アカウント不要のWeb会議システム｜メリット・注意点も解説

アカウント不要で使えるWeb会議システムはアカウント登録の手間を省け、ゲストの個人情報の扱いに関する心理的ハードルを撤廃できるメリットがあります。本記事では、アカウント不要で使えるおすすめのWeb会議システムや、アカウント不要のメリット・注意点を解説します。

目次

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1. アカウント不要のWeb会議システムもある
2. アカウント不要のWeb会議システムのメリット
3. アカウント不要のWeb会議システムの注意点
4. アカウント不要のおすすめWeb会議システム
5. その他のWeb会議システムの選び方
6. まとめ

アカウント不要のWeb会議システムもある

Web会議システムとは、インターネットを用いて遠くにいる相手と会議ができるシステムです。タブレットやスマートフォンから手軽に参加できるため、社内会議やセミナーをはじめ、商談などにも幅広く利用されています。

Web会議システムにはアプリで利用するものから、Google ChromeなどのWebブラウザだけで利用可能なものがあります。中には、アカウント登録不要で使えるシステムもあり、招待された参加者は指定のURLにアクセスするだけで、Web会議へすぐに参加可能です。

なお、Web会議システムを使って企業内の機密情報を含んだ会議を開催する場合は、アカウントを厳重に管理して開催しなければなりません。しかし、企業で行うWeb会議の中には、アカウント入力を求めない方が効果的なシーンも考えられます。

企業が効果的にWeb会議システムを利用するためには、さまざまな使用目的に合わせた使い分けが必要であり、アカウント登録の有無もその中の1つです。本記事では、アカウント不要で使用できるWeb会議システムについて詳しく解説します。

アカウント不要のWeb会議システムのメリット

アカウントを登録しなくてもWeb会議に参加できると、多くのメリットが得られます。ここでは、アカウント不要のWeb会議システムのメリットについて解説します。

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参加メンバーがその都度変わる場合に便利

アカウントとは、インターネット上のサービス利用における権利を示すもので、個人認証情報などが含まれています。そのため、アカウントが不要なWeb会議システムは、参加者を限定することなく、誰でも参加できるオープンなシーンでの活用に適しています。

多くの企業では完全にオープンにするわけではなく、Web会議の参加者にメールなどで会議用URLを伝達して、会議への参加を可能にしています。このように、毎回違うメンバーを招待する会議や商談・面接など、参加メンバーがその都度変わる場合に便利です。

参加者の心理的ハードルを下げられる

Webでは、さまざまなシーンでアカウントの登録を要求されます。利用するサイトやアプリが増えるほどIDとパスワードが必要となり、アカウントの管理は煩雑になりやすいです。また、アカウント登録時に個人情報の入力を要求されると、心理的なハードルが上がります。

そこで、Web会議システムをスムーズに活用するためには、参加者の心理的なハードルを少しでも下げることが重要です。

アカウントが不要なWeb会議システムは、心理的ハードルを下げるだけでなく、アプリのインストールやアカウント登録に際して手続きなどの手間がかかりません。

会議用URLにアクセスするだけで簡単に参加できるため、Web会議に不慣れだったり、アカウント登録を面倒に感じたりするユーザーの参加意欲を高めやすく、セミナーなどの開催にもよく利用されています。

端末を選ばず外出先からでも参加しやすい

アカウント不要のWeb会議システムは、Webブラウザ上で動作することを前提に作られており、PCやスマートフォン、タブレット端末といったOS・端末の違いを超えて利用が可能です。

端末を選ばないことから、外出先や共有PCからでもWeb会議に参加でき、拠点間の会議やリモートワークにおいても利用しやすいです。さらに、システム・アプリのアップデートが不要なため、管理の手間も省けます。

アカウント不要のWeb会議システムの注意点

アカウント登録をせずに使用できるWeb会議システムでも、ホストは登録が必要であったり使用できる機能がシステムごとに異なったりと、導入にあたっては注意点があります。ここでは、アカウント不要のWeb会議システムの注意点を解説します。

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ホストはアカウント登録が必要

アカウント不要なWeb会議システムでも、アカウント登録をせずにWeb会議に参加できるのは、URLを受け取ってアクセスするゲストのみで、URLを送信するホストはアカウントの登録や有料会員登録が必要です。

そのため、Web会議のホストとなるユーザーは会員登録が必須であり、毎回ホストが異なる体制でWeb会議を開催している場合は、ホストを担当する全員がアカウントを登録しなければなりません。

つまり、ホストを含めた全員がアカウント不要でWeb会議を行えるわけではない、という点に注意が必要です。

アカウントなしで利用できる機能はシステムごとに異なる

アカウント不要で使用できる機能は制限がかけられていることが多いため、アカウントなしでも使用できる機能を把握した上でシステムを選定する必要があります。

ミュートやカメラのオンオフなど、Web会議を行うにあたって欠かせない基本的な機能は、アカウント登録をしなくても使用できます。しかし、バーチャル背景などプラスの機能は、アカウント登録をしないと使用できないケースが多いです。

また、アカウント登録がない場合は、参加可能人数や会議継続時間に制限があることも考えられるため、システムに搭載されている機能だけでなく、ゲストとして参加する側が使用できる機能も把握した上で導入しましょう。

セキュリティ面でのリスクがある

Web会議システムの利用において、URLさえ知っていれば誰でも参加できるケースでは、会議の主催者が意図しない第三者の侵入が発生しうる可能性があります。そして、アカウントなしでユーザー認証を行わないことにより、なりすましのリスクも抱えています。

また、サービスによっては暗号化機能を搭載していない場合も考えられ、通信の盗聴リスクもあるため注意が必要です。通信の安全性やプライバシー対策に関しては、使用するブラウザ・OSの設定に依存します。こういったセキュリティ面でのリスクにも配慮しましょう。

アカウント不要のおすすめWeb会議システム

その他のWeb会議システムの選び方

Web会議システムは、数多くの企業からさまざまな種類の製品が提供されており、自社に合ったシステムの選択に迷う場合も多いです。そのような場合には、以下のようなポイントに注目して選択するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 目的に合ったタイプ・種類を選ぶ
2. 目的に合った機能性かを確認する
3. 費用対効果が見合うか確認する

【その他の比較ポイント】

1. 映像・音声が安定しているか
2. 誰でも簡単に使える操作性か
3. サポート体制は充実しているか
4. スマートフォン・タブレット端末対応か
5. 既存ライセンスに同等の機能はないか
6. 無料トライアル期間はあるか

まとめ

Web会議システムの中には、アカウント不要で使えるものもあります。アカウント不要なWeb会議システムでは、アカウントの登録方法がわからない参加者や、個人情報の登録が心配といった参加者の心理的ハードルが下がりやすいのがメリットです。

多くの場合、ホストから送られてきたメールに記載されたURLにアクセスすれば会議に参加できるため、参加メンバーがその都度変わる会議に利用するのがおすすめです。また、一般ユーザーを対象とする大規模なセミナーの開催にも便利に使えます。