Web会議システムの機能一覧|導入時にチェックしたい項目も解説

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  • Web会議システムには、音声・映像による通話、ファイル共有、録画などの機能がある
  • 外国語翻訳やアンケート、文字起こしといった便利な機能を持つWeb会議システムもある
  • Web会議システムを選ぶ際は、同時接続可能な人数や会議時間、連携性などを確認する

オンラインで会議ができるWeb会議システムには、さまざまな機能が備わっています。音声・映像による通話はもちろん、ファイルの共有や録画といった機能もあり、商談やセミナーで有用です。本記事では、Web会議システムの機能一覧や選ぶ際にチェックしたい項目を解説します。

目次

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  1. Web会議システムとは
  2. Web会議システムの基本的な機能一覧
  3. Web会議システムにあると便利な機能一覧
  4. Web会議システム導入・運用時の注意点
  5. Web会議システムを選ぶ際にチェックしたい項目
  6. まとめ

Web会議システムとは

Web会議システムとは、インターネットを通じて、遠隔地にいる相手とリアルタイムで対話できるツールです。対面なしで音声・映像を共有できることから、リモート会議だけでなく、商談・セミナー・企業説明会など、さまざまな場面で用いられています。

Web会議システムには複数の種類があり、それぞれ搭載機能やカバーできる業務範囲が異なります。そのため、Web会議システムを選ぶ際は、自社が求める機能の有無を確認することが大切です。

WEB会議システムとは?主な機能や導入の際の比較ポイントも解説

WEB会議システムとは、パソコンやスマートフォンを使い、インターネット上で会議を行うシステムのことです。この記事では、Web会議システムの主な機能、システム導入によるメリット・デメリットだけでなく、導入の際の比較ポイントなどについても詳しく解説していきます。

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Web会議システムを利用するメリット

Web会議システムを導入することで、場所を選ばずに会議に参加できることから、会場までの移動にかかる交通費・時間的コストを削減可能です。

また、大規模な会議を行う場合は大きな会場が必要になりますが、Web会議システムを使えば会場を借りる費用も不要になります。さらに、従来は参加者一人ひとりに配っていた紙の資料を印刷するコストや手間の削減も可能です。

Web会議システムの利用に必要なもの

Web会議システムは、基本的にインターネット環境とPCやスマホなどのデバイスがあれば利用できます。より音質や画質を高めたい場合は、別途カメラやマイクを用意しても良いでしょう。

特に、取引先と話す際に周囲の雑音を避けたい場合や、表情を明確に伝えたい場合には、高精度な機器を外付けするのがおすすめです。

Web会議システムの基本的な機能一覧

Web会議システムの機能は製品によって異なりますが、スムーズなWeb会議の進行に役立つ、いくつかの基本的な機能が搭載されています。ここでは、Web会議システムの基本的な機能について解説します。

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音声・映像の共有

音声・映像の共有機能とは、画面越しで対話するために必要な機能で、いわゆる「ビデオ通話機能」にあたります。Web会議システムでは、インターネット上のサーバーを介して互いの映像・音声を交換することで、リアルタイムでの対話を可能にします。

音声・映像の共有機能の品質は、Web会議システムによって大きく異なります。音声・映像が乱れたり頻繁に途切れたりすると、Web会議を円滑に進められないため、自社が求める品質が担保されているか、導入前に必ず確認しましょう。

なお、音声・映像の品質は、Web会議システムだけでなく、端末・通信回線にも影響を受けます。これらの点も併せて確認しておくのがおすすめです。

ファイルの共有

ファイルの共有機能とは、会議資料などのファイルをWeb会議の参加メンバーに提示できる機能です。Web会議システムの中には、通話中の画面と資料用の画面を並べて表示できるものもあります。

遠隔地にいる相手と資料を共有するには、メールやチャット機能を用いてファイルをやり取りする必要があります。共有すべきファイルが多い場合は、手間と時間がかかるため、時には会議が中断することもあるでしょう。

一方、Web会議システムのファイル共有機能では、その場で即座にファイルを共有でき、リスク回避が可能です。また、全員が同一のファイルを見ながらやり取りできるため、資料が複数ある場合に見間違いを防げるのもメリットです。

