社内SNSとビジネスチャットの違いとは？共通するメリットも解説

社内SNSとビジネスチャットは、どちらも企業のコミュニケーションツールとして浸透しています。しかし、それぞれには使用する目的などに違いがあります。本記事では、社内SNSとビジネスチャットの違い、双方に共通するメリットや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 社内SNSとビジネスチャットの違いとは
2. 社内SNS・ビジネスチャットに共通するメリット
3. 社内SNS・ビジネスチャットに共通するデメリット
4. 社内SNS・ビジネスチャットを選ぶ際のポイント
5. 社内SNS・ビジネスチャットは目的に応じた使い分けが重要
6. まとめ

社内SNSとビジネスチャットの違いとは

社内SNSとビジネスチャットは、企業のコミュニケーションツールとして広く浸透しています。いずれも簡潔なメッセージのみでやり取りができるため、情報共有をスピーディーに行えるのがメリットです。

短い文章の入力で済み、外出先でもスマホなどから容易にメッセージのやり取りができます。また、社内コミュニケーションの活性化にも有効なツールとして、注目を集めています。

社内SNSとビジネスチャットは、社内で使用するコミュニケーションツールであることは同じですが、それぞれ目的が異なります。ここでは、社内SNSとビジネスチャットの目的と違いについて具体的に解説します。

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社内SNSとは

社内SNSとは、従業員同士のコミュニケーションを重視したものです。気軽なメッセージのやり取りを通じて、情報交換やコミュニケーションを活性化することを目的としています。一般的な個人利用のSNSとは異なり、利用範囲を社内に限定する企業が多いです。

また、社外にいてもセキュリティを担保しながら、スマホなどを活用して利用できます。さらに、社内SNSはコミュニケーション不足によるミス・トラブルの防止にも役立つため、生産性向上にもつなげられます。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットは、業務上の情報共有を目的としたコミュニケーションツールです。社内だけではなく社外ともやり取りでき、業務に役立つビデオ会議やタスク管理などの機能が備わっているのも特徴です。

メールの場合は、挨拶文や署名といったビジネスマナーが必要ですが、ビジネスチャットの場合は、かしこまった表現を省略し、簡潔な文章のみでやり取りができます。要件のみでスピーディーな情報共有が行えるため、業務効率化に役立ちます。

社内SNS・ビジネスチャットの比較一覧

社内SNSとビジネスチャットは、企業のコミュニケーションツールとしては共通の役割がありますが、双方の大きな違いは利用目的が異なることです。具体的には、やり取りする相手・できることが異なります。

社内SNSは社内のコミュニケーション活性化による社員同士の信頼関係構築やモチベーションの向上を目的としていますが、ビジネスチャットは業務上の情報伝達を円滑化し、業務効率化を図ることを目的としています。

以下の表は、社内SNS・ビジネスチャットの主な違いです。

	社内SNS	ビジネスチャット
目的	社内のコミュニケーション活性化	業務上の情報共有促進による業務効率化
やり取りする相手	社内の従業員	社内の従業員・社外の取引先など
できること	チャット・グループチャット・ファイル共有・掲示板など	チャット・グループチャット・ファイル共有・ビデオ会議・タスク管理・スケジュール管理など

社内SNS・ビジネスチャットに共通するメリット

社内SNS・ビジネスチャットには、簡潔なメッセージのやり取りで気軽にコミュニケーションができるなど、業務効率化につながるメリットがあります。ここでは、社内SNS・ビジネスチャットに共通するメリットについて、具体的に解説します。

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情報共有が迅速化する

社内SNS・ビジネスチャットに共通するメリットとして、情報共有の迅速化が挙げられます。メールの場合は、冒頭の挨拶文や署名など、ビジネスマナーを意識した文章を作成する必要があり、要件以上に文章を作成しなければなりません。

一方、チャットを利用した場合、かしこまったビジネスマナーなどは必要なく、短いメッセージのやり取りのみになります。伝えたい要件のみでやり取りが完結するため、情報共有の迅速化が可能です。

メッセージ送信後に編集・削除できる

メールの場合は送信済みのメールを修正できませんが、社内SNS・ビジネスチャットは送信したメッセージを削除したり、修正したりできます。メッセージを送信した後でも誤った内容を修正可能なため、メッセージ送信が気軽に行えます。

また、宛先を間違えてしまった場合でも送信済みのメッセージを削除できるため、情報流出のリスク軽減につながります。

コミュニケーションが活性化する

社内SNS・ビジネスチャットは、社内のコミュニケーション活性化にも役立ちます。リモートワークや他部署、離れた拠点の従業員同士でも、円滑なコミュニケーションが可能です。

従業員同士のコミュニケーション不足は、正確な情報共有が行われないことから、業務効率の低下や離職率の増加など、さまざまな弊害を引き起こします。

一方、社内SNS・ビジネスチャットを利用したコミュニケーションは、ナレッジの共有が円滑に進み、スキルやモチベーションの向上につながります。そのため、企業全体における業務の質向上にも期待できます。

それぞれの業務を可視化できる

オープンな形式で情報共有が可能な社内SNS・ビジネスチャットでは、プロジェクトごとのチャンネルで会話が行われます。グループに参加する関係者全員が進捗を把握できるため、誰が何をしているかがわかり、それぞれの業務を可視化しやすいです。

また、課題が発生した際には即座にチーム内で共有・相談でき、サポートが必要な部分に対して迅速な対応が可能です。過去の議論、決定内容、依頼事項がすべて記録として残ることから、チーム別の異動や引き継ぎが発生した場合でも、履歴を参照しやすくなります。

