先する場合、企業の規模・経営状態・市場シェア・過去の取引履歴などから想定される収益を導き出し、高い成約率が見込める企業に合わせて優先順位をつけることができます。

そして、「成約に期待できるか」「すでに関係性が構築されているか」「自社の目標に貢献する可能性があるか」などを考慮しながら、優先度を変更することも考えられます。

交渉履歴を記録できるようにする

顧客との良質な関係性の構築や継続に向けて、営業リストに交渉履歴を記録していくことが大切です。交渉履歴の情報が参照しやすい状態であると、顧客のニーズ・課題・交渉条件などに即したアクションを起こしやすくなります。

交渉履歴には基本情報として、交渉日時と交渉手段（電話・メールなど）を具体的に記録し、交渉の要点や内容についてもまとめます。提案・価格交渉・合意点に関する情報や、顧客の反応・感想・意見なども記録すると、次のアプローチにつなげやすいです。

また、進捗状況や次回取り組むべきアクションなども記録しておくと、リスト全体の効率的な進捗把握に役立ちます。

フォローアップについて記載できるようにする

計画的なフォローアップを行うことで、顧客との関係が強化されます。営業活動は1度成約につながったら終わりではなく、継続的な取引とやり取りが求められます。

そのため、新規顧客や既存顧客を営業リスト内でわかりやすくまとめたり、個別に必要とされるサポート内容を記載したりするなど、行うべきフォローアップが判断しやすいリストの作成・修正を意識しましょう。

また、顧客ごとの具体的な購入サイクルや重要視する日付を目立たせるなど、適切なフォローアップのタイミングを把握しておくと、自社に対する信頼性の獲得にもつながります。

誤った情報や重複がないか確認する

複数の担当者が顧客データを活用する状況においては、適切な情報整理が求められます。仮に情報の不整合や重複が生じるとリストの一貫性を損ない、営業活動におけるミスやトラブルの原因となりかねません。場合によっては、企業の信用を損なう恐れもあります。

特にExcelなどを活用した手入力での管理では、情報量が膨大になるほど誤った情報や重複が起きる可能性が高くなります。入力ミスが起きないような工夫をしたり、専用のツールを導入して自動化を進めたりして、情報の正確性を保ちやすくしましょう。

営業リストの運用を開始してからのポイント

営業リストの運用を始めてからも、気をつけるべきポイントがあります。情報確認や更新の意識を怠ると、営業活動に不利益を生じさせる可能性があるため注意が必要です。

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リスト内の情報は常に最新の状態に保つ

営業リスト内の情報は、時間とともに変化する可能性があることを考慮し、可能な限り最新の状態に保つことが推奨されます。ただし、すべての情報が最新かどうかを定期的に確認するのは、時間や労力の側面から現実的ではありません。

手作業での確認・更新には限界があるため、営業活動で特に重要な項目に絞り、正確かどうかを確認しましょう。例えば、顧客との交渉や対話の記録に関する情報は、その都度更新するようにルール化し、確認時には更新日時と合わせて情報の信頼性を検討します。

一方、担当者や連絡先などの基本情報は、企業との連絡・やり取りの中で変更があった場合に更新します。すべての情報を自発的に調査して更新する必要はないものの、連絡とやり取りがあったものに関しては、良好な関係性を維持するためにも必ず確認と更新をしましょう。

適切な情報共有ができる体制を整える

有益な情報を一覧化した営業リストは、情報共有を適切に行うことで高い効果に期待できます。一方、情報共有の体制が整っていない場合、効果を望めないだけでなく、場合によっては営業活動に支障をきたすこともあります。

営業リストの情報は社内で共有しやすいよう、共有ドライブ・管理ツール・システム・企業内ポータルサイトなど、プラットフォームを構築するのがおすすめです。ただし、機密性の高い情報に関しては、アクセス権の詳細設定を行うようにしましょう。

環境整備以外にルール化も重要です。事前に更新担当者や責任者を明確にしておくことで、営業リストの情報が更新された際に情報の信頼性を追跡しやすくなります。また、営業リストの使い方やポリシーを周知させることも重要です。