デスクトップ共有

デスクトップ共有機能は、自分が見ている画面をWeb会議の参加メンバーに共有できる機能です。Web会議システムによっては、デスクトップ共有機能を通じて、相手の端末をリモート操作できるものもあります。

この機能は、遠隔地の相手に、新しいアプリやツールの操作方法を説明するのに適しています。実際の操作方法をデモンストレーションすることで、視覚的な理解を促すことが可能です。

また、システムのトラブル時にも、担当者は相手の端末をリモート操作しながら問題を解決できます。直接訪問せずにシステム関連の業務を遂行できるため、IT部門担当者の負担軽減につながります。

テキストチャット

テキストチャット機能とは、チャット形式でメッセージをやり取りできる機能です。対話に加え、テキストでやり取りすることで、会議の内容を補完できます。

また、テキストチャット機能を使うことで、参加者の質問・意見を効率よく集められるのもメリットです。特に、Web会議は映像や音声にタイムラグが生じることがあり、参加者の発言が重複するケースも多くみられます。

そこで、あらかじめテキストチャット機能に質問や意見を表示すれば、事態を回避しやすくなります。また、過去の質疑応答・意見をテキストとして残しておけば、類似の発言を減らして会議時間の短縮化を図ることも可能です。

ホワイトボード

ホワイトボード機能は、Web会議の参加メンバーがオンライン上のホワイトボードを共有できる機能です。マウス・キーボード・ペンタブレットを用いて、ホワイトボードにテキスト・図・表などを描画できます。

ホワイトボードでは情報を視覚的に確認しながら、会議の内容についてより深い理解を促せます。Web会議システムの中には、ホワイトボード用として、フローチャートやマインドマップといったテンプレートが用意されているものもあります。

録音・録画

録音・録画機能は、Web会議システムの映像・音声を記録できる機能です。この機能を用いれば、Web会議にリアルタイムで参加できなかった人も、会議の様子を詳細に把握することが可能です。

また、過去の資料として見返す際や、Web会議の内容を社内研修・セミナー用の資料にする際にも便利です。

Web会議システムにあると便利な機能一覧

Web会議システムによっては、幅広いニーズに応えるために、外国語翻訳やアンケートなどの便利な機能を備えています。ここでは、Web会議システムにあると便利な機能について解説します。

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Web会議システムにあると便利な機能一覧

  1. 外国語翻訳
  2. アンケート
  3. 文字起こし
  4. ノイズキャンセリング

外国語翻訳

外国語翻訳機能とは、Web会議上での発言をリアルタイムで他言語に翻訳し、画面に字幕表示させる機能です。

外国人とWeb会議を行うには、別途翻訳システムを利用する方法もあります。しかし、翻訳のためのタイムラグが生じるため、会議の進行を妨げてしまうケースが想定されます。

外国語翻訳機能を備えたWeb会議システムなら、相手に訛りがある場合や、通信環境上の問題で音声を聞き取りづらい場合にも、相手の発言を字幕表示してくれて便利です。

外国語翻訳機能の精度は、Web会議システムによって大きく異なるため、システムの導入前に自社が求める品質かどうか、無料トライアルでの確認がおすすめです。その他、自社が翻訳を希望する言語に対応可能かどうかも、導入前に把握しておきましょう。

アンケート

アンケート機能は、Web会議の参加メンバーにアンケートを実施できる機能です。アンケートの配布・回収に加え、投票機能を備えたものもあります。

アンケート機能を用いることで、参加者の疑問や意見を効率的に回収できます。例えば、質疑応答の前にアンケートを取ることで、割合が多い疑問や意見を抽出できるため、的を絞った解説・回答が可能です。

文字起こし

文字起こし機能とは、会議上の音声を自動でテキスト化する機能です。Web会議システムによっては、テキスト化したデータを記録できるものもあります。会議上の発言がリアルタイムで字幕表示されるため、耳の不自由な方でも会議に参加可能です。

また、文字起こし機能でテキスト化したデータは、そのまま会議の議事録として応用できるのもメリットです。従来のように、録音データを聞き返しながらパソコンに打ち込むといった手作業を削減し、議事録作成担当者の負担を軽減できます。