社内SNS・ビジネスチャットに共通するデメリット

社内SNS・ビジネスチャットは多くのメリットが得られる一方で、使い方によってはデメリットが発生する可能性もあります。ここでは、社内SNS・ビジネスチャットに共通するデメリットについて解説します。

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私的利用による業務効率低下

社内SNS・ビジネスチャットは、気軽にメッセージのやり取りができることから、会話が本来の目的から脱線することも少なくありません。雑談が増えてしまうと、チャットに参加する社員の回答やリアクションにかかる手間も増え、業務効率の低下を招きます。

また、普段から個人でのSNSやチャットによるカジュアルなやり取りに慣れている場合、プライベートとの線引きが困難なケースも考えられます。そのため、社内SNS・ビジネスチャットを利用する際は、私的利用を避けるための明確なルールを設定しましょう。

通知による社員への負担増加

社内SNS・ビジネスチャットは、新着情報の通知機能があり、到着したメッセージにすぐ対応できます。しかし、気軽にやり取りできるチャットはメッセージの数が多く、通知のたびに表示されて通知音が鳴るため、煩わしさを感じやすいです。

通知の頻度が多いほど確認する負担が増え、ストレスとミスも生じやすくなります。対策としては、通知のオフや自分がメンションされた時だけ通知を受け取るなど、通知設定に関するルール付けが挙げられます。

対面の機会が減る

チャットの利便性の高さが身についてくると、近くに会話できる人がいても、チャットで連絡することが当たり前になってしまう場合があります。その結果、文字でのコミュニケーションが増える反面、対面で話す機会は減ってしまいます。

チャットは相手の都合を気にしなくても連絡できるのがメリットですが、対面でのコミュニケーションがなくなると社内の雰囲気が悪化しやすいです。そのため、チャットの運用方法についてルールを設定したり、対面で話す機会を設けたりするなどの対策が必要です。

社内SNS・ビジネスチャットを選ぶ際のポイント

社内SNS・ビジネスチャットを選ぶ際は、自社の目的に合った操作のしやすい安全なツールを選ぶなど、いくつかのポイントがあります。ここでは、社内SNS・ビジネスチャットを選定する際の注目ポイントについて解説します。

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目的に合った機能を搭載しているか

社内SNS・ビジネスチャットは、どちらも製品によって機能が異なるため、目的に合ったものを搭載しているかの確認が必要です。中にはチャット機能だけでなく、スケジュール管理やタスク機能など、業務に役立つ機能が付加されている製品もあります。

コミュニケーションを重視したい場合、社員の人となりを知ることができるプロフィール機能を搭載したツールの選択がおすすめです。コミュニケーション・業務効率化・プロジェクト管理など、目的に合わせた機能を搭載した製品を選定すると費用対効果を高められます。

容易に操作できるか

社内SNS・ビジネスチャットは、多くの人が使うツールであるため、操作が簡単なものが望ましいです。操作が難しかったり、画面が見づらかったりすると、導入しても社内に浸透しなくなる場合があります。

そのため、導入前には無料トライアルを利用し、容易に操作できるか操作性を試してみるのがおすすめです。なるべくシンプルかつ画面もわかりやすく表示されるものを選ぶと、社内に浸透しやすくなります。

他ツールとの連携性は良いか

すでに利用している業務ツールがある場合、社内SNS・ビジネスチャットと連携できるかを確認しましょう。カレンダーやファイル共有、タスク管理、CRMなどとスムーズに導入できると、業務に支障をきたす可能性が低くなり、定着しやすいです。

特に、他ツールの通知もまとめて社内SNS・ビジネスチャットで行えれば、各ツールへのログインが不要となり、1つのツール内で通知の一元化を図れます。さらに、単純作業を減らしつつ、情報の見落としや二重入力といったミス・手間を減らすことも可能です。

セキュリティ対策は十分か

社内SNS・ビジネスチャットは、どちらもセキュリティ機能が搭載されています。社内でやり取りする情報には機密情報が含まれていることが多いため、情報漏洩などへのセキュリティ対策が十分なものを選ぶべきです。

具体的には、ログインする際に二重認証を行っているか、ロック機能・遠隔ログアウト機能などを搭載しているかを確認しましょう。また、運用に関するルールを設定するのもセキュリティ対策として必要です。

例えば、業務時間外の使用は禁止し、業務時間内に他のSNSは使用させないなど、セキュリティを保護する目的でルールを設定しておきましょう。

社内SNS・ビジネスチャットは目的に応じた使い分けが重要

社内SNSとビジネスチャットは、コミュニケーションツールであることは共通していますが、導入目的・やり取りする相手・できることは異なります。

そのため、自社の導入目的や解決したい課題に応じて使い分けることが重要です。まずは、社内の業務状況を見直し、課題を把握した上で、より自社の導入目的にマッチしたツールを選定しましょう。

まとめ

社内SNSとビジネスチャットは、どちらもコミュニケーションツールとして多くの企業で導入されています。どちらも社内の連絡手段を担うツールとして同じ役割を持ち、共通するメリット・デメリットが存在します。

しかし、それぞれ目的が異なり、やり取りを行う相手やできることには違いがあります。社内のコミュニケーションツールを選定する際は、社内SNS・ビジネスチャットのどちらを選ぶべきか、自社の目的を明確にしてから導入しましょう。