営業リストの管理方法を効率化する

営業リストは企業の営業活動を効率化し、より成果を上げるために作成するものであり、営業リストの管理に無駄な手間をかけてしまうと、人的リソースとコストの消費につながります。営業リストの効果を最大化するには、管理の手間を軽減する工夫が必要です。

例えば、管理項目が多すぎるとその分管理に工数がかかるため、必要に応じて設定項目を厳選するようにしましょう。また、管理ツールを使用する際は、操作性がシンプルで誰でも使いこなせるものがおすすめです。

営業リストを作成・運用する際の注意点

営業活動として挙げられるテレアポやメール配信、営業リストの作成は自社ビジネスで営業成果を上げるために行うものです。より具体的かつ使いやすい営業リストは、それだけ営業活動の効率化につながります。

しかし、ただ件数の多い営業リストや情報がバラバラに列挙された営業リストでは、かえって業務の効率を低下させてしまう恐れがあります。成果の出ない営業リストは、担当者のモチベーションを低下させるだけでなく、作成前よりも非効率化してしまうことも考えられます。

そのため、リスト作成自体を目的とせず、どれだけ時間と労力をかけずに効果的な営業リスト作成ができるかを考えることが重要です。

営業リスト作成にはツールの導入がおすすめ

営業リストは、Excelで手軽に作成することもできますが、見込み顧客や項目が増えるほど管理に限界が生じます。そのため、営業リスト作成ツールの活用がおすすめです。

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営業リスト作成ツール導入のメリット

営業リスト作成ツールなら、リストの作成や運用の自動化を進めながら効率的に情報管理を行うとともに、営業活動の生産性も上げることができます。以下で具体的に解説します。

企業の情報を自動で収集・リスト化

営業リスト作成ツールでは、さまざまな情報源と連携して企業の情報を自動的に収集し、リスト化することができます。情報収集にかかる時間や労力を削減し、迅速に営業活動へと役立てられます。

また、リスト作成だけではなく情報管理に役立つ機能もあり、データの正確性を保つための自動的な更新機能は、手動で更新する手間を省けて便利です。情報は一元的に保存されるため、部署間での共有もスムーズに行えます。

その他、営業リスト作成ツールにはAI技術を採用したものもあります。AIの活用により、人手不足の解消やDX化の推進につながるため、業務の自動化に重点を置く場合には選択肢として考慮するのがおすすめです。

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条件に基づいた確実性の高いアプローチ

営業リスト作成ツールは大量のデータを効率的に処理でき、エリア・業種・企業規模などの条件を指定して、ターゲットを絞ったリストを作成、また情報検索することも可能です。これにより、効率的な営業活動へとつながり、商談成功率の向上に貢献します。

また、顧客情報の分析ができるため、優れた見込み顧客や優先度の高い企業を容易に見つけ出せます。分析結果から自社が求める条件に基づいた営業戦略を立案し、確実性の高いアプローチを行うことが可能です。

営業リスト作成ツールの選び方

営業リスト作成ツールはさまざまな種類が提供されているため、扱うデータの種類や機能面を考慮して選ぶのがおすすめです。ツールごとに取得できる項目や対象のサイトが異なることから、まずは自社がどういった種類のデータを取得したいのかを明確化させましょう。

また、機能面では「企業の絞り込み」「CSVダウンロード」は標準搭載されていることが多いですが、「分析機能」「営業メール送信」などの補助的な機能は、ツールによって搭載の有無が分かれます。そのため、自社のニーズに適したツールの選択が重要です。

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まとめ

営業リストでターゲットとなる営業先を一覧にまとめることで、営業活動の効率化を支援し、新規顧客の開拓につなげられます。単に業務を効率化させるだけでなく、顧客のニーズや課題に適したアプローチが可能で、成約率の向上にも役立ちます。

営業リストの作成においては、ターゲット層や営業戦略を明確にしたり、アプローチする企業に優先度をつけたりすることが大切です。その結果、成約が期待できる企業に対して、適切なタイミングでアプローチしやすくなります。

情報収集にはインターネットや名刺交換など、さまざまな手段がありますが、調査には時間と労力がかかります。そこで、自動でリスト化できる営業リスト作成ツールの導入がおすすめです。効果的なツールなどを活用しながら、営業に役立つ営業リストを作成しましょう。