ノイズキャンセリング

ノイズキャンセリング機能とは、周囲の会話・物音と、会議に無関係な雑音を軽減させる機能です。周囲の雑音を軽減することで、会議の発言者の声が聞き取りやすくなります

Web会議には、カフェ・公園・ホテルのロビーなど、さまざまな場所から参加することも多いです。ノイズキャンセリング機能を用いることで、雑音が多い場所から会議に参加する場合でもクリアな音声を確保でき、会議を円滑に進行できます。

Web会議システム導入・運用時の注意点

Web会議システムは便利なツールですが、導入と運用にあたっては技術的・人的な観点からの準備と配慮が必要です。ここでは、スムーズな導入とトラブルを防ぐために押さえておきたいポイントについて解説します。

ネットワーク環境の整備

Web会議の品質は、参加者のネットワーク環境に大きく左右されます。特に、映像や音声が途切れたり遅延したりすると、会議の進行に支障をきたすため注意が必要です。安定した通信環境を確保するには、なるべく有線LANの使用がおすすめです。

また、最低でも10Mbps以上の上り・下り通信速度があるかを事前に確認しましょう。社内全体での利用を見越して、必要に応じてネットワーク回線の増強やWi-Fi機器の見直しも検討が必要です。

従業員への操作研修・マニュアル整備

Web会議システムは導入したら終わりではなく、従業員がスムーズに活用できる体制づくりが不可欠です。例えば、ITに不慣れな従業員が多い職場では、基本的な操作がわからないことでトラブルの原因となり、会議の進行が遅れるケースが考えられます。

そこで、基本操作に関する一律の操作研修に加え、役職や利用頻度に応じた段階的な研修を行いましょう。運用開始後を想定し、操作研修で実務で必要なスキルを効率的に身に付けつつ、誰でもアクセス可能な操作マニュアルの整備も大切です。

Web会議システムを選ぶ際にチェックしたい項目

Web会議システムを選ぶ際は、機能以外に提携形態や同時接続可能な人数などにも注目しましょう。ここでは、Web会議システムを選ぶ際にチェックしたい項目について解説します。

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提供形態

Web会議システムの提供形態は、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類です。両者の違いとして、クラウド型はWeb上で提供されているクラウドサービスを利用するのに対し、オンプレミス型は自社でサーバー機器を設置して構築を行います

それぞれ特徴やメリット・デメリットが異なり、企業によって適した提供形態があるため、自社の要件に沿って選定することが重要です。以下の比較表で、クラウド型とオンプレミス型の特徴・メリット・デメリットをまとめます。

提供形態特徴メリットデメリット
クラウド型Web上で提供されているクラウドサービスを、インターネットを介して利用する・コストを抑えられる
・サーバー管理の手間がかからない
・スムーズな導入が可能
・カスタマイズが難しい
オンプレミス型自社でサーバーを設置して構築する・自社の要件に合わせた柔軟なカスタマイズが可能
・ランニングコストを抑えられるため、長期的に見ると割安な場合もある
・初期費用が高額
・サーバー管理の手間とコストがかかる
・導入に時間がかかる

同時接続可能な人数

Web会議システムによって、同時に接続できる人数、つまりWeb会議システムに参加できる人数が異なります。同時接続可能数が少ないシステムは、利用料金が比較的安い傾向にあり、小規模な会議・商談に用途を限定し、システムコストを抑えたい企業におすすめです。

一方、100〜500名などの大人数が同時接続できる製品は、社内研修やセミナーなどにも応用可能です。ただし、コストも高額になるため、自社の用途や予算と比較しながら選びましょう。

会議時間

Web会議システムの多くは、1回あたりの会議時間に上限が設けられています。基本的には、制限時間を超えた時点で参加者全員が強制退場になるため、1回あたりの会議時間は必ずチェックすべきポイントです。

なお、会議が可能な時間は、システムの種類だけでなく、参加人数やプランによっても変動します。例えば、同じシステムでも、1対1の会議であれば24時間可能ですが、3名以上は1時間までの制限が課される場合があります。

また、無料プランは40分まで、有料プランなら無制限のように設定されていることも多いです。会議時間を考える際は「時間」だけでなく、「人数」「料金・プラン」にも注目するのがおすすめです。

通信品質

Web会議システムで特に重視すべきポイントが、通信品質です。例えば、次のようなポイントに注目しましょう。

  1. ノイズが入らないか
  2. タイムラグが小さいか
  3. 映像・音声の中断がないか

主に、大人数が参加するWeb会議は、通信品質が低下しやすくなる点に留意しましょう。映像・音声上のトラブルが頻発すると、参加者がストレスを感じて会議の続行自体が難しくなります。

自社が求める通信品質が担保されているかどうか、システムの導入前に必ず確かめるのが大事です。通信品質を確認するには、無料トライアルなどを利用し、実際にWeb会議を行うのがおすすめです。

セキュリティ対策

Web会議システムを選ぶ際は、製品のセキュリティ精度も要チェックです。Web会議の多くは、インターネット上のサーバーを介して行うことから、第三者の不正アクセスにつながるリスクを抱えています。

例えば、次のようなセキュリティ機能を備えたWeb会議システムがおすすめです。

  1. 通信の暗号化
  2. IPアドレスの指定
  3. 接続IDの設定
  4. 端末認証機能

特に、クラウド型のWeb会議システムでは、セキュリティ精度が製品の提供会社によって大きく異なります。契約前に、提供会社にセキュリティ対策の内容を確認することが大切です。

ファイル保存容量

ファイルの保存容量も、Web会議システムの導入の際にチェックすべきポイントです。保存容量が小さいシステムの場合、大容量のファイルをアップロード・ダウンロードすると、通信速度が著しく低下します。

スムーズに会議を行うためにも、何GBのファイルに対応できるのかを把握しておきましょう。保存容量を超えるファイルを共有する際は、メール添付を含めた別の手段を取るのがおすすめです。

料金プラン

Web会議システムによっては、複数の料金プランが用意されていることがあります。例えば、無料プランと有料プランでは、次のような項目で差が出ることが多いです。

  1. 参加可能人数
  2. 会議時間
  3. ファイルの保存容量
  4. デスクトップ共有機能
  5. 録画・録音機能
  6. 文字起こし機能
  7. サポート体制

料金プランを考える際は、これらの項目を確認し、自社の要件に沿ったプランを選ぶことが大切です。

アプリやアカウントの必要性

Web会議システムによっては、専用のアプリのインストールやユーザーのアカウント登録が必要になるため、どのような手順を踏むのか認識しておきましょう。

アプリ・アカウントが不要なWeb会議システムの多くは、発行した会議用URLにアクセスすることで、会議に参加できます。インストールやアカウント登録の手間がかからず、誰でも手軽にWeb会議に臨める点がメリットです。

一方、アプリ・アカウントが必要なシステムは、会議の参加者を制限できるのが強みといえます。セキュリティを強化したい場合は、こちらのWeb会議システムが望ましいでしょう。

他システムとの連携性

Web会議システムを選ぶ際は、他システムとの連携性に注目するのもおすすめです。例えば、カレンダーアプリと連携可能なものは、会議の予定日が近づくと自動でリマインドできます。

また、ファイル共有機能がないWeb会議システムでも、チャットツールなどと連携させることで、会議資料のスムーズな共有が可能です。自社の用途やニーズに合った連携性があるかどうか、システムの導入前に確認しましょう。

直感的な操作性

Web会議システムは、シンプルな画面設計で直感的な操作が可能であるかも重要です。基本的に、機能性が豊富になるほど操作は複雑化して使いこなすのが難しくなる傾向にあり、社員のITリテラシーに見合わない場合は、活用されにくいでしょう。

社内にスムーズに定着させるためには、まず必要な機能を絞り込んで導入し、十分に慣れてから必要に応じて拡張させていくのがおすすめです。企業によっては、社員間のIT知識に格差が生じる場合もあるため、すべての社員が使いこなせるシステム選定が重要です。

まとめ

Web会議システムは、インターネット経由で、遠隔地にいる相手と画面越しに対話できるシステムです。会議をはじめ、商談・セミナー・企業説明会にも応用できます。

Web会議システムの基本機能は、音声や映像の共有機能、ファイル共有機能、デスクトップ共有機能です。特に音声や映像の共有機能は、Web会議の進行品質を左右するため、無料トライアルなどを利用して精度を確かめておくことをおすすめします。

なお、Web会議システムは、製品や契約プランによって、会議の参加人数、会議時間、ファイル保存容量が異なります。自社の要件に沿った機能・サービスを有したWeb会議システムを導入し、会議の効率化を図りましょう。